5.1. Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh penulis pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan :
1. PT. XYZ adalah perusahaan pemasok hotel yang menjual produk-produk perlengkapan kamar. Dalam melakukan bisnis prosesnya, perusahaan ini membutuhkan waktu 25 hari dari awal pelanggan memesan produk hingga perusahaan melakukan penagihan. Namun pada kenyataannya perusahaan sering mengalami keterlambatan dalam pengirim barang.
2. Perusahaan menekan biaya pengeluaran pengiriman dengan menggunakan jasa angkutan yang harganya relatif murah.
3. Perusahaan perlu memperbaiki supply chain management yang digunakan.
4. Kurang teraturnya surat pesanan yang dibuat oleh bagian gudang.
5. Buffer stock yang harus ditetapkan untuk produk (dalam unit SKU):
• Gula sachet 8 gr polos : 18.000 buah
• Coaster tipis : 9.000 buah
• Sabun AJ oval 15 gr : 68 karton
• Garam sachet polos : 1700 buah
• Shampoo botol 25 ml : 650 buah Atau (dalam Hari Penjualan):
• Gula sachet 8 gr polos : 5 x/bulan
• Coaster tipis : 3 x/bulan
• Sabun AJ oval 15 gr : 7 x/bulan
• Garam sachet polos : 3 x/bulan
• Shampoo botol 25 ml : 2 x/bulan
6. Kurang adanya kontrol yang baik pada supply chain management perusahaan.
5.2. Rasionalisasi
Adapun hal-hal yang melatarbelakangi penulis dalam pengambilan kesimpulan diatas antara lain :
1. PT. XYZ adalah perusahaan pemasok hotel yang menjual produk-produk perlengkapan kamar. Dalam melakukan bisnis prosesnya, perusahaan ini membutuhkan waktu 25 hari dari awal pelanggan memesan produk hingga perusahaan melakukan penagihan. Namun pada kenyataannya perusahaan sering mengalami keterlambatan dalam pengirim barang.
Perusahaan melayani pelanggannya dengan menjual 423 SKU dimana pelanggan bisa memasang logo perusahaannya pada produk yang dipesan.
2. Perusahaan menekan biaya pengeluaran pengiriman dengan menggunakan jasa angkutan yang harganya relatif murah.
Umumnya biaya yang dikenakan oleh jasa angkutan untuk pengiriman barang dari Semarang ke Surabaya adalah Rp 25.000,- /5kg pertama. Sedangkan jasa angkutan yang digunakan oleh PT. XYZ mengenakan biaya pengangkutan dari Semarang ke Surabaya sebesar Rp 12.500,-/ 5 kg pertama.
3. Perusahaan perlu memperbaiki supply chain management yang dimiliki.
Perlu adanya perbaikan pada supply chain management karena berdasarkan jatuh tempo surat pesanan, terjadi 34 kali keterlambatan pengiriman dan tidak teraturnya proses produksi di Semarang. Baik perbaikan pada proses produksi, sistem pemesanan, maupun jasa angkutan yang digunakan.
4. Kurang teraturnya surat pesanan yang dibuat oleh bagian gudang.
Terlihat dari jumlah SKU yang dipesan yang tercantum dalam surat pesanan tidak menentu.
5. Buffer stock yang harus ditetapkan untuk produk (dalam unit):
• Gula sachet 8 gr polos: 18.000 buah
Dihitung dari Rata-rata SKU yang terjual setiap bulan dikalikan rata-rata keterlambatan pengiriman barang ditambahkan 20 % sebagai cadangan sehingga penghitungannya menjadi :
= (1.068 buah/hari/bulan x 14 hari ) + 20 %
• Coaster tipis : 9.000 buah
Penghitungannya = (538 buah/hari/bulan x 14 hari ) + 20 %
= 9.038 buah dibulatkan menjadi 9.000 buah.
• Sabun AJ oval 15 gr : 68 karton
Penghitungannya = (4 karton 10 buah/hari/bulan x 14 hari ) + 20 %
= 67 karton 168 buah dibulatkan menjadi 68 karton.
• Garam sachet polos : 1700 buah
Penghitungannya = (100 buah/hari/bulan x 14 hari ) + 20 %
= 1680 buah dibulatkan menjadi 1.700 buah.
• Shampoo botol 25 ml : 650 buah
Penghitungannya = (37 buah/hari/bulan x 14 hari ) + 20 %
= 621 buah dibulatkan menjadi 650 buah.
