i
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENGADAAN OBAT KLINIK DAN RAWAT INAP ANUGERAH
Oleh:
ERWIN HINDARTO NIM : 232012079
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-Persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
2016
ii
iii
iv
v
vi
HALAMAN MOTO
“Sebab Aku ini mengetahui rancangan-rancangan apa yang ada pada-Ku mengenai kamu, demikianlah firman Tuhan, yaitu rancangan damai sejahtera dan
bukan rancangan kecelakaan, untuk memberikan kepadamu hari depan yang penuh harapan”
(Yeremia 29:11)
“Oh yes, the past can hurt. But you can either run from it, or learn from it.”
(Rafiki, from The Lion King)
“The starting point of all achievement is desire.”
(Napoleon Hill)
“Do your best and let God do the rest”
(Anonymous)
vii
ABSTRACT
This research attempt to evaluate internal control system within medicine supplies in Klinik dan Rawat Inap Anugerah. This research look forward to internal control system with five components from Commitee of Sponsoring Organization (COSO) which owner can use to evaluate the advantages and disadvantages the sistem in the medicine supply and be the base for correction of Klinik dan Rawat Inap Anugerah’s internal control system. This research take place in the medicine division in Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Data analysis using qualitative descriptive method taken from the result of the interview with the owner and the head of the medical division as the key speaker about medicine supplies in Klinik dan Rawat Inap Anugerah. This research concludes that internal control system in the medical supply of Klinik dan Rawat Inap Anugerah has control environtment, control activity, and monitoring that at least prevent risk potential that might occur, and also able to control important information and comunication. Although so, there are still some weakness that has potential to raise problems, (1) The absence of segregation of duties of the head of medicine division as the managing function of medicine supply; also (2) infrequetntly stock opname and sudden inspection to the medicine store house by the manager as the monitoring effort to the assets.
.
Tags : internal control system, COSO
viii
SARIPATI
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal atas pengadaan obat dilaksanakan di Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Penelitian ini melihat sistem pengendalian internal dengan lima komponen Commitee of Sponsoring Organization (COSO) yang dapat digunakan pemilik untuk mengevaluasi keunggulan dan kelemahan sistem pengendalian internal atas pengadaan obat dan menjadi dasar untuk perbaikan sistem pengendalian internal Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Penelitian ini dilakukan pada bagian obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Analisis data dilakukan dengan analasis deskriptif kualitatif dari hasil wawancara dengan pemilik dan kepala bagian obat sebagai informan kunci pengadaan obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian bahwa sistem pengendalian internal atas pengadaan obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, dan pemantauan yang minimal telah mencegah potensi risiko yang mungkin muncul, serta dapat mengendalikan informasi dan komunikasi yang penting. Namun masih terdapat beberapa kelemahan-kelemahan yang berpotensi memunculkan masalah, yaitu (1) Tidak adanya pemisahan fungsi kepala bagian obat sebagai seluruh pelaksana fungsi pengadaan obat; dan (2) Jarang dilakukannya stock opname dan pemeriksaan mendadak ke gudang obat oleh pihak yang berkepentingan dalam upaya monitoring terhadap aset.
Kata kunci : sistem pengendalian internal, COSO
ix
KATA PENGANTAR
Evaluasi sistem pengendalian internal digunakan untuk melihat bagaimana sistem pengendalian internal dilaksanakan dalam sebuah organisasi. Dari hasil evaluasi dengan menggunakan lima komponen COSO ini dapat diketahui keunggulan dan kelemahan sistem pengendalian internal yang dilaksanakan sebuah organisasi. Dalam penulisan tugas akhir ini peneliti mengevaluasi bagaimana sistem pengendalian internal khususnya untuk pengadaan obat di Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
Penulis menyadari keterbatasan yang dimiliki selama proses penyelesaian tugas akhir ini, sehingga masih banyak kekurangan di dalamnya. Akhir kata penulis berharap bahwa melalui tugas akhir yang yang jauh dari sempurna ini bisa memberi manfaat dan sumbangan pengetahuan bagi para pembaca.
Salatiga, Mei 2016
Penulis
x
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji dan syukur atas berkat Tuhan Yesus Kristus yang selalu memberikan berkat kepada diri penulis, sehingga akhinya kertas kerja ini dapat selesai dengan baik. Penulis sadar akan keterbatasan yang dimiliki dalam proses penyusunan skripsi ini sehingga tanpa campur tangan Tuhan Yesus Kristus dan peran berbagai pihak semua ini tidak akan terjadi. Penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang selama ini turut serta memberikan bantuan, motivasi, dan memberikan dukungan hingga terselesainya skripsi ini:
1. Seluruh keluarga besar penulis, alm. Tri Indriyanto (Bapak), Retno Iswaskito Rini (Ibu), yang telah memberikan doa, motivasi, inspirasi dan bantuan material kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Ibu Like Soegiono, SE, M.Si. selaku dosen pembimbing. Terima kasih atas waktu dan ilmu yang telah diberikan serta kesabarannya dalam membimbing penulis sejak penulisan proposal hingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
3. Ibu M. I. Mitha Dwi Restuti, SE., M.Si., CMA., selaku wali studi yang memberikan pengarahan dalam menjalani perkuliahan di Fakultas Ekonomika dan Bisnis.
