i
PERANCANGAN DATABASE SISTEM SIMPAN PINJAM PADA KPRI DWI ULAR SALATIGA
Oleh:
ADITYA ARDI SETIAWAN NIM: 232009025
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2014
ii
iii
iv
ABSTRACT
The development of technonogy has made getting and collecting information easier, faster and more accurate. Credit union is one of many economy institution that requires a system which could make financial data recording and processing easier, as well as preparing reports, involve with saving and credit transactions.
KPRI Dwi ular Salatiga is still processing transaction manually. Therefore, database plan is needed in this union. The result of this database design is an application that can be used to record membership data, employees, saving, loan and installment transactions, as well as to process all the transactions data into more qualified reports, proper to be used in decision making of saving and loan transactions of KPRI Dwi Ular Salatiga.
Keywoards: Credit unio, Saving and Loan System
v
SARIPATI
Perkembangan suatu teknologi dapat mendukung kecepatan dan keakuratan dalam memperoleh suatu informasi. Koperasi Simpan Pinjam adalah salah satu lembaga ekonomi yang membutuhkan suatu sistem yang dapat mempermudah dalam pencatatan maupun pengolahan data keuangan dan pembuatan laporan yang terkait dengan transaksi simpan pinjam. KPRI Dwi Ular Salatiga masih menggunakan cara manual dalam pemrosesan data-data simpan pinjamnya, maka dari itu dibutuhkan adanya perancangan database pada koperasi tersebut. Hasil dari perancangan database ini adalah sebuah aplikasi yang berguna dalam mencatat data keanggotaan, data karyawan, transaksi simpan, transaksi pinjam, dan transaksi angsuran, sekaligus memproses seluruh data-data transaksi menjadi suatu laporan yang lebih berkualitas dan berguna dalam pengambilan suatu keputusan berdasarkan transaksi simpan pinjam pada KPRI Dwi Ular Salatiga.
Kata Kunci : Koperasi Simpan Pinjam, Sistem Simpan Pinjam
vi
KATA PENGANTAR
Tugas akhir ini berjudul “Perancangan database Sistem Simpan Pinjam Pada KPRI Dwi Ular Salatiga” disusun dalam rangka memenuhi sebagian persyaratan untuk memperoleh gelar sarjana Fakultas Ekonomika dan Bisnis Program Studi Akuntansi Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga. Tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk menerapkan teori-teori yang diperoleh selama perkuliahan.
Dalam penyusunan tuga akhir ini penulis menyadari bahwa selesainya tugas akhir ini tidak terlepas dari bimbingan, nasihat, doa, dan dorongan semangat baik secara moril dan materiil dari berbagai pihak yang sangat membantu dalam menyelesaikan tuga akhir ini.
Akhir kata penulis mengharapkan laporan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pembaca.Penulis juga menyadarai masih banyak kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini, oleh karena itu adanya kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan agar segala kekurangan dapat diperbaiki.
Salatiga, 21 November 2014
vii
UCAPAN TERIMAKASIH
Puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala limpahan berkat dan anugerah-Nya kepada penulis, sehingga penulis mampu menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik..
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis tidak lepas dari bantuan, doa, dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu,penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu dan Bapak tersayang yang dengan sabar selalu memberikan semangat dan dukungan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini.
2. Ibu MI Mitha Dwi Restuti, SE.,M.Si selaku pembimbing yang telah sabar dalam membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini dari awal hingga akhir serta memberikan pengarahan.
3. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, SE.,M.Ak selaku wali studi yang telah memberikan bimbingan, pengarahan dan bantuan dalam penyusunan tugas akhir ini.
4. Para staff dan dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang telah membantu penulis selama penyusunan tugas akhir ini.
5. Pengurus Koperasi Dwi Ular Salatiga yang telah membantu penulis dalam penyediaan data maupun dokumen yang dibutuhkan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
viii
6. Kakakku Sari yang telah memberikan dukungan semangat dan pemikiran sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Teman dekat Ambar yang selalu memberikan semangat dan dorongan sehingga tugas akhir ini dapat selesai dengan baik.
8. Teman-teman seperjuangan Gian, Satya, Wawan, Hendy, Chika dan semua yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyelesaian tugas akhir ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan sumbang saran dan pikiran untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.
Salatiga, 21 November 2014
Penulis
ix
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Halaman Persetujuan/Pengesahan ... ii
Surat Pernyataan Keaslian Skripsi ... iii
Abstract ... iv
Saripati ... v
Kata Pengantar ... vi
Ucapan Terima Kasih ... vii
Daftar Isi ... ix
Daftar Tabel ... xi
Daftar Gambar ... xii
Pendahuluan ... 1
Telaah Teoritis ... 4
Koperasi ... 4
Sistem Informasi Simpan Pinjam ... 6
Sistem Akuntansi Simpan pada Koperasi ... 6
Sistem Akuntansi Pinjam pada Koperasi ... 10
Database ... 14
Model Data REA ... 15
Metode Penelitian ... 16
Objek Penelitian ... 16
Jenis dan Sumber Data ... 16
x
Metode Pengumpulan Data ... 16
Teknik dan Langkah Analisis ... 17
Analisis dan Pembahasan ... 17
Gambaran Umum Perusahaan ... 17
Profil Unit Simpan Pinjam Koperasi ... 20
Prosedur yang Berjalan ... 21
Flowchart ... 22
Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 25
Flowchart yang Disarankan ... 26
REA Sistem Simpan Pinjam ... 29
Analisis Kardinalitas ... 29
Perancangan Database ... 33
Tabel ... 33
Query ... 40
Form ... 42
Report ... 50
Menu Utama ... 52
Kesimpulan dan Saran ... 55
Kesimpulan ... 55
Saran ... 56
Daftar Pustaka ... 57
Lampiran ... 58
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Tabel Anggota ... 34
Tabel 4.2 Tabel Karyawan ... 35
Tabel 4.3 Tabel Data Simpan ... 35
Tabel 4.4 Tabel Data Pinjam ... 36
Tabel 4.5 Tabel Data Angsuran ... 37
Tabel 4.6 Tabel Data Besar Simpan ... 38
Tabel 4.7 Tabel Data Pokok Pinjam ... 38
Tabel 4.8 Tabel Data Lama Pinjam ... 39
Tabel 4.9 Tabel Data Jenis Kelamin... 40
Tabel 4.10 Tabel Query Simpan ... 41
Tabel 4.11 Tabel Query Pinjam... 41
Tabel 4.12 Tabel Query Angsuran ... 42
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 FlowchartTransaksi Simpan... 23
Gambar 4.2 FlowchartTransaksi Pinjam ... 24
Gambar 4.3 FlowchartTransaksi Angsuran ... 25
Gambar 4.4 FlowchartTransaksi Simpan yang Disarankan ... 26
Gambar 4.5 FlowchartTransaksi Pinjam yang Disarankan ... 27
Gambar 4.6 FlowchartTransaksi Angsuran yang Disarankan ... 28
Gambar 4.7 REA KPRI Dwi Ular Salatiga ... 29
Gambar 4.8 Desain Tabel Data Anggota ... 34
Gambar 4.9 Desain Tabel Data Karyawan ... 34
Gambar 4.10 Desain Tabel Data Simpan ... 35
Gambar 4.11 Desain Tabel Data Pinjam ... 36
Gambar 4.12 Desain Tabel Data Angsuran ... 37
Gambar 4.13 Desain Tabel Data Besar Simpan ... 37
Gambar 4.14 Desain Tabel Data Pokok Pinjam ... 38
Gambar 4.15 Desain Tabel Data Lama Pinjam ... 39
Gambar 4.16 Desain Tabel Data Jenis Kelamin ... 39
Gambar 4.17 Desain Query Simpan ... 40
Gambar 4.18 Desain Query Pinjam ... 41
Gambar 4.19 Desain Query Angsuran ... 42
Gambar 4.20 Form/ Formulir Anggota ... 43
Gambar 4.21 Form/ Formulir Karyawan ... 44
xiii
Gambar 4.22 Form/ Formulir Simpan ... 45
Gambar 4.23 Form/ Formulir Pinjam ... 46
Gambar 4.24 Form/ Formulir Angsuran ... 47
Gambar 4.25 Form/ Formulir Besar Simpan ... 48
Gambar 4.26 Form/ Formulir Pokok Pinjam ... 49
Gambar 4.27 Form/ Formulir Lama Pinjam ... 50
Gambar 4.28 Report/ Laporan Keanggotan ... 50
Gambar 4.29 Report/ Laporan Data Simpan ... 51
Gambar 4.30 Report/ Laporan Data Pinjam ... 52
Gambar 4.31 Report/ Laporan Data Angsuran ... 52
Gambar 4.32 Menu Utama Login ... 53
Gambar 4.33 Menu Utama ... 53
Gambar 4.34 Menu Utama Formulir ... 54
Gambar 4.35 Menu Utama Formulir Tambahan ... 54
Gambar 4.36 Menu Utama Laporan ... 55
1
PENDAHULUAN
Kemajuan suatu teknologi, menuntut setiap usaha beralih dari sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Dengan adanya teknologi komputer akan lebih mudah dalam pengolahan data-data yang ada, karena sudah tersedianya software yang diciptakan untuk memproses data secara otomatis. Hal tersebut yang akan menjadikan suatu informasi menjadi lebih akurat dan lebih cepat untuk diproses.
