PANDUAN PELAKSANAAN MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI-KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

PANDUAN PELAKSANAAN

MESYUARAT PENGURUSAN

JABATAN PENDIDIKAN

POLITEKNIK DAN KOLEJ

KOMUNITI-KEMENTERIAN

PENGAJIAN TINGGI

(MP@KPT)

UNIT DASAR, BAHAGIAN KOORDINASI TVET JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

PANDUAN PELAKSANAAN

MESYUARAT PENGURUSAN

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ

KOMUNITI-KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

(MP@KPT)

Unit Dasar, Bahagian Koordinasi TVET Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti Aras 7, Galeria PJH, Jalan P4W, Persiaran Perdana,

62100, Putrajaya Telefon: 03 8891 9000

Faks: 03 8891 9300

Panduan Pelaksanaan Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi

(MP@KPT)

Hak cipta terpelihara.

Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, atau dipindahkan dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang cara, baik secara sebahagian atau keseluruhan, tanpa izin terlebih

dahulu daripada Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti.

Hak cipta © 2020

Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti Kementerian Pengajian Tinggi

ISI KANDUNGAN PRAKATA 1 SIDANG REDAKSI 2 1. PENGENALAN 3 2. TUJUAN 3 3. KEAHLIAN MP@KPT 3

4. PERKARA YANG MEMERLUKAN PERTIMBANGAN DAN PEMAKLUMAN MP@KPT

6

5. JENIS KERTAS 6

5.1 Kertas Pertimbangan 5.2 Kertas Makluman

6. PERINCIAN KERTAS PERTIMBANGAN 7

6.1 Tajuk 6.2 Tujuan 6.3 Latar Belakang 6.4 Perincian Cadangan 6.5 Asas Pertimbangan 6.6 Implikasi 6.7 Pelan Komunikasi 6.8 Kesimpulan 6.9 Ulasan 6.10 Syor

7. STRUKTUR KERTAS PERTIMBANGAN 10

7.1 Format Penulisan 7.2 Ringkasan

7.3 Klasifikasi Dokumen 7.4 Format Kertas 7.5 Spesifikasi Teknikal

8. PERINCIAN KERTAS MAKLUMAN 12

8.1 Tajuk 8.2 Tujuan

8.3 Latar Belakang

8.4 Perkara yang Hendak Dimaklumkan 8.5 Penutup

9. STRUKTUR KERTAS MAKLUMAN 14 10. CARA MENGEMUKAKAN KERTAS PERTIMBANGAN/MAKLUMAN 14 11. PEMBENTANGAN KERTAS PERTIMBANGAN/MAKLUMAN

DALAM MP@KPT

15

12. PELAKSANAAN KEPUTUSAN MP@KPT 16

13. CARA MENGEMUKAKAN MAKLUM BALAS 16

14. PERKARA LAIN YANG BERKAITAN 17

15. LAMPIRAN Lampiran A 18 Lampiran A1 19 Lampiran B 20 Lampiran C 23 Lampiran D 25 Lampiran E ₂₆ Lampiran F ₂₈ Lampiran G ₂₉

PRAKATA

TIMBALAN KETUA PENGARAH (PERANCANGAN)

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Setinggi-tinggi tahniah dan terima kasih kepada Unit Dasar, Bahagian Koordinasi TVET atas inisiatif dan usaha yang proaktif dalam menyediakan Panduan Pelaksanaan Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT). Panduan ini disediakan bagi memastikan kertas pertimbangan dan kertas makluman yang disediakan memenuhi aspirasi dan mencapai matlamat seperti yang dinyatakan di dalam Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Kementerian Pengajian Tertinggi Bil.20/2020 bertarikh 13 November 2020.

Panduan ini hendaklah dibaca bersama-sama dengan Panduan Penyediaan Kertas Pertimbangan dan Kertas Makluman untuk Mesyuarat Pengurusan, apabila menggunakan panduan ini sebagai rujukan. Besarlah harapan saya agar panduan ini dapat dijadikan rujukan dan melancarkan pelaksanaan Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT).

PENAUNG

YBrs. Ts. Haji Mohamad Amin bin Hamat Timbalan Ketua Pengarah (Governan)

Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti

PENAUNG BERSAMA

YBrs. Ts. Zainab binti Ahmad

Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan)

Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti

PENASIHAT

YBrs. Dr. Shamsuri bin Abdullah

KETUA EDITOR

Puan Masimawati binti Abdul Latif

EDITOR

1. Puan Agalita anak Joseph 2. Encik Khairuddin bin Mohd Amin

KETUA PENULIS

Puan Masimawati binti Abdul Latif

PENULIS

1. Encik Ilyas bin Mohd Nawi 2. Puan Agalita anak Joseph 3. Encik Khairuddin bin Mohd Amin 4. Puan Mazillah Azleen binti Mazlan

PEREKA GRAFIK

Encik Khairuddin bin Mohd Amin

PANEL EDITOR LUAR Encik Yusaini bin Mohd Yusop

Jabatan Pendidikan dan Kolej Komuniti merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih kepada semua pihak yang telah menyumbang idea serta kepakaran dalam menyediakan Panduan Pelaksanaan Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik

dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT).

