1/24
E-SARPRAS” SEBAGAI MEDIA PENGELOLAAN DATA SARANA DAN PRASARANA SATUAN PAUD DAN DIKMAS DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN BANYUMAS
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan XIV
Tahun : 2018
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota
Cluster inovasi : Pendidikan & Kebudayaan Inovator : HERI YULIADI,S.Ag
Jabatan : KEPALA SEKSI SARANA DAN PRASARANA PAUD DAN DIKMAS Instansi : DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN BANYUMAS
Latar Belakang
Salah satu aspek yang seharusnya mendapat perhatian utama oleh setiap satuan pendidikan adalah mengenai fasilitas pendidikan berupa sarana dan prasarana pendidikan. Pemenuhan standar sarana dan prasarana pendidikan harus dicapai oleh semua jenis pendidikan, baik pendidikan formal maupun non formal. Pengertian sarana pendidikan dapat ditinjau dari sisi kedekatannya dengan proses pembelajaran, sarana pendidikan menurut Suharsimi Arikunto (1987: 10) adalah segala sesuatu yang berhubungan secara langsung dengan proses pembelajaran, antara lain: perabotan, buku, alat tulis, dan sebagainya. Apabila kita berbicara tentang sarana pendidikan, maka erat kaitannya dengan prasarana pendidikan, yaitu segala sesuatu yang tidak berhubungan secara langsung dengan proses pembelajaran antara lain bangunan sekolah, ruang kelas, ruang perpustakaan, lapangan, kebun sekolah, dan lain-lain.
Lantip D. Prasojo ( 2005: 2), sarana dan prasarana pendidikan merupakan fasilitas pendidikan yang sangat diperlukan dalam proses belajar mengajar di lembaga pendidikan. Berdasarkan pendapat dari kedua ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa sarana pendidikan merupakan segala sesuatu berbentuk benda atau peralatan yang secara langsung digunakan dalam proses pembelajaran dan berfungsi sebagai penunjang pencapaian tujuan pendidikan. Sedangkan benda-benda yang tidak secara langsung terkait dalam proses pembelajaran namun menunjang pencapaian tujuan pendidikan merupakan pengertian dari prasarana pendidikan.
Pentingnya sarana dan prasarana untuk menunjang proses pendidikan, diatur dalam BAB XII Pasal 45 ayat (1) Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional “Setiap satuan pendidikan formal dan non formal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional, dan kewajiban peserta didik”.
Dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 127 Tahun 2014 tentang Standar Sarana dan Prasarana Lembaga Kursus dan Pelatihan, Peraturan
2/24
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 137 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dalam BAB VIII Pasal 31 ayat (1) “Sarana dan Prasarana merupakan perlengkapan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan kegiatan pendidikan, pengasuhan dan perlindungan anak usia dini”.
Kondisi sarana dan prasarana pendidikan dapat dilihat baik buruknya baik secara kualitas maupun kuantitas dapat ditinjau dari berfungsi tidaknya sarana dan prasarana pendidikan pada proses pembelajaran. Menurut Dikdasmen Depdikbud (1997: 7), bahwa fungsi sarana pendidikan yang berupa alat pembelajaran, alat peraga, dan media pendidikan dalam proses pembelajaran sangat pening guna mencapai tujuan pendidikan.
Menurut Eka Prihatin (2011: 57), prasarana pendidikan dapat diklasifikasikan menjadi dua macam prasarana pendidikan.
1) Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, ruang laboratorium.
2) Prasarana pendidikan yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang kantor, kantor sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang usaha, kesehatan sekolah, ruang guru, ruang kepala sekolah dan tempat parkir kendaraan.
Sarana dan prasarana pendidikan juga sebagai salah satu dari unsur manajemen pendidikan yang memiliki peranan penting dalam proses belajar mengajar, sarana pendidikan merupakan hal yang tidak boleh diabaikan. Sarana dan prasarana pendidikan juga digunakan untuk mempermudah pemahaman siswa tentang materi yang disampaikan di ruang kelas pembelajaran dan dengan mengunakan sarana dan prasarana pendidikan yang tepat dalam program kegiatan belajar mengajar menjadi lebih efektif dan efisien.
Setiap satuan Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Pendidikan Masyarakat (Dikmas) harus memiliki sarana dan prasarana yang sesuai dengan standar nasional pendididikan. Standar sarana dan prasarana adalah kriteria tentang persyaratan pendukung penyelenggaraan dan pengelolaan pendidikan. (Permendikbud No. 137 Tahun 2014). Adapun jenis sarana dan prasarana tersebut meliputi : lahan, ruang kelas, ruang kegiatan, ruang kepala, ruang guru, ruang UKS, kamar mandi/jamban, peralatan edukatif, fasilitas bermain, tempat sampah dan ruang tempat lain yang diperlukan untuk menunjang aktifitas anak yang aman dan dan sehat.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sarana dan prasarana satuan pendidikan termasuk pada PAUD dan Dikmas merupakan salah satu komponen penting yang akan mempengaruhi kualitas proses pembelajaran dan akhirnya akan mempengaruhi kualitas output yang dihasilkan. Mengingat pentingnya akan hal tersebut maka perlu dilakukan kegiatan pengelolaan data sarana dan prasarana sebagai bahan perumusan kebijakan pimpinan. Data yang telah dikelola dengan baik akan dijadikan sebagai bahan perumusan kegiatan rencana pengadaan, pemeliharaan, dan rehabilitasi sarana dan prasarana pada satuan Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Pendidikan Masyarakat (Dikmas).