Peranan sistem informasi akuntansi menjadi fasilitas bagi perusahaan dalam menghasikan informasi yang berkualitas dan dapat digunakan dalam menentukan keputusan yang bermanfaat untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan. Namun dalam pengolahan data setiap perusahaan memerlukan analisis mengenai data apa saja yang menjadi kebutuhan usahanya. Hal tersebut bertujuan supaya dalam pengolahan data sesuai dengan kebutuhan dan berjalan secara efektif dan efisien.
Ketersediaan informasi yang berkualitasmempunyai peran yang penting dalam kegiatan suatu organisasi, seperti halnya koperasi. Koperasi berperan penting dalam peningkatan kemajuan ekonomi.Sedangkan tujuan koperasi adalah untuk memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional.Koperasi dalam mencapai tujuannya harus memperhatikan pengolahan data dalam suatu sistem akuntansi yang mencakup seluruh kegiatan-kegiatannya. Jika sudah didukung oleh
2
manajemen dan sistem akuntansi yang baik, dapat dijadikan sebagai tolak ukur dalam keberhasilan tujuan koperasi yang akan dicapai.
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Dwi Ular merupakan suatu koperasi simpan pinjam yang berada dibawah naungan Pusat Koperasi Pegawai Republik Indonesia (PKPRI). KPRI Dwi Ular hanya memiliki unit simpan pinjam. Sebagian besar yang menjadi anggota KPRI adalah para pegawai pemerintah.Dengan adanya unit simpan pinjam pada KPRI, sangat membantu bagi anggota karena dapat memberikan bantuan kredit atau pinjaman.Pinjaman atau kredit yang diberikan KPRI sangat diminati, selain karena prosesnya mudah, juga karena bunga pinjamannya lebih rendah dibandingkan dengan bank.
Saat ini KPRI Dwi Ular masih menggunakan sistem manual mengenai pencatatan maupun pengolahan data keanggotaan dan data-data mengenai transaksi-transaksi simpan pinjam masih menggunakan buku.
Dalam pencarian data atau dokumen harus mencari satu persatu dari tumpukan dokumen yang sangat banyak yang membutuhkan waktu yang cukup lama.permasalahan lain, dengan begitu banyak transaksi simpan pinjam menjadikan proses pengolahan transaksi menjadi lebih sulit, dan bila terjadi kesalahan maka harus menelusur satu persatu transaksi untuk mengetahui letak kesalahannya. Permasalaah tersebut membuat kinerja koperasi menjadi tidak efektif dan efisien.Dengan dirancangnya databasediharapkan dapat memberikan manfaat bagi koperasi dalam hal
3
pencarian data dan pengolahan transaksi simpan pinjam menjadi lebih cepat dan akurat.
Bedasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas maka koperasi tersebut membutuhkan suatu sistem yang dapat memudahkan dalam menyediakan informasi dan pengolahan data transaksi simpan pinjam secara cepat dan akurat. Penelitian ini akan merancang database sistem simpan pinjam pada KPRI Dwi Ular Salatiga dengan
menggunakan aplikasi Microsoft Access.
Dari masalah penelitian yang ada maka muncul persoalan penelitian. Persoalan penelitian di dalam penelitian ini adalah :
a. Bagaimana sistem informasi pada KPRI Dwi Ular Salatiga?
b. Bagaimana rancangan database yang efektif dan efisien untuk kelancaran proses simpan pinjam pada KPRI Dwi Ular Salatiga?
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah, menggambarkan sistem informasi akuntansi simpan pinjam pada KPRI Dwi Ular salatiga dan perancang database sistem simpan pinjam pada KPRI Dwi Ular yang dapat mempermudah dalam pengolahan data dan informasi dengan lebih cepat, akurat dan mudah dioperasikan oleh pengguna. Perancangan database ini menggunakan Microsoft Access.
4
TELAAH TEORITIS
Koperasi
Menurut Widjaja (1995 : 1) Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatanya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan.Sementara menurut Sulistari (2003 : 16) Koperasi adalah kerjasama yang bergerak dalam bidang ekonomi, yang anggota-anggotanya adalah orang-orang atau badan-badan hukum koperasi yang bergabung secara sukarela atas dasar persamaan hak dan kewajiban melakukan suatu usaha atau lebih, untuk memenuhi kebutuhan para anggota.
Koperasi simpan pinjam menurut Widayanti dan Sunindhi (1998 : 28) menyatakan koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit adalah koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui tabungan-tabungan para anggotanya dengan cara yang mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktifitas dan kesejahteraan.
Koperasi simpan pinjam memperoleh modal dari simpanan pokok dan simpanan wajib bagi para anggota koperasi. Modal yang terkumpul kemudian dipinjamkan kepada para anggota koperasi, baik untuk tujuan konsumtif maupun modal kerja.Koperasi simpan pinjam menarik uang administrasi setiap bulan sejumlah sekian persen dari uang pinjaman.
5
Berdasar Undang-undang No. 25/1992 Pasal 3, secara garis besar tujuan koperasi Indonesia meliputi :
1. Untuk memajukan kesejahteraan anggotanya.
2. Untuk memajukan kesejahteraan masyarakat.
3. Turut serta membangun tatanan perekonomian nasional.
Menurut Widiyanti (1998) manfaat koperasi simpan pinjam adalah
1. Anggota dapat memperoleh modal bagi pembangunan usaha atau berwiraswasta.
2. Dapat mencukupi kebutuhan sehari-hari antara lain membayar biaya sekolah anak dan lain-lain.
Koperasi simpan pinjam mendapat modal dari berbagai simpanan, pinjaman, penyisihan hasil usaha :
1. Simpanan pokok yaitu simpanan yang diberikan anggota pada awal setoran dan menjadi simpanan yang berbentuk permanen.
2. Simpanan wajib yaitu simpanan yang dapat diambil sewaktu- waktu dalam jangka waktu tertentu sedangkan setoran awal adalah simpanan yang diberikan anggota pada awal anggota tersebut menabung.