Atau (dalam Hari Penjualan):
Rumus untuk menentukan buffer stock berdasarkan Hari Penjualan:
a. Pada item fast moving adalah Siklus Pengiriman x 1,25 b. Pada item slow moving adalah Siklus Pengiriman x 2 Sehingga buffer stocknya adalah:
• Gula sachet 8 gr polos= 4,3 kali/bulan x 1,25 = 5 kali/bulan
• Coaster tipis = 2,6 kali/bulan x 1,25 = 3 kali/bulan
• Sabun AJ oval 15 gr = 5,6 kali/bulan x 1,25 = 7 kali/bulan
• Garam sachet polos = 1,3 kali/bulan x 2 = 3 kali/bulan
• Shampoo botol 25 ml = 1 kali/bulan x 2 = 2 kali/bulan
Pembulatan dilakukan untuk memudahkan pemesanan, pengiriman, dan penyimpanan barang.
6. Kurang adanya kontrol yang baik pada supply chain management perusahaan.
Dilihat dari adanya keterlambatan pemesanan dari Surabaya ke Semarang, keterlambatan produksi barang di Semarang, kurang adanya kontrol pada barang-barang yang telah selesai produksi di Semarang dan tidak adanya stok yang mencukupi untuk barang-barang yang berputar cepat.
5.3. Saran
Berdasarkan kesimpulan dan rasionalisasi yang telah dijelaskan di atas, maka penulis memberikan saran kepada perusahaan sebagai berikut :
1.1 Surat Edaran Standart proses produksi
Perusahaan membuat surat edaran standart proses produksi untuk disebarkan kepada pelanggan sehingga pelanggan mengetahui lebih jelas berapa lama proses yang diperlukan untuk memproduksi barang yang dipesan dan surat edaran ini diharapkan mencegah pelanggan menagih barang yang dipesan sebelum standart proses produksi. Contoh surat edaran standart proses produksi dapat dilihat di lampiran 21.
1.2. Surat Tanda Terima Purchase Order
Setiap perusahaan menerima Purchase order dari pihak hotel, maka perusahaan membuat sebuah surat tanda terima Purchase order dimana pada surat tersebut terdapat nama hotel, nomor purchase order, tanggal diterima, pernyataan terima kasih bahwa perusahaan telah menerima purchase order tersebut, lama pemrosesan barang termasuk tanggal barang yang dipesan akan dikirim. Surat ini kemudian akan ditanda tangani oleh pihak hotel dan perusahaan. Fungsi dari surat ini adalah sebagai sebagai pernyataan bahwa purchase order telah diterima perusahaan dan ucapan terima kasih atas kepercayaan pihak hotel memesan barang di perusahaan serta menjelaskan kepada pihak hotel kapan barang yang dipesan akan siap, sehingga sebelum tanggal yang tertulis di surat kapan barang selesai diproses, pihak hotel tidak akan melakukan komplain kepada perusahaan.
Contoh surat tanda terima purchase order dapat dilihat di lampiran 22.
2. Penggantian Jasa angkutan yang digunakan.
Karena jasa angkutan yang selama ini digunakan sering terlambat, maka sebaiknya perusahaan mencoba menggunakan jasa angkutan lain yang mempunyai nilai lebih baik. Dan jasa angkutan yang disarankan adalah Santoso travel yang bertempat di Jalan Margorejo karena dekat dengan perusahaan sehingga jika jasa angkutan tidak bisa segera mengirim ke perusahaan, maka perusahaan bisa mengambil barang tersebut sendiri. Harga yang ditetapkan oleh
angkutan sebelumnya adalah 12.500/5 kg pertama. Untuk mendapatkan kualitas yang lebih baik memang ada harga yang lebih mahal yang harus dikeluarkan.
3. Menetapkan minimum economic order
Ditetapkan minimum economic order per surat pesanan oleh perusahaan pusat Semarang supaya setiap surat pesanan besarnya sesuai dengan kapasitas produksi dari perusahaan pusat Semarang sehingga dapat mencapai tingkat efisiensi yang paling optimal.
4. Adanya buffer stock pada setiap SKU
Adanya minimum stok akan mengamankan proses penjualan, karena perusahaan tidak akan mengalami kehabisan stok sehingga pelanggan yang memesan barang bisa segera mendapatkan barang pesanannya. Dan apabila terjadi keterlambatan barang dari Semarang, perusahaan tetap bisa mengirimkan barang kepada pelanggan.
