Perancangan Pemantauan dan Evaluasi Kinerja SDM TI (Laboran dan Teknisi di Jurusan Sistem Informasi)

(1)

Perancangan Pemantauan dan Evaluasi Kinerja SDM TI

(Laboran dan Teknisi di

Jurusan Sistem Informasi)

COBIT 5 ENABLING PROCESS – MEA01

Oleh:

TKTI E Kelompok 1

Friska Izza Amalia 5213100003

Dinar Permatasari 5213100017

Mega Resty Sudigdo 5213100065

Yeremiah Aha Wirajaya 5213100135

(2)

Daftar Isi

I. PENDAHULUAN ... 2

Kondisi Saat Ini ... 2

Interview Protocol ... 3

Interview Protocol Untuk Analis Kepegawaian... 3

Interview Protocol Untuk Laboran ... 3

Penelitian Terdahulu ... 3

II. MAPPING OF CONTROL ... 4

MAPPING KONTROL ... 0

III.MAPPING DOKUMEN ... 2

IV. HASIL ... 2

PEDOMAN ... 3

PENDAHULUAN ... 4

DASAR DAN ACUAN ... 7

TUJUAN ... 10

RUANG LINGKUP ... 15

ISTILAH DAN DEFINISI ... 18

PROSES BISNIS ... 21

PANDUAN ... 24

PEMANTAUAN DAN EVALUASI KINERJA SDM (LABORAN DAN TEKNISI) DI JURUSAN SISTEM INFORMASI ITS ... 25

RUMUSAN KEBIJAKAN ... 29

PROSEDUR ... 34

PELAKSANAAN RAPAT RUTIN PEGAWAI ... 35

PELAKSANAAN MONITORING KINERJA TEKNISI DAN LABORAN ... 41

FORMULIR ... 51

FORMULIR PROTOKOL RAPAT ... 51

FORMULIR HASIL RAPAT ... 54

FORMULIR IDENTIFIKASI STAKEHOLDER ... 57

FORMULIR MONITOR HARIAN ... 60

FORMULIR KUISIONER ... 63

FORMULIR HASIL EVALUASI ... 66

(3)

I. PENDAHULUAN

Kondisi Saat Ini

Jurusan Sistem Informasi adalah salah satu jurusan yang dimiliki oleh ITS. Dalam menjalankan aktivitas pendidikan di dalamnya, tentulah dibutuhkan beberapa fasilitas, salah satunya laboratorium.

Dalam mengelola laboratorium, Jurusan Sistem Informasi dibantu oleh beberapa tenaga, yaitu kepala laboratorium dan laboran. Kepala laboratorium ini bertugas sebagai pengawas keberlangsungan di dalam laboratorium tersebut sedangkan laboran bertugas membantu kepala lab dalam mengawasi laboratorium tersebut dan mengurus berbagai yang berhubungan dengan laboratorium yang ditugaskan. Laboran di sini juga dapat disebut sebagai teknisi laboratorium.

Jurusan Sistem Informasi mempunyai 5 Laboratorium Tugas Akhir dan 2 laboratorium untuk menunjang perkuliahan. Untuk masing-masing laboratorium memiliki kepala laboratorium dan laboran masing-masing. Berikut ini adalah daftar laboratorium dengan nama laborannya.

No. Nama Laboratorium Nama Laboran

1. Manajemen Sistem Informasi Pak Hermono

2. Infrastruktur Keamanan dan Teknologi Informasi Mas Bambang

3. Sistem Enterprise Mas Bambang

4. Rekayasa Data dan Inteligensi Bisnis Mas Ricky Asrul Sani 5. Akuisisi Data dan Diseminasi Informasi Mas Ricky Asrul Sani 6. Laboratorium Pemrograman Sistem Informasi Mbak Maya

7. Laboratorium Studio Mbak Maya

Tidak dapat dipungkiri bahwa laboratorium tentulah membutuhkan kebutuhan IT dan listrik untuk menjaga keberlangsungan proses bisnis di dalamnya. Oleh karena itu, laboratorium tidak bisa terlepas dari teknisi IT dan listrik. Teknisi IT bertanggung jawab terhadap kebutuhan IT yang ada di Jurusan Sistem Informasi sedangkan teknisi listrik bertanggung jawab terhadap segala sesuatunya yang berhubungan dengan kelistrikan di Jurusan Sistem Informasi. Kondisi di Jurusan Sistem Informasi saat ini adalah teknisi IT dan teknisi listrik itu hanya ada 1 orang, yaitu Mas Nanok. Beliau bertanggung jawab terhadap kedua hal tersebut.

Setiap tahunnya teknis-teknisi tersebut mengisi Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). SKP merupakan rencana tahunan tentang apa saja yang ingin dilakukan. Kemudian setiap 6 bulan akan dilakukan monitoring ketercapaian secara terpusat dan hal ini berpengaruh terhadap tunjangan tambahan yang didapatkan. Oleh karena itu, setiap selesai mengerjakan sesuatu harus dimasukkan ketercapaiannya di SKP ini.

Bentuk SKP ini seperti integra. Teknisi dapat memasukkan mengenai segala sesuatu yang ingin dicapai selama periode 1 tahun dan segala sesuatu yang telah berhasil tercapai. Dari hal inilah penilaian terhadap kinerja teknisi dilakukan. Dari laporan realisasi yang telah dimasukkan ke SKP akan dicetak. Kemudian laporan tersebut diserahkan ke kepala laboratorium masing-masing untuk dilakukan validasi. Jika telah divalidasi, maka dokumen tersebut diserahkan ke tata usaha jurusan kemudian ke ITS.

