SOP IMPLEMENTASI
EVALUASI BEBAN KERJA DOSEN
BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS JANABADRA
YOGYAKARTA
2009
KATA PENGANTAR
Dosen sebagai staf edukatif mempunyai tugas utama tridharma yaitu pendidikan / pengajaran, penelitian dan pengabdian. Dengan tugas tersebut dosen dituntut untuk melakukan kegiatan setiap semester meliputi mengajar dan membimbing mahasiswa, melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dalam ketentuan Evaluasi Kinerja Dosen, disamping tugas utama tridharma, dosen juga dapat melakukan kegiatan lain yang termasuk dalam penunjang seperti mewakili institusi duduk dalam suatu lembaga, terlibat dalam berbagai kepanitiaan, menjadi anggota profesi, peran serta aktif dalam pertemuan ilmiah, prestasi dibidang olahraga/kesenian/sosial dan lain-lain.
Dalam ketentuan tersebut dosen harus melaksanakan kegiatan tridharma dengan beban kerja paling sedikit sepadan 12 (dua belas) SKS dan paling banyak 16 (enam belas) SKS pada setiap semester sesuai dengan kualifikasi akademik. Bagi profesor, ada kewajiban khusus sebagai yang harus dilaksanakan sekurang-kurangnya sepadan dengan 3 sks setiap tahun.
Pelaksanaan tugas utama dosen ini perlu dievaluasi dan dilaporkan secara periodik sebagai bentuk akuntabilitas kinerja dosen kepada para pemangku kepentingan.
SOP implemantasi ini dimaksudkan untuk memberikan arah dan tatacara evaluasi terhadap Pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi atau Kinerja Dosen / Beban Kerja Dosen.
Yogyakarta, 26 November 2009 Badan Penjaminan Mutu
DAFTAR ISI
Kata Pengantar . . . . . . . . . . i
Daftar Isi . . . . . . . . . . . ii
Prosedur Implementasi . . . . . . . . . 1
Lampiran . . . . . . . . . . . 8
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Prosedur Evaluasi Tugas Utama Dosen . . . 6
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN I : FORMAT F1 . . . 9
LAMPIRAN II : REKAP FAKULTAS . . . 11
LAMPIRAN III : REKAP PERG. TINGGI . . . 12
LAMPIRAN IV : REKAP KOPERTIS . . . 13
LAMPIRAN V : SK Rektor tentang PENGANGKATAN TIM MONITORING
DAN EVALUASI INTERNAL (TIM MONEV JURUSAN/
PROGRAM STUDI) . . . . . . 15
PROSEDUR IMPLEMENTASI
EVALUASI KINERJA DOSEN
(1)
Berdasarkan ketentuan dari Kopertis / DIKTI
Rektor memerintahkan pemantauan dan evaluasi kinerja dosen kepada BPM
(2)
Kepala BPM sebagai koordinator bersama-sama tim MONEVIN Jurusan melakukan koordinasi program pemantauan dan evaluasi
(3)
Kepala BPM sebagai koordinator membentuk tim MONEVIN minimal 4 orang yang terdiri dari 1 orang koordinator dan 3 orang anggota
untuk melakukan pemantauan dan evaluasi pada masing-masing prodi
(5)
BPM bersama Tim MONEVIN
menyusun rencana kerja dan jadwal (disertahi FORM KINERJA) dan disampaikan kepada pimpinan fakultas dan prodi
Perintah Audit dari Rektor
Pembentukan tim MONEVIN
Penyusunan rencana kerja dan jadwal MONEVIN Ketentuan :
BEBAN KERJA DOSEN DAN EVALUASI
PELAKSANAAN TRIDHARMA PERGURUAN TINGGI
Koordinasi Kepala BPM dengan tim
MONEVIN
Badan Penjaminan Mutu SOP Implementasi
EVALUASI KINERJA DOSEN Disyahkan oleh Kepala BPM Revisi ke 0 Tgl.26-11-2009 Revisi ke Tgl. Tanggal :
(6)
rencana kerja dan jadwal yang disertahi dengan FORM KINERJA (dalam bentuk soft kopi) diserahkan ke pimpinan fakultas dan prodi untuk diteruskan kepada dosen
untuk diisi sesuai jadwal yang telah ditentukan
(7)
DOSEN mengisi Form Kinerja dalam bentuk soft copy sesuai dengan ketentuan dan waktu yang telah tentukan
Dikoordinasi oleh Wadek I / Ketua Prodi
(8)
Tim MONEVIN mengambil Form Kinerja (dalam bentuk soft copy)
yang telah diisi ke masing-masing prodi sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan Pengisian Form Kinerja
oleh DOSEN
Penyerahan rencana kerja dan jadwal disertahi FORM KINERJA
kepada pimpinan fakultas dan prodi
Pengambilan Form Kinerja oleh Tim MONEVIN
Desk Evaluation (Internal UJB)
Penyampaian Jadwal VISITASI
Pelaksanaan VISITASI
Kopertis / DIKTI
mengirim jadwal VISITASI dan daftar Asesor
(9)
Tim MONEVIN melaksanakan pemeriksaan Form Kinerja yang
telah diisi dan menyusun checklist (daftar pengecekan)
untuk asessment
(10) BPM
mengkomunikasikan Jadwal visitasi kepada pimpinan
fakultas dan prodi disertai daftar asesor dan checklist (daftar pengecekan) untuk asessment
(11)
Berdasarkan checklist, asesor mengumpulkan bukti-2 melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif pelaksanaan visitasi).
Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan
Desk Evaluation (Eksternal Kopertis / Dikti)
(9)
Tim ASESOR melaksanakan pemeriksaan Form Kinerja yang
telah diisi dan menyusun checklist (daftar pengecekan)
untuk asessment
dan menyusun checklist (daftar
(10) Kopertis / Dikti mengkomunikasikan Jadwal visitasi kepada pimpinan
fakultas dan prodi disertai daftar asesor dan checklist (daftar pengecekan) untuk assessment
Pelaksanaan VISITASI
(11)
Berdasarkan checklist, asesor mengumpulkan bukti-2 melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif pelaksanaan visitasi).
Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan
Diskusi
Hasil Temuan Visitasi
Pembuatan Laporan VISITASI
Laporan Kinerja Dosen (12)
Hasil temuan visitasi didiskusikan dengan pimpinan prodi untuk
mendapatkan persetujuan.
Ketidaksesuaian minor (OB/Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu
yang disepakati
(13)
Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh Asesor
dan pimpinan prodi
(14)
Laporan dibuat oleh ASESOR / Tim Monevin sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh Asesor dan pimpinan prodi
Laporan diserahkan kepada BPM untuk diteruskan kepada Rektor
Rektor mengkompilasi dan mengirim laporan kepada Kopertis (sebagai bahan desk evaluation) dan Dekan (sebagai Permintaan Tindakan Koreksi)
Diskusi
Hasil Temuan Visitasi
(12)
Hasil temuan visitasi didiskusikan dengan pimpinan prodi untuk mendapatkan persetujuan yang dikukuhkan dalam Berita Acara
(BA) VISITASI
Pembuatan Laporan VISITASI
(13) Laporan dibuat
oleh Asesor dan disampaikan kepada Koord. Kopertis / Dikti
Penyerahan Laporan Kinerja Dosen
(14)
Laporan dibuat oleh Asesor berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh Asesor dan pimpinan prodi sebagaimana telah dikukuhkan dalam Berita Acara Visitasi
Laporan diserahkan kepada Koord. Kopertis untuk dikompilasi dan diteruskan kepada Dikti sebagai bahan pertimbangan kebijakan dan permintaan Tindakan Koreksi
Perintah
Tindakan Koreksi / Perbaikan
(15)
Berdasarkan laporan hasil evaluasi KINERJA DOSEN oleh
Tim Monevin (internal) maupun oleh Kopertis / Dikti Rektor memerintahkan tindakan koreksi /
perbaikan kepada pimpinan fakultas dan prodi untuk diteruskan kepada DOSEN
Tiundakan Koreksi / Perbaikan DOSEN
(16)
Berdasarkan perintah Rektor yang disampaikan melalui pimpinan
fakultas dan prodi, DOSEN melakukan tindakan koreksi /
perbaikan sesuai dengan rekomendasi dalam laporan yang disampaikan oleh Tim MONEVIN
dan ASESOR
Gambar 1. Pro sedur Evaluasi Tugas Utama Dosen
Penjelasan :
1. Dosen membuat laporan kinerja secara periodik. Laporan kinerja ini memuat semua aktivitas tridharma perguruan tinggi yang telah dilakukan dosen tersebut dan meliputi dharma pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan aktivitas penunjang lainnya. Format laporan atau format F1 disajikan pada Lampiran I. Format F1 dilengkapi dengan semua bukti pendukungnya diserahkan kepada asesor.
