1/30
SIMAK (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADMINISTRASI KELURAHAN) DI KELURAHAN MANGUNSARI KECAMATAN GUNUNGPATI KOTA SEMARANG
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan XCVIII
Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kelurahan
Cluster inovasi : Komunikasi & Informatika Inovator : RR. NUNIEK AKHIRIANI, S.IP
Jabatan : Sekretaris Kelurahan Mangunsari Kecamatan Gunungpati Instansi : Kelurahan Mangunsari Kecamatan Gunungpati Kota Smg
Latar Belakang
Perkembangan teknologi dan informasi yang sangat cepat dimasyarakat memiliki efek pada tingginya tuntutan masyarakat luas akan pelayanan publik yang lebih baik, cepat dan transparan. Pemerintah diharapkan mampu membawa perubahan dalam masyarakat dari masyarakat biasa menuju masyarakat informasi.
Kondisi tersebut mendorong lahirnya kebijakan pemerintah yaitu Intruksi Presiden (Inpres) Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional pengembangan E-Government. Dimana dalam inpres 3 Tahun 2003 tersebut memuat 6 strategi pemerintah dalam penyusunan e-government, yaitu :
1.
Mengembangkan sistem pelayanan yang handal, terpercaya, serta menjangkau masyarakat luas.
2.
Menata sistem dan proses kerja pemerintah dan pemerintah otonom, secara holistik.
3.
Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi secara optimal.
4.
Meningkatkan peran serta dunia usaha dan mengembangkan industri telekomunikasi dan teknologi industry 5.
Mengembangkan kapasitas sumber daya manusia baik pada pemerintah maupun pemerintah daerah otonom disertai dengan peningkatan e-literacy masyarakat.
6.
Melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan yang realistic dan terstruktur, yaitu melalui tahapan persiapan, pematangan, pemantapan dan pemanfaatan.
2/30
3/30
Berdasarkan keenam strategi diatas, strategi ketiga yaitu “Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi” menjadi arahan agar pemerintah memaksimalkan semua potensi teknologi informasi dan komunikasi untuk mencapai pelayanan masyarakat yang prima.
Dengan termanfaatkannya teknologi informasi dan komunikasi dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik diantaranyaadalah : 1.
Jaringan informasi dan transaksi layanan publik yang dapat diakses dimana dan kapan saja.
2.
Semakin terjangkaunya biaya layanan publik, salah satunya program paper less.
3.
Hubungan pemerintah dengan dunia usaha menjadi lebih interaktif dan bisa selalu update.
4.
Kemudahan berkomunikasi antar lembaga pemerintah yang saling terkait untuk meningkatkan fasilitas publik.
5.
Menjamin tranparansi dan efisiensi kinerja pemerintah.
E-Government dan smart city merupakan hal yang tidak bisa dipungkiri keberadaannya, adanya Tekhnologi, komunikasi informasi telah merasuk kedalam seluruh lingkup kehidupan kita.
Sehingga sinkronisasi antara kehendak pusat dengan pelaksanaan E-Government dan smart city di masing-masing kota kabupaten di seluruh Indonesia mutlak menjadi agenda terpenting penyelenggaraan pemerintahan dan pengelolaan perkotaan.
Sejalan dengan hal tersebut diatas, pemerintah Kelurahan sebagai elemen pemerintah terkecil memiliki peranan yang strategis dalam upaya menyukseskan pelaksanaan E-Government dan smart city.Kelurahan diibaratkan sebagai penyangga informasi yang dikeluarkan pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah.Optimalisasi pelayanan ditingkat pemerintah Kelurahan berbanding lurus dengan optimalisasi pelayanan di tingkat Kecamatan maupun Kota.
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, maka pemerintah Kelurahan mengharuskan dirinya untuk berbenah baik dalam segi pelayanan maupun dalam segi administrasi perkantoran.
Kegiatan pengarsipan merupakan bagian penting dalam sebuah organisasi. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 3 mengatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. Agar tercapai tujuan tersebut, pengelolaan kearsipan dalam organisasi atau perkantoran harus dijalankan dengan baik dalam sebuah sistem. Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri :
1.
Mudah dilaksanakan
4/302.
Mudah dimengerti 3.
Murah/ ekonomis 4.
Tidak memakan tempat 5.
