3
Universitas Kristen Petra
2. DASAR TEORI
2.1 Penilaian Kinerja Individu
Penilaian kinerja individu merupakan suatu proses yang melibatkan penentuan dan mengkomunikasikan kepada karyawan tentang bagaimana prestasi mereka dan menetapkan rencana-rencana untuk perbaikan. Penilaian kinerja individu merupakan suatu proses mengevaluasi dan menilai prestasi kinerja karyawan.
Handoko (1986) mengemukakan penilaian kinerja individu sangat penting karena penilaian ini digunakan untuk memberikan motivasi kepada karyawan agar bekerja lebih baik.Penilaian terhadap prestasi kerja adalah sebuah sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui sejauh mana seorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya masing-masing secara keseluruhan atau dengan kata lain penilaian kinerja ini diperlukan untuk dapat menentukan tingkat kontribusi individu.
Penilaian kinerja karyawan biasanya dilakukan oleh manajemen atau penyedia penilai secara hirarki kedudukannya langsung berada di atas karyawan yang bersangkutan atau manajemen yang ditunjuk untuk hal itu. Hasil penilaian kinerja tersebut disampaikan kepada pihak manajemen yang memiliki kedudukan lebih tinggi untuk mendapatkan hasil evaluasi dalam rangka memenuhi maksud penilaian prestasi kerja tersebut,baik yang berhubungan dengan diri karyawan yang bersangkutan maupun yang berhubungan dengan pengembangan perusahaan.
Prestasi kerja merupakan prasyarat untuk melakukan proses lainnya dalam manajemen sumber daya manusia dan melalui penilaian ini dilakukan proses pemantauan terhadap individu dan hasilnya dijadikan sebagai dasar dalam pengarahan serta pengembangan produktivitas. Penilaian kinerja dilakukan dengan mengukur beberapa kriteria, sifat, standar prestasi, atau target yang dapat dijadikan patokan atau dasar penilaian.
2.1.1 Manfaat Penilaian Kinerja Karyawan
4
Universitas Kristen Petra
Keuntungan yang diharapkan oleh perusahaan dengan adanya penilaian kinerja yaitu mengetahui seberapa besar tindakan-tindakan yang telah dilakukan apakah sesuai dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapai(Neely dan Kennerly, 2000)
Pentingnya penilaian kinerja yang rasional ditetapkan secara obyektif terlihat pada paling sedikit dua kepentingan, yaitu sebagai berikut (Dessler,1997):
a. Kepentingan karyawan
Penilaian tersebut berperan sebagai umpan balik tentang berbagai hal seperti kemampuan,keletihan, kekurangan, dan potensinya yang pada gilirannya bermanfaat untuk menentukan tujuan, jalur,rencana,dan pengembangan karirnya.
b. Kepentingan organisasi
Hasil penilaian kinerja para karyawan sangat penting arti dan peranannya dalam pengambilan keputusan tentang berbagai hal, seperti identifikasi kebutuhan program pelatihan, rekrutmen,seleksi, program pengenalan,penempatan, promosi,sistem imbalan,dan berbagai aspek lain dari keseluruhan proses manajemen sumber daya manusia yang efektif.
Kegunaan penilaian kinerja karyawan adalah sebagai berikut(Dessler,1997):
a. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk presentasi,pemberhentian,maupun besarnya reward yang nantinya akan diperoleh.
b. Sebagai tolak ukur sejauh mana seorang karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya.
c. Sebagai dasar untuk mengevaluasi program pelatihan dan keefektifan jadwal kerja, metode kerja, struktur organisasi,gaya pengawasan, dan kondisi kerja.
d. Sebagai alat untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan sehingga dicapai prestasi kerja yang baik.
e. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi karyawan yang berada di dalam organisasi.
f. Sebagai alat untuk dapat melihat kekurangan atau kelemahan dan meningkatkan kemampuan karyawan selanjutnya.
g.Sebagai kriteria menentukan seleksi dan penempatan karyawan.
