BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

(1)

3.1 Profil Perusahaan

PT. Prima Integrasi Solusindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penyedia solusi teknologi informasi yang sudah berjalan lebih dari 10 tahun. PT. Prima Integrasi Solusindo didirikan pada tahun 2001. Dan telah membentuk kerja sama strategis dengan ADOBE, Otonomi, ORACLE dan Microsoft untuk menyediakan solusi software terbaik di Indonesia. Saat ini, PT Prima Integrasi Solusindo mempekerjakan lebih dari 50 Profesional ICT, untuk memuaskan tuntutan yang semakin kompleks dari berbagai industri, yang meliputi jasa keuangan, manufaktur, pemerintah, minyak dan gas, dan sektor terkait.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan dan Struktur Perusahaan

Berikut merupakan visi dan misi PT. Prima Integrasi Solusindo:

3.2.1 Visi Perusahaan

Untuk menjadi perusahaan paling terkemuka di Enterprise Content Management dan Solusi Sistem Keamanan di Indonesia.

3.2.2 Misi Perusahaan

Membawakan praktek terbaik, pengetahuan, dan menjamin metodologi pelaksanaan untuk memastikan keberhasilan proyek. Mendominasi Enterprise Content Management dan pasar Security.

3.2.3 Bidang Usaha Perusahaan

PT. Prima Integrasi Solusindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penyedia solusi teknologi informasi.

(2)

3.2.4 Struktur Organisasi Perusahaan

Pemilihan orang-orang yang tepat didalam setiap bagian pekerjaan biasanya dikenal dengan istilah “The Man In The Raight Place”, Merupakan faktor yang penting didalam organisasi perusahaan, karena apabila pekerjaan yang penting tidak dilakukan oleh orang yang tepat akan berkibat buruk yang juga mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan.

Struktur organisasi suatu perusahaan haruslah bersifat fleksibel sesuai dengan perkembangan perusahaan tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.

Yang dimaksud dengan struktur organisasi adalah: “Kerangka antara hubungan satuan-satuan orang yang didalamnya terdapat jabatan, tugas serta wewenang yang masing-masing mempunyai peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh”.

Penyusunan struktur organisasi PT. Prima Integrasi Solusindo menganut sistem organisasi fungsional. Hal ini terlibat bahwa wewenang mengalir dari puncak pimpinan ke pimpinan dalam bidang tetentu dibawahnya, dan setiap pimpinan dalam bidang tertentu ini mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada semua pekerja bawahannya dan dapat meminta pertanggung jawabannya.

Adapun struktur organisasi pada PT. Prima Integrasi Solusindo adalah sebagai berikut:

(3)

3.3 Analisa Sistem Berjalan

Untuk memfasilitasi transport karyawan ketika akan melakukan pekerjaan diluar kantor biasanya PT. Prima Integrasi Solusindo menyediakan voucher taksi untuk digunakan. Setelah menggunakan voucher takis karyawan harus mengklaim voucher taksi.

Untuk melakukan klaim voucher taksi yang telah digunakan biasanya pertama-tama karyawan mengisi form klaim yang telah disediakan. Kemudian mengajukan form klaim tersebut kepada Peminpin Proyek (leader) untuk ditandatangani sebagai tanda persetujuan. Sesuai dengan peraturan perusahaan mengenai penggunaan voucher taksi maka Peminpin Proyek (leader) memiliki hak untuk menyetujui atau menolak klaim yang diajukan jika ada hal yang tidak sesuai dengan pelaturan tersebut. Dan jika klaim tidak sesuai dengan peraturan yang ada maka klaim akan ditolak dan pengguna voucher akan dikenakan denda.

Setelah project leader melakukan persetujuan, selanjutnya klaim harus diajuka dan disetujui oleh Manajer Proyek. Sama halnya dengan Peminpin Proyek (leader), Manajer Proyek juga memiliki hak untuk melakukan persetujuan atau penolakan klaim. Dan jika klaim tidak sesuai dengan peraturan yang ada maka klaim akan ditolak dan pengguna voucher akan dikenakan denda.

Selanjutnya setelah mendapatkan persetujuan dari Pemimpin Proyek (leader) dan Manajer Proyek, maka form klaim voucher diberikan kepada Admin Operasional untuk dilakukan pencatatan yang mana nantinya akan digunakan sebagai bahan laporan evaluasi pengeluaran voucher taksi yang telah digunakan.

3.3.1 Diagram Konseptual

Berikut diagram konseptual untuk klaim voucher taksi pada PT. Prima Integrasi Solusindo :

(4)

Keterangan Proses :

1. Karyawan melakukan permintaan voucher taksi karna ada kebutuhan transportasi dari kantor ke client.

2. Admin Operasional memberikan voucher taksi sesuai dengan permintaan yang diajukan oleh karyawan. Dengan persyaratan karyawan tidak memiliki denda atau denda telah dilunasi

3. Karyawan menggunakan voucher taksi sesuai taksi yang berlaku untuk voucher tersebut, sebagai transportasi dari kantor ke client

4. Karyawan mencatat data penggunaan voucher taksi, sesuai data yang diperlukan untuk melakukan klaim

5. Karyawan melakukan klaim voucher taksi yang telah digunakan kepada Pemimpin Proyek (leader). Pemimpin Proyek (leader) sesuai dengan penggunaan voucher tersebut pada proyek apa.