Semoga panduan ini akan menjadi rujukan utama warga JPPKK, Politeknik dan Kolej Komuniti dalam pelaksanaan MP@KPT.

S

1. PENGENALAN

Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT) ialah mesyuarat bulanan yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha (KSU) Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) berkuatkuasa mulai Disember 2020. Mesyuarat ini merupakan mesyuarat baharu yang diwujudkan sebagai satu platform perbincangan rasmi antara KSU KPT dengan pengurusan tertinggi Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK) mengenai isu-isu berkaitan politeknik dan kolej komuniti. Pada masa yang sama, MP@KPT juga bertindak sebagai sesi pre-council sebelum kertas pertimbangan atau kertas pemakluman dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Kementerian Pengajian Tinggi.

2. TUJUAN

Panduan ini bertujuan:

i. menerangkan perkara berkaitan dengan pelaksanaan MP@KPT;

ii. menetapkan peraturan dalam penyediaan kertas dan bahan pembentangan bagi pertimbangan atau makluman ahli mesyuarat; dan iii. menerangkan prosedur dalam mengemukakan maklum balas ke atas

keputusan mesyuarat.

3. KEAHLIAN MP@KPT

3.1. Ahli-ahli MP@KPT adalah seperti berikut:

Kementerian Pengajian Tinggi i. Ketua Setiausaha (Pengerusi);

ii. Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan dan Pembangunan); iii. Timbalan Ketua Setiausaha (Dasar);

iv. Setiausaha Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar; v. Setiausaha Bahagian Pembangunan;

vii. Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia.

Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti i. Ketua Pengarah;

ii. Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan); iii. Timbalan Ketua Pengarah (Governan); iv. Pengarah Kanan (Akademik);

v. Pengarah Kanan (Kompetensi);

vi. Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan; vii. Ketua Unit Komunikasi dan Hubungan Korporat; viii. Pengarah Bahagian Koordinasi TVET;

ix. Pengarah Bahagian Perancangan Program dan Institusi; x. Pengarah Pusat Penyelidikan dan Inovasi;

xi. Pengarah Bahagian Governan dan Kecemerlangan; xii. Pengarah Bahagian Kolaborasi Industri dan Komuniti; xiii. Pengarah Bahagian Kurikulum;

xiv. Pengarah Bahagian Instruksional dan Pembelajaran Digital; xv. Pengarah Bahagian Peperiksaan dan Penilaian;

xvi. Pengarah Bahagian Kompetensi dan Peningkatan Kerjaya; xvii. Pengarah Bahagian Ambilan dan Pembangunan Pelajar; dan xviii. Ketua Unit Pasukan Petugas ICT.

3.2. Semua ahli mesyuarat wajib hadir kecuali atas sebab-sebab yang dibenarkan oleh Ketua Pengarah (KP) JPPKK. Semua Pengarah Bahagian dan Ketua Unit JPPKK perlu memaklumkan kepada KP JPPKK sekiranya tidak hadir dan wakil yang menggantikan mestilah Timbalan Pengarah bahagian tersebut.

3.3. Urus setia MP@KPT ialah Unit Dasar, Bahagian Koordinasi TVET, JPPKK. Perincian pelaksanaan MP@KPT dan tindakan urus setia serta bahagian bagi pengurusan MP@KPT dijelaskan dalam Lampiran A dan Lampiran A1.

3.4. MP@KPT diadakan sebulan sekali pada hari Jumaat, jam 10.00 pagi hingga 12.00 tengah hari, di Bilik Ibnu Sina, Aras 17, Kementerian Pengajian Tinggi, Presint 5, Putrajaya. Walau bagaimanapun, perubahan tarikh, masa dan tempat MP@KPT adalah tertakluk kepada keperluan dan arahan KSU KPT.

3.5. MP@KPT memberi fokus kepada perkara berikut:

Bil. Agenda Masa (minit)

1 Perutusan Pengerusi 10

2 Perkara Berbangkit 10

3 Laporan Status Kewangan

 Bajet Mengurus (OE)

 Bajet Pembangunan (DE)

 Isu dan Tindakan Penyelesaian

20

4 Laporan Kemajuan Projek Pembangunan

 Isu dan Tindakan Penyelesaian 20

5 Kertas Pertimbangan (maksimum 3 kertas)

 Pembentangan

 Sesi soal jawab

30

6 Kertas Makluman (maksimum 2 kertas)

 Pembentangan

 Sesi soal jawab

20

7 Hal-hal Lain 10

4. PERKARA YANG MEMERLUKAN PERTIMBANGAN DAN PEMAKLUMAN MP@KPT

4.1. Perkara yang dibincangkan dalam MP@KPT merangkumi:

i. pemakluman, cadangan penyelesaian dan keputusan berkaitan isu-isu JPPKK, politeknik dan kolej komuniti;

ii. pandangan dan cadangan termasuk hala tuju dari peringkat tertinggi KPT; dan

iii. informasi dan arahan terkini.

