BAB 4 PENGUKURAN DAN EVALUASI IT BALANCED SCORECARD

(1)

86

PENGUKURAN DAN EVALUASI

IT BALANCED SCORECARD

4.1 Kerangka Kerja IT Balanced Scorecard

Dalam membangun suatu kerangka IT Balanced Scorecard, ada beberapa langkah yang harus dilakukan. Langkah-langkah tersebut sebagai berikut:

1. Penyelarasan visi, misi, dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan strategi Divisi ICT.

2. Penyelarasan strategi ICT dengan perspektif IT Balanced Scorecard.

3. Penentuan tujuan dan ukuran strategis berdasarkan 4 perspektif IT Balanced Scorecard yang dituangkan dalam bentuk diagram fishbone.

4. Pembuatan strategy map untuk melihat bagaimana tujuan strategis pada tiap perspektif dapat mendukung strategi Divisi ICT.

5. M enentukan sasaran yang hendak dicapai pada masing-masing ukuran strategis. 6. M elakukan penghitungan berdasarkan data, kuesioner dan wawancara untuk

mengetahui keadaan aktual dan pencapaian dari tiap ukuran dan tujuan strategis. 7. M elakukan penghitungan terhadap pencapaian tiap perspektif dan dituangkan

dalam bentuk diagram layang-layang.

8. M elakukan evaluasi terhadap hasil penghitungan pada tiap-tiap tujuan dan ukuran strategis dari masing-masing perspektif.

(2)

Kerangka IT Balanced Scorecard pada PT.GARUDA INDONESIA dapat dilihat pada gambar 4.1

Gambar 4.1 Kerangka IT Balanced Scorecard

Analisis CSF Analisis SWOT Perspekti f Orientasi Masa Depan Visi PT.GARUDA

INDONESIA Visi Divisi ICT Misi PT.GARUDA

INDONESIA Misi Divisi ICT Strategi PT.GARUDA

INDONESIA Strategi Divisi ICT

Tujuan Strategis Perspekti f Kontribusi Perusahaan Perspekti f Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaa n Operasional Ukuran Strategis Strategi Map Sasaran Strategis Penghitungan Pengukuran Evaluasi Akhir

(3)

4.2 Penyelarasan Visi, Misi dan S trategi Perusahaan dengan Visi, Misi dan S trategi Divisi ICT

Langkah awal dari pembangunan IT Balanced Scorecard adalah menyelaraskan antara visi, misi perusahaan dengan visi, misi Divisi ICT seperti terlihat pada gambar 4.2

(4)

Gambar 4.2 Penyelarasan Visi, Misi dan S trategi Perusahaan dengan Visi, Misi, dan S trategi Divisi ICT

Visi Divisi IC T

Menjadikan GIS sebagai IS Solution Provider untuk PT . GARUDA INDONESIA melalui solusi total dengan karyawan yang profesional.

Strategi Divisi IC T

1. Meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

2. Menyediakan infrasturktur yang

mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi

operasional.

3. Menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien. 4. Meningkatkan kompetensi ICT

baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala.

Strategi Perusahaan

1. Menata ulang kegiatan operasi dan manajemen agar kembali menjadi penerbangan yang tepat waktu dengan kualitas layanan yang prima.

2. Menata ulang aspek bisnis agar seluruh penerbangan menjadi positif.

3. Menjadikan organisasi dan menejemen yang dibangun kembali efektif, sehingga perusahaan dapat berkembang sejajar dengan perusahaan penerbangan internasional lainnya.

4. Meningkatkan operasi dari bisnis perusahaan agar mampu melayani penerbangan yang menjangkau penerbangan (destination) yang semakin luas di manca negara.

Misi Divisi IC T

Memberikan pelayanan dan jasa konsultasi di bidang sistem & teknologi informasi berstandar internasional serta menjadikan IS sebagai alat strategis perusahaan dalam manajemen, perencanaan strategis, keunggulan bersaing dan pengambilan keputusan.

Visi Pe rusahaan

Menjadi perusahaan penerbangan pilihan utama di Indonesia yang berdaya saing Internasional.

Misi Pe rusahaan

Memberikan layanan dan jasa angkutan udara yang memberikan kepuasan kepada pengguna jasa secara terpadu dan professional dan didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten.

(5)

4.2.1 Penyelarasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi ICT

Dengan menjadikan Garuda Information System (GIS) sebagai penyedia solusi bagi kebutuhan sistem informasi PT. GARUDA INDONESIA maka Divisi ICT berusaha menyediakan suatu solusi melalui kualitas karyawan yang profesional sebagai suatu bentuk dukungan kepada PT. GARUDA INDONESIA agar menjadi perusahaan penerbangan utama di Indonesia yang memiliki daya saing internasional.

4.2.2 Penyelarasan Misi Perusahaan dan Misi Divisi ICT

Dengan memberikan pelayanan dan jasa konsultasi di bidang sistem dan teknologi informasi yang berstandar internasional serta menjadikan IS (Information System) sebagai alat strategis perusahaan dalam manajemen, perencanaan strategis, keunggulan bersaing dan pengambilan keputusan maka Divisi ICT dapat mendukung perusahaan dalam memberikan layanan dan jasa angkutan udara yang memberikan kepuasan kepada pengguna yang didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten.

4.2.3 Penyelarasan Strategi Perusahaan dan S trategi Divisi ICT

Penyelarasan antara strategi perusahaan dan strategi Divisi ICT adalah sebagai berikut:

1. Strategi pertama adalah menata ulang kegiatan operasi dan manajemen agar kembali menjadi penerbangan yang tepat waktu dengan kualitas layanan yang prima. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya dengan meningkatkan otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada

(6)

aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada pengguna dalam meminimalisasi kesalahan-kesalahan akibat aktivitas manual.

2. Strategi kedua adalah menata ulang aspek bisnis agar seluruh penerbangan menjadi positif. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya dengan menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses operasional perusahaan.

3. Strategi ketiga adalah menjadikan organisasi dan menejemen yang dibangun kembali efektif, sehingga perusahaan dapat berkembang sejajar dengan perusahaan penerbangan internasional lainnya. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya dengan menanggulangi semua gangguan ataupun resiko yang berpotensial dalam mengurangi kinerja sistem dan kualitas perusahaan secara tepat, efektif dan efisien.