3. Simpanan sukarela adalah simpanan yang diterima bukan dari anggota koperasi itu sendiri.
6
Sistem informasi akuntansi simpan pinjam
Menurut Jogiyanto (1999 : 54) sistem informasi simpan pinjam adalah sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk mempersiapkan data-data simpan pinjam supaya dapat digunakan untuk tujuan penerapan dan pengambilan keputusan baik untuk manajemen maupun pihak luar yang membutuhkan. Menurut Krismiaji ( 2002 :18) sistem informasi simpan pinjam merupakan suatu sistem yang berhubungan dengan sistem penerimaan dan pengeluaran yang dalam hal ini merupakan penerimaan dan pengeluaran kas.
Sistem digunakan oleh pengguna akhir, sistem dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi, sistem juga digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan sarana latihan bagi pemakai informasi untuk merancang informasi yang lebih besar.
Sistem akuntansi simpan pada koperasi
Dalam menjalankan sistem akuntansi simpanan pada koperasi diperlukan fungsi yang terkait, dokumen yang bersangkutan dan prosedur yang harus dilakukan (Suci, 2009:16).
1. Fungsi terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi simpanan pada koperasi antara lain :
a. Fungsi kasir
7
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan slip setoran kepada anggota yang melakukan simpanan, menerima pembayaran dan membuat laporan transaksi.
b. Fungsi simpan pinjam
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order (buku keanggotaan) dari penyimpan, mengedit order (buku keangotaan) dari penyimpan untuk menambah informasi belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi dan menetapkan tanggal transaksi.
c. Fungsi keuangan
Fungsi ini dalam transaksi simpanan bertanggung jawab meneliti status pelanggan dan memberikan otorisasi penyimpanan kepada anggota.
Setiap fungsi di atas mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.Tetapi dalam melakukan kegiatan simpan antara fungsi satu dengan yang lainnya sangat berkaitan.
2. Dokumen yang digunakan
Proses simpanan koperasi pada umumnya menggunakan dokumen lengkap yang sesuai ketentuan yang berlaku.
Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penerimaan simpanan pada koperasi meliputi :
a. Kartu Tanda Anggota (KTA) b. Slip setoran
8 c. Kwitansi
Dokumen tersebut diatas sangat diperlukan pada saat proses simpanan dilakukan dengan tujuan untuk bukti atas transaksi yang terjadi.
3. Prosedur sistem akuntansi simpan pada koperasi
Apabila anggota koperasi ingin melakukan simpan, anggota harus melewati beberapa tahapan dan memenuhi dokumen yang diperlukan dalam proses penyimpanan tersebut. Prosedur sistem akuntansi simpan pada koperasi kegiatannya meliputi :
a. Fungsi kasir
1. Memberikan slip setoran kepada anggota yang akan melakukan simpanan.
2. Setalah slip setoran diisi oleh anggota, kasir menerima kembali slip setoran tersebut beserta KTA. Kasir memeriksa slip setoran dan KTA tersebut dan menyatakan benar. Kemudian slip setoran diberikan ke bagian simpan pinjam untuk diproses lebih lanjut dan KTA dikembalikan kepada anggota yang melakukan simpanan.
3. Menerima kembali slip setoran yang telah disetujui oleh bagian simpan pinjam dan menerima pembayaran dari anggota yang melakukan simpanan kemudian membuat kwitansi berdasarkan slip setoran.
9
4. Slip setoran diarsipkan oleh kasir dan kwitansi diberikan kepada anggota.
5. Membuat laporan transaksi berdasarkan arsip slip setoran anggota dan dicetak selanjutnya diberikan ke fungsi simpan pinjam.
b. Fungsi simpan pinjam
1. Menerima slip setoran yang telah dinyatakan benar dari kasir untuk diinput dan disimpan ke dalam database.
2. Slip setoran disetujui dan diberikan kembali ke kasir.
3. Menerima laporan transaksi dari kasir yang selanjutnya diinput dan diperiksa kebenarannya serta dinyatakan sama dengan database fungsi simpan pinjam kemudian dicetak menjadi laporan simpanan yang selanjutnya diberikan ke fungsi keuangan.
c. Fungsi keuangan
1. Menerima laporan simpanan dari fungsi simpan pinjam.
2. Input ke database dan dinyatakan benar selanjutnya dicetak menjadi laporan keuangan.
Semua proses-proses yang telah diuraikan di atas harus dilewati secara berurutan dan teliti agar berjalan sesuai dengan prosedur yang ada. Apabila dilakukan sesuai dengan prosedur maka akan mempermudah kedua belah pihak yaitu koperasi dan anggota.
10
Sistem akuntansi pinjam pada koperasi
Dalam menjalankan sistem akuntansi pinjam pada koperasi diperlukan fungsi yang terkait, dokumen yang bersangkutan dan prosedur yang harus dilakukan (Suci, 2009:21).
1. Fungsi terkait a. Fungsi kasir
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan surat permohonan pinjaman uang beserta lampirannya yang akan diisi oleh anggota yang mengajukan pinjaman serta memeriksanya.
b. Fungsi simpan pinjam
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari peminjam, mengedit order dari peminjam untuk menambahi informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi, menentukan tanggal transaksi dan memeriksa ketersediaan dana.
c. Fungsi pengurus
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan otorisasi pemberian pinjaman.
d. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan dana pinjaman dan membuat laporan keuangan.
11
Setiap fungsi pinjaman mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.Tapi dalam melakukan kegiatan peminjaman antara fungsi satu dengan yang lainnya saling berhubungan.
2. Dokumen yang digunakan
Dalam proses peminjaman pada koperasi yang ada pada umumnya menggunakan dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dokumen yang dibutuhkan dalam pemberian pinjaman pada koperasi yaitu :
a. Surat Permohonan untuk Pinjam Uang (SPPU) beserta lampirannya :
1. Surat Pernyataan (SP)
2. Surat kuasa menjual barang jaminan (SKJJ) beserta lampirannya, Sertifikat Tanah dan BPKB
3. Surat Kuasa Potong Gaji (SKPG)
4. Surat Perjanjian Pinjaman Uang (SPJPU) 5. Slip pinjaman 2 lembar
b. Kartu Tanda Anggota (KTA) c. Kwitansi
3. Prosedur sistem akuntansi
Anggota koperasi yang akan melakukan pinjaman wajib memenuhi syarat yang telah diterapkan oleh koperasi dan melewati proses peminjaman. Prosedur sistem akuntansi pinjaman pada koperasi kegiatannya meliputi :
12 1. Fungsi kasir
a. Memberikan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU, dan slip pinjaman 2 lembar) yang akan diisi oleh anggota yang mengajukan pinjaman.
b. Menerima kembali Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU, dan slip pinjaman 2 lembar) yang akan diisi oleh anggota dan KTA untuk diperiksa.
c. Semua dokumen dinyatakan benar dan memenuhi syarat.
Kemudian KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU, dan slip pinjaman 2 lembar) diberikan ke pengurus untuk diotorisasi.
d. Menerima kembali KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU, dan slip pinjaman 2 lembar) yang telah diotorisasi oleh pengurus dari fungsi simpan pinjam kemudian membuat kwitansi.
e. SPPU, SP, SKJJ, SKPG, SPJPU, slip pinjaman 1 dan kwitansi diarsipkan oleh kasir. KTA dan slip pinjaman lembar 2 beserta dana pinjaman diberikan kepada anggota.
