SISTEM INFORMASI MONITORING MATERIAL GUDANG BERBASIS DESKTOP PADA PT. PGN
SOLUTION AREA JAKARTA
Hasan Hidayat1, Nur Racmah2
1STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia
2STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia
1hidayathusen0@gmail.com , 2nurrachmah@gmail.com
Abstrak
Dalam satu banyaknya kendala penulis akan membuat Sistem di PT. PGN Solution Area Jakarta, saat ini sistem yang berjalan dilakukan kurang efisien dan untuk penyimpanan data masih menggunakan kertas atau softcopy. Oleh karena itu sistem informasi Pendataan barang ini di buat untuk menggantikan sistem manual dengan sistem yang sudah berbasis komputer serta data penyimpanan pada database dapat dengan muda tanpa harus mencari di softcopy atau catatan yang tertumpuk.Dalam pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah merancang dan membangun sistem informasi monitoring material gudang pada PT PGN Solution area jakarta yaitu: observasi, wawancara dan studi pusaka. sistem ini dibangun menggunakan bahsa perogram Visual Basic Net & menggunaskan database microsoft Access 2007. Sementara metodologi penggembangan perangkat lunak yang digunaan adalah Metode SDLC (System DevelopmentLife Cycle) karena proses yang teratur dan estimasi proses yang lebih baik. Berdasarkan penelitian yang telah dilakuan, PT PGN Solution membutuhkan suatu sistem monitoring material gudang yang dapat membantu proses dokumentasi data & mengatasi permasalahan kehilangan data. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, membuat proses pendataan material gudang menjadi lebih cepat sehingga stok material selalu ada di gudang dan membuat proses pengelolaan operasi & pemeliharaan jaringan pipa gas menjadi lebih efektif dan efisien.
Kata kunci : sistem informasi, monitoring, material gudang
___________________________________________________________________________________________
1. PENDAHULUN
“Perkembangan teknologi informasi dari tahun ketahun yang semakin cepat menjadi tantangan berat bagi pemakai teknologi informasi itu sendiri dan bergerak setiap sektor organisasi baik formal maupun informal atau lembaga-lembaga lainnya untuk dapat bermanfaat sebagai penunjang kegiatan kerja sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. baik itu penyimpanan serta memasukan data material masih dilakukan secara manual. Dimana proses memasukkan data material yang meliputi material masuk, stok hingga material keluar masih dikerjakan dengan cara dicatat dalam aplikasi microsoft excel. Setelah semua proses pendataan dan transaksi telah selesai, Kemudian pada bagian gudang melaporkan seluruh transaksi data material masuk, stok dan material keluar kepada pimpinan untuk dicek kembali. Hal ini adalah kurang efektif dan efisien, dimana pada sistem tersebut masih terdapat beberapa kelemahan dalam mengolah transaksi data material, stok material. serta peroses rekapitulasi laporan transaksi material masuk-keluar serta stok material yang masih menyalin dari buku arsip. Oleh karna itu dibutuhkan Sistem Informasi Monitoring Material Gudang yang berfungsi untuk memonitoring kebutuhan material.
Pembahasan pada penelitian ini yaitu 1) Bagaimana merancang dan membangun
sebuah sistem informasi monitoring material gudang? 2) Bagaimana mengimplementasikan
sistem informasi monitoring material gudang? Dengan batas penelitian yaitu: 1) Pengolahan
data hanya untuk data material yang meliputi data material masuk, stok material, dan material keluar; 2) Bahasa pemograman yang digunakan adalah Visual Basic.net dan menggunakan database microsoft Access 2007; 3) Metodologi yang digunakan dalam pembuatan system adalah SDLC (System DevelopmentLife Cycle).
Definisi Sistem
Menurut McLeod Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksut yang sama untuk mencapai tujuan. Sistem adalah bentuk kumpulan atau himpunan dari unsur atau variebel-variable yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain [2].
Menurut Fitzgerald Jerry, Fitzgerald Ardra dan Warren D. Stallings Jr, Sistem adalah bentuk jaringan kerja dari langkah-langkah yang saling terkait, bersama-sama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu target tertentu. Dari beberapa pengertian sistem tersebut, penulis menarik kesimpulan bahwa sistem merupakan jenis elemen atau suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling terkait atau berinteraksi yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan [3].
Definisi Informasi
Definisi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. dan mendefinisikan informasi sebagai berikut:
bahwa informasi adalah data yang telah diperoses menjadi bentuk yang lebih penting dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil tindakan masa kini maupun masa yang akan datang. informasi adalah data yang diolah, dibentuk dikelolah sedemikian rupa sehingga mempunyai makna tertentu bagi pengguna. Dari beberapa definisi sistem yang telah disebutkan diatas dapat diartikan bahwa informasi adalah hasil dari peroses data sehingga dapat lebih berarti dan berguna bagi peggunanya [1].
Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu kumpulan yang mempertemukan kebutuhan peroses transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dari suatu kumpulan dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan, Kesimpulan pengertian sistem informasi menurut penulis adalah sistem informasi merupakan pelaksanaan sistem yang terdapat informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan, dimana didalam sistem tersebut terdiri dari manusia, teknologi infornasi dan prosedur yang terorganisasi. Sistem informasi mempunyai enam jenis komponen atau disebut juga dengan blok bangunan. Blok tersebut masing-masing saling berhubungan untuk membuat satu kesatuan untuk mencapai sasaran [4].
Definisi Monitoring
Monitoring yaitu proses kumpulan & analisis informasi berdasarkan indikator yang
ditetapkan sebagai sistematis dan kontinu tentang kegiatan/ program sehingga akan di
jalankan perintah koreksi untuk perbaikan program/ kegiatan selanjutnya.dan juga
Monitoring adalah pengamatan yang bisa dijabarkan menjadi kesadaran (awareness)
sesuatu apa yang akan diketahui, pengamatan berkadar tingkat tinggi dilaksanakan agar
dapat melakukan perhitungan melalui waktu yang menjelaskan pergerakan kearah tujuan
atau menjauh dari itu. Monitoring akan menjelaskan informasi mengenai status dan
keinginan bahwa penilaian dan evaluasi yang diselesaikan berulang-ulang dari waktu
kewaktu, pengamatan umumnya dilakukan untuk maksud tertentu, dan untuk mengetahui
terhadap proses selanjutnya objek atau untuk mengevaluasi situasi atau kemajuan menuju
tujuan hasil manajemen atas efek kegiatan dari beberapa jenis antara lain tindakan untuk
melindungi manajemen yang sedang berjalan [5].
Definisi Sistem informasi monitoring material gudang
Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan berbasis komputer yang berkerja dalam hubungannya, dengan sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung fungsi monitoring yang meliputi seluruh kegianat yang terkait dengan oprasi dan pemeliharaan dalam bentuk material.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Gambar 1. Metode Waterfall
Model air terjun (waterfall) menyedian pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau teratur dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian & tahap pendukung berdasarkan Kadir Model air terjun (waterfall) adalah pengerjaan dari suatu sistem yang dilakukan secara berurutan atau secara linier, jadi jika langkah ke-1 tidak dikerjakan, maka langkah ke-2 tidak dapat dikerjakan. Jika langkah ke-2 tidak dikerjakan maka langkah ke-3 jika tidak dapat dikerjakan, begitupun seterusnya. Secara mekanis langkah ke-3 bisa dilakukan jika langkah ke-1 dan langkah ke-2 sudah dilakukan. Secara garis besar waterfall mempunyai prosedur sebagai berikut : Analisa, Desain Sistem, Penulisan Kode Program, Pengujian Program, Penerapan Program dan Pemeliharaan.[6]
Alat dan Bahan
Adalah analisis sistem yang digunakan untuk merancang dan membangun sistem informasi monitoring material gudang berbasis desktop.
Tabel 1. Alat dan bahan yang digunakan
No Jenis Komponen
1 Hardware Leptop
1 Software Microsoft Visual Basic.Net
2 Database Microsoft Office Access
3 Sistem Oprasi Windows 10 (64 bit)
Sistem yang Berjalan
Berdasarkan analisa sistem yang dilakukan, terdapat proses gudang, baik itu pendataan serta backup penyimpanan data material masih dilakukan secara manual, Lamaya permintaa material dan Material digudang tidak up to date. Untuk lebih mengetahui mengenai prosedur sistem yang berjalan saat ini, berikut dijelaskan menggunakan diagram aktifitas.
Gambar 1. system yang sedang berjalan
3. PERANCANGAN SISTEM
Adapun analisa sistem yang diusulkan juga dituangkan dalam bentuk diagram
aktifiti, untuk diagramnya seperti berikut:
3.1 Sistem yang diusulkan
Gambar 3. Analisis Sistem Yang Diusulkan
Desain yang diusulkan dapat dilihat dari gambar analisis sistem yang diusulkan
seperti diatas yaitu dimulai dari karyawan pengambialan material lalu petugas gudang mengkonfirmasi di sebuah sistem monitoring gudang berbasis desktop yang disiapkan hingga
menampilkan halaman utama seperti yang akan dijabarkan berikut ini.