4. Seluruh staff dan pengajar Fakultas Ekonomika dan Bisnis.
5. Sahabat penulis selama kuliah, B 5 AJAH, Gandang Ardi, Christian Raditya, Diannita Kusumaningrum, Putri Elvia. Terima kasih atas suka duka selama kuliah, masukan serta semangat yang diberikan selama kuliah.
6. Semua yang pernah bermusik di VEVETE (Niko, Pungkie, David, Adrian) terima kasih karena telah menghibur penulis selama penulisan tugas akhir.
7. Teman-teman SRC (Kentung, Bambang, Rifky, Bowo, Fahmi, Risma, Maria, Aan, Kresna, Arab, Rian, Ndembik) yang selalu memberikan penghiburan dan inspirasi kepada penulis.
8. Teman-teman grup FAMILY(Rizal, Muna, Mustafid, Bagus, Alka, Frida,
Guntur, Hashfi, Tataq, Dipta, Ita, Octa, Pras, Dika, Yopi) yang selalu
memberikan keceriaan dan motivasi selama pengerjaan tugas akhir ini.
xi
9. Rekan-rekan Beswan Djarum 30 Semarang dan seluruh rekan Beswan se- Indonesia, terima kasih atas kebersamaan, canda tawa dan inspirasinya.
Semoga kita bertemu lagi dalam keadaan sukses.
10. Keluarga besar Kelompok Studi Akuntansi 2013/2014 dan 2014/2015 yang telah menjadi tempat penulis mengembangkan diri dan menjadi keluarga selama berorganisasi.
11. Seluruh rekan-rekan panitia yang pernah bekerja sama dengan penulis, yang telah memberi bekal pengalaman hidup pada diri penulis.
12. Seluruh rekan-rekan asdos FEB UKSW yang telah berbagi ilmu, serta memberi kesan yang baik bagi diri penulis.
13. Klinik dan Rawat Inap Anugerah khususnya bapak Purwanto dan ibu Dewi sebagai pemilik dan kepala bagian obat sebagai informan kunci dalam tugas akhir ini.
14. Semua pihak yang telah membantu penulis, yang tidak disebutkan satu persatu.
Akhir kata, penulis mengucapkan terimakasih atas bantuan, dukungan,
kebaikan, dan doa yang telah diberikan kepada penulis. Penulis hanya bisa berdoa,
memohon agar Tuhan Yesus memberkati mereka di dalam setiap langkah hidup
mereka.
xii
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Pernyataan Keaslian Skripsi ... ii
Halaman Persetujuan ... iii
Halaman Motto ... iv
Abstract ... v
Saripati ... vi
Kata Pengantar ... vii
Ucapan Terima Kasih ... viii
Daftar Isi ... x
Daftar Tabel ... xii
Daftar Gambar ... xiii
Daftar Lampiran ... xiv
Pendahuluan ... 1
Telaah Pustaka ... 4
Sistem Pengendalian Internal ... 4
Sistem Pengendalian Internal Persediaan ... 6
Metoda Penelitian ... 7
Analisis dan Pembahasan ... 10
Proses Bisnis Klinik dan Rawat Inap Anugerah ... 10
Sistem Pengendalian Internal Atas Pengadaan Obat dengan COSO .. 10
Lingkungan Pengendalian ... 10
Risiko Pengendalian ... 14
Aktivitas Pengendalian ... 16
Informasi dan Komunikasi ... 18
xiii
Pemantauan ... 23
Pembahasan ... 23
Simpulan dan Penutup ... 26
Simpulan ... 26
Saran ... 26
Keterbatasan Penelitian ... 27
Daftar Pustaka ... 28
Lampiran-lampiran
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 1.Tabel Data yang Digunakan ... 7
Tabel 2.Tabel Potensi Risiko dan Pengendalian ... 17
Tabel 3. Tabel Dokumen-Dokumen Pengadaan Obat ... 22
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Gambar Kerangka Penelitian ... 9
Gambar 2. Struktur Organisasi ... 12
Gambar 3. Alur Prosedur Pengadaan Obat ... 21
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Daftar Pertanyaan Komponen COSO ... 30 Lampiran 2. Gambar-Gambar Dokumen dan Bagian Obat Klinik dan Rawat Inap
Anugerah ... 35
1
PENDAHULUAN
Setiap organisasi dituntut untuk selalu siap dalam menghadapi perubahan.
Pengendalian internal merupakan sebuah cara bagi sebuah organisasi agar dapat mendukung semua aktivitas perusahaan yang mengarah pada kebijakan yang efektif dan efisien. Pengendalian internal yang efektif dapat memungkinkan manajemen siap menghadapi perubahan ekonomi yang cepat, persaingan, dan pergeseran permintaan pelanggan dan prioritasnya serta restrukturisasi untuk kemajuan yang akan datang (Ningrum, 2013).
Pengendalian internal dipandang penting dilakukan oleh setiap organisasi.
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2006)
Menurut Munawaroh (2011), pengendalian internal yang sudah dirancang sedemikian rupa tidak dimaksudkan untuk menghilangkan semua kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyelewengan sama sekali, tetapi pengendalian internal yang memadai akan dapat menekan atau memperkecil terjadinya kesalahan dan penyelewengan dalam batas yang layak dan kalaupun terjadi kesalahan atau penyelewengan dapat segera diketahui dan diatasi.
