SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEBSITE
DI SMP EKA SAKTI SEMARANG
Mukhamad Alfatah
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Email : [email protected]
ABSTRACT
Information technology is a set of tools to help you with the work and processing did tasks related to information. In other words, called using information technology is the combination of technology and communication technologies. It is one of the information systems that can be used to minimize errors efficiency and can work at an institution or school. It is the principal of SMP Eka Sakti Semarang using human resources information system, that which is still done manually, are often a data and do not practice of giving information. The information systems made to minimize and facilitate data error in giving information on the information system. Design human resources information system using methods Unifled Modelling Language (UML), and the means used to design systems use case, diagram sequence diagrams, activity diagrams and class a diagram. Of research is expected to yield information systems can help employee based websites maximally. At the end that can be inferred information system is assist in the performance of human resources school.
Keywords : Schools, Attendance, Payroll, Information Systems, Website ABSTRAK
Teknologi informasi merupakan seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemprosesan informasi. Dengan kata lain, yang disebut dengan teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Pemanfaatan TI salah satunya adalah website yang dapat digunakan sebagai sistem informasi yang dapat mengefisiensikan pekerjaan serta dapat meminimalisir kesalahan pada sebuah instansi ataupun sekolah. Dalam hal ini adalah sekolah SMP EKA SAKTI SEMARANG yang menggunakan sistem informasi kepegawaian, yang masih dilakukan secara manual sehingga masih sering terjadi kesalahan data, dan belum praktis dalam memberikan informasi.
Adapun sistem informasi yang dibuat untuk meminimalisir kesalahan data dan memudahkan dalam memberikan informasi pada sistem informasi tersebut.
Perancangan sistem informasi kepegawaian menggunakan metode Unifled Modelling Language (UML), serta alat yang digunakan untuk merancang sistem antara lain Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram dan Class
Diagram. Dari Penelitian tersebut diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi kepegawaian berbasis website yang dapat membantu secara maksimal.
Pada bagian akhir dapat disimpulkan bahwa sistem informasi ini sangat membantu dalam kinerja kepegawaian sekolah.
Kata Kunci : Sekolah, Absensi, Penggajian, Sistem Informasi, Website
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informa- si yang sedemikian cepatnya, telah membawa dunia memasuki era globalisasi dengan menggunakan teknologi komputer yang sangat canggih dan modern. Teknologi in- formasi merupakan teknologi yang menggabungkan komputasi (comput- er) dengan jalur komunikasi ber- kecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video. Sedangkan menerut (Hagg dan Keen, 1996).
Dengan kata lain, yang disebut dengan teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi[2].
Selain itu dengan tumbuhnya internet yang sangat ekstrem juga telah memberikan berbagai dampak positif dan dampak negatif bagi perkembangan dunia dengan berbagai fasilitas yang internet sediakan, salah satunya adalah World Wide Web (WWW) atau sering disebut website. World Wide Web (WWW) merupakan sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah internet webserver dipresentasikan dalam bentuk hypertext [3]. Maka dengan memanfaatkan teknologi website
dapat membentuk sebuah sistem informasi. Sedangakan yang di- maksud dengan sistem informasi merupakan kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan tek- nologi informasi yang dior- ganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi[1].
Didalam lembaga pendidikan salah satu kegiatan sistem informasinya yaitu Sistem Informasi Kepegawaian.
Terutama yang diharapkan dalam proses mempermudah pegawai seperti : Kurang efisiennya dalam pengolahan data terutama pada proses pengolahan data kepegawaian yang meliputi pendataan pegawai masih dalam pembukuan, Absensi pegawai yang masih menggunakan tanda tangan dengan mendatangi pegawai satu-persatu, Penilaian hasil pegawai yang kurang efektif, Penggajian pegawai dan kenaikan pangkat pegawai (peng-hargaan diberikan berupa kenaikan gaji).
Sehingga dalam hal ini, penulis mengkaji pemecahan permasalahan dengan perancangan sistem informasi kepegawai yang lebih cepat, akurat dan efisien. Dengan sistem informasi kepegawaian, maka dibutuhkan perancangan suatu sistem untuk mengolah data–data pegawai tersebut sehingga menjadi suatu
informasi yang lengkap dan terperinci. Seperti halnya di SMP Eka Sakti Banyumanik Semarang belum dapat mengatasi pengolahan data pegawai secara optimal.
