Analisa Sistem merupakan bentuk kegiatan yang menjabarkan rencana sistem yang akan dibuat berdasarkan indentifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan melakukan analisa rancangan sistem, kita dapat memperkirakan besaran pekerjaan, sehingga saat pembuatan sistem dapat berjalan dengan lancar.
3.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses penyenbaran informasi yang telah berjalan masih menggunakan proses yang tidak sepenuhnya terkomputerisasi, pengelolaan dokumen masih menggunakan lembaran hard copy dan masih dibuat dengan menggunakan aplikasi desktop yang sederhana yaitu menggunakan Microsoft Word, dan yang diberikan kepada pihak divisi Service Planning masih berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya dokumen yang mudah hilang, status validasi dokumen yang tidak diketahui, dan lamanya waktu dalam proses memberikan informasi, akibatnya kinerja dan informasi menjadi sangat lambat diterima. Dalam pengimplementasian sistem pendistribusian informasi terdapat beberapa business user yang menjalankannya, yaitu:
1. Administrator 2. Redaksi 3. Editor 4. Reviewer 5. Penulis
3.1.1 Analisis Uraian Tugas
Setiap bagian memberikan pengaruh terhadap tercapainya tujuan perusahaan. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan pembagian tugas yang jelas agar setiap jabatan tersebut mengerti akan tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Tujuan dari analisis jabatan adalah untuk mempelajari jabatan-jabatan yang berkaitan dengan sistem yang nantinya akan dikembangkan. Adapun uraian dari masing-masing bagian yang terkait dalam proses pengelolaan Mylibrary Telkomsel adalah sebagai berikut :
1. Administrator
Administrator merupakan bagian yang bertugas untuk mengelola seluruh hak akses setiap user pengguna sistem dan seluruh sistem yang ada.
2. Redaksi
Redaksi atau kepala bagian merupakan bagian yang bertangguang jawab untuk menerima dan menerbitkan dokumen informasi yang diajukan oleh penulis. 3. Editor
Editor mempunyai tanggung jawab mengedit/memperbaiki dokumen yg akan diterbitkan sebelum diterbitkan di portal.
4. Reviewer
Reviewer mempunyai tanggung jawab untuk mengevaluasi dokumen yang telah disunting oleh editor sebelum diberikan kepada redaksi.
5. Penulis
Penulis merupakan bagian yang bertugas membuat dokumen untuk informasi terbaru yang akan dipublikasikan.
3.2 Analisa Sistem Berjalan
Proses bisnis pada pengelolaan dokumen pada PT. Telekomunikasi Selular menggunakan Use Case Diagram untuk memodelkan proses bisnisnya, dan digunakan untuk memodelkan proses yang sistemnya masih berjalan secara manual, Proses bisnis dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.1 Use Case Diagram sistem berjalan pengelolaan dokumen
Tabel 3.1 Use Case Diagram mengajukan dokumen Nama Use Case
Diagram Mengajukan Dokumen
Aktor Penulis
Deskripsi Proses untuk mengajukan dokumen
Pra Kondisi -
Skenario Penulis harus bertemu dengan redaksi untuk menyerahkan draft dokumen.
Tabel 3.2 Use Case Diagram verifikasi dokumen Nama Use Case
Diagram Verifikasi Dokumen
Aktor Redaksi
Deskripsi Proses untuk verifikasi dokumen
Pra Kondisi -
Skenario Redaksi bertugas untuk memverifikasi terlebih dahulu dokumen yang diterima dari penulis dan kemudian diserahkan kepada editor.
Post Kondisi Editor menerima dokumen untuk proses editing
Tabel 3.3 Use Case Diagram editing dokumen Nama Use Case
Diagram Editing Dokumen
Aktor Editor
Deskripsi Proses untuk editing dokumen
Pra Kondisi -
Skenario Editor bertugas untuk memperbaiki dokumen sesuai dengan SOP yang berlaku, dan setelah selesai kemudian diserahkan kepada reviewer.
Post Kondisi Reviewer menerima dokumen untuk dievaluasi
Tabel 3.4 Use Case Diagram evaluasi dokumen Nama Use Case
Diagram Evaluasi Dokumen
Aktor Reviewer
Deskripsi Proses untuk evaluasi dokumen
Pra Kondisi -
Skenario Reviewer bertugas untuk mengevaluasi dokumen sesuai dengan SOP yang berlaku, dan setelah selesai kemudian diserahkan kepada redaksi.