13
f. Membuat laporan transaksi berdasarkan arsip yang ada dan dicetak selanjutnya diberikan ke fungsi simpan pinjam.
2. Fungsi simpan pinjam
a. Menerima KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU, dan slip pinjaman 2 lembar) dari pengurus yang sudah diotorisasi untuk diinput dan disimpan ke database serta dikonfirmasikan ke fungsi keuangan.
b. KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU, dan slip pinjaman 2 lembar) diberikan kembali ke kasir.
c. Menerima laporan transaksi dari kasir yang selanjutnya diinput dan diperiksa kebenarannya serta dinyatakan sama dengan database fungsi simpan pinjam kemudian dicetak menjadi laporan simpan pinjam yang selanjutnya diberikan ke fungsi keuangan.
3. Fungsi pengurus
a. Menerima KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi
14
karyawan, SPJPU, dan slip pinjaman 2 lembar) dari kasir.
b. Melakukan otorisasi kemudian diberikan ke fungsi simpan pinjam untuk diproses lebih lanjut.
4. Fungsi keuangan
a. Terima laporan dari fungsi simpan pinjam.
b. Konfirmasi database, diinput dan disimpan.
c. Dinyatakan benar dan dicetak menjadi laporan keuangan.
Prosedur di atas dilaksanakan sesuai tahapan yang telah ditentukan, akan lebih mepermudah proses pemberian pinjaman yang dilakukan anggota. Anggota wajib menaati semua prosedur yang ada apabila mengharapkan pinjaman yang diajukan akan disetujui oleh pihak koperasi.
Database
Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 95) database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Sistem databasememisahkan tampilan fisik dan logis data.
Tampilan fisik menunjukan bagaimana dan dimana data secara fisik diatur dan disimpan dalam disk, tape, CD-ROM atau media lainnya sedangkan tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programer secara konseptual mengatur dan memahami data.
15
Tabel-tabel yang masuk dalam database memiliki tiga jenis atribut yaitu kunci utama (primary key) adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut, kunci luar (foreign key), dan atribut yang bukan berupa atribut kunci (non-key atribut).
Model Data REA
Menurut Romney dan Steinbart (2006:134) model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi. Model data REA mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga kategori (Romney dan Steinbart, 2006:135), yaitu :
1. Sumber daya (Resource) yang didapat dan dipergunakan organisasi. Sumber daya adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.
2. Kegiatan (Event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi.
Kegiatan adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.
1. Pelaku (Agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian dan evaluasi.
16
METODE PENELITIAN
Objek Penelitian
Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah KPRI Dwi Ular Salatiga, yang beralamat di jalan Brigjen Sudiarto No. 51, Salatiga.
Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer penelitian ini diperoleh melalui wawancara dan observasi langsung mengenai sistem simpan pinjam pada koperasi, untuk mengetahui bagaimana cara kerja sistem simpan pinjam dan prosedur-prosedur yang dilakukan dalam menjalankan sistem simpan pinjam pada koperasi. Data sekunder diperoleh dari semua dokumen yang terkait dengan sistem informasi pada koperasi.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dengan wawancara mengetahui tentang kegiatan-kegiatan dan gambaran mengenai sistem simpan pinjam kepada pengurus koperasi di KPRI Dwi Ular Salatiga. Selain itu juga dilakukan pengamatan langsung ke lapangan mengenai pengolahan data-data koperasi yang berkaitan dengan sistem simpan pinjam.
17 Teknik dan Langkah Analisis
Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah merancang dan membuat basis data, langkah-langkah sbb:
1. Menggambarkan sistem simpan pinjam 2. Menganalisis sistem simpan pinjam 3. Menentukan entitas
4. Menganalisis kardinalitas
5. Merancang : Tabel, Query, Form dan Report
6. Mengidentifikasi transaksi menggunakan data transaksi di koperasi 7. Menjalankan Aplikasi
ANALISIS DAN PEBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Koperasi
KPRI Dwi Ular bediri untuk pertama kali berdiri pada tahun 1969. Namun pada tahun 1996 adanya perubahan akta untuk anggaran dasar koperasi sebagai perbaruan ijin. Koperasi terletak di kantor BKPM (Balai Kesehatan Paru Masyarakat). Badan hukum KPRI Dwi Ular diperoleh pada tanggal 31 Oktober 1996 dengan nomor 4922a / BH / PAD / kw ku / X / 96. Modal berasal dari simpanan pokok dan simpanan wajib dari anggota-anggota koperasi, pinjaman dari PKPRI dan GKPRI. KPRI Dwi Ular Sebagai sarana dalam membangun pertumbuhan ekonomi
18
anggota-anggotanya dan berperan dalam meningkatkan kesejahteraannya.
Identitas dan Legalitas Lembaga :
1. Alamat : Jl. Brigjen Sudiarto No. 51 Salatiga 2. Telp. : (0298) 323264
3. Pengesahan Mentri Koperasi No. 4922a / BH / PAD / kw ku / X / 96
4. No. dan Tanggal SIUP : 501 / 185 / PK / VIII / 2006 11 Agustus 2006
5. NPWP : 1.648.312.5-505 b. Stuktur Organisasi
Struktur organisasi dalam KPRI Dwi Ular terdiri dari ketua, sekertaris, bendahara, dan pengawas. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab dari setiap pengurus :
1. Ketua
a. Memimpin mengkoordinasi, mengawasi pelaksanaan tugas anggota dan pengurus.
b. Memimpin RA/RAT dan memberikan laporan pertanggung jawaban kepada RA/RAT.
c. Memberikan keputusan dalam mengurus koperasi dengan memperhatikan saran dari pemegang fungsi bawahannya.
19
d. Mengesahkan semua surat-surat yang meliputi kegiatan organisas di luar maupun di dalam dan dilakukan bersama- sama fungsionaris lainnya.
2. Sekertaris
a. Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku organisasi.
b. Menyelenggarakan dan memelihara semua arsip.
c. Menyusun laporan-laporan organisasi untuk kepentingan rapat anggota maupun pejabat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Bendahara
a. Merencanakan anggaran belanja dan pendapatan koperasi.
b. Memelihara semua harta kekayaan koperasi.
c. Mengatur pengeluaran uang agar tidak melampaui anggaran belanja yang telah ditetapkan.
d. Mempersiapkan data dan informasi untuk kepentingan rapat anggota tahunan.
e. Menerima dan menyimpan uang serta menyiapkan bukti penerimaan.
f. Mengeluarkan uang sesuai dengan perintah ketua serta menyiapkan bukti pengeluarannya.
g. Bertanggungjawab atas saldo kas.
4. Pengawas
20
a. Mengawasi seluruh kegiatan dan memeriksa laporan pertanggung jawaban kegiatan simpan pinjam di koperasi.
c. Tujuan Koperasi
1. Sebagai sarana dalam membangun pertumbuhan ekonomi anggotanya.
2. Meningkatkan kesejahteraan anggotanya.
Profil Unit Simpan Pinjam Koperasi
KPRI Dwi Ular merupakan koperasi yang bergerak dalam bidang simpan pinjam. Bendahara berperan penting dalam semua kegiatan operasional koperasi.
Dalam sistem informasi simpan pinjam KPRI Dwi Ular yang sekarang sedang berjalan saat ini masih belum optimal, hal ini dikarenakan pengolahan data anggota, data simpan, dan data pinjam masih manual dan semua data-data tersebut hanya diproses oleh seorang bendahara saja, yang menjadikan rawan akan terjadinya kecurangan karena tugas bendahara tidak hanya memproses data-data mengenai simpan pinjam saja melainkan juga membuat laporan keuangan.