Mengenai prosedur pengisian SKP sudah dimiliki oleh ITS. Namun, masih terasa kurang di bagian monitoring. Karena dari pihak jurusan dan ITS hanya memberlakukan langsung sistem 6 bulan sekali. Dengan adanya hal ini, dapat menunjukkan bahwa pekerjaan yang harus dilakukan dapat dikebut ketika mendekati jadwal untuk melakukan monitoring tersebut. Oleh karena itu, kelompok kami mengusulkan prosedur rapat rutin pegawai dan monitoring kinerja pegawai. Referensi yang kami gunakan adalah COBIT 5 Enabling Processes.

(4)

Interview Protocol

Kami melakukan wawancara dengan 2 target narasumber, yaitu Bu Ninda selaku Analis Kepegawaian dan salah satu laboran yang ada di Jurusan Sistem Informasi.

Interview Protocol Untuk Analis Kepegawaian

1. Apa saja teknisi yang dimiliki oleh Jurusan Sistem Informasi?

2. Apakah selama ini ada monitoring dari jurusan mengenai kinerja teknisi dan laboran?

3. Apakah SKP itu?

4. Berapa lama SKP ini telah diterapkan?

5. Bagaimana cara kerja / alur untuk melakukan montoring kinerja teknisi dan laboran?

6. Monitoring tersebut dilakukan berapa kali (rentang waktu)?

7. Apakah pengisian SKP ini berpengaruh terhadap sesuatu?

8. Apabila tidak melakukan pengisian SKP ini, apakah ada konsekuensi yang berlaku?

9. Apakah terdapat informasi atau pemberitahuan untuk jadwalnya melakukan pengisian SKP atau memberikan laporan pencapaian?

10. Kemudian untuk uraian jabatan dilakukan evaluasi setiap berapa tahun sekali?

Interview Protocol Untuk Laboran

1. Apakah selama ini ada monitoring dan controlling perihal kinerja teknisi?

2. Bagaimana cara mengisi SKP?

3. Apa saja batasan yang dimiliki oleh SKP?

4. Bagaimana sistem penilaian SKP tersebut?

5. Bagaimana cara kerja dari SKP ini?

6. Apa saja target yang harus diisikan di dalam SKP ini?

7. Apakah sering melakukan kegiatan yang ternyata tidak diinputkan ke SKP?

8. Bagaimana dengan kegiatan tersebut? Apakah tetap dapat dimasukkan ke SKP atau tidak?

9. Apa saja kritik dan saran untuk pengukuran kinerja teknisi dan laboran?

Penelitian Terdahulu

Berdasarkan penelitian mengenai dokumen MEA01 berbasis COBIT 5 yang dilakukan oleh angkatan 2011 (Theo W. Sakti, Mas Adi Nugraha, Brilliant Oka Suryanegara, dan Reaulia Nadine Rachmat) yang menghasilkan pedoman, panduan, 5 kebijakan, dan 5 prosedur beserta formulirnya.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh angkatan 2012, penelitian pertama (Andung Akbar Riawan, Aboerizal Ahmed K, Rizki Nugraha A, dan M. Furqon Haq) yang menghasilkan pedoman, panduan, 6 kebijakan, dan 14 prosedur beserta formulirnya dan penelitian kedua (Rowi Fajar M, Bhayu Prakasa, M. Aunu Rofiq, dan Isya Rahmani B) yang menghasilkan pedoman, panduan, 5 kebijakan, dan 5 prosedur beserta formulirnya.

Dari semua hasil penelitian tersebut, hanya dua prosedur beserta formulirnya yang kami jadikan acuan. Sedangkan untuk pedoman, panduan, dan kebijakan semuanya kami jadikan referensi dalam tugas ini. Prosedur yang kami jadikan acuan adalah prosedur rapat rutin dengan seluruh stakeholder dan pengawasan keseharian. Serta beberapa formulir seperti formulir identifikasi stakeholder, hasil rapat, monitoring harian, dan lain sebagainya.

(5)

II. MAPPING OF CONTROL

2.1 Key Management Practice

Pada tugas Perancangan , Pemantau, dan Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi gabi Laboran dan Teknisi di Jurusan Sistem Informasi ini, kami menggunakan Key Management Practice sebagai berikut :

1. MEA01.01 Menetapkan pendekatan perihal pemantauan 2. MEA01.02 Mendefinisikan target kinerja dan kesesuaian

Alasan hanya menggunakan dua dari lima Key Management Practice yang ada adalah karena dua Key Management Practice tersebut sudah cukup untuk dijadikan acuan dalam pembuatan prosedur.

2.2 Kontrol

Kontrol yang digunakan adalah detektif dan korektif.

2.3 Dokumen Tata Kelola

Dokumen yang dihasilkan yakni berupa prosedur dan formulir untuk melakukan rapat rutin dan pelaksaan monitoring kinerja pegawai.