Cara untuk menghitung buffer stok berdasarkan unit SKU adalah sebagai berikut : a. Menghitung jumlah SKU yang terjual selama sebulan.
Misalnya Gula sachet 8 gr polos yang terjual pada bulan Juli 2006 adalah 28.900 buah.
b. Hasil jumlah SKU yang terjual selama sebulan dibagi dengan jumlah hari kerja.
Misalnya jumlah gula sachet 8 gr polos yang terjual selama bulan Juli 2006 adalah 28.900 buah : 24 hari kerja = 1.204 buah/hari.
c. Kemudian menghitung rata-rata keterlambatan barang dari Semarang, dengan menambahkan jumlah hari keterlambatan dibagi intensitas keterlambatan.
Misalnya Keterlambatan yang terjadi pada bulan Juli 2006 adalah 3x yaitu 20 hari, 12 hari, dan 10 hari. Maka rata-rata keterlambatannya adalah ( 20 hari + 12 hari + 10 hari ) dibagi 3 yaitu 14 hari.
d. Oleh karena itu barang yang dibutuhkan untuk mencukupi 14 hari keterlambatan pengiriman adalah 1.204 buah/hari x 14 hari = 16.856 buah.
Maka minimum stock dari gula sachet 8 gr polos tidak boleh kurang dari 16.856 buah.
e. Lama proses pengiriman barang dari Semarang ke Surabaya jika tidak mengalami keterlambatan adalah 10 hari. Jumlah gula sachet 8 gr polos yang terjual dalam 10 hari adalah 1.204 buah/hari x 10 hari = 12.040 buah.
Sehingga jika ditambahkan dengan minimum stok jumlah stok gula sachet 8 gr polos menjadi 28.896 buah.
Maka, pada saat stok gula mencapai jumlah 28.896 buah, bagian Gudang sudah harus memesan ke Semarang, sehingga perusahaan tidak akan kekurangan barang, dan keterlambatan kedatangan barang tidak akan menjadi masalah yang berarti karena perusahaan masih mempunyai stok barang, dan ini bisa mengurangi komplain pelanggan.
Berikut adalah grafik contoh posisi stok barang gula sachet 8 gr polos :
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Stok awal order barang stok baru minimum stok
Grafik 5.1 Rekayasa posisi stok barang gula sachet 8 gr polos
Keterangan :
Stok awal gula sachet 8 gr polos adalah 100 buah, minimum stok yang ditetapkan adalah 20 buah. Jumlah rata-rata SKU yang terjual per hari adalah 5 buah/hari. Proses pengiriman barang membutuhkan waktu 10 hari, dalam 10 hari tersebut, 50 buah terjual, sehingga pada saat stok mencapai posisi 70 buah (minimum stok 20 buah ditambah barang yang terjual dalam 10 hari yaitu 50 buah sehingga pada saat menunggu barang datang tidak ada kekosongan barang), bagian Gudang harus melakukan pemesanan barang ke Semarang sebanyak yang dia butuhkan, misalnya sebanyak 70 buah. Setiap hari gula sachet 8 gr polos berkurang 5 buah hingga hari ke-8, stok posisi mencapai 70 buah, bagian Gudang memesan ke Semarang sebanyak 70 buah gula sachet 8 gr polos, setiap hari barang tetap berkurang sebanyak 5 buah sehingga setelah 10 hari (hari ke 18) stok posisi mencapai 20 buah, pada hari tersebut juga barang pesanan dari Semarang datang sebanyak 70 buah sehingga stok barang kembali naik ke posisi 90 buah, dan seterusnya.
Dengan demikian tidak akan terjadi kekosongan barang.
Atau buffer stock bisa juga ditetapkan berdasarkan Hari Penjualan yaitu dengan cara:
a. Menghitung jumlah pengiriman SKU dari perusahaan pusat Semarang selama beberapa bulan.
Misalnya gula sachet 8 gr polos pada bulan Juli 2006 dikirim sebanyak 6 kali, pada bulan Agustus 2006 dikirim sebanyak 4 kali, dan pada bulan September 2006 dikirim sebanyak 3 kali.
b. Menghitung Siklus pengiriman SKU tersebut.