Mudah dicapai 6.
Cocok bagi organisasi 7.
Fleksibel atau luwes 8.
Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip 9.
Mempermudah pengawasan
Kecamatan Gunungpati adalah salah satu kecamatan yang terletak di sebelah selatan Kota Semarang, berbatasan langsung dengan wilayah Kabupaten
Semarang.Kelurahan Mangunsari merupakan satu kelurahan dari 16 kelurahan yang berada di wilayah Kecamatan Gunungpati Kota Semarang. Kelurahan Mangunsari mempunyai luas sebesar 221,154 Ha. Dengan Batas sebelah Utara adalah Kelurahan Ngijo, sebelah Barat adalah Kelurahan Pakintelah, Sebelah Selatan Kelurahan Sumurrejo serta sebelah Barat berbatasan dengan Kelurahan Plalangan. Jumlah penduduk Kelurahan Mangunsari Kecamatan Gunugpati Kota Semarang sebanyak 5.148 jiwa terdiri dari laki-laki 2.589 jiwa dan perempuan 2.559 jiwadengan jumlah Kepala Keluarga, 1.502. terdiri dari kepala keluarga laki laki 1.558 orang dan kepala keluarga perempuan 144 orang. Dengan jumlah RW sebanyak 6 RW dan 26 RT.
5/30
Gambar 1 Peta Kelurahan Mangunsari
Pemerintah Kelurahan Mangunsari terdiri atas Lurah, Sekretaris Kelurahan, Kepala Seksi Kesejahteraan Sosial, Kepala Seksi Pemerintahan dan Pembangunan serta Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban.
Sesuai dengan Peraturan Walikota Semarang Nomor 90 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan Kota Semarang, Kelurahan mempunyai tugas : “ Menyelenggarakan urursan pemerintahan pembangunan dan kemasyarakatan serta melaksanakan urusan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Walikota” dengan salahsatu fungsinya adalah “ Pelaksanaan urusan kesekretariatan kelurahan “ .
Pelaksanaan urusan kesekretariatan kelurahan yang baik dan professional dapat menunjang terselenggaranya pemerintahan yang baik pula sehingga dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat luas.
Salah satu bentuk pelayanan prima kepada masyarakat adalah pelayanan dalam hal pemberian informasi yang akurat dan transparan.Informasi mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan kebijakan yang menyangkut masyarakat luas khususnya warga kelurahan Mangunsari dihimpun dalam pendataan tertentu yang dilakukan oleh masing-masing Kepala Seksi (Kasi), baik oleh Kasi Kesos, Kasi Pemerintahan Pembangunan, Maupun Kasi Trantib.
Bentuk-bentuk penghimpunan data kemasyarakatan tersebut ada yang dilakukan bulanan, triwulanan, semester maupun tahunan.Masing-masing Kasi bertanggungjawab terhadap updating data atau pembaharuan data yang menjadi tugas pokok dan fungsinya.
Sejalan dengan jiwa elektronik Government (e-Government), harus ada pemanfaatan teknologi untuk mendukung kelancaran dan optimalnya arus informasi baik antar instansi pemerintah ( dari pemerintah ke pemerintah) maupun informasi dari pemerintah ke masyarakat. Semakin cepat informasi dari masyarakat dikumpulkan oleh Kasi, dan dirangkum oleh Sekretaris Kelurahan, maka semakin cepat pula data yang dapat diserap dan dilaporkan kepada instansi tingkat diatasnya.
Apabila pemerintah kelurahan lambat / terlambat menyerap informasi dan terlambat mengirimnya ke organisasi pemerintah ditingkat yang lebih tinggi maka akan terjadi kelambanan dan menghambat inovasi maupun pengambilan langkah strategis pada organisasi atau pemerintah kelurahan tersebut.
Semakin baik sistem informasi dari masing-masing kasi dalam pemerintah kelurahan maka akan membuat Kelurahan tersebut menjadi cepat, cermat dan akurat dalam menyikapi setiap permasalahan terkait dengan informasi yang diterima.
Seperti halnya dikelurahan-kelurahan lain di wilayah Kecamatan Gunungpati, kegiatan pengarsipan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan memasukannya kedalam map-map arsip dan tersusun dalam lemari penyimpanan arsip.Apabila mengetik dan menyimpannya dalam perangkat komputerpun, data tidak terkumpul rapi melainkan terpisah dalam file-file.Sehingga menyulitkan pencarian dengan cepat apabila data yang ada dibutuhkan untuk ditemukan dengan cepat.