(6)

MAPPING KONTROL

Key Management

Practices

aktivitas kontrol Rumusan

Kebijakan

Prosedur Formulir Acuan

MEA01.01 Melakukan identifikasi stakeholder

Detektif Rumusan Kebijakan Mengenai Pelaksanaan

Rapat Rutin Pegawai RK-MEA-01R01

Pelaksanaan rapat rutin pegawai (PR-MEA-01R01)

-

Formulir Protokol Rapat (FM-MEA-01R01)

-

Formulir Hasil Rapat (FM- MEA-02R01)

-

Formulir Identifikasi Stakeholder (FM-MEA- 03R01)

Cobit 4 dan Cobit 4.1 (Monitor and

Evaluate IT Performance) COBIT 5 MEA01.01 MEA01.01 Melakukan komunikasi

dengan stakeholder mengenai kebutuhan perusahaan serta tujuan dilakukannya penetapan,

agregasi, dan laporan dengan menggunakan

definisi umum

Detektif

MEA01.01 Melakukan kesepakatan mengenai tujuan serta pengukuran dan retensi

data

Preventif

MEA01.01 Melakukan komunikasi dengan stakeholder mengenai kebutuhan perusahaan serta tujuan dilakukannya penetapan,

agregasi, dan laporan dengan menggunakan

definisi umum

Detektif Rumusan Kebijakan Pemantauan dan

evaluasi RK-MEA-02R01

Pelaksanaan monitoring kinerja

pegawai (PR-MEA-02R01)

-

Formulir Monitor Harian (FM-MEA-04R01)

-

Formulir Kuisioner (FM- MEA-05R01)

-

Formulir Hasil Evaluasi (FM- MEA-06R01)

Cobit 4 dan Cobit 4.1 (Monitor and

Evaluate IT Performance) COBIT 5 MEA01.01

MEA01.02 Mendefinisikan dan secara berkala melakukan pengulasan kembali dengan

stakeholder mengenai tujuan dan pengukuran

untuk melakukan identifikasi segala signifikan

item yang terlewati dan mendefinisikan kerealistisan

korektif

(7)

target dan tingkat toleransi yang disepakati MEA01.01 Menyelaraskan dan secara

berkesinambungan melakukan pendekatan perawatan pemantauan dan

evaluasi dengan pendekatan perusahaan serta menggunakan alat

untuk melakukan pengumpulan data dan

pelaporan perusahaan

Korektif

MEA01.02 Melakukan evaluasi apakah tujuan dan pengukuran

telah memadai

Korektif

(8)

III.MAPPING DOKUMEN

IV. HASIL

RK-MEA-01R01

RK-MEA-02R01

PR-MEA-01R01

PR-MEA-02R01

FM-MEA-01R01 FM-MEA-02R01 FM-MEA-03R01 FM-MEA-04R01 FM-MEA-05R01 FM-MEA-06R01

(9)

PEDOMAN

(10)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : PENDAHULUAN

No. Dokumen : PED-MEA01-01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

<jabatan> <jabatan>

Tanggal : Tanggal :

(11)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PED-MEA01-01 NO REVISI

PENDAHULUAN

TANGGAL TERBIT

HALAMAN

PEDOMAN

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Deskripsi Perubahan Tanggal

Perubahan

Keterangan:

(*) T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan

(12)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN

TANGGAL TERBIT HALAMAN

PEDOMAN 1. Pendahuluan

Peningkatan peran Teknologi Informasi pada organsasi harus berbanding lurus dengan investasi yang dikeluarkan. Begitu pula yang terjadi di Jurusan Sistem Informasi. Biaya yang dikeluarkan untuk investasi biasanya besar. Sehingga perlu adanya Tata Kelola Teknologi Informasi yang baik, sehingga investasi yang dikeluarkan tidaklah sia-sia dan memberikan manfaat yang diinginkan oleh Jurusan Sistem Informasi. Untuk membuat tata kelola yang baik maka perlu menggunakan kerangka kerja, standar atau best practice sebagai pedoman yang baik. Beberapa yang kami gunakan sebagai berikut.

COBIT menyediakan kerangka kerja yang komprehensif yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuan mereka untuk tata kelola dan manajemen. Secara sederhana, hal ini membantu perusahaan menciptakan nilai yang optimal dari TI dengan menjaga keseimbangan antara mewujudkan manfaat dan mengoptimalkan tingkat risiko dan penggunaan sumber daya. COBIT memungkinkan TI untuk diatur dan dikelola secara holistik untuk seluruh perusahaan, mengambil dalam bisnis end-to-end dan bidang fungsional TI dari tanggung jawab, mengingat kepentingan stakeholder internal dan eksternal yang terkait TI. COBIT dapat digunakan secara umum dan berguna untuk perusahaan dari semua ukuran, apakah komersial, non-profit atau di sektor publik.

Sehingga dokumen ini dibuat berdasarkan COBIT4, COBIT4.1, COBIT5 Enabling Process.

Fokus dari dokumen ini adalah proses pada COBIT 5 Enabling Process pada bagian proses MEA01 yaitu Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance atau pemantauan, evaluasi, dan pengukuran kinerja dan kesesuaian yang dikhususkan untuk melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja teknisi IT dan laboran. Dalam pembuatannya membutuhkan dasar-dasar seperti yang telah disebutkan sebelumnya untuk membantu menjelasakan lebih rinci mengenai proses MEA01 ini.