5
Universitas Kristen Petra
h. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawan.
i. Sebagai dasar untuk memperbaiki atau mengembangkan uraian tugas (job description)
2.2 Balanced Score Card
Balanced score cardmerupakan suatu konsep manajemen yang membantu menerjemahkan strategi ke dalam tindakan. Balanced score cardadalah lebih sekadar suatu sistem pengukuran operasional atau taktis. Fokus pengukuran balanced score carduntuk melaksanakan proses-proses manejemen kritis sebagai berikut: (Vincent Gaspersz, 2002)
1. Mengklarifikasi dan menerjemahkan visi dan strategi perusahaan.
2. Mengkomunikasikan dan mengaitkan tujuan-tujuan strategis dengan ukuran- ukuran kinerja.
3. Merencanakan, menetapkan target, dan menyelaraskan inisiatif-inisiatif strategis.
4. Mengembangkan umpan balik dan pembelajaran starategis untuk peningkatan terus-menerus di masa yang akan datang.
2.2.1 Terminologi dalam Balanced Scorecard
Beberapa istilah dalam Balanced Scorecard perlu dikemukakan lebih dahulu agar memudahkan pembaca dalam memahami implementasi Balanced ScoreCard .
1. Visi
Suatu pernyataan menyeluruh tentang gambaran ideal yang ingin dicapai oleh organisasi di masa yang akan datang.
2. Misi
Suatu pernyataan bisnis dari perusahaan
• Menyatakan alasan-alasan bisnis tentang keberadaan perusahaan itu.
• Tidak menyatakan suatu hasil
• Tidak ada batas waktu atau pengukuran
6
Universitas Kristen Petra
•Memberikan basis untuk pembuat keputusan tentang alokasi sumber-sumber daya dan penetapan tujuan yang tepat
• Mendefinisikan bisnis sekarang dan yang akan datang dalam bentuk produk,skor,pelanggan,alasan-alasan, dan pasar
3. Sasaran
Suatu pencapaian menyeluruh yang dipertimbangkan penting untuk kesuksesan organisasi di masa mendatang.Sasaran menyatakan di masa organisasi itu ingin berada di masa datang.
• Menggambarkan keadaan ideal yang ingin dicapai beberapa waktu mendatang, di mana waktu mendatang dapat atau tidak perlu diidentifikasi secara pasti.
• Konsisten terdefinisi serta berkaitan secara langsung dengan visi dan misi
• Memberikan petunjuk untuk pembuatan keputusan dan tindakan sehari-hari
• Tidak perlu berkaitan dengan hasil-hasil yang dapat diukur.
4. Tujuan
Menunjukkan bagaimana tindakan dan hasil-hasil yang diinginkan itu tercapai.Menunjukkan rencana untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.Tujuan merupakan hal-hal apa yang secara spesifik harus dikerjakan untuk melaksanakan strategi.
• Berfokus pada isu-isu organisasi yang kritis dan merupakan terobosan-terobosan dari perusahaan.
• Menggambarkan aktivitas-aktivitas yang diselesaikan untuk mencapai sasaran
• Mengidentifikasi waktu spesifik, kapan hasil-hasil itu akan dicapai.
• Dapat diukur, dalam bentuk apakah hasil-hasil itu dapat tercapai atau tidak.
• Dapat diubah, apabila perlu,untuk kemajuan menuju sasaran yang telah ditetapkan.
5. Target
Suatu tingkat kinerja yang diharapkan atau peningkatan yang diperlukan di masa mendatang.
6. Perencanaan Strategis
Suatu proses formal yang terstruktur dalam pencarian kembali dan analisa tentang kompetisi sebagai suatu usaha untuk mengidentifikasi kekuatan-kekuatan,
7
Universitas Kristen Petra
kelemahan-kelemahan, kesempatan dan tantangan-tantangan atau ancaman- ancaman.
2.3 Key Performance Indicator (KPI)
Key Performance Indicator merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengukur kinerja anggota di dalam suatu organisasi atas pencapaian yang telah dilakukannya. KPI berkaitan dengan strategi organisasi yang akan digunakan, pembuatan KPI harus bersifat unik untuk setiap perusahaan atau organisasi karena visi dan misi serta tujuan yang dimilikinya tentunya berbeda- beda.(Parmenter David, 2011)
KPI dapat digunakan untuk mengidentifikasi perkembangan organisasi atau keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai target atau sasaran yang akan dituju. KPI dapat bersifat kuantitatif maupun kualitatif suatu organisasi lebih sering menggunakan data kuantitatif karena relatif lebih mudah digunakan dalam proses pengukuran dan analisa,sedangkan data kualitatif perlu melakukan survey atau kegiatan penelitian untuk memperoleh data kinerja yang diperlukan.Namun, hal tersebut pemilihan indikator tetap harus disesuaikan dengan tujuan dari organisasi tersebut.
Ada beberapa kriteria Key Performance Indikator (Satria,2008), antara lain:
Clear
KPI memiliki definisi yang jelas dan tidak bermakna ganda
Relevant
Aspek di dalam KPI secara objektif mempunyai kemungkinan dapat tercapai
Economic
Data atau informasi yang dibutuhkan harus dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisa dengan biaya yang tersedia.