Tugas pokok dan fungsi Dinas Pendidikan Kabupaten Banyumas berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 54 Tahun 2016 adalah mempunyai tugas membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan bidang pendidikan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada kabupaten. Adapun fungsinya adalah perumusan kebijakan umum, pelaksanaan koordinasi kebijakan umum, pelaksanaan kebijakan umum, pembinaan dan fasilitasi kebijakan, pelaksanaan
3/24
monitoring, evaluasi dan pelaporan, pelaksanaan administrasi pada kesekretariatan, bidang Pembinaan Guru dan Tenaga Kependidikan, bidang Pembinaan Sekolah Dasar, bidang Pembinaan Sekolah Menengah Pertama, dan bidang Pembinaan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat, pengendalian penyelenggaraan tugas Unit Pelaksana Teknis Dinas, pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati, sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Tugas pokok dan fungsi atasan langsung dari penulis adalah Kepala Bidang Pembinaan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat yang mempunyai tugas membantu pimpinan dalam menyusun perumusan konsep dan pelaksanaan kebijakan, pengkoordinasian, pembinaan, fasilitasi, monitoring, evaluasi dan pelaporan tentang PAUD dan Pembinaan Pendidikan Keluaraga, Pendidikan Masyarakat dan Kursus serta Sarana dan Prasarana PAUD dan Dikmas. Adapun fungsinya adalah :
1. perumusan konsep kebijakan meliputi kegiatan PAUD dan Pembinaan Pendidikan Keluaraga, Pendidikan Masyarakat dan Kursus serta Sarana dan Prasarana PAUD dan Dikmas;
2. pelaksanaan kebijakan kegiatan PAUD dan Pembinaan Pendidikan Keluarga, Pendidikan Masyarakat dan Kursus serta Sarana dan Prasarana PAUD dan Dikmas;
3. pengkoordinasian penyusunan program kerja bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas;
4. pengkoordinasian kegiatan bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas;
5. pengkoordinasian, pembinaan, penataan organisasi dan tata laksana bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas;
6. pengkoordinasian, pembinaan, penataan organisasi dan tatalaksana bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas;
7. pengkoordinasian dan penyusunan peraturan perundang-undangan serta pelaksanaan advokasi hukum bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas;
8. mengoordinasikan pembinaan, fasilitasi dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi kegiatan PAUD dan Pembinaan Pendidikan Keluarga, Pendidikan Masyarakat dan Kursus serta Sarana dan Prasarana PAUD dan Dikmas;
9. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas;
10. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan fungsinya.
Bidang Pembinaan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat memiliki 3 (tiga) seksi, yaitu Seksi PAUD dan Bindikel, Seksi Dikmas dan Kursus, Seksi
4/24
Sarana dan Prasarana PAUD dan Dikmas.
Penulis adalah sebagai kepala Seksi Sarana dan Prasarana PAUD dan Dikmas yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pembinaan dan fasilitasi, monitoring, evaluasi dan pelaporan tentang pengendalian, pengembangan dan pengelolaan sarana dan prasarana PAUD dan Dikmas. Adapun uraian tugasnya adalah :
1. menyiapkan bahan penyusunan program kerja sarana dan prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat sebagai pedoman dan acuan pelaksanaan tugas;
2. menyusun konsep kebijakan dan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria sarana dan prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat sebagai bahan pelaksanaan kegiatan;
3. melaksanakan koordinasi tentang sarana dan prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat dengan unit kerja di lingkungan Dinas Pendidikan agar terujud singkronisasi pelaksanaan tugas dinas;
4. mendistribusikan tugas dan menyelia tugas bawahan sesuai dengan tugas dan kompetensi bawahan dengan prinsip pembagian tugas habis;
5. menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan sarana dan prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;
6. menyiapkan perumusan rencana pengadaan, pemeliharaan dan rehabilitasi sarana dan prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;
7. menyiapkan perumusan bahan pertimbangan penggunaan dana pendidikan dari pemerintah dan masyarakat untuk sarana dan prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;
8. mengarahkan dan menilai kinerja bawahan dengan mengevaluasi hasil kerja bawahan untuk memacu prestasi kerja;
9. menyampaikan saran dan masukan kepada pimpinan untuk bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
10. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan sarana dan prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;
11. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
5/24
Adapun penulis dalam melaksanakan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya menemukan kendala dengan penyiapan bahan program kerja seksi sarana dan prasarana sebagai pedoman dan acuan pelaksanaan tugas dimana rincian dari kegiatan ini diantaranya mendata kebutuhan sarana dan prasarana satuan pendidikan, mengolah data, menganalisa kebutuhan sarana dan prasarana satuan pendidikan kemudian mengklasifikasikannya berdasarkan skala prioritas kebutuhan sarana dan prasarana masing-masing satuan pendidikan belum berjalan sesuai dengan harapan.