Karena laporan kinerja dosen merupakan aktivitas yang berkelanjutan maka dosen juga perlu melampirkan hasil evaluasi pada periode sebelumnya. Asesor berjumlah dua orang dan ditugaskan oleh pemimpin perguruan tinggi untuk menilai ketercapaian prestasi SKS, dan memverifikasi kesesuaian dokumen pendukung dengan aktivitas tridharma perguruan tinggi yang telah dilakukan. Format F1 yang diserahkan kepada asesor dibuat dalam bentuk hardcopy rangkap dua dan softcopy. Satu buah hardcopy nantinya dikembalikan kepada dosen yang bersangkutan sesudah disahkan oleh Dekan.
2. Apabila ketercapaian kinerja dosen tersebut telah memenuhi syarat seperti yang dimaksud pada Bab. 3 dan bukti pendukung sesuai dengan laporan yang dibuat maka laporan kinerja dianggap lolos. Bukti pendukung laporan yang telah lolos dikembalikan kepada dosen yang bersangkutan untuk disimpan kembali dan dapat ditunjukkan apabila diperlukan. Kedua asesor menandatangani Format F1 dan meneruskan format F1 kepada Dekan atau yang sederajat untuk mendapatkan pengesahan.
3. Apabila asesor menyatakan (a) ketercapaian kinerja dosen tidak atau belum memenuhi syarat seperti yang dimaksud pada Bab.3 dan atau (b) bukti pendukung tidak sesuai dengan aktivitas yang dilaporkan maka laporan kinerja dianggap gagal dan dikembalikan kepada dosen yang bersangkutan, untuk diperbaiki. Dalam hal terjadi selisih pendapat antara asesor satu dengan asesor yang lain maka pemimpin perguruan tinggi dapat menunjuk asesor ketiga.
4. Dekan mengesahkan hasil laporan format F1 dan mengkompilasi semua laporan kinerja dosen yang menjadi tanggungjawabnya. Dekan bertanggung jawab dan berwenang untuk memverifikasi kebenaran laporan yang telah dikoreksi oleh asesor. Hasil kompilasi di tingkat fakultas ini kemudian diserahkan kepada Rektor untuk dibuat rekap ditingkat universitas. Contoh hasil kompilasi tingkat Fakultas disajikan pada Lampiran II 5. Rektor mengkompilasi semua laporan dari tingkat fakultas dan membuat rekap laporan di tingkat universitas.
Rektor bertanggung jawab dan berwenang untuk memverifikasi kebenaran laporan yang telah disahkan oleh Dekan. Untuk perguruan tinggi negeri maka laporan ini diserahkan atau dikirim langsung kepada Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi setiap tahun. Laporan yang dikirim dalam bentuk hardcopy dan softcopy.
6. Pada perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat maka laporan diserahkan atau dikirim kepada Koordinator Perguruan Tinggi Swasta (Kopertis) untuk dikompilasi ditingkat Kopertis pada waktu yang telah ditetapkan. Kopertis bertanggung jawab dan berwenang untuk memverifikasi kebenaran laporan yang telah disahkan oleh Rektor perguruan tinggi
7. Kopertis kemudian mengkompilasi dan membuat rekap semua perguruan tinggi yang menjadi tanggung jawabnya. Rekap laporan dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Kopertis kemudian menyerahkan dan atau mengirimkan laporan ke Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
LAMPIRAN
LAPORAN KINERJA DOSEN SEMESTER --- TAHUN --- I. IDENTITAS
Nama : ...
No Sertifikat : ...
LAMPIRAN I FORMAT F1
Perg. Tinggi : ...
Alamat Perg. Tinggi : ...
Fakultas/Departemen : ...
Jurusan/Prodi : ...
Pangkat/Gol : ...
Tempat -Tgl Lahir : ...
S1 : ...
S2 : ...
S3 : ...
Ilmu yg ditekuni : ...
No. HP : ...
