USER MANUAL. Manajement Tenant Application. Panduan Pengguna Aplikasi Tenant Manajemen Untuk Admin Tenan. For Admin Tenant

(1)

Panduan Pengguna Aplikasi Tenant Manajemen

Untuk Admin Tenan

Versi 1.0 (Agustus 2020) https://situ-btp.telkomuniversity.ac.id/tenant/tenant-auth/login

Kampus Universitas Telkom Jl.Telekomunikasi, Dayeuhkolot, Bandung, Indonesia 40257 Telp. 62-22-756, Fax.62-22 756 5200

Manajement Tenant Application

For Admin Tenant

(2)

DAFTAR PERUBAHAN

Tanggal

Date

Versi

Version

Deskripsi Perubahan

Description of Changes

Pembuat

Author

Agustus 2020 1.0 Inisialisasi Dokumen user manual aplikasi tenant manajement untuk admin Annisa Marwa

Nursantoso

(3)

DAFTAR ISI

DAFTAR PERUBAHAN ... 2

DAFTAR ISI ... 3

DAFTAR GAMBAR ... 5

SEKILAS TENTANG APLIKASI TENANT MANAJEMENT ... 7

FITUR PADA APLIKASI TENANT MANAJEMENT ... 7

MEMULAI APLIKASI ... 9

FITUR PENGATURAN ... 13

Menu Data Gedung ... 13

Menu Pengaturan Umum ... 15

Menu Fasilitas Ruang ... 17

MENU MANAJEMEN ASET ... 19

Menu Data Ruangan ... 19

FITUR MANAJEMEN BISNIS ... 23

Menu Cek Ketersediaan Layanan ... 23

Menu Input Kesepakatan Sewa ... 26

Menu Daftar Kesepakatan ... 31

Menu Jadwal Pengguna Fasilitas ... 32

FITUR MANAJEMEN TENAN ... 34

Menu Daftar Customer ... 34

(4)

FITUR FEEDBACK ... 36

FITUR LAPORAN STATISTIK ... 37

Menu Tipe Layanan ... 37

Menu Ruang Terpakai ... 38

Menu Laporan Pendapatan ... 40

(5)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Alur Aplikasi Tenant Manajemen ... 8

Gambar 2 Halaman Utama Tenant Manajement ... 9

Gambar 3 Tampilan dashboar Login Aplikasi... 10

Gambar 4 Halaman utama setelah login ... 11

Gambar 5 Halaman menu data gedung ... 13

Gambar 6 Halaman tampilan data gedung ... 14

Gambar 7 Halaman pengaturan umum ... 15

Gambar 8 Tampilan pengaturan tipe ruang ... 16

Gambar 9 Halaman tampilan pengaturan tipe ruang ... 16

Gambar 10 Halaman fasilitas ruang... 17

Gambar 11 Halaman daftar fasilitas ... 18

Gambar 12 Halaman data ruangan... 19

Gambar 13 Formulir tambah data ruangan ... 20

Gambar 14 Tampilan tambah ruang tab foto ... 20

Gambar 15 Tampilan tambah ruang tab fasilitas ... 21

Gambar 16 Tampilan tambah ruang tab pricelist ... 21

Gambar 17 Tampilan cek ketersediaan layanan ... 23

(6)

Gambar 18 Menampilkan ketersediaan layanan ... 24

Gambar 19 Tampilan input kesepakatan sewa... 26

Gambar 20 Tampilan layanan terpilih ... 27

Gambar 21 Tampilan melengkapi data customer ... 28

Gambar 22 Tampilan syarat dan ketentuan ... 29

Gambar 23 Dashboard Bimbingan Input Bimbingan Tesis ... 31

Gambar 24 Halaman jadwal pengguna fasilitas ... 32

Gambar 25 Tampilan detail layanan ... 33

Gambar 26 Halaman daftar customer ... 34

Gambar 27 Halaman Data kuisioner kepuasan tenant ... 36

Gambar 28 Halaman menu tipe layanan ... 37

Gambar 29 Dashoard Cetal biodata ijazah tesis ... 38

Gambar 30 Dashboard Diskusi Revisi Tesis... 40

(7)