4. M eningkatkan operasi dari bisnis perusahaan agar mampu melayani penerbangan yang menjangkau penerbangan (destination) yang semakin luas di manca negara. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya dengan meningkatkan kompetensi ICT itu sendiri baik Sumber Daya M anusia (SDM ) maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala.

4.3 Penyelarasan Strategi ICT dengan Perspektif IT Balanced Scorecard

Setelah penyelarasan visi, misi dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan strategi Divisi ICT, selanjutnya akan dilakukan penyelarasan terhadap strategi Divisi

(7)

ICT dengan 4 perspektif IT Balanced Scorecard . Penyelarasan ini untuk mendapatkan tujuan strategis yang sesuai untuk masing-masing strategi Divisi ICT.

Tabel 4.1 Penyelarasan S trategi ICT dengan Perspektif IT Balanced Scorecard

IT Balanced Scorecard Strategi Tujuan Strategis

Perspektif Kontribusi Perusahaan

‐ M eningkatkan

otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

‐ M enyediakan

infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional. ‐ M enanggulangi

gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien.

‐ M eningkatkan

kompetensi ICT baik

‐ Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM

‐ Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

(8)

SDM maupun infrastruktur, serta melakukan

pengembangan

perencanaan strategi ICT secara berkala.

Perspektif Orientasi Pengguna

‐ M enanggulangi

gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien.

‐ M eningkatkan

kompetensi ICT baik

pengembangan

‐ Peningkatan kepuasan pengguna ‐ Peningkatan kompetensi pengguna ‐ Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM Perspektif Penyempurnaan Operasional ‐ M enanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan

‐ Peningkatan

dukungan dan pemeliharaan

(9)

efisien. ‐ M enyediakan

infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional. ‐ M eningkatkan

kompetensi ICT baik

pengembangan

‐ Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM Perspektif Orientasi M asa Depan ‐ M eningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

‐ M eningkatkan

kompetensi ICT baik

SDM maupun

‐ Peningkatan kualitas staf ICT-HCM ‐ Pelatihan staf

ICT-HCM

‐ Pengembangan

sistem dengan pemanfaatan

(10)

infrastruktur, serta melakukan

pengembangan

Berikut adalah penjabaran masing-masing strategi Divisi ICT beserta tujuan strategis dari 4 perspektif IT Balanced Scorecard:

a. Strategi ICT: meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu kontribusi perusahaan dan orientasi masa depan.

1. Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM

Dengan meningkatnya otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal maka Divisi ICT dapat mengelola dan mengendalikan anggarannya sebaik mungkin untuk menjalankan fungsi bisnisnya khususnya Human Capital Management. Ukuran yang digunakan untuk mengetahui pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM adalah persentase realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan, persentase anggaran ICT-HCM yang terpakai.

(11)

2. Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

Dengan menggunakan teknologi yang handal dengan memanfaatkan teknologi baru, diharapkan Divisi ICT dapat mengembangkan sistem untuk meningkatkan otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual. Ukuran yang digunakan adalah frekuensi perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem.

b. Strategi ICT: menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional.

Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu kontribusi perusahaan dan penyempurnaan operasional.

1. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

Dengan menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, diharapkan Divisi ICT dapat menunjukkan kontribusinya kepada perusahaan sebagai penunjang berjalannya proses bisnis perusahaan menjadi lebih baik. Ukuran strategis yang digunakan untuk melihat kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM adalah banyaknya jumlah program kerja yang terealisasi pada tiap tahun dan total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik.

2. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

Pengembangan ICT-HCM secara optimal dapat terpenuhi yaitu dengan tersedianya infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasioal. Ukuran yang digunakan adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk mengerjakan proyek SAP HCM (skala kecil).

(12)

c. Strategi ICT: menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien.

Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu kontribusi perusahaan, orientasi pengguna dan penyempurnaan operasional. 1. Peningkatan kepuasan pengguna

Dengan adanya kemampuan Divisi ICT dalam menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien maka kepuasan pengguna terhadap kinerja Divis i ICT juaga akan semakin meningkat. Ukuran yang digunakan adalah persentase kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan, persentase kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM , dan persentase keluhan pengguna.

2. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM dapat dilakukan dengan menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien. Ukuran yang digunakan adalah rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi, rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna, dan rata-rata waktu perbaikan apabila sistem mengalami down.

d. Strategi ICT: meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastuktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala.

Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu kontribusi perusahaan, orientasi pengguna, dan orientasi masa depan.

(13)

1. Peningkatan kompetensi pengguna

Seiring dengan meningkatkan kompetensi pengguna dalam menjalankan fungsi bisnisnya maka diharapkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur akan meningkat pula dalam menunjang pengembangan strategi ICT. Ukuran yang digunakan adalah persentase tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan dan persentase kualitas pelatihan pengguna.

2. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

Dengan meningkatnya hubungan kerjasama antara staf ICT-HCM dengan pengguna diharapkan akan meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta dapat melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala. Ukuran yang digunakan adalah persentase keterlibatan hubungan kerjasama pengguna dengan Divisi ICT-HCM .

3. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM

Untuk menghasilkan staf ICT-HCM yang berkualitas maka perlu dilakukannya peningkatkan kompetensi ICT-HCM baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala. Ukuran yang digunakan adalah persentase staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun dan persentase staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1.

4. Pelatihan staf ICT-HCM

Untuk meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala maka perlu dilakukannya pelatihan bagi staf ICT-HCM . Ukuran yang digunakan adalah frekuensi pelatihan staf ICT-HCM .

(14)

4.4 Perancangan Hubungan Sebab Akibat

Dalam merancang hubungan sebab akibat, terlebih dahulu akan dibuat diagram Fish Bone yang merupakan dasar dari pembangunan hubungan sebab akibat, yang menjelaskan penyebab-penyebab yang mungkin muncul dari masalah yang ingin dipecahkan. Setelah itu, akan dibuat hubungan sebab akibat dengan menghubungkan penyebab-penyebab yang ada dari keempat perspektif dalam bentuk diagram sebab akibat.