II. KINERJA BIDANG PENDIDIKAN
No Kegiatan Bidang Pendidikan Jenjang SKS
12 3 Dst
Jumlah
III. KINERJA BIDANG PENELITIAN
No Kegiatan Bidang Penelitian SKS
12
3 Jumlah
IV. KINERJA BIDANG PENGABDIAN MASYARAKAT
No Kegiatan Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat SKS
12 3 Dst
Jumlah
V. KINERJA PENUNJANG LAINNYA
No Kegiatan Penunjang Lain SKS
12 3 Dst
Jumlah
VI. KEWAJIBAN KHUSUS PROFESOR YG DILAKSANAKAN TAHUN INI
No Kewajiban Khusus Profesor SKS
12
3 Jumlah
PERNYATAAN DOSEN
Saya dosen yang membuat laporan kinerja ini menyatakan bahwa semua aktivitas dan bukti pendukungnya adalah benar aktivitas saya dan saya sanggup menerima sanksi apapun termasuk penghentian tunjangan dan mengembalikan yang sudah diterima apabila pernyataan ini dikemudian hari terbukti tidak benar
---, Tanggal --- Dosen Yg Membuat
--- KESIMPULAN ASESOR: LOLOS/ GAGAL PADA BIDANG ---
PERNYATAAN ASESOR
Saya sudah memeriksa kebenarannya dan bisa menyetujui semua isi laporan evaluasi ini
Asesor I Asesor II
Mengesahkan Dekan,
--- ---
---
LAPORAN EVALUASI TINGKAT FAKULTAS TAHUN --- NAMA FAKULTAS: ---
NAMA PERGURUAN TINGGI: ---
SertifikatNo Nama Dosen PdSemester GasalPl Pg Pd PdSemester GenapPl Pg Pd Profesor Kesimpulan LAMPIRAN II REKAP FAKULTAS
PERNYATAAN DEKAN
Saya sudah memeriksa kebenarannya dan bisa mengesahkan semua isi laporan evaluasi ini
---, Tanggal, --- Mengesahkan Dekan,
---
LAPORAN EVALUASI TINGKAT PERGURUAN TINGGI TAHUN --- NAMA FAKULTAS: ---
NAMA PERGURUAN TINGGI: --- ALAMAT PERGURUAN TINGGI: ---
SertifikatNo Nama Dosen Semester Gasal Semester Genap Profesor Kesim pulan
Pd Pl Pg Pd Pd Pl Pg Pd
PERNYATAAN REKTOR
Saya sudah memeriksa kebenarannya dan bisa mengesahkan semua isi laporan evaluasi ini
LAMPIRAN III REKAP PERG. TINGGI
---, Tanggal, --- Mengesahkan Rektor,
---
LAPORAN EVALUASI TINGKAT KOPERTIS TAHUN --- NAMA KOPERTIS: ---
ALAMAT KOPERTIS: ---
SertifikatNo Nama Dosen
Perg.Asal Tinggi
Semester Gasal Semester Genap
Profesor Kesimpulan
Pd Pl Pg Pk Pd Pl Pg Pk
PERNYATAAN KOPERTIS
Saya sudah memeriksa kebenarannya dan bisa mengesahkan semua isi laporan evaluasi ini
---, Tanggal, --- Mengesahkan Kopertis,
---
LAMPIRAN IV REKAP KOPERTIS
Penjelasan :
1. Pd, Pl, Pg dan Pk diisi jumlah SKS yang dicapai pada bidang pendidikan (Pd), penelitian (Pl), pengabdian kepada masyarakat (Pg) dan pendukung (Pk)
2. Tugas mengajar pada jenjang S1 merupakan kegiatan yang wajib dilakukan oleh semua dosen pada perguruan tinggi akademik (universitas, institut dll)
3. Profesor diisi jumlah SKS kewajiban khusus profesor pada satu tahun laporan evaluasi
4. Kesimpulan diisi L apabila lolos, Gd (gagal karena bidang pendidikan), Gl (gagal karena bidang penelitian), Gg (gagal karena bidang pengabdian kepada masyarakat), Gk (gagal karena bidang penunjang), Gf (gagal karena kewajiban khusus profesor) atau kombinasinya bila penyebab gagal lebih dari satu.
5. Untuk perguruan tinggi negeri yang dikirim ke Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi adalah (1) Rekap perguruan tinggi (Lampiran III) dalam bentuk hardfile dan (2) softfile (CD) yang berisi (a) rekap tingkat perguruan tinggi negeri, (b) rekap tingkat fakultas dan (c) seluruh laporan kinerja dosen, sedangkan hardfile lainnya disimpan di perguruan tinggi yang bersangkutan untuk ditunjukkan sebagai bukti bila diperlukan 6. Untuk perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat maka yang dikirim ke Direktur Jenderal
Pendidikan Tinggi adalah (1) Rekap Kopertis (Lampiran IV) bentuk hardfile dan (2) softfile (CD) yang berisi (a) rekap tingkat perguruan tinggi neger, (2) rekap tingkat fakultas dan (3) seluruh laporan kinerja dosen, sedangkan hardfile lainnya disimpan di Kopertis yang bersangkutan
UNIVERSITAS JANABADRA
Jl. Tentara Rakyat Mataram No 55 – 57 Yogyakarta 55231
Telp (0274) 561039 Psw 128. Fax. (0274) 517251, website: www.janabadra.ac.id
KEPUTUSAN
REKTOR UNIVERSITAS JANABADRA
Nomor : 074/Kpts/UJB/IX/2009 Tentang
PENGANGKATAN TIM MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL (TIM MONEV JURUSAN/PROGRAM STUDI)
Rektor Universitas Janabadra
Menimbang : a. Bahwa dalam rangka mengimplementasikan paradigma baru pengelolaan perguruan tinggi dan pelaksanaan peningkatan kesehatan organisasi perguruan tinggi sebagaimana yanf telah ditetapkan dalarn HELTS 2003- 2010 telah diberlakukan mekanisme pendanaan atas dasar kinerja yang sifatnya kornpetetif.