Klinik dan Rawat Inap Anugerah merupakan sebuah organisasi yang
bergerak dibidang jasa medis. Klinik dan Rawat Inap Anugerah adalah sebuah
klinik pratama yang masih dalam tahap berkembang dan memiliki sistem
2
pengendalian internal untuk semua kegiatan operasional organisasinya, termasuk sistem pengendalian internal atas pengadaan obat.
Obat merupakan salah satu persediaan bagi sebuah klinik yang memiliki apotek di dalam operasi bisnisnya. Penelitian yang dilakukan oleh Sari (2013) menunjukkan bahwa persediaan memegang peranan penting dalam menunjang aktivitas operasi dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu, setiap kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian internal persediaan sangat diperhatikan. Pada penelitian yang dilakukan oleh Fitriany (2013), analisis
yangdilakukan terhadap sistem pengendalian internal atas persediaan di PT. United Tractor Tbk. Cabang Samarinda menunjukkan bahwa PT. United Tractors Tbk Cabang Samarinda telah memiliki pengendalian internal yang baik dan berdasarkan teori. Hal ini dapat dilihat dengan adanya otorisasi dalam setiap transaksi, pemisahan tugas dan tanggung jawab dalam setiap aktivitas, catatan dan laporan yang cukup dan dilindunginya akses penggunaan persediaan dengan baik
Pengadaan obat dilakukan setiap 2 mingguan secara rutin menyesuaikan dengan kebutuhan dan kedatangan supplier obat di Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Menurut informasi dari pemilik, sepertiga dari pengeluaran Klinik dan Rawat Inap Anugerah digunakaan untuk pengadaan obat. Oleh karena itu, sistem pengendalian atas pengadaan obat dilakukan untuk menghindarkan organisasi dari pemborosan atas pembelian obat yang tidak perlu, kecurangan, dan ketidak efisienan.
Fokus dalam penelitian ini adalah sistem pengendalian internal atas
pengadaan obat. Evaluasi sistem pengendalian internal atas pengadaan obat belum
3
pernah dilakukan sebelumnya di Klinik dan Rawat Inap Anugerah sehingga masih memungkinkan adanya kelemahan atas sistem pengendalian yang diterapkan.
Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan untuk mengevaluasi sistem
pengendalian internal atas pengadaan obat di Klinik dan Rawat Inap Anugerah
berdasarkan COSO. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menunjukkan
keunggulan dan kelemahan dari sistem. Berdasarkan kelemahan dari sistem
pengendalian internal tersebut diharapkan manajemen dapat melakukan perbaikan
sistem pengendalian internal.
4
TELAAH PUSTAKA
Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal adalah proses yang digunakan oleh dewan direksi, manajemen, dan jajarannya, yang dirancang untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dari organisasi terkait dengan operasional, pelaporan dan kepatuhan dapat tercapai (COSO, 2013). Sistem pengendalian internal berisi peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang dirancang manajemen untuk pencapaian tujuan organisasi (Arens et al, 2009).
Sistem pengendalian internal yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing masing perusahaan. Tidak ada sistem pengendalian internal yang baku yang dapat dipakai oleh seluruh perusahaan. Perusahaan yang memiliki sistem pengendalian internal yang baik dapat meminimalkan terjadinya praktek-praktek kecurangan dalam perusahaan. COSO menyebutkan sistem pengendalian yang baik harus memenuhi lima komponen pengendalian internal yang saling terkait (Romney and Steinbart, 2006) yaitu :
1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur
pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur serta mempengaruhi
kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Komponen ini meliputi sikap
manajemen disemua tingkatan terhadap operasi secara umun dan konsep
pengendalian secara khusus. Menurut COSO Framework (COSO, 2013), faktor-
faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain
5
komitmen dalam integritas dan nilai etika, komitmen terhadap kompetensi, filosofi dan gaya operasi manajemen, wewenang dan tanggung jawab serta struktur organisasi.
2. Penilaian risiko
Penaksiran risiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuan, membentuk suatu dasar untuk menetukan bagaimana risiko harus dikelola. Menurut Romney (2006 : 246) faktor yang membentuk penafsiran risiko antara lain adalah adanya perubahan lingkungan, personel yang terlibat dalam fungsi dan berbagai lini produk.
3. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kegiatan-kegiatan pengendalian, yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum, prosedur- prosedur pengendalian terdapat lima kategori (Romney, 2006) yaitu otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadahi, pemisahan tugas, desain dan penggunaan dokumen serta catatn yang memadai, penjagaan asset dan catatan yang memadai, dan pemeriksaan independen atas kinerja.
4. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi meliputi sistem akuntasi dan terdiri dari metode-metode
dan catatan-catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menggabungkan,
menganalisis, mengelompokkan, mancatat, dan melaporkan transaksi-transaksi
perusahaan dan memetapkan pertanggujawaban atas aktiva dan kewajiban.
6
Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, dan jenis dokumen lainnya.
5. Pemantauan
Pemantauan merupakan proses yang dilakukan personil yang tepat untuk menilai kualitas kinerja sistem pengendalian internal sepanjang waktu, termasuk penilaian apakah rancangan telah dioperasikan sebagaimana dikehendaki, dan apakah modifikasi telah dilakukan untuk perubahan kondisi yang terjadi.
Sistem Pengendalian Internal Persediaan
Persediaan adalah barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan bahan yang digunakan dalam proses produksi (Warren et al, 2006).