4.4.1 Diagram FishBone

Keuntungan dalam menggunakan diagram FishBone adalah dapat dengan mudah menelusuri penyebab masalah, alasan terjadinya masalah, dampak dari masalah ataupun kondisi yang terjadi. Kemudian akan dihubungkan beberapa interaksi yang menyebabkan terjadinya dampak atau efek pada proses yang ada. Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah menganalisa masalah yang terjadi, baru dapat ditentukan tindakan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Kami menganalisis proses bisnis ICT-HCM dan CSF ICT PT. GARUDA INDONESIA dan menemukan bahwa penyebab-penyebab masalah divisi ICT adalah:

• Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM • Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

• Peningkatan kepuasan pengguna • Peningkatan kompetensi pengguna

(15)

• Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM • Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

• Peningkatan kualitas staf ICT-HCM • Pelatihan staf ICT-HCM

• Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

Penyebab yang telah diidentifikasi tersebut kemudian akan dikelompokkan kedalam keempat perspektif IT Balanced Scorecard. Pengelompokkan penyebab-penyebab tersebut adalah sebagai berikut:

1. Perspektif Kontribusi Perusahaan

Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif kontribusi perusahaan adalah sebagai berikut:

• Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM • Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

2. Perspektif Orientasi Pengguna

Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif orientasi pengguna adalah sebagai berikut:

• Peningkatan kepuasan pengguna • Peningkatan kompetensi pengguna

• Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM 3. Perspektif Penyempurnaan Operasional

Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif penyempurnaan operasional adalah sebagai berikut:

(16)

• Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM 4. Perspektif Orientasi M asa Depan

Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif orientasi masa depan adalah sebagai berikut:

• Peningkatan kualitas staf ICT-HCM • Pelatihan staf ICT-HCM

• Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

Setelah dikelompokkan ke dalam empat perspektif IT Balanced Scorecard, selanjutnya dibuat gambar fishbone bagi keseluruhan perusahaan dan pada masing-masing perspektif untuk melihat keterkaitan tiap tujuan pada masing-masing perspektif dengan tujuan perusahaan. (lihat gambar 4.3 hingga gambar 4.7)

(17)

Gambar 4.3 Diagram Fishbone

1. Meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

2. Menyediakan infrastruktur yang ma mpu me mberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional.

3. Menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien.

4. Meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala

Kontribusi Perusahaan Penyempurnaan Operasional

Orientasi Pengguna Orientasi Masa Depan

Pengefekti fitasan dan pengefisiensian

biaya ICT-HCM _{Kontribusi fungsi}

bisnis ICT-HCM Peningkatan kepuasan pengguna Peningkatan kompetensi pengguna Peningkatan hubungan kerjasam a pengguna dengan divisi ICT-HCM

Peningkatan dukungan dan pemeliharaan

ICT-HCM Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM Peningkatan kualitas staf ICT-HCM Pelatihan staf ICT-HCM Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

(18)

Gambar 4.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan

Gambar 4.5 Perspektif Orientasi Pengguna

Kontribusi Perusahaan Pengefektifitasan dan

pengefisienan biaya ICT-HCM % Realisasi antara

pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran

perusahaan % Anggaran ICT –_{HCM yang} terpakai

Kontribusi fungsi bisnis

Realisasi program kerja ICT-HCM per

tahun Total aplikasi yang

digunakan oleh manajemen strategik Orientasi Pengguna Peningkatan kepuasan pengguna Peningkatan kompetensi pengguna Peningkatan hubungan kerjasam a pengguna dengan

divisi ICT-HCM % Kepuasan pengguna

terhadap kualitas laporan

yang dihasilkan % Kepuasan

pengguna terhadap aplikasi SAP HCM % Keluhan pengguna % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru % Kualitas pelatihan pengguna % Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan

(19)

Gambar 4.6 Perspektif Penyempurnaan Operasional

Gambar 4.7 Perspektif Orientasi Masa Depan

Penyempurnaan Operasional Peningkatan dukungan

dan pemeliharaan ICT-HCM

Pengoptimasian pengembangan

ICT-HCM Rata-rata waktu yang

diperlukan untuk mengatasi

masalah aplikasi _{diperlukan untuk menjawab}Rata-rata waktu yang pertanyaan pengguna Rata-rata waktu perbaikan

bila sistem mengalami down

Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil)

Orientasi M asa Depan Peningkatan

kualitas staf ICT-HCM Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru Pelatihan staf ICT-HCM % Staf IC T-HCM yang berpengalaman

minimal 3 tahun % Staf IC T-HCM yang berpendidikan minimal S1 Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem

(20)

4.5 Strategy Map

Pada strategy map akan dijelaskan hubungan sebab akibat antara tujuan strategis ICT dengan empat perspektif IT Balanced Scorecard. Setiap hubungan sebab akibat dalam tiap perspektif harus dapat menyebabkan tercapainya kontribusi terhadap perusahaan dan mendukung strategi yang ada pada Divisi ICT. Berikut adalah gambar hubungan sebab akibat dari tiap perspektif.

(21)

Gambar 4.8 Strategy Map

Keterangan gambar hubungan sebab akibat:

1. Pelatihan terhadap staf ICT-HCM yang dilakukan secara efektif dan berkala akan meningkatkan kualitas staf ICT-HCM.

(22)

2. Dengan meningkatnya kualitas staf ICT-HCM dalam memahami sistem yang ada dapat meningkatkan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM .

3. Pengembangan sistem sebaiknya dilakukan mengikuti perkembangan teknologi yang ada guna mengoptimalkan pengembangan ICT-HCM .

4. Dalam pengembangan sistem dan teknologi baru dibutuhkan kerjasama antara pengguna dan staf ICT-HCM untuk mendapatkan hasil proyek yang maksimal.

5. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM yang baik berpengaruh terhadap pengendalian biaya ICT-HCM yang lebih efektif dan efisien.

6. Dengan adanya pengembangan ICT-HCM yang lebih optimal dan user-friendly akan meningkat pula kepuasan dari pengguan akhir.

7. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM memerlukan kerjasama antara

pengguna dan staf ICT-HCM .

8. Dengan terjalinnya hubungan kerjasama yang baik antara pengguna dan staf ICT-HCM secara otomatis pengetahuan yang didapat pengguna akan bertambah begitu pula kompetensinya akan meningkat.

9. Peningkatan kepuasan yang dirasakan pengguna akan meningkatkan keahlian dan kompetensi pengguna.

10. M eningkatnya kompetensi pengguna menyebabkan kontribusi fungsi bisnis perusahaan pun berjalan dengan baik dan optimal.

11. Kontribusi fungsi bisnis akan berjalan dengan lancar dan sebagaimana fungsinya jika gangguan ataupun resiko yang berpotensial ditanggulangi secara tepat, efektif dan efisien.

(23)

12. Kontribusi fungsi bisnis dapat ditingkatkan dengan tanggap perusahaan akan penyediaan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional.