Berbagai kendala lain adalah arsip yang tersimpan dalam map, sering terselip diantara arsip2 data yang lain, hal ini tentu saja menghambat kinerja dan pengambilan
6/30
keputusan terkait informasi yang disimpan tersebut.
Masalah berikutnya adalah kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip, terkadang arsip dibiarkan menumpuk pada sembarang tempat, padahal pada kenyataannya arsip tersebut merupakan arsip penting yang harus segera disimpan.
Belum lagi apabila ada pihak lain, sesama perangkat kelurahan dari kelurahan lain dalam satu Kecamatan meminjam arsip tetapi tidak melalui prosedur yang benar atau meminjam dalam waktu yang telalu lama, sehingga menyebabkan arsip menjadi hilang, sebagai contoh hilangnya buku pedoman pola klasifikasi kearsipan yang dipinjam menjadikan kesulitan dalam memberikan penomoran surat.
Ketidaktahuan dalam penyusunan dan manajemen arsip yang benar menjadikan penyusunan arsip menjadi serampangan.
Dalam perkembangan masyarakat yang sangat dinamis, tentunya perkembangan yang terjadi di masyarakat menjadi sedemikian cepat, perubahan setiap data yang dibutuhkan membutuhkan perubahan dokumen dan pada akhirnya akan memerlukan sejumlah lembaran baru. Misalnya Kasi Pemerintahan dan Pembangunan, dalam memberikan laporan tahunan Pertanggungjawaban kinerja kelurahan, memerlukan antara 10-15 kertas kerja untuk laporan, apabila terdapat ketidaksesuaian data dengan Kecamatan akan memerlukan minimal 10-15 kertas pengganti.
Kondisi di atas akan memberikan dampak pada kualitas layanan sistem secara efektif dan efisien, serta sesuai dengan program paperless (salah satu bentuk konservasi) dan e-government untuk pengembangan teknologi informasi. Hal ini senada dengan Inpres RI nomor 3 tahun 2003 bahwa tujuan pengembangan
e-government adalah untuk mengembangkan penyelenggaraan pemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan sistem secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi.
Gambar 2 Penyimpanan Arsip masing-masing Kasi
7/30
Berdasarkan permasalahan diatas maka Kelurahan Mangunsari membutuhkan sebuah sistem pengarsipan yang benar melalui sistem penyimpanan e-arsip dengan nama Sistem Informasi Manajemen Administrasi Kelurahan (SIMAK), yang dapat mengorganisasikan data dengan baik dan rapi, dapat menyimpan, memindahkan data data dengan cepat , dapat meng-indeks dokumen serta dapat mengontrol akses dokumen dengan mampu membaca dokumen disetiap komputer yang terhubung LAN di seluruh kantor.
E-arsip tersebut merupakan cabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual. Map virtual memuat lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi dalam bentuk file.
Dan sistem e-arsip SIMAK ini tidak menghilangkan pola kearsipan manual.
Karena kendala tempat arsip yang sudah lama akan menjadi arsip yang bersifat in-aktif, terlebih bila arsip tersebut berusia lebih dari 5 tahun, tentunya harus dapat disimpan di kantor arsip. Apabila menggunakan e-arsip SIMAK, masalah tempat dan sarana penyimpanan tentunya dapat teratasi.
Aplikasi penyimpanan data e-arsip SIMAK, menggunakan aplikasi berbasis Microsoft Access sehingga berbiaya murah bahkan gratis, karena fasilitas ini sudah ada dan disediakan oleh Microsoft Access.
Sesuai dengan Peraturan Walikota Semarang Nomor 90 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan Kota Semarang, Sekretaris Kelurahan mempunyai tugas, beberapa diantaranya yang sesuai dengan Rancangan Proyek Perubahan saya adalah :
1.
Menyiapkan kegiatan tatakelola persuratan, kearsipan, kepustakaan, dokumentasi, keprotokolan dan kehumasan kelurahan 2.
Menyiapkan kegiatan pengelolaan sistem informasi dan komunikasi Kelurahan 3.