4.2. Semua perkara yang berkaitan dengan perenggan 4.1 (i, ii, dan iii) perlu dibincangkan dalam Mesyuarat Pengurusan JPPKK sebelum dibentangkan dalam MP@KPT mengikut keperluan.

5. JENIS KERTAS

Terdapat dua jenis kertas untuk pembentangan dalam mesyuarat pengurusan iaitu kertas pertimbangan dan kertas makluman.

5.1. Kertas Pertimbangan:

i. Kertas pertimbangan ialah kertas yang memerlukan pertimbangan dan keputusan ahli mesyuarat;

ii. Kertas pertimbangan terdiri daripada kertas kerja, kertas cadangan, kertas permohonan dan lain-lain; dan

iii. Kertas pertimbangan juga boleh diangkat menjadi Memorandum Jemaah Menteri mengikut keperluan.

5.2. Kertas Makluman:

i. Kertas makluman ialah laporan ringkas yang mengandungi perkara untuk perhatian dan makluman ahli mesyuarat sahaja; dan

ii. Kertas makluman juga boleh diangkat menjadi Nota Jemaah Menteri mengikut keperluan.

6. PERINCIAN KERTAS PERTIMBANGAN

6.1. Tajuk

Tajuk kertas pertimbangan hendaklah ringkas dan dapat menerangkan perkara yang dicadangkan. Sekiranya sesuatu perkara pernah dipertimbangkan atau dibincangkan dalam mesyuarat sebelumnya, maka tajuk yang sama hendaklah digunakan dalam penyediaan kertas pertimbangan.

6.2. Tujuan

Tujuan kertas pertimbangan hendaklah ditumpukan kepada menerangkan tujuan kertas ini, contohnya:

“Kertas ini dikemukakan bertujuan memohon pertimbangan dan kelulusan Ahli Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT) berhubung dengan cadangan….”

6.3. Latar Belakang

Latar belakang hendaklah mengandungi maklumat penting untuk menjelaskan secara ringkas perkara yang dikemukakan. Fakta mengenai sesuatu perkara hendaklah dinyatakan di dalam latar belakang. Latar belakang hendaklah mengandungi:

i. rujukan kepada keputusan yang lepas sama ada dalam Mesyuarat Jemaah Menteri atau mesyuarat-mesyuarat lain, jika ada mengenai perkara yang sama. Tarikh dan nama mesyuarat berkaitan juga perlu dinyatakan bagi tujuan pengesanan pelaksanaan keputusan-keputusan MP@KPT;

ii. rujukan kepada peruntukan undang-undang yang berkenaan jika ada, mengenai perkara yang dikemukakan; dan

iii. sejarah ringkas atau asal usul sesuatu perkara.

6.4. Perincian Cadangan

Perincian cadangan adalah opsyenal. Perkara yang perlu dinyatakan dalam perincian cadangan adalah seperti berikut:

i. objektif dasar/program/peraturan yang dicadangkan;

ii. strategi pelaksanaan dasar/program/peraturan yang dicadangkan; dan

iii. tempoh sesuatu dasar/program/peraturan yang dicadangkan.

6.5. Asas Pertimbangan

Asas pertimbangan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan disokong dengan hujah yang kukuh. Perkara yang perlu diberi penekanan dalam asas pertimbangan adalah seperti berikut:

i. sebab atau justifikasi sesuatu syor wajar diluluskan dan jika mengenai penggubalan atau pindaan sesuatu dasar atau undang-undang, nyatakan secara khusus bahawa perkara tersebut perlu dipinda;

ii. faedah dan kebaikan yang akan diperoleh sama ada dari segi ekonomi, sosial dan sebagainya;

iii. masalah atau isu yang dapat diatasi dengan lulusnya sesuatu cadangan tersebut; dan

iv. kesan dan akibat yang akan timbul jika cadangan ini ditolak.

