20
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB
(STUDI KASUS PERPUSTAKAAN KOPERTIS WILAYAH I SUMUT)
Barany Fachri
Manajemen Informatika, Amik Royal Kisaran
Jl. Imam Bonjol No.179 Kisaran, Telp: 0623-42451, Faksimili: 0623-42366 Email: barany.fachri@yahoo.com
Abstract
The process of collection of books and journals using the manual system is done on the library Kopertis Region I will take a great deal because jumalh books and journals continue to grow then Kopertis Region I in terms of addressing these problems requires a computer-based system. In connection with the above, then designed a web-based information system pertpustakaan so that users can record the entire collection of books and journals with precise, fast and accurate.The results of this study resulted in a program library of web-based information system that can be used by the library administration officials, members of the library as well as web users Kopertis Region I North Sumatra.Applications that have been used to assist users in updating,downloading and searching for data or juraldesiredbook.
Keywords: applications, libraries, Information Systems, Information Systems Library.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi sistem informasi pada masa sekarang ini mengalami kemajuan yang pesat. Penggunaan teknologi sistem informasi dalam menyampaikan informasi sangatlah membantu dan bermanfaat bagi lembaga, instansi atau perusahaan. Penyampaian informasi dengan sistem informasi tidak membutuhkan waktu yang lama dan dapat dilakukan darimana saja. Informasi yang ditampilkan dan disajikan dapat berubah seiring jalannya waktu sehingga lebih up to date dan terbaru. Kemudahan ini yang membuat sistem informasi sebagai sarana penyebar informasi lebih digemari.
Salah satu bagian di instansi yang membutuhkan sistem informasi yang akurat dan cepat adalah bagian perpustakaan. Pada instansi Kopertis Wilayah I, Perpustakaan merupakan bagian yang menunjang perkembangan pengetahuan dari civitas yang ada di instansi Kopertis Wilayah I Sumut. Dengan bertambahnya koleksi buku dan jurnal, diperlukan penangan ekstra dalam melakukan pemeliharaan data buku dan jurnal sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat. Penggunaan sistem informasi perpustakaan dapat membantu Kopertis dalam meningkatkan efektivitas kinerja dan efisiensi waktu serta biaya yang timbul dari kegiatan perpustakaan. Selain itu juga dapat membantu dalam proses pemeliharaan data perpustakaan.
Pada perpustakaan Kopertis Wilayah I Sumut masih belum sistematis dan akurat, sehingga berdampak pada seringnya terjadi kesalahan pada penghitungan jumlah koleksi buku dan jurnal yang ada diperpustakaan Kopertis wilayah I. Hal ini dikarenakan tidak tepatnya pengolahan data yang terkait dalam mendapatkan informasi koleksi buku
dan jurnal. Selain itu untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan koleksi dibutuhkan waktu yang lama. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan diharapkan memperbaiki dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat sehingga tidak terjadi hambatan dan kendala dalam pendataan koleksi buku dan jurnal oleh kelalaian sumber daya manusianya, pada saat proses pemeliharaan data koleksi buku yang ada pada perpustakaan tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian Latar Belakang Masalah di atas, penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:
a. Bagaimana cara terintegrasinya data-data buku dan jurnal pada perpustakaan Kopertis Wilayah I, sehingga keberadaannya teratur?
b. Bagaimana cara menyimpan data berbasis database, sehingga proses pengolahan dan pencarian data menjadi lebih cepat dan efisien?
c. Bagaimana cara proses pengolahan, sehingga data dan informasi yang dihasilkan akurat dan aktual?
1.3 Batasan Masalah
Pembahasan masalah yang dilakukan dapat terarah dengan baik dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas, yakni:
a. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan PHP sebagai Server Side Programming Language dan MySQL sebagai database servernya.
b. Sistem yang dibuat hanya membahas tata cara pendownloadan jurnal dan mendata koleksi buku.
21
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan membuat sistem informasi perpustakaan berbasis web pada Kopertis wilayah I yaitu :
a. Membuat sistem perpustakaan berbasis web yang akan dipergunakan oleh bagian perpustakaan, sehingga dapat membantu petugas dalam mendata koleksi buku dan jurnal.
b. Merancang sistem informasi pengolahan data perpustakaan menjadi komputerisasi berbasis web.
Adapun manfaat sistem informasi perpustakaan berbasis web ini adalah sebagai berikut:
a. Sistem yang dibuat tentang perpustakaan menjasi informasi yang bermanfaat dalam pengolahan data berbasis web.
b. Mempermudah user dalam proses pengumpulan dan mengolah data-data koleksi buku pada Perpustakaan Kopertis Wilayah I Sumut.
