BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis 1. Sistem
a. Pengertian Sistem
Istilah ”sistem” bukanlah istilah yang baru dikenal. Kata ini banyak sekali digunakan, baik dalam bahasa sehari-hari (informal), maupun dalam bahasa resmi (formal) seperti dalam forum diskusi ataupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam kehidupan sehari-hari, istilah ”sistem” sering disamaartikan dengan ”cara” atau ”metode”. Tetapi pengertian dari ”sistem” yang sebenarnya tidaklah sesederhana itu.
Istilah ”sistem” berasal dari bahasa Latin, yaitu systēma dan bahasa Yunani, yaitu sustēma, yang berarti penempatan atau mengatur. Dalam sebuah pendapat dikatakan bahwa sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output (Widjajanto, 2008). Bagian-bagian yang dimaksud disebut sebagai subsistem, atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur. Sedangkan pengertian sistem yang lain adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Romney dan Steinbart, 2006). Dari defenisi di atas terlihat bahwa suatu sistem terdiri dari banyak bagian atau komponen yang saling
berhubungan dan berinteraksi. Walaupun setiap komponen tersebut memiliki fungsi dan peran yang berbeda, namun semuanya bekerja dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama. Sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
b. Elemen Sistem
Seperti yang dijelaskan dalam Wikipedia Ensiklopedia Bebas (2011), terdapat tujuh elemen yang membentuk sebuah sistem pada umumnya, yaitu: 1) Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal). Apakah itu satu atau banyak, setiap sistem dipastikan memiliki tujuannya sendiri. Tujuan inilah yang menjadi motivasi yang akan mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tidak terkendali dan tidak akan pernah terarah.
2) Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik), maupun yang tidak berwujud.
3) Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi dapat pula berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya sisa pembuangan atau limbah.
4) Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5) Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.
6) Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) pada sistem diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang menggambarkan sekilas mengenai keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7) Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan dapat berpengaruh terhadap operasi sistem, dalam arti dapat merugikan dan juga dapat menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan dapat memacu kelangsungan hidup sistem.
2. Sistem Harus Mampu Melaksanakan Prinsip Keandalan Sistem
Sistem yang memadai bagi perusahaan adalah sistem yang andal, tepat, dan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan untuk mendukung pengendalian internal perusahaan. Sistem yang andal adalah sistem yang mampu mencapai prinsip-prinsip keandalan sistem. Keandalan dari sistem yang diterapkan dalam perusahaan merupakan hal yang krusial dan perlu diberi perhatian khusus karena berkaitan erat dengan kemaksimalan pencapaian tujuan perusahaan. Sistem yang tidak andal dapat memberi dampak negatif bahkan membahayakan, baik bagi perusahaan, pegawai yang menggunakannya, maupun rantai pasokan perusahaan.
a. Prinsip Keandalan Sistem
Menyadari besarnya kebutuhan akan jaminan keandalan sistem informasi, AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) bersama CICA (Canadian Institute of Chartered Accountants) menciptakan suatu pelayanan evaluasi baru yang disebut dengan SysTrust dimana secara independen menguji dan memverifikasi keandalan sistem. Pelayanan ini memberikan jaminan kepada semua pihak bahwa informasi akan benar-benar andal. Empat prinsip untuk menetapkan apakah suatu sistem andal atau tidak menurut SysTrust adalah Ketersediaan, Keamanan, Keterpeliharaan, dan Integritas (Marshall dan Romney, 2006). Keempat prinsip ini akan dijelaskan sebagai berikut:
1) Prinsip Ketersediaan (availability)
Prinsip ini mengatakan bahwa sistem harus tersedia untuk digunakan dan dioperasikan dengan mencantumkannya pada pernyataan atau perjanjian tingkat
pelayanan. Artinya adalah harus terdapat suatu aturan dan kebijakan yang ditetapkan untuk memelihara sekaligus menjaga agar sistem dapat tetap tersedia secara konsisten untuk digunakan, sehingga ketika sistem menghadapi suatu gangguan yang tiba-tiba atau berada dalam kondisi putusnya sumber daya utama yang dibutuhkan untuk menjaga kelangsungan pemakaian dan pengoperasian sistem, sistem dapat tetap berjalan normal atau sistem dapat memiliki waktu tenggat untuk mempersiapkan diri menghadapinya. Apabila kerusakan telah terjadi, terdapat suatu antisipasi resmi oleh perusahaan berupa rencana pemulihan dan lain-lain yang telah dimiliki perusahaan.