Hal ini terjadi salah satunya kurang meresponya satuan pendidikan ketika dimintai data sarana dan prasarana, banyaknya jumlah satuan pendidikan baik PAUD maupun Dikmas yang masih belum sesuai dengan standar nasional pendidikan, satuan pendidikan merasa sulitnya mengakses bantuan baik dari daerah maupun pusat
khususnya yang berstatus lembaga swasta. Keterbatasan sumber pendanaan untuk penanganan sarana dan prasarana lembaga PAUD dan Dikmas masih rendah baik secara persentase maupun nominatif bila dibandingkan dengan kebutuhan untuk memenuhi semua permasalahan sarana dan prasarana yang ada. Data pokok
pedidikan (Dapodik) sebagai aplikasi yang bersifat nasional di dalamnya terdapat konten/menu data sarana dan prasarana. Namun dalam sistem tersebut masih bersifat umum sebagai data dasar yang belum secara spesifik memunculkan prioritas kebutuhan penanganan sarana dan prasarana yang ada di satuan pendidikan.
Data Kondisi Satuan PAUD dan Dikmas
Berdasarkan data dari profil Dinas Pendidikan Kabupaten Banyumas, khususnya pada bidang PAUD dan Dikmas diperoleh gambaran kondisi sarana prasarana lembaga sebagai berikut :
1. Kategori Taman Kanak-Kanak (TK) negeri/swasta
Berdasarkan data yang ada pada Tahun 2016/2017, jumlah TK negeri jauh lebih sedikit bila dibandingkan dengan TK swasta. Hanya ada 4 TK negeri dari sejumlah lembaga TK yang ada sebanyak 628, peserta didik sebanyak 6.329, tenaga pendidik dan kependidikan sebanyak 2.190, ruang kelas sebanyak 1.191 dengan rincian 278 dengan kondisi baik, 832 kondisi rusak ringan, 43 kondisi rusak sedang, dan 38 kondisi rusak berat.
2. Kategori Kelompok Bermain (KB)
Berdasarkan data yang ada pada Tahun 2016/2017, jumlah KB sebanyak 359, peserta didik sebanyak 824, tenaga pendidik dan kependidikan sebanyak 1.094, ruang kelas sebanyak 402 dengan rincian 119 dengan kondisi baik, 237 kondisi rusak ringan, 21 kondisi rusak sedang, dan 25 kondisi rusak berat.
3. Kategori Taman Penitipan Anak (TPA)
Berdasarkan data yang ada pada Tahun 2016/2017, jumlah TPA sebanyak 15, peserta didik sebanyak 278, tenaga pendidik dan kependidikan sebanyak 39, ruang kelas sebanyak 17 dengan rincian 15 dengan kondisi baik, 2 kondisi rusak ringan.
6/24
4. Kategori Satuan Paud Sejenis (SPS)
Berdasarkan data yang ada pada Tahun 2016/2017, jumlah SPS sebanyak 197, peserta didik sebanyak 561, tenaga pendidik dan kependidikan sebanyak 712, ruang kelas sebanyak 239 dengan rincian 43 dengan kondisi baik, 179 kondisi rusak ringan, 10 kondisi rusak sedang, dan 7 kondisi rusak berat.
5. Kategori Pendidikan Masyarakat (Dikmas)
Berdasarkan data yang ada pada Tahun 2016/2017, jumlah Satuan Dikmas terdiri dari :
a. Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) sebanyak 3 lembaga, yang masing-masing memiliki daerah binaan sebanyak 9 kecamatan;
b. Pusat Kegitan Belajar Masyarakat (PKBM) sebanyak 47 lembaga yang tersebar di masing-masing wilayah kecamatan di Kabupaten Banyumas. Masing-masing PKBM memiliki 3 (tiga) layanan program pendidikan masyarakat;
c. Lembaga Kursus Pelatihan (LKP) sebanyak 93 lembaga;
d. Taman Bacaan Masyarakat (TBM) sebanyak 15 lembaga.
Total jumlah Satuan Dikmas tersebut di atas ada sebanyak 158 lembaga, peserta didik sebanyak 612, tenaga pendidik dan kependidikan sebanyak 377.
IDENTIFIKASI MASALAH
Adapun permasalahan yang dihadapi saat ini terkait dengan sistem informasi data sarana dan prasarana bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas sebagaimana telah diuraikan sebelumnya dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
1. Kabupaten Banyumas memiliki jumlah lembaga PAUD dan Dikmas yang besar di Jawa Tengah yang mengharuskan pemerintah daerah menyediakan sarana
7/24
prasarana yang sangat besar pula guna menunjang keberhasilan program pendidikan di Kabupaten Banyumas;
2. Data sarana dan prasarana yang ada selama ini belum dikelola dengan baik dan pengelolaannya yang masih bersifat manual yang menyebabkan kesulitan dalam hal pendataannya dan memerlukan waktu yang lama untuk pengambilan keputusan terutama dalam hal pengadaan sarana prasarana melalui anggaran yang ada;
3. Data dan informasi sarana dan prasarana belum akurat dan valid ditunjukan dengan tidak semua lembaga ketika dimintai data yang secara manual tidak dipenuhi;
4. Belum maksimalnya penggunaan teknologi informasi dalam mengolah dan mengupdate data sarana prasarana yang ada di lembaga
5. Belum adanya pendataan dan pengolahan data dan informasi sarana dan prasarana yang ada pada lembaga di Kabupaten Banyumas sehingga memunculkan dampak sebagai berikut :
a. Pelaporan dan pengadministrasian data sarana prasarana yang ada di sekolah masih bersifat manual atau data kertas;
b. Seringkali data yang diminta dan diserahkan ke Dinas Pendidikan tidak tepat waktu sehingga validitas, pengolahan dan pengiriman data guna pengambilan kebijakan menjadi terlambat.