Menyiapkan kegiatan penyusunan data dan informasi Sekretariat 4.
Menyiapkan kegiatan pelayanan data dan informasi Kelurahan
Dalam pelaksanaan Proyek Perubahan ini adalah masuk pada pelaksanaan tugas pokok dan fungsi :
1.
Menyiapkan kegiatan tatakelola persuratan, kearsipan, kepustakaan, dokumentasi, keprotokolan dan kehumasan kelurahan
8/30
9/302.
Menyiapkan kegiatan pengelolaan sistem informasi dan komunikasi Kelurahan 3.
Menyiapkan kegiatan penyusunan data dan informasi Sekretariat 4.
Menyiapkan kegiatan pelayanan data dan informasi Kelurahan
Maka menjadi hal yang sangat penting apabila dalam melaksanakan fungsinya sekretaris kelurahan dapat memanfaatkan e-arsip SIMAK tersebut. Sehingga
dimungkinkan tercipta data tunggal atau data terpusat dimiliki oleh Sekretaris Kelurahan yang tersimpan dalam cabinet dan map virtual. Apabila hal ini dapat terwujud maka tata kelola persuratan dan kearsipan menjadi lebih optimal, ruang penyimpanan arsip yang terbatas tidak menjadi kendala lagi, serta arsip yang berusia lebih dari 5 tahun tidak akan hilang karena masih tetap dapat tersimpan dan dapat diakses dengan cepat apabila dibutuhkan dengan segera.
Dalam rangka mengidentifikasi terkait permasalahan pengelolaan arsip terpusat di Kelurahan Mangunsari, maka dilakukan analisis dengan menggunakan metode Congruence Model For Organization Analysis yang dapat digambarkan sebagi berikut :
Gambar 3 Model Konkruensi
No Komponen Kondisi setiap komponen Komponen yang perlu diintervensi (Konkruensial antar Elemen) dampak perubahan Komponen yang perlu diintervensi pihak lain Solusi / Inovasi / Terobosan
1 Tugas Arsip kurang tersimpan rapi
Tugas & SDM : 1. Tidak adanya pendidikan dan pelatihan pengelolaan Arsip menyebabkan arsip kurang tersimpan rapi ( bukti histori tidak terjaga) adanya pendidikan dan pelatihan pengelolaan Arsip menyebabkan arsip tersimpan rapi
pelatihan pengelolaan arsip Perlu waktu lama mencari arsip
terjaganya bukti histori penyimpanan arsip merecord semua histori arsip dengan e-arsip dan manual
2. Hal tersebut diatas menyebabkan pencarian arsip menjadi lama pencarian arsip menjadi lebih cepat Pembuatan Data base
pengklasifikasian arsip berdasarkan bidang pekerjaan
Tugas & struktur : 1. belum adanya penyimpanan arsip terpusat dan alur mekanisme penyimpanan adanya penyimpanan arsip terpusat dan adanya alur mekanisme penyimpanan membuat alur mekanisme penyimpanan dan klasifikasi pengelolaan arsip
10/30
2. Belum adanya alur mekanisme pengelolaan arsip menyebabkan arsip kurang tersimpan rapi serta pencarian arsip menjadi lama adanya alur mekanisme pengelolaan arsip sehingga arsip tersimpan rapi serta pencarian arsip jadi lebih cepat membuat papan alur mekanisme penyimpanan dan klasifikasi pengelolaan arsip
2 Individu / SDM Tidak ada SDM pengarsip SDM &Culture ; 1 . Tidak adanya SDM khusus pengarsip & Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip menyebabkan kebiasaan menyimpan
arsip dengan menumpuk dimasing masing lemari kasie adanya SDM khusus pengarsip & adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip Melaksanakan Uji coba sistem kearsipan pada kasie dan staff yg membidangi
Membentuk tim internal dan eksternal pengelola arsip
Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip 2. Tidak adanya SDM khusus pengarsip & Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip menyebabkan kebiasaan menyimpan scr manual ( tanpa
sistem aplikasi ) adanya sistem pengarsipan berbasis tekhnologi / sistem adanya pengelolaan arsip berbasis IT
3 Struktur Belum adanya penyimpanan arsip terpusat Struktur & SDM : 1. Tidak adanya SDM khusus pengarsip & Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip menyebabkan Belum adanya