Tabel 3.5 Use Case Diagram izin percetakan Nama Use Case
Diagram Izin Percetakan
Aktor Redaksi, Kepala Divisi
Deskripsi Proses untuk perizinan percetakan dokumen
Pra Kondisi -
Skenario Redaksi mengajuan surat permintaan cetak dokumen kepada kepala divisi untuk melakukan proses percetkan.
Post Kondisi -
Tabel 3.6 Use Case Diagram percetakan Nama Use Case
Diagram Izin Percetakan
Aktor Redaksi, Percetakan
Deskripsi Proses untuk percetakan dokumen
Pra Kondisi -
Skenario Redaksi memberikan surat izin percetakan yang telah disetujui oleh kepala divisi.
Post Kondisi Dokumen siap untuk disebarkan.
3.3 Perancangan Sistem Usulan
Untuk menjamin agar sebuah sistem dapat berjalan seperti yang diharapkan, instansi perlu menerapkan ketentuan/batasan yang dapat menjaga integritas/keabsahan data, jangan sampai merusak sistem yang ada atau merugikan instansi/organisasi. Begitu juga dengan data-data yang tedapat pada Sistem Pengajuan Dokumen di PT. Telekomunikasi Selular. Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan untuk menjaga keabsahan data, yaitu hanya administrator dan staf divisi Service Planning yang dapat melakukan penginputan data.
3.3.1 Perancangan Sistem
Sistem Mylibrary Telkomsel pada PT. Telekomunikasi Selular. digambarkan dengan perancangan sistem perancangan menu berikut ini. Perancangan sistem
digambarkan dengan diagram-diagram yang memfokuskan pada solusi teknik secara terperinci untuk menyediakan landasan bagi tahap implementasi. Adapun perancangan yang telah dibuat, antara lain :
A. Use Case Diagram
Gambar 3.2 Use Case Diagram pengelolaan dokumen
Tabel 3.7 Use Case Diagram mengajukan dokumen Nama Use Case
Diagram Mengajukan Dokumen
Aktor Penulis
penulis yang mengajukan draft dokumen
Pra Kondisi -
Skenario Penulis melakukan login dengan memasukan username dan password dan penulis mengisi form pengajuan yaitu judul dokumen dan mengupload dokumen yang diajukan.
Post Kondisi Redaksi menerima dokumen untuk diverifikasi
Tabel 3.8 Use Case Diagram verifikasi dokumen Nama Use Case
Diagram Verifikasi Dokumen
Aktor Redaksi
Deskripsi Merupakan sesi untuk memverifikasi dokumen yang telah diajukan oleh penulis
Pra Kondisi Penulis mengajukan draft dokumen
Skenario Redaksi melakukan login dengan memasukan username dan password dan redaksi dapat megunduh dokumen untuk diperiksa yang kemudian akan diupload kembali untuk diberikan kepada editor
Post Kondisi Editor menerima dokumen untuk proses editing
Tabel 3.9 Use Case Diagram publikasi dokumen Nama Use Case
Diagram Publikasi Dokumen
Aktor Redaksi
Deskripsi Merupakan sesi untuk publikasi dokumen hasil akhir yang telah dievaluasi oleh reviewer
Pra Kondisi Reviewer mengajukan hasil evaluasi draft dokumen
Skenario Redaksi melakukan login dengan memasukan username dan password dan redaksi dapat megunduh dokumen untuk diperiksa yang kemudian akan dipublikasi.
Tabel 3.10 Use Case Diagram editing dokumen Nama Use Case
Diagram Editing Dokumen
Aktor Editor
Deskripsi Merupakan sesi untuk proses editing dokumen yang telah memalui proses verifikasi dokumen
Pra Kondisi Redaksi memverifikasi dan mengirimkan draft dokumen Skenario Editor melakukan login dengan memasukan username dan
password dan redaksi dapat megunduh dokumen untuk diperiksa dan melakukan proses editing yang kemudian akan diupload kembali untuk diberikan kepada reviewerr
Post Kondisi Reviewer menerima dokumen untuk proses evaluasi
Tabel 3.11 Use Case Diagram evaluasi dokumen Nama Use Case
Diagram Editing Dokumen
Aktor Reviewer
Deskripsi Merupakan sesi untuk proses evaluasi dokumen yang telah memalui proses editing dokumen
Pra Kondisi Editor melakukan proses editing dan mengirimkan draft dokumen
Skenario Reviewer melakukan login dengan memasukan username dan password dan redaksi dapat megunduh dokumen untuk diperiksa dan melakukan proses evaluasi yang kemudian akan diupload kembali untuk diberikan kepada redaksi
B. Activity Diagram Login
Berikut ini adalah activity diagram proses login dari Sistem Informasi Mylibrary Telkomsel pada PT. Telekomunikasi Selular :
Gambar 3.4 Activity Diagram Login
Tabel 3.12 Activity Diagram Login Nama Activity
Diagram Login
Aktor Administrator, Redaksi, Editor, Reviewer, Penulis
Deskripsi Merupakan alur proses dan hak akses masing-masing user Pra Kondisi User Adminnistrator, redaksi, editor, reviewer dan penulis
menginputkan username dan password untuk dapat mengakses sistem
Skenario 1. Administrator menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, administrator memiliki seluruh hak akses yaitu kelola data master yang, kelola
dokumen dan kelola laporan.
