25
BAB III
ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
3.1 Sejarah Singkat.
UD. Mandiri didirikan oleh Bapak Rana Gunawan pada tahun 2002 yang berlokasi di Jalan. Pertanian Raya No.134 Lebak Bulus - Jakarta Selatan. Adapun tujuan didirikannya UD. Mandiri adalah untuk membuka lapangan pekerjaan baru, mengembangkan dan membangun potensi dan mempermudah masyarakat untuk mendapatkan peralatan bahan-bahan bangunan dengan kwalitas yang sangat baik dan berharga yang terjangkau. UD. Mandiri sangat bermutu tinggi dan siap bersaing dipasarkan karena bahan-bahan bangunan yang dipasarkan mempunyai kwalitas yang sangat baik dan mutunya terjamin.
Sampai saat ini sistem pembelian yang ada masih ditangani secara manual dan kurang sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Diperkirakan laju pertumbuhan akan terus meningkat dari tahun ketahun untuk mencapai tujuan perusahaan dan hasil yang memuaskan, maka haruslah mulai menciptakan sistem yang cepat dan akurat dalam mengantisipasi permasalahan yang akan datang.
Struktur Organisasi.
26
Fungsi Dan Tugas
1. Pimpinan
a. Memimpin, mengatur, merencanakan dan mengkoordinasikan serta mengawasi kegiatan agar dapat tercapai sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
b. Menandatangani segala perjanjian dengan pihak lain dalam hubungan kerjasama.
c. Memimpin rapat kerja perusahaan.
d. Memberikan otoritas dan menentukan pengeluaran yang ditetapkan oleh perusahaan serta kebijaksanaan-kebijaksanaan lain yang digariskan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.
e. Menyusun dan melaksanakan kebijaksanaan dalam usaha untuk mencapai tujuan.
f. Bertanggung jawab atas kelangsungan kegiatan perusahaan.
g. Mengkoordinasikan terhadap kegiatan karyawan agar dapat bekerja secara efisien.
2. Staff Pembelian
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Mengatur kegiatan pembelian perusahaan.
c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Pembelian. d. Membuat laporan pembelian untuk pimpinan.
3. Staff Penjualan
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Mengatur kegiatan Penjualan perusahaan.
c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Penjualan. d. Membuat laporan Penjualan untuk pimpinan.
27
4. Operasional
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan.
b. Bertanggung jawab atas barang yang dikirim sampai ketujuan. c. Fungsinya mengirim barang pembelian.
d. Meminta tanda pengesahan bahwa pada saat barang dikirim dalam keadaan baik.
3.1.1 Uraian Prosedur
Dalam membahas sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur dalam melakukan berbagai kegiatan dan dalam penyusunan laporan pada sistem Pembelian, penulis mengelompokan prosedur tersebut dalam lima proses yang akan dijelaskan sebagai berikut :
a. Pemesanan Barang
Staff pembelian mengecek persediaan barang yang hampir habis dan memesan barang tersebut ke supplier.
b. Penerimaan Barang
Sesuai dengan pesanan yang diterima, maka supplier mengirim barang yang disertai dengan surat jalan. Dan dilakukan pengecekan.
c. Pembayaran
Pembayaran dilakukan berdasarkan faktur yang diberi oleh supplier, setelah barang diterima dalam keadaan baik, lalu dilakukan pembayaran sesuai harga yang tertera di faktur dan mendapatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran barang.
d. Laporan pembelian
28
3.1.2 Flow Of Document yang berjalan
29
3.1.3 Kendala system yang dihadapi
Berdasarkan analisa diatas penulis menemukan masalah yang timbul dan kelemahan yang dihadapi pada Sistem Pembelian Stock Barang UD. Mandiri, antara lain :
1. Jenis barang yang beragam dan banyak membuat sulitnya mengetahui jumlah stock yang ada di persediaan material.
2. Dalam pengolahan data masih menggunakan cara yang manual maka sering terjadi ketidaktelitian dalam pencatatan pembelian barang sesuai dengan tanggal pesanan, barang yang dipesan, no. faktur, no. surat jalan, no. kwitansi dan total biaya pemesanan dan laporan yang tidak tepat waktu karena memerlukan waktu dalam penyusunannya, apabila terjadi kesalahan 3. Banyak transaksi yang tidak tertata rapih, sehingga untuk mencarinya
kembali cukup sulit dan membutuhkan waktu untuk diperoleh.