penyimpanan arsip terpusat adanya penyimpanan arsip terpusat adanya tempat penyimpanan khusus penataan arsip terpusat
koordinasi stakeholder internal & eksternal tentang alur mekanisme
Belum adanya alur mekanisme pengelolaan Arsip 2 Tidak adanya SDM khusus pengarsip & Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip menyebabkan Belum adanya alur mekanisme pengelolaan
Arsip adanya alur mekanisme pengelolaan Arsip adanya sistem informasi manajemen administrasi
4 Culture Kebiasaan menyimpan arsip dengan menumpuk dimasing masing lemari kasie Struktur & Culture : 1. Kebiasaan menyimpan arsip dengan menumpuk dimasing masing lemari kasie menyebabkan Belum adanya penyimpanan arsip terpusat hilangnya Kebiasaan menyimpan arsip dengan menumpuk dimasing masing lemari kasie Pembuatan map virtual penyimpanan arsip melalui e-arsip
terbentuknya kebiasaan baru berupa menyimpan arsip sesuai dengan kasifikasi tugas per Seksie
Budaya menyimpan arsip secara manual 2. Budaya menyimpan arsip secara manual menyebabkan Belum adanya alur mekanisme pengelolaan Arsip hilangnya Budaya menyimpan arsip secara manual Mensosialisasikan e-arsip secara rutin tiap pagi
Tabel 1. Tabel Diagnostic Reading Model Konkruen
Dari tabel diagnostic reading model konkruen diatas dapat dijelaskan bahwa pada proses input berupa kondisi lingkungan yang nyaman untuk menyimpan arsip secara tradisional/ kurangnya kesadaran menyimpan file secara tersistem rapi dengan tekhnologi, nyaman untuk menyimpan arsip hanya bertumpuk dalam map-map yang kurang tersusun rapi/ kurangnya kesadaran untuk mengarsip dengan rapi, adanya lingkungan kerja yang didukung oleh Sumber Daya Manusia yang kurangcepat mengikuti perkembangan tekhnologi, lingkungan kerja yang kurang didukung sumber daya berupa metode penyimpanan file/ arsip secara terpusat menggunakan tekhnologi sistem informasi manajemen administrasi perkantoran, dan belum adanya sarana aplikasi pengelolaan administrasi secara elektronik menyebabkan permasalahan :Terkait komponen tugas yaitu, Arsip kurang tersimpan rapi dan perlu waktu lama mencari arsip, terkait komponen individu / SDM, yaitu tidak ada SDM pengarsip dan belum adanya alur mekanisme pengelolaan Arsip, terkait komponen struktur, yaitu belum adanya penyimpanan arsip terpusat dan belum adanya alur mekanisme pengelolaan Arsip, serta terkait komponen kultur yaitu kebiasaan menyimpan arsip dengan menumpuk dimasing masing lemari kasie dan budaya menyimpan arsip secara manual.
11/30
Yang masing-masing komponen tersebut saling mempengaruhi satu sama lain, yaitu Komponen Tugas mempengaruhi komponen SDM, Komponen Tugas mempengaruhi komponen struktur, Komponen SDM mempengaruhi komponen Culture, Komponen Struktur mempengaruhi komponen SDM, Komponen Struktur mempengaruhi komponen Culture. Dengan penjabaran hubungan antar komponen tersebut yaitu :
1.
Komponen Tugas mempengaruhi komponen SDM :
1.
Tidak adanya pendidikan dan pelatihan pengelolaan Arsip menyebabkan arsip kurang tersimpan rapi ( bukti histori tidak terjaga) 2.
Hal tersebut diatas menyebabkan pencarian arsip menjadi lama
Setelah komponen tugas mengintervensi komponen SDM menghasilkan dampak perubahan dibutuhkannya pendidikan dan pelatihan pengelolaan Arsip menyebabkan arsip tersimpan rapi dengan solusi/ inovasi/ terobosan atas masalah tersebut adalah adanya pelatihan pengelolaan arsip. Dampak perubahan yang lain adalah
terjaganya bukti histori penyimpanan arsip diikuti dengan terobosan merecord semua histori arsip dengan e-arsip dan manual.
1.
Komponen Tugas mempengaruhi komponen struktur :
1. 1.
Belum adanya penyimpanan arsip terpusat menyebabkan tidak adanya alur mekanisme penyimpanan 2.