6. Terbatasnya sumber daya manusia yang terlatih di bidang teknis pengolahan data informasi sarana prasarana baik pada dinas pendidikan maupun lembaga.
Dari permasalahan tersebut yang di atas, sebagai masalah utama dalam proyek perubahan ini adalah belum adanya sistem aplikasi berbasis online dalam pengelolaan sarana dan prasarana yang mudah, cepat dan selalu update sehingga terwujud data yang akuntable. Permasalahan yang dapat diambil sebagai isu strategis adalah pengelolaan data yang tidak akurat akan mempunyai dampak besar terhadap kegiatan menyusun rencana pengadaan, pemeliharaan dan rehabilitasi sarana dan prasarana Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat. Dalam skala yang besar akan dapat mempengaruhi pengambilan kebijakan dalam penyusunan anggaran bidang pendidikan di Kabupaten Banyumas.
ANALISIS MASALAH
Selanjutnya untuk mencari penyebab dan solusi masalah utama tersebut dilakukan analisis menggunakan Leavitt’s Model. Kondisi yang diharapkan (public demand) dalam pengelolaan data sarana dan prasarana adalah tersedianya data dan informasi yang akurat dan valid dalam suatu wadah system informasi khusus menangani sarana prasarana lembaga PAUD dan Dikmas yang nantinya dijadikan sebagai bahan kegiatan penyusunan kebijakan rencana pengadaan, pemeliharaan dan
8/24
rehabilitasi sarana dan prasarana. Pada kenyataanya data dan informasi sarana prasarana yang dikelola oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Banyumas khususnya di bidang PAUD dan Dikmas masih kurang valid dan akurat sehingga pihak pengelola kegiatan sarana dan prasarana mengalami kesulitan dengan harus melakukan pendataan secara manual dengan melakukan verifikasi atau croschek ke masing-masing lembaga. Hal ini akan dapat menjadikan kendala dalam kegiatan penyusunan rencana pengadaan, pemeliharaan dan rehabilitasi sarana dan prasarana.
1. Tugas (Task)
menyiapkan bahan penyusunan program kerja pada seksi sarana dan prasarana PAUD dan Dikmas sebagai pedoman dan acuan pelaksanaan tugas. Kegiatan ini merupakan kegiatan awal dalam tahapan proses rencana kegiatan yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi seksi sarana prasarana PAUD dan Dikmas. Adapun yang dicermati oleh penulis dalam mengkaji uraian tugas ini adalah menyusun bahan kebijakan sasaran lembaga dalam hal pengadaan, pemeliharaan, rehabilitasi sarana dan prasarana.Jadi dalam kegiatan ini adalah pengelolaan data kebutuhan lembaga terkait dengan sarana dan prasarana.
Dalam kenyataan yang ada pengelolaan data sarana dan prasarana masih bersifat manual sehingga akan butuh waktu yang cukup lama. Validitas data dengan menggunakan sistem manual juga kadang tidak sesuai dengan kondisi eksistingnya. Oleh karena itu perlu kegiatan tugas/task dalam hal pendataan, pengolahan data, analisa biaya kebutuhan sarpras, serta mengkalsifikasikan berdasarkan skala prioritas sehingga memunculkan data yang valid dan akurat sesuai dengan fakta di lembaga.
2. Struktur (structure)
Dalam proses menyiapkan bahan kegiatan pengelolaan data sarana dan prasarana sudah ada struktur yang mendukung terciptanya pengelolaan kegiatan yang baik.
Struktur alur pengelolaan kebutuhan sarana dan prasarana lembaga antara lain :
a. Data Pokok Pendidikan (Dapodik)
Dalam kenyataannya Dapodik belum maksimal karena data dan informasi yang ada tidak secara khusus mengelola data sarana dan prasarana dari lembaga PAUD dan Dikmas. Tidak semua lembaga PAUD dan Dikmas mengisi data tersebut dengan alasan kesulitan jangkauan internet, sehingga dinas pendidikan mengalami kesulitan dalam melaksanakan kegiatan perencanaan, pemeliharaan, rehabilitasi dan kegiatan lainnya;
b. Usulan Data Lembaga ke Dinas Pendidikan
Dalam tahapan ini dilakukan oleh lembaga yang berminat untuk mengajukan permohonan bantuan baik yang bersumber dari daerah maupun pusat. Data yang diusulkan bersifat manual dikirim melalui Unit Pendidikan Kecamatan (UPK) untuk kemudian diteruskan kepada dinas pendidikan.