3.2 Prosedur Sistem yang diusulkan
3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan
System pembelian dan pengembalian yang sedang berjalan sekarang masih memiliki procedure yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah Rancangan Sistem Informasi untuk Pembelian Stock Barang yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Staff Bagian Pembelian Material
3.2.2 Tujuan Sistem yang diusulkan
Adapun Sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh pihak Staff bagian Pembelian Material.
Tujuan yang diharapkan dapat dirasakan oleh Staff bagian Pembelian Material adalah 1. meningkatkan efektivitas dan efisien kerja bagian administrasi dalam
mengelola informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam mengalami pengolahan informasi.
30
3.2.3 Flow Of Document yang diusulkan
31
3.3 Data Flow Diagram (DFD)
3.3.1 Diagram konteks
32
3.3.2 Diagram Zero
33
3.3.3 Entity Relationship Diagram(ERD)
Supplier Pesanan M Barang N Kd_Supp* Nm_Supp Almt_Supp No_Telp Kd_Brg* Nm_Brg Jns_Brg Satuan Hrg_Brg Stock No_Psnan* Tgl_Psn Kd_Supp** Kd_Brg** Hrg_Psn No_Faktur Tgl_Faktur Tgl_SJ No_SJ Jml_Psn
34 3.3.4 Normalisasi a. Unnormal / Normalisasi 1 NF Gambar 3.7 Normalisasi 1NF b. Normalisasi 2NF Gambar 3.8 Normalisasi 2NF
35
c. Normalisasi 3NF
36
3.4 Struktur File Database
Penulis menggunakan file database untuk perancangan program yaitu dengan file PembelianUDMandiri.mdb yang berisikan tabel-tabel sebagai berikut :
a. Spesifikasi File Supplier
Nama File : PembelianUDMandiri.mdb Nama Tabel : Supplier
Primary Key : Kd_Supp
No Nama Field Tipe Width Keterangan
1 Kd_Supp Text 5 Kode Supplier
2 Nm_Supp Text 20 Nama Supplier
3 Almt_Supp Text 35 Alamat Supplier 4 No_Telp Text 12 Telpon Supplier
Tabel 3.1 Tabel Supplier
b. Spesifikasi File Barang
Nama File : PembelianUDMandiri.mdb Nama Tabel : Barang
Primary Key : Kd_Brg
No Nama Field Tipe Width Keterangan
1 Kd_Brg Text 5 Kode Barang
2 Nm_Brg Text 20 Nama Barang
3 Jns_Brg Text 20 Jenis Barang
4 Satuan Text 10 Satuan Barang
5 Hrg_Brg Currency Harga Barang
6 Stock Number Integer Jumlah Stock Barang Table 3.2 Tabel Barang
37
c. Spesifikasi File Pesanan
Nama File : PembelianUDMandiri.mdb Nama Tabel : Pesanan
Primary Key : No_Psnan Foreign Key : Kd_Supp
Kd_Brg
No Nama Field Tipe Width Keterangan
1 No_Psnan Text 8 Nomor Pesanan
2 Tgl_Psn Date/Time Tanggal Pesanan
3 Kd_Supp Text 5 Kode Supplier
4 Kd_Brg Text 5 Kode Barang
5 Jml_Psn Number Integer Jumlah barang yang dipesan 6 Hrg_Psn Currency Harga pada saat pemesanan 7 No_Faktur Text 8 Nomor Faktur yang diterima 8 Tgl_Faktur Date/Time Tanggal Faktur
9 No_SJ Text 8 Nomor Surat Jalan yang diterima
10 Tgl_SJ Date/Time Tanggal Surat Jalan Tabel 3.3 Tabel Pesanan
38