2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem
Secara umum sistem dapat didefenisikan sebagai sekumpulan elemen atau sub sistem yang saling bekerja sama dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai suatu tujuan. (Edhy Sutanta,2003:4). Sistem memiliki bentuk umum yang terdiri atas masukan (Input), proses dan keluaran (output), dalam bentuk umum sistem ini terdapat satu atau lebih masukan yang akan diproses dan akan menghasilkan suatu keluaran. Bentuk umum dari sistem tersaji pada gambar dibawah ini.
Gambar 1. Bentuk Umum Sistem
2.2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. (Jogianto Hartono,Analisis dan desain 2005, H:11).
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas Informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok (Agus Mulyanto, 2009:20) yaitu :
1) Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi
gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya
2) Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datanya tidak boleh terlambat (using). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang bail, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
3) Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevandi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, dalam bukunya Agus Mulyanto (2009:29) mengutip beberapa pendapat para ahli, diantaranya :
Menurut James Alter, sistem informasi adalah “kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.”
Menurut Bodnar dan Hopwood, sistem informasi adalah “kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.”
Menurut Turban, McLean dan Waterbe, sistem informasi adalah “sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan spesifik.”
Menurut Joseph Wilkinson, sistem informasi adalah “kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, computer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.”
Dari beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen sistem, yaitu software, hardware dan brainware yang memproses informasi menjadi sebu ah output yang berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam suatu organisasi.
Ada 4 operasi dasar dari ssitem informasi yaitu, mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. Informasi mungkin dikumpulkan dari lingkungan dalam atau luar dan memungkinkan didistribusikan ke dalam atau keluar organisasi.
22
3. ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis Permasalahan
Penelitian yang dikembangkan ini merupakan suatu permasalahan yang bertujuan untuk efektifitas dan efisiensi dalam pengaturan perpustakaan di kopertis wilayah I, karena selama ini pendataan pada perpustakaan kopertis wilayah I masih dilakukan secara manual, karena permasalahan itulah dibuat sistem informasi perpustakaan berbasis web.
Dalam pengembangan sistem informasi yang dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi pada perpustakaan Kopertis Wilayah I Sumatera Utara. Masalah tersebut dapat diidentifikasi dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency dan service).
Dari hasil identifikasi tersebut dapat diambil beberapa masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh pustakawan pada perpustakaan Kopertis Wilayah I Sumatera Utara, kemudian dapat dideskripsikan. Sehingga masalah tersebut dapat dipahami dengan baik. Berikut tabel analisis PIECES untuk lebih menjelaskan secara detail. Tabel 3. Analisis PIECES
3.2. Perancangan Proses
A. Diagram Konteks
Gambar 6. Diagram Konteks
B. DFD untuk Sistem Informasi Perpustakaan sebagai berikut:
Gambar 7. DFD Level 0 Sistem informasi perpustakaan
C. DFD Level 1 Pendataan 1) Pendataan Anggota
Gambar 8. DFD Level 1 Sistem Pendataan Anggota 2) Pendataan buku/jurnal
Gambar 9. DFD Level 1 Sistem Pendataan Buku/Jurnal
D. DFD Level 2 Admin
23 E. DFD Level 2 Anggota
Gambar 11. DFD Level 2 Anggota
3.3. Perancangan Flowchart
Langkap prosedur penyelesaian masalah yang diekspresikan dengan serangkaian serangkaian simbol grafis yang baku agar lebih mudah digunakan sehingga akan terhinsar sedini mungkin timbulnya kesalahan interpretasi bagi orang lain terhadap prosedur sistem informasi perpustakaan yang dikembangkan.
Adapun beberapa flowchart yang akan dikembangkan adalah:
A. Flowchart Admin
Gambar 12. Flowchart Admin B. Flowchart Anggota
Gambar 13. Flowchart Anggota
3.4 Perancangan Menu
Perancangan menu merupakan tahapan atau tampilan yang akan dimunculkan apabila anggota/admin melakukan sebuah koneksi agar menghasilkan informasi yang diinginkan.
A. Menu Halaman Utama
Gambar 14. Perancangan Menu Halaman Utama B. Menu Admin
Gambar 15. Perancangan Menu Admin C. Menu Registrasi User
24 D. Menu Anggota
Gambar 17. Perancangan Menu Anggota E. Menu Penambahan Buku
Gambar 18 Rancangan Menu Penambahan Buku F. Menu Buku Tamu
Gambar 19. Rancangan Menu Buku Tamu
4. IMPLEMENTASI
5. 4.1. Kebutuhan Sistem
Adapun kebutuhan sistem yang akan diimplementasikan dan diuji sebagai pendukung aplikasi yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer. Sistem yang diusulkan tersebut merupakan sistem yang telah terkomputerisasi. Sistem tersebut menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan MySQL sebagai penyimpanan database.