b. Bahwa keberhasilan pelaksanaan suatu program sangat ditentukan oleh kualitas pengawasan (audit), pengkajian (Assesment) dan evaluasi (evaluation) yang diiaksanakan secara berkelanjutan sehingga hasilnya dapat dipantau pencapaiannya dan hasil dari ketiga kegiatan dapat digunakan sebagai umpan balik (feed back) bagi pengembangan lnstitusi pelaksana kegiatan.
c. Bahwa sebagai bentuk perwujudan akuntabilitas kepada semua pihak, pelaksanaan program yang didanai dengan berbagai hibah harus dimonitor dan dievaluasi secara periodik menuju tercapainya kualitas pendidikan yang berkelanjutan.
d. Bahwa untuk itu perlu dibentuk tim Monitoring dan Evaluasi Internal dengan landasan hukum berupa Surat Keputusan Rektor.
Mengingat : a. Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional b. Undang-undang nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen
c. Peraturan Pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang Standard Nasional Pendidikan
d. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan-Pengendalian dan pembinaan Program Diploma, Sarjana dan pascasarjana di perguruan Tinggi
e. Keputusan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi nomor
34/DIKTI/Kep/2002 tentang Perubahan dan Peraturan Tambahan
Keputusan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi nomor
08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk Teknis Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 184/U/2001.
Memperhatikan : 1. Surat dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi nomor 848/D/T/2006 tertanggal 6 Maret 2006
2. Rapat koordinasi antara Pembantu Rektor I dan Badan Penjaminan Mutu tanggal 3 September 2009
MEMUTUSKAN
Menetapkan : Pengangkatan sebagai Tim Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Internal Lingkungan Universitas Janabadra
Pertama : Personalia Tim Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Internal di Lingkungan Universitas Janabadra sebagaimana terlampir dalam Keputusan ini
Kedua : Tugas dan Kewajiban Tirn Monev Internal meliputi :
a. Koordinasi dengan Badan Penjaminan Mutu melakukan audit, assessment dan evaluasi berbagai kegiatan yang terkait dengan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT).
b. Mengkaji kecukupan dan kepatuhan pelaksana kegiatan terhadap standar/
spesifikasi / kualifik asi output sesuai dengan yang ditetapkan pada manual, SOP, Form checklist dan sistem yang diinginkan / diharuskan (audit).
c. Mengkaji apakah realisasi / implementasi kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, mendeteksi secara dini terjadinya masalah, hambatan, penyimpangan terhadap proses yang berlangsung (assesment).
d. Menilai dan menentukan apakah proses, dan ouput yang dihasilkan sesuai dengan indikator yang ditetapkan.
e. Hasil audit dan assesment dievaluasi, dan disampaikan kepada pimpinan universitas untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan, review manajemen dan tindak koreksi serta perbaikan mutu.
Ketiga : Tim Monev Internal wajib membuat laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan setelah melaksanakan tugas dan kegiatan.
Keempat : Personalia Tim Monev Internal di lingkungan Universitas Janabadra bukan merupakan jabatan struktural melainkan fungsional.
Kelima : Dalam melaksanakan tugas, personalia Tim Monev Internal diberikan dana operasional yang besarnya disesuaikan dengan tarif dalam mata anggaran universitas.
Keenam : Personalia Tim Monev Internal mulai bertugas sejak keputusan ini ditetapkan
dengan masa bakti selama 2 (dua) tahun
Ketujuh : Segala sesuatu akan diubah dan diatur kembali sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini.
Tembusan kepada Yth. : 1. Wakil Rektor I, II, III 2. BPM
3. Dekan Fakultas
4. Anggota Tim Monev Internal
Lampiran Surat Keputusan Rektor UJB No. : 074/Kpts/UJB/IX/2009 Tanggal : 8 September 2009