Siklus pengiriman dihitung dari rata-rata pengiriman selama beberapa bulan. Sehingga siklus pengiriman gula sachet 8 gr polos dari bulan Juli – September 2006 adalah (6 kali + 4 kali + 3 kali) dibagi 3 bulan = 4,3 kali/bulan.
c. Rumus penghitungan buffer stock berdasarkan Hari Penjualan.
• Untuk item fast moving = 1, 25 x Siklus Pengiriman.
• Untuk item slow moving = 2 x Siklus Pengiriman.
Karena gula sachet 8 gr polos termasuk dalam item fast moving sehingga buffer stock yang ditetapkan untuk SKU ini adalah 1,25 x 4,3 kali/bulan = 5,4 kali/bulan dibulatkan menjadi 5 kali/bulan.
5.1. Dibuatnya Laporan Perkembangan Transaksi Pelanggan
Perusahaan di Surabaya menugaskan salah satu staf untuk membuat laporan Perekembangan Transaksi Pelanggan yang berisi tanggal terjadi, nama hotel yang memesan, order dilakukan via apa, item-item barang yang dipesan dan jumlahnya, tanggal barang akan kirim, barang telah tersedia di Surabaya atau belum, dan barang telah dikirim atau belum. Fungsi dari buku ini adalah perusahaan bisa mengetahui hotel mana saja yang memesan pada hari tersebut, item apa saja yang dipesan, dan kapan barang akan dikirim, sehingga bila mendekati tanggal barang akan dikirim dan barang belum dikirim oleh perusahaan pusat Semarang, perusahaan bisa menanyakan ke Semarang, sampai mana barang telah diproses, mendorong pihak Semarang supaya cepat memproses barang tersebut, dan memperjelas kapan barang akan sampai di Surabaya. Dengan adanya laporan perkembangan transaksi pelanggan ini maka perusahaan akan lebih jelas mengetahui barang apa yang belum siap di Surabaya untuk dikirim, barang mana yang harus ditanyakan atau diorder ke Semarang, dan barang mana yang telah siap dikirim. Contoh format Laporan perkembangan transaksi pelanggan bisa dilihat pada lampiran 23.
5.2. Meminta laporan update pesanan dari perusahaan pusat Semarang
Setiap minggunya perusahaan cabang Surabaya mengirimkan surat pesanan barang minimal satu kali ke perusahaan pusat Semarang. Setelah surat tersebut diterima oleh pihak Semarang, pihak Semarang akan membalas surat tersebut dengan mencantumkan tanggal barang akan dikirim, dimana pada umumnya proses produksi barang membutuhkan waktu 10-14 hari. Oleh karena itu, setiap hari ke-5 setelah pengiriman surat pesanan, perusahaan Surabaya harus melakukan update barang-barang yang dipesan untuk mengetahui barang-barang tersebut telah diproduksi hingga tahap mana, sehingga jika terjadi keterlambatan produksi barang setidaknya perusahaan cabang Surabaya bisa menginformasikan
5.3. Adanya stok report mingguan untuk setiap SKU yang ada di Surabaya.
PT. XYZ perlu membuat stok report mingguan untuk produk-produk fast moving dan slow moving. Stok report ini kemudian dikirimkan ke perusahan pusat supaya produsen mengetahui bagaimana stok barangnya yang berada di Surabaya, sehingga produsen bisa merencanakan akan mengirimkan stock tambahan berapa banyak dan kapan.
5.4. Sebagian pengepakan gula sachet dilakukan di Surabaya.
Bagian produksi perusahaan Semarang belum menganggap produk gula sachet sebagai barang jadi jika belum dikemas menjadi 250 pcs per plastik walaupun jumlah gula yang diproduksi telah mencukupi surat pesanan. Karena itu untuk mempercepat proses pengiriman barang dari Semarang ke Surabaya, gula sachet yang dipesan oleh cabang Surabaya tidak harus dikemas menjadi 250 pcs per plastik namun bisa juga dikirim satuan. Dan proses pengepakan gula sachet menjadi 250 pcs per plastik akan dilakukan di Surabaya.
5.5. Pemisahan produk gula sachet menjadi stok barang setengah jadi dan stok barang jadi.
Oleh karena adanya kemungkinan gula sachet yang dikirim oleh Semarang tidak dikemas dalam ukuran 250 pcs per plastik ( stok barang jadi ) namun dikirim berupa satuan ( stok barang setengah jadi ), perlu adanya pemisahan stock
5.6. Membuat surat standart frekuensi dan lead time order.
