Kode Etik Pemasok. Release July 2021 Version 1.0 Page 1 of 11

(1)

Release July 2021 Version 1.0 Page 1 of 11

Kode Etik Pemasok

(2)

Daftar Isi

Kode Etik Pemasok ... 1

Pembukaan & Ruang Lingkup ... 3

Tanggung jawab sosial dan penghormatan terhadap hak asasi manusia ... 4

Larangan kerja paksa... 4

Larangan pekerja anak ... 4

Gaji yang adil ... 4

Kondisi kerja yang adil ... 4

Kesempatan yang sama dan inklusi ... 4

Perlindungan kesehatan & keselamatan kerja... 5

Kebebasan berserikat ... 5

Tanggung jawab lingkungan ... 6

Penggunaan sumber daya alam dan pelindungan lingkungan ... 6

System manajemen lingkungan ... 6

Limbah, air limbah dan emisi ... 6

Bahan kimia ... 7

Etika bisnis ... 7

Larangan korupsi, penyuapan dan keuntungan pribadi ... 7

Menghindari benturan kepentingan ... 7

Objektivitas dalam pengujian dan inspeksi ... 8

Persaingan sehat ... 8

Pencucian uang ... 8

Hukum ekspor dan hukum kontrol ... 8

Kerahasiaan dan perlindungan data ... 8

Perlindungan pengetahuan, hak paten, rahasia dagang dan bisnis... 9

Kepatuhan pada kode etik pemasok TÜV SÜD ... 9

Pengakuan dan persetujuan pemasok ... 11

(3)

Pembukaan & Ruang Lingkup

Di TÜV SÜD, termasuk semua perusahaan di mana TÜV SD AG secara langsung atau tidak langsung memegang saham mayoritas, kami telah memberikan prioritas tinggi pada keberlanjutan tindakan kami dalam kerangka strategi kami ke “Tingkat Berikutnya Bersama.“:

Keberlanjutan menurut kami merupakan komponen dasar dari tujuan perusahaan kami.

Departemen Pembelian TÜV SÜD dengan rantai pasokannya memberikan kontribusi yang signifikan untuk memenuhi tanggung jawab sosial, ekologi, dan etika ini.

Prinsip-prinsip yang ditetapkan dalam Kode Etik Pemasok ini merupakan bagian integral dari pemilihan dan penilaian pemasok kami. Kami juga mengharapkan dari pemasok kami bahwa mereka mematuhi dan menerapkan standar ini di perusahaan mereka sendiri dan memastikan kepatuhan dan penerapan standar ini dalam rantai pasokan mereka sendiri. Kode Etik Pemasok ini berakar pada standar dan pedoman internasional yang paling penting untuk hak asasi manusia, seperti Standar Perburuhan Internasional (ILO), Pedoman OECD untuk Perusahaan Multinasional, ISO 45001, ISO 14001, United Nations Global Compact, United Nations Guiding Principles, Deklarasi Universal PBB tentang Hak Asasi Manusia, United Nations Menentang Korupsi.

Kami melindungi manusia, lingkungan, dan aset material dari risiko teknis - dan dengan demikian membuat kemajuan dimungkinkan. Karena orang hanya akan menerima teknologi baru jika tidak menimbulkan risiko apa pun.

Keberlanjutan, perlindungan iklim dan tanggung jawab perusahaan - isu-isu ini sangat penting untuk pengembangan masyarakat kita. Tindakan kita hari ini dan keberlanjutan cara berbisnis dan hidup kita saat ini menentukan kondisi kehidupan generasi masa depan - dan perusahaan seperti kita memiliki kewajiban untuk membantu membentuk masa depan dengan mempertimbangkan hal ini.

Dr. Matthias J. Rapp Dietmar Hauser Dr. Florian Stork Member of the

Board of Management

Chief Procurement Officer

(CPO) Group General

Counsel

Legal, Compliance &

Insurance Services

(4)

Tanggung jawab sosial dan penghormatan atas HAM

Larangan kerja paksa

Kami tidak menerima perbudakan, penghambaan, kerja paksa, dan perdagangan manusia - dalam bentuk apa pun dalam rantai pasok kami. Kami juga tidak menerima hutang atau perbudakan kontrak atau kerja paksa di penjara. Praktik-praktik seperti penyimpanan properti pribadi, paspor, upah, surat keterangan kerja, atau dokumen lain dengan alasan yang tidak pantas tidak dapat diterima.