1. Halaman Log In
Gambar 4. Implementasi Log in
Form ini berguna sebagai halaman Log in Sistem Informasi Monitoring Material
2. Menu Utama
Gambar 5. Implementasi Menu Utama
Form ini berguna sebagai halaman Menu Utama Sistem Informasi Monitoring Material 3. Tampilan Ganti Password
Gambar 6. Implementasi Ganti Password
Form ini berguna untuk Mengganti dari Password Lama ke passwortd baru 4. Tampilan Input Karyawan
Gambar 7. Implementasi Data Karyawan
Form ini berguna untuk menginput data Karyawan 5. Tampilan Input Data Supplier
Gambar 8. Implementasi Data Supplier
Form ini berguna untuk menginput data Supplier Sistem Informasi Monitoring Material Gudang
6. Tampilan Input Data Katagori Material
Gambar 9. Implementasi Data Katagori Material Gudang
Form ini berguna untuk menginput data Katagori Material Sistem Informasi Monitoring
Material Gudang
7. Tampilan Input Data Material
Gambar 10. Implementasi Data Material
Form ini berguna untuk menginput data Material Sistem Informasi Monitoring Material Gudang
8. Tampilan Menu Keluar
Gambar 11. Implementasi Menu Keluar Aplikasi
Form ini berguna untuk keluar dari Sistem Informasi Monitoring Material 9. Laporan Material Masuk
Gambar 12. Implementasi Data Material Masuk
Form ini berguna untuk mencetak data Laporan material Masuk Sistem Informasi Monitoring Material
10. Laporan Material Keluar
Gambar 13. Implementasi Data Material Keluar
Form ini berguna untuk mencetak data Laporan Material Keluar Sistem Informasi Monitoring Material
11. Laporan Monitoring Sisa Material
Gambar 14. Implementasi Data Sisa Material
Form ini berguna untuk mencetak data Laporan Monitoring Sisa Material Sistem informasi Monitoring
3.2 Pengujian
Pengujian Sistem Informasi Monitoring Material Gudang berikut ini menggunakan data uji berupa sebuah data masukan dari admin pada sistem informasi yang telah dibuat. Berikut ini adalah rencana pengujian sistem informasi tersebut.
Tabel 2. Pengujian Sistem Informasi Monitoring Persediaan Material
Kelas Uji Butir Uji Tingkat
Pengujian
Jenis Pengujian
Manu Login Pemasukan Username dan
Password
Sistem Black box
Ganti password Input Data Laporan Sistem Black box
Menu Input Karyawan Pengisian Data Karyawan Sistem Black box
Menu Input data Supplier Pengisian Data Supplier Sistem Black box Menu Input Data katagori
Material
Input Data Pkatagori material Sistem Black box Menu Input data Material Input data nama material Sistem Black box Pengujian sistem sesuai dengan rencana yang telah ditentukan menghasilkan data sebagai berikut:
Tabel 3. Pengujian menu login
Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Username&Password
terisi dengan benar
Akan langsung
menampilakn form menu utama
Menampilkan menu utama
[X] Diterima [ ] Ditolak
Username&Password tidak terisi dengan
Tidak dapat masuk ke menu utama
Akan menampilkan Login gagal username&
password
[X] Diterima [ ] Ditolak
Tabel 4. Pengujian Ganti Password
Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Masukan Password
Lama & mengisi Password yang baru dengan benar
Akanlangsung menganti password dengan yang baru
Menampilkan Sukses
[X] Diterima [ ] Ditolak
Password lama tidak terisi dengan dan password baru di input
Tidak akan menggantikan password.
Akan
menampilkan gagal ganti password
[X] Diterima [ ] Ditolak
Tabel 5. Pengujian Menu Input Karyawan
Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Menambah NIK,
Nama, satuan kerja, no.Tlp, Status
Menyimpan data karyawan
Penyimpanan data berhasil
[X] diterima [ ] ditolak
Merubah NIK, Nama, satuan kerja, no.Tlp, Status
Merubah data karyawan dan menyimpannya
Data karyawan berhasil berubah
[X] diterima [ ] ditolak
Menghapus NIK, Nama, satuan kerja, no.Tlp, Status
Menghapus data karyawan
Berhasil
menghapus data karyawan
[X] diterima [ ]
ditolak
Tabel 6. Pengujian Menu Input Data Supplier
Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Mengisi kode, nama,
alamat, no.tlp lalu menyimpannya
Menyimpan data supplier Penambahan data supplier
[X] diterima [ ] ditolak
Merubah supplier seperti: kode, nama, alamat, no.tlp lalu merubah datanya
Perubahan data supplier sesuai dengan keinginan
Perubahan data [X] diterima [ ] ditolak
Menghapus data supplier seperti:
kode, nama, alamat, no.tlp lalu merubah datanya
Menghapus data supplier sesuai dengan keinginan
Penghapusan data supplier
[X] diterima [ ] ditolak
Tabel 7. Pengujian Menu Input Data Katagori Material
Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Tambah katagori
material
Memasukan penambahan data material
Penambahan katagori data material
[X] diterima [ ] ditolak
Update Menupdate data Penupdate data [X] diterima
Tabel 8. Pengujian Menu Input Data Material