6. Pemimpin Proyek (leader) melakukan revisi, jika klaim yang diajukan terdapat kesalahan data Pemimpin Proyek (leader) mengembalikan data klaim ke Karyawan untuk diperbaiki.

7. Pemimpin Proyek (leader) melakukan penolakan, jika penggunaan klaim yang diajukan tidak sesuai dengan peraturan kantor Pemimpin Proyek (leader) dapat menolak pengajuan klaim dan Karyawan akan dikenakan denda

8. Pemimpin Proyek (leader) menyutujui kalim, jika klaim yang diajukan sudah sesuai maka Pemimpin Proyek (leader) akan menyetujui klaim tersebut dan melanjutkan workflowapproval ke Manajer Proyek.

9. Manajer Proyek melakukan penolakan, jika penggunaan klaim yang diajukan tidak sesuai dengan peraturan kantor maka Manajer Proyek dapat menolak pengajuan klaim dan Karyawan akan dikenakan denda

10. Manajer Proyek melakukan revisi, jika klaim yang diajukan terdapat kesalahan data Pemimpin Proyek (leader) mengembalikan data klaim ke Karyawan untuk

diperbaiki.

11. Manajer Proyek menyutujui kalim, jika klaim yang diajukan sudah sesuai maka Manajer Proyek akan menyetujui klaim tersebut. Maka approval selesai dan Admin Operasional dapat mengelola laporan penggunaan voucher taksi.

(5)

3.3.2 Diagram Use Case Berjalan

Berikut Use Case diagram untuk klaim voucher taksi pada PT. Prima Integrasi Solusindo :

(6)

1. Use Case Meminta Voucher Taksi

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Meminta Voucher Taksi. Table ini menjelaskan proses karyawan meminta voucher taksi kepada Admin Operasional.

Tabel 3. 1 Skenario Use Case Meminta Voucher Taksi Nama Use Case Meminta Voucher Taksi

Aktor Karyawan

Deskripsi Melakukan permintaan _{transportasi ke tempat} voucher taksi untuk kebutuhan

customer

Pra-kondisi Kebutuhan transportasi ke tempat customer

Tindakan

1. Karyawan mengisi daftar permintaan voucher taksi pada buku permintaan voucher taksi.

2. Karyawan meminta voucher taksi sesuai dengan daftar permintaan

Post Kondisi Bagian keuangan menerima permintaan voucher taksi 2. Use Case Memberikan Voucher Taksi

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Memberikan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan proses Admin Operasional memberikan voucher taksi sesuai dengan permintaan karyawan.

Tabel 3. 2 Skenario Use Case Meminta Voucher Taksi Nama Use Case Memenuhi Permintaan Voucher Taksi

Aktor Admin Operasional

Deskripsi Bagian Keuangan memenuhi permintaan voucher taksi sesuai dengan permintaan yang di ajukan oleh karyawan

Prakondisi Karyawan mengisi daftar permintaan voucher taksi

Tindakan

1. Bagian Keuangan mengecek daftar permintaan voucher

taksi

2. Bagian Keuangan memberikan vocuher taksi sesuai

dengan daftar permintaan Karyawan

Poskondisi Karyawan menerima voucher taksi sesuai dengan daftar permintaan

(7)

3. Use Case Menggunakan Voucher Taksi

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Menggunakan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan proses penggunaan voucher taksi oleh karyawan.

Tabel 3. 3 Skenario Use Case Menggunakan Voucher Taksi Nama Use Case Menggunakan Voucher Taksi

Aktor Karyawan

Deskripsi Karyawan menggunakan voucher taksi

Prakondisi

Karyawan telah sampai ditujuan dengan menggunakan jasa taksi

Tindakan

1. Karyawan mengisi voucher taksi sesuai dengan data taksi

dan nilai argo yang telah digunakan

2. Karyawan merekap data taksi dan nilai argo pada sobekan kiri voucher

3. Karyawan melakukan pembayaran dengan sobekan kanan

voucher taksi yang telah diisi dan ditanda tangani oleh Karyawan.

Poskondisi Karyawan memiliki data penggunaan voucher yang telah digunakan

4. Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan pengajuan klaim voucher taksi yang telah digunakan.

Tabel 3. 4 Skenario Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Nama Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi

Aktor Karyawan

Deskripsi

Setelah menggunakan vocuher taksi maka karyawan di

wajibkan untuk melakukan klaim, klaim diajukan dengan mengisi form klaim vocuher taksi yang telah disediakan. Prakondisi Karyawan telah menggunakan voucher taksi

Tindakan

1. Karyawan mengisi form klaim voucher taksi yang telah tersedia di kantor

2. Karyawan mengajukan klaim persetujuan voucher taksi ke

peminpin proyek, bahwa voucher tersebut telah digunakan sesuai dengan peraturan dan kebijakan kantor.

(8)

5. Use Case Memeriksa Klaim dan Melakukan Persetujuan

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Memeriksa Klaim dan Melakukan Persetujuan. Table ini menjelaskan mengenai persetujuan yang dilakukan oleh Pemimpin Proyek (leader).