2) Prinsip Keamanan (security)
Prinsip ini mengatakan bahwa sistem harus dilindungi dari akses fisik maupun logis yang tidak memiliki otorisasi. Akses secara fisik adalah kemampuan secara fisik untuk menggunakan perlengkapan komputer, sedangkan akses secara logis adalah kemampuan untuk mendapatkan akses ke data perusahaan. Kedua akses ini harus dibatasi dan dikendalikan. Hal ini menolong perusahaan untuk mencegah penggunaan yang tidak pada tempatnya, pemutarbalikan, penghancuran atau pengungkapan informasi dan software, serta pencurian sumber daya sistem.
3) Prinsip Keterpeliharaan (maintainability)
Prinsip ini mengatakan bahwa apabila dibutuhkan sistem dapat diubah atau diperbarui tanpa mempengaruhi ketersediaan, keamanan, dan integritas sistem. Perubahan dokumen yang memiliki otorisasi dan benar-benar teruji sajalah yang
dapat termasuk dalam sistem dan data terkait. Untuk seluruh perubahan yang telah direncanakan dan dilaksanakan, harus tersedia sumber daya untuk mengelola, menjadwalkan, mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan perubahan ke pihak manajemen dan para pemakai yang memiliki otorisasi.
4) Prinsip Integritas (integrity)
Prinsip ini mengatakan bahwa pemrosesan sistem haruslah bersifat lengkap, akurat, tepat waktu, dan diotorisasi. Hal ini dikarenakan sebuah sistem dikatakan memiliki integritas apabila sistem tersebut dapat melaksanakan fungsi yang diperuntukkan baginya secara keseluruhan dan tidak terdapat manipulasi di dalamnya, baik yang tidak diotorisasi maupun yang tidak disengaja (human error).
Untuk setiap prinsip keandalan di atas, berikut adalah tiga kriteria yang dikembangkan untuk mengevaluasi pencapaian prinsip-prinsip tersebut (Marshall dan Romney, 2006):
1) Entitas yang dalam hal ini adalah perusahaan memiliki tujuan kinerja (performance objective), kebijakan, dan standar yang telah ditetapkan, didokumentasikan, dan telah memenuhi tiap prinsip keandalan. Tujuan kinerja (performance objective) yang dimaksud adalah tujuan umum yang ingin dicapai entitas/perusahaan, sedangkan kebijakan adalah peraturan-peraturan yang memberikan arah formal bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya dan memaksimalkan kinerja. Standar adalah sebagai prosedur yang dibutuhkan dalam implementasi, agar sesuai dan searah dengan kebijakan yang ditetapkan.
2) Perusahaan menggunakan sumber daya manusia (karyawan), prosedur, perangkat lunak (software), data, dan infrastruktur untuk mencapai setiap prinsip keandalan dengan berdasarkan pada peraturan dan standar yang telah ditetapkan.
3) Perusahaan melakukan pengawasan sistem dan mengambil tindakan agar tercapai kesesuaian sistem dengan tujuan, kebijakan, dan standar; untuk setiap prinsip keandalan.
b. Pengendalian Utama atas Prinsip Keandalan Sistem
Setelah melihat prinsip-prinsip keandalan sistem dan kriteria yang dikembangkan untuk mengevaluasi pencapaiannya, berikut adalah pengendalian utama atas keandalan sistem dimana sistem yang ada dalam perusahaan harus mendukung pengendalian ini dalam rangka mencapai keandalan sistem.