(13)

PED-MEA01-02

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : DASAR DAN ACUAN

No. Dokumen : PED-MEA01-02

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(14)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

DASAR DAN ACUAN

PEDOMAN

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(15)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

DASAR DAN ACUAN

PEDOMAN Dasar dan Acuan

 COBIT 4

 COBIT 4.1

 COBIT 5 Enabling Process

(16)

PED-MEA01-03

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : TUJUAN

No. Dokumen : PED-MEA01-03

Revisi : 00

Pendistribusian

:

JURUSAN SISTEM INFORMASI

(17)

TUJUAN

PEDOMAN

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(18)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

TUJUAN

PEDOMAN 1. Tujuan & Indikator

Tujuan Indikator Kinerja

Mengelola risiko bisnis terkait TI  Persentase proses bisnis kritis, layanan TI dan program bisnis pengadaan TI yang disertakan penilaian risikonya

 banyaknya insiden terkait TI yang tidak teridentifikasikan dalam penilaian risiko

 persentase penilaian risiko perusahaan/bisnis yang memuat risiko terkait TI

 Frekuensi pembaharuan profil risiko

Menyediakan layanan TI yang sejalan dengan kebutuhan bisnis

 Banyaknya gangguan bisnis yang disebabkan oleh insiden layanan TI

 Persentase stakeholder bisnis yang puas dengan penyajian layanan TI yang memenuhi level layanan yang telah disepakati

 Persentase pengguna yang

puas dengan kualitas layanan

TI

(19)

Mengoptimasi aset, sumber daya, dan kemampuan TI

 Frekuensi dari tingkat kedewasaan kemampuan dan optimisasi biaya

 Tren dari hasil penilaian

 Tingkat kepuasan dari eksekutif bisnis dan TI terhadap biaya dan kemampuan terkait TI

Kepatuhan TI dengan kebijakan inernal

 Jumlah dari insiden yang terkait dengan

ketidakpatuhan terhadap kebijakan

 Persentase dari stakeholder yang emahami kebijakan

 Persentase kebijakan yang didukung oleh standar keefektifan dan praktik kerja

 Frekuensi dari tinjauan

kebijakan dan pembaruan

(20)

PED-MEA01-04

JURUSAN SISTEM INFORMASI

(21)

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : RUANG LINGKUP

No. Dokumen : PED-MEA01-04

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(22)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

RUANG LINGKUP

PEDOMAN

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(23)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

RUANG LINGKUP

PEDOMAN 1. Ruang Lingkup

Adapun pembuatan tata kelola ini mencakup proses-proses dalam pemantauan, evaluasi serta peniliaian performa dan kesesuaian teknologi informasi. Proses ini harus dilakukan untuk memastikan bahwa kinerja teknisi IT dan laboran telah bekerja sesuai dengan perecanaan sebelumnya.

a. Membangun pendekatan untuk pemantauan 1. Identifikasi stakeholder

2. Mengikutsertakan stakeholder dan menyampaikan kebutuhan dan tujuan perusahaan untuk pemantauan, pengumpulan dan pelaporan

3. Menyelaraskan dan secara berkelanjutan memelihara pendekatan pemantauan dan evaluasi dengan pendekatan perusahaan

4. Menyetujui tujuan dan pengukuran, taksonomi, dan penyimpanan data

5. Menyetujui pengelolaan siklus hidup (life cycle management) dan proses kontrol perubahan untuk pemantauan dan pelaporan

b. Menetapkan target kinerja dan kesesuaian

1. Mendefinisikan dan secara berkala melakukan pengulasan kembali dengan stakeholder mengenai tujuan dan pengukuran untuk melakukan identifikasi segala signifikan item yang terlewati dan mendefinisikan kerealistisan target dan tingkat toleransi yang disepakati 2. Melakukan evaluasi apakah tujuan dan pengukuran telah memadai

2. Area dan Wilayah

Internal organisasi

(24)

PED-MEA01-05

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : ISTILAH DAN DEFINISI

No. Dokumen : PED-MEA01-05

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(25)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

ISTILAH DAN DEFINISI

PEDOMAN

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(26)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

ISTILAH DAN DEFINISI

PEDOMAN

1. Istilah dan Definisi

-

Kajur : Kepala Jurusan Sistem Informasi

-

SJ : Sub Bagian Pemeliharaan dan Perawatan SI/TI

-

KL : Kepala Laboratorium Pemrograman Sistem Informasi dan Studio

-

KI : Kepala Laboratorium Informasi Keamanan dan Teknologi Informasi

-

KM : Kepala Laboratorium Manajemen Sistem Informasi

-

KS : Kepala Laboratorium Sistem Enterprise

-

KA : Kepala Laboratorium Akuisisi Data dan Diseminasi Informasi

-

KR : Kepala Laboratorium Rekayasa Data dan Intelegensia Bisnis

-

LL : Laboran Laboratorium Pemrograman Sistem Informasi dan Studio

-

LI : Laboran Laboratorium Informasi Keamanan dan Teknologi Informasi

-

LM : Laboran Laboratorium Manajemen Sistem Informasi

-

LS : Laboran Laboratorium Sistem Enterprise

-

LA : Laboran Laboratorium Akuisisi Data dan Diseminasi Informasi

-

LR : Laboran Laboratorium Rekayasa Data dan Intelegensia Bisnis

(27)

PED-MEA01-06

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : PROSES BISNIS

No. Dokumen : PED-MEA01-06

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(28)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PROSES BISNIS

PEDOMAN

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(29)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PROSES BISNIS

PEDOMAN

1. Proses Bisnis

(30)

PANDUAN

(31)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul : PEMANTAUAN DAN EVALUASI KINERJA SDM

(LABORAN DAN TEKNISI) DI JURUSAN SISTEM INFORMASI ITS

No. Dokumen : PAD-MEA01-01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(32)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PAD-MEA01-01 NO REVISI PEMANTAUAN DAN

EVALUASI KINERJA SDM (LABORAN DAN TEKNISI) DI JURUSAN SISTEM INFORMASI

ITS

TANGGAL TERBIT

HALAMAN

PANDUAN

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan

Keterangan:

(33)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PAD-MEA01-01 NO REVISI PEMANTAUAN DAN

EVALUASI KINERJA SDM (LABORAN DAN TEKNISI) DI JURUSAN SISTEM INFORMASI

ITS

TANGGAL TERBIT

HALAMAN

PANDUAN 1. Deskripsi Proses

Panduan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan dalam proses MEA01 mengenai pemantauan, evaluasi, dan penilaian terhadap pemantauan dan evaluasi kinerja teknisi IT dan laboran Jurusan Sistem Informasi. Mengumpulkan, memvalidasi dan mengevaluasi teknisi IT dan laboran Jurusan Sistem Informasi dari sisi kinerja yang berdasarkan target yang telah ditentukan sebelumnya. Memantau kinerja yang ada agar berjalan sesuai dengan target dan tujuan yang telah disepakati diawal serta menyediakan pelaporan yang berkala dan sistematis.

