Lama pengerjaan 1 1 Hari 1 Februari Upload sistem administrasi surat ke server 2 2 Hari 2 3 Februari Pembuatan Manual Book Administrasi Surat

(1)

NO Lama

pengerjaan Tgl Pekerjaan2

1 1 Hari 1 Februari Upload sistem administrasi surat ke server 2 2 Hari 2‐3 Februari Pembuatan Manual Book Administrasi Surat

3 1 Hari 4 Februari Pembuatan Video Tutorial Penggunaan Sistem Administrasi Surat

4 1 Hari 5 Februari Perbaikan Bug Error Unit Bisnis Tidak Terbaca 5 2 Hari 8‐10 Februari Perbaikan Modul Cek data cuti

6 1 Hari 9 Februari Implementasi dan sosialisasi penggunaan sistem kepada karyawan barokah perkasa group

7 6 Hari 11 sd 17 Februari

Revisi penambahan perusahaan ditampilan dashboard, Revisi tampilan pada inputan surat masuk dan keluar , perbaikan database unit bisnis dan perusahaan 8 2 Hari 18 sd 19 Februari Perubahan Nomor Surat dari otomatis ke manual 9 1 Hari 22 Februari Penambahan Inputan Penerima Surat

10 1 Hari 23 Februari Penambahan Fitur Riwayat Peng Input surat pada sistem administrasi surat

11 2 Hari 24‐25 Februari Penambahan Akses 4 User Security Balikpapan dan konfigurasi hak akses user

12 5 Hari 25 Februari Menampilkan perusahaan sesuai dengan unit bisnis yang dipilih

FEBRUARI 2021

(2)

1. Revisi Unit Bisnis tidak terbaca, setelah direvisi unit bisnis dapat ditampilkan sesuai dengan inputan

2. Karna pada sebelumnya terdapat perubahan NIK sehingga menyebabkan data pengajuan cuti menjadi hilang , setelah diperbaiki data dapat ditampilkan kembali . Perbaikan ini terjadi pada sistem databasenya

3. Revisi tampilan unit bisnis di dashboard

(3)

4. Perubahan inputan omor dari otomatis ke manual

5. Inputan penerima surat

6. Penambahan riwayat input

(4)

7. Penambahan user security balikpapan

8. Menampilkan perusahaan sesuai dengan unit bisnis yang dipilih

9. Perubahan struktur organisasi

(5)

10. Tampilan website BPG

11. Video Tutorial

(6)

Manual Book Fitur Adminstrasi Surat - CSM-HR Divisi IT

Buku Panduan

Administrasi Surat Keluar Masuk Pada Sistem CSM-HR

BAROKAH PERKASA GROUP

2021

(7)

A. Pendahuluan

Sistem CSM-HR merupakan salah satu sistem yang dikembangkan oleh divisi IT PT.Barokah Perkasa Group yang digunakan untuk membantu dalam admisnitrasi pengelolaan data pegawai. Dalam sistem CSM-HR terdapat banyak sekali fitur yang disediakan, salah satu fitur baru yang telah dikembangkan dalam sistem ini adalah administrasi surat menyurat, dokumen ini membahas tentang bagaimana penggunaan fitur tersebut.

Terdapat beberapa menu dalam fitur ini diataranya yaitu : 1. Surat Masuk

2. Surat Keluar 3. Format Surat

4. Rekapapitulasi surat masuk dan keluar

Jakarta, 31Januari 2021

(8)

B. Tata Cara Penggunaan

Berikut ini tata cara penggunaan untuk fitur administrasi surat pada sistem CSM-HR.

1. Surat Masuk

Fitur ini digunakan untuk menyimpan dan mencatat data surat masuk kedalam perusahaan, untuk akses ke menu ini pilih menu adminsitrasi surat kemudian pilih menu surat masuk, berikut ini tampilan dari menu tersebut .

Gambar 1. Menu Surat Masuk 1.1 Menambahkan Surat Masuk

Setelah memilih menu surat masuk maka akan memunculkan tampilan dari menu tersebut, berikut ini tampilan dari inputan menu surat masuk.

Gambar 2. Menu Surat Masuk (2)

Untuk menambahkan data surat masuk yang akan di input kedalam sistem , bisa dengan menekan tombol tambah data yang terdapat di tampilan tersebut.

(9)

Berikut ini adalah tampilan dari inputan dari surat masuk pada sistem CSM-HR.

Gambar 3. Form inputan surat masuk

Terdapat beberapa form inputan yang harus di isi kedalam sistem yaitu :

a. Unit bisnis - Unit dari Barokah Perkasa Group

b. Perusahaan - Perusahaan yang menerima surat tersebut c. No. Surat - Nomor dari surat yang diterima

d. Tgl Surat - Tanggal yang terdapat didalam surat e. Isi singkat - Isi dari surat tersebut

f. Upload file - Hasil scan surat tersebut g. Keterangan

Setelah semua form ter isi makan tekan tombol simpan , maka surat akan tersimpan kedalam sistem. Berikut ini tampilan dari surat yang telah tersimpan.