1) Pengendalian Utama atas Ketersediaan
Hal-hal yang menyebabkan mengapa sistem dapat tidak tersedia bagi para pemakai adalah adanya kegagalan pada hardware dan software, bencana alam, serta tindakan sabotase yang disengaja. Demi memastikan ketersediaan sistem informasi, berikut pengendalian utama yang dilakukan:
a) Meminimalkan waktu kegagalan sistem (system downtime) b) Rencana pemulihan dari bencana (disaster recovery plan)
Tabel 2.1
Pengendalian Utama atas Ketersediaan Kategori Pengendalian Ancaman/ Risiko Pengendalian 1. Meminimalkan waktu kegagalan sistem Hilangnya tenaga listrik/kegagalan sistem yang mengganggu operasi bisnis penting; Kehilangan/ kerusakan data
1. Terdapat kebijakan atau prosedur untuk menangani kehilangan tenaga listrik, kesalahan, kehilangan, atau kerusakan data
2. Jaminan atas bencana dan gangguan 3. Pemeliharaan rutin
4. Sistem pasokan tenaga listrik yang stabil (UPS) 5. Batas toleransi kesalahan (terdapat komponen duplikat yang akan mengambil alih sistem ketika terjadi kegagalan) 2. Rencana pemulihan dari bencana Perpanjangan gangguan atas pemrosesan data serta operasi bisnis karena kebakaran, bencana alam, sabotase atau vandalism
1. Implementasi rencana, menetapkan prioritas
pemulihan, menunjuk penanggungjawab pemulihan, mendokumentasikan dan menguji rencana, terus- menerus meninjau dan merevisi rencana;
2. Penyimpanan jarak jauh data dan file cadangan 3. Prosedur untuk pulih dari kerugian atau kehancuran file
4. Jaminan asuransi
5. Komputer cadangan serta fasilitas komunikasi data
Sumber: Marshall dan Romney, 2006
2) Pengendalian Utama atas Keamanan
Kondisi sistem informasi yang sangat terintegrasi saat ini menyebabkan prosedur-prosedur yang dahulu dilakukan oleh beberapa orang/individu kini dapat digabungkan. Karena itu, siapa pun yang memiliki akses tak terbatas ke komputer, program komputer, dan data, memiliki kesempatan untuk melakukan kejahatan dan menyembunyikan penipuan. Untuk memerangi ancaman ini, organisasi harus mengimplementasikan prosedur pengendalian yang sesuai, seperti pemisahan tugas yang efektif dalam fungsi sistem informasi.
a) Pemisahan Tugas dalam Fungsi Sistem b) Pengendalian atas Akses Secara Fisik c) Pengendalian atas Akses Secara Logis
Pengendalian-pengendalian ini dirinci melalui tabel yang disajikan berikut: Tabel 2.2
Pengendalian Utama atas Keamanan Kategori Pengendalian Ancaman/ Risiko Pengendalian 1. Pemisahan tugas dalam fungsi sistem Penipuan komputer
a. Pembagian yang jelas mengenai otoritas dan tanggung jawab fungsi-fungsi terkait
2. Pengendalian atas akses secara fisik Kerusakan komputer dan file; akses yang tidak memiliki otorisasi ke data rahasia
1. Komputer diletakkan dalam ruang terkunci 2. ID pegawai tetap diminta setiap melakukan akses 3. Jalan masuk ke akses terkunci dengan aman; diawasi
dengan baik
4. Pengunjung harus menandatangani daftar tamu setiap masuk dan meninggalkan lokasi
5. Menggunakan sistem alarm untuk mendeteksi akses di luar jam kerja
6. Batasi akses atas saluran telepon pribadi yang tidak terdeteksi
7. Menginstal pengunci pada PC dan peralatan komputer lainnya
8. Batasi akses ke program, data, serta perlengkapan off-line 9. Menyimpan komponen sistem yang penting jauh dari
bahan berbahaya atau mudah terbakar
10. Memasang detektor asap dan api serta pemadam api 3. Pengendalian atas akses secara logis Akses yang tidak memiliki otorisasi ke software sistem, program aplikasi, serta sumber daya sistem lainnya
1. Klasifikasi pengamanan data: tidak ada batasan, hanya untuk pegawai, hanya untuk pemilik dan manajemen puncak, dan lain-lain.
