BAB 7 PENYELENGGARAAN STOK

│PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS│

BAB 7 PENYELENGGARAAN STOK

67

BAB 7

PENYELENGGARAAN STOK

Penyelenggaraan stok merupakan salah satu ciri penting dalam pengurusan makmal. Sehubungan dengan itu penyediaan daftar stok peralatan dan bahan sains perlu mempunyai butiran yang lengkap dan sistematik bagi tujuan:

 memudahkan penyemakan.

 menyelaras cara merekod.

 mengesan dan mengawal pergerakan.

 memudahkan perancangan perolehan.

 mengemaskinikan rekod peralatan yang pecah, rosak atau hilang.

Sehubungan itu semua peralatan dan bahan sains yang diterima atau dikeluarkan hendaklah didaftar dan direkodkan berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan seperti yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 dengan menggunakan borang yang berikut:

 Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)

 Daftar Inventori (KEW.PA-3)

 Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)

 Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6)

 Senarai Aset (KEW.PA-7)

dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil.

5/2009 yang melibatkan pengunaan borang yang berikut:

 Kad Petak (KEW.PS-4)

 Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

7.1 Definisi Istilah

Stok - barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat- ubatan, alat ganti dan sebagainya.

Stor Unit - stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk

keperluan jangka pendek atau diguna terus bagi tujuan operasi

68

dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir termasuk Makmal Sains.

7.2 Pelabelan Aset

7.2.1 Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan.

7.2.2 Setiap aset hendaklah ditanda dengan nombor siri pendaftaran. Panduan menyediakan nombor siri pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:

i. Kod Kementerian

=

Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan oleh Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan

(MAMPU) ii. Kod Jabatan/Bahagian

iii. Kod Kumpulan Aset sama ada:

Harta Modal Inventori

=

= (H) (I) iv. Tahun Pembelian

v. Nombor Siri = Diwujudkan secara berturutan

7.2.3 Contoh pelabelan Harta Modal dan Inventori di sesebuah sekolah adalah seperti berikut:

Harta Modal : KPM/SMKT A153/H/09/01 Inventori : KPM/SMKT A153/I/09/01-12 Petunjuk:

KPM - Kementerian Pelajaran Malaysi SMKT - SMK Tambun

A153 - A = Negeri Perak, 153 = Kod Sekolah Harian

H - Harta Modal

I - nventori

09 - Tahun Pembelian 01 - Nombor Siri

01-12 - Nombor Siri 1 hingga 12

7.3 Daftar Harta Modal (KEW. PA-2, KEW. PA-4)

Harta Modal ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya bernilai RM1000.00 dan ke atas setiap satu seperti peralatan/ kelengkapan ICT/ telekomunikasi/ penyiaran/

perubatan, peralatan pejabat/ makmal/ bengkel/ dapur/ sukan atau yang memerlukan penyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

Semua Harta Modal hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-2 Daftar

Harta Modal (Bahagian A) dan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal Butir-Butir

69

Penambahan, Pengantian dan Naiktaraf (Bahagian B), dan seterusnya dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-4. Senarai Daftar Harta Modal.

Rajah 7.1 dan Jadual 7.1 menunjukkan carta alir dan proses pendaftaran aset alih kerajaan. Contoh pengisian borang KEW. PA-2 dan KEW.PA-4 boleh dirujuk pada muka surat 7, 8 dan 9.

7.4 Daftar Inventori (KEW. PA-3, KEW. PA-5)

Inventori ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual seperti peralatan/kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/Makmal/ Bengkel/ Dapur/

Sukan atau merupakan perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

Semua Inventori hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-3 Daftar Inventori dan seterusnya sentiasa dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori seperti contoh di muka surat 10 dan 11.

7.5 Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW. PS-4 dan KEW. PS-11)

Semua kad perlu dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran berlaku. Kad-kad ini boleh dicetak sendiri dengan menggunakan warna putih untuk Kad Kawalan Stok, warna hijau untuk Kad Petak dan warna merah jambu untuk stok bertarikh luput.

Bagi tujuan permohonan stok, semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang KEW.PS-11 Permohonan Stok dalam dua salinan dengan salah satu daripadanya diserahkan kepada Stor Unit untuk diproses.

Carta alir pengurusan Daftar Stok Bekalan Pejabat dan contoh pengisian borang

KEW. PS-4 dan KEW.PS-11 boleh dirujuk di muka surat 14, 15, 16.

70

7.6 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6)

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod sebarang pergerakan Harta Modal atau Inventori sama ada melalui pinjaman mahupun penempatan secara sementara.

Daftar ini disediakan dalam bentuk buku Daftar Pergerakan Harta Modal/ Inventori KEW.PA-6 (Rujuk contoh di muka surat 12).

7.7 Senarai Aset di Lokasi (KEW. PA-7)

7.7.1. Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh pegawai aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua salinan (rujuk muka surat 13).

7.7.2. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh pegawai aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

7.7.3. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

7.8 Kaedah Penyimpanan Kad Daftar

7.8.1. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.

7.8.2. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci dan;

7.8.3. Daftar asal disimpan oleh pegawai aset dan salinan disimpan di lokasi.

7.9 Kaedah Penempatan Kad Petak

7.9.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok.

7.9.2 Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang

disimpan di ruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.