Dari kedua sumber informasi tersebut maka proses selanjutnya adalah mengelola data sarana dan prasarana dengan mengidentifikasi serta memverifikasi data dari
9/24
masing-masing lembaga tersebut. Data yang telah diverifikasi kemudian akan dijadikan rencana kerja dan input dalam Kebijakan Umum Anggaran (KUA) dan Priorotas Plafon Anggaran Sementara (PPAS). Namun rencana kegiatan yang telah diusulkan hanya sebagian kecil yang bisa dicukupi dengan anggaran pemerintah daerah.
3. Sumber Daya Manusia (people)
Sumber daya manusia yang ada harus bisa diberdayakan semaksimal mungkin sesuai dengan kompetensi di bidangnya, Kualitas pegawai lebih utama dibandingkan kuantitasnya. Setiap sumber daya yang ada harus dapat saling berkoordinasi dengan baik karena merupakan team work agar tujuan organisasi dapat terwujud mudah.
Adapun sumber daya manusia yang ikut terlibat dalam mengelola kegiatan penyusunan bahan kerja dalam menentukan sasaran kebijkan adalah :
a. Seksi Sarana dan Prasarana PAUD dan Dikmas
Jumlah pegawai yang ada hanya ada 3 (tiga) orang yang terdiri dari 1 (satu) orang kepala seksi dan 2 (dua) orang staf. Keterbatasan pegawai untuk melakukan
pengelolaan data sarana dan prasarana lembaga PAUD dan Dikmas yang begitu banyak maka berpengaruh terhadap kualitas kegiatan yang dilakukan. Dengan kondisi beban kerja yang begitu banyak untuk mengurusi data lembaga satuan PAUD sebanyak (1.283 lembaga) dan satuan Dikmas sebanyak (164 lembaga), maka perlu adanya penambahan pegawai yang memiliki kompetensi sesuai bidangnya.
b. Sub Bagian Perencanaan
Jumlah pegawai yang ada sebanyak 6 (enam) orang, yang terdiri dari 1(satu) orang Kepala Sub Bagian dan 5 (lima) orang staf. Terbatasnya pegawai pada subbag perencanaan juga akan berpengaruh terhadap rencana kegiatan karena mengelola rencana kegiatan di semua bidang yang ada di dinas pendidikan.
c. Satuan PAUD dan Dikmas
Setiap satuan PAUD dan Dikmas ada petugas yang menangani data sarana dan prasarana, hanya saja tidak maksimal dikarenakan bukan hanya menangani data tersebut melainkan juga melaksanakan tugas mengajar sehingga kadang pekerjaan pendataan tidak sempat dikerjakan.
4. Teknologi (technology)
10/24
Teknologi diperlukan sebagai sarana penunjang kerja, karena teknologi dapat memaksimal fungsi informasi dan komunikasi. Salah satunya melalui sistem aplikasi berbasis online agar pengelolaan data sarana dan prasarana lembaga dapat dilakukan secara efektif. Data yang dibutuhkan akan lebih cepat tersaji sehingga akan lebih memudahkan dalam melakukan kegiatan perencanaan yang berkaitan dengan sarana dan prasarana. Aplikasi data pokok pendidikan (dapodik) dalam skala nasional belum bisa maksimal karena menu dalam aplikasi itu masih secara umum memuat data tentang pendidikan.
Agar pengelolaan saran dan prasarana dapat berjalan maksimal maka perlu ada aplikasi khusus yang hanya memuat data sarana dan prasarana. Salah satu upaya pengelolaan data tersebut perlu dibuatkan sistem aplikasi berbasis online yang terintegrasi dengan website Dinas Pendidikan Kabupaten Banyumas yang menyediakan data dan informasi sarana dan prasarana untuk dapat di akses oleh masing-masing lembaga satuan PAUD dan Dikmas dan pihak terkait lainnya yang membutuhkan data tersebut.
Berdasarkan deskripsi tersebut di atas, maka hasil diagnostic reading Dinas Pendidikan Kabupaten Banyumas khususnya pada Seksi Sarana dan Prasarana PAUD dan Dikmas adalah sebagai berikut :
Tabel 1.:
Diagnosis permasalahan menurut Model Leavitt’s
analisis masing-masing komponen
Komponen Kondisi sekarang Kondisi yang diinginkan Gap/Kesenjangan
11/24
TUGAS
1. Pengelolaan data sarana dan prasarana masih bersifat manual sehingga butuh waktu yang cukup lama.
2. Validitas data dengan menggunakan sistem manual sering tidak sesuai dengan kondisi eksistingnya.
1. Pengelolaan data sarana dan prasarana yang lebih cepat
2. Pengelolaan data sarana dan prasarana yang valid
1. Pengelolaan data yang masih membutuhkan waktu cukup lama;
2. Pengelolaan data sarana dan
prasarana kurang valid
STRUKTUR
1. Struktur pengelola data sarana dan
prasarana melalui sistem data pokok pendidikan;
2. Struktur pengelola data sarana dan
prasarana secara manual dari satuan PAUD dan Dikmas
1. Efektifitas struktur pengelola data sarana dan prasarana melalui data pokok pendidikan;
2. Struktur pengelola data sarana dan prasarana dari satuan PAUD dan Dikmas tidak secara manual
1. Pengelolaan data dengan sistem aplikasi dapodik belum maksimal;
2. Struktur pengelolaan data belum menggunakan aplikasi secara khusus
12/24
SDM
1. Jumlah pegawai yang terlibat dalam
pengelolaan sarana dan prasarana masih sangat sedikit;
2. Pegawai yang mengelola data sarana dan prasarana belum kompeten.
1. Perlu penambahan pegawai untuk mengelola data sarana dan
prasarana;
2. Perlu diadakan diklat teknis mengenai
pengelolaan data sarana dan prasarana.