Gambar 4. Tampilan surat yang telah tersimpan

(10)

Manual Book Fitur Adminstrasi Surat - CSM-HR Divisi IT 1.2 Edit Surat Masuk

Untuk edit dari surat masuk , dapat dilakukan dengan cara menekan tombol edit yang terletak pada form , setelah itu maka akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 5. Tampilan form edit surat masuk

Setelah data di update sesuai kebutuhan , kemudian pengguna dapat menyimpan update terbaru dengan menekan tombol save.

2. Surat Keluar

Selain surat masuk , terdapat juga fitur surat keluar ,untuk memilih menu surat keluar , pengguna dapat memilih menu surat keluar. Berikut tampilan dari menu surat keluar :

Gambar 6. Tampilan daftar surat keluar

(11)

Manual Book Fitur Adminstrasi Surat - CSM-HR Divisi IT 2.1 Tambah Surat Keluar

Untuk menambahkan surat keluar caranya sama seperti surat masuk , hanya inputan saja yang membedakan , berikut tampilan dari form inputan surat keluar :

Gambar 7. Tampilan form inputan surat keluar

Terdapat beberapa form inputan yang harus di isi kedalam inputan surat keluar yaitu :

a. Unit bisnis

Setiap unit bisnis memiliki kode surat tersendiri, untuk kode penomoran unit bisnis dapat di input didalam master unit bisnis, berikut tampilan dari menu master unit bisnis.

Gambar 8. Menu data master unit bisnis

(12)

Berikut ini tampilan dari master unit bisnis

Gambar 9. Tampilan unit bisnis

Untuk unit bisnis yang belum terdapat kode surat , dapat ditambahkan dengan memilih tombol edit , kemudian menambahkan kode surat sesuai dengan unit bisnis.

Gambar 10. Tampilan update unit bisnis

b. Divisi

Untuk mendapatkan kode surat sesuai dengan kode surat divisi sesuai dengan unit bisnisnya maka dibutuhkan inputan divisi , form divisi harus di input sesuai dengan unit bisnisnua. Untuk mendapatkan kode divisi harus ditambahkan didalam data master divisi, berikut ini tampilan dari menu master divisi.

Gambar 11. Master divisi

(13)

c. Perihal

Di isi sesuai dengan perihal dari isi surat tersebut, kode perihal surat akan terisi otomatis sesuai dengan inputan.

d. Perusahaan - Perusahaan yang menerima surat tersebut

Di isi sesuai dengan perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut.

e. Tgl Surat

Di isi sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat tersebut.

f. Tujuan

Di isi sesuai dari tujuan surat tersebut akan dikirimkan. Misalnya seperti Perusahaan atau per seorangan.

g. Upload file

Pengguna bisa mengisi inputan ini dengan hasil scan surat atau softcopy surat tersebut.

h. Keterangan

Digunakan untuk menambahkan catatan atau keterangan mengenai surat tersebut apabila diperlukan.

2.2 Edit Surat Keluar

Untuk edit surat keluar , dapat menekan tombol edit, berikut ini tampilan dari form edit surat keluar

Gambar 12. Form Edit Surat

(14)

3. Format Surat

Fitur ini digunakan untuk menyimpan format surat yang telah ditentukan oleh perusahaan , contohnya surat peringatan dan lainnya sehingga pengguna jika ingin menggunakan tinggal download softcopy dari surat tersebut , berikut ini tampilan dari menu format surat :

Gambar 13. Tampilan data format surat

3.1 Tambah Format Surat

Untuk menambahkan format surat dapat dengan menekan tombol tambah , kemudian isi sesuai dengan form yang disediakan. Berikut tampilan dari tambah format surat.

Gambar 14. Tampilan form tambah format surat 3.2 Edit Format Surat

Untuk edit dari format surat dapat dilakukan dengan menekan tombol edit dan update sesuai keinginan. Berikut tampilan dari form edit format surat.

Gambar 15. Tampilan form tambah format surat

(15)

Manual Book Fitur Adminstrasi Surat - CSM-HR Divisi IT 4. Rekapitulasi Surat

Menu ini digunakan untuk menampilkan seluruh jumlah data surat masuk dan keluar, selain itu menu ini juga menampilkan surat tersebut sesuai dengan perusahaanya.

Berikut ini tampilan dari menu rekapitulasi surat.

Gambar 16. Tampilan rekapitulasi surat

Untuk melihat data surat masuk dan keluar disetiap perusahaan , pengguna dapat memilih menu sesuai dengan nama perusahaanya. Berikut salah salah satu dari tampilan data salah satu perusahaan .

Gambar 17. Tampilan data surat masuk berdasarkan perusahaan

Gambar 18. Tampilan data surat keluar berdasarkan perusahaan