BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

30 4.1. Perancangan Sistem Usulan 4.1.1. Analisa Kebutuhan

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan yang berkaitan dengan aplikasi. Prosedur sistem usulan ini tidak telalu banyak mengalami perubahan dari sistem yang sedang berjalan saat ini. Perubahan terjadi pada sistem usulan ini hanya membuat sistem lebih terkomputerisasi dan hanya mengalami sedikit perubahan pada prosedur yang saat ini berjalan.

A. Kebutuhan Pengguna

Dalam aplikasi sistem pengadaan barang ini terdapat pengguna yang saling berinterkasi dalam lingkungan sistem,yaitu : bagian gudang dan bagian

purchasing. Semua pengguna tersebut memiliki karateristik interaksi sistem

yang beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda,seperti berikut:

A.1 Kebutuhan Bagian Gudang

a) mengelola stok barang

b) memasukan data penerimaan barang c) memasukan data pengeluaran barang d) membuat laporan stok barang A.2 Kebutuhan Bagian Purchasing

(2)

b) membuat surat purchase order (PO) c) memasukan supplier baru

d) melihat stok barang

B. Kebutuhan Sistem

1) Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses aplikasi ini dengan memasukkan username dan password agar privasi masing-masing pengguna tetap terjaga keamanannya. 2) Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan

aplikasi.

3) Sistem melakukan kalkulasi stok barang.

4.1.2. Rancangan Diagram Use case

(3)

Deskripsi Use Case Data Usulan

Use Case Name Pengadaan Barang

Requirements purchasing dapat menambah supplier baru purchasing dapat menambah user baru purchasing melihat data pembelian barang purchasing membuat purchase order

purchasing dapat melihat monitoring stok barang gudang input barang masuk

gudang input barang keluar gudang laporan stok barang

gudang menambahkan data barang baru gudang menambahkan operator baru gudang melihat monitoring stok barang

Goal Proses pengadaan barang dapat berjalan

Pre-conditions Semua pengguna telah login

Post-conditions Permintaan pembelian dilakukan oleh purchasing Failed and Condition Bagian purchasing tidak dapat meminta pembelian

barang

Actors Gudang, purhasing

Main flow/basic path Gudang mengecek stok yang kurang

Gudang meminta pembelian barang ke purchasing Purcahsing mengorder barang ke supplier

(4)

Gudang menginput stok barang

Gudang mengeluarkan barang untuk produksi Gudang menginput pengeluaran barang Gudang melaporkan stok barang

Alternative Flow Invariant A

Gudang mengorder barang langsung ke supplier Alternative Flow

Invariant B

Purchasing menginput masuk dan keluar barang Purchasing melaporkan stok barang

4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas

(5)

Gambar IV.3 Diagram Aktivitas Gudang 4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan

Rancangan dokumen sistem usulan adalah rangkaian dari dokumen yang terjadi didalam sistem yang akan berjalan. Didalam proses tersebut diperlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output).

(6)

A. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah didalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut adalah:

1. Nama Dukomen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti bahwa barang telah di terima

oleh pihak gudang.

Sumber : Supplier

Tujuan : PPIC Gudang.

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap saat kedatangan barang

Lampiran : C.1

B. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen dari hasil proses pengolahan dokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran tersebut sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai penentu berapa banyak jumlah

barang yang akan di order.

(7)

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap saat pemesanan barang.

Lampiran : D.1

2. Nama Dokumen : Permintaan Pembeliaan Barang

Fungsi : Sebagai bukti barang dibeli sesuai

Purchase order.

Sumber : Purchasing

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap saat pembeliaan barang.

Lampiran : D.2

3. Nama Dokumen : Laporan Barang Masuk

Fungsi : Sebagai rekapan transaksi barang yang

telah masuk.

Sumber : Gudang

Tujuan : PPIC

Media : Kertas

(8)

Lampiran : D.3

4. Nama Dokumen : Laporan Barang Keluar

Fungsi : Sebagai rekapan barang yang keluar.

Sumber : Gudang

Tujuan : PPIC

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap saat pengeluaran barang.

Lampiran : D.4

5. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Barang

Fungsi : Sebagai laporan persedian yang ada di

gudang.