Dalam sistem pengendalian internal tugas dan wewenang bendahara yang dalam hal ini memproses seluruh kegiatan transaksi, menjaga aset dan membuat laporan-laporan keuangan dalam koperasi.Seharusnya tugas tersebut dipisahkan dengan adanya fungsi
21
kasir yang mengurus seluruh kegiatan transaksi simpan pinjam dalam koperasi. Sehingga dapat mengurangi akan terjadinya kecurangan.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses simpan pinjam dalam KPRI Dwi Ular adalah Formulir Pendaftaran, Surat Permohonan Pinjaman, Kwitansi.
Prosedur yang berjalan
1. Anggota yang akan mendaftar meminta formulir pendaftaran kepada bendahara untuk kemudian diisi dan diserahkan kepada bendahara.
2. Bendahara mengecek kebenaran data lalu menyampaikan kepada ketua untuk diproses dan disimpan dan mencatat ke dalam buku induk koperasi.
3. Anggota yang telah mendaftar sebagai anggota wajib membayar simpanan pokok sebesar Rp 25.000,- dan simpanan wajib disetiap bulannya kepada bendahara.
4. Bendahara membuatkan tanda bukti setor yang akan diserahkan kepada anggota dan dicatat dalam buku induk
5. Anggota yang ingin melakukan pinjaman meminta surat permohonan pinjam kepada bendahara untuk diisi kemudian diserahkan kepada bendahara untuk diproses,
6. Bendahara menyerahkan surat permohonan pinjam kepada ketua untuk diotorisasi apakah anggota layak diberi pinjaman.
22
7. Ketua memeriksa dan memberikan keputusan berdasarkan jumlah hutang, gaji anggota yang masih dapat dipotong dan saldo akhir koperasi, kemudian surat permohonan pinjam dikembalikan kepada bendahara.
8. Bendahara menerima surat permohonan pinjam dan menyiapkan uang sesuai dengan surat permohonan pinjam anggota dan membuatkan bukti/ kwitansi untuk diserahkan kepada anggota dan surat permohonan pinjam diarsipkan.
9. Bendahara mencatat transaksi pinjam yang terjadi ke dalam buku induk.
Flowchart
Dirancangnya flowchart untuk mempermudah dalam perancangan database sistem, karena dengan dirancangnya adanya flowchart ini dapat mengetehui garis besar dari database yang akan dibuat. Berikut ini adalah flowchart yang berjalan di dalam KPRI Dwi Ular Salatiga :
23
Cek Kelengkapan
Mencatat data anggota dan setoran
Bendahara
Formulir, FC KTP
anggota
Formulir, FC KTP Kwitansi
anggota
Formulir, FC KTP
KTA Uang
Formulir, FC KTP
KTA Uang
KTA
Anggota
tidak ya
ketua
Gambar 4.1 Flowchart Transaksi Simpan
24
Surat Permohonan Pinjam Terisi
Cek kelengkapan
Surat Permohonan Pinjam Terisi
Surat Permohonan Pinjam Terisi
anggota
Mencatat pinjaman
Surat Permohonan Pinjam Terisi kwitansi uang
anggota
tidak ya
anggota
Bendahara
ketua
Gambar 4.2 Flowchart Transaksi Pinjam
25
Mencatat Angsuran Anggota
Laporan Kwitansi
anggota
KTA Uang
KTA
Bendahara
mulai
ketua
Gambar 4.3 Flowchart Transaksi Angsuran
Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil analisa, di dalam sistem simpan pinjam yang masih berjalan pada KPRI Dwi Ular Salatiga masih banyak kekurangan di dalam proses pengolahan dan pencatatan data simpan pinjam seperti proses pendaftaran anggota, proses simpan, dan proses pinjam dalam praktiknya semua proses tersebut masih menggunakan cara manual yaitu dengan pencatatan ke dalam buku,sehingga memerlukan waktu yang cukup lama sehingga diperlukan adanya perbaikan-perbaikan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
26
Diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat membantu pengguna dalam memproses data dengan lebih cepat dan akurat.
Flowchart yang Disarankan
Kwitansi
anggota KTA
Laporan Data Anggota;
Laporan Simpan Formulir,
FC KTP
N Cek
Kelengkapan
Bendahara
Formulir, FC KTP
anggota
Formulir, FC KTP
KTA Uang
Formulir, FC KTP
KTA Uang
Anggota
tidak ya
Mencetak bukti setor/ kwitansi;
Laporan Keanggotaan;
Laporan Simpan Input Data
Anggota
ketua Database
Gambar 4.4 Flowchart Transaksi Simpan yang Disarankan
27
Surat Permohonan Pinjam Terisi
Cek kelengkapan
Surat Permohonan Pinjam Terisi
Surat Permohonan Pinjam Terisi
anggota
Surat Permohonan Pinjam Terisi kwitansi uang
anggota
tidak ya
anggota
Bendahara
ketua Laporan
Pinjam
N Input Data
Pinjam
Mencetak bukti pinjam kwitansi;
Laporan Pinjam Database
Gambar 4.5 Flowchart Transaksi Pinjam yang Disarankan
28
Laporan Data Angsuran Kwitansi
anggota
KTA Uang
KTA
Bendahara
mulai
ketua Input Data
Pinjam
Mencetak bukti angsuran/
kwitansi;
Laporan Database
Gambar 4.6 Flowchart Transaksi Angsuran yang Disarankan
29
REA Sistem Simpan Pinjam pada KPRI Dwi Ular Salatiga
Berikut ini REA sistem simpan pinjam pada KPRI Dwi Ular Salatiga :
KAS
No Akun (PK) Saldo Kas Keterangan
PIUTANG
No Akun (PK) Saldo Piutang Keterangan
SIMPAN
ID Simpan (PK) Tanggal Simpan ID Anggota ID Karyawan No Akun Besar Simpan Simpanan Sukarela
PINJAM
ID Pinjam (PK) Tanggal Pinjam ID Anggota ID Karyawan No Akun Pokok Pinjam Lama Pinjam Bunga Besar Angsuran
ANGSURAN ID Angsuran (PK) ID Pinjam ID Anggota ID Karyawan No Akun Sisa Pinjam Angsuran Ke- Besar Angsuran
Denda Total Angsuran
ANGGOTA
ID Anggota (PK) NIP Nama Anggota Alamat Anggota Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin No Telepon
KARYAWAN
ID Karyawan (PK) NIP Nama Karyawan Alamat Karyawan Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin No Telepon
Gambar 4.7 REA KPRI Dwi Ular Salatiga
Mengidentifikasi entitas dan menganalisis kardinalitas
Sistem simpan pinjam pada KPRI Dwi ular salatiga memiliki beberapa entitas, yaitu
1. Resource, yang terdiri dari kas dan piutang
2. Event, yang terdiri dari simpan, pinjam, dan angsuran 3. Agent, yang terdiri dari karyawan dan anggota
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut dalam, setiap atribut terdiri dari Primary Key (PK) dan atribut lain yang
30
mengikutinya, berikut ini adalah atribut dari ssetiap entitas pada sistem simpan pinjam KPRI Dwi Ular Salatiga :
1. Entitas kas
Entitas kas memiliki atribut nomor akun kas sebagai Primary Key (PK), saldo kas sebagai atribut lain yang mengikuti.
2. Piutang
Entitas piutang memiliki atribut nomor akun piutang sebagai Primary Key (PK), saldo piutang sebagai atribut lain yang
mengikuti.