6.6. Implikasi

Implikasi adalah kesan dan akibat yang dijangka apabila sesuatu syor atau cadangan diluluskan:

i. Implikasi boleh dikategorikan kepada pentadbiran, ekonomi, sosial, kewangan, keselamatan dan sebagainya. Jika sesuatu cadangan memerlukan peruntukan kewangan, nyatakan implikasi kos yang diperlukan supaya mendapat pertimbangan dan kelulusan ahli mesyuarat.

ii. Implikasi wajar diambil perhatian supaya langkah awal boleh dirangka dan dipertimbangkan untuk mengatasi atau mengurangkan masalah yang mungkin timbul. Jika pelaksanaan sesuatu cadangan atau konsep tidak memberikan implikasi, perlu dinyatakan sedemikian di bawah tajuk kecil ini.

6.7. Pelan Komunikasi

Pelan Komunikasi hanya dinyatakan dalam penyediaan Memorandum Jemaah Menteri (MJM).

6.8. Kesimpulan

Kesimpulan hendaklah menggulung Asas Pertimbangan dan Implikasi dalam kertas pertimbangan dengan memberi penekanan secara ringkas akan sebab utama serta faedah penting yang akan diperoleh dan masalah yang dapat diatasi dengan lulusnya sesuatu cadangan tersebut.

6.9. Ulasan

Sebelum kertas pertimbangan diangkat ke MP@KPT, ulasan daripada bahagian-bahagian berkenaan telah diperolehi dan diselesaikan di peringkat Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (MPJPPKK).

6.10. Syor

Syor hendaklah selaras dengan Tujuan dan Kesimpulan bagi menerangkan maksud kertas pertimbangan ini. Syor hendaklah ditulis mengikut contoh seperti berikut:

“Ahli Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT) adalah dipohon untuk menimbang dan meluluskan dengan…”

7. STRUKTUR KERTAS PERTIMBANGAN

7.1. Format Penulisan

Kertas pertimbangan perlu disediakan mengikut contoh format dalam Lampiran B.

7.2. Ringkasan

Ringkasan kertas pertimbangan, seperti format dalam Lampiran C, hendaklah disediakan sekiranya bilangan muka surat kertas pertimbangan tersebut melebihi 10 muka surat. Ringkasan hendaklah tidak lebih daripada tiga (3) muka surat dan tanpa tajuk-tajuk kecil.

7.3. Klasifikasi Dokumen

Kertas pertimbangan yang dibentangkan dalam MP@KPT ialah hak milik Kerajaan dan adalah SULIT atau RAHSIA daripada peringkat draf, mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972. Keselamatannya hendaklah dipelihara pada setiap masa mengikut peruntukan-peruntukan Akta tersebut dan ARAHAN KESELAMATAN KERAJAAN.

7.4. Format kertas: i. Saiz Kertas : A4 ii. Margin: a. Atas : 2.54 cm/1” b. Bawah : 2.54 cm/1” c. Kiri : 2.79 cm/1.1” d. Kanan : 2.79 cm/1.1” iii. Header/Footer : 1.27 cm/0.5” iv. Spacing:

a. 1.5 bagi setiap perenggan;

b. Single bagi tajuk kertas, tajuk utama dan tajuk kecil. v. Font:

a. Arial 14 bagi keseluruhan kertas; b. Perkara berikut ditulis bold:

 RAHSIA;

 SULIT;

 TAJUK UTAMA; dan

 Tajuk Kecil

vi. Perenggan hendaklah dinomborkan secara berturutan dan seragam (rujuk Lampiran D).

7.5. Spesifikasi Teknikal

Bahasa Melayu hendaklah digunakan dalam semua kertas pertimbangan dan lampiran. Jika ada keperluan, perkataan Bahasa Inggeris boleh digunakan tetapi perlu ditaip condong (italic).

Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya. Istilah tersebut boleh dijelaskan dengan cara berikut:

i. memasukkan penjelasan mengenainya dalam kurungan selepas istilah digunakan; atau

ii. menggunakan nota kaki; atau

iii. mewujudkan satu lampiran mengenai penjelasan istilah.

8. PERINCIAN KERTAS MAKLUMAN

8.1. Tajuk

Tajuk kertas makluman hendaklah ringkas dan dapat menerangkan perkara yang dibentangkan. Sekiranya sesuatu perkara pernah dimaklumkan atau dibincangkan dalam mesyuarat sebelumnya, maka tajuk yang sama hendaklah digunakan dalam penyediaan kertas makluman.

8.2. Tujuan:

i. Kertas makluman merangkumi Nota Jemaah Menteri dan kertas makluman;

ii. Tujuan kertas makluman hendaklah semata-mata untuk meminta ahli mesyuarat mengambil maklum mengenai sesuatu perkara, contohnya:

“Kertas makluman ini dikemukakan bertujuan memaklumkan Ahli Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT) tentang…”

iii. Kertas makluman tidak sepatutnya mengandungi cadangan untuk pertimbangan dan kelulusan ahli mesyuarat. Sekiranya ada, kertas makluman ini akan DITOLAK dan tidak akan dibawa ke MP@KPT.

iv. Kertas makluman yang mengandungi cadangan untuk pertimbangan dan kelulusan ahli mesyuarat akan disyorkan untuk

diangkat sebagai kertas pertimbangan pada MP@KPT yang akan datang.