2. Maksud Proses

Menyediakan transparansi dari performa dan kesesuaian serta pencapaian kinerja teknisi IT dan laboran Jurusan Sistem Informasi.

3. Tujuan & Indikator Kerja

Tujuan Indikator Kerja

Tujuan dan metriks diterima oleh stakeholder

 Persen dari tujuan dan metriks yang diterima oleh stakeholder Proses diukur berdasarkan tujuan

dan metriks yang telah disetujui

 Persen dari proses yang memiliki tujuan dan metriks

Pendekatan dari pemantauan, penilaian dan penginformasian yang dilakukan perusahaan berjalan efektif dan operasional

 Persen dari proses dengan tujuan dan metriks yang efektif

 Persen dari proses kritis yang berhasil dipantau

Tujuan dan metriks diintegrasikan dengan sistem pemantauan perusahaan

 Persen dari tujuan dan metriks

yang terhubung dengan sistem

pemantauan perusahaan

(34)

Pelaporan performa dan kesesuaian dari proses dilakukan berkala dan berguna

 Persen dari laporan performa yang diberikan sesuai jadwal

4. Praktek Manajemen Kunci

MEA01 RACI CHART Praktek

Manajemen Kunci

Kajur SJ KL KI KM KS KA KR LL LI LM LS LA LR (ME A01.01)

Establish a monitoring approach.

I C A A A A A A R R R R R R

(MEA01.02) Set

performance and

conformance targets.

A R C C C C C C I I I I I I

I. KEBIJAKAN i. KEB-MEA0 1-0 1 Me nent ukan Pendekatan Pemanta uan

(35)

RUMUSAN

KEBIJAKAN

(36)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

RK– MEA01R01 NO REVISI

PELAKSANAAN RAPAT RUTIN PEGAWAI

RUMUSAN KEBIJAKAN

A. TUJUAN

Kebijakan ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman dalam melaksanakan rapat rutin pegawai.

B. RUANG LINGKUP

Kebijakan ini mengatur keseluruhan aspek kegiatan rapat rutin mengenai pemantauan dan evaluasi kinerja teknisi IT dan laboran oleh Jurusan Sistem Informasi.

C. PENGERTIAN ISTILAH

1. Rapat adalah suatu pertemuan yang bersifat tatap muka dan sangat penting untuk mendapat mufakat dalam pengambilan keputusan.

2. Pemantauan adalah suatu kegiatan mengamati secara seksama suatu keadaan atau kondisi, termasuk juga perilaku atau kegiatan tertentu, dengan tujuan agar semua data masukan atau informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan tersebut dapat menjadi landasan dalam mengambil keputusan tindakan selanjutnya yang diperlukan.

3. Evaluasi adalah proses pengukuran kefektifan suatu kegiatan, kebijakan, atau program.

D. KEBIJAKAN

Kebijakan ini digunakan sebagai upaya untuk melakukan pendekatan pemantauan di Jurusan Sistem Informasi ITS. Adapun rumusan kebijakan tersebut, antara lain:

1. Identifikasi dan penetapan peserta yang boleh mengikuti rapat rutin mengenai pemantauan dan evaluasi kinerja SDM TI.

2. Pelaksanaan rapat rutin mengenai pemantauan dan evaluasi kinerja SDM TI harus dilakukan secara teratur dan berkesinambungan.

a. Rapat rutin I dilakukan pada triwulan I yang dilakukan paling lambat akhir bulan pada triwulan II,

b. Rapat rutin II dilakukan paling lambat akhir bulan pertama triwulan III, c. Rapat rutin III dilakukan paling lambat akhir bulan pertama triwulan IV,

d. Rapat rutin IV dilakukan paling lambat akhir bulan pertama triwulan I tahun berikutnya, dan

e. Rapat rutin I tahun berikutnya dilakukan paling lambat akhir bulan pertama triwulan II tahun berikutnya.

3. Penyelenggaraan rapat rutin minimal dihadiri oleh Kepala Jurusan atau wakilnya, dan Kepala Laboratorium atau waklinya masing-masing laboratorium serta anggota dari sub bagian Pemeliharaan dan Perawatan SI/TI.

4. Laporan hasil rapat rutin diserahkan pada Subbagian Pemeliharaan dan Perawatan SI/TI paling lambat 2 minggu setelah diadakannya rapat rutin.

(37)

5. Mengkomunikasikan hasil rapat kepada seluruh stakeholder terkait.

(38)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

RK-MEA-02R01 NO REVISI

PEMANTAUAN DAN EVALUASI

RUMUSAN KEBIJAKAN

A. TUJUAN

Kebijakan ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman dalam pemantauan dan evaluasi.