Tabel 3. 5 Skenario Use Case Memeriksa Klaim dan Melakukan Persetujuan Nama Use Case Memeriksa Klaim dan Melakukan Persetujuan

Aktor Pemimpin Proyek (leader) Deskripsi

Pemimpin Proyek akan memeriksa penggunaan vocuher taksi dan menandatangani form klaim sebagai persetujuan penggunaan voucher yang telah digunakan.

Prakondisi Karyawantelah mengisi form klaim voucher taksi

Tindakan

1. Peminpin proyek (leader) memeriksa data penggunaan voucher taksi

2. Peminpin proyek (leader) dapat menyetujui, merevisi atau menolak klaim.

Poskondisi

Hasil persetujuan peminpin proyek (leader) :

Jika disetujui maka karywan melanjutkan minta persetujuan ke Manajer Proyek. Jika revisi maka dikembalikan ke karyawan untuk diperbaiki datanya. Dan jika ditolak maka karyawan dikenakan denda.

6. Use Case Mengetahui Persetujuan Klaim

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengetahui Persetujuan Klaim. Table ini menjelaskan mengenai persetujuan yang dilakukan oleh Manajer Proyek.

Tabel 3. 6 Skenario Use Case Mengetahui Persetujuan Klaim Nama Use Case Mengetahui Persetujuan Klaim

Aktor Manajer proyek (Project Manager)

Deskripsi Setelah Pemimpin Proyek menyetujui klaim, maka untuk _{workflow persetujuan berikutnya adalah Manajer Proyek.}

Prakondisi Peminpin proyek (_taksi leader) telah menyutujui klaim voucher Tindakan

1. Manajer proyek memeriksa data penggunaan voucher taksi

2. Manajer proyek dapat menyetujui, merevisi atau menolak

klaim

Poskondisi

Hasil persetujuan Manajer proyek :

Jika disetujui maka karywan memberikan form klaim ke Admin Operasional. Jika revisi maka dikembalikan ke karyawan untuk diperbaiki datanya. Dan jika ditolak maka karyawan dikenakan denda.

(9)

7. Use Case Mencatat Penggunaan Voucher Taksi

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mencatat Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan mengenai pencatatan yang dilakukan oleh Admin Operasional sebagai bahan laporan.

Tabel 3. 7 Skenario Use Case Mencatat Penggunaan Voucher Taksi Nama Use Case Mencatat Penggunaan Voucher Taksi

Deskripsi

Setelah proses approval pihak yang bertanggung jawab, maka form klaim akan diberikan kepada bagian keuangan untuk dilakukan pencatatan penggunaan vocuher.

Prakondisi Manajer proyek telah memberikan persetujuan atas data _{penggunaan voucher taksi}

Tindakan

1. Admin Operasional mencatat data penggunaan voucher taksi

2. Admin Operasional membuat laporan bulanan untuk

dijadikan acuan penyesuaian atas tagihan penggunaan jasa taksi yang telah digunakan.

Poskondisi Laporan penggunaan voucher taksi 8. Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan bagaimana seorang Manajer Proyek mendapatkan laporan.

Tabel 3. 8 Skenario Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Nama Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi

Aktor Manajer Proyek

Deskripsi Manajer Proyek melihat laporan penggunaan _{telah digunakan} voucher yang Prakondisi Laporan pengguna voucher taksi telah dibuat oleh Admin

Operasional Tindakan

Manajer Proyek menerima laporan penggunaan voucher taksi dari Admin Operasional

Poskondisi Manajer proyek telah melihat laporan penggunaan voucher taksi yang telah digunakan sebagai evaluasi.

(10)

9. Use Case Mengeloal Daftar Denda

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengeloal Daftar Denda. Table ini menjelaskan pengelolaan daftar denda yang dilakukan oleh Admin Operasional.

Tabel 3. 9 Skenario Use Case Mengeloal Daftar Denda Nama Use Case Mengeloal Daftar Denda

Deskripsi

Pencatatan dan mengelola klaim voucher yang ditolak

(Karyawan akan mendapatkan denda ketika klaim voucher

ditolak oleh atasan).

Prakondisi Klaim _bersangkutanvoucher taksi tidak disetujui oleh atasan yang

Tindakan

1. Admin Operasional menerima vocuher taksi yang tidak disetujui penggunaannya

2. Admin Operasional mencatat dan mengelola daftar denda

klaim voucher taksi yang tidak disetuji Poskondisi Daftar denda

10. Use Case Melihat Daftar Denda

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Melihat Daftar Denda. Table ini menjelaskan mengenai daftar denda yang dimiliki karyawan.

Tabel 3. 10 Skenario Use Case Melihat Daftar Denda Nama Use Case Melihat Daftar Denda

Aktor Karyawan

Deskripsi Daftar denda akan di informasikan kepada karyawan yang bersangkutan supaya dilunasi

Prakondisi Klaim voucher taksi tidak disetujui karena penggunaan tidak sesuai dengan pelaturan perusahaan

Tindakan

Karyawan melihat daftar denda yang telah dicatat oleh Admin Operasionl

(11)

11. Use Case Mengelola Data Voucher

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengelola Data Voucher. Table ini menjelaskan pengelolaan voucher taksi oleh Admin Operasional.