8.3. Latar Belakang

Latar belakang hendaklah mengandungi maklumat penting untuk menjelaskan secara ringkas perkara yang dikemukakan. Fakta mengenai sesuatu perkara hendaklah dimasukkan ke dalam latar belakang. Latar belakang hendaklah mengandungi:

i. rujukan kepada keputusan mesyuarat yang lepas, sama ada dalam Mesyuarat Jemaah Menteri atau mesyuarat lain atau jawatankuasa lain, jika ada, mengenai perkara yang hendak dimaklumkan. Tarikh dan nama mesyuarat berkaitan juga perlu dinyatakan bagi tujuan pengesanan pelaksanaan keputusan MP@KPT;

ii. rujukan kepada peruntukan undang-undang yang berkenaan jika ada, mengenai perkara yang dikemukakan; dan

iii. sejarah ringkas atau asal usul perkara yang hendak dimaklumkan.

8.4. Perkara yang Hendak Dimaklumkan

Perkara yang hendak dimaklumkan perlu mengandungi perkara yang hendak dibawa untuk pengetahuan atau perhatian MP@KPT, sama ada berikutan dari sesuatu keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri, atau mesyuarat-mesyuarat lain.

8.5. Penutup

Penutup hendaklah selaras dengan Tujuan bagi menerangkan maksud kertas makluman ini. Penutup hanya untuk ahli mesyuarat mengambil maklum sahaja; bukan untuk memohon pertimbangan atau mendapat kelulusan ahli mesyuarat.

9. STRUKTUR KERTAS MAKLUMAN

9.1. Kertas makluman adalah seperti format dalam Lampiran E.

9.2. Kertas makluman yang melebihi 10 muka surat perlu disertakan dengan ringkasan seperti format dalam Lampiran C. Ringkasan hendaklah disediakan tidak lebih daripada tiga (3) muka surat tanpa perlu dicatatkan tajuk kecil.

9.3. Penyediaan kertas makluman adalah mengikut format kertas seperti dalam perenggan 7.4.

9.4. Kertas makluman mengenai seminar, bengkel, simposium, lawatan atau persidangan hendaklah memberi penekanan kepada faedah yang diperoleh oleh pihak JPPKK dan KPT hasil daripada seminar, bengkel, simposium, lawatan atau persidangan tersebut.

9.5. Kertas makluman mengenai hasil mesyuarat atau persidangan di peringkat antarabangsa yang disertai oleh JPPKK hendaklah ringkas dan padat tanpa menyenaraikan nama peserta yang hadir.

10. CARA MENGEMUKAKAN KERTAS PERTIMBANGAN/MAKLUMAN

10.1. Bahagian/institusi berkaitan perlu mengemukakan satu salinan draf kertas pertimbangan/makluman dan bahan pembentangan dalam bentuk softcopy untuk penyelarasan urus setia sebelum dibentangkan dalam MP@KPT. Mesyuarat ini diurus setiakan oleh Unit Dasar, Bahagian Koordinasi TVET, JPPKK.

10.2. Kertas pertimbangan/makluman dan bahan pembentangan yang telah disemak dan ditentusahkan dalam MPJPPKK hendaklah dimurnikan dan dikemukakan kepada urus setia MP@KPT selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum MP@KPT. Sekiranya urus setia tidak menerima kertas pertimbangan/makluman dan bahan pembentangan pada waktu yang

ditetapkan, maka kertas dan bahan pembentangan tersebut tidak akan dijadualkan pembentangannya dalam MP@KPT.

10.3. Sekiranya kertas pertimbangan/makluman perlu mendapat keputusan segera dan tidak dimaklumkan mengikut prosedur yang ditetapkan, pihak bahagian/institusi perlu menghubungi urus setia bagi mendapatkan persetujuan dan kelulusan Ketua Pengarah JPPKK. Bahagian/institusi hendaklah mengemukakan justifikasi yang kukuh secara rasmi menerangkan mengapa kertas tersebut perlu dibentangkan dengan segera dalam MP@KPT.

10.4. Urus setia tidak membenarkan pembentangan sebarang kertas pertimbangan/makluman yang tidak mengikut prosedur yang ditetapkan atau dibawa masuk terus dalam mesyuarat tanpa memaklumkan kepada pihak urus setia.

10.5. Penangguhan pembentangan dan penolakan kertas

pertimbangan/makluman yang tidak mematuhi syarat yang ditetapkan adalah di bawah bidang kuasa Ketua Pengarah JPPKK.