Dimana Sistem Informasi tersebut dilakukan dengan mengguakan bahasa pempro-graman PHP,CSS dan lain-lain. Melihat latar belakang masalah tersebut maka penulis mengambil judul “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website di SMP Eka Sakti Semarang”, dikarenakan informasi yang akan diajukan nantinya akan memberikan alternatif terbaik bagi pegawai yang mengatasi masalah-masalah yang diuraikan diatas.
1. LANDASAN TEORI 1.1. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendu- kung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [4].
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen sebagai be- rikut [4] :
1. Blok Masukan 2. Blok Model 3. Blok Keluaran 4. Blok Teknologi 5. Blok Basis Data 6. Blok Kendali
1.2. Pengertian Kepegawaian
Kepegawaian adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan persoalan dan manajemen sumber daya manusia. Sehingga kepegawaian dapat diartikan sebagai berikut :
1. Kegiatan perencanaan dalam setiap pengelolaan data pegawai.
2. Pengorganisasia, pengarahan, dan pengawasan kegiatan dalam melaksanakan kerja pegawai,
3. Pengembangan, pemberian kompensasi, penginter-grasian, pemeliharaan dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi, dan masyarakat.
Manfaat catatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana untuk menyimpan data kepegawaian secara sistematis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan.
Data kepegawaian diolah menjadi informasi kepegawaian, sangat diperlukan untuk bahan pembinaan pegawai [4].
1.3. Pengertian Absensi dan Penggajian
Absensi adalah tidak bekerjanya seseorang pegawai pada saat hari kerja seperti Karena sakit, Karena izin, Atau karena alpha atau cuti.
Sedangakan absensi adalah daftar dimana administrasi kehadiran atau ketidakhadiran pegawai akan tercatat
di daftar absensi kepegawaian dan kapan saja bisa di cek oleh atasan perusahaan.
Sistem penggajian adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusaha- an. Sedangkan sistem penggajian pegawai adalah sebagai berikut Sistem pegawai juga dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji pegawai dan pembayaran pegawai, Sistem penggajian didasarkan dari jabatan pegawai, absensi dan kinerja pegawai.
Maka Dengan kata lain sistem penggajian pegawai, dapat disimpul- kan bahwa sistem penggajian pegawai merupakan prosedur per- hitungan dan pembayaran gaji secara menyeluruh bagi pegawai /karyawan secara efisien dan efektif.
1.4. Pengertian Unifled Modelling Language (UML)
Unifled Modelling Language (UML) merupakan suatu dari banyak tools yang berguna dan mengagum- kan pada dunia pe-ngembangan sistem. UML merupak-an bahasa permodelan visual yang mengijinkan pengembang sistem untuk membuat blueprints yang menangkap visi mereka pada suatu standar, mudah untuk dipahami, dan menyediakan me-kanisme untuk share secara efektif dan mengkomunikasikan visi mereka dengan pihak lain.
Seperti arsitek bangunan kontriksi, arsitek software membuat diagram UML untuk membantu pengembang perangkat lunak mem- bangun perangkat lunak. Jika memahami kosakata UML (diagram elemen piktorial dan artinya), akan dapat lebih mudah memahami dan menentukan sistem dan menjelaskan desain sistem kepada orang lain.
2. METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi Kepegawaian berbasis website di SMP EKA SAKTI SEMARANG ini terdiri dari berbagai tahapan. Dimulai dari studi pustaka untuk mengumpulakan berbagai literatur terkait, lalu dilanjutkan dengan metode observasi dan wawancara. Observasi dilakukan di tata usaha SMP EKA SAKTI dan wawancara dilakukan pada pegawai tata usaha tersebut. Berikutnya adalah tahapan perancangan yang dilakukan dengan menggunakan metode UML (Unifled Modelling Language) serta perancangannya dibantu dengan berbagai alat antara lain Use Case Diagram, Sequence diagaram,Activity Diagram, class diagram dan sebagainya.