Midjan dan Susanto (2000:156) mendefinisikan sistem pengendalian persediaan sebagai semua metode dan tindakan yang digunakan untuk mengamankan persediaan sejak dari kedatangan, penerimaan, penyimpanan dan mengeluarkannya, baik fisik maupun kualitas dan pencapaiannya terutama penentuan dan pengaturan jumlah persediaan.
Warren et al (2006) menjelaskan bahwa pengendalian internal persediaan
adalah pengendalian internal yang berfungsi untuk mengamankan persediaan dan
melaporkan secara tepat dalam laporan keuangan.
7
METODA PENELITIAN
Objek yang digunakan dalam penelitian ini adalah Klinik dan Rawat Inap Anugerah yang terletak di Jalan Durian 106 Kebondowo 5/IX, Banyubiru, Kabupaten Semarang. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Data yang diperlukan dalam melaksanakan penelitian ini adalah sebagai berikut :
Tabel 1 Data yang Digunakan
Jenis Data Data/Informasi Sumber
Primer Proses Bisnis Klinik dan Rawat Inap Anugerah
Prosedur pengadaan obat
Kebijakan tidak tertulis
Wawancara kepada pemilik Klinik dan Rawat Inap Anugerah
Sekunder Struktur Organisasi Klinik dan Rawat Inap Anugerah
Job Description dari tiap jabatan yang tertera dalam struktur organisasi
Standar Operasional dan Prosedur yang berisi ketentuan-ketentuan dalam menjalankan proses bisnis klinik
Profil Klinik
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 Tentang Klinik tanggal 11 Februari 2014
Data tersebut sebagai dasar sebagai dasar evaluasi sistem pengendalian internal atas pengadaan obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Hal pertama yang dilakukan adalah memahami komponen COSO. Komponen pertama yang diidentifikasi adalah lingkungan pengendalian dari Klinik dan Rawat Inap Anugerah dengan menggunakan lima prinsip yang berkaitan dengan komitmen dalam integritas dan nilai etika, komitmen terhadap kompetensi, filosofi dan gaya operasi manajemen, wewenang dan tanggung jawab serta struktur organisasi.
Kemudian tahap penilaian risiko dilakukan dengan mengidentifikasi risiko yang
mungkin terjadi di klinik tersebut mulai dari risiko bawaan dan risiko
pengendalian. Setelah itu, mengidentifikasi aktivitas pengendalian serta kebijakan
dan prosedur yang ada dalam pengendalian atas pengadaan obat. Deskripsi
8
komunikasi dan informasi dilakukan dengan melihat dokumen-dokumen yang dipakai dalam prosedur pengadaan obat untuk melihat informasi apa saja yang harus dikendalikan dan dokumen apa saja yang harus diperhatikan. Berikutnya adalah mengidentifikasi proses pemantauan atas pengendalian internal pengadaan obat.
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi keunggulan dan kelemahan
dari sistem pengendalian internal atas pengadaan obat. Untuk mengidentifikasi hal
tersebut adalah dengan membandingkan lingkungan, aktivitas, dan pemantauan
pengendalaian yang dilakukan dengan risiko yang mungkin terjadi serta informasi
dan komunikasi yang harus dikendalikan. Sehingga kerangka penelitian yang
dilakukan adalah sebagai berikut:
9
Evaluasi Sistem Pengendalian Internal atas Pengadaan Obat
Sistem Pengendalian Internal
Proses Bisnis
Prosedur Pengadaan Obat Struktur Organisasi & Job Description
Kebijakan
Standar Operasional Prosedur
Mengidentifikasi :
Lingkungan Pengendalian
Penilaian Resiko
Aktivitas Pengendalian
Informasi dan Komunikasi
Monitoring
Identifikasi Sistem Pengendalian Internal atas
Pengadaan Obat
Mengidentifikasi :
Keunggulan
Kelemahan
Identifikasi Keunggulan dan Kelemahan Sistem Pengendalian Internal atas
Pengadaan Obat
Gambar 1 Kerangka Penelitian
10
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Proses Bisnis Klinik dan Rawat Inap Anugerah
Klinik dan Rawat Inap Anugerah merupakan jenis klinik pratama.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 tentang Klinik, Klinik pratama adalah klinik yang menyelenggarakan pelayanan medik dasar baik umum maupun khusus. Untuk menunjang operasi bisnis yang dijalankan sebagai klinik pratama, Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki 13 kamar rawat inap, Instalasi Gawat Darurat, Laboraturium dan Rontgen, serta Apotek. Proses bisnis klinik ini adalah pendapatan dan pengeluaran. Untuk pemrosesan bisnis pengeluaran salah satunya adalah proses pengadaan obat.
Pemrosesan bisnis untuk pengadaan obat dilakukan berdasarkan kebutuhan dari pemakaian atas pelayanan jasa medis. Selain berdasarkan kebutuhan pengadaan obat juga memperhatikan cash flow dari klinik dan rawat inap. Proses pengadaan obat dipaparkan dalam bagian Informasi dan Komunikasi pada penjelasan berikut.