Belum adanya alur mekanisme pengelolaan arsip menyebabkan arsip kurang tersimpan rapi serta pencarian arsip menjadi lama
Setelah komponen tugas mengintervensi komponen stuktur menghasilkan dampak perubahanadanya penyimpanan arsip terpusat dan adanya alur mekanisme penyimpanan dengan solusi/ inovasi/ terobosan atas masalah tersebut adalah membuat alur mekanisme penyimpanan dan klasifikasi pengelolaan arsip
1.
Komponen SDM mempengaruhi komponenKultur ;
1.
Tidak adanya SDM khusus pengarsip & Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip menyebabkan kebiasaan menyimpan arsip dengan menumpuk dimasing masing lemari kasie
Setelah komponen SDM mengintervensi komponen Kultur menghasilkan dampak perubahanadanya SDM khusus pengarsip & adanya pegawai / SDM yg mengikuti
12/30
diklat pengelolaan Arsip dengan solusi/ inovasi/ terobosan atas masalah tersebut adalah melaksanakan uji coba sistem kearsipan pada kasie dan staff yg membidangi.
1.
Tidak adanya SDM khusus pengarsip & Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip menyebabkan kebiasaan menyimpan scr manual ( tanpa sistem aplikasi )
Setelah komponen SDM mengintervensi komponen Kultur menghasilkan dampak perubahanadanyaadanya sistem pengarsipan berbasis tekhnologi / sistemdengan solusi/ inovasi/ terobosan atas masalah tersebut adalahadanya pengelolaan arsip berbasis IT
1.
Komponen Struktur mempengaruhi komponen SDM :
1. 1.
Tidak adanya SDM khusus pengarsip & Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip menyebabkan Belum adanya penyimpanan arsip terpusat
Setelah komponen struktur mengintervensi komponen SDM menghasilkan dampak perubahan adanya penyimpanan arsip terpusat dengan solusi/ inovasi/ terobosan atas masalah tersebut adalah adanya tempat penyimpanan khusus penataan arsip terpusat dan perlunya diselenggarakan koordinasi stakeholder internal & eksternal tentang alur mekanisme.
1. 1.
Tidak adanya SDM khusus pengarsip & Tidak adanya pegawai / SDM yg mengikuti diklat pengelolaan Arsip menyebabkan Belum adanya alur mekanisme pengelolaan Arsip
Setelah komponen struktur mengintervensi komponen SDM menghasilkan dampak perubahan adanya alur mekanisme pengelolaan Arsip dengan solusi/ inovasi/
terobosan atas masalah tersebut adalah adanya adanya sistem informasi manajemen administrasi.
1.
Komponen Struktur mempengaruhi komponen Culture :
1.
Kebiasaan menyimpan arsip dengan menumpuk dimasing masing lemari kasie menyebabkan belum adanya penyimpanan arsip terpusat
13/30
14/30
Setelah komponen Struktur mengintervensi komponen Kultur menghasilkan dampak perubahan hilangnya Kebiasaan menyimpan arsip dengan menumpuk dimasing masing lemari kasiedengan solusi/ inovasi/ terobosan atas masa lah tersebut adalah pembuatan map virtual penyimpanan arsip melalui e-arsip dan terbentuknya kebiasaan baru berupa menyimpan arsip sesuai dengan kasifikasi tugas per Seksie
1.
Budaya menyimpan arsip secara manual menyebabkan belum adanya alur mekanisme pengelolaan Arsip
Setelah komponen Struktur mengintervensi komponen Kultur menghasilkan dampak perubahanhilangnyabudaya menyimpan arsip secara manualdengan solusi/ inovasi/
terobosan atas masalah tersebut adalahMensosialisasikan e-arsip secara rutin tiap pagi
Faktor lingkungan dan sumberdaya manusia, metode, dan mesin yaitu teknologi komputer sebagai input dalam sebuah proses transformasi antara berbagai komponen tugas, individu / SDM, struktur dan kultur yang menghasilkan sebuah output berupa organisasi yang memiliki kebiasaan baru mengelola arsip dengan baik, rapi, terekord baik dengan sistem manual maupun elektronik, organisasi yang memiliki alur mekanisme penyimpanan dan memiliki sistem klasifikasi pengelolaan arsip, organisasi yang memiliki pengelolaan arsip berbasis IT dengan penataan arsip secara terpusat. Serta organisasi yang didalamnya terdapat orang-orang yang memiliki kebiasaan baru untuk menyimpan arsipnya melalui elektronik arsip.