Tabel 3. 11 Skenario Use Case Mengelola Data Voucher Nama Use Case Mengelola Data Voucher

Deskripsi Admin Operasionla akan mengelola data voucher dari _{perusahaan taksi} partner Prakondisi Voucher taksi telah dikirimkan oleh perusahaan taksi

Tindakan Admin Operasional mencatat voucher yang diterima Poskondisi Data voucher taksi

12. Use Case Mengelola Data Proyek

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengelola Data Proyek. Table ini menjelaskan pengelolaan data proyek oleh Admin Operasional.

Tabel 3. 12 Skenario Use Case Mengelola Data Proyek Nama Use Case Mengelola Data Proyek

Deskripsi Admin Operasionla mengelola data proyek perusahaan Prakondisi Data proyek perusahaan

Tindakan Admin Operasional mengelola data proyek perusahaan Poskondisi Data proyek perusahaan terbaru

13. Use Case Mengelola Data Karyawan

Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengelola Data Karyawan. Table ini menjelaskan pengelolaan data karyawan oleh Admin Operasional.

Tabel 3. 13 Skenario Use Case Mengelola Data Karyawan Nama Use Case _{Mengelola Data Karyawan}

Deskripsi Admin Operasionla mengelola data Data Karyawan Prakondisi Data Karyawan

Tindakan Admin Operasional mengelola data karyawan Poskondisi Data karyawan perusahaan terbaru

(12)

3.4 Usulan Sistem

Berdasarkan masalah yang dihadapi, dilakukan analisa dan menghasilkan pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Mengajukan klaim voucher taksi yang biasanya menggunakan hard form dapat digantikan dengan mengisi form secara online sehingga proses pengajuan klaim dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.

2. Begitu juga dengan proses persetujuan oleh pihak atasan yang bertanggung jawab sesuai proyeknya, karena terkadang pihak atasan tidak ada ditempat sehingga membuat proses approval terhambat. Maka dengan adanya aplikasi klaim berbasis web tidak perlu bertemu langsung dan meminta tanda tangan, tapi bisa dilakukan dengan membuka tugas yang diberikan pada daftar tugas yang telah disediakan oleh aplikasi klaim secara online.

3. Laporan penggunaan voucher taksi yang biasanya dilakukan dengan cara pencatatan satu persatu dari hard form klaim sehingga membutuhkan waktu yang lama, dengan adanya aplikasi ini dapat disediakan secara cepat dan akurat. Bahkan laporan dapat disajikan dengan real time sehingga membuat bagian keuangan dapat memonitor data voucher dengan mudah.

4. Untuk mengetahui status dan progress klaim voucher taksi yang telah diajukan, karyawan dapat melihat perkembangannya pada halaman riwayat klaim.

3.5 Spesifikasi Sistem

Dalam sistem berjalan terdapat spesifikasi sebagai berikut : 1. Input : a. Mengisi halaman form klaim voucher taksi.

b. Mengisi permintaan voucher taksi c. Mengisi data karyawan

d. Mengisi data voucher taksi e. Mengisi data proyek

2. Output : a. Laporan penggunaan voucher taksi per-karyawan b. Laporan penggunaan voucher taksi per-proyek c. Laporan penggunaan voucher taksi per-bulan d. Laporan data denda

3. Prosess : a. Approval klaim voucher taksi oleh Pemimpin Proyek (Leader) b. Approval klaim voucher taksi oleh Manajer Proyek

(13)

3.5.1 Pemodelan Design Sistem Usulan

Sesuai dengan analisa dan pemecahan masalah yang sudah dijelaskan diatas maka berikut pemodelan design sistem usulan:

3.5.1.1. Use Case Diagram

Berikut use case diagram usulan dari aplikasi klaim voucher taksi berbasis web pada PT. Prima Integrasi Solusindo :

(14)

1. Use Case Membuat Permintaan Voucher Taksi

Berikut merupakan table dari use case Membuat Permintaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan mengenai proses melakukan permintaan voucher taksi kepada Admin Operasional.

Tabel 3. 14 Skenario Use Case Membuat Permintaan Voucher Taksi Nama Use Case Membuat Permintaan Voucher Taksi

Aktor Karyawan

Deskripsi

Melakukan permintaan voucher taksi untuk kebutuhan

transportasi ke tempat customer dengan syarat karyawan tidak memiliki denda.

Prakondisi Adanya kebutuhan transportasi ke tempat customer Tindakan

1. Karyawan input permintaan voucher pada halaman Form Permintaan Voucher

2. Kemudian klik tombol Kirim

Poskondisi Data permintaan voucher taksi tersimpan dan masuk ke Daftar _{Permintaan Voucher dengan status ”Permintaan”}

2. Use Case Memberikan Voucher Taksi

Berikut merupakan table dari Use Case Memberikan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan proses Admin Operasional memenuhi permintaan voucher taksi yang diminta oleh karyawan sesuai dengan permintaan yang di ajukan.