Larangan pekerja anak

Pekerja anak tidak ditoleransi dalam rantai pasok kami. Anak-anak tidak boleh dipekerjakan dalam produksi atau dalam menyediakan layanan lain. Definisi pekerja anak sesuai dengan standar Organisasi Perburuhan Internasional (ILO). Jika undang-undang setempat

menetapkan usia minimum resmi yang lebih tinggi untuk pekerja atau jangka waktu wajib belajar yang lebih lama, usia yang lebih tinggi / peraturan yang ketat berlaku.

Gaji yang adil

Gaji wajib diberikan kepada pegawai secara berkala, tepat waktu dan seluruhnya tanpa kecuali menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hal itu harus sesuai dengan undang-undang setempat tentang remunerasi dan setidaknya memenuhi undang-undang upah minimum. Remunerasi dan layanan lainnya harus memungkinkan karyawan dan keluarganya untuk mempertahankan standar hidup yang layak. Pemotongan upah sebagai tindakan disipliner tidak ditoleransi.

Kondisi kerja yang adil

Hukum setempat yang berlaku masing-masing dan peraturan tentang waktu kerja yang ditetapkan oleh Organisasi Perburuhan Internasional (ILO) harus dipatuhi.

Waktu istirahat yang cukup harus dipastikan. Hukuman fisik, ancaman kekerasan fisik, pelecehan seksual atau bentuk lain dan intimidasi dilarang.

(5)

Kesempatan dan inklusi yang sama

Kami mengharapkan kesempatan yang sama dan perlakuan yang sama terhadap karyawan untuk dipromosikan secara aktif dan diskriminasi dalam bentuk apa pun dilarang keras.

Karyawan tidak boleh dirugikan atau dilecehkan karena jenis kelamin, usia, warna kulit, asal etnis atau sosial, identitas seksual, cacat, agama atau ideologi mereka atau sudut pandang politik mereka. Perhatian seharusnya lebih difokuskan pada penyediaan lingkungan kerja yang termasuk dan mendukung, di mana nilai ditempatkan pada keragaman ketika memilih karyawan.

Perlindungan kesehatan dan keselamatan kerja

Kami berharap bahwa hukum setempat yang berlaku terkait perlindungan kesehatan dan keselamatan kerja akan dipatuhi dengan ketat. Pelanggaran terhadap hal ini tidak dapat diterima. Karyawan harus dilindungi secara memadai dari bahaya kimia, biologi, dan fisik.

Dalam rantai pasok kami, semua pihak harus berusaha untuk menciptakan dan menerapkan sistem manajemen keselamatan kerja yang sesuai (misalnya menurut ISO 45001). Ini harus mencakup penahanan risiko keselamatan kerja aktual dan potensial serta pelatihan karyawan untuk mencegah kecelakaan dan penyakit akibat kerja semaksimal mungkin.

Tekanan pada pekerja dari bahaya pekerjaan yang menuntut fisik, pemindahan material secara manual menggunakan pengangkatan berat atau berulang, berdiri dalam waktu lama dan aktivitas manual yang berulang-ulang harus ditentukan, dinilai, diperiksa, dan ditingkatkan.

Selain itu, bahaya bagi karyawan juga termasuk yang dapat diakibatkan oleh tekanan mental di tempat kerja, misalnya dalam hal persyaratan waktu dan kinerja yang terus-menerus tinggi atau dalam kasus kerja shift terstruktur yang tidak menguntungkan.

Sistem produksi dan mesin lainnya harus mematuhi standar keselamatan dan dipelihara dengan baik setiap saat. Tempat kerja yang aman juga mencakup fasilitas sanitasi yang layak dan akses ke air minum bersih.

Kebebasan berserikat

Sesuai dengan undang-undang setempat, hak harus diberikan kepada karyawan bahwa mereka dapat berserikat secara bebas, berorganisasi, menunjuk perwakilan karyawan, dan bernegosiasi secara kolektif.