13. Peningkatan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur dan

pengembangan perencanaan strategi ICT perlu dilakukan secara berkala untuk tetap dapat melakukan kontribusi fungsi bisnis dengan baik.

14. Agar tercipta peningkatan otomatisasi sistem serta pengurangan kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal, dilakukan penggunaan ICT secara efektif dan efisien.

4.6 Ukuran S trategis dan S asaran S trategis IT Balanced Scorecard

Ukuran strategis diperoleh dari penjabaran masing-masing tujuan strategis IT Balanced Scorecard menjadi beberapa ukuran. Setiap ukuran strategis harus memiliki suatu sasaran strategis yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan, yang dapat dilihat pada tabel 4.2

Ukuran S trategis S asaran S trategis

Perspektif Kontribusi Perusahaaan

A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM

A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan ≤ 0,005%

A2. % Anggaran ICT-HCM yang terpakai ≤ 10%

B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun 4 program kerja

B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik 5 aplikasi

Perspektif Orientasi Pengguna

A. Peningkatan kepuasan pengguna

A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan 90%

A2. % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM 75%

A3. % Keluhan pengguna 90%

B. Peningkatan kompetensi pengguna

(24)

B2. % Kualitas pelatihan pengguna 90%

C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

C1. % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru 75%

Perspektif Penyempurnaan Operasional

A. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi ≤ 1jam A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Real time

A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down 10 menit

B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) 4 bulan

Perspektif Orientasi Masa Depan

A. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM

A1. % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun 100%

A2. % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 100%

B. Pelatihan staf ICT-HCM

B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM 5 kali setiap tahun

C. Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem SAP HCM setiap 5 tahun

Tabel 4.2 Ukuran S trategis IT Balanced Scorecard

1. Perspektif Kontribusi Perusahaan

Ukuran dan sasaran dari perspektif kontribusi perusahaan adalah:

A. Tujuan strategis: pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM A1. Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan besar anggaran ICT-HCM tiap tahun yang disetujui perusahaan. Pengukuran dilakukan dengan membandingan anggaran ICT-HCM yang diusulkan terhadap anggaran yang disetujui perusahaan.

(25)

A2. Anggaran ICT-HCM yang terpakai

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar biaya ICT-HCM yang digunakan dalam melakukan pengembangan teknologi dan aplikasi ICT terkait SAP HCM .

Sasaran strategis: ≤ 10%

B. Tujuan strategis: kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM B1. Peningkatan program kerja ICT-HCM per tahun

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar kontribusi Divisi ICT-HCM terhadap perusahaan, dilihat dari apakah program kerja yang telah ditetapkan untuk satu tahun dapat terlaksana atau tidak.

Sasaran strategis: 4 program kerja

B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan kontribusi Divisi ICT-HCM dengan menyediakan aplikasi yang dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan dalam memantau kinerja perusahaan yang terkait dengan Human Capital Management (HCM ).

Sasaran strategis: 5 aplikasi 2. Perspektif Orientasi Pengguna

Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi pengguna adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan kepuasan pengguna

(26)

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap laporan yang dihasilkan dalam mendukung pekerjaan.

Sasaran strategis: 90%

A2.Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja SAP HCM dalam membantu menyelesaikan pekerjaan.

Sasaran strategis: 75% A3. Keluhan pengguna

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar keluhan pengguna yang ditanggapi Divisi ICT terhadap penggunaan sistem SAP HCM .

B. Tujuan strategis: peningkatan kompetensi pengguna B1. Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa sering pengguna diberikan pelatihan guna meningkatkan kemampuan pengguna dilihat dari frekuensi pelatihan yang diberikan tiap tahun.

Sasaran strategis: 80% B2. Kualitas pelatihan pengguna

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar manfaat pelatihan yang diberikan terhadap pengguna.

(27)

C. Tujuan strategis: peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT

C1. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana Divisi ICT-HCM bekerja sama dengan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru. Sasaran strategis: 75%

3. Perspektif Penyempurnaan Operasional

Ukuran dan sasaran dari perspektif penyempurnaan operasional adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui keefektifitasan kerja Divisi ICT-HCM dalam mengatasi masalah aplikasi yang terjadi tanpa memakan waktu yang lama. Hal ini akan berdampak pada kualitas pemeliharaan ICT-HCM .

Sasaran strategis: ≤ 1jam

A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa baik dukungan dan kualitas pemeliharaan ICT-HCM dalam menjawab pertanyaan pengguna tentang permasalahan ICT-HCM .

Sasaran strategis: Real time

A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa lama sistem yang mengalami down dapat ditangani, hal ini terkait dengan kualitas infrastruktur ICT-HCM .

(28)

Sasaran strategi: 1 menit

B. Tujuan strategis: pengoptimasian pengembangan ICT-HCM B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil)

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah pengerjaan proyek SAP HCM telah dilakukan secara optimal dan tidak melewati batas waktu yang telah ditentukan.

Sasaran strategi: 4 bulan 4. Perspektif Orientasi M asa Depan

Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi masa depan adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan kualitas staf ICT-HCM

A1. Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpengalaman kerja minimal selama 3 tahun. Hal ini berkaitan dengan kualitas staf ICT-HCM.

A2. Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1.

B. Tujuan strategis: pelatihan staf ICT-HCM B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar frekuensi pelatihan terhadap staf ICT-HCM guna meningkatkan kemampuannya

(29)

dalam menggunakan SAP HCM dan membantu dalam pemecahan masalah yang ada.

Sasaran strategis: 5 kali tiap tahun

C. Tujuan strategis: peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan sistem SAP HCM guna mendukung proses operasi perusahaan dan tetap mengikuti perkembangan zaman.

Sasaran strategis: setiap 5 tahun

4.7 Pengukuran IT Balanced Scorecard

Setelah mengetahui ukuran strategis dan sasaran strategis dari tiap perspektif IT Balanced Scorecard, maka pengukuran IT Balanced Scorecard dapat dilakukan. Pengukuran dilakukan dengan tujuan untuk melakukan perbandingan tiap tujuan strategis dengan kondisi yang ada pada perusahaan saat ini. Perolehan informasi untuk pengukuran kinerja Divisi ICT-HCM dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu pengambilan data secara langsung, interview dan kuesioner. Tabel 3.3 M enunjukkan cara perolehan informasi untuk melakukan pengukuran.