1. Masih kurang tenaga yang menangani pengelolaan data sarana prasarana;
2. Banyak tenaga yang belum kompeten mengelola data
TEKNOLOGI
1. Sistem aplikasi dapodik belum efektif karena menu masih bersifat umum;
2. Belum adanya sistem aplikasi yang khusus hanya menu data sarana dan prasarana
1. Efektifitas aplikasi dapodik melalui menu sarana dan prasarana;
2. Perlu adanya pengelolaan data sarana dan prasarana melalui sistem aplikasi berbasis online
1. Belum efektifnya aplikasi yang ada;
2. Belum ada aplikasi data sarpras secara khusus;
Tabel 2.:
Diagnosis permasalahan menurut Model Leavitt’s analisis hubungan
keterkaitan antar komponen
13/24
Komponen Kondisi sekarang Kondisi yang diiinginkan Gap/Kesenjangan
STRUKTUR dengan TUGAS
Struktur pengelolaan data sarana dan prasarana dengan menggunkan aplikasi Dapodik belum maksimal oleh satuan pendidikan, sehingga kegiatan pentahapan pendataan, pengolahan data, analisis kebutuhan juga belum bisa
maksimal.
Pengelolaan data sarana dan prasarana bisa dikelola dengan baik sehingga akan mempermudah dalam kegiatan pendataan, pengolahan data, analisis kebutuhan sarana dan prasarana pada satuan pendidikan.
TUGAS dengan SDM
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi belum didukung dengan SDM yang memiliki kompetensi, hanya menempatkan pegawai yangsudah ada
Tercukupinya SDM yang berkompeten terutama dalam proses pendataan, pengolahan data, analisa kebutuhan sarana dan prasarana.
SDM dengan TEKNOLOGI
Potensi SDM dalam menangani sistem aplikasi data online belum optimal
Melakukan
pemberdayaan kepada pegawai/SDM dalam melakukan pendataan yang berbasis online.
TEKNOLOGI dengan STRUKTUR
Sistem aplikasi Dapodik belum dimanfaatkan secara maksimal oleh masing-masing satuan pendidikan
Adanya sistem aplikasi online yang hanya memuat menu data sarana dan prasarana sehingga satuan
pendidikan akan dengan mudah melakukan input data
14/24
STRUKTUR dengan SDM
Satuan pendidikan masih belum memiliki SDM yang khusus menangani data sarana dan
prasarana sehingga pengelolaan data belum efektif
Satuan pendidikan harus memiliki SDM yang terampil dan khusus untuk menangani data sarana dan prasarana
TUGAS dengan TEKNOLOGI
Dalam melaksanakan tugas pengelolaan data masih banyak lembaga yang menggunakan sistem manual, terlalu birokratis sehingga butuh waktu yang lama untuk pendataan, pengolahan data, analisis kebutuhan sarana dan prasarana
Guna mendukung tugas pengelolaan data sarana dan prasarana yang efektif, perlu adanya sistem aplikasi berbasis online sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama dalam mengolah dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana.
Tabel 3.:
Diagnosis permasalahan menurut Model Leavitt’s
Analisis terhadap komponen lain
Komponen Kondisi Setiap Komponen Komponen Utama yang di Intervensi
Dampak Perubahan Terhadap Komponen Lain
15/24
STRUKTUR
(+) Ada pembagian tugas yang jelas dalam
pengelolaan sarana dan prasarana
(-) Belum adanya tim Pokja yang bertugas melakukan pengelolaan data dan informasi sarana dan prasarana
Struktur tim pokja pengelolaan data sarana dan prasarana pada satuan pendidikan yang efektif.
Tugas :
Terbentuknya tim pokja yang efektif dalam kegiatan pengelolaan data sarana dan prasarana.
SDM :
Peningkatan kualitas tim pokja dalam
pengelolaan data sarana dan prasarana
Teknologi : Pemberdayaan tim pokja pengelolaan data sarana dan prasarana dengan sistem teknologi informasi
16/24
TEKNOLOGI
(+)Adnya sistem aplikasi data pokok pendidikan (dapodik)
(-) Menu dalam sistem aplikasi data pokok
pendidikan (dapodik) masih bersifat umum tentang data pendidikan
Dibutuhkan sistem aplikasi berbasis online yang bersifat khusus mengenai data sarana dan prasarana yang sesuai dengan standar nasional
Struktur :
Efektifitas tim pokja pengelolaan data sarana dan prasarana melalui sistem aplikasi berbasis online.