Dari hasil analisa tersebut, masalah utama dalam pengelolaan arsip di Kelurahan Mangunsari Kecamatan Gunungpati Kota Semarang yang harus segera diselesaikan dalam jangka pendek adalah belum adanya pengolaan arsip data terpusat secara elektronik arsip dan solusi untuk masalah tersebut adalah membuat sistem aplikasi elektronik arsip (e-arsip).
Setelah melaksanakan kegiatan Benchmarking di Padang, Sumatra Barat dengan lokasi Kecamatan Padang Barat, Best Practice yang bisa diambil sebagai referensi dan masukan project leader dalam melaksanakan kegiatan adalah :
1.
Penggunaan Teknologi Informasi dalam pelayanan masyarakat melalui pelayanan on line dengan alamat (http:dukcapilonline.padang.go.id.8085). Pelayanan on line ini hanya terbatas untuk kepengurusan KTP & KK dan dilaksanakan mulai 3 Mei 2017. Dengan tahapan pelayanan : masyarakat mengisi form on line kemudian kecamatan mengirim persyaratan ke dispendukcapil. Setelah proses jadi, dispendukcapil mengirim data ke kecamatan, dokumen kependudukan yang sudah jadi dapat diambil oleh masyarakat setelah menerimasms gateway dari kecamatan Padang Barat.
2.
Adanya sistem pengiriman surat-menyurat antar OPD dengan mengunakan elektronik surat (e-surat) dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Surat Keluar dan Surat Masuk atau SISUKMA. Dengan sistem e-surat SISUKMA diharapkan mempercepat sampainya informasi dan mendukung propgram paper less atau pengurangan penggunaan kertas di instansi pemerintah.
Best Practise diatas mendukung pelaksanaan rancangan proyek perubahan yang akan dilaksanakan oleh project leader.
15/30
Manfaat
1.
MANFAAT
Manfaat yang akan dicapai dalam proyek perubahan ini adalah :
1. 1.
Bagi Reformasi Birokrasi
Membantu program pemerintah dalam rangka mewujudkan salahsatu sasaran reformasi birokrasi yaitu “Birokrasi yang memiliki Pelayanan Publik yang efektif dan efisien” khususnya yang termasuk dalam area perubahan “Kelembagaan” . Perubahan pada sistem kelembagaan diharapkan dapat mendorong terciptanya budaya/
perilaku yang lebih kondusif dalam upaya mwujudkan birokrasi yang efektif dan efisien.
16/301. 1.
Bagi Pemerintah
Membantu program pemerintah untuk mewujudkan tata kelola arsip yang berbasis Teknologi Informasi di Kelurahan.
1. 1.
Bagi Kelurahan Mangunsari Kecamatan Gunungpati
1.
Tercapainya penataan arsip administrasi umum 2.
Mempermudah pencarian kembali arsip bila dibutuhkan 3.
Arsip lebih terjaga keamanannya 4.
Meningkatnya pelayanan publik kepada masyarakat
1. 1.
Bagi Masyarakat
Proyek perubahan juga akan mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik yang efektif dan efisien.
Milestone
NO TAHAP DAN CAPAIAN ANTARA OUTPUT TAHAPAN WAKTU
1 Jangka Pendek
17/30
1. Pembentukan tim efektif 1.
Pendistribusian dan pembagian tugas Tim Efektif 2.
Pengesahan SK Tim Efektif 3.
Penyusunan draft SK Tim Efektif
Terbentuknya tim efektif
Minggu 4
Agustus 2017
1. Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait 1. Melakukan koordinasi dengan Kecamatan
1.
Melakukan koordinasi dengan Dinas Komunikasi, Informasi, Statistik dan Persandian Kota Semarang 2.
Melakukan koordinasi denganDinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang 3.
Melakukan koordinasi dengan Bagian Tata Pemerintahan Setda Kota Semarang 4.
Melakukan koordinasi dengan BAPPEDA Kota Semarang 5.
Melakukan koordinasi dengan Bagian Organisasi Setda Kota Semarang 6.