Sumber : Gudang

Tujuan : PPIC

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap saat pembeliaan barang.

(9)

4.1.5. Rancangan Prototype

a. Tampilan Menu Login Admin

Gambar IV.4 Tampilan Menu Login Admin b. Tampilan Menu Utama

Gambar IV.5 Tampilan Menu Utama c. Tampilan Menu Purchasing

(10)

Gambar IV.6 Tampilan Menu Purchasing d. Tampilan Form Pembelian Barang

Gambar IV.7 Tampilan Form Pembelian Barang e. Tampilan Form Purchase Order

Gambar IV.8 Tampilan Form Purchase Order f. Tampilan Form Penerimaan PO

(11)

g. Tampilan From User

Gambar IV.10 Tampilan Form User h. Tampilan From Supplier

Gambar IV.11 Tampilan Form Supplier i. Tampilan From Barang Masuk

(12)

Gambar IV.12 Tampilan Form Barang Masuk j. Tampilan From Barang Keluar

Gambar IV.13 Tampilan Form Barang Keluar k. Tampilan Menu Laporan

Gambar IV.14 Tampilan Menu Laporan

l. Tampilan Laporan Barang

(13)

m. Tampilan Laporan Barang Masuk

Gambar IV.16 Tampilan Form Laporan Barang Masuk n. Tampilan Laporan Barang Keluar

(14)

4.2. Perancangan Perangkat Lunak 4.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

USER kode_user password status nama_user OPERATOR kode_operator leader_operator bagian nama_operator BARANG MASUK total_masuk tanggal_masuk no_masuk kode_supplier PEMBELIAN BARANG no_order departemen kode_user tgl_permintaan peruntukan sifat_pembelian PO penerima_po no_sj kode_supplier po_date po_no PENERIMA PO penerima_po po_no kode_user po_date no_sj SUPPLIER kode_suppier cp_supplier tlp_suppler alamat_supplier kode_supplier kode_user BARANG KELUAR total_keluar tanggal_keluar no_keluar kode_operator kode_user DETAIL BARANG kode_barang satuan stok nama_barang kode_user DETAIL KELUAR kode_barang no_keluar jml_keluar DETAIL MASUK kode_barang no_masuk jml_masuk STOK stok_akhir masuk keluar stok_awal kode_barang nomor tanggal no_transaksi MEMBUAT PROSES KIRIM PROSES MENJADI PROSES TERDAPAT PROSES PERMINTAAN PROSES MENJADI 1 1 1 1 1 M M 1 1 M 1 1 M M M M M M M 1

(15)

Gambar IV.19 Logical Record Structure (LRS) 4.2.3. Spesifikasi File

File adalah komponen utama dari sebuah sistem komputerisasi. File

memiliki fungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalanya sistem dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah:

(16)

1. Spesifikasi Data User

Nama : Tabel User

Akronim File : User

Tipe File : File Master

Akses File : Random Record

Size : 240

Media File : Harddisk

Kunci Field : kode_user

Software : Mysql

Tabel IV.2 User

No. Description Type Size Keterangan

1 kode_user Varchar 10 Primery Key

2 nama_user Varchar 25

3 Status Varchar 25

4 Password Varchar 25

2. Spesifikasi Data Operator

Nama : Tabel Operator

Akronim File : Operator

Size : 240

(17)

Tabel IV.3 Operator

1 kode_operator Varchar 10 Primery Key

2 nama_operator Varchar 25

3 Bagian Varchar 20

4 Leader_operator Varchar 25

3. Spesifikasi Data Supplier

Nama : Tabel Supplier

Akronim File : Supplier

Size : 240

Kunci Field : kode_supplier

(18)

Tabel IV.4

Supplier

1 nama_supplier Varchar 30

2 kode_supplier Varchar 10 Primery Key

3 alamat_supplier Varchar 15

4 tlp_supplier Varchar 25

5 cp_supplier Varchar 25

4. Spesifikasi Data Pembelian Barang

Nama : Tabel Pembelian Barang

Akronim File : Pembelian Barang

Size : 240

Kunci Field : kode_user

(19)