2. Tetapkan hak akses pegawai dan pihak luar secara jelas 3. Kenali pemakai melalui hal-hal yang mereka ketahui
(password, PIN, jawaban atas pertanyaan pribadi); atau yang mereka miliki (kartu identitas, kartu pegawai aktif), atau melalui karakteristik personal mereka (sidik jari, pola suara, pemindai retina, bentuk wajah, tanda tangan, dan lain-lain)
4. Uji kesesuaian (compability test) untuk menetapkan apakah pemakai memiliki otorisasi untuk melaksanakan tindakan yang akan dilakukannya
Sumber: Marshall dan Romney, 2006
3) Pengendalian Utama atas Keterpeliharaan
Berikut adalah dua kategori pengendalian yang membantu memastikan keterpeliharaan sistem:
a) Pengembangan Proyek dan Pengendalian Akuisisi
Dalam rangka meminimalisasi kegagalan sistem, prinsip-prinsip dasar akuntansi pertanggungjawaban perlu diterapkan pada pengembangan atau akuisisi sistem informasi. Ketaatan pada prinsip ini akan sangat mengurangi kemungkinan pembengkakan biaya dan kegagalan proyek, bahkan akan sangat memperbaiki efisiensi dan efektivitas sistem informasi.
b) Perubahan Pengendalian Manajemen
Dalam rangka mengendalikan perubahan sistem informasi, perusahaan membutuhkan kebijakan, prosedur, dan pengendalian manajemen perubahan dalam sistem secara formal.
Pengendalian-pengendalian ini dirinci melalui tabel yang disajikan berikut: Tabel 2.3
Pengendalian Utama atas Keterpeliharaan Kategori Pengendalian Ancaman/ Risiko Pengendalian 1. Pengembangan proyek dan pengendalian akuisisi Proyek pengembangan sistem mengkonsumsi sumber daya yang sangat banyak
1. Rencana utama strategis jangka panjang
2. Pengendalian proyek (rencana pengembangan proyek, kejadian penting dalam proyek, penugasan
pertanggungjawaban tiap proyek kepada seorang manajer atau tim, evaluasi kinerja tim proyek) 3. Penjadwalan pemrosesan data
4. Pengukuran kinerja sistem: pemasukan data (keluaran per unit waktu); penggunaan (persentase waktu ketika sistem digunakan secara produktif); waktu respons berapa waktu yang dibutuhkan oleh sistem untuk merespons)
5. Peninjauan pascaimplementasi: apakah keuntungan yang diantisipasi tercapai atau tidak
2. Perubahan pengendalian manajemen Proyek pengembangan sistem mengkonsumsi sumber daya yang sangat banyak;
1. Peninjauan berkala semua sistem untuk mengetahui perubahan yang dibutuhkan
2. Semua permintaan diserahkan dalam format baku 3. Pencatatan dan peninjauan permintaan perubahan dan
penambahan sistem dari pemakai yang diotorisasi 4. Penilaian dampak perubahan terhadap keandalan sistem 5. Pengkategorian dan penyusunan semua perubahan
Perubahan sistem yang tidak diotorisasi
6. Prosedur untuk mengatasi hal-hal yang mendadak 7. Pengkomunikasian perubahan ke manajemen dan
pemakai dan persetujuan manajemen atas perubahan 8. Penugasan tanggung jawab khusus bagi semua yang
terlibat dalam perubahan dan awasi kinerja mereka 9. Pengontrolan hak akses sistem
10.Pemastian bahwa perubahan melewati langkah yang sesuai
11.Pengujian semua perubahan
12.Pengembangan rencana untuk melindungi perubahan sistem yang kritis
13.Implementasi fungsi kepastian kualitas 14.Pembaruan dokumentasi dan prosedur
Sumber: Marshall dan Romney, 2006
4) Pengendalian Utama atas Integritas
Enam pengendalian utama atas integritas sistem adalah pengendalian sumber data, rutinitas validasi input, pengendalian entri data on-line, pengendalian pemrosesan dan penyimpanan data, pengendalian output, dan pengendalian transmisi data. Pengendalian-pengendalian ini dirinci melalui tabel yang disajikan berikut:
Tabel 2.4
Pengendalian Utama atas Integritas Kategori Pengendalian Ancaman/ Risiko Pengendalian 1. Pengendalian sumber data Input data yang tidak valid, tidak lengkap, tidak akurat
Desain formulir; formulir yang diberi nomor berurutan; dokumen berputar; pembatalan dan penyimpanan dokumen; peninjauan otorisasi yang sesuai; otorisasi dan kumpulan tugas; pemindaian visual; verifikasi digit pemeriksaan; dan verifikasi login
2. Rutinitas validasi input
Data yang tidak valid atau tidak lengkap dalam file transaksi yang diproses oleh komputer
Pada saat file transaksi diproses, program edit memeriksa field data utama yang menggunakan pemeriksaan edit tersebut: urutan, field, tanda, validitas, batas, jangkauan, kelogisan, data yang berlebihan, dan pemeriksaan kapasitas. Masukkan pengecualian ke dalam catatan kesalahan;
selidiki, koreksi, dan masukkan kembali secara tepat waktu; edit kembali; dan siapkan ringkasan laporan kesalahan
3. Pengendalian entri data on-line
Input transaksi tidak valid atau tidak lengkap yang dimasukkan melalui terminal on-line
Pemeriksaan field, batasan, jangkauan, kelogisan, tanda, validitas, dan data yang redundan; ID pemakai dan
password; pengujian kompatibilitas; sistem entri data secara otomatis; pemberitahuan ke operator selama entri data; prapemformatan; pengujian kelengkapan; verifikasi closed-loop; catatan transaksi yang dipertahankan oleh sistem; pesan kesalahan yang jelas; dan penyimpanan data yang cukup untuk memenuhi persyaratan legal.