Melakukan koordinasi dengan Program Studi Administrasi Perkantoran FE Unnes
Terjalinnya koordinasi dengan stakeholder terkait
Minggu 1 sd Minggu 2
September 2017
1. Mengidentifikasi arsip dan kebutuhan sarana, prasarana kearsipan 2.
Mengidentifikasi arsip 3.
Rapat internal identifikasi kebutuhan sarana prasarana kearsipan 4.
Menambah kebutuhan sarana prasarana kearsipan 5.
Menyiapkan ruang penataan arsip
18/30
Teridentifikasinya kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan
Minggu 2
September 2017
19/30
1. Melakukan penataan kembali arsip secara terpusat secara konvensional 2.
Melakukan pemilihan arsip per bagian / Kasi 3.
Menata kembali arsip secara terpusat (Pelayanan satu pintu) Terlaksananya penataan kembali arsip secara terpusat (pelayanan satu pintu)
Minggu 3-4
September 2017
1. Membuat sistem aplikasi kearsipan (elektronik arsip atau e-arsip) 2.
Melakukan koordinasi dengan pihak IT 3.
Membuat rancangan sistem kearsipan 4.
Membuat sistem kearsipan offline 5.
Membuat sistem kearsipan online 6.
Melakukan FGD (Focus Group Discussion) dengan stake holder Internal
Tersedianya sistem aplikasi kearsipan
Minggu 5
September 2017
1. Menyusun SOP sistem kearsipan SIMAK 1.
Membukukan dan mendistribusikan SOP sistem kearsipan SIMAK 2.
Pengesahan SOP sistem kearsipan SIMAK 3.
Ujicoba SOP sistem kearsipan SIMAK 4.
Melakukan konsultasi dengan mentor 5.
Menyusun draft SOP sistem kearsipan SIMAK
1. Tersusunnya SOP sistem kearsipan SIMAK
Minggu I
Oktober 2017
20/30
7. Melakukan uji coba sistem kearsipan SIMAK (pilot project di Kel. Mangunsari) 1. Terlaksanaya uji coba sistem kearsipan SIMAK (pilot project di Kel. Mangunsari) Minggu 2
Oktober 2017
1.
Melakukan uji pemakaian sistem kearsipan SIMAK Terlaksananya uji pemakaian sistem kearsipan SIMAK
Minggu 3
Oktober 2017 1.
Melakukan input data kearsipan kedalam sistem komputer
a. Menyiapkan data kearsipan yang akan dilakukan penginputan
b. Melakukan entry data / penginputan kearsipan masing-masing Kasi ke dalam sistem
c. Melakukan klasifikasi data dari Kasi sesuai pedoman pola klasifikasi kearsipan Kota Semarang
Terlaksananya input data kearsipan kedalam sistem komputer Minggu 4
Oktober 2017
1.
Melaksanakan monitoring dan evaluasi
1.
Pembagian kuesioner 2.
Rapat monitoring dan evaluasi 3.
Penyusunan hasil monitoring dan evaluasi
Terlaksananya
monev Minggu 1
Nopember 2017
2.
21/30
Jangka Menengah
22/30
23/30
24/30
25/30
a. Dengan seijin Camat melakukan ujicoba sistem kearsipan SIMAK di 15 Kelurahan Di Kecamatan Gunungpati
1.
Dengan seijin Camat Melakukan input data Data kearsipan SIMAK di 15 Kelurahan di Kecamatan Gunungpati
1.
Penyimpanan data kearsipan secara terpusat
Terlaksananya ujicoba sistem kearsipan SIMAK di 15 Kelurahan Di Kecamatan Gunungpati
Terlaksananya Melakukan input data Data kearsipan SIMAK di 15 Kelurahan di Kecamatan Gunungpati
Terlaksananya penyimpanan data kearsipan secara terpusat
November 2017 s/d April 2018
3.
26/30
Jangka Panjang
27/30
28/30
29/30
30/30 1.
Melakukan penyempurnaan dan pemeliharaan sistem kearsipan
1.
Monitoring dan evaluasi
Terlaksananya penyempurnaan dan pemeliharaan sistem kearsipan
Terlaksananya monitoring dan evaluasi
Mei 2018 s/d April 2019
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 28 Jun 2022 06:36:27
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