Pembelian Barang

1 no_order Varchar 30

2 tanggal_permintaan Date

3 kode_user Varchar 10 Primery Key

4 department Varchar 25 5 peruntukan Varchar 25 6 sifar_perminaan 7 add_item 8 nama_barang Varchar 25 9 spesifikasi Varchar 25 10 qty int 10 11 satuan 12 keterangan Varchar 50

5. Spesifikasi Data Purchase Order (PO)

Nama : Tabel Purchase Order (PO)

Akronim File : PO

Size : 240

Kunci Field : Po_No

(20)

Tabel IV.6

Purchase Order (PO)

1 Po_date Date

2 Po_no Varchar 15 Primery Key

3 kode_user Varchar 10 4 Requsitioner Varchar 25 5 Shiping_Place Varchar 25 6 Term_of_Payment Varchar 30 7 Add_item 8 Subtotal Double 9 Tax Double 10 Other Double 11 Total Double 12 nama_barang Varchar 25 13 Spesifikasi Varchar 25 14 Qty int 10 15 Satuan

6. Spesifikasi Data Penerimaan PO

Nama : Tabel Penerimaan PO

Akronim File : Penerimaan PO

(21)

Kunci Field : Po_No

Tabel IV.7 Penerimaan PO

1 Penerima_PO Varchar 30

2 PO_Date Date

3 PO_No Varchar 15 Foreign Key

4 kode_supplier Varchar 10 Foreign Key

5 No_Surat_Jalan Varchar 25 6 Add_item 7 nama_barang Varchar 25 8 spesifikasi Varchar 25 9 qty int 10 10 satuan

7. Spesifikasi Data Barang Masuk

Nama : Tabel Barang Masuk

Akronim File : Barang Masuk

Size : 240

(22)

Tabel IV.8 Barang Masuk

1 no_masuk Varchar 30

2 tgl_masuk Date

3 total_masuk Double

4 kode_supplier Varchar 10 Primery Key

5 kode_user Varchar 10 Foreign Key

8. Spesifikasi Data Barang Keluar

Nama : Tabel Barang Keluar

Akronim File : Barang Keluar

Size : 240

Kunci Field : kode_operator

(23)

Barang Keluar

1 no_keluar Varchar 30

2 tgl_keluar Date

3 total_keluar Double

4 kode_operator Varchar 10 Primery Key

5 kode_user Varchar 10 Foreign Key

9. Spesifikasi Data Detail Masuk

Nama : Tabel Detail Masuk

Akronim File : Detail Masuk

Size : 240

Kunci Field : no_masuk

Tabel IV.10

Detail Masuk

1 no_masuk Varchar 30 Primery Key

2 kode_barang Varchar 10

(24)

10. Spesifikasi Data Detail Keluar

Nama : Tabel Detail Keluar

Akronim File : Detail Keluar

Size : 240

Kunci Field : no_keluar

Tabel IV.11

Detail Keluar

1 no_keluar Varchar 30 Primery Key

2 kode_barang Varchar 10

3 jml_keluar Double

11. Spesifikasi Data Barang

Nama : Tabel Barang

Akronim File : Barang

Size : 240

(25)

Tabel IV.12

Barang

1 kode_barang Varchar 10 Primery Key

2 nama_barang Varchar 30

3 satuan

4 stok Int 10

12. Spesifikasi Data Stok

Nama : Tabel Stok

Akronim File : Stok

Size : 240

Kunci Field : kode_barang

(26)

Tabel IV.13

Stok

1 nomor Varchar 30

2 tanggal Date

3 kode_barang Varchar 10 Primery Key

4 stok_awal Int 10

5 masuk Int 10

6 keluar Int 10

(27)

(28)

4.2.5. Sequence Diagram

Gambar IV.21 Sequence Diagram

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software

Untuk mengimplementasikan sistem yang baru dalam pengolahan datanya dibutuhkan sarana pendukung antara lain perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware).

Pemakaian perangkat keras (hardware) komputer pada saat ini telah mencapai tingkat maksimum, sehingga perkembangan teknologi terus diamati oleh para user. Komputer juga mempunyai sarana pendukung sebagai fasilitas yang harus ada apabila suatu usaha telah memasuki langkah maju dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data.