(6)

Tanggung jawab lingkungan

Penggunaan sumber daya alam dan perlindungan lingkungan

Kami mengharapkan sumber daya alam digunakan dengan hemat dan dilestarikan sedapat mungkin. Penggunaan sumber daya alam harus dikurangi melalui penerapan praktik-praktik seperti pengurangan dan penggantian material, penggunaan bersama, pemeliharaan, penggunaan kembali, pemrosesan ulang dan daur ulang serta dengan mengubah prosedur produksi. Setiap orang dalam rantai pasok harus berkomitmen pada pengembangan

berkelanjutan dan penggunaan produk, prosedur, dan teknologi yang ramah lingkungan dan iklim. Undang-undang dan peraturan saat ini terkait dengan larangan dan pembatasan zat tertentu dalam produksi harus dipatuhi secara ketat dan pelabelan untuk daur ulang dan pembuangan harus dilakukan. Efek negatif terhadap lingkungan dan iklim yang ditimbulkan oleh pihak itu sendiri harus diidentifikasi dan dilarang secepat mungkin.

Sistem manajemen lingkungan

Kami mengharapkan kepatuhan terhadap undang-undang, peraturan, dan standar

lingkungan setempat yang berlaku masing-masing. Selanjutnya, setiap orang dalam rantai pasok harus berusaha untuk menciptakan dan menerapkan sistem manajemen lingkungan yang sesuai (misalnya menurut ISO 14001). Hal ini harus meminimalkan dampak dan bahaya lingkungan dan membangun dan meningkatkan perlindungan lingkungan dalam operasi bisnis sehari-hari. Dokumentasi dan catatan pendukung yang sesuai harus tersedia atas permintaan.

Limbah, air limbah, dan emisi

Kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang setempat untuk pembentukan, penyimpanan, pembuangan, dan daur ulang limbah, gas buang, dan air limbah harus dipastikan oleh pemasok. Kegiatan yang dapat berdampak negatif pada kesehatan individu atau lingkungan dan iklim harus ditangani, diukur dan diperiksa dengan cara yang tepat.

Timbulnya limbah, air limbah dan emisi harus dikurangi serendah mungkin.

(7)

Bahan kimia

Produksi dari produk yang mengandung merkuri dilarang. Demikian pula, kami berharap polutan organik yang tidak dapat terurai atau bahan kimia yang dilarang di tingkat nasional atau internasional tidak akan diproduksi atau digunakan.

Etika Bisnis

Kami berharap bahwa dalam semua keputusan dan tindakan bisnis, masing-masing hukum yang berlaku, khususnya Undang-Undang Praktik Korupsi Luar Negeri AS, Undang-Undang Penyuapan Inggris 2010 dan Undang-Undang Perbudakan Modern Inggris 2015, dipatuhi dan tidak ada tindak pidana yang dilakukan.

Larangan korupsi, penyuapan dan keuntungan pribadi

Kami berharap bahwa korupsi, penyuapan, pemerasan, penipuan atau pelanggaran kepercayaan, kejahatan kepailitan, dan keuntungan pribadi tidak akan ditoleransi. Secara khusus harus dipastikan bahwa semua karyawan, subkontraktor, atau perwakilan tidak memberikan, menawarkan, atau menerima suap, yang disebut "Pembayaran Pelicin", sumbangan yang melanggar hukum, atau pembayaran atau keuntungan lain yang tidak patut kepada pelanggan, pejabat publik, atau pihak ketiga lainnya. Kami juga mengharapkan pemasok kami tidak menawarkan, menjanjikan, atau memberikan hadiah atau kontribusi lain kepada karyawan TÜV SÜD atau pihak ketiga mereka dengan tujuan menerima keuntungan dalam urusan bisnis.

Menghindari konflik kepentingan

Setiap konflik kepentingan sehubungan dengan TÜV SÜD harus dihindari, yaitu dalam hubungan bisnis mereka dengan pemasok TÜV SÜD hanya dapat membuat keputusan berdasarkan pertimbangan faktual dan tidak boleh dipandu oleh kepentingan pribadi. Ini berlaku khususnya jika ada ikatan pribadi yang erat antara pemasok dan karyawan TÜV SÜD. Pemasok harus memberi tahu TÜV SÜD secara proaktif dan segera tentang situasi apa pun yang dapat menyebabkan konflik kepentingan, untuk memberikan kesempatan kepada TÜV SÜD untuk mengambil tindakan yang sesuai.