3. Simpan
Entitas simpan memiliki atribut ID simpan sebagai Primary Key (PK), ID anggota, ID karyawan, besar simpan, dan simpanan sukarelasebagai atribut lain yang mengikuti.
4. Pinjam
Entitas pinjam memiliki atribut ID pinjam sebagai Primary Key (PK), ID anggota, ID karyawan, tanggal pinjam, pokok pinjam, lama pinjam, bunga, dan besar angsuran sebagai atribut lain yang mengikuti.
5. Angsuran
Entitas angsuran memiliki atribut ID angsuran sebagai Primary Key (PK), ID pinjam, ID anggota, ID karyawan, tanggal angsuran, sisa angsuran, besar angsuran, angsuran ke, denda, dan total angsuran sebagai atribut lain yang mengikuti.
31 6. Karyawan
Entitas karyawan memiliki atribut ID karyawan sebagai Primary Key (PK), NIP, nama karyawan, alamat, tempat lahir, tanggal
lahir, jenis kelamin, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti.
7. Anggota
Entitas anggota memiliki atribut ID anggota sebagai Primary Key (PK), nama anggota, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, NIP, alamat, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti.
Dalam suatu sistem antara suatu entias akan berhubunga dengan entitas lainnya, berikut adalah hubungan antar entitas
1. Hubungan entitas simpan dengan kas, one-to-many
Setiap terjadi trasaksi simpan akan mempengaruhi satu akun kas, sedangkan kas akan bertambah karena terjadi banyak transaksi simpan.
2. Hubungan entitas pinjam dengan kas, one-to-many
Setiap terjadi trasaksi pinjam akan mempengaruhi satu akun kas, sedangkan kas akan berkurang karena terjadi banyak transaksi pinjam.
3. Hubungan entitas angsuran dengan kas, one-to-many
32
Setiap terjadi trasaksi angsuran akan mempengaruhi satu akun kas, sedangkan kas akan bertambah karena terjadi banyak transaksi angsuran.
4. Hubungan entitas pinjam dengan piutang, one-to-many
Setiap transaksi pinjam akan menambah piutang, sedangkan piutang dapat bertambah dari beberapa transaksi pinjam.
5. Hubungan entitas anguran dengan piutang, one-to-many
Setiap transaksi angsuran akan mengurangi piutang, sedangkan piutang dapat berkurang dari beberapa transaksi angsuran.
6. Hubungan entitas pinjam dengan angsuran, one-to-many
Setiap transaksi angsuran selau berhubungan dengan satu transaksi pinjam, sedangkan setiap transaksi pinjam dapat berhubungan dengan beberapa kali transaksi angsuran.
7. Hubungan entitas simpan dengan karyawan, one-to-many
Setiap transaksi simpan selalu dilayani oleh seorang karyawan dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi simpan.
8. Hubungan entitas pinjam dengan karyawan, one-to-many
Setiap transaksi pinjam selalu dilayani oleh seorang karyawan dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi pinjam.
9. Hubungan entitas angsuran dengan karyawan, one-to-many
Setiap transaksi angsuran selalu dilayani oleh seorang karyawan dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi angsuran.
10. Hubungan entitas simpan dengan anggota, one-to-many
33
Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi simpan sedangkan setiap transaksi simpan dilakukan oleh satu anggota.
11. Hubungan entitas pinjam dengan anggota, one-to-many
Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi pinjam sedangkan setiap transaksi pinjam dilakukan oleh satu anggota.
12. Hubungan entitas angsuran dengan anggota, one-to-many
Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi angsuran sedangkan setiap transaksi angsuran dilakukan oleh satu anggota.
Perancangan Database Menggunakan Microsft Access Tabel
Tabel adalah data megenai suatu objek tertentu dalam kolom dan baris. Berikut ini adalah tabel dari masing masing entitas :
1. Tabel Data Anggota
Tabel data anggota berfungsi untuk mengetahui data-data anggota dalam KPRI. Tabel data anggota ini memiliki atribut id anggota (sebagai primary key), nama anggota, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, Nomor Induk Pegawai (NIP), alamat anggota, dan no telepon (sebagai atribut yang mengikuti). Berikut adalah tampilan dari tabel data anggota :
34
Gambar 4.8 Desain Tabel Anggota Tabel 4.1 Tabel Anggota
2. Tabel Data Karyawan
Tabel data karyawan berfungsi untuk mengetahui data-data karyawan dalam KPRI. Tabel data karyawan ini memiliki atribut id karyawan (sebagai primary key), Nomor Induk Pegawai (NIP), nama karyawan, alamat karyawan, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, dan no telepon (sebagai atribut yang mengikuti). Berikut adalah tampilan dari tabel data karyawan :
Gambar 4.9 Desain Tabel Karyawan
35
Tabel 4.2 Tabel Karyawan
3. Tabel Data Simpan
Tabel data simpan berfungsi untuk mengetahui data-data simpan nasabah dalam KPRI. Tabel data simpan ini memiliki atributidr simpan (sebagai primary key), id anggota, id karyawan, no akun, tanggal simpan, besar simpanan, dan simpanan sukarela (sebagai atribut yang mengikuti). Berikut adalah tampilan dari tabel data pinjaman :
Gambar 4.10 Desain Tabel Data Simpan Tabel 4.3 Tabel Data Simpan
4. Tabel Data Pinjaman
Tabel data pinjaman berfungsi untuk mengetahui data-data pinjaman nasabah dalam KPRI. Tabel data pinjaman ini memiliki
36
atribut id pinjaman (sebagai primary key), id amggota, id karyawan, tanggal pinjaman, no akun, pokok pinjaman, lama pinjaman, bunga, besar angsuran (sebagai atribut yang mengikuti).
Berikut adalah tampilan dari tabel data pinjaman :
Gambar 4.11 Desain Tabel Data Pinjam Tabel 4.4 Tabel Data Pinjam
5. Tabel Data Angsuran
Tabel data pembayaran angsuran berfungsi untuk mengetahui data-data angsuran yang telah dilakukan oleh nasabah dalam KPRI. Tabel data pembayaran angsuran ini memiliki atribut id angsuran (sebagai primary key), id pinjam, id anggota, id karyawan, tanggal angsuran, no akun, sisa angsuran, besar angsuran, angsuran ke, denda, total angsuran (sebagai atribut yang
37
mengikuti), berikut adalah tampilan dari tabel data pembayaran angsuran :
Gambar 4.12 Desain Tabel Data Angsuran Tabel 4.5 Tabel Data Angsuran
6. Tabel Data Besar Simpanan
Tabel data besar simpanan berfungsi untuk mengetahui data-data atau daftar besar simpanan dalam KPRI. Tabel data besar simpanan ini memiliki atribut no (sebagai primary key), besar simpanan, dan keterangan (sebagai atribut yang mengikuti).