(29)

pemakai (brainware) program tidak ada nilainya. Sebuah komputer akan beroperasi jika ada yang mengoperasikan yaitu manusia itu sendiri. Dengan demikian komputer akan mampu membaca perintah-perintah bahasa mesin, kemudian diterjemahkan oleh manusia sehingga menghasilkan informasi.

Program aplikasi yang mudah digunakan akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan. Kemudahan dalam penggunaan aplikasi tersebut dapat meminimalisasikan kesalahan yang dilakukan oleh para user pada saat menjalankan program yang pada akhirnya diharapkan akan berfungsi secara maksimal.

A. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras merupakan elemen vital yang diperlukan untuk menjalankan program aplikasi atau software yang akan digunakan. Elemen-elemen vital tersebut merupakan peralatan masukan (input device), tempat penyimpanan (storage unit), dan peralatan keluaran (output device).

Adapun spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1. Processor : Intel Core 2 Duo @ 2.00 Ghz

2. Memory (RAM) : 2 GB

3. Monitor : WXGA 14”

(30)

5. Mouse : Standart Mouse

6. Keyboard : Standart 102 Keys

7. Printer : Laser Jet

B. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian instruksi yang

disusun secara teratur agar komputer dapat mengolah data untuk mendapatkan

informasi yang dibutuhkan oleh user atau pengguna. Dalam pembuatan program ini

dibutuhkan perangkat lunak sebagai berikut:

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Profesional

2. Sistem Aplikasi : MySQL

3. Program Pendukung : Microsoft Visual Studio 2012

4.3. Jadwal Implementasi

Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai

langkah-langkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan.

Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akandigunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai berikut :

(31)

Pengumpulan Data Awal Pada tahap ini dimaksudkan untuk mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun dokumen output. Waktu yang dibutuhkan untuk pengumpulan dokumen adalah dua minggu.

2. Pembuatan Program

Dalam pembuatan program yang akan digunakan dalam sistem usulan, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi lama pembuatan program, faktor-faktor tersebut adalah :

a. Banyaknya program

b. Tingkat permasalahan program

c. Kondisi komputer baik software maupun hardware.

Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan program komputer adalah tiga minggu.

3. Test Program

Pada tahap ini dilakukan pengecekkan tehadap program-program yang telah dibuat. Maksud pengecekkan tersebut untuk mengetahui produktifitas serta efektifitas dari program yang diusulkan. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu.

4. Pembuatan Buku Petunjuk

Buku petunjuk digunakan dengan tujuan untuk menuntun user dalam pemakaian sistem yang diusulkan. Dalam buku petunjuk dijelaskan mengenai hal-hal sebagai berikut :

(32)

b. Penjelasan kode-kode yang digunakan. c. Proses penyiapan data awal.

Pembuatan buku petunjuk dibutuhkan waktu tiga mminggu.

5. Training Personil

Training personil dimaksudkan untuk memberi pelatihan kepada pengguna dalam memahami danmenggunakan program yang telah dibuat sehingga penerapan sistem yang baru dapat dikuasai oleh pengguna.Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu.

6. Test Sistem

Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem yang baru secara keseluruhan yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana sistem dapat dipahami dengan baik dan benar. Bila terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan yang dianggap perlu. Test sistem memerlukan waktu tiga minggu.

7. Peralihan Sistem

Pada peralihan sistem ini digunakan paralel run yaitu sistem lama dan baru dijalankan secara bersama-sama. Sebab dengan sistem ini jika terjadi kegagalan pada sistem yang baru maka sistem yang lama masih ada, sehingga resiko kegagalan terhadap sistem kecil. Peralihan sitem sistem memerlukan waktu dua minggu.

8. Operasional Sistem

Setelah semua tahap berjalan dengan lancar dan sistem sepenuhnya layak diterapkan, maka sistem usulan tersebut dapat mulai dijalankan. Operasional sistem memerlukan waktu dua minggu.

(33)

Merupakan kegiatan mengevaluasi tahapan-tahapan implementasi, apakah sudah berjalan dengan baik serta mengetahui bagai mana membuat jalan keluar dari permasalahan yang terjadi ada saat implementasi. Tahapan inimemerlukan waktu satu minggu.

Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas dapat dilihat pada tabel jadwal implementasi sebagai berikut :

Tabel IV.14 Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak

5 Pembuatan & Tes Program

6 Tes Sistem