(8)

Objektivitas dalam pengujian dan inspeksi

Kami juga mengharapkan dalam rantai pasok kami bahwa layanan pengujian atau inspeksi dilakukan dengan cara yang dapat diverifikasi secara objektif, transparan dan dengan keahlian dan tingkat profesionalisme yang diperlukan.

Persaingan yang sehat

Kami mengharapkan setiap orang dalam rantai pasok untuk berperilaku adil dalam

persaingan dan mematuhi semua undang-undang antimonopoli dan persaingan tidak sehat yang berlaku, dan tidak terlibat dalam kolusi yang melanggar undang-undang antimonopoli atau menyalahgunakan posisi pasar dominan mereka.

Pembatasan persaingan yang tidak sah, antara lain, aktivitas anti persaingan dan

pengaturan dengan pemasok atau penyedia lain tentang harga, biaya lain, biaya tambahan keuntungan, margin pemrosesan dan komponen harga lainnya, ketentuan pembayaran, ketentuan pengiriman dan ketentuan lainnya, pembayaran biaya pembatalan atau

pembayaran ganti rugi dan pembagian keuntungan atau biaya lainnya, sejauh perilaku dan perjanjian tersebut tidak diperbolehkan menurut hukum persaingan.

Pencucian uang

Kami mengharapkan kepatuhan terhadap peraturan pencucian uang dalam dan luar negeri dan menghindari transaksi yang memfasilitasi pencucian uang.

Hukum ekspor dan hukum kontrol

Kami mengharapkan setiap orang dalam rantai pasok untuk mematuhi undang-undang dan peraturan ekspor dan bea cukai yang berlaku di masing-masing semua negara tempat mereka bekerja secara aktif dan memberikan informasi segera jika pengiriman/layanan sepenuhnya atau sebagian tunduk pada pembatasan ekspor menurut hukum nasional, sesuai dengan keputusan UE atau ketentuan embargo dan ekspor internasional lainnya.

Kerahasiaan dan perlindungan data

Kami berharap bahwa semua informasi yang disediakan atau diperoleh, khususnya data pribadi yang disediakan atau diperoleh, akan diproses semata-mata untuk tujuan bisnis yang sah, untuk tujuan tertentu dan dengan cara yang menjamin keamanan informasi atau data pribadi yang sesuai, termasuk perlindungan dari pemrosesan yang tidak sah atau melanggar

(9)

hukum dan dari kehilangan yang tidak disengaja, penghancuran yang tidak disengaja, atau kerusakan yang tidak disengaja dengan menggunakan

Langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai dengan teknologi terbaru. Kami berharap semua peraturan hukum yang relevan tentang perlindungan data dan keamanan informasi dipatuhi.

Perlindungan pengetahuan, paten, rahasia dagang dan bisnis

Semua orang di rantai pasok menghormati pengetahuan, paten, rahasia dagang, dan bisnis TÜV SÜD dan pihak ketiga. Jenis informasi ini tidak ditransfer atau disediakan dengan cara yang tidak semestinya kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari TÜV SÜD. Pemasok kami tidak boleh menggunakan informasi rahasia yang diberikan kepada mereka untuk tujuan selain dari yang disediakan, dan khususnya tidak akan

menyalahgunakannya (misalnya dengan cara yang disebut "rekayasa balik").

Kepatuhan pada Kode Etik Pemasok TÜV SÜD

Semua karyawan pemasok harus diberi tahu tentang isi Kode Etik Pemasok ini dan menerima pelatihan rutin untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ini.

Kami mengharapkan pemasok untuk mengidentifikasi risiko yang relevan dan mengambil tindakan yang tepat untuk mematuhi Kode Etik Pemasok ini.

Jika terjadi pelanggaran terhadap Kode Etik Pemasok ini, TÜV SÜD berhak mengambil tindakan terhadap pemasok, yang dapat mencakup, misalnya, melarang pemasok, mewajibkan pemasok untuk mengambil tindakan perbaikan yang sesuai dan/atau menghentikan bisnis. hubungan.

Untuk membuktikan kepatuhan terhadap prinsip, persyaratan, dan rekomendasi tindakan dari Kode Pemasok ini, pemasok dapat diminta untuk melengkapi Penilaian Diri Pemasok (Supplier Self-Assessment/SAQ).

