58
GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia merupakan anak perusahaan dari sebuah perusahaan penerbangan nasional dan merupakan perusahaan bengkel perawatan pesawat terbang terbesar yang terdapat di Indonesia saat ini. PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia juga merupakan bengkel perawatan pesawat yang lengkap/One Stop Service, karena disamping dapat memperbaiki/merawat Airframe (Badan Pesawat) juga dapat merawat komponen dan mesin pesawat.
PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia yang mengelola bisnis maintenance, repair, dan overhaul (MRO) telah memiliki berbagai fasilitas perawatan pesawat yang menempati areal tanah seluas 1.150.000 m2, antara lain fasilitas perkantoran, 3 hangar seluas 4.800 m2, fasilitas penyimpanan suku-cadang, engine shop, structure & sheet metal shop, automatic test equipment, electric motor shop, dan lain-lain.
PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia pada awalnya adalah merupakan sebuah unit dari sebuah perusahaan penerbangan nasional PT. Garuda Indonesia Airlines. Pada tahun 1949, PT. Garuda Indonesia Airlines adalah sebuah perusahaan penerbangan nasional didirikan dengan misi untuk menjadi perusahaan pengangkutan yang dimaksudkan untuk mempromosikan pariwisata nasional. Untuk mengoptimalkan peran dan kontribusinya, perusahaan ini menyadari bahwa ketepatan waktu, kepercayaan, dan kenyamanan adalah hal yang utama dari kesuksesan mereka, maka didirikanlah Maintenance Facilities Support Center,
yaitu pusat perawatan pesawat pada tahun 1984 yang kemudian berkembang dengan pesat.
Pengembangan dan perluasan Maintenance Facility ini sepenuhnya dibiayai oleh pemerintah Indonesia. Total investasi pada tujuh tahun pertama mencapai US$ 200 juta. 63% dari investasi itu dihabiskan untuk mengimpor mesin dan peralatan teknologi tingkat tinggi. Investasi ini tidaklah sia-sia karena pada tahun 1996, Maintenance Facility ini berhasil membuktikan kesuksesannya dengan menjadi unit (Strategic Business Unit) perusahaan penerbangan nasional yang mulai melayani perawatan pesawat kepada pihak ketiga.
Pada bulan Agustus 2002, unit ini mulai berdiri sendiri dan menjadi anak perusahaan penerbangan nasional dengan nama PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia. Dengan identitas baru ini, PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia menjadi lebih baik lagi dalam memberikan pelayanan kepada kliennya dan diakui sebagai salah satu pusat perawatan, perbaikan dan pemeriksaan pesawat yang terbaik di dunia.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Dan Uraian Tugas Dan Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia (Bussiness Function Organization)
Sumber : PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia Tahun : 2006 BOARD OF DIRECTORS LINE MAINTENANCE BASE MAINTENANCE COMPONENT MAINTENANCE ENGINE MAINTENANCE
TRADE & ASSET MANAGEMENT ENGINEERING
SERVICES
PT. GARUDA MAINTENANCE FACILITY AERO ASIA BUSINESS FUNCTION ORGANIZATION
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia (Service Function Organization)
Sumber : PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia Tahun : 2006
BOARD OF DIRECTORS
INTERNAL AUDIT & CONTROL QUALITY ASSURANCE CORPORATE FINANCE BUSINESS CORPORATION & DEVELOPMENT CORPORATE STRATEGY & DEVELOPMENT CORPORATE COMMUNICATION L E G A L FACITLITY & GENERAL SERVICES HUMAN RESURCES MANAGEMENT INFORMATION TECHNOLOGY INFORMATION TECHNOLOGY SUPPORT BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT
PT. GARUDA MAINTENANCE FACILITY AERO ASIA SERVICE FUNCTION ORGANIZATION
3.2.2 Uraian Tugas Dan Tanggung Jawab
Berdasarkan struktur organisasi di atas, uraian singkat tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing dinas, bagian serta seksi dari PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia, adalah sebagai berikut :
1. Board of Directors
Memimpin dan mengarahkan perusahaan dalam menyediakan solusi maintenance pesawat terbang yang terintegrasi dan terpercaya dalam menciptakan safer sky (penerbangan yang aman).