4. Pengendalian pemrosesan dan penyimpanan data Data yang tidak akurat atau tidak lengkap dalam file utamayang diproses oleh komputer
Kebijakan dan prosedur (menentukan aktivitas pemrosesan data dan personil bagian penyimpananannya; pengamanan dan kerahasiaan data); pengawasan entri data; rekonsiliasi pembaruan sistem dengan akun pengendali atau laporan, rekonsiliasi jumlah total dalam database dengan jumlah total yang dibuat terpisah; pelaporan penyimpangan, pemeriksaan sirkulasi data, penggunaan label nama file serta mekanisme perlindungan penulisan; mekanisme perlindungan database, pengendalian konversi data;
5. Pengendalian output Output komputer yang tidak akurat dan tidak lengkap
Prosedur untuk memastikan bahwa output sistem sesuai dengan tujuan integritas, kebijakan, dan standar organisasi; peninjauan visual output komputer, rekonsiliasi jumlah total batch; distribusi output secara tepat; output rahasia yang dikirim telah dilindungi dari akses dan modifikasi yang tidak diotorisasi, serta kesalahan pengiriman; Output rahasia atau sensitif disimpan dalam area yang aman; pemakai meninjau kelengkapan dan akurasi output komputer; menyobek output rahasia yang tidak lagi dibutuhkan; laporan kesalahan dan penyimpangan 6. Pengendalian transmisi data Akses yang tidak memiliki otorisasi terhadap data yang ditransmisi
Awasi jaringan untuk mendeteksi poin-poin yang lemah, back-up komponen, desain jaringan untuk mengatasi pemrosesan puncak; pemeliharaan pencegahan; enkripsi data, verifikasi routing (label judul, skema pembuktian keaslian bersama, sistem pemanggilan kembali),
pemeriksaan kesamaan, dan prosedur pengenalan pesan
Sumber: Marshall dan Romney, 2006
3. Sistem Penggajian Karyawan
a. Pengertian Gaji dan Penggajian Karyawan
Gaji merupakan bentuk kontraprestasi atau balas jasa yang diberikan kepada tenaga kerja atau karyawan perusahaan. Tenaga kerja atau karyawan yang dimaksud adalah individu-individu yang bekerja, menjual tenaganya (fisik dan
pikiran), kepada suatu entitas atau perusahaan sebagai bentuk kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan. Gaji diberikan sesuai dengan tugas atau pekerjaan yang telah dilakukan dan harus sesuai pula dengan dengan peraturan/kebijakan perusahaan dan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya jika ada.
Dalam sebuah pendapat dikatakan bahwa gaji adalah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dari pimpinan yang jumlah biasanya tetap secara bulanan atau tahunan (Soemarso, 2003). Sedangkan pengertian lain dari gaji adalah balas jasa yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi (Hariandja, 2002). Dari uraian sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa gaji adalah bentuk kontraprestasi atau balas jasa yang diberikan kepada tenaga kerja atau karyawan perusahaan yang telah berkontribusi dalam pencapaian tujuan perusahaan, yang didistribusikan dalam tiap periode tertentu sesuai kebijakan perusahaan.