Sistem Pengendalian Internal atas Pengadaan Obat dengan COSO
Lingkungan Pengendalian
Klinik dan Rawat Inap Anugerah menanamkan nilai kejujuran, kekeluargaan
dan komitmen kepada karyawannya yang menjadi dasar dalam melaksanakan
kegiatan bisnisnya. Manajemen memberikan kepercayaan sepenuhnya kepada
karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. Aspek kejujuran ini ditanyakan dan
telah disetujui oleh karyawan ketika mereka masuk sebagai karyawan di Klinik
11
dan Rawat Inap Anugerah. Aspek kejujuran ini termasuk ke dalam kode etik Klinik dan Rawat Inap Augerah. Konsekuensi apabila karyawan tidak jujur dalam melaksanakan pekerjaannya mulai dari teguran lisan satu kali, kemudian dilanjutkan dengan surat peringatan satu kali dan apabila tidak ada perbaikan akan dilakukan pemecatan disampaikan pada saat proses perekrutan karyawan.
Nilai kekeluargaan diterapkan bukan hanya antar karyawan saja namun juga antara karyawan dengan pasien yang ada di Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Relasi yang bagus antar karyawan dianggap manajemen sebagai salah satu faktor penunjang kinerja karyawan. Aspek kekeluargaan juga yang mendasari diadakannya rapat bulanan yang diikuti oleh seluruh karyawan dimana didalam rapat tersebut membahas tentang permasalahan-permasalahan yang terjadi di klinik, pembagian gaji, serta pemberian saran dan masukan oleh karyawan.
Karyawan juga dituntut untuk membangun rasa kekeluargaan dengan pasien.
Ramah dengan pasien, cepat dan tanggap dalam menghadapi dan memenuhi kebutuhan pasien tercantum di dalam buku standar operasional dan prosedur karyawan dalam bekerja yang dimiliki oleh Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
Komitmen dalam bekerja sangat penting bagi manajemen, aspek komitmen juga menjadi salah satu poin dalam rekrutmen karyawan. Manajemen beranggapan apabila karyawan memiliki komitmen terhadap pekerjaannya, karyawan akan mudah diatur dan diarahkan oleh manajemen.
Manajemen menetapkan bahwa dalam menjalankan usahanya Klinik dan Rawat Inap Anugerah dengan menggunakan filosofi bahwa apapun keputusan yang diambil manajemen harus bisa menjadikan karyawan lebih makmur.
Manajemen beranggapan bahwa ketika karyawan merasa dihargai, kinerja
12
karyawan akan maksimal dan cenderung untuk tidak melakukan kecurangan.
Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki standar profesi, standar prosedur operasional, standar pelayanan, etika profesi, aturan-aturan, dan sanksi bagi karyawan yang tercantum dalam sebuah buku aturan umum Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Buku inilah yang menjadi alat pengendalian manajemen terhadap karyawannya.
Struktur organisasi yang ada di Klinik dan Rawat Inap Anugerah disesuaikan dengan aturan ketenagaan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014. Dimulai dari penanggung jawab teknis Klinik adalah seorang tenaga medis dan telah memiliki Surat Izin Praktik (SIP) di klinik tersebut. Ketenagaan klinik disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis pelayanan yang diberikan oleh Klinik itu sendiri dimana Klinik dan Rawat Inap
Gambar 2. Struktur Organisasi Sumber : Klinik dan Rawat Inap Anugerah Inap
13
Anugerah menggunakan tenaga medis, tenaga kebidanan, tenaga keperawatan, tenaga kefarmasian, tenaga analis kesehatan, tenaga rontgen dan tenaga non medis. Perekrutan ketenagaan Klinik dan Rawat Inap Anugerah disesuaikan dengan latar belakang pendidikan, serta kepemilikan Surat Tanda Registrasi (STR) dan Surat Izin Kerja (SIK) atau Surat Izin Praktik (SIP). Pengecualian dilakukan untuk tenaga rontgen dan tenaga non medis. Klinik dan Rawat Inap Anugerah hanya menggunakan tenaga rontgen yang sifatnya on call dari RSUD Ambarawa dengan kata lain bukan sebagai karyawan tetap di Klinik dan Rawat Inap Anugerah sehingga tidak perlu memakai proses perekrutan. Untuk tenaga non medis perekrutan dilakukan tanpa melihat latar belakang pendidikan dan kepemilikan Surat Tanda Registrasi (STR) dan Surat Izin Kerja (SIK) atau Surat Izin Praktik (SIP) karena tenaga non medis terdiri dari tenaga kebersihan, keamanan dan dapur.
Semua pihak dalam struktur organisasi memiliki tugas dan job description
masing-masing, namun untuk bagian keperawatan, mereka dapat mengambil tugas
keperawatan antar bagian. Misalnya bagian keperawatan poliklinik dapat
mengerjakan tugas dari bagian keperawatan rawat inap. Bagian keperawatan juga
bertugas sebagai kasir dan apotek. Karena Bagian keperawatan bertugas di kasir
pencatatan pendapatan harian dilakukan juga oleh bagian keperawatan yang
kemudian disetorkan kepada Kabag. Keuangan. Rotasi tugas oleh bagian
keperawatan ini dilakukan agar tidak merekrut terlalu banyak orang bagian
keperawatan dan meminimalisir biaya yang dikeluarkan. Penerimaan kas dari
semua unit hanya dilakukan di bagian kasir saja, pencatatan dilakukan secara
manual oleh kasir dan kemudian dilaporkan kepada Kepala Bagian Keuangan
14
secara harian sehingga Kabag Keuangan adalah satu-satunya orang yang memegang uang dari Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Kepala Bagian Keuangan yang nantinya akan mengeluarkan dana sesuai kebutuhan masing-masing bagian setelah mendapat persetujuan dari Direktur. Begitupun bagian pengadaan obat, ketika harus melakukan restock obat, kepala bagian obat menerima permintaan dari bagian poliklinik dan bagian laboratorium untuk membeli obat yang stoknya menipis atau habis, kemudian Kabag. Obat mengajukan permohonan pembelian obat kepada Direktur. Atas persetujuan direktur, Kabag Keuangan akan memberikan persetujuan pembelian dengan pembelian tunai atau kredit. Kabag.