2. Line Maintenance
Mengatur A/C (Aircraft) Line Maintenance dalam cara mencapai kualitas produk, biaya dan sasaran TAT (Turn Around Time). Memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia dalam melakukan pemeliharaan berdasarkan otorisasi dari keperluan A/C yang teregistrasi yang ada pada setiap pesawat terbang. Memastikan semua Line Maintenance yang diperlukan dan perbaikan kerusakan saat Base Maintenance untuk membuat rancangan dan standar kualitas yang dispesifikasi dari otorisasi A/C yang teregistrasi dan program pemeliharaan operator.
3. Base Maintenance
Mengatur A/C Base Maintenance dalam cara mencapai kualitas produk, biaya dan sasaran TAT. Memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia dalam melakukan pemeliharaan dengan otorisasi dari keperluan A/C yang teregistrasi sesuai dengan permintaan. Memastikan semua A/C Maintenance yang diperlukan dan perbaikan
kerusakan saat Base Maintenance untuk membuat rancangan dan standar kualitas yang dispesifikasi dari otorisasi A/C yang teregistrasi. 4. Component Maintenance
Mengatur kegiatan pemeliharaan A/C Components and Emergency Equipment dalam cara mencapai kualitas produk, biaya dan sasaran TAT. Memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia dalam melakukan pemeliharaan dengan otorisasi dari keperluan A/C yang teregistrasi sesuai dengan permintaan. Memastikan semua Component Maintenance yang diperlukan dan perbaikan kerusakan saat Base Maintenance untuk membuat rancangan dan standar kualitas yang dispesifikasi dari otorisasi A/C yang teregistrasi.
5. Engine Maintenance
Mengatur Engine Maintenance dalam cara mencapai kualitas produk, biaya dan sasaran TAT. Memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia dalam melakukan pemeliharaan dengan otorisasi dari keperluan A/C yang teregistrasi sesuai dengan permintaan. Memastikan semua Engine Maintenance yang diperlukan dan perbaikan kerusakan saat pemeliharaan untuk membuat rancangan dan standar kualitas yang dispesifikasi dari otorisasi A/C yang teregistrasi. 6. Engineering Services
Mengatur fungsi Engineering Services dalam cara mencapai kualitas produk, biaya yang efektif dan sasaran tepat waktu. Memastikan semua data engineering yang diperlukan dan sumber daya data tersedia dalam melakukan kegiatan engineering untuk mencapai kebutuhan pelanggan
dan otorisasi yang ada. Memastikan semua data yang diperlukan dalam mendukung pemeliharaan, kepercayaan dan pengembangan dari program pemeliharaan operator dan perbaikan kerusakan saat pemeliharaan untuk membuat rancangan dan standar kualitas yang dispesifikasi dari keperluan operator yang terotorisasi.
7. Trade & Asset Management
Mengatur fungsi Trade & Asset Management dalam cara mencapai aset yang efektif (material) untuk mendukung PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia dalam pemeliharaan untuk perusahaan-perusahaan penerbangan. Mengecek kinerja dari manajemen aset dan perserdiaan dalam hal ketersediaan dalam menyediakan material untuk melayani perusahaan-perusahaan penerbangan.
8. Internal Audit & Control
Memastikan semua kegiatan keuangan dan akuntansi sesuai dengan prinsip dan prosedur akuntansi dan keuangan yang ada dan kebutuhan perusahaan pemerintahan yang baik.
9. Quality Assurance
Quality Assurance bertanggung jawab pada pengendalian independen terhadap dan meminta perbaikan jika diperlukan oleh Chief Executive Officer, Vice President dan General Manager. Dan juga melakukan kegiatan yang berhubungan dengan kualitas sistem.
10. Corporate Finance
Mengawasi proses keuangan PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia, mendukung manajemen dengan penganggaran, kalkulasi biaya dan administrasi faktur.
11. Business Corporation & Development
Bertanggung jawab pada Business Corperation & Development, memperoleh tugas/kerjaan dari pelanggan dan meningkatkan hubungan bisnis yang baik.
12. Corporate Strategy & Development
Mengatur fungsi manajemen sumber daya manusia, mengembangkan program peningkatan proses dan mengawasi kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan.
Pada Corporate Strategy & Development terdapat 5 Bagian, yaitu :
• Legal
Mengorganisir dan mengatur aspek proteksi legal Internal dan Eksternal untuk mencapai pengembangan bisnis yang berhubungan dengan kebijakan legal dan peraturan pemerintahan.
• Corporate Communication
Memastikan program komunikasi yang efektif pada manajemen dan karywan untuk mencapai tujuan pemegang saham atau perusahaan.