Ukuran S trategis

Instrumen Pengukuran

Perspektif Kontribusi Perusahaaan

D I K

A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM

A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan X

A2. % Anggaran ICT-HCM yang terpakai X

B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun X

(30)

Perspektif Orientasi Pengguna

D I K

A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan X

A2. % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM X

A3. % Keluhan pengguna X

B. Peningkatan kompetensi pengguna

B1. % Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan X

B2. % Kualitas pelatihan pengguna X

C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

C1. % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru X

Perspektif Penyempurnaan Operasional

D I K

A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi X A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna X

A.3 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down X

B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) X

Perspektif Orientasi Masa Depan

D I K

A1. % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun X X

A2. % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 X X

B. Pelatihan staf ICT-HCM

B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM X

C. Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem SAP HCM X

Tabel 4.3 Cara Perolehan Informasi

Keterangan: D : Data I : Interview K : Kuesioner

(31)

4.8 Hasil Pengukuran Kinerja Divisi ICT-HCM

Pengukuran terhadap kinerja Divisi ICT-HCM dilakukan dengan mengumpulkan data aktual perusahaan. Perolehan informasi dapat dilakukan dengan melakukan pengambilan data secara langsung, interview, dan kuesioner. Setelah data dikumpulkan maka akan dilakukan perhitungan pencapaian terhadap sasaran dari masing-masing ukuran strategis.

4.8.1 Perhitungan pada Perspektif Kontribusi Perusahaan

Berikut adalah perhitungan terhadap tujuan dan ukuran yang ada pada perspektif kontribusi perusahaan:

A. Tujuan strategis: pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM

A1. Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan

Untuk mengetahui besarnya anggaran ICT-HCM yang disetujui perusahaan terhadap anggaran yang diusulkan oleh Divisi ICT-HCM , informasi ini diperoleh dari hasil interview kepada SM IT Planning & Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 1 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa persentase budget dari seluruh anggaran Divisi ICT yang disetujui perusahaan dalam melakukan penelitian dan pengembangan SAP HCM ? Karena data keuangan tersebut bersifat rahasia, maka akan disajikan dalam bentuk persentase.

(32)

Untuk tahun 2009, anggaran direncanakan akan disetujui perusahaan sebesar ≤ 0,005% dan baru terealisasi sampai bulan September adalah sebesar 0,00275%.

Sasaran strategis : ≤ 0,005% Kondisi aktual : 0,00275%

Pencapaian : 100%

Keterangan : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%.

A2. Anggaran ICT-HCM yang terpakai

Untuk mengetahui besarnya anggaran ICT-HCM yang digunakan, informasi ini diperoleh dari hasil interview kepada SM IT Planning & Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 2 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa persentase besarnya pemakaian dana dari jumlah yang dianggarkan Divisi ICT-HCM sampai dengan bulan September 2009? Karena data keuangan tersebut bersifat rahasia, maka akan disajikan dalam bentuk persentase.

Sasaran strategis : ≤ 10%

Sasaran hingga bulan September’09 : 9/12 x 10% = 7,5% Kondisi aktual : 5,35%

(33)

Keterangan : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%.

B. Tujuan strategis: kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun

Untuk mengetahui jumlah program kerja yang sudah dicapai Divisi ICT-HCM , informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM IT Planning & Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 3 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa banyak jumlah program kerja terencana yang telah diselesaikan oleh Divisi ICT-HCM dalam waktu satu tahun?

Dalam agenda kerja tahun 2009, direncanakan 4 program kerja yang akan dilaksanakan oleh Divisi ICT-HCM dan baru terlaksana 3 program kerja sampai bulan September 2009.

Sasaran strategis : 4 program kerja Kondisi aktual : 3 program kerja

Pencapaian : 3/4 x 100% = 75%

Keterangan : 3 program kerja yang telah terlaksana yaitu

pengembangan infrastruktur LAN (IP VPN dan IP telephony, SITA), implementasi New Passanger Revenue Accounting Application & Passanger Revenue Information system (using Business Object),

(34)

implementasi SAP/Business Intelligence & HC data warehouse, BSC (Balanced Scorecard), dan PM S (Performance Management System.

B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik

Untuk mengetahui jumlah aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik dalam membantu pengambilan keputusan, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM IT Planning & Governance dalam butir pertanyaan no 4 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa jumlah aplikasi (HCM ) yang digunakan oleh pihak manajemen strategik perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya?

Sasaran strategis : 5 aplikasi Kondisi aktual : 5 aplikasi

Pencapaian : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%.

Keterangan : talent review and calibration, Remote HR,

Enhance Module HR, employee adminstration, dan organization management.

(35)

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi perusahaan:

Tabel 4.4 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan

Tujuan S trategis Ukuran S trategis S asaran S trategis Kondisi Aktual Pencapaian A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM

A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran

perusahaan ≤ 0,005% ≤ 0,00275% 100%

A2. % Anggaran

ICT-HCM yang terpakai ≤ 10% 5,35% (sampai Sept'09) 100% Total 200% Rata-rata 100% B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM B1. Peningkatan program kerja ICT-HCM per tahun 4 rencana kerja 3 rencana kerja 75%

B2. Total aplikasi yang digunakan oleh

manajemen strategik 5 aplikasi 5 aplikasi 100%

Total 175%

Rata-rata 87,5%

Total rata-rata 187,5%

Rata-rata seluruh 93,75%

4.8.2 Perspektif Orientasi Pengguna

Pada perspektif orientasi pengguna terdapat pengolahan kuesioner, dimana populasi yang dipilih sebagai responden dalam pengambilan data melalui kuesioner adalah superuser dari SAP HCM pada PT.GARUDA INDONESIA yang berjumlah 15 orang. Setiap pertanyaan memiliki empat pilihan jawaban yaitu A-B-C-D. Skala yang digunakan adalah dengan empat pilihan jawaban dan perhitungannya dilakukan dengan pembobotan bagi tiap jawaban. Pembobotan yang dilakukan adalah jawaban A bernilai 4, jawaban B bernilai 3, jawaban C bernilai 2, jawaban D bernilai 1.

(36)

Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi pengguna adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan kepuasan pengguna

A1. Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan.