B. RUANG LINGKUP

Kebijakan ini mengatur keseluruhan aspek kegiatan monitoring harian mengenai pemantauan dan evaluasi kinerja teknisi IT dan laboran oleh Jurusan Sistem Informasi.

C. PENGERTIAN ISTILAH

1. Pemantauan adalah suatu kegiatan mengamati secara seksama suatu keadaan atau kondisi, termasuk juga perilaku atau kegiatan tertentu, dengan tujuan agar semua data masukan atau informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan tersebut dapat menjadi landasan dalam mengambil keputusan tindakan selanjutnya yang diperlukan.

2. Evaluasi adalah proses pengukuran keefektifan suatu kegiatan, kebijakan, atau program.

D. KEBIJAKAN

Kebijakan ini digunakan sebagai upaya untuk melakukan monitoring dan evaluasi kinerja teknisi IT dan laboran di Jurusan Sistem Informasi ITS. Adapun rumusan kebijakan yang diusulkan, antara lain:

1. Menetapkan pihak yang berperan untuk melakukan monitoring harian kinerja SDM TI.

2. Monitoring harian digunakan untuk menilai kinerja SDM TI, yakni laboran dan teknisi dan dilakukan setiap hari.

3. Pelaporan monitoring harian dilakukan secara rutin minimal dilakukan satu bulan sekali sebagai bahan rapat rutin.

4. Peninjauan dan penyesuaian target performa dilakukan dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi hasil monitoring harian kinerja SDM TI dalam rapat rutin untuk memastikan target sudah terpenuhi.

(39)

ii. KEB-MEA0 1-0 2 Me nent ukan Target Performa da n Ke ses uaian

PROSEDUR

(40)

PROSEDUR

PR – 01 PELAKSANAAN RAPAT RUTIN PEGAWAI

PR – 02 PELAKSANAAN MONITORING KINERJA

(41)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR

Judul : PELAKSANAAN RAPAT RUTIN PEGAWAI

No. Dokumen :

PR – MEA-01R01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(42)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PR – MEA-01R01 NO REVISI

PELAKSANAAN RAPAT RUTIN PEGAWAI

PROSEDUR

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(43)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PR – MEA01. 01 NO REVISI

PELAKSANAAN RAPAT RUTIN PEGAWAI

PROSEDUR

1. Deskripsi:

Melaksanan rapat rutin pegawai secara harian maupun mingguan, dilakukan untuk mengetahui keadaan terkini yang berhubungan dengan kinerja SDM dan Laboran Jurusan Sistem Informasi ITS. Rapat ini dilakukan sesuai dengan waktu yang telah disepakati untuk keperluan peningkatan kinerja pegawai.

Melaksanakan proses rapat rutin pegawai terkait aktivitas sehari-hari dalam organisasi dan membuat sebuah laporan rapat pegawai.

2. Standar yang berlaku - COBIT 5:

Merupakan standar utama yang digunakan dalam perencanaan tata kelola perusahaan.

3. Indikator kerja dan mapping control

No Aktivitas Indikator Kerja Kontrol

1 Melihat daftar pegawai yang akan diundang kedalam acara rapat rutin tersebut

Daftar stakeholder Detektif

2 Melakukan komunikasi dengan stakeholder mengenai kebutuhan perusahaan serta tujuan dilakukannya rapat rutin tersebut

Daftar kebutuhan sesuai dengan stakeholder masing- masing,

Adanya keterbukaan dalam rapat

Detektif

3 Mendefinisikan dan secara berkala melakukan pengulasan kembali dengan stakeholder mengenai tujuan rapat

Jumlah pelaksanaan rapat

Jumlah dan hasil pelaksanaan rapat

Korektif

4 Melakukan evaluasi

rapat apakah

pengadaan rapat rutin pegawai sudah cukup baik atau belum

Persentase progress hasil rapat

Korektif

(44)

4. Masukan

No Sumber Masukan Jenis Masukan Nomor dan Dokumen 1 Kebutuhan

perusahaan

Laporan dan prinsip komunikasi

Prinsip komunikasi (EDM05.01)

2 Laporan rapat mingguan

Laporan mingguan

Formulir Laporan hasil rapat (FM-MEA-02R01)

3 Laporan evaluasi

sebelumnya

Laporan evaluasi

Formulir hasil evaluasi (FM-MEA-04R01) sebelumnya

5. Keluaran

No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor dan Dokumen

1 Internal

^Kebutuhan ^adanya

rapat rutin pegawai

Formulir protokol rapat (FM-MEA-01R01)

2 Internal Laporan hasil

rapat

Formulir Laporan hasil rapat (FM- MEA-02R01)

6. Perangkat dan Perlengkapan

 Perangkat Tulis

 Perangkat komputer/ Laptop 7. Aktivitas

7.1 Secara umum

a. Untuk mengetahui kebutuhan yang dipaparkan teknisi dan laboran di setiap rapat, mengetahui kebutuhan terbaru, dan mengetahui kinerja teknisi dan laboran di setiap minggu nya

b. Mengklasifikasi pentingnya saling berkomunikasi mengenai kebutuhan teknisi

dan laboran, agar melancarkan keberlangsungan kinerja di Jurusan Sistem

Informasi.

(45)

No. Sub Aktivitas Indikator Kontrol Pelaksana dan Penanggung Jawab

Dokumen Kajur SJ KL KI KM KS KA KR LL LI LM LS LA LR

1.

Melihat daftar stakeholder

organisasi/jurusan yang akan melakukan rapat rutin

Daftar

stakeholder Detektif FM-MEA-03R01

2.

Pemilihan stakeholder dari daftar stakeholder di Jurusan

3.