11. PEMBENTANGAN KERTAS PERTIMBANGAN/MAKLUMAN DALAM MP@KPT

Kertas pertimbangan/makluman perlu dibentangkan oleh Pengarah atau wakil bahagian atau institusi berkaitan dan boleh dibantu oleh seorang pegawai yang bertanggungjawab untuk kertas tersebut. Pembentangan kertas perlu mengikut prosedur berikut:

i. masa pembentangan dan soal jawab diperuntukkan selama 10 minit, atau lebih jika dibenarkan oleh Pengerusi Mesyuarat;

ii. pembentangan boleh menggunakan sama ada power point (maksimum 7 slaid) atau tayangan video (maksimum durasi 5 minit) dan lain-lain yang bersesuaian;

iii. slaid pembentangan perlu mengandungi perkara seperti di Lampiran F;

iv. setiap bahagian/institusi yang membentangkan perlu mengemukakan softcopy kertas pertimbangan/makluman dan bahan pembentangan kepada urus setia selewat-lewatnya tiga (3) hari sebelum MP@KPT untuk penyelarasan dokumen mesyuarat; v. semua slaid pembentangan perlu lengkap dengan nombor muka

surat dan perkataan “SULIT” di penjuru kiri atas dan penjuru kanan bawah berikutan dokumen mesyuarat ini merupakan dokumen terperingkat; dan

vi. setiap bahagian/institusi yang membentangkan kertas pada MP@KPT dikehendaki membuat catatan minit pembentangan kertas masing-masing dan catatan tersebut perlu diserahkan kepada urus setia dalam tempoh satu (1) hari selepas mesyuarat melalui e-mel seperti Lampiran G.

12. PELAKSANAAN KEPUTUSAN MP@KPT

Minit MP@KPT diedarkan kepada ahli mesyuarat melalui e-mel selewat-lewatnya tiga (3) hari selepas MP@KPT, bagi mendapatkan maklum balas untuk setiap tindakan yang perlu diambil.

13. CARA MENGEMUKAKAN MAKLUM BALAS

13.1. Maklum balas kepada Minit MP@KPT perlu dikembalikan kepada pihak urus setia dalam bentuk Microsoft Word Document melalui e-mel dalam tempoh 2 hari.

13.2. Maklum balas yang diterima lewat tidak akan dimasukkan ke dalam Perkara Berbangkit dan dinyatakan TIADA MAKLUM BALAS BAHAGIAN/INSTITUSI yang akan dibentang oleh urus setia MP@KPT. 13.3. Pengarah bahagian/institusi berkenaan perlu memberi maklum balas

14. PERKARA LAIN YANG BERKAITAN

14.1. Sebarang pertanyaan mengenai kandungan Panduan Pelaksanaan Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT) hendaklah dirujuk kepada urus setia.

14.2. Tarikh kuat kuasa Panduan Pelaksanaan Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti-Kementerian Pengajian Tinggi (MP@KPT) ini mulai 15 Disember 2020.

LAMPIRAN A CARTA ALIR PEMBENTANGAN KERTAS DI

MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI–KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI (MP@KPT)

TEMPOH PROSES KERJA TINDAKAN

MINIMUM 7 HARI SEBELUM MESYUARAT 3 HARI SEBELUM MESYUARAT 2 HARI SEBELUM MESYUARAT 1 HARI SELEPAS MESYUARAT BAHAGIAN/ INSTITUSI BKTVET BKTVET BKTVET BAHAGIAN/ INSTITUSI BAHAGIAN/ INSTITUSI BKTVET BKTVET BAHAGIAN/ INSTITUSI BKTVET Ya Ya

Mengemaskini dan menambah baik kertas dan bahan pembentangan serta memohon untuk pembentangan di MP@KPT setelah diluluskan

oleh MP JPPKK

Terima dan selaraskan kertas dan bahan pembentangan Tidak Lulus Lulus Tidak Berjaya Tidak Ya

Ya, Kelulusan di peringkat

MP@KPT sahaja

Ya, perlu bentang di MPT KPT

Lulus

Tidak

B

Mendapatkan pertimbangan Ketua Pengarah JPPKK

Pembentangan dan penyediaan minit pembentangan di MP@KPT

Mendapatkan ulasan dan pertimbangan Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan) JPPKK

Penambahbaikan kertas dan bahan pembentangan

Memohon slot pembentangan di MP@KPT

Pengesahan slot pembentangan di MP@KPT Terima dan selaraskan kertas dan bahan

pembentangan

TAMAT

Penyediaan minit MP@KPT, pemurnian minit pembentangan MP@KPT dan permohonan

maklum balas

MULA

LAMPIRAN A1

Tindakan Urus Setia

HARI AKTIVITI

Isnin

Minit Mesyuarat MP@KPT dihantar melalui e-mel kepada ahli mesyuarat dalam tempoh tiga (3) hari selepas mesyuarat ditangguhkan