SEKILAS TENTANG APLIKASI TENANT MANAJEMENT

Aplikasi yang digunakan untuk monitoring pendataan tenant dalam menggunakan layanan yang disediakan oleh BTP- Telkom University. Terdapat fitur pengelolaan pendaftaran tenant sewa ruangan, penyewaan ruangan, informasi mengenai ruangan dan ketersediaan ruangan. User dapat mengetahui kapasitas ruangan, jumlah seat yang tersedia, nama ruangan, jenis ruangan, dan harga tarif ruangan yang berbeda-beda sesuai dengan jenis ruangan. Pada sewa ruangan terdapat dua kategori penyewaan tempat yaitu event space atau sewa harian dan office space atau sewa bulanan. Untuk pembayaran sewa ruangan dapat dilakukan pembayaran dengan multirecord atau bukti transfer. Aplikasi ini dapat digunakan dengan adanya dokumentasi penyewaan ruangan dalam bentuk laporan.

FITUR PADA APLIKASI TENANT MANAJEMENT

Aplikasi Tenant Manajement menyediakan fitur yang bisa digunakan admin untuk melakukan:

Fitur manajemen bisnis yaitu admin dapat melakukan input kesepakatan, daftar kesepakatan, jadwal pengguna fasilitas, dan cek ketersediaan layanan.

Fitur manajemen aset yaitu admin dapat melakukan kelola data ruangan.

Fitur manajemen tenant yaitu admin dapat melakukan kelola data customer.

Fitur pengaturan yaitu admin dapat melakukan kelola data gedung, pengaturan umum, dan kelola fasilitas ruang.

Fitur feedbacks yaitu admin dapat melakukan kelola data feedbacks.

Fitur laporan statistik yaitu admin dapat melakukan laporan tipe layanan, ruangan terpakai, ocupansi, dan pendapatan.

(8)

Adapun alur aplikasi tenant manajemen sebagai berkut.

Gambar 1 Alur Aplikasi Tenant Manajemen

(9)

MEMULAI APLIKASI

Berikut langkah-langkah untuk memulai menggunakan aplikasi Tenant Manajement:

1) Akses alamat web https://situ-btp.telkomuniversity.ac.id/tenant/tenant-auth/login.

2)

Pilih ‘Login’ pada tampilan halaman utama aplikasi tenant manajement.

Gambar 2 Halaman Utama Tenant Manajement

Pilih ‘login’

(10)

3) Setelah klik ‘login’ pada halaman utama web kemudian masukan username dan password SSO yang telah terdaftar -> pilih ‘Login with

SSO’ untuk admin.

Gambar 3 Tampilan dashboar Login Aplikasi 1. Masukan username

2.Masukan password

3.Login with SSO

(11)

4) Setelah admin berhasil login with SSO, maka sistem akan menampilkan halaman seperti berikut.

Gambar 4 Halaman utama setelah login

(12)

1. Cek apakah admin sudah melakukan input data gedung, data pengaturan umum, data fasilitas ruang, dan tambah ruangan. Apabila belum admin diharuskan input data fasilitas yang ada di BTP terlebih dahulu.

2. Input data terlebih dahulu di menu “Pengaturan -> Data Gedung, Pengaturan

Umum, Fasilitas Ruang” dan di menu “Manajemen Aset -> Data Ruangan”.

3. Apabila admin sudah melakukan input data di menu “Pengaturan -> Data Gedung, Pengaturan Umum, Fasilitas Ruang” dan di menu “Manajemen Aset -> Data Ruangan”. Data tersebut akan muncul di menu “Cek Ketersediaan Layanan”.

(13)

FITUR PENGATURAN

Pada menu pengaturan admin dapat melakukan tambah data gedung, kelola pengaturan umum, dan tambah fasilitas ruang.

Menu Data Gedung

Admin dapat melakukan tambah atau edit data gedung. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih pengaturan -> data gedung, kemudian klik ‘tambah gedung’.