Pengukuran persentase aplikasi SAP HCM dapat mendukung pekerjaan, dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 1 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan dalam aplikasi SAP HCM ?

a. Sangat puas b. Puas c. Kurang puas d. Tidak puas Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1 Hasil: Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A 1 4 4 B 9 3 27 C 5 2 10 D 0 1 0 Abstain 0 0 0 Total 41

Tabel 4.5 Hasil kuesioner no 1 perspektif orientasi pengguna

Sasaran strategis: 90% (4 dari skala 4) Hasil: 41/15 = 2,73

(37)

2,73 x 25% = 68,25% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (68,25/90) x 100% = 75,83%

A2. Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM

Pengukuran tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 2 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM ?

a. Sangat puas (aplikasi SAP HCM mudah dimengerti dan dapat mendukung pekerjaan)

b. Puas (aplikasi SAP HCM dapat dimengerti dan dapat mendukung pekerjaan)

c. Cukup puas (aplikasi SAP HCM sulit dimengerti) d. Tidak puas (aplikasi SAP HCM tidak dimengerti) Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1 Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A 1 4 4 B 12 3 36 C 2 2 4 D 0 1 0 Abstain 0 0 0 Total 44

(38)

A3. Keluhan pengguna

Pengukuran terhadap keluhan pengguna yang ditanggapi oleh Divisi ICT terhadap penggunaan aplikasi SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 3 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa sering keluhan pengguna ditanggapi oleh Divisi ITC-HCM berkaitan dengan penggunaan aplikasi SAP HCM ?

a. Selalu b. Sering c. Jarang d. Tidak pernah Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1 Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A 0 4 0 B 11 3 33 C 3 2 6 D 1 1 1 Abstain 0 0 0 Total 40

(39)

B. Tujuan strategis: peningkatan kompetensi pengguna

B1. Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan

Pengukuran terhadap total pelatihan yang diberikan terhadap pengguna dalam satu tahun terkait dengan penggunaan SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 4 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa sering pengguna diberikan pelatihan yang berkaitan dengan penggunaan SAP HCM dalam satu tahun?

a. Selalu b. Sering c. Jarang d. Tidak pernah

(40)

Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A 1 4 4 B 1 3 3 C 10 2 20 D 3 1 3 Abstain 0 0 0 Total 30

Sasaran strategis: 80% (4 dari skala 4) Hasil: 30/15 = 2

2 x 25% = 50% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (50/80) x 100% = 62,5%

B2. Kualitas pelatihan pengguna

Pengukuran terhadap kualitas pelatihan yang diberikan terhadap pengguna dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 5 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut: Apakah pelatihan yang diberikan terhadap pengguna dapat membantu

dalam mendukung pekerjaan pengguna? a. Sangat membantu

b. M embantu

c. Kurang membantu d. Tidak membantu

(41)

Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A 5 4 20 B 9 3 27 C 0 2 0 D 1 1 1 Abstain 0 0 0 Total 48

3,2 x 25% = 80% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (80/90) x 100% = 88,89%

C. Tujuan strategis: peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

C1. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru

Pengukuran tingkat keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru terkait dengan SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 6 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa sering pengguna dilibatkan dalam proyek pengembangan baru terkait dengan SAP HCM ? (memberikan ide/masukan, tanggapan, dll)

a. Selalu b. Sering

(42)

c. Jarang d. Tidak pernah Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1 Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A 2 4 8 B 4 3 12 C 6 2 12 D 3 1 3 Abstain 0 0 0 Total 35

Sasaran strategis: 75% Hasil: 35/15 = 2,33%

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna:

Tujuan S trategis Ukuran S trategis S asaran

Kondisi

Aktual Pencapaian

A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan

yang dihasilkan 90% 68,25% 75,83%

A2. % Kepuasan pengguna

terhadap aplikasi SAP 75% 73,25% 97,67%

A3. % Keluhan pengguna 90% 66,75% 74,17%

Total 247,67% Rata-rata 82,56% B. Peningkatan kompetensi pengguna B1. Tingkat intensitas

pelatihan yang dilakukan 80% 50% 62,5%

B2. % Kualitas pelatihan

pengguna 90% 80% 88,89%

(43)

Rata-rata 75,7% C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM C1. % Keterlibatan pengguna dalam

pengembangan aplikasi baru 75% 58,25% 77,67%

Total 77,67%

Rata-rata 77,67%

Tabel 4.11 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna

4.8.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional

Ukuran dan sasaran dari perspektif penyempurnaan operasional adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang ada dalam aplikasi SAP HCM , informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 5 dalam perspektif penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah terhadap aplikasi SAP HCM ?

Sasaran strategis : ≤ 1jam

Kondisi aktual : real time (masalah yang ada terhadap aplikasi SAP HCM diatasi secara langsung)

(44)

A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna

Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan penguna terkait dengan penggunaan dan masalah yang ada dalam aplikasi SAP HCM , informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 6 dalam perspektif penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna seputar penggunaan aplikasi SAP-HCM ?

Sasaran strategis : Real time Kondisi aktual : Real time

A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down

Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk melakukan perbaikan apabila sistem SAP HCM mengalami down, informasi ini diperoleh dengan melakukan pengambilan data yang diperoleh dari SM IT Planning & Governance.

(45)

Kondisi aktual : ≤ 1 menit

Keterangan : dalam PT.GARUDA INDONESIA terdapat

ketentuan SLA (Service Level Agreement) sebesar 99,8%. Artinya hanya boleh 0,2% yang mengalami down. Akumulasi down yang terjadi dalam PT.GARUDA INDONESIA adalah kurang lebih sebesar 6 jam (360 menit) dalam satu tahun. Diasumsikan 1 bulan = 30 hari, maka perkiraan waktu yang diperlukan untuk mengatasi down per hari = (360/12) / 30 = 1 menit.

(46)

B. Tujuan strategis: pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil)

Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan proyek SAP HCM (skala kecil), informasi ini diperoleh dengan cara mengumpulkan data melalui pengambilan data yang diperoleh dari SM IT Planning & Governance.

Berikut adalah data yang diperoleh:

N o Tahapan Bulan ke-1 Bulan ke-2 Bulan ke-3 Bulan ke-4 Bulan ke-5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Preparation 2 Conceptual Design 3 Detail Design 4 Test User Acceptance 5 Life

6 After Life Support

Tabel 4.12 Gantt chart Proyek S AP HCM (skala kecil)

Sasaran strategi : 4 bulan Kondisi aktual : 4,5 bulan

Penyimpangan : 4,5 bulan – 4 bulan = 0,5 bulan Pencapaian : 100% - (0,5/4 x 100%) = 87,5%

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi penyempurnaan operasional:

Tujuan

S trategis Ukuran S trategis S asaran

Kondisi

(47)

A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi

masalah aplikasi ≤ 1 jam Real time 100%

A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab

pertanyaan pengguna Real time Real time 100%

A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down 10 menit ≤ 1 menit 100%

Total 300% Rata-rata 100% B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

B1. Lama pengerjaan proyek

SAP HCM (skala kecil) 4 bulan 4,5 bulan 87,5%

Total 87,5%

Rata-rata 87,5%

Tabel 4.13 Hasil Pengukuran Perspektif Penyempurnaan Operasional

4.8.4 Perspektif Orientasi Masa Depan

Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi masa depan adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan kualitas staf ICT-HCM

A1. Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun

Untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 9 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa persentase jumlah staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun?