Adequate
Pengukuran harus dapat menyediakan dasar yang mencukupi untuk menaksirkan kinerja.
Monitorable
8
Universitas Kristen Petra
KPI harus dapat diterima bagi penilai atau evaluator kinerja secara jelas dari informasi yang telah tersedia.
2.4 Metode- Metode Penilaian Berorientasi Masa Lalu
Pendekatan yang berorientasi pada masa lalu mempunyai kelebihan yang bersangkutan dengan penampilan yang terjadi dan sampai tahap tertentu dapat diukur. Kelemahan yang pasti adalah bahwa penampilan masa lalu tidak dapat dirubah. Namun, dengan mengevaluasi penampilan masa lalu, para karyawan dapat memperoleh umpan balik
(feedback) mengenai usaha mereka. Metode-metode tersebut antara lain sebagai berikut (Handoko,1980).
a. Rating Scale Metode Rating Scale memerlukan penilaian untuk memberikan evaluasi yang
subjektif mengenai penampilan individu pada skala rendah sampai ke tinggi.
Kelebihannya adalah tidak mahal untuk dilaksanakan, para penilai membutuhkan sedikit waktu untuk melengkapi formulir tersebut dan dapat diterapkan pada sebagian besar karyawan pada perusahaan. Kelemahannya terjadi kesulitan dalam menentukan kriteria prestasi kerja sehingga formulir tersebut kurang sesuai, menyebabkan arti penilaian yang obyektif cenderung turun atau berkurang.
b. Checklist
Metode ini memerlukan penilaian untuk menyeleksi pertanyaan yang menjelaskan karakteristik karyawan. Kelebihan Checklist yaitu hemat, terstandardisasi. Kelemahannya yaitu ketentuan terhadap bias penilai, salah interprestasi item-item pada daftar, serta dalam pemakaian bobot.
c. Critical Incident Method
Metode ini mengarahkan pembuat perbandingan untuk mencapai pertanyaan yang menggambarkan tingkah laku karyawan baik dan buruk dihubungkan dengan cara kerja mereka. Kejadian ini dicatat oleh supervisor selama periode evaluasi karyawan. Kelemahan metode ini adalah para atasan sering tidak berminat mencatat peristiwa kritis atau cenderung mengada-ada dan bersifat subjektif.
9
Universitas Kristen Petra
d. Field Review Method(peninjauan lapangan)
Dalam metode ini, seorang wakil yang ahli dari departement personalia ke lapangan dan membantu supervisor mengenal informasi khusus tentang prestasi kerja karyawan. Kelebihan dari metode ini adalah menghindari penilaian subjektif, karena staff personalia tidak terlibat langsung dalam situasi kerja karyawan yang dinilai. Sedangkan kelemahannya adalah penilai harus ahli dalam melakukan wawancara, sehingga dibutuhkan latihan yang mendalam.
e. Performance Test dan Observation
Kebaikan metode ini adalah terletak pada keterkaitan langsung antara prestasi kerja dengan tugas pekerjaan seseorang, prinsip standardisasi dapat dipegang teguh. Kelemahannya metode ini memerlukan biaya yang tidak sedikit untuk mendatangkan penilai dari luar organisasi.
f. Group Evaluation Method
Metode ini digunakan untuk memutuskan pembayaran kenaikan kompensasi, menaikkan pangkat karena metode ini menghasilkan ranking dari yang terbaik sampai yang terburuk. Metode ini praktis dan mudah serta dapat mengatasi dan mendasarkan hubungan kerja timbal-balik.
2.5 Kendala dalam penilaian Kinerja
Kendala yang terjadi dalam penilaian kinerja ( Munandar, 2001):
a. Hallo Effect dan Horn Effect
Kesalahan Hallo Effect dan Horn Effect ini adalah sangat mungkin jika penilai terpesona dengan perilaku pegawai seperti penampilan mereka. Maka hal ini dapat mengakibatkan menutup mata penilai terhadap kelemahan pegawai. Jika pegawai membuat kesalahan kecil maka membuat nilai yang didapat hasilnya buruk meskipun kinerja dan prestasinya lebih.
b. Central Tendencies
Penilai tidak memberikan nilai yang rendah atau tinggi. Penilaian dengan score yang tinggi menyebabkan pekerja sombong atau lupa diri. Sebalikanya penilaian yang rendah mengakibatkan pekerja merasa putus asa.