SDM :
Peningkatan kualitas kerja pengelolaan data sarana dan prasarana melalui aplikasi online.
Tugas :
Sistem pengelolaan data sarana dan prasarana berbasis aplikasi online dalam meningkatkan efektifitas kerja.
17/24
TUGAS
(+)Uraian tugas dan pembagian tugas dalam tupoksi sudah jelas,
(-) Pengumpulan,
pengolahan dan penyajian data sarana prasana satuan pendidikan masih
menggunakan sistem manual
(-) Masing kurang optimalnya pengelolaan data sarana dan prasarana pada satuan pendidikan
Pengelolaan data sarana dan prasarana satuan pendidikan secara efektif untuk meningkatkan akurasi data.
Struktur :
Peningkatan efektifitas tim pokja dalam
melakukan pengelolaan data sarana dan prasarana
SDM :
Peningkatan kualitas SDM melalui
manajemen pengelola data sarana dan prasarana.
Teknologi : Pengelolaan data sarana dan prasarana satuan PAUD dan Dikmas melalui sistem aplikasi online
18/24
SDM
(+)Peningkatan kualitas SDM dalam pengelolaan sarana dan prasarana melalui workshop manajemen sarpras
(-)Terbatasnya Sumber Daya Manusia yang terlatih dalam pengolahan data sarana dan prasarana satuan
pendidikan.
Peningkatan kualitas SDM dalam
pengelolaan data sarana dan prasarana
Struktur : Optimalisasi pengelolaan data sarana dan prasarana melalui tim pokja yang efektif.
Tugas :
Efektifitas SDM dalam mengelola data sarana dan prasarana.
Teknologi :
Peningkatan kualitas SDM dalam
pengelolaan data sarpras melalui teknologi informasi.
Berdasarkan analisis Leavitt Model tersebut diatas dan hasil kegiatan Benchmarking dan Best Practice ke Mal Pelayanan Publik DPMPTSP Provinsi DKI Jakarta dalam pelayanan layanan perijinan dapat diadopsi dan diadaptasi dalam memperkaya konsep penyusunan laporan Laboratorium Kepemimpinan sebagai berikut :
1. Konsep Mal Pelayanan Publik merupakan perubahan mindset pelayanan masyarakat sebagai bentuk komitmen kepala daerah dengan dukungan dari instansi vertikal/kementerian terkait;
2. Mal Pelayan Publik merupakan bentuk penyederhanaan mekanisme layanan pada perijinan tertentu dan bentuk pengemasan layanan yang lebih consumer friendly;
3. Proses perijinan yang masih perlu adanya rekomendasi teknis terkait layanan tata ruang masih harus dikoordinasikan dengan SKPD teknis yang membidangi;
4. Pengembangan teknologi informasi sebagai upaya terobosan yang inovasi untuk bisa merubah layanan model lama yang sangat birokratif menuju penyajian
19/24
layanan yang cepat, murah, mudah dijangkau, transparan, efektif dan efisien;
5. Dengan pelayanan yang terpadu dan berbasis online akan dapat memberikan kepercayaan masyarakat kepada pemerintah sehingga akan dapat meningkatkan indek kepuasan masyarakat yang tinggi .
Dari hasil Benchmarking dan Best Practice ke Mal Pelayanan Publik DPMPTSP Provinsi DKI Jakarta ini, penulis telah melakukan kegiatan dalam bentuk pengamatan, obsevasi secara langsung dengan pegawai, testimoni dengan customer/pelanggan. Dari hasil kegiatan tersebut sekiranya akan dapat memberikan gambaran untuk mengadopsi inovasi-inovasi yang ada pada Mal Pelayanan Publik dengan cara memodifikasi sesuai dengan kondisi yang ada di Kabupaten Banyumas.
Melatarbelakangi tersebut di atas maka penulis melakukan ide gagasan berupa terobosan dalam rangka pengelolaan data sarana dan prasarana satuan PAUD dan Dikmas yang lebih efektif. Data sarana dan prasarana akan dijadikan bahan penyusunan perencanaan program kerja pada seksi sarana dan prasarana PAUD dan Dikmas. Terobosan dalam pengelolaan data sarana dan prasarana tersebut melalui pembuatan sistem aplikasi berbasis online. Sistem ini merupakan suatu upaya spesifikasi data dan informasi yang khusus mengelola sarana dan prasarana di Bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas Dinas Pendidikan Kabupaten Banyumas. Sistem informasi sarana dan prasarana melalui tahapan pendataan, pengolahan, analisis kebutuhan, pengklasifikasikan serta memasukan data kedalam sistem informasi manajemen sarana dan prasarana dengan melibatkan pihak-pihak terkait yang kompeten dengan menggunakan teknologi informasi yang terintegrasi dengan jaringan komputer atau website dinas sehingga dapat diakses dengan cepat, akurat, tepat, dan up to date.