Mengidentifikasi kebutuhan laboratorium dan jurusan berdasarkan peran masing-masing stakeholder

Daftar kebutuhan perusahaan

sesuai dengan stakeholder

masing- masing, Adanya keterbukaan

dalam rapat

Detektif FM-MEA-03R01

4.

Adanya keterbukaan masing-masing stakeholder dalam memaparkan kebutuhan tiap pegawai

5. Menerima hasil rapat dengan stakeholder sebelumnya

Jumlah pelaksanaan

rapat Jumlah dan

hasil Pelaksanaan

rapat

Korektif FM-MEA-02R01

6.

Hasil rapat yang telah disepakati disebarkan ke bagian yang berhubungan

(46)

7. Menugaskan evaluasi terhadap hasil rapat dengan stakeholder

Persentase progress

hasil rapat Korektif FM-MEA-03R01

8.

Menerima hasil evaluasi rapat dengan stakeholder

sebelumnya

9.

Melakukan evaluasi sesuai dengan metode yang disepakati terhadap hasil rapat dengan stakeholder

(47)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR

Judul : PELAKSANAAN MONITORING KINERJA TEKNISI DAN

LABORAN

No. Dokumen :

PR – MEA-02R01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(48)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PR – MEA-02R01 NO REVISI

PELAKSANAAN MONITORING KINERJA

PEGAWAI

PROSEDUR

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(49)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PR – MEA01. 01 NO REVISI

PELAKSANAAN MONITORING KINERJA

PEGAWAI

PROSEDUR

1. Deskripsi:

Melaksanakan penilaian dari hasil pemantauan baik secara harian atau hasil dari rapat dengan para stakeholder untuk dilakukan penilaian dengan metode yang telah disepakati untuk keperluan peningkatan kinerja teknisi dan laboran Jurusan Sistem Informasi. Melaksanakan proses pemantauan terkait aktivitas sehari-hari dalam Jurusan Sistem Informasi dan membuat sebuah laporan monitoring harian.

2. Standar yang berlaku - COBIT 5:

Merupakan standar utama yang digunakan dalam perencanaan tata kelola perusahaan.

3. Indikator kerja dan mapping control

No Aktivitas Indikator Kerja Kontrol

1 Melakukan komunikasi dengan stakeholder mengenai kebutuhan perusahaan serta tujuan dilakukannya penetapan, agregasi, dan laporan dengan menggunakan definisi umum

Daftar kebutuhan perusahaan sesuai dengan stakeholder masing-masing

Detektif

2 Mendefinisikan dan secara berkala

melakukan pengulasan kembali dengan stakeholder mengenai tujuan dan

pengukuran untuk melakukan identifikasi segala signifikan item yang terlewati dan mendefinisikan kerealistisan target dan tingkat toleransi yang disepakati

Jumlah pelaksanaan penilaian

Jumlah dan hasil dari penilaian

Korektif

(50)

3 Menyelaraskan dan secara

berkesinambungan melakukan

pendekatan perawatan pemantauan dan evaluasi dengan pendekatan perusahaan serta menggunakan alat untuk melakukan pengumpulan data dan pelaporan perusahaan

Jumlah peningkatan yang telah dilakuka Jumlah inisiatif perencaan peningkatan

Korektif

4 Melakukan evaluasi apakah tujuan dan pengukuran telah memadai

Persentase progress yang telah dicapai

Korektif

4. Masukan

No Sumber Masukan Jenis Masukan Nomor dan Dokumen 1 Kebutuhan

perusahaan

Laporan dan prinsip komunikasi

Prinsip komunikasi (EDM05.01)

2 Laporan

monitoring harian

Laporan harian

Formulir monitoring harian (FM-MEA-02R01)

3 Laporan evaluasi sebelumnya

Laporan evaluasi

Formulir hasil evaluasi (FM-MEA-04R01) sebelumnya

5. Keluaran

No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor dan Dokumen

1 Internal

Kebutuhan adanya

pemantauan harian

Formulir monitoring harian (FM-MEA-02R01)

2 Internal Laporan hasil

monitoring

Formulir hasil evaluasi

(FM-MEA-04R01)

6. Perangkat dan Perlengkapan Perangkat Tulis

Perangkat Computer/ Laptop

7. Aktivitas

(51)

7.1 Secara umum

a. Menganalisis persyaratan kepatuhan yang mengalami perubahan

b. Mengklasifikasikan persyaratan kepatuhan sesuai dengan prioritas

(52)

No. Sub Aktivitas Indikator Kontrol Pelaksana dan Penanggung Jawab

Dokumen Kajur SJ KL KI KM KS KA KR LL LI LM LS LA LR

1.

Mengidentifikasi kebutuhan laboratorium dan jurusan berdasarkan peran masing-masing stakeholder

Daftar kebutuhan jurusan dan

laboratoriu m sesuai

dengan peran masing-

masing

Detektif FM-MEA-05R01

2.

Menerima hasil monitoring atau hasil rapat dengan stakeholder sebelumnya

Jumlah kejadian yang tercatat dalam laporan monitoring harian Jumlah dan area monitoring yang dilakukan

Korektif

FM-MEA-02R01 FM-MEA-04R01

3.

Melakukan penilaian sesuai dengan metode yang disepakati

terhadap hasil monitoring atau hasil rapat dengan

stakeholder

FM-MEA-04R01 FM-MEA-05R01 FM-MEA-06R01 4.

Hasil penilaian

monitoring yang telah disepakati disebarkan

5.