Tabel 3. 15 Skenario Use Case Memberikan Voucher Taksi Nama Use Case Membrikan Voucher Taksi

Deskripsi Admin Operasional memenuhi permintaan _{sesuai dengan permintaan yang di ajukan oleh karyawan.}voucher taksi Prakondisi Karyawan telah mengisi data permintaan voucher

Tindakan

1. Admin Operasional masuk ke menu Permintaan Voucher

2. Ceklist permintaan yang akan dipenuhi

3. Kemuidan klik OK dan berikan voucher taksi kepada karyawan sesuai dengan data permintaan.

(15)

3. Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi

Berikut merupakan table dari use case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan mengenai proses pengajuan kalim voucher taksi yang telah digunakan.

Tabel 3. 16 Skenario Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Nama Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi

Aktor Karyawan

Deskripsi Setelah menggunakan _{wajibkan untuk melakukan klaim.}vocuher taksi maka karyawan di Prakondisi Karyawan telah menggunakan voucher taksi

Tindakan

1. Karyawan klik menu Submit Klaim

2. Karyawan input data voucher taksi yang telah digunakan

3. Karyawan klik tombol Submit

Poskondisi Data voucher taksi akan disimpan dan masuk ke daftar tugas _{Pemimpin Proyek (}_leader₎ 4. Use Case Memberikan Persetujuan Klaim

Berikut merupakan table dari use case Memberikan Persetujuan Klaim. Table ini menjelaskan mengenai proses pemberian persetujuan pengajuan klaim voucher taksi yang telah digunakan.

Tabel 3. 17 Skenario Use Case Mendapatkan Tugas Persetujuan Voucher Taksi Nama Use Case Memberikan Persetujuan Klaim

Aktor Pemimpin Proyek (Leader), Manajer Proyek Deskripsi

Pemimpin Proyek dan Manajer Proyek melakukan

pengecekan penggunaan voucher taksi dan memberikan

persetujuan klaim.

Prakondisi Pemimpin Proyek membuka tugas persetujuan klaim

Tindakan

1. Peminpin proyek (leader) dan Manajer Proyek memeriksa

data penggunaan voucher taksi pada halaman approval

2. Pemimpin Proyek dan Manajer Proyek dapat menyetujui,

menolak klaim yang diajukan atau mengembalikan klaim ke karyawan untuk direvisi jika ada kesalahan data.

Poskondisi

Jika klaim voucher disetujui maka workflow selesai. Jika revisi workflow akan dikembalikan ke karyawan. Dan jika klaim voucher ditolak akan dikenakan denda.

(16)

5. Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi

Berikut merupakan table dari use case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan mengenai bagaimana melihat laporan penggunaan voucher taksi.

Tabel 3. 18 Skenario Use Case Mendapatkan Tugas Persetujuan Voucher Taksi Nama Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi

Aktor Admin Operasional dan Manajer Proyek

Deskripsi

Admin Operasional dan Manajer Proyek dapat melihat laporan penggunaan voucher taksi yang telah melewati proses approval.

Prakondisi Persetujuan penggunaan voucher taksi Tindakan

1. Buka halaman laporan penggunaan voucher taksi

2. Masukan kriteria laporan yang akan ditampilkan

Poskondisi Laporan penggunaan voucher taksi tampil sesuai dengan _keriteria

6. Use Case Mengelola Denda

Berikut merupakan table dari use case Mengelola Daftar Denda. Table ini menjelaskan proses pengelolaan daftar denda.

Tabel 3. 19 Skenario Use Case Mengelola Denda Nama Use Case Mengeloal Denda

Deskripsi Admin Operasional dapat mengeloa daftar denda. Denda _{merupakan data dari proses approval klaim yang ditolak.}

Prakondisi Karyawan telah membayar denda yang dimilikinya

Tindakan

1. Buka halaman denda

2. Admin Operasional mengelola data denda

(17)

7. Use Case Membayar Denda

Berikut merupakan table dari use case Melihat Daftar Denda. Table ini menjelaskan bagaimana melihat dan membayar denda yang dimiliki masing-masing karyawan.

Tabel 3. 20 Skenario Use Case Mendapatkan Tugas Persetujuan Voucher Taksi Nama Use Case Membayar Denda

Aktor Karyawan

Deskripsi Karyawan dapat melihat dan membayar denda sesuai dengan _{data denda yang karywan miliki.}

Prakondisi 1. Peminpin Proyek (_{menolak proses klaim voucher taksi}leader) atau Peroyek Manajer telah

Tindakan

1. Karyawan buka halaman denda

2. Daftar denda akan tampil sesuai dengan denda yang dimiliki.

3. Buka daftar denda yang akan dibayar

4. Isi form pembayaran untuk denda tersebut, kemudian kirim

Poskondisi Mengubah status denda menjadi ”Bayar”

8. Use Case Mengelola Data Karyawan

Berikut merupakan table dari use case Mengelola Data Karyawan. Table ini menjelaskan bagaimana Admin Operasional mengelola data karyawan.

Tabel 3. 21 Skenario Use Case Mengelola Data Karyawan Nama Use Case Mengelola Data Karyawan

Deskripsi Admin Operasional dapat melakukan penambahan, perubahan _{dan penghapusan data karywan}

Prakondisi Login sebagai Admin Operasional

Tindakan

1. Admin Operasional membuka menu Karyawan

2. Kemudian Admin Operasional dapat mengelola data

karyawan

(18)

9. Use Case Mengelola Data Proyek

Berikut merupakan table dari use case Mengelola Data Proyek. Table ini menjelaskan bagaimana Admin Operasional mengelola data Proyek.