(48)

Sasaran strategis : 100%

Kondisi aktual : hanya 3 orang, dari total 6 orang

Pencapaian : 50%

Keterangan : jumlah staf ICT-HCM berjumlah 6 orang dan

yang berpengalaman minimal 3 tahun berjumlah 3 orang. M aka pencapaian yang diperoleh adalah 3/6 x 100% = 50%

No. Nama Pendidikan Lama Bekerja Jabatan

1 Rusnendar STM 21 tahun SC. Personnel Administration Application 2 Roedy Sukaton S‐1 17 tahun SC. Personnel Development Application 3 Budi Setyono D‐3 17 tahun System Analyst

4 Hanif Rahma H. S‐1 2 tahun System Programmer 5 Ryan Octavianus S‐1 2 tahun System Programmer 6 Dadhi W. S‐1 1 tahun System Programmer

A2. Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1

Untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 10 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa persentase jumlah staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1?

Sasaran strategis : 100%

Kondisi aktual : hanya 5 orang, dari total 6 orang

(49)

Keterangan : jumlah staf ICT-HCM berjumlah 6 orang dan yang berpendidikan minimal S1 berjumlah 5 orang. M aka pencapaian yang diperoleh adalah 5/6 x 100% = 83,33%

No. Nama Pendidikan Lama Bekerja Jabatan

1 Rusnendar STM 21 tahun SC. Personnel Administration Application 2 Roedy Sukaton S‐1 17 tahun SC. Personnel Development Application 3 Budi Setyono D‐3 17 tahun System Analyst

4 Hanif Rahma H. S‐1 2 tahun System Programmer 5 Ryan Octavianus S‐1 2 tahun System Programmer 6 Dadhi W. S‐1 1 tahun System Programmer

B. Tujuan strategis: pelatihan staf ICT-HCM

B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM

Untuk mengetahui jumlah pelatihan yang dilakukan oleh staf ICT-HCM , informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 11 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa jumlah frekuensi pelatihan terhadap staf ICT-HCM yang dilakukan setiap tahun?

Sasaran strategis : 5 kali tiap tahun Kondisi aktual : 40jam / tahun

Pencapaian : 100%

Keterangan : dalam PT.GARUDA INDONESIA ditargetkan

untuk setiap staf ICT-HCM melakukan pelatihan sebanyak 40jam / tahun. Diasumsikan setiap staf ICT-HCM setiap kali melakukan pelatihan

(50)

selama kurang lebih 8 jam. M aka dalam tiap tahunnya pelatihan yang dilakukan sebanyak 40/8 = 5 kali tiap tahun. Karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%.

C. Tujuan strategis: peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem

Untuk mengetahui frekuensi perusahaan melakukan pengembangan terhadap sistem SAP HCM , informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 11 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa frekuensi perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem guna mendukung proses operasi perusahaan dan agar tetap mengikuti perkembangan zaman?

Sasaran strategis : setiap 5 tahun

Kondisi aktual : flexible (pengembangan disesuaikan dengan kebutuhan)

(51)

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan:

Tujuan S trategis Ukuran S trategis S asaran

Kondisi

Aktual Pencapaian

A1. % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3

tahun 100% 6 orang 3 dari 50%

A2. % Staf ICT-HCM yang

berpendidikan minimal S1 100% 5 dari 6 orang 83,33% Total 133,33% Rata-rata 66,67% B. Pelatihan staf ICT-HCM B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM 2 kali tiap tahun 5 kali tiap tahun 100% Total 100% Rata-rata 100% C. Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan

sistem 5 tahun Setiap flexible 100%

Total 100%

Rata-rata 100%

Tabel 4.14 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan

4.9 Pembobotan Tujuan S trategis pada Empat Perspektif IT Balanced Scorecard

Setelah melakukan perhitungan terhadap keadaan aktual perusahaan dan pencapaian pada masing-masing ukuran strategis, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah pembobotan tujuan strategis pada setiap perspektif IT Balanced Scorecard.

Data mengenai pembobotan diperoleh melalui wawancara dengan SM IT Planning & Governance dengan teknik adjustment dimana terdapat kesepakatan antara penulis dengan SM IT Planning & Governance. Pembobotan tujuan strategis menggunakan teknik average dan dapat dilihat pada tabel 4.15 dibawah ini.

(52)

Perspektif Tujuan S trategis Bobot Hasil Ukuran Hasil Tujuan Kontribusi Perusahaan Pengefektifitasan dan

pengefisienan biaya ICT-HCM 40% 100% 40%

Kontribusi fungsi bisnis

ICT-HCM 60% 87,5% 52,5%

Total 92,5%

Orientasi

Pengguna Peningkatan kepuasan pengguna 30% 82,56% 24,77%

Peningkatan kompetensi

pengguna 35% 75,7% 26,5%

Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan

divisi ICT-HCM 35% 77,67% 27,18%

Total 78,45%

Penyempurnaan Operasional

Peningkatan dukungan dan

pemeliharaan ICT-HCM 35% 100% 35%

Pengoptimasian

pengembangan ICT-HCM 65% 87,5% 56,88%

Total 91,88%

Orientasi M asa

Depan Peningkatan kualitas staf ICT-HCM 30% 66,67% 20%

Pelatihan staf ICT-HCM 30% 100% 30%

Peningkatan sistem dengan

pemanfaatan teknologi baru 40% 100% 40%

Total 90%

Tabel 4.15 Pembobotan Tujuan S trategis

Hasil tingkat pemenuhan target pada masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard ditunjukkan pada tabel 4.16 berikut:

Perspektif Hasil Pengukuran

Kontribusi Perusahaan 23,13%

Orientasi Pengguna 19,61%

Penyempurnaan Operasional 22,97%

Orientasi M asa Depan 22,5%

Total 88,21%

(53)

Hasil pengukuran pada tabel 4.16 dapat digambarkan dalam bentuk grafik. Grafik tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.9 berikut ini:

Gambar 4.9 Grafik Hasil Pengukuran Kinerja Sistem

4.10 Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard

Selanjutnya, akan dievaluasi data-data yang diperoleh dari PT. GARUDA INDONESIA baik melalui wawancara maupun kuesioner.