Khamis

Bahan mesyuarat (agenda mesyuarat, minit mesyuarat, perkara berbangkit, status pelaksanaan, kerta kerja dan senarai kertas kerja) dihantar kepada ahli mesyuarat melalui e-mel Tindakan Bahagian/Institusi HARI AKTIVITI Isnin (empat (4) hari sebelum MP@KPT)

Dapatkan pengesahan tarikh slot pembentangan kertas pertimbangan/kertas makluman dalam MP@KPT

daripada urus setia Selasa

(tiga (3) hari sebelum MP@KPT)

Hantar kertas pertimbangan/kertas makluman serta bahan pembentangan power point dalam bentuk softcopy kepada urus setia melalui e-mel

Isnin

(selepas MP@KPT)

 Terima cabutan minit mesyuarat

 Sediakan maklum balas

 Maklum balas hendaklah diselesaikan dan dihantar kepada urus setia dalam tempoh dua hari.

LAMPIRAN B FORMAT KERTAS PERTIMBANGAN

SULIT

Ruj:

*1

_{Mesyuarat Pengurusan… Bil. /20…..}

Nombor

: *2

Salinan Bilangan :

*2

KERTAS PERTIMBANGAN DARIPADA

NAMA BAHAGIAN / INSTITUSI

*3

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI

TAJUK KERTAS

*4 *5

TUJUAN

LATAR BELAKANG

ASAS PERTIMBANGAN

IMPLIKASI

KESIMPULAN

ULASAN

SYOR

NAMA BAHAGIAN / INSTITUSI

*6

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

HARI / BULAN / TAHUN

*7

CABUTAN MINIT

MPJPPKK BIL…./20....bertarikh....

BAHAGIAN/INSTITUSI

*8

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI

Keputusan Minit MPJPPKK:

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(NAMA PENGARAH)

*9

Pengarah

Bahagian/Institusi

*8

Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti

Kementerian Pengajian Tinggi

Tarikh:

*10

SULIT

CATATAN:

*1 Catatkan nombor fail rujukan bahagian/institusi yang berkaitan. *2 Kosongkan ruang nombor kertas pertimbangan dan salinan bilangan. *3 Catatkan nama bahagian/institusi yang berkenaan.

*4 Catatkan tajuk kertas pertimbangan. *5 Isi kandungan kertas.

*6 Catatkan bahagian/institusi yang berkenaan. *7 Catatkan tarikh penghantaran.

*8 Catatkan bahagian/institusi yang berkenaan.

*9 Catatkan nama Pengarah Bahagian/Institusi yang berkenaan. *10 Catatkan tarikh ulasan diluluskan.

*** Kertas pertimbangan ini hendaklah dihantar lengkap bersama keputusan minit Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (MP JPPKK) untuk proses pengesahan pembentangan dalam MP@KPT.

*** Kertas pertimbangan ini hendaklah dibentangkan dahulu di dalam MP JPPKK sebelum dibentang di MP@KPT mengikut keperluan.

LAMPIRAN C FORMAT RINGKASAN KERTAS PERTIMBANGAN

SULIT

Ruj:*

1

Mesyuarat Pengurusan…… Bil. /20…..

Nombor :

*2

Salinan Bilangan :

*2

RINGKASAN

KERTAS PERTIMBANGAN/ MAKLUMAN

DARIPADA NAMA BAHAGIAN/INSTITUSI

*3

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI

TAJUK KERTAS

*4

*5

i. Mulakan Ringkasan dengan menyatakan tujuan kertas pertimbangan diikuti intisari perkara penting yang terdapat dalam kertas pertimbangan serta diakhiri dengan perkara yang perlu dipertimbangkan dan diputuskan oleh ahli mesyuarat.

ii. Tidak perlu dipecahkan kepada tajuk-tajuk kecil.

NAMA BAHAGIAN/INSTITUSI

*6

TARIKH

*7

CATATAN:

*1 Catatkan nombor fail rujukan bahagian/institusi yang berkaitan. *2 Kosongkan ruang nombor kertas pertimbangan dan salinan bilangan. *3 Catatkan nama bahagian/institusi yang berkenaan.

*4 Catatkan tajuk kertas pertimbangan. *5 Isi kandungan kertas.

*6 Catatkan bahagian/institusi yang berkenaan. *7 Catatkan tarikh penghantaran.

LAMPIRAN D CARA PENOMBORAN KERTAS PERTIMBANGAN/MAKLUMAN

Kertas Pertimbangan

TUJUAN

1.

LATAR BELAKANG

2.

3.

4.

ASAS PERTIMBANGAN

5.

5.1.

i.

ii.

iii.

a.

b.

c.

IMPLIKASI

6.

KESIMPULAN

7.

ULASAN

8.

SYOR

9.