Adapun hardware dan software yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah: a. Perangkat Keras (Hardware)
Adapun spesifikasi perangkat keras yang dianjurkan untuk digunakan sebagai server dalam pembuatan program ini adalah:
1) Procesessor Pentium IV 2) Memory 2 GB
3) Harddisk 4) Monitor
5) Keyboard dan Mouse b. Perangkat Lunak (Software)
Adapun perangkat lunak untuk menjalankan program ini adalah:
1) Minimal dengan menggunakan sistem operasi Windows XP
2) Aplikasi software yang dibutuhkan xampp 3) Aplikasi Software yang dibutuhkan Macromedia Dreamweaver 8.
4.2. Implementasi Sistem
Implementasi merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem yang telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem yang lama. Berikut hasil implementasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web pada Kopertis Wilayah I.
1) Form Halaman Utama
Form halaman utama adalah form pertama kali ditampilkan. Adapun tampilan dari form halaman utama adalah terlihat pada Gambar berikut:
Gambar 20. Form Halaman Utama
2) Perancangan Form Admin
Form admin merupakan form yang diperuntukkan bagi admin untuk dapat mengakses menu-menu yang lain seperti penguploadan buku dan lain-lain.
25
3) Form Registrasi Anggota
Form registrasi anggota adalah tampilan untuk menginputkan data diri user yang ingin mendaftar menjadi anggota. Adapun tampilan dari form registrasi anggota adalah seperti terlihat pada Gambar berikut :
Gambar 22. Form Registrasi Anggota
4) Form Anggota
Form anggota merupakan form bagi anggota untuk dapat mengakses ke beberapa menu yaitu update biodata dan jurnal. Berikut tampilan dari Form Anggota.
Gambar 23. Form Anggota
5) Form Buku Tamu
Form buku tamu merupakan form bagi user yang ingin memberikan komentar. Berikut tampilan dari form buku tamu.
Gambar 24. Form Buku Tamu
4.3 Kelebihan dan Kelemahan Sistem
Adapun kelebihan dan kelemahan sistem yang dirancang adalah sebagai berikut :
1) Kelebihan Sistem
a. Database sistem dapat di update.
b. Sistem yang dirancang dapat membantu permasalahan yang ada, pada umumnya permasalahan yang kita ketahui.
c. Sistem yang dirancang dapat diubah sesuai dengan perkembangan tambahan jenis permasalahan yang lainnya.
d. Sistem yang dirancang dapat digunakan oleh orang awam atau oarng tidak begitu paham dengan komputer,karena sistem kerjanya mudah.
2) Kelemahan Sistem
Kelemahan dari sistem yang dirancang adalah sistem belum dapat melayani dan memproses transaksi peminjaman dan transaksi pengembalian.
6. Kesimpulan dan saran
1.
KesimpulanSetelah menyelesaikan Sistem Informasi Perpustakaan berbasis Web studi kasus Perpustakaan Kopertis Wilayah I Sumut, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Dengan adanya Sistem Informasi Perpustakaan berbasis Web diharapkan data buku-buku dan jurnal-jurnal yang ada di perpustakaan Kopertis Wilayah I Sumatera Utara dapat teratur b. Sistem Informasi Perpustakaan menyimpan
seluruh data buku dan jurnal pada database sehingga proses pencarian data menjadi lebih cepat dan efisien.
c. Sistem Informasi Perpustakaan berbasis web mengolah data dan informasi dari database yang diupadate oleh admin sehingga user atau pengguna umum maupun anggota mendapatkan data yang akurat dan selalu terupdate.
2.
SaranAdapun saran-saran yang bisa diberikan untuk penerapan sistem informasi perpustakaan ini agar bisa didapatkan hasil yang maksimal adalah : a. Sebaiknya admin selalu rajin mengupdate data
pada database sehingga data yang tampil/muncul adalah data yang update dan lengkap.
b. Sistem yang dirancang merupakan Sistem Informasi Perpustakaan berbasis web untuk pengembangan sistem dapat dilakukan dengan merancang sistem informasi lain yang dapat memunjang proses pendataan pada perpustakaan dengan mencoba menggunakan metode system pendukung keputusan atau sistem informasi yang lain.
c. Hasil dari sistem informasi perpustakaan hendaknya menampilkan output print out
26 laporan, sehingg memiliki output laporan yang
lebih mudah dibaca pimpinan.
DAFTAR PUSTAKA
Agus Mulyanto, 2009. Sistem Informasi dan Aplikasi. Pustaka pelajar. Yogyakarta
Dokumentasi, Kopertis Wilayah I, 2015.
Edhy Sutanta, 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta
Jogiyanto Hartono, 2005. Analisis & Desain : Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi 2. ANDI. Yogyakarta
Sulistyo Basuki. 2013. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Universitas Terbuka. Depdikbud. Jakarta.
http://www.academia.edu
http://warintek08.wordpress.com/tes/ teknik-informatika.com/model-data