3.5 Perancangan Input Output
3.5.1 Perancangan Input 3.5.1.1 Struktur Menu Utama
39
3.5.1.2 Menu Utama
40 3.5.1.3 Input Supplier SUPPLIER X Kd_Supp Almt_Supp Nm_Supp Data Grid KODE NO. TELPON ALAMAT NAMA
SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR
KODE NAMA ALAMAT NO. TELPON
No_Telp
SUPPLIER
41 3.5.1.4 Input Barang BARANG X Kd_Brg Jns_Brg Nm_Brg Data Grid KODE SATUAN JENIS NAMA
SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR
KODE NAMA JENIS SATUAN
Satuan BARANG Hrg_Brg Stock STOCK HARGA HARGA STOCK
42 3.5.1.5 Pesanan PESANAN X No_Psnan Tgl_Psn NO. PESANAN TANGGAL Kd_Supp Almt_Supp Nm_Supp KODE NO. TELPON ALAMAT NAMA No_Telp Kd_Brg Nm_Brg Jns_Brg
KODE NAMA JENIS JUMLAH
Jml_Psn Hrg_Psn Sub_Total SUB TOTAL HARGA Data Grid V V
SIMPAN UBAH HAPUS KELUAR
PESANAN PESANAN SUPPLIER BARANG V CETAK TOTAL TOTAL
43 3.5.1.6 Terima Faktur TERIMA FAKTUR X No_Psnan Tgl_Psn NO. PESANAN TANGGAL PESANAN
KODE NAMA JENIS JUMLAH HARGA SUB TOTAL
Data Grid SIMPAN KELUAR TERIMA FAKTUR PESANAN BARANG No_Fatur Tgl_Faktur NO. FAKTUR TANGGAL FAKTUR FAKTUR V V TOTAL TOTAL
44
3.5.1.7 Terima Surat Jalan
45
3.5.1.8 Cetak Laporan Pembelian Stock
LAPORAN PEMBELIAN X PERIODE PERIODE Tgl_Awal Tgl_Akhir V V CETAK KELUAR CETAK LAPORAN PEMBELIAN STOCK
S/D TANGGAL
Gambar 3.17 Form Cetak Laporan Pembelian Stock
3.5.1.9 Cetak Laporan Stock barang
LAPORAN STOCK BARANG X
KODE BARANG KODE BARANG Kode_Brg_Awal Kode_Brg_Akhir V V CETAK KELUAR CETAK LAPORAN STOCK BARANG
S/D BARANG
46
3.5.2 Perancangan Output 3.5.2.1 Pesanan
KODE NAMA JENIS JUMLAH HARGA SUB TOTAL
NO. PESANAN : X – 8 - X TANGGAL : DD/MM/YYYY KODE : X – 5 - X NO. TELPON : X – 12 - X ALAMAT : X - 35 - X NAMA : X – 20 - X BARANG 9.999.999.999 TOTAL : STAFF PEMBELIAN ( ) SUPPLIER X - 5 - X X - 20 - X X – 20 - X 999 9.999.999.999 9.999.999.999 SATUAN X – 10 - X M A N D I R I
JUAL BAHAN BANGUNAN PASIR, BATU BATA, SEMEN, DLL JASA PENGANGKUTAN BARANG Jl. Pertanian Raya
(Samping bengkel Steam Mobil) Telp. : (021)75916021
LOGO
47
3.5.2.2 Laporan Pembelian Stock
KODE JENIS NAMA JUMLAH HARGA SUB TO TAL NO . PESANAN : X – 8 -X TA NGGAL PESANA N : DD/MM/YY YY KODE : X – 5 -X NO. TELP ON : X – 12 -X ALAMAT : X 35 -X NAMA : X – 20 -X BARANG 9.999.999.999 TOTAL : STAFF PEM BELIAN ( ) SU PP L IE R X -5 -X X – 20 -X X 20 -X 999 9.9 99.999.999 9.999.999.999 SA T U A N X – 10 -X M A N D I R I JUAL BAHAN BAN GUNAN PASIR,
BATU BATA, SEM
E N , DLL J A SA PENGANG KUTAN BARANG J l. Pert an ian Ra ya (S amp ing be ng ke l S te a m M obi l) T e lp . : (0 21 )7 59 160 21 LOGO NO. F AKTUR T A NGGAL FAKTUR NO. SUR A T JALAN TANGGAL SURA T J A LAN X – 8 -X DD /MM/YYYY X – 8 -X DD/MM/YYYY TANGGA L : DD /MM/YYYY PIMPINA N ( )
48
3.5.2.3 Laporan Stock Barang