Tabel 3. 22 Skenario Use Case Mengelola Data Proyek Nama Use Case Mengelola Data Proyek

Deskripsi Admin Operasional dapat melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data proyek

Tindakan

1. Admin Operasional membuka menu Proyek

proyek

Poskondisi Data proyek berhasil dikelola

10. Use Case Mengelola Data Voucher

Berikut merupakan table dari use case Mengelola Data Voucher. Table ini menjelaskan bagaimana Admin Operasional mengelola data Voucher.

Tabel 3. 23 Skenario Use Case Mengelola Data Voucher Nama Use Case Mengelola Data Voucher

Deskripsi Admin Operasional dapat melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data voucher

Tindakan

1. Admin Operasional membuka menu Voucher

voucher

(19)

3.5.1.2. Activity Diagram Sistem Usulan

1. Activity Diagram Membuat Permintaan Voucher Taksi

Gambar 3. 5 Activity Diagram Membuat Permintaan Voucher Taksi

Karyawan membuka aplikasi, kemudian masuk ke menu permintaan voucher taksi dan aplikasi akan menampilkan form permintaan voucher taksi. Pada form ini karyawan akan mengisi data permintaan voucher taksi kemudian klik tombol kirim. Maka aplikasi akan mengirimkan permintaan voucher taksi kepada admin operasional.

2. Activity Diagram Memberikan Voucher Taksi

(20)

Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian masuk ke menu permintaan voucher dan aplikasi akan menampilkan daftar permintaan voucher taksi. Sesuai dengan daftar permintaan yang masuk kemudian Admin Operasional akan memberikan voucher taksi kepada Karyawan dan menceklist daftar permintaan voucher taksi yang sudah diberikan.

3. Activity Diagram Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi

Gambar 3. 7 Activity Diagram Mengajukan kalim Penggunaan Voucher Taksi Karyawan membuka aplikasi, kemudian pilih menu klaim voucher maka aplikasi akan menampilkan form klaim voucher taksi. Isi form klaim voucher taksi kemudian klik tombol kirim, maka data akan tersimpan ke data base dan aplikasi akan mengirimkan workflow persetujuan kepada atasan karyawan.

4. Activity Diagram Memberikan Persetujuan Klaim

(21)

Peminpin Proyek (Leader) atau Manajer Proyek membuka aplikasi, kemudian buka tugas yang tersedia pada daftar tugas, maka akan tampil halaman persetujuan dan data detail penggunaan voucher taksi. Setelah itu lakukan persetujuan, jika klaim di setujui maka akan langsung masuk ke laporan penggunaan. Jika direvisi dapat mengembalikan klaim ke karyawan untuk perbaikan data. Dan sedangkan jika ditolak maka klaim akan masuk ke daftar denda dan laporan penggunaan.

5. Activity Diagram Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi

Gambar 3. 9 Activity Diagram Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi

Manajer Proyek atau Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian pilih menu laporan maka akan tampil halaman laporan voucher taksi. Untuk membuat laporan yang lebih spesifik, Manajer Proyek atau Admin Operasional dapat mengisi kriteria laporan. Sehingga laporan yang disajikan akan sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

(22)

6. Activity Diagram Mengelola Denda

Gambar 3. 10 Activity Diagram Mengelola Denda Voucher Taksi

Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian pilih menu Denda maka akan tampil semua daftar denda. Jika denda sudah dilunasi oleh karyawan yang bersangkutan maka Admin Operasional akan mengubah statusnya menjadi “Lunas”.

7. Activity Diagram Membayar Denda

(23)

Karyawan membuka aplikasi, kemudian pilih menu denda maka kan tampil daftar denda sesuai denda yang dimiliki.

8. Activity Diagram Mengelola Daftar Karyawan

Gambar 3. 12 Activity Diagram Mengelola Data Karyawan

Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Karyawan, didalam menu ini terdapat data Karyawan yang akan ditampilkan. Admin Operasional dapat mengelola data Karyawan tersebut.

(24)

9. Activity Diagram Mengelola Data Proyek

Gambar 3. 13 Activity Diagram Mengelola Data Proyek

Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Proyek, didalam menu ini terdapat data Proyek yang akan ditampilkan. Admin Operasional dapat mengelola data Proyek tersebut.

(25)

10. Activity Diagram Mengelola Data Voucher

Gambar 3. 14 Activity Diagram Mengelola Data Voucher

Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Voucher, didalam menu ini terdapat data Voucher yang akan ditampilkan. Admin Operasional dapat mengelola data Voucher tersebut.

(26)

3.5.1.3. Sequence Diagram Sistem Usulan

1. Sequence Diagram Membuat Permintaan Voucher Taksi

Gambar 3. 15 SequenceDiagram Membuat Permintaan Voucher Taksi

Karyawan membuka aplikasi, kemudian masuk ke menu permintaan voucher taksi dan aplikasi akan menampilkan form permintaan voucher taksi. Pada form ini karyawan akan mengisi data permintaan voucher taksi kemudian klik tombol kirim. Maka aplikasi akan mengirimkan permintaan voucher taksi kepada admin operasional.