Manfaat
I.
a. Bagi Stakeholder Internal (Dinas Pendidikan)
1. Dapat membantu memudahkan dalam pengelolaan dan pemetaan data sarana dan prasarana satuan PAUD dan Dikmas;
2. Mempermudah dan mempercepat akses layanan data sarana dan prasarana di tingkat dinas pendidikan, unit pendidikan kecamatan maupun pada tingkat satuan PAUD dan Dikmas;
3. Dalam peningkatan kualitas pelayanan publik adalah dapat terlaksananya kegiatan pelayanan pengelolaan data sarana dan prasarana secara lebih terstruktur dari
20/24
mulai pendataan, pengolahan data maupun analisis kebutuhan masing-masing satuan pendidikan;
4. Memiliki data sarana dan prasarana satuan PAUD dan Dikmas yang lebih valid sebagai bahan menyusun kegiatan perencanaan pada seksi sarana dan prasarana PAUD dan Dikmas;
b. Bagi stakeholders eksternal
1. Dapat memberikan akses layanan data dan informasi sarana dan prasarana bidang pembinaan PAUD dan Dikmas secara tertib, transparan, akurat dan akuntabel;
2. Memudahkan koordinasi dengan pihak eksternal sebagai bahan penyusunan kebijakan perencanaa pengembangan sarana dan prasarana satuan pendidikan.
c. Bagi Satuan PAUD dan Dikmas (Lembaga Masyarakat)
1. Dengan pendataan berbasis online akan memudahkan bagi satuan pendidikan dalam pengelolaan data;
2. Dapat mempermudah dalam memberikan informasi data sarana dan prasarana sebagai bahan kegiatan perencanaa, pemeliharaan dan rehabilitasi satuan pendidikan.
Milestone
No Tahapan Kegiatan Output Tahapan Jangka Waktu
A. Jangka Pendek
21/24
1.
Pembentukan Tim Kerja
a. Penyusunan draf SK Tim Kerja
b. Perumusan pembagian tugas Tim
c. Penyusunan jadwal kegiatan Tim
Terbentuknya tim kerja, pembagian tugas tim dan tersusunya jadwal kegiatan tim
Bln Juni minggu ke 3
2.
Koordinasi dengan stakeholder terkait;
a. Menyusun materi
b. Menentukan target koordinasi
c. Melaksanakan koordinasi dengan stakeholder internal dan eksternal
d. Menganalisis hasil koordinasi
Terlaksananya kegiatan koordinasi dengan stakeholder terkait
Bln Juni minggu ke 4
3.
Membangun kerjasama dalam
pembuatan aplikasi dengan programer (pihak ke III)
a. Koordinasi penyusunan draf akad kerjasama dengan programer (pihak ke III);
b. Pelaksanaan kegiatan kerjasama
Terbangunnya kerjasama dengan programer (pihak III)
Bln Juli minggu ke 1
22/24
4.
Pembuatan aplikasi data sarana dan prasarana PAUD dan Dikmas berbasis online
a. Membuat desain aplikasi ke dalam website dinas pendidikan;
b. Membuat menu aplikasi data sarana dan prasarana PAUD dan Dikmas;
Terlaksananya
pembuatan aplikasi data online
Bln Juli minggu ke 2,3,4
5
Uji coba penggunaan aplikasi online
a. Melaksanakan uji coba penerapan informasi melalui online
b. Pendampingan oleh tim teknis
Terlaksananya uji coba aplikasi online
Bln Agustus minggu ke 1
6.
Bimbingan teknis pendataan sarpras sekolah
a. Persiapan pembuatan materi bintek;
b. Rapat konsultasi pembahasan materi;
c. Pembuatan materi;
d. Pembuatan undangan;
e. Pelaksanaan bintek
Terlaksananya bintek pendataan.
Bln Agustus minggu ke 2
23/24
7.
Pelaksanaan entry data secara online dengan menggunakan aplikasi E-Sarpras pada lembaga PAUD dan Dikmas
Terlaksananya pendataan sarana prasarana secara online lembaga Dikmas dan Kursus
Bln Agustus minggu ke 2 s.d 4
8.
Monitoring dan Evaluasi
Tersusunnya hasil monitoring dan evaluasi
Bln September minggu ke 1 dan 2
B. Jangka Menengah
1.
Pelaksanaan Pendataan Online
a. Entry data sarana dan prasarana lembaga PAUD secara online;
b. Rekapitulasi data sarana dan prasarana PAUD
Terlaksananya pendataan sarana prasarana secara online lembaga PAUD
Minggu ke 3 Bln September 2018 s.d Minggu 2 Maret 2019
C. Jangka Panjang
24/24
1.
Semua satuan PAUD dan Dikmas wajib menggunakan aplikasi online dalam pengelolaan data sarana dan prasarana;
Aplikasi online dijadikan sebagai media
pengelolaan data satuan PAUD dan Dikmas
Minggu ke 3 Bln Maret 2019 s.d Maret 2020 2.
Data sarana dan prasarana PAUD dan Dikmas berbasis online akan dijadikan sebagai data pokok untuk
merencanakan, mendata, mengolah, menganalisis kebutuhan sarpras pada satuan pendidikan
Tersedianya data sarana dan prasarana PAUD dan Dikmas sebagai data pokok
3. E-Sarpras sebagai aplikasi berbasis online bisa diakses melalui android
Teraksesnya E-Sarpras melalui android
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 13 Jan 2022 14:57:23
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