3. PERANCANGAN 3.1. Skenario Diagram
Skenario Diagram merupakan prosedur sistem tradisional yang selama ini dijalankan dalam pegawai tersebut. Untuk menggambar manual kerja dapat menggunakan alat bantu Use Case Diagram. Perancangan dengan Use case diagram dapat memberikan gambaran yang lebih mudah mengenai proses kerja manual yang dipresentasikan dengan menggunakan simbol – simbol.
Dalam pembuatan sistem ini kepegawaian dalam proses.
3.2 Analisa Kebutuhan
Dalam merancang sistem Kepegawaian ini, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan harus dipertimbangkan dan dianalisa supaya sistem tersebut berjalan dengan baik.
3.3 Analisa Sistem
Analisa sistem dilakukan untuk dapat mengidentifikasi data yang diperlukan serta informasi yang akan dihasilkan. Selain itu juga untuk mengidentifikasi sumber data dan sumber informasi yang akan digunakan.
3.4 Use Case Diagram
3.5 Sequence Diagram
Sequence Diagram menggam- barkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang menggam- barkan terhadap waktu. Sequence Diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Berikut ini adalah sequence diagram dari sistem informasi kepegawaian di SMP Eka Sakti Semarang.
3.6 Activity Diagram
Activity diagram Adalah teknik untuk mendiskripsikan logika prosedural, proses kerja sistem kepegawaian. Activity diagram mempunyai peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya
Gambar 1 : Use Case Diagram
dengan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku paralel sedangkan flowchart tidak bisa. Berikut ini adalah activity diagram untuk masing-masing user.
Activity diagram menggambarkan aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam sistem informasi kepegawaian di SMP Eka Sakti Semarang.
3.7 Class Diagram
4 IMPLEMENTASI
Pada sistem yang telah jadi, sehingga dapat diimplementasikan dengan tampilan sistem seperti di bawah ini :
Halaman menu utama merupa- kan halaman utama dalam sistem.
Pada halaman utama ini terdapat tujuh (6) menu utama yang ada , antara lain :
1. Menu Pegawai : berfungsi untuk melakukan pendataan pegawai.
2. Menu Absensi : berfungsi untuk melakukan Absensi pegawai.
3. Menu Penilaian : berfungsi untuk melakukan penilaian pegawai.
4. Menu Penggajian : berfungsi untuk melakukan sirkulasi penggajian.
5. Menu Master Data : berfungsi untuk melakukan pendataan mengenai data – data master untuk mendukung data pegawai.
6. Menu Laporan : berfungsi untuk melakukan pencetakan laporan pegawai, absensi, penggajian.
Gambar 3 : Menu Login
Gambar 4 : Menu Home
Gambar 2 : Class Diagram
5 PENUTUP
Dari hasil perancangan dan pembuatan sistem informasi kepegawaian di SMP Eka Sakti Semarang dapat ditarik kesimpulan antara lain :
a. Dengan adanya sisitem informasi kepegawaian di SMP Eka Sakti Semarang akan menambah kinerja pegawai dengan efektif dan efisien sehingga dapat memberikan kelancaran dalam melakukan kinerja yang optimal dan cepat.
b. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian di SMP Eka Sakti Semarang diharapka dapat menyaji- kan data-data yang diolah dengan
berbasis website sehingga memper mudah melakukan hasil data yang baik, akurat dan benar.
c. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian di SMP Eka Sakti Semarang diharapkan dapat me- nyajikan hasil laporan dengan efektif sehingga proses audit laporan dapat di lakukan dengan optimal. Mulai dari laporan absensi pegawai, penggajian pegawai sehingga laporan dapat di proses dengan maksimal.
Gambar 6 : Form Absensi
6 DAFTAR PUSTAKA
[1] Kadir, Abdul dan Terra Ch.
Triwahyuni (2003). Pengenalan Teknologi Informasi.
Yogyakarta: Andi Publisher.
[2] Simarmata, Janner (2005).
Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi. Yogyakarta:
Andi Publisher.
Gambar 7 : Laporan Pegawai
[3] HM, Jogiyanto, MBA, Akt, Ph.D (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:
Andi Publisher.
[4] Sulistyo, Basuki (2000).
Pengantar Ilmu Perpustakaan.
Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
[5] Yeni, Rusnayani (2000).
Pengelolan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Erlangga.
[6]http://repository.ipb.ac.id/handle/1 23456789/27619, Diakses pada tanggal 14 Agustus 2014.