2. Sequence Diagram Memberikan Voucher Taksi

Gambar 3. 16 SequenceDiagram Memberikan Voucher Taksi

Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian masuk ke menu permintaan voucher dan aplikasi akan menampilkan daftar permintaan voucher taksi. Sesuai dengan daftar permintaan yang masuk kemudian Admin Operasional akan memberikan voucher taksi kepada Karyawan dan menceklist daftar permintaan voucher taksi yang sudah diberikan.

(27)

3. Sequence Diagram Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi

Gambar 3. 17 Sequence Diagram Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Karyawan membuka aplikasi, kemudian pilih menu klaim voucher maka aplikasi akan menampilkan form klaim voucher taksi. Isi form klaim voucher taksi kemudian klik tombol kirim, maka data akan tersimpan ke data base dan aplikasi akan mengirimkan workflow persetujuan kepada atasan karyawan.

4. Sequence Diagram Memberikan Persetujuan Klaim

Gambar 3. 18 Sequence Diagram Memberikan Persetujuan Klaim

Peminpin Proyek (Leader) atau Manajer Proyek membuka aplikasi, kemudian buka tugas yang tersedia pada daftar tugas, maka akan tampil halaman persetujuan dan

(28)

data detail penggunaan voucher taksi. Setelah itu lakukan persetujuan, jika klaim di setujui maka akan langsung masuk ke laporan penggunaan. Sedangkan jika ditolak maka klaim akan masuk ke daftar denda dan laporan penggunaan. Dan jika revisi workflow klaim dikembalikan ke karyawan untuk direvisi jika ada kesalahan data.

5. Sequence Diagram Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi

Gambar 3. 19 Sequence Diagram Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Manajer Proyek atau Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian pilih menu laporan maka akan tampil halaman laporan voucher taksi. Untuk membuat laporan yang lebih spesifik, Manajer Proyek atau Admin Operasional dapat mengisi kriteria laporan. Sehingga laporan yang disajikan akan sesuai dengan kriteria yang diinginkan. 6. Sequence Diagram Mengelola Denda

Gambar 3. 20 Sequence Diagram Mengelola Daftar Denda

Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian pilih menu Denda maka akan tampil semua daftar denda. Jika denda sudah dilunasi oleh karyawan yang bersangkutan maka Admin Operasional akan mengubah statusnya menjadi “Lunas”.

(29)

7. Sequence Diagram Membayar Denda

Gambar 3. 21 Sequence Diagram Membayar Denda

Karyawan membuka aplikasi, kemudian pilih menu denda maka akan tampil daftar denda sesuai denda yang dimiliki.

8. Sequence Diagram Mengelola Data Karyawan

Gambar 3. 22 Sequence Diagram Mengelola Data Karyawan

Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Karyawan. Admin Operasional dapat menambah, mengubah dan menghapus data Karyawan.

(30)

9. Sequence Diagram Mengelola Data Proyek

Gambar 3. 23 Sequence Diagram Mengelola Data proyek

Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu proyek. Admin Operasional dapat menambah, mengubah dan menghapus data proyek. 10. Sequence Diagram Mengelola Data Voucher

Gambar 3. 24 Sequence Diagram Mengelola Data Voucher

Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Voucher. Admin Operasional dapat menambah, mengubah dan menghapus data Voucher.

(31)

3.5.1.4. Class Diagram Sistem Usulan

(32)

Tabel 3. 24 Tabel karyawan

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_karyawan int 8 Primary Key

2 nama varchar 30 Nama karyawan

3 jabatan varchar 20 Jabatan karyawan

4 level char 2 Level karyawan

5 password varchar 8 Password login

6 username varchar 30 Username login

7 status enum(Active,Inactive) Status karyawan

8 createdDate date - Tanggal pembuatan

9 modifiedDate date - Tanggal ubah

Tabel 3. 25 Tabel proyek

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_proyek char 10 Primary Key

2 pelanggan varchar 50 Nama pelanggan

3 nama_proyek text - Nama proyek

4 status enum(Active,Inactive) - Status proyek

6 modifiedDate date - Tanggal ubah

Tabel 3. 26 Tabel voucher

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 kode_voucher char 9 Primary Key

2 status char 4 Status penggunaan

(33)

Tabel 3. 27 Tabel permintaan_voucher No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_ permintaan int 8 Primary Key

2 tanggal_minta date - Tanggal permintaan voucher 3 tanggal_diberikan date - Tanggal pemberian voucher

4 status varchar 9 Status penggunaan voucher

5 kd_voucher char 9 Forreign key

6 id_karyawan Int 8 Forreign key

Tabel 3. 28 Tabel denda

1 id_denda Int 8 Primary Key

2 nilai_denda Int 6 Nilai yang harus dibayar

3 keterangan text - Keterangan

4 Tanggal date - Tanggal ubah

Tabel 3. 29 Tabel workflow

1 id_workflow int 8 Primary Key

2 tanggal_penggunaan date - Tanggal penggunaan 3 tanggal_pengajuan date - Tanggal pengajuan klaim