2. Redaksi menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, redaksi memiliki hak akses yaitu kelola dokumen dan kelola laporan.
3. Editor menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, editor memiliki hak akses yaitu kelola dokumen.
4. Reviewer menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, reviewer memiliki hak akses yaitu kelola dokumen.
5. Penulis menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, penulis memiliki hak akses yaitu kelola dokumen.
Post Kondisi Jendela sistem akan terbuka sesuai hak akses user masing-masing
C. Activity Diagram Penulis Pengajuan Dokumen
Tabel 3.13 Activity Diagram Penulis Pengajuan Dokumen Nama Activity
Diagram Pengajuan Dokumen
Aktor Penulis
Deskripsi Proses untuk mengajuan dokumen.
Pra Kondisi Penulis penulis menginputkan username dan password untuk dapat mengakses sistem
Skenario Penulis melakukan login kedalam sistem, yang kemudian sistem akan terbuka, penulis langsung pilih menu kirim draft dokumen dan mengupload dokumen yang akan diajukan. Post Kondisi Dokimen akan terkirim kepada redaksi.
D. Activity Diagram Redaksi Verifikasi Dokumen
Tabel 3.14 Activity Diagram Redaksi Verifikasi Dokumen
Nama Activity
Diagram Verifikasi Dokumen
Aktor Redaksi
Deskripsi Proses untukmemverifikasi dokumen yang telah diajukan oleh penulis
Pra Kondisi Penulis mengajukan dokumen kepada redaksi dengan cara mengupload ke dalam sistem
Skenario Redaksi melakukan login kedalam sistem, kemudian redaksi memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani redaksi, redaksi dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen.
Post Kondisi Hasil dokumen yang telah diverifikasi akan dikirimkan kepada editor.
E. Activity Diagram Editor Editing Dokumen
Tabel 3.15 Activity Diagram Editor Editing Dokumen Nama Activity
Diagram Editing Dokumen
Aktor Editor
Deskripsi Proses untuk editing dokumen.
Pra Kondisi Redaksi mengupload dokumen kepada editor.
Skenario Editor melakukan login kedalam sistem, kemudian editor memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani editor, editor dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen.
Post Kondisi Hasil dokumen editing akan dikirimkan kepada reviewer.
F. Activity Diagram Reviewer Evaluasi Dokumen
Tabel 3.16 Activity Diagram Reviewer Evaluasi Dokumen
Nama Activity
Diagram Evaluasi Dokumen
Aktor Reviewer
Deskripsi Proses untuk mengevaluasi dokumen
Pra Kondisi Editor mengupload dokumen kepada reviewer
Skenario Reviewer melakukan login kedalam sistem, kemudian reviewer memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani editor, editor dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen.
Post Kondisi Hasil dokumen evaluasi akan dikirimkan kepada redaksi.
G. Activity Diagram Redaksi Publikasi Dokumen
Tabel 3.17 Activity Diagram Redaksi Publikasi Dokumen
Nama Activity
Diagram Publikasi Dokumen
Aktor Redaksi
Deskripsi Proses untuk publikasi dokumen
Pra Kondisi Reviewer mengupload dokumen untuk redaksi
Skenario Redaksi melakukan login kedalam sistem, kemudian redaksi memilih menu dokumen, yang kemudian memilih dokumen final, dan mengklik upload dokumen dan mengisi form upload dokumen, dan dokumen berhasil terupload
3.3.2 Class Diagram Sistem Usulan
Gambar 3.9 Class Diagram Sistem Usulan
Class diagram ini menggambarkan class atau tabel yang digunakan dalam website aplikasi ini. Tabel tediri dari tm_pegawai, tm_user, tm_draft, tm_jurnal, tr_level, tr_kategori, tr_bidang, tr_jabatan dan berita.