Hasil penilaian monitoring atau hasil rapat akan dilakukan penilaian selanjutnya

(53)

7.

Menugaskan evaluasi terhadap hasil

monitoring atau hasil rapat dengan

stakeholder

Jumlah pelaksanaan monitoring Jumlah dan hasil dari monitoring

Korektif

FM-MEA-04R01 FM-MEA-05R01 FM-MEA-06R01 8.

Menerima hasil evaluasi monitoring atau hasil rapat dengan stakeholder sebelumnya

9.

Melakukan evaluasi sesuai dengan metode yang disepakati terhadap hasil monitoring atau hasil rapat dengan stakeholder

Hasil evaluasi berupa daftar kinerja yang perlu ditingkatkan disebarkan

FM-MEA-04R01 FM-MEA-06R01 Melakukan evaluasi

terhadap tujuan dan matrik dilihat dari aspek spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan dan terikat waktu yang didokumentasikan

Persentase progress yang telah

dicapai

Korektif FM-MEA-04R01

FM-MEA-06R01

Hasil evaluasi diserahkan untuk dijadikan bahan

(54)

pertimbangan untuk keputusan

(55)

FORMULIR

(56)

FM-MEA-01R01

JURUSAN SISTEM INFORMASI

(57)

LEMBAR PENGESAHAN

FORMULIR

Judul : FORMULIR PROTOKOL RAPAT

No. Dokumen : FM-MEA-01R01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

<jabatan> KETUA JURUSAN

(58)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FM-MEA-01R01 NO REVISI

FORMULIR PROTOKOL RAPAT

FORMULIR

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(59)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FORMULIR PROTOKOL RAPAT

FORMULIR

Tanggal <hh-Bulan-tttt>

Tempat <tempat kegiatan dilaksanakan>

Waktu <waktu kegiatan dilaksanakan>

Nama Kegiatan <nama kegiatan. Contoh: Rapat Tahunan>

Penanggung Jawab Kegiatan

<penanggung jawab>

No. Protokol Menjalan Protokol

Ya Tidak Ket

<daftar protokol> <centang jika ya> <centang jika tidak>

<berisi keterangan manjalankan

protokol mengapa iya

atau tidak.

Contoh : tidak dijalankan

karena keterbatasan

waktu>

TTD PELAKSANA TTD KETUA

NAMA PELAKSANA NAMA KETUA

(60)

FM-MEA-02R01

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

FORMULIR

Judul : FORMULIR HASIL RAPAT

No. Dokumen : FM-MEA-02R01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(61)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FORMULIR HASIL RAPAT

FORMULIR

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(62)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FORMULIR HASIL RAPAT

FORMULIR

Tanggal <hh-Bulan-tttt>

Tempat <tempat kegiatan dilaksanakan>

Waktu <waktu kegiatan dilaksanakan>

Nama Kegiatan <nama kegiatan. Contoh: Rapat Tahunan>

Penanggung Jawab Rapat

<penanggung jawab>

No. Agenda

Rapat Kesimpulan

Peserta Rapat Nama Ket

Stakeholder Peran Tanda tangan

<agenda rapat>

<kesimpulan agenda>

<nama stakeholder terkait>

<peran stakeholder dalam agenda>

<tanda tangan pengesahan dari

stakeholder mengenai kesimpulan agenda>

TTD PELAKSANA TTD

KETUA

NAMA PELAKSANA

NAMA KETUA

(63)

FM-MEA-03R01

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

FORMULIR

Judul : FORMULIR IDENTIFIKASI STAKEHOLDER No. Dokumen : FM-MEA-03R01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(64)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FORMULIR IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

FORMULIR

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(65)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FORMULIR IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

FORMULIR

ID <ID Formulir>

Tanggal <tanggal pengisian dokumen>

No Stakeholder Deskrpsi Peran Keterangan

<nama stakeholder>

<deskripsi mengenai stakeholder>

<peran dari

stakeholder>

(66)

FM-MEA-04R01

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

FORMULIR

Judul : FORMULIR MONITOR HARIAN

No. Dokumen : FM-MEA-04R01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(67)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FORMULIR MONITOR HARIAN

FORMULIR

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(68)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FM-MEA-04R01 NO REVISI FORMULIR MONITOR

HARIAN

FORMULIR

ID

No

TANG

GAL WAKTU SUMBER DAYA Deskripsi

KETERAN GAN

PENGAN GGUNG JAWAB

TANDA TANGAN

<waktu pelaksana an

monitorin g untuk sumber daya>

<sumber daya yang

dimonitor>

<Deskrip si sumber daya>

<keteran gan mengena i kondisi sumber daya>

<penagg ung jawab sumber daya>

<tanda tangan penanggu ng jawab>

CATATAN :

<catatan mengenai kegiatan ini>

TTD PELAKSANA TTD KETUA

NAMA PELAKSANA NAMA KETUA

(69)

FM-MEA-05R01

JURUSAN SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN

FORMULIR

Judul : FORMULIR KUISIONER

No. Dokumen :

FM-MEA-05R01

Revisi : 00

Pendistribusian

:

(70)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FORMULIR KUISIONER

FORMULIR

RIWAYAT PERUBAHAN

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X (*)

Perubahan

Keterangan:

(71)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FORMULIR KUISIONER

FORMULIR

ID

<ID formulir>

Tanggal

<tanggal pelaksanaan>

Tempat

<tempat pelaksanaan>

Nama Pengisi

<nama yang mengisi kuisioner>

Jenis Kelamin

<jenis kelamin yang mengisi kuisioner>

No Pertanyaan Jawaban