Berikut adalah tampilan dari tabel data pokok pinjam :
Gambar 4.13 Desain Tabel Data Besar Simpan
38
Tabel 4.6 Tabel Data Besar Simpan
7. Tabel Data Pokok Pinjam
Tabel data pokok pinjaman berfungsi untuk mengetahui data-data atau daftar pokok pinjaman dalam KPRI. Tabel data pokok pinjaman ini memiliki atribut no (sebagai primary key), pokok pinjaman (sebagai atribut yang mengikuti). Berikut adalah tampilan dari tabel data pokok pinjam :
Gambar 4.14 Desain Tabel Data Pokok Pinjam Tabel 4.7 Tabel Data Pokok Pinjam
8.Tabel Data Lama Pinjam
Tabel data lama pinjaman berfungsi untuk mengetahui data-data atau daftar lama pinjaman dalam KPRI. Tabel data lama
39
pinjaman ini memiliki atribut no (sebagai primary key), lama pinjaman (sebagai atribut yang mengikuti). Berikut adalah tampilan dari tabel data lama pinjam :
Gambar 4.15 Desain Tabel Data Lama Pinjam Tabel 4.8 Tabel Data Lama Pinjam
9. Tabel Data Jenis Kelamin
Tabel data jenis kelamin berfungsi untuk mengetahui data- data atau daftar jenis kelamin dalam KPRI. Tabel data jenis kelamin ini memiliki atribut no (sebagai primary key), jenis kelamin (sebagai atribut yang mengikuti). Berikut adalah tampilan dari tabel data jenis kelamin:
Gambar 4.16 Desain Tabel Data Jenis Kelamin
40
Tabel 4.9 Tabel Data Jenis Kelamin
Query
Query adalah saranan untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel, query yang digunakan sebagai berikut : 1. Query Simpan
Query simpan berfungsi untuk mengetahui informasi tentang transaksi simpan yang dilakukan oleh anggota, Query ini terdiri dari id simpan, id anggota, besar simpan, dan simpanan sukarela berasal dari tabel simpan, sedangkan nama anggota berasal dari tabel anggota. Berikut ini adalah query transaksi simpan :
Gambar 4.17 Desain Query Simpan Tabel 4.10 Tabel Query Simpan
41 2. Query Pinjam
Query pinjam berfungsi untuk mengetahui informasi tentang transaksi pinjam yang dilakukan oleh anggota, Query ini terdiri dari id pinjam, id anggota, id karyawan pokok pinjam, lama pinjam berasal dari tabel pinjam, nama anggota berasal dari tabel anggota, nama karyawan berasal dari tabel karyawan, sedangkan angsuran pokok, bunga dan jumlah angsuran menggunakan expression builder :
Angsuran pokok : pokok pinjam / lama pinjam Bunga : Bunga / 100 * Pokok Pinjam
Jumlah angsuran : Angsuran Pokok + Bunga
Gambar 4.18Desain Query Pinjam Tabel 4.11 Tabel Query Pinjam
3. Query Angsuran
Query angsuran berfungsi untuk mengetahui informasi tentang transaksi angsuran yang dilakukan oleh anggota. Query ini terdiri dari id angsuran, tanggal angsuran, id karyawan, angsuran ke, dan denda berasal dari tabel angsuran, id pinjam, id anggota, nama anggota, dan jumlah angsuran berasal dari query pinjam, nama karyawan berasal dari tabel karyawan, sedangkan sisa
42
angsuran dan total angsuran berasal dari perhitungan expression builder.
Sisa angsuran : Jumlah Angsuran * Lama Pinjam – Jumlah Angsuran * Angsuran Ke-
Total angsuran : Jumlah Angsuran + Denda
Gambar 4.19 Desain Query Angsuran Tabel 4.12 Tabel Query Angsuran
Form
Form digunakan untuk memasukan suatu data kedalam tabel.
Keuntungan menggunakan form untuk memudahkan dalam memasukan dan mengedit suatu data, form yang digunakan sebagai berikut :
1. Form Anggota
Form anggota berfungsi untuk memudahkan pengguna
dalam menginput data anggota yang terdiri dari id anggota, nama anggota, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, Nomor Induk Pegawai (NIP), alamat anggota, dan no telepon.
Pengguna menginput id anggota terlebih dahulu, sebagai nomor keanggotaan dalam KPRI. Kemudian mengisikan nama anggota, jenis kelamin dan seterusnya. Jika semua kolom telah
43
terisi kemudian klik lambang disket untuk menyimpan, jika ingin menambah klik lambang bintang, danuntuk menghapus klik lambang x di sebelah lambang disket. Berikut adalah tampilan dari form anggota :
Gambar 4.20 Form Anggota
2. Form Karyawan
Form karyawan berfungsi untuk memudahkan pengguna
dalam menginput data nasabah atau anggota yang terdiri dari id karyawan, Nomor Induk Pegawai (NIP), nama karyawan, alamat karyawan, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, dan no telepon.
Pengguna menginput id karyawan terlebih dahulu, sebagai nomor identitas karyawan dalam KPRI. Kemudian mengisikan NIP, nama karyawan, alamat karyawan, dan seterusnya. Jika semua kolom telah terisi kemudian klik lambang disket untuk menyimpan, jika ingin menambah klik lambang bintang, dan untuk
44
menghapus klik lambang x di sebelah lambang disket. Berikut adalah tampilan dari form karyawan :
Gambar 4.21 Form Karyawan
3. Form Simpan
Form simpan berfungsi untuk memudahkan pengguna
dalam menginput data simpan yang terdiri dari id simpan, id anggota, nama anggota, id karyawan, nama karyawan, tanggal simpan, besar simpan, dan simpanan sukarela.
Pengguna menginput id simpan terlebih dahulu, kemudian mengisikan id anggota, id karyawan dan seterusnya. Jika semua kolom telah terisi kemudian klik lambang disket untuk menyimpan, jika ingin menambah klik lambang bintang, dan untuk menghapus klik lambang x di sebelah lambang disket. Berikut adalah tampilan dari form simpan :
45
Gambar 4.22 Form Simpan
4. Form Pinjaman
Form pinjam berfungsi untuk memudahkan pengguna
dalam menginput data pinjaman yang terdiri dari id pinjaman, id anggota, nama anggota, id karyawan, nama kayawan, tanggal pinjam, pokok pinjam, lama pinjam, bunga, dan besar angsuran.
Pengguna menginput id pinjaman terlebih dahulu, kemudian mengisikan id anggota, id karyawan, tanggal pinjam, dan seterusnya. Jika semua kolom telah terisi kemudian klik lambang disket untuk menyimpan, jika ingin menambah klik lambang bintang, dan untuk menghapus klik lambang x di sebelah lambang disket. Berikut adalah tampilan dari form pinjaman :
46
Gambar 4.23 Form Pinjam
5. Form Angsuran
Form angsuran berfungsi untuk memudahkan pengguna
dalam menginput data angsuran yang terdiri dari tanggal, nama anggota, alamat anggota, pokok pinjaman, lama angsuran, bunga, besar angsuran, pembayaran angsuran ke, sisa angsuran, tanggal jatuh tempo, denda, jumlah denda, dan total bayar angsuran.
Pengguna menginput id angsuran terlebih dahulu, kemudian mengisikan tanggal angsuran, id pinjam, angsuran ke, dan denda. Untuk id anggota nama anggota, sisa angsuran, jumlah angsuran, lama pinjam, dan total angsuran akan terisi secara otomatis. Dan telah terdapat subform mengenai data angsuran yang telah dilakukan oleh anggota.Jika semua kolom telah terisi kemudian klik lambang disket untuk menyimpan, jika ingin menambah klik lambang bintang, dan untuk menghapus klik
47
lambang x di sebelah lambang disket. Berikut adalah tampilan dari form angsuran :
Gambar 4.24 Form Angsuran
6. Form Besar Simpan
Form besar simpan berfungsi untuk memudahkan pengguna
dalam menginput data pokok pinjaman yang terdiri dari nomor dan besar simpan.
Pengguna hanya perlu memasukan nomor, besar simpan yang akan disimpan oleh anggota, dan keterangan. Jika semua kolom telah terisi kemudian klik lambang disket untuk menyimpan, jika ingin menambah klik lambang bintang, dan untuk menghapus klik lambang x di sebelah lambang disket. Berikut adalah tampilan dari form besar simpan :
48
Gambar 4.25 Form Besar Simpan
7. Form Pokok Pinjaman
Form pokok pinjaman berfungsi untuk memudahkan
pengguna dalam menginput data pokok pinjaman yang terdiri dari nomor dan pokok pinjaman.