A. Spesifikasi Database
Tabel 3.18 Struktur Tabel tm_user
No Nama Tipe Data Keterangan
1 username varchar (50) Username (primary key)
2 password varchar (50) password
3 nip varchar (20) nip hanya (foreign key)
4 id_level int (5) id_level merupak id dari
level jabatan (foreign key) Tabel 3.19 Struktur Tabel tm_pegawai
No Nama Tipe Data Keterangan
1 nip varchar (20) nip hanya berbentuk angka
primary key)
2 nama varchar (100) nama
3 tempat_lahir varchar (100) tempat lahir 4 tanggal_lahir varchar (20) tanggal lahir
5 jenis_kelamin varchar (10) laki-laki atau perempuan
6 id_bidang int (11) foreign key
7 id_jabatan int (11) foreign key
Tabel 3.20 Struktur Tabel tm_draft
No Nama Tipe Data Keterangan
1 id_draft int (5) auto_increament primary
key)
2 judul varchar (100) judul
3 nip varchar (20) nip hanya berbentuk angka
(foreign key)
4 status varchar (30) status proses dokumen
5 n_file varchar (100) file dokumen yang diupload 6 status_proses varchar (50) status proses
7 catatan varchar (100) catatan
Tabel 3.21 Struktur Tabel tm_jurnal
No Nama Tipe Data Keterangan
1 id_jurnal int (5) id_jurnal (primary key)
2 id_draft int (5) (foreign key)
3 volume varchar (50) volume dokumen yang
diterbitkan
4 judul varchar (100) judul materi
5 abstrak text abstrak dari materi
6 penulis varchar (100) nip penulis
8 id_kategori int (5) foreign key
9 file varchar (100) file dokumen yang diupload
10 no varchar (100) no dokumen
11 kutipan text isi kutipan materi
Tabel 3.22 Struktur Tabel tr_bidang
No Nama Tipe Data Keterangan
1 id_bidang int (5) auto increament (primary
key)
2 bidang varchar (50) bidang
Tabel 3.23 Struktur Tabel tr_jabatan
No Nama Tipe Data Keterangan
1 id_jabatan int (5) auto increament (primary
key)
2 jabatan varchar (50) jabatan
Tabel 3.24 Struktur Tabel tr_kategori
No Nama Tipe Data Keterangan
1 id_kategori int (5) auto increament (primary key)
2 kategori varchar (50) kategori
Tabel 3.25 Struktur Tabel tr_level
No Nama Tipe Data Keterangan
1 id_level int (5) auto increament (primary
key)
2 level varchar (20) level
Tabel 3.26 Struktur Tabel berita
No Nama Tipe Data Keterangan
1 id_berita int (5) id_berita (primary key)
2 j_beranda varchar (100) judul beranda
3 beranda longtext isi beranda
4 j_tentang varchar (100) judul tentang
5 tentang longtext isi tentang
6 j_kontak varchar (100) judul kontak
7 kontak longtext kontak
8 j_home varchar (100) judul home
9 home longtext isi home
10 username varchar (100) nip hanya berbentuk angka (foreign key)
3.3.3 Sequence diagram A. Sequence Diagram Login
Gambar 3.10 Sequence Diagram Login
Tabel 3.27 Sequence Diagram Login Nama Sequence
Diagram Login
Aktor Administrator, Redaksi, Editor, Reviewer, Penulis
Deskripsi Merupakan alur proses dan hak akses masing-masing user Pra Kondisi User Adminnistrator, redaksi, editor, reviewer dan penulis
menginputkan username dan password untuk dapat mengakses sistem
Skenario 2. Administrator menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, administrator memiliki seluruh hak akses yaitu kelola data master yang, kelola dokumen dan kelola laporan.
6. Redaksi menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, redaksi memiliki hak akses yaitu kelola dokumen dan kelola laporan.
7. Editor menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, editor memiliki hak akses yaitu kelola dokumen.
8. Reviewer menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, reviewer memiliki hak akses yaitu kelola dokumen.
9. Penulis menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, penulis memiliki hak akses yaitu kelola dokumen.
Post Kondisi Jendela sistem akan terbuka sesuai hak akses user masing-masing
B. Sequence Diagram Penulis Mengajukan Dokumen
Tabel 3.28 Sequence Diagram Penulis Pengajuan Dokumen Nama Sequence
Diagram Pengajuan Dokumen
Aktor Penulis
Deskripsi Proses untuk mengajuan dokumen.