4.10.1 Tabel Evaluasi

Hasil perhitungan ukuran dan tujuan strategis dari empat perspektif IT Balanced Scorecard dapat dilihat pada tabel 4.17 dibawah.

(54)

Tabel 4.17 Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced S corecard Tujuan S trategis Ukuran S trategis S asar an Aktual Pencapai an Bobot Tuju an Hasil Tuju an Hasil Persp ektif Perspektif Kontribusi Perusahaan (25%) = 23,13%

Pengefektifita san dan pengefisienan biaya ICT-HCM % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan ≤ 0,005 % ≤ 0,00275 % 100% 40% 40% 92,5% % Anggaran ICT-HCM yang terpakai ≤ 10% 5,35% (sampai Sept'09) 100% Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM Peningkatan program kerja ICT-HCM per tahun 4 rencan a kerja 3 rencana kerja 75% 60% 52,5 % Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik 5 aplika si 5 aplikasi 100%

Perspektif Orientasi Pengguna (25%) = 19,61%

Peningkatan kepuasan pengguna % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan 90% 68,25% 75,83% 30% 24,77 % 78,45 % % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP 75% 73,25% 97,67% % Keluhan pengguna 90% 66,75% 74,17% Peningkatan kompetensi pengguna Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan 80% 50% 62,5% 35% 26,5 %

(55)

% Kualitas pelatihan pengguna 90% 80% 88,89% Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM % Keterlibatan pengguna dalam pengembang an aplikasi baru 75% 58,25% 77,67% 35% 27,18_%

Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional (25%) = 22,97%

Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi ≤ 1 jam Real time 100% 35% 35% 91,88 % Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Real time Real time 100% Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down 10 menit ≤ 1 menit 100% Pengoptimasi an pengembanga n ICT-HCM Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) 4 bulan bulan 4,5 87,5% 65% 56,88%

Perspektif Orientasi Masa Depan (25%) = 22,5%

Peningkatan kualitas staf ICT-HCM % Staf ICT-HCM yang berpengalam an minimal 3 tahun 100% 3 dari 6 orang 50% 30% 20% 90% % Staf ICT-HCM yang berpendidika n minimal S1 100% _{6 orang}5 dari 83,33%

(56)

Pelatihan staf ICT-HCM Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM 5 kali tiap tahun 5 kali tiap tahun 100% 30% 30% Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru Frekuensi perusahaan melakukan pengembang an sistem Setiap 5 tahun Flexible 100% 40% 40%

Nilai IT Balanced Scorecard = 88,21%

4.10.2 Evaluasi Hasil Pengukuran

Setelah dilakukan pengukuran melalui keempat perspektif yang ada pada IT Balanced Scorecard, maka dapat dilakukan evaluasi hasil pengukuran terhadap hasil rata-rata pencapaian yang diperoleh dari masing-masing perspektif.

Dari keempat perspektif dalam IT Balanced Scorecard, melalui konsultasi dan kesepakatan dari PT.GARUDA INDONESIA, maka dapat dibuat 4 kategori bobot / nilai range persentase sebagai berikut:

• 0% - 25% : Warning

• 26% - 50% : Challenged • 51% - 75% : Good • 76% - 100% : Very Good

1. Perspektif Kontribusi Perusahaan

Nilai 92,5% menunjukkan bahwa pencapaian pada perspektif kontribusi perusahaan sudah sangat baik, yaitu pada level very good. Hal

(57)

ini dapat terjadi karena penggunaan anggaran ICT yang efektif dan efisien, serta sesuai rencana. Selain itu, juga terdapat kontribusi fungsi bisnis ICT yang sangat baik dalam menunjang kebutuhan pengembangan sistem pada PT. GARUDA INDONESIA.

2. Perspektif Orientasi Pengguna

Biarpun berada pada level very good, pencapaian pada perspektif orientasi pengguna jauh lebih rendah dibandingkan perspektif lainnya yaitu 78,45%. Hal ini disebabkan oleh tingkat kepuasan pengguna terhadap sistem cukup rendah, frekuensi pelatihan pengguna yang masih kurang, serta kurangnya keterlibatan pengguna dalam pengembangan sistem.

3. Perspektif Penyempurnaan Operasional

Perspektif penyempurnaan operasional berada pada level very good dengan hasil pencapaian 91,88%. Hal ini dapat terjadi karena keefektitasan dan keefisiensian operasional sistem baik dalam mengatasi masalah sistem, menjawab pertanyaan pengguna maupun mengerjakan proyek SAP HCM (skala kecil).

4. Perspektif Orientasi Masa Depan

Dengan hasil 90%, terlihat bahwa pencapaian perspektif orientasi masa depan juga berada pada level very good. Hal ini dapat terjadi karena staf ICT yang berkualitas serta memiliki cukup banyak pengalaman di bidangnya. Selain itu, PT. GARUDA INDONESIA sering melakukan pelatihan untuk menambah skill staf ICT. Seringnya perusahaan

(58)

melakukan pengembangan sistem juga turut mendukung pencapaian yang baik pada perspektif ini.

4.10.3 Evaluasi Nilai IT Balanced Scorecard

Dilihat dari keseimbangan ke-empat perspektif IT Balanced Scorecard dapat diketahui bahwa pencapaian pada perspektif orientasi yang 78,45% masih perlu ditingkatkan dengan melakukan pelatihan pengguna secara berkala, maupun melibatkan pengguna dalam pengembangan sistem, sehingga kepuasan pengguna terhadap sistem meningkat. Pencapaian pada ke-tiga perspektif lainnya yaitu perspektif kontribusi perusahaan, penyempurnaan operasional dan orientasi masa depan sudah sangat baik dengan nilainya masing-masing 92,5%, 91,88% dan 90%. Pencapaian tersebut harus tetap dipertahankan dan ditingkatkan lagi.

Dari hasil pengukuran IT Balanced Scorecard terlihat bahwa pencapaian nilai IT Balanced Scorecard pada PT. GARUDA INDONESIA sebesar 88,21% sudah cukup baik karena berada pada tingkat very good. Dengan kata lain, kinerja divisi Human Capital IT sudah cukup maksimal dalam mendukung proses bisnis PT. GARUDA INDONESIA.