Istilah penggajian (payroll) kurang lebih dapat diartikan sebagai suatu cara dan proses pengalokasian sejumlah nominal uang yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode tertentu kepada perusahaan atau lembaga tempat mereka bekerja. Sejumlah nominal uang yang dimaksud di sini adalah gaji itu sendiri.
b. Prosedur Penentuan Gaji
Suatu organisasi dapat melakukan beberapa langkah dalam menentukan gaji, yaitu Analisis Jabatan/Tugas, Evaluasi Jabatan/Tugas, Survei Gaji, dan Penentuan Tingkat Gaji (Sagala, 2010). Hal ini akan dijelaskan sebagai berikut:
1) Analisis Jabatan/Tugas
Analisis jabatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari informasi tentang jabatan/tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas agar berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan standar kerja. Hal ini diperlukan sebagai landasan dalam mengevaluasi tugas.
2) Evaluasi Jabatan/Tugas
Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain. Penilaian pekerjaan secara umum dilakukan dengan mempertimbangkan isi pekerjaan atau faktor-faktor seperti tanggung jawab, keterampilan atau kemampuan, tingkat usaha yang dilakukan dalam pekerjaan, dan lingkungan kerja.
3) Survei Gaji
Survei gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat gaji yang berlaku secara umum dalam perusahaan yang mempunyai jabatan sejenis. Hal ini dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan penentuan gaji.
4) Penentuan Tingkat Gaji
Setelah evaluasi jabatan dan survei gaji dilakukan, maka selanjutnya adalah penentuan gaji dimana akan menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan,. Penentuan jumlah nominal gaji atau tingkat gaji dilakukan berdasarkan peraturan/kebijakan perusahaan yang mengatur tentang
penggajian dimana tentu mengikuti peraturan pemerintah yang terkait dengan penggajian karyawan.
c. Dokumen dalam Sistem Pembayaran Gaji
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi, 2008):
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah 2) Kartu Jam Hadir
3) Kartu Jam Kerja
4) Daftar Gaji dan Daftar Upah
5) Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah 6) Surat Pernyataan Gaji dan Upah
7) Amplop Gaji dan Upah 8) Bukti Kas Keluar
Dokumen-dokumen di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.
2) Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3) Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
4) Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.
5) Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah tiap departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6) Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
7) Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan
ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian
Selain dokumen, perusahaan juga menggunakan catatan akuntansi untuk mencatat setiap transaksi atau perkiraan sehubungan dengan penggajian. Catatan yang dimaksud adalah jurnal umum, kartu harga pokok produk, buku pembantu biaya, dan kartu penghasilan karyawan (Mulyadi, 2008). Catatan-catatan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2) Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3) Buku Pembantu Biaya
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja (selain biaya tenaga kerja langsung) setiap departemen dalam perusahaan.
4) Kartu Penghasilan Karyawan
Kartu ini merupakan catatan atas penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu ini dapat dipakai sebagai dasar perhitungan PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
e. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian karyawan adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan (Mulyadi, 2008). Fungsi-fungsi tersebut dijelaskan sebagai berikut:
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru; menyeleksi calon karyawan; memutuskan penempatan karyawan baru; dan membuat surat keputusan penetapan tarif gaji, kenaikan pangkat/golongan, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form), dan formulir otorisasi tarif (rate authorization form).
2) Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Dokumen yang digunakan pada fungsi ini adalah kartu absen (time card) dan tiket waktu kerja (job time ticket).
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Dokumen yang digunakan pada fungsi ini adalah cek gaji (payroll check).
4) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya hutang gaji, hutang pajak, atau hutang dana pensiun). Bagian fungsi akuntansi yang menangani penggajian adalah:
a) Bagian Hutang
Bagian ini merupakan fungsi pencatatan hutang yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab memroses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar dan memberikan otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut.
b) Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja. c) Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan kartu jam kerja.
5) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji kepada karyawan.
f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Secara umum, sistem penggajian terbentuk dari jaringan prosedur, antara lain: prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji (Mulyadi, 2008), yang akan dijelaskan sebagai berikut:
1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam prosedur ini, yang berperan adalah fungsi pembuatan daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan ke departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
4) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi berperan untuk membuat bukti kas keluar yang telah diotorisasi dan dikirim ke fungsi keuangan.
5) Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menggunakan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Prosedur ini dapat berbeda antarperusahaan sesuai peraturan/kebijakan perusahaan yang bersangkutan.
g. Tata Cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu secara tunai, dengan cek, atau disetorkan langsung ke rekening pegawai (Sagala, 2010). Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Gaji Dibayar dengan Uang Tunai
Jika gaji dibayar dengan tunai, maka daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan mengambil uang tunai dari rekening khusus gaji di bank dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukkan gaji berupa uang tunai tersebut ke dalam amplop gaji dan melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait lalu kemudian membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta tanda tangan masing-masing pada kolom yang telah disediakan.
2) Gaji Dibayar dengan Cek Atas Nama Karyawan yang Bersangkutan
Jika gaji dibayar dengan cek, maka bagian Pengolahan Data Elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian Pengolahan Data Elektronik bersama-sama dengan pencetakan daftar gaji dan catatan untuk karyawan. Nilai cek harus sama dengan nilai neto gaji untuk masing-masing karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek, dan kumpulan catatan karyawan akan diserahkan ke kasir. Kemudian kasir akan melakukan verifikasi, yaitu membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan, maka kasir akan menandatangani daftar gaji dan mebagikan cek gaji kepada karyawan.
3) Gaji Disetorkan Langsung ke Rekening Pegawai
Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, bagian Pengolahan Data Elektronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan pemindahbukuan berikut Daftar Gaji Tambahan yang harus diserahkan ke bank. Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk masing-masing karyawan sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang bersangkutan sudah tersimpan di rekening yang diinginkan. Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di rekening tabungan telah bertambah secara otomatis. Bank akan menyampaikan slip setoran ke Satuan Pengawas Internal dan juga akan menyerahkan rekening koran periodik atas rekening khusus gaji sebagai bahan untuk penyusunan rekonsiliasi. Metode setoran langsung pada rekening pegawai ini adalah salah satu bentuk usaha
peningkatan efektivitas dan juga efisiensi sistem penggajian karyawan karena dapat menghemat waktu dan biaya pemrosesan penggajian.
h. Prosedur Penggajian Karyawan yang Terkomputerisasi
Pada sistem penggajian karyawan yang berbasis komputer, seluruh perhitungan gaji dilakukan oleh sistem. Berikut ini akan dijelaskan prosedur penggajian yang terkomputerisasi, antara lain (Sagala, 2010):
1) Perubahan data personalia seperti penerimaan karyawan baru, pemberhentian karyawan, promosi jabatan, mutasi, dan lain-lain dimasukkan oleh bagian personalia melalui sistem ke dalam file perubahan gaji.
2) Dengan adanya perubahan dalam gaji, master file harus segera di-update atau diperbarui. Hasil updating tersebut dapat digunakan untuk memproses perhitungan gaji serta membuat daftar gaji dan dokumen lainnya.
3) Kartu Jam Kerja dan Kartu Absensi yang ada dicocokkan antara satu dengan lainnya (verifikasi). Setelah cocok, data tersebut diinput ke sistem pada bagian Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data Processing).
4) Sebagaimana pada prosedur pembayaran gaji manual, pembayaran gaji berbasis komputer juga dapat dilakukan dengan menggunakan cek, atau menyetorkan langsung ke rekening masing-masing karyawan/pegawai.
5) Setelah selesai menyerahkan gaji kepada karyawan, maka bagian akuntansi harus membuat jurnal yang berkaitan dengan pembayaran gaji.
6) Selanjutnya, bank menyampaikan slip setoran ke satuan pengawas internal sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi bank.
4. Sistem Penggajian Karyawan Harus Mendukung Pengendalian Internal Perusahaan
Dalam operasionalnya, sistem penggajian karyawan yang tidaklah luput dari berbagai kecurangan. Berikut ini adalah beberapa jenis kecurangan yang dapat terjadi dalam komputerisasi sistem penggajian, antara lain (Lestari, 2009): a. terdapat pegawai (karyawan) fiktif yang mana mengakibatkan penerbitan cek
gaji bukan kepada orang yang benar atau tepat, atau dengan kata lain kepada orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keberlanjutan penerbitan cek gaji setelah pegawai berhenti atau diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya);
b. penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali;
c. penguangan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan;
d. pembuatan kesalahan dalam perhitungan gaji, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya; e. adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan
lain;
f. pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran;
g. pencatatan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah, dan lain-lain.