Pra Kondisi Penulis penulis menginputkan username dan password untuk dapat mengakses sistem
Skenario Penulis melakukan login kedalam sistem, yang kemudian sistem akan terbuka, penulis langsung pilih menu kirim draft dokumen dan mengupload dokumen yang akan diajukan. Post Kondisi Dokimen akan terkirim kepada redaksi.
C. Sequence Diagram Redaksi Verifikasi Dokumen
Tabel 3.29 Sequence Diagram Redaksi Verifikasi Dokumen
Nama Sequence
Diagram Verifikasi Dokumen
Aktor Redaksi
Deskripsi Proses untukmemverifikasi dokumen yang telah diajukan oleh penulis
Pra Kondisi Penulis mengajukan dokumen kepada redaksi dengan cara mengupload ke dalam sistem
Skenario Redaksi melakukan login kedalam sistem, kemudian redaksi memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani redaksi, redaksi dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen.
Post Kondisi Hasil dokumen yang telah diverifikasi akan dikirimkan kepada editor.
D. Sequence Diagram Editor Editing Dokumen
Tabel 3.30 Sequence Diagram Editor Editing Dokumen
Nama Sequence
Diagram Editing Dokumen
Aktor Editor
Deskripsi Proses untuk editing dokumen.
Pra Kondisi Redaksi mengupload dokumen kepada editor.
Skenario Editor melakukan login kedalam sistem, kemudian editor memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani editor, editor dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen.
Post Kondisi Hasil dokumen editing akan dikirimkan kepada reviewer.
E. Sequence Diagram Reviewer Evaluasi Dokumen
Tabel 3.31 Sequence Diagram Reviewer Evaluasi Dokumen
Nama Sequence
Diagram Evaluasi Dokumen
Aktor Reviewer
Deskripsi Proses untuk mengevaluasi dokumen
Pra Kondisi Editor mengupload dokumen kepada reviewer
Skenario Reviewer melakukan login kedalam sistem, kemudian reviewer memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani editor, editor dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen.
Post Kondisi Hasil dokumen evaluasi akan dikirimkan kepada redaksi.
F. Sequence Diagram Redaksi Publikasi Dokumen
Tabel 3.32 Sequence Diagram Redaksi Publikasi Dokumen
Nama Sequence
Diagram Publikasi Dokumen
Aktor Redaksi
Deskripsi Proses untuk publikasi dokumen
Pra Kondisi Reviewer mengupload dokumen untuk redaksi
Skenario Redaksi melakukan login kedalam sistem, kemudian redaksi memilih menu dokumen, yang kemudian memilih dokumen final, dan mengklik upload dokumen dan mengisi form upload dokumen, dan dokumen berhasil terupload
Post Kondisi Dokumen berhasil diupload kedalam portal informasi.
3.3.4 Perancangan Antarmuka
Implementasi antar muka terdiri dari tampilan form-form utama yang terdapat pada Sistem Informasi Mylibrary Telkomsel pada PT. Telekomunikasi Selular.
A. Rancangan Halaman Utama
Halaman ini adalah rancangan antar muka untuk menu utama. Pada halaman menu utama ini memiliki beberapa fungsi, seperti fungsi pencarian dan filtering.
B. Perancangan Halaman Login
Halaman ini merupakan tampilan halaman login pada Sistem Informasi Mylibrary Telkomsel pada PT. Telekomunikasi Selular . Halaman ini sebagai antarmuka untuk masuk sesuai dengan hak akses yang dimiliki.
Gambar 3.18 Rancangan Halaman Login C. Perancangan Halaman Administrator
Halaman ini adalah antar muka halaman administrator. Administrator memiliki hak akses untuk melihat, mengelola user seperti menambah, mengubah, dan menghapus.
D. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data Pegawai
Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data pegawai. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data pegawai baru.
Gambar 3.20 Rancangan Halaman Admin Tambah Data Pegawai
E. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data User
Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data user. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data user baru.
F. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data Bidang
Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data bidang. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data bidang baru.
Gambar 3.22 Rancangan Halaman Administrator Tambah Data Bidang G. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data Jabatan
Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data jabatan. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data jabatan baru.
H. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data Kategori
Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data kategori. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data kategori baru.
Gambar 3.24 Rancangan Halaman Administrator Tambah Data Kategori
I. Tampilan Lainnya
Selain menu utama diatas, ada tambahan menu berupa perubahan profil dan password untuk semua login.