Selanjutnya, TÜV SÜD berhak untuk melakukan audit di tempat pemasok, dengan biaya sendiri, baik dari jarak jauh atau juga di lokasi oleh TÜV SD atau pihak ketiga yang

ditugaskan oleh TÜV SÜD, untuk menilai tindakan yang diambil untuk mematuhi Kode Etik Pemasok. Setiap pemasok berjanji untuk membantu TÜV SÜD dalam melakukan audit tersebut; khususnya, harus menyediakan TÜV SÜD dengan semua dokumen dan informasi yang diperlukan untuk melakukan audit dan harus memberikan akses ke lokasinya. Audit biasanya dilakukan selama jam kerja normal. TÜV SÜD akan memberi tahu waktu untuk audit dengan pemberitahuan sebelumnya yang sesuai. Saat melakukan audit, TÜV SÜD

(10)

akan mematuhi peraturan perlindungan data dan memastikan bahwa kerahasiaan rahasia dagang pemasok dijaga, jika perlu, dengan membuat perjanjian kerahasiaan khusus.

Kami mengharapkan pemasok kami untuk memelihara mekanisme pengaduan yang terbuka bagi semua karyawan untuk melaporkan pelanggaran standar yang terkandung dalam Kode Etik Pemasok ini. Pembalasan terhadap orang yang menggunakan opsi pelaporan ini tidak diizinkan.

Jika pemasok memperoleh pengetahuan tentang pelanggaran atau penyimpangan dari Kode Etik Pemasok TÜV SÜD di perusahaan mereka sendiri atau di dalam rantai pasok, hal ini harus segera dilaporkan ke TÜV SÜD dan tindakan perbaikan harus dimulai.

TÜV SÜD menawarkan saluran pelaporan kepatuhan kepada pihak internal dan eksternal channel "TÜV SÜD Trust Channel" untuk melaporkan pelanggaran kepatuhan.

Sistem pelaporan pelanggaran kepatuhan ini menyediakan cara yang aman untuk melaporkan pelanggaran kepatuhan dalam beberapa bahasa dan secara anonim.

https://www.tuvsud.com/de-de/ueber-uns/code-of-ethics/trust-channel

(11)

Pengakuan dan persetujuan dari pemasok

Pemasok dengan ini mengonfirmasi telah membaca dan memahami Kode Etik Pemasok TÜV SÜD (Versi 1.0, Juli 2021). Pemasok juga memastikan bahwa ia akan mematuhi semua ketentuan dan instruksi untuk tindakan yang tercantum dalam kode dan berjanji untuk memastikan bahwa ketentuan dan prosedur ini juga diikuti dalam rantai pasokannya.

[Bagian tambahan jika tidak ada T&C yang disertakan:

Pemasok menegaskan bahwa baik dia sendiri maupun karyawannya tidak menerima atau menawarkan suap sehubungan dengan kesimpulan atau pelaksanaan kontrak ini dan tidak akan menerima atau menawarkan suap tersebut di masa mendatang. Dia berjanji untuk menahan diri dari setiap perilaku yang dapat menyebabkan tanggung jawab pidana untuk penipuan atau pelanggaran kepercayaan, pelanggaran kepailitan, pelanggaran anti-

persaingan, pemberian keuntungan atau penyuapan orang yang dipekerjakan olehnya atau pihak ketiga.

Jika ia atau karyawannya dapat dibuktikan telah membuat perjanjian yang bersalah sehubungan dengan pemberian kontrak yang merupakan pembatasan persaingan yang tidak dapat diterima, ia harus membayar TÜV SÜD 10% dari nilai pesanan bersih yang bersangkutan sebagai ganti rugi yang dilikuidasi. Para pihak berhak untuk membuktikan ganti rugi yang lebih tinggi atau lebih rendah. Kewajiban pembayaran juga berlaku jika kontrak diakhiri atau telah dipenuhi. Klaim kontrak atau hukum lainnya dari TÜV SÜD akan tetap tidak terpengaruh.

Pemasok menjamin bahwa ia memiliki izin dan persetujuan yang diperlukan untuk kegiatannya.]

Tanggal

Perusahaan

Pemasok tanda tangan