Melihat berbagai kemungkinan kecurangan diatas, maka sangatlah diperlukan sistem pengendalian internal terhadap gaji dan upah.
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. COSO (Committee of Sponsoring Organization) memberikan defenisi pengendalian internal sebagai berikut (Romney dan Steinbart, 2006):
Pengendalian Intern (internal control) adalah suatu proses, yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan sebagai berikut: a. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi
b. Keandalan pelaporan keuangan
c. Kesesuaian dengan hukum yang berlaku
Sistem penggajian karyawan yang baik dan memadai, selain harus mencapai prinsip keandalan, haruslah juga mendukung pengendalian internal perusahaan. Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008):
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga, dan lain-lain harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Sistem penggajian yang andal tentunya sistem yang juga harus mendukung pengendalian internal perusahaan. Salah satu hal terpenting agar tercipta pengendalian internal penggajian dan pengupahan yang baik dan ideal adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional yang berkaitan dengan penggajian secara tegas, yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Hal ini mendukung pengendalian utama atas keamanan dalam pengujian keandalan sistem penggajian. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian internal yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar. Hal inilah yang tentunya akan terdapat apabila sistem dapat memenuhi prinsip-prinsip keandalan, terutama prinsip keamanan dalam sistem penggajian yang akan dianalisis dan dievaluasi pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan.
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu yang berkaitan dengan analisis sistem penggajian terkomputerisasi antara lain:
1. Penelitian Muhammad Irwan (2004) yang mengambil judul “Sistem Informasi Penggajian pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara” menyatakan bahwasanya sistem penggajian karyawan yang telah diterapkan perusahaan telah efektif dan efisien. Dokumen-dokumen serta catatan-catatan akuntansi yang memadai terkait penggajian karyawan telah tersedia dengan baik. Pemisahan tugas dan tahapan prosedur penggajian juga telah efektif. Namun perusahaan harus tetap berusaha untuk menyesuaikan sistem dalam mengikuti perkembangan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, antara lain dengan komputerisasi penyajian sistem informasi penggajian pegawai, pelatihan komputer bagi staf penggajian, serta penyesuaian insentif dan bonus guna mendorong kemaksimalan kinerja dari para karyawan. Teknik pengumpulan data dilakukan menggunakan teknik observasi dan wawancara, dengan metode yang digunakan untuk menganalisis data adalah metode deskriptif.
2. Penelitian Fifi Maria (2006) yang mengambil judul “Analisis Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. Bank Buana Indonesia, Tbk.” menyatakan bahwasanya PT. Bank Buana Indonesia, Tbk telah menggunakan sistem penggajian yang terkomputerisasi. Sebagian besar prosedur penggajian dilakukan oleh Seksi SDM perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan secara tegas garis wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan dengan daftar tugas (job description) yang jelas. Tetapi peneliti memberikan saran agar sebaiknya
perusahaan membentuk satu seksi khusus untuk mencatat atau mengawasi pencatatan waktu hadir karyawan. Hal ini untuk menghindari tindak kecurangan dan ketidakdisiplinan karyawan yang dapat berdampak negatif pada kemaksimalan kinerja perusahaan. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara, dengan metode yang digunakan adalah metode deskriptif.
3. Penelitian Titien Lestari (2009) yang mengambil judul “Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan pada PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara” menyatakan bahwasanya sistem pengendalian internal gaji dan upah pada perusahaan secara umum dapat disimpulkan baik dan cukup memadai dalam mendukung manajemen. Hal ini ditandai dengan minimnya kecurangan dalam pembayaran gaji dan upah. Perusahaan telah memisahkan fungsi dan wewenang yang terkait dengan penggajian dengan baik, dan prosedur penggajian yang ada juga efisien dan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi. Teknik pengumpulan data dilakukan menggunakan teknik observasi dan wawancara, dengan metode yang digunakan untuk menganalisis data adalah metode deskriptif.