Pengguna hanya perlu memasukan nomor dan pokok pinjaman yang akan dipinjam oleh anggota. Jika semua kolom telah terisi kemudian klik lambang disket untuk menyimpan, jika ingin menambah klik lambang bintang, danuntuk menghapus klik lambang x di sebelah lambang disket. Berikut adalah tampilan dari form pokok pinjaman :
49
Gambar 4.26 Form Pokok Pinjam
8. Form Lama Pinjaman
Form lama pinjam berfungsi untuk memudahkan pengguna
dalam menginput data lama pinjaman yang terdiri dari nomor dan lama pinjaman.
Pengguna hanya perlu memasukan nomor dan lama pinjaman yang dilakukan oleh anggota. Jika semua kolom telah terisi kemudian klik lambang disket untuk menyimpan, jika ingin menambah klik lambang bintang, danuntuk menghapus klik lambang x di sebelah lambang disket. Berikut adalah tampilan dari form lama pinjam :
50
Gambar 4.27 Form Lama Pinjam
Report/ Laporan
Report digunakan untuk menampilkan data dengan format yang
dirancang sesuai dengan keinginan, sehingga memilii tampilan yang lebih baik.
1. Laporan Keanggotaan
Laporan ini berfungsi untuk mengetahui data-data anggota yang melakukan transaksi simpan pinjam di KPRI Dwi Ular Salatiga. Laporan ini diambil dari tabel anggota. Berikut ini adalah gambar laporan keanggotaan KPRI Dwi Ular Salatiga :
Gambar 4.28 Report/ Laporan Keanggotaan
51 2. Laporan Data Simpan
Laporan ini berfungsi untuk mengetahui data-data transaksi simpan yang dilakukan oleh anggota di KPRI Dwi Ular Salatiga. Laporan ini diambil dari query simpan. Berikut ini adalah gambar laporan data simpan KPRI Dwi Ular Salatiga:
Gambar 4.29 Report/ Laporan Data Simpan
3. Laporan Data Pinjam
Laporan ini berfungsi untuk mengetahui data-data transaksi pinjam yang dilakukan oleh anggota di KPRI Dwi Ular Salatiga. Laporan ini diambil dari query pinjam. Berikut ini adalah gambar laporan data pinjam KPRI Dwi Ular Salatiga :
52
Gambar 4.30Report/ Laporan Data Pinjam
4. Laporan DataAngsuran
Laporan ini berfungsi untuk mengetahui data-data mengenai data angsuran anggota yang dimiliki KPRI Dwi Ular Salatiga. Laporan ini diambil dari queryangsuran. Berikut ini adalah gambar laporan data angsuran KPRI Dwi Ular Salatiga :
Gambar 4.31 Report/ Laporan DataAngsuran
Menu Utama
Menu utama ini berguna untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan program access yang telah dibuat sebelumnya. Karena
53
dengan adanya menu utama ini pengguna dapat memanggil seluruh aplikasi, baik formulir atau report/ laporan secara interaktif. Di dalam menu utam KPRI Dwi Ular Salatiga terdapat halaman login sebagai pengaman. Berikut adalah gambar menu utama login:
Gambar 4.32 Menu UtamaLogin
Di dalam menu utama KPRI Dwi Ular Salatiga terdapat tiga bagian seperti formulir, formulir tambahan, dan laporan. Berikut adalah gambar menu utama.
Gambar 4.33 Menu Utama
Menu formulir terdiri dari beberapa menu seperti formulir anggota, formulir karyawan, formulir simpanan, formulir pinjaman, dan formulir angsuran. Berikut adalah gambar menu formulir :
54
Gambar 4.34 Menu UtamaFormulir
Menu formulir tambahan terdiri dari beberapa menu seperti formulir besar simpan, formulir lama pinjam, dan formulir pokok pinjam. Berikut adalah gambar menu formulir tambahan:
Gambar 4.35 Menu Utama Formulir Tambahan
Sedangkan menu laporan terdiri dari beberapa pilihan seperti laporan data anggota, laporan data simpan, laporan data pinjam, laporan data angsuran. Untuk mempermudah pengguna dalam menampilkan
55
laopran data simpan, laporan data pinjam, dan laporan data angsuran disediakan kolom penyaringan laporan berdasarkan tanggal transaksi.
Berikut ini adalah gambar menu laporan:
Gambar 4.36 Menu Utama Laporan
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan dapat ditarik kesimpulan yaitu, sistem simpan pinjam pada KPRI Dwi Ular Salatiga masih menggunakan sistem manual, yang terdiri dari pencatatan data-data keanggotaan, pencatatan dan pengolahan transaksi simpan pinjam.
Perancangan database sistem simpan pinjam menjadi sarana bagi pengguna dalam mencatat data keanggotaan, data karyawan, transaksi simpan, transaksi pinjam, dan transaksi angsuran, sekaligus memproses seluruh data-data transaksi menjadi suatu laporan berdasarkan transaksi simpan pinjam pada KPRI Dwi Ular Salatiga. Dan dengan adanya
56
database ini penyimpanan data menjadi lebih aman dari kerusakan dan
kehilangan dokumen.
Dalam perancangan database sistem simpan pinjam dibutuhkan beberapa kelengkapang pendukung seperti, 9 (sembilan) tabel, 3 (tiga) query, 8 (delapan) form, 4 (empat) report/ laporan dan menu utama untuk mempermudah pengguna dalam mengoprasikan database. Dimana setiap kelengkapan memiliki fungsinya masing-masing.
Keterbatasan dalam penelitian ini adalah perancangan database hanya dipergunakan sebatas proses pencatatan data keanggotaan, proses simpan, proses pinjam, dan proses angsuran anggota KPRI Dwi Ular Salatiga.
Saran
Untuk menindaklanjuti hasil perancangan database, maka dapat disarankan beberapa hal penting, yaitu :
1. Unit simpan pinjam KPRI Dwi Ular Salatiga sebaiknya mengubah sistem pencatatan transaksi simpan pinjam yang semula manual menjadi terkomputerisasi, manfaat dari sistem terkomputerisasi tersebut antara lain adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pencatatan dan penyimpanan data transaksi, dan meminimalkan kesalahan pencatatan dan perhitungan.
2. Diperlukan pelatihan kepada pengguna untuk dapat menjalankan program aplikasi yang telah dirancang.
57
DAFTAR PUSTAKA
Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi : Unit Penerbit dan Percetakan AMP. YAPN. Yogyakarta.
Mustakini, Jogiyanto Hartono. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur : Andi Offset. Yogyakarta.
Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart, 2006. Sistem Informasi Akuntansi : Salemba Empat. Jakarta.
Suci Ciptoningrum. 2009. Sistem Akuntansi Simpan Pinjam pada Koperasi Serba Usaha Sejati Mulia. Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”.
Sulistari, Entri. 2003. Ekonomi Koperasi : Widya Sari Press. Salatiga.
Widjaja, Tunggal Amin. 1995. Akuntansi untuk Koperasi : Rineka Cipta.
Jakarta.
Widayanti, Ninik. 1996. ManajemenKoperasi : Rineka Cipta. Jakarta.
Widayanti, Ninik dan Sunindhi, 1998. Koperasi dan Perekonomian Indonesia : Rineka Cipta. Jakarta.
1
LAMPIRAN
Surat Permohonan Pinjam