Kertas Makluman

TUJUAN

1.

LATAR BELAKANG

2.

3.

4.

PERKARA YANG DIMAKLUMKAN

5.

5.1.

i.

ii.

iii.

a.

b.

c.

PENUTUP

6.

LAMPIRAN E FORMAT KERTAS MAKLUMAN

SULIT

SULIT

Ruj:

*1

Mesyuarat Pengurusan…. Bil. /20…..

Nombor :

*2

Salinan Bilangan :

*2

KERTAS MAKLUMAN DARIPADA BAHAGIAN / INSTITUSI

*3

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI

TAJUK KERTAS

*4

*5

TUJUAN

LATAR BELAKANG

PERKARA YANG HENDAK DIMAKLUMKAN

PENUTUP

NAMA BAHAGIAN / INSTITUSI

*6

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

CATATAN:

* 1 Catatkan nombor fail rujukan bahagian/institusi yang berkaitan. * 2 Kosongkan ruang nombor kertas makluman dan salinan bilangan. * 3 Catatkan nama bahagian/institusi yang berkenaan.

* 4 Catatkan tajuk kertas makluman * 5 Isi kandungan kertas

* 6 Catatkan bahagian/institusi yang berkenaan * 7 Catatkan tarikh penghantaran

*** Kertas makluman ini hendaklah dibentangkan dahulu di dalam MP JPPKK sebelum dibentang di MP@KPT mengikut keperluan.

LAMPIRAN F FORMAT SLAID PEMBENTANGAN

CATATAN:

* 1 Catatkan isi kandungan slaid pembentangan mengikut perkara berkaitan. SULIT PERKARA*1 Nombor slaid SULIT

PERKARA BERKAITAN:

i.

TAJUK (1 slaid)

ii.

TUJUAN (1 slaid)

iii.

LATAR BELAKANG (1 slaid)

iv.

ASAS PERTIMBANGAN (2 slaid)

v.

IMPLIKASI (1 slaid)

vi.

SYOR (1 slaid)

LAMPIRAN G FORMAT MINIT MESYUARAT

MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI–KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI (MP@KPT)

5.1 Tajuk Kertas Pembentangan

5.1.1 Mesyuarat mengambil maklum akan pembentangan

mengenai

(Tajuk

Kertas

Pembentangan)

oleh

Bahagian/Institusi

___________

(yang

membuat

pembentangan)

seperti berikut:

(i)

bahawa XXXXXXXXXX;

(ii)

bahawa XXXXXXXXXX;

(iii) bahawa XXXXXXXXXX

5.1.2 Mesyuarat juga mengambil maklum:

(Perkara ini ialah

hal-hal yang dibincangkan mengenai kertas yang

dibentangkan - semua pandangan/arahan/keputusan

daripada Pengerusi/ TKSU/ KP/ TKP/ SUB/ Pengarah

hendaklah disertakan)

(i)

akan pandangan YBhg. Datuk Seri Dr.

Pengerusi bahawa XXXXXXXXXX;

(ii)

akan pandangan SUB __________(bahagian)

bahawa XXXXXXXXXX; dan

5.

PEMBENTANGAN KERTAS

Semua perkara berkaitan isi pembentangan, termasuk objektif, implikasi kewangan dan perkara - perkara yang dimaklumkan oleh SUB/ Pengarah/wakil bahagian ketika mesyuarat.

SULIT

(iii)

akan

keterangan

Pengarah

__________

(bahagian) bahawa XXXXXXXXX.

5.1.3 Justeru mesyuarat mengambil maklum dan bersetuju

mengenai

(Tajuk

Kertas

Pembentangan)

dan

memutuskan supaya:

(i)

Bahagian/Institusi__________

(bahagian/institusi

yang

membuat

pembentangan dan bahagian-bahagian yang

berkaitan)

menyusul dan mengambil tindakan

terhadap perkara di

perenggan 5.1.2 (i) dan (ii)

(tukarkan

mengikut

perkara

yang

ada

tindakan)

; dan

(ii)

Bahagian/Institusi__________

(bahagian/institusi

yang

membuat

pembentangan dan bahagian-bahagian yang

berkaitan)

menyusul dan mengambil tindakan

terhadap perkara di

perenggan 5.1.2 (iii)

(tukarkan

mengikut

perkara

yang

ada

tindakan)

.

Tindakan :

X (tukarkan kepada

bahagian/institusi yang berkaitan)

SULIT

Diterbitkan oleh:

UNIT DASAR, BAHAGIAN KOORDINASI TVET,

Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti, Kementerian Pengajian Tinggi, Aras 7, Galeria PJH, Jalan P4W, Persiaran Perdana,

62100, Putrajaya.

Telefon : 03 8891 9000 ddgdgdgdd

Faks : 03 8891 9300 ddgdgdgdgg.