4 tujuan varchar 100 Tujuan menggunakan taksi

5

keperluan varchar 100 Keperluan menggunakan

taksi

6 nilai int 7 Nilai atau harga taksi

7

lampiran varchar 20 foto voucher yang telah

digunakan 8

tipefile Varchar 10 Tipe image yang

dilampirkan 9

ukuranfile varchar 20 Ukuran image yang

dilampirkan

(34)

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Pimpinan Proyek 11

manajer_proyek varchar 30 Approver kedua yaitu

Manajer proyek

12 status Char 15 Status approval

13 flag Char 2 Flag approval

14 status_denda Char 11 Status pembayaran denda

15 nilai_denda Int 8 Nilai yang harus dibayar

16 id_karyawan int 8 Forreign key

17 kd_proyek char 10 Forreign key

18 kd_voucher char 9 Forreign key

19 id_denda Int 8 Forreign key

Tabel 3. 30 Tabel riwayat No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_riwayat int 8 Primary Key

2 tanggal date - Tanggal melakukan aksi

3 komentar varchar 150 Komentar dari approver 4 aksi varchar 15 Aksi yang dilakukan approver

5 id_karyawan int 8 Forreign key

6 id_transaksi int 8 Forreign key

Tabel 3. 31 Tabel bayar_denda No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_bayar_denda int 8 Primary Key

2 tanggal date - Tanggal melakukan pembayaran

3 nilai_denda int 8 Jumlah denda

4 bayar int 8 Jumlah pembayaran denda

5 sisa_denda int 8 Jumlah denda dikurangi bayar 6 no_rekening char 20 No rekening perusahaan

(35)

8 status char 11 Status denda

9 keterangan text - Keterangan pembayaran

10 id_workflow int 8 Forreign key

3.5.1.5. Rancangan Struktur Menu Aplikasi

Perancangan menu aplikasi di dasari oleh proses yang harus bagaimana digambarkan dalam use case diagram dan activity diagram. Berdasarkan hal tersebut, maka menu aplikasi dirancang sesuai dengan kebutuhan aktor.

A. Rancangan Layar Aplikasi

Berikut merupakan rancangan layar aplikasi yang diusulkan : 1. Rancangan Layar Halaman Login

Gambar 3. 26 Rancangan Layar Halaman Login

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman yang akan digunakan untuk melakukan login. Pada Form Login pilih account sesuai kategori level, lalu masukkan username dan password kemudian tekan login.

2. Rancangan Layar Halaman Home

(36)

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Home yang mana pada halaman ini tersedia daftar tugas yang harus dikerjakan oleh masing-masing user.

3. Rancangan Layar Halaman Form Permintaan Voucher

Gambar 3. 28 Rancangan Layar Halaman Form Permintaan Voucher

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Form Permintaan Vocuher yang akan digunakan oleh karyawan untuk melakukan permintaan voucher taksi.

4. Rancangan Layar Halaman Daftar Permintaan Voucher

(37)

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Daftar Permintaan Voucher, yang mana halaman ini berfungsi untuk transaksi permintaan voucher antara karyawan dan Admin Operasional. Permintaan dapat dibatalkan jika masih berstatus permintaan dan tersedia.

5. Rancangan Layar Halaman Form Klaim Voucher

Gambar 3. 30 Rancangan Layar Halaman Form Klaim Voucher

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman pengajuan klaim voucher taksi yang akan digunakan oleh karyawan untuk mengajukan klaim voucher taksi yang telah digunakan.

(38)

6. Rancangan Layar Halaman Riwayat Klaim a. Daftar Riwayat

Gambar 3. 31 Rancangan Layar Halaman Riwayat Klaim

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Riwayat Persetujuan Klaim, yang mana pada halaman ini karyawan dapat melihat status dan progress kalim yang telah diajukan.

7. Rancangan Layar Halaman Persetujuan Klaim Voucher Taksi

(39)

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Persetujuan Klaim Vocuher Taksi, halaman ini digunakan untuk melakukan persetujuan klaim yang telah diajukan oleh Pemimpin Proyek dan Manajer Proyek yang bersangkutan.

8. Rancangan Layar Halaman Denda

Gambar 3. 33 Rancangan Layar Halaman Denda

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Denda, pada halaman ini karyawan dapat melihat denda yang dimilkinya dan halaman ini juga digunakan untuk melakukan pembayaran denda.

9. Rancangan Layar Halaman Laporan

(40)

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman laporan, pada halaman ini disediakan laporan penggunaan voucher taksi. Laporan dapat disediakan berdasarkan tanggal, peroyek atau pengguna.

10. Rancangan Layar Halaman Master Karyawan

Gambar 3. 35 Rancangan Layar Halaman Master Karyawan

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Master Karyawan, pada halaman ini Admin Operasional dapat mengelola data karyawan.

11. Rancangan Layar Halaman Master Proyek

(41)

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Master Proyek, pada halaman ini Admin Operasional dapat mengelola data Proyek.

12. Rancangan Layar Halaman Master Voucher

Gambar 3. 37 Rancangan Layar Halaman Master Voucher

Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Master Voucher, pada halaman ini Admin Operasional dapat mengelola data voucher.