• Human Resources Management
Mengembangkan kebijakan dan program sumber daya manusia PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia untuk perencanaan
perusahaan, pengembangan perusahaan, jabatan, indoktrinasi dan pelatihan, relasi karyawan, kompensasi, keuntungan, keamanan dan kesehatan dan layanan karyawan.
• Facility & General Services
Mengatur pemeliharaan dari fasilitas PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia dan sistem fire fighting untuk mencapai kualitas produk, biaya dan sasaran TAT.
• Information Technology
Mengembangkan dan memelihara Sistem Informasi Maintenance Pesawat dan software dan hardware, dimana antara lain :
1. Sistem Informasi Maintenance 2. Program Maintenance Software
3. Pengendalian catatan yang terkomputerisasi termasuk sistem penyimpanan catatan yang terkomputerisasi.
Terlibat dalam Business Process Reengineering dimana berinisiatif dalam koordinasi dengan unit-unit dengan cara membantu dalam merancang/merancang ulang proses dimana unit tersebut beroperasi, memaksimalkan penambahan nilai mereka dan meminimalkan hal lainnya.
Pada Bagian Information Technology terdapat 2 seksi, yaitu :
Information Technology Support
Mengatur dan mengendalikan implementasi fungsi infrastruktur sistem IT, sistem aplikasi dan hardware berjalan dengan normal. Mengatur administrasi proses pengadaan hardware dan software
untuk mencapai keperluan prosedur IT. Bertanggung jawab dalam mengatur sumber daya mereka dan bertanggung jawab atas hasil yang didapatkan dari sumber daya mereka.
Business Process Improvement
Menganalisa dan meningkatkan business process engineering berdasarkan pada keperluan prosedur IT. Memastikan dan memelihara pengimplementasian dari business process engineering dengan prosedur sistem IT. Bertanggung jawab dalam mengatur sumber daya mereka dan bertanggung jawab atas hasil yang didapatkan dari sumber daya mereka.
3.3 Proses Penyediaan IT Service Yang Berjalan
Pada saat user mengalami masalah yang berhubungan dengan IT service (hardware, software, network dan lain-lain), maka user dapat menghubungi help desk via telepon. Masalah/keluhan di input ke dalam komputer dan diidentifikasi oleh help desk, setelah itu apabila masalah yang ada dapat diberi solusi penyelesaian oleh help desk sendiri, maka langsung diberitahukan kepada user. Namun apabila masalahnya tidak dapat diselesaikan, maka help desk akan menghubungi bagian IT Support untuk kemudian IT Support tersebut datang ke lokasi user untuk langsung meninjau dan memperbaiki masalah atau keluhan yang ada, dimana sebelumnya IT support tersebut sudah diberitahukan oleh help desk tentang keluhan yang dihadapi oleh user. Jika masalah atau keluhan yang ada tidak dapat ditangani oleh IT Support, maka IT Support akan menghubungi pihak IT Vendor yang bersangkutan agar dapat langsung diambil tindakan perbaikan.
Operating System Setelah memberi solusi kepada user, IT Support ataupun IT Vendor akan melaporkan kepada help desk.
1 1 1 1 1 1 2 3 4 5 8 6 7 10 9 11
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Penyediaan IT Service User Help Desk Computer IT Support Mengidentifikasi Masalah Desktop User Mencatat Keluhan Menghubungi IT Support Memberi Solusi Memberi Solusi Memberi Solusi Menghubungi IT V d IT Vendor
Hardware E-Mail Application
Tersedia Tersedia Tersedia Internet Tersedia Network Tersedia Tersedia Melaporkan Keluhan Feed back Feed back
3.4 Data Keluhan Atas Penyediaan IT Service 3.4.1 IT Service Yang Disediakan
Secara umum, IT Service yang disediakan oleh Bagian IT PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia tercermin lewat dua kegiatan rutin yang dilakukan yaitu :
1. Menyediakan seluruh kebutuhan IT (IT Service Provided) kepada seluruh user di PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia yang meliputi :
• Application, yang terdiri dari : - Amega - Antivirus - Office Application - Portal - SAP - Software - Telex • Email • Hardware • Internet • Network • Operating System
2. Menerima dan menangani seluruh keluhan dari user atas IT Service yang disediakan (Complaint Solving).
Ketika user menemukan masalah dalam penggunaan IT dalam mendukung kegiatan operasional diperusahaan, maka user akan menghubungi Bagian IT . Adalah merupakan tanggung jawab Bagian IT untuk menangani keluhan tersebut.
3.5 Use Case Diagram
Gambar 3.4 Aktor-aktor Use Case Diagram Description Actor
No Actor Description Job
1 Outstation 1. Entry AML
2. Search 2 MCC 1. Entry AML 2. Edit AML 3. Delete AML 4. Search 5. Data Maintenance 3 Other 1. Search
Use Case AMS System
3.6 Activity Diagram Aircraft Maintenance Log 3.6.1 Entry Activity Diagram AML
Actor
System
Open AMS Identify user
ID from Portal
primary user ?? Yes
Entry Fill data form
NO
Saving data entry
Entry Activity
3.6.2 Edit Activity Diagram AML Edit Activity AML
ACTOR SYSTEM Open AMS Open Monitoring Log Book Filling data required Viewing Data
clicking the AML
List to edit data Saving data
Identify User ID
3.6.3 Search Activity Diagram AML
ACTOR SYSTEM
Search Activity
Open AMS Identify Us er ID
(P/S)
Search
Alert Us er?
Edit AML Lis t
Saving data Viewing Data fill s earch
Form
Finding Data Report data
Scondary Us er Alert Primary Us er Alert update data? yes no
3.6.4 Delete Activity Diagram AML ACTOR SYSTEM Delete Activity Open AMS Identifying User ID Filling Data Required Open Form AML Viewing Data
clicking the AML List to edit data
Opening Detail aircraft maintenance
Log Book Form
Delete
Erasing data
3.7 Dokumentasi Aplikasi Aircraft Maintenance Log
Gambar di bawah ini merupakan tampilan utama dari System AML. Gambar grafik yang ada pada layar merupakan tampilan Monthly Summary Report yang menunjukan jumlah entry AML yang masuk per bulan. Selain itu terdapat 3 tombol yang dapat di pilih oleh user sesuai kebutuhannya, yaitu:
a. Entry
Tombol ini berfungsi untuk membantu user mengentry AML List b. Search
Tombol ini berfungsi untuk membantu user melakukan pencarian terhadap list AML tertentu.
c. Back
Tombol ini akan mengembalikan user ke halaman sebelumnya
Gambar 3.10 Monthly Summary Report AML
Monthly Summary
3.7.1 Proses Entry AML Entry New AML Record
Setelah user menekan tombol Entry, user akan masuk pada halaman Aircraft monitoring Log book yang menampilkan list AML berdasarkan date AML, aircraft type, dan aircraft registration yang disesuaikan dengan aircraft type yang telah dipilih oleh user sebelumnya. Dengan tampilan layar sbb :
Entry Aircraft Monitoring Log Book Form. Fill the Date, a/c type, and a/c
Selain itu terdapat tombol add new dipojok kanan atas layar, tombol ini berfungsi untuk mengentry data AML baru. User akan masuk ke dalam form Aircraft
Maintenance Log, dengan tampilan layar sbb:
AML list Add New
Gambar 3.11 Tampilan Layar Aplikasi Aircraft Maintenance System Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda
Maintenance Facility Aero Asia
Task detail yang akan dilakukan oleh user dalam form ini adalah sbb :
1. User akan mengisi aircraft register, AML date, sequence number atau mencentang check box yang tersedia apabila tidak memiliki sequence number. 2. Nama user akan secara otomatis muncul pada textbox login as sesuai dengan
login user saat memasuki portal. Namun user perlu mengisi report type. 3. Insert by diisi incase user menggunakan login user yang berbeda.
Aircraft Maintenance Log
4. User memilih Operational event pada combo box, lalu mengisi Flight number, station departure, station arrival, dan next station.
5. User mengisi data mengenai problem description yang mencakup type inspection, CMC code, problem finding, action, lalu memilih subject dan fault code yang tersedia pada combo box, mengisi part number, pos, s/n in dan s/n out. 6. User mengisi status yang meliputi HIL category yang terdiri dari MELRI atau
EXTS dan ETOPS. Untuk MELRI (a) user harus mengisi due date, apabila selain (a) maka due date tersebut telah di default. Lalu user memilih reason yang ada dalam combo box.
7. User memasukan data Action / released dengan memilih combo box station, apabila inspection type pada problem description adalah before departure. Dan bila selain itu data station akan di default sesuai data station departure yang sudah diisi sebelumnya. Lalu user mengisi tanggal, auth. ID, time, dan name. 8. Data R.I.I dapat di skip bila tidak perlu mengisinya.
9. User mengisi status yang meliputi HIL category yang terdiri dari MELRI atau EXTS dan ETOPS. Untuk MELRI (a) user harus mengisi due date, apabila selain (a) maka due date tersebut telah di default. Lalu user memilih reason yang ada dalam combo box.
10.Dalam form terdapat 2 jenis tombol HIL yang dapat dipilih oleh user yaitu add follow on & close HIL atau cancel FO & close HIL. Masing-masing pilihan akan membawa user ke HIL management form selanjutnya.
Add Follow on dan Cancel FO Add Follow On & close HIL FORM HIL MANAGE MENT
11.User memasukan data Action / released dengan memilih combo box station, apabila inspection type pada problem description adalah before departure. Dan bila selain itu data station akan di default sesuai data station departure yang sudah diisi sebelumnya. Lalu user mengisi tanggal, auth. ID, time, dan name.
• Apabila telah final release, maka user perlu mengisi data final release dengan mencentang check box yang berada di bawah kanan form. Lalu yang harus dilakukan user adalah:
1. User mengisi data Hydrolic Refill 2. User mengisi data Engine Oil Refill 3. User mengisi data CSD/IDG dan 4. juga mengisi data APU Oil. Reject HIL
• Untuk mengisi ADTH, User dapat mencentang check box A.D.T.H dibawah kanan form. Adapaun yang dilakukan oleh user sbb:
1. User memilih X-ron, X-base atau None pada pilihan yang tersedia. 2. User mengisi ETA, ATA, ETD, dan ATD.
3. User mengisi Delayed, man Hour, dan Delay Code.
4. Lalu User mengisi fuel request, fuel actual, fuel uplift, fuel deviation and reason juga memilih status APU.
Gambar 3.12 Tampilan Layar Entry
Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia
A.D.T.H Final Release
Setelah selesai maka dapat di simpan dengan mengklik save data. Data akan tersimpan ke dalam list AML pada form entry monitoring log book.
3.7.2 Edit AML Record
User dapat melakukan editing record ataupun deleting record yang ada dengan tujuan melakukan perbaikan atau perubahan data dengan langkah berikut:
1. User masuk ke dalam form Entry Aircraft monitoring Log Book. Lalu mengklik salah satu list AML yang hendak dirubah.
Gambar 3.13 Tampilan Layar Edit Aircraft Maintenance System Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda
Maintenance Facility Aero Asia
Klik bagian List AML
2. User akan masuk ke dalam Detail Aircraft maintenance Log Book, lalu melakukan perubahan data yang diperlukan.
User harus save kembali dengan menekan tombol Update pada bagian kiri bawah form tersebut. Maka user akan kembali pada Form sebelumnya.
3.7.3 Delete AML record
User menghapus data dalam list AML dengan langkah sbb:
1. User masuk ke dalam form Entry Aircraft monitoring Log Book. Lalu mengklik salah satu list AML yang hendak di hapus.
2. User akan masuk ke dalam Detail Aircraft maintenance Log Book, dan dapat langsung menghapus data dengan menekan tombol delete pada bagian kiri bawah.
Klik bagian List AML
Gambar 3.14 Tampilan Layar Delete Aircraft Maintenance System Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda
Maintenance Facility Aero Asia
3.7.4 Proses Search AML
Setelah menekan tombol Search pada form utama, langkah melakukan search adalah dengan mengisi field dalam form searching AML entry, yang meliputi data sbb sesuai pada tampilan layar dibawah ini :
Tombol Delete
1. Date Form 2. Date until 3. Aircraft type 4. Aircraft Register 5. ATA Number 6. Fault Code 7. Station action 8. Station Departure 9. Problem 10.Action 11.Auth. ID 12.Entry by 13.Report type SEARCH
User dapat menekan tombol reset apabila melakukan kesalahan entry dalam field dan close jika ingin kembali ke halaman sebelumnya. Bila field telah terisi, user dapat menekan Search untuk menampilkan list AML. Apabila salah satu AML List di klik maka user akan masuk ke dalam form AML Entry. Data dapat di update, delete dan Close. Selain primary user, data list AML tidak dapat mengakses form entry.
Tampilan 3.15 Tampilan Layar Search Aircraft Maintenance System Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda
Maintenance Facility Aero Asia Klik bagian List AML untuk