Obat yang bertanggung jawab penuh untuk membeli, menerima dan membuat laporan pertanggungjawaban atas permohonan pembelian obat dan alat kesehatan.
Dalam upaya meningkatkan kualitas karyawan, manajemen mengikutsertakan karyawan dalam kegiatan pelatihan atau seminar yang berhubungan dengan bidangnya masing-masing. Dengan diikutsertakannya karyawan ke dalam pelatihan tersebut diharapkan karyawan menjadi lebih ahli dalam bidangnya dan mengikuti perkembangan dalam bidang kerjanya masing- masing. Pelatihan Keselamatan dan kesehatan Kerja (K3) merupakan salah satu contoh pelatihan dimana karyawan diwajibkan oleh manajemen untuk ikut serta.
Risiko Pengendalian
Di dalam bagian obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah terdapat beberapa
risiko yang berpotensi untuk terjadi. Risiko bawaan timbul dari obat-obat itu
sendiri. Obat yang terdapat dalam bagian obat dikelompokkan menurut jenisnya.
15
Terdapat beberapa jenis obat yang harus mendapat perlakuan khusus dimana apabila lalai akan mengakibatkan terjadinya kerusakan obat. Obat-obat tersebut juga memiliki tanggal kadaluarsanya masing-masing yang harus diperhatikan untuk meminimalsir risiko yang mungkin terjadi. Tanggal kadaluarsa ini harus benar-benar harus diperhatikan karena kredibilitas bagian obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah akan dipertanyakan apabila sampai memberikan obat yang sudah tidak layak konsumsi kepada pasien. Obat yang sudah dikelompokkan menurut jenisnya ini akan diletakkan didalam tempat yang terpisah sesuai dengan jenisnya masing-masing. Risiko yang berpotensi terjadi adalah salah meletakkan obat pada tempat yang seharusnya. Risiko kekosongan obat yang disebabkan oleh terlambat datangnya distributor obat dan pemesanan yang tidak sesuai kebutuhan juga dapat terjadi.
Risiko juga berpotensi timbul dari pengendalian yang diterapkan oleh Klinik dan Rawat Inap Anugrah itu sendiri. Dalam struktur organisasi Klinik dan Rawat Inap Anugerah, bagian obat hanya diisi oleh 1 orang kepala bagian dan yang bertugas sebagai asisten bagian obat adalah bagian keperawatan. Kabag.
Obat inilah yang menerima uang ketika permohonon pengadaan obat, melakukan pembelian ke distributor dan menerima obat namun untuk penyimpanan obat dapat dilakukan oleh asisten bagian obat karena sudah terdapat standar operasional prosedur penyimpanan obat untuk membantu kerja dari asisten obat.
Tidak adanya pemisahan fungsi disebabkan karena manajemen membuat struktur organisasi seramping mungkin untuk menghemat biaya yang harus dikeluarkan.
Hal ini dapat menimbulkan risiko kehilangan aset karena fungsi-fungsi tersebut
tidak dipisahkan. Stock opname dianggap terlalu menyita waktu oleh bagian obat
16
sehingga stock opname jarang dilakukan. Jarang dilakukannya pencocokan antara catatan obat dengan persediaan yang ada juga berisiko adanya kehilangan obat tanpa diketahui.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian sudah dirancang sedemikian rupa oleh Klinik dan
Rawat Inap Anugerah untuk menanggulangi risiko yang berpotensi untuk terjadi
dalam sistem pengendalian internal atas pengadaan obat yang diterapkan. Obat-
obat yang sudah dipisahkan sesuai jenisnya kemudian diletakkan di raknya
masing-masing yang telah diberi nomor. Obat-obat yang sudah dipisahkan
menurut jenisnya di rak penyimpanan, akan disusun urut tanggal kadaluarsa
dimana obat yang yang paling mendekati tanggal kadaluarsanya diletakkan paling
depan. Hal ini untuk mencegah obat terlalu lama diletakkan di dalam rak
penyimpanan dan rusak. Asisten bagian obat akan melakukan tugas ini dengan
melihat daftar jenis obat dan nomor rak obat yang sudah disediakan oleh kepala
bagian obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Untuk obat seperti obat Suppostoria
dan obat anti kejang, terdapat perlakuan khusus untuk menyimpan obat ini. Suhu
dari tempat penyimpanan obat-obat jenis ini harus selalu terjaga agar obat jenis ini
tidak rusak. Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki standar operasional
prosedur khusus untuk sistem penyimpanan obat, layout penyimpanan obat dan
tempat penyimpanan obat-obat khusus dan berbahaya untuk mencegah risiko yang
timbul dari obat-obat yang harus diperlakukan khusus.
17
Tabel 2
Potensi Risiko dan Pengendalian
Potensi Risiko Aktivitas Pengendalian
Obat Obat tercampur Obat dipisahkan menurut jenisnya kemudian ditata kedalam rak penyimpanan secara terpisah menurut jenisnya.
Obat rusak Obat-obat yang memerlukan perlakuan khusus memiliki risiko kerusakan yang cukup tinggi.
Suhu, kelembapan, dan keterpaparan cahaya harus diperhatikan. Supaya kualitas obat tetap terjaga, terdapat standar operasional prosedur khusus untuk sistem penyimpanan obat, layout penyimpanan obat dan tempat penyimpanan obat-obat khusus dan berbahaya yang dimiliki oleh Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
Kadaluarsa Penyimpanan obat menggunakan perpaduan antara sistem First In First Out dan First Expired First Out sehingga setiap kali melaksanakan pengadaan obat, bagian obat akan melakukan pemisahan obat menurut tanggal kedatangan dan tanggal kadaluarsa.
Orang yang terlibat :
Kepala Bagian Laboratorium dan Kepala Bagian
Poliklinik
Kesalahan membuat daftar kebutuhan obat, pemesanan tidak sesuai kebutuhan atau pemesanan kurang untuk beberapa jenis obat.
Kepala Bagian Obat
Kesalahan pemesanan, pemesanan tidak sesuai kebutuhan atau pemesanan kurang untuk beberapa jenis obat.
Direktur Mengotorisasi pengadaan obat yang sebenarnya tidak dibutuhkan karena tidak ada kroscek langsung ke bagian
penyimpanan dan
persediaan obat.
Distributor Salah memberikan pesanan obat karena ada beberapa obat dengan label khusus Look Alike Sound Alike (LASA) dimana nama obat hampir sama.
Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki opsi untuk mengembalikan barang yang salah diberikan oleh distributor untuk ditukar atau untuk dikembalikan uang pembeliannya.
Penerima dan penyimpan obat
Salah meletakkan obat pada tempatnya.
Prosedur
Pengusulan pengadaan obat
Kesalahan membuat daftar kebutuhan obat sebagai dasar pengusulan pengadaan obat
Pemesanan Pengadaan tidak sesuai dengan
18 pengusulan
pengadaan.
Penerimaan dan penyimpanan
Salah meletakkan
obat pada
tempatnya.
Pembayaran Manipulasi harga sesuai
kesepakatan kepala bagian
obat dan
distributor.
Klinik dan Rawat Inap Anugerah tidak hanya membeli obat dari satu distributor. Ketika harga dimanipulasi supaya lebih tinggi untuk kepentingan segelintir orang, Klinik dan Rawat Inap Anugerah akan mencari distributor lain yang harganya lebih rendah pada bulan berikutnya.
Tidak adanya pemisahan fungsi dalam pengadaan obat dikendalikan dengan penunjukan kepala bagian obat oleh pemilik dan direktur Klinik dan Rawat Inap Anugerah yang sudah dipercaya dan berkapabilitas serta berintegritas untuk menangani obat. Orang yang dipercaya sebagai kepala bagian obat ini mempunyai hubungan dekat dengan pemilik sehingga pemilik tidak khawatir ketika tidak adanya pemisahan fungsi dari pengadaan obat demi penghematan biaya yang dikeluarkan. Nilai kejujuran yang diusung serta komitmen Klinik dan Rawat Inap Anugerah untuk menyejahterakan karyawannya dianggap pemilik sebagai cara mengendalikan risiko tindakan curang yang dilakukan oleh karyawannya.
Informasi dan Komunikasi
Pengadaan obat memiliki sistem yang berisi prosedur dan dokumen-
dokumen terkait. Prosedur dalam pengadaaan obat disusun sedemikian rupa untuk
mempermudah bagian obat dalam pengadaan obat serta proses monitoring
pengadaan obat. Di dalam prosedur tersebut terdapat dokumen yang digunakan
sebagai alat komunikasi antar bagian dalam pengadaan obat. Informasi yang
dikendalikan dalam prosedur dan dokumen pengadaan obat antara lain informasi
19
tentang kebutuhan obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah yang berisi informasi tentang jenis obat, jumlah kebutuhan obat, dan harga obat dari distributor tempat pembelian obat-obat tersebut. Kemudian informasi tentang pembayaran pengadaan obat juga harus dikendalikan karena pembayaran obat dilakukan dengan 2 metode antara tunai atau kredit.
Prosedur pengadaan obat dimulai dari pengusulan pengadaan obat. Usulan pengadaan obat ini dilakukan atas dasar kebutuhan dari bagian poliklinik, bagian laboraturium dan bagian obat itu sendiri. Bagian poliklinik mempunyai daftar- daftar obat yang intensitas pemakaiannya tinggi sehingga perlu untuk diperhatikan stok obat tersebut agar tidak terjadi kekosongan. Bagian laboratorium membutuhkan bahan-bahan kimia dan alat kesehatan dan penunjang laboratorium untuk menjalankan kegiatannya. Ketersediaan bahan kimia untuk uji darah serta alat penunjang seperti jarum suntik, pipet, sarung tangan, dan masker harus diperhatikan sebelum melakukan pengajuan pengadaan. Bagian obat sendiri melihat dari kartu stok obat yang mereka miliki dan melihat jenis obat mana yang jumlahnya berada dibawah safety stock obat yang ada sebelum melakukan pengajuan pengadaan obat. Dari kebutuhan ketiga bagian ini, kepala bagian obat akan membuat dokumen usulan pengadaan obat yang diberikan kepada direktur untuk diotorisasi. Dokumen usulan pengadaan obat yang telah diotorisasi ini akan menjadi dasar kepala bagian obat dalam melaksanakan pengadaan obat.
Dokumen pengusulan pengadaan obat yang sudah diotorisasi serta daftar
obat yang akan dibeli akan diberikan kepada kepala bagian keuangan untuk
diperiksa kesesuaiannya dengan nota pembelian dari distributor. Apabila sudah
sesuai, kepala bagian keuangan memberikan sejumlah uang sesuai dengan nota
20
dari distributor kepada kepala bagian obat untuk dibayarkan kepada distributor.
Penerimaan obat dan penyimpanan obat dapat dilakukan oleh asisten obat. Untuk
penyimpanan obat dilakukan sesuai dengan standar prosedur operasional yang ada
di Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
21
Alur Pengadaan Obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah
Bagian Keuangan
Tagihan Tagihan
Bukti Penerimaan
Bagian Obat
Tagihan
Direktur
Poliklinik Laboratorium Bagian Obat
Daftar obat yang dibutuhkan
Daftar Perlengkapan
medis
Daftar persediaan
obat
Merangkum kebutuhan
Usulan pengadaan obat
A
A
Usulan pengadaan obat
Mengotorisasi
Usulan pengadaan obat
terotorisasi
C C B
Usulan pengadaan obat
terotorisasi
Membuat daftar obat yang akan
dibeli
Daftar obat yang akan dibeli
Distributor D
B D
Usulan pengadaan obat
terotorisasi
Daftar obat yang akan dibeli
Distributor
Tagihan Bukti penerimaan
Memeriksa kesesuaian dokumen
Sesuai?
Cek
Bukti penerimaan Tidak
Bukti Penerimaan
TTD bukti penerimaan
Tagihan Bukti penerimaan
Tunai/kredit
Bukti penerimaan
T&N
Bukti penerimaan
Cash
Distributor Ya
Tunai Kredit
Gambar 3. Alur Prosedur Pengadaan Obat Sumber : Klinik dan Rawat Inap Anugerah
22
Dari alur diatas terdapat beberapa dokumen yang terkait dengan prosedur pengadaan obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
Tabel 3
Dokumen-dokumen Terkait Pengadaan Obat
Jenis Dokumen
Informasi Yang
membuat
Ditujuka n kepada
Tujuan Dasar
Pembuatan
Frekuensi
Dokumen Usulan Pengadaan Obat
Obat yang kan dibeli (nama obat, jenis obat, jumlah).
Distributor
Kepala bagian obat
Direktur Pengajuan persetujuan penegadaan obat
Kebutuhan obat dari bagian poliklinik, bagian laboratorium (lisan) dan kebutuhan di persediaan obat itu sendiri.
2 Minggu
Dokumen Usulan Pengadaan Obat yang sudah diotorisasi
Obat yang akan dibeli (nama obat, jenis obat, jumlah)
Distributor
Kepala Bagian Obat
Kepala Bagian Keuangan
Pencocokan dengan dokumen daftar obat dan tagihan dari
distributor dalan rangka pembayaran pembelian.
Kebutuhan obat dari bagian poliklinik, bagian laboratorium (lisan) dan kebutuhan di persediaan obat itu sendiri.
2 Minggu
Daftar Obat yang akan dibeli
Obat yang akan dibeli (nama obat, jenis obat, jumlah).
Kepala Bagian Obat
Kepala Bagian Keuangan dan Distributor
Mempermud ah distributor dalam menyiapkan pesanan obal Klinik dan Rawat Inap Anugerah
Dokumen Usulan Pengadaan Obat yang sudah
diotorisasi.
2 Minggu
Tagihan Obat yang dibeli (nama obat, jenis obat, jumlah, harga satuan)
Jumlah yang harus dibayar.
Distributor Kepala Bagian Keuangan
Pembayaran obat yang dibeli.
Dokumen obat yang dibeli oleh Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
2 Minggu
Bukti Penerimaa n
Obat yang dibeli (nama obat, jenis obat, jumlah)
Tanggal pembelian
Tanggal pengiriman barang
Nama dan tanda
Distributor Kepala Bagian Keuangan dan Kepala Bagian Obat
Mencocokka n barang pesanan sudah sesuai atau belum dan bukti bahwa barang sudah
Pemesanan obat Klinik dan Rawat Inap
Anugerah.
2 Minggu
23 tangan penerima
barang
diantar.
Pemantauan
Direktur melakukan pemantauan terhadap sistem pengadaan obat dengan mencocokkan dokumen usulan pengadaan obat dengan dokumen pembelian dari distributor. Pencocokan ini dilakukan untuk melihat apakah obat yang diminta oleh bagian obat sesuai dengan apa yang dibeli kepada distributor. Pemantauan terhadapat dokumen dilakukan direktur untuk dokumen harga obat dari distributor untuk membandingkan harga dan memberi rekomendasi kepada kepala bagian obat dalam memilih distributor. Monitoring juga dilakukan terhadap kinerja karyawan bagian obat yang melaksanakan pengadaan obat sampai obat tersebut disimpan ke tempatnya sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku dari rapat bulanan yang selalu dilaksanakan oleh manajemen Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
Pembahasan
Dari