Gambar 5 Halaman menu data gedung 1. Pilih pengaturan

2. Pilih data gedung

3. Klik tambah gedung

Data gedung belum ada, karena belum ditambahkan

(14)

2. Setelah klik ‘tambah gedung’ , masukan nama gedung dan status gedung aktif atau tidak.

3. Setelah berhasil klik tambah, maka sistem akan menampilkan data gedung yang sudah ditambahkan.

Gambar 6 Halaman tampilan data gedung 4. isi nama gedung

5. status gedung 6. Klik ‘Tambah’

Aksi untuk edit data gedung

(15)

Menu Pengaturan Umum

Admin dapat melakukan kelola pengaturan umum seperti tambah tipe ruang, tambah tipe layanan, dan tambah tipe layanan ruang. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih pengaturan -> pengaturan umum, kemudian pilih tipe pengaturan tipe ruang.

Gambar 7 Halaman pengaturan umum 1. Pilih pengaturan

2. Pilih pengaturan umum

3. Pilih ‘pengaturan tipe ruang’

(16)

2. Setelah pilih tipe pengaturan ‘tipe ruang’, kemudian pilih ‘tambah tipe ruang’ untuk menambahkan data tipe ruang.

Gambar 8 Tampilan pengaturan tipe ruang

3. Setelah berhasil klik ‘tambah’ maka sistem akan menampilkan tipe ruang yang sudah ditambahkan.

Gambar 9 Halaman tampilan pengaturan tipe ruang

4. Klik tambah tipe ruang

Data ‘tipe ruang’ belum ada, karena belum ditambahkan

5. Tambah nama ruang

6. Klik ‘Tambah’

Aksi untuk edit data tipe ruang

(17)

Menu Fasilitas Ruang

Admin dapat melakukan kelola fasilitas ruang seperti tambah data fasilitas. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih pengaturan -> fasilitas ruang, kemudian klik tambah fasilitas.

Gambar 10 Halaman fasilitas ruang

2. Setelah pilih tombol ‘tambah fasilitas’, kemudian masukan nama fasilitas dan status aktif atau tidak fasilitas tersebut.

1. Pilih pengaturan

2. Pilih fasilitas ruang

3. Klik tambah fasilitas

Data ‘fasilitas’ belum ada, karena belum ditambahkan

(18)

3. Setelah berhasil klik ‘tambah’ maka sistem akan menampilkan daftar fasilitas yang sudah ditambahkan.

Gambar 11 Halaman daftar fasilitas 4. isi nama fasilitas

5. status fasilitas 6. Klik ‘Tambah’

Aksi untuk edit data fasilitas

Apabila status tidak aktif maka fasilitas tsb tidak akan muncul

(19)

MENU MANAJEMEN ASET

Menu Data Ruangan

Admin dapat melakukan tambah atau edit data ruangan yang ada di gedung BTP. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih manajemen aset -> data ruangan kemudian klik ‘tambah ruang’.

Gambar 12 Halaman data ruangan 1. Pilih manajemen aset

2. Pilih data ruangan

3. Klik tambah ruang

(20)

2. Setelah pilih tombol ‘tambah fasilitas’, kemudian masukan nama fasilitas dan status aktif atau tidak fasilitas tersebut

Gambar 13 Formulir tambah data ruangan

3. Setelah klik tambah data -> kemudian sistem akan menampilkan tab ‘foto’ untuk upload foto ruangan tersebut.

Gambar 14 Tampilan tambah ruang tab foto

4. Isi semua data ruang yang ditambahkan, pastikan semua kolom warna hijau saat sudah terisi

Untuk Tipe Layanan, Tipe Ruang, dan Gedung yang muncul yaitu data yang sudah ditambahkan di menu pengaturan

5. Klik ‘Tambah’

6. isi nama foto 7. Upload file foto ruang

8. Klik ‘Upload’

(21)

4. Setelah melakukan upload foto ruangan, kemudian input fasilitas yang ada di ruangan tersebut

Gambar 15 Tampilan tambah ruang tab fasilitas

Gambar 16 Tampilan tambah ruang tab pricelist 9. Pilih fasilitas yang tersedia untuk ruangan

yang dipilih, fasilitas yang muncul yaitu yang sudah ditambahkan di menu pengaturan

10. Isi jumlah fasilitas yang ada

11. Input data satuan, satuan waktu, harga, dan status aktif untuk ruangan yang dibuat dan klik “Simpan”

12. Klik “Selesai” saat semua data sudah terisi

Aksi untuk edit data ruangan yang sudah ditambahkan

(22)

5.

Apabila admin sudah melakukan input data di menu “Pengaturan -> Data Gedung, Pengaturan Umum, Fasilitas Ruang” dan di menu “Manajemen Aset -> Data Ruangan”. Data tersebut akan muncul di menu “Cek Ketersediaan Layanan”.

4.

Admin melakukan “Cek Ketersediaan Layanan” dan “Input Kesepakatan Sewa” ketika customer memesan ruangan dengan pembayaran dicicil atau bayar termin. Customer yang muncul yaitu yang sudah terdaftar.

3.

Admin melakukan approve kesepakatan di menu “Daftar Kesepakatan” , saat customer sudah melakukan input kesepakatan sewa.

(23)

FITUR MANAJEMEN BISNIS

Menu Cek Ketersediaan Layanan

Admin dapat melakukan cek ketersediaan layanan, ketika customer memesan ruangan dengan pembayaran dicicil atau bayar termin. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih manajemen bisnis -> cek ketersediaan layanan.

Gambar 17 Tampilan cek ketersediaan layanan 1. Pilih manajemen bisnis

2. Pilih cek ketersediaan layanan

3. Masukan tanggal dan tipe layanan

4. Klik “Cari”

(24)

2. Setelah pilih “cek ketersediaan layanan”, sistem menampilkan ketersediaan layanan yang dipilih -> pilih ruangan untuk di sewa.

Gambar 18 Menampilkan ketersediaan layanan

Menampilkan ketersediaan layanan yang sudah dipilih.

Kemudian pilih ruangan yang akan di sewa.

(25)

3. Setelah pilih ruangan yang ingin disewa, sistem menampilkan detail ruangan dan pilih “Order”, lihat sewa per hari atau per jam.

5. Klik “Order” sesuai event yang dipilih

6. Tentukan tanggal sewa awal dan akhir

7. Input kuantitas event

8. Pilih customer yang sudah terdaftar

9. Input keterangan tambahan

10. Klik “Order”

(26)

Menu Input Kesepakatan Sewa

Admin dapat melakukan input kesepakatan sewa, ketika customer memesan ruangan dengan pembayaran dicicil atau bayar termin. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih manajemen bisnis -> menu input kesepakatan.

Gambar 19 Tampilan input kesepakatan sewa 1. Pilih manajemen bisnis

2. Pilih input kesepakatan

3. Pilih customer yang akan melakukan kesepakatan sewa.

Customer yang muncul yaitu yang sudah mendaftar.

(27)

2. Setelah admin pilih customer untuk input kesepakatan sewa, kemudian menampilkan layanan yang sudah dipilih.

Gambar 20 Tampilan layanan terpilih Pilih customer

Opsi tambah layanan

Klik ‘Berikutnya’

untuk melanjutkan layanan yang dipilih

Menampilkan layanan terpilih saat pesan ruangan

(28)

3. Setelah layanan sudah terpilih dan pilih ‘berikutnya’ kemudian sistem menampilkan kelengkapan data customer dan klik ‘simpan.

Gambar 21 Tampilan melengkapi data customer

Menampilkan kelengkapan data customer

Klik ‘Simpan’

(29)

Centang persetujuan Klik ‘Simpan’

(30)

Pilih ‘status pembayaran’,

‘Tipe pembayaran’, dan Deadline termin Pilih ‘Tambah termin’ jika ada

Upload dokumen kesepekatan

(31)

Menu Daftar Kesepakatan

Admin melakukan persetujuan kesepakatan sewa customer. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pilih manajemen bisnis -> daftar kesepakatan dan klik aksi ‘approve kesepakatan’.

Gambar 23 Dashboard Bimbingan Input Bimbingan Tesis 1. Pilih manajemen bisnis

2. Pilih daftar kesepakatan

3. Klik ‘Approve kesepakatan’

(32)

Menu Jadwal Pengguna Fasilitas

Admin dapat melihat jadwal pengguna fasilitas yang ada di BTP tenant. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Manajemen bisnis -> jadwal pengguna fasilitas

Gambar 24 Halaman jadwal pengguna fasilitas

1. Pilih manajemen bisnis

Jadwal pengguna fasilitas

3. Pilih detail layanan

(33)

2. Setelah klik aksi detail layanan maka sistem menampilkan detail layanan yang dipilih.

Gambar 25 Tampilan detail layanan

(34)

FITUR MANAJEMEN TENAN

Menu Daftar Customer

Pada menu ini admin dapat melihat daftar customer dan melakukan tambah daftar customer, edit data. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih manajemen tenant -> menu daftar customer.

Gambar 26 Halaman daftar customer

2. Setelah klik “tambah customer” sistem akan menampilkan form pendaftaran customer, dan admin melakukan input from tersebut.

1. Pilih manajemen tenant

2. Pilih daftar customer

3. Klik tambah customer

(35)

Menampilkan form pendaftaran customer.

Kemudian admin input data customer, kolom warna “Merah” tandanya wajib diisi.

Klik “Daftar” apabila sudah mengisi semua data

(36)

FITUR FEEDBACK

Pada menu feedback admin dapat melihat data feedback customer dan kirim notifikasi feedback. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Pilih feedback -> menu data feedback.

Gambar 27 Halaman Data kuisioner kepuasan tenant 1. Pilih feedback

2. Pilih data feedback

Tombol untuk kirim notifikasi feedback

Dapat lihat data feedback saat status

“sudah terisi”

(37)

FITUR LAPORAN STATISTIK

Pada fitur ini admin dapat melihat atau mengetahui laporan statistik masing-masing ruangan yang terpakai, pengguna layanan, dan ocupansi ruangan.

Menu Tipe Layanan

Admin dapat melihat laporan statistik tipe layanan office visrtual space dan fasilitas ruang pendukung yang sudah terpakai sesuai range tanggal yang dipilih. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pilih menu sidang tesis -> menu pendaftaran sidang tesis

Gambar 28 Halaman menu tipe layanan Masukan range tanggal untuk

menampilkan chart tipe ruangan

Menampilkan jumlah layanan office virtual space yang terpakai sesuai range tanggal yang dipilih

Menampilkan jumlah layanan fasilitas ruang pendukung yang terpakai sesuai range tanggal yang dipilih

(38)

Menu Ruang Terpakai

Berikut merupakan tampilan pada menu sidang tesis -> cetak biodata ijazah tesis.

1. Pilih menu sidang tesis -> menu cetak biodata ijazah tesis.

Gambar 29 Dashoard Cetal biodata ijazah tesis Masukan range tanggal dan

gedung untuk menampilkan ruangan yang terpakaian

Masukan range tanggal untuk menampilkan ocupnasi ruangan Klik “filter data”

Klik “filter data”

(39)

2. Setelah pilih range tanggal dan klik “filter data” maka sistem menampilkan masing-masing statistik ruangan terpakai yang ada di gedung

tersebut dan ocupansi ruangan yang terpakai.

(40)

Menu Laporan Pendapatan

Pada menu diskusi revisi tesis, mahasiswa dapat melakukan diskusi revisi apabila sudah lulus seminar tesis, pemantauan tesis dan sidang tesis.

Diskusi revisi dapat dinyatakan selesai apabila dosen pembimbing sudah menyetujui diskusi revisi tersebut. Berikut langkah-langkahnya.

1. Pilih menu sidang tesis -> menu diskusi revisi tesis.

Gambar 30 Dashboard Diskusi Revisi Tesis Masukan range tanggal dan tipe

ruang untuk menampilkan pendapatan

Klik “filter data”

Download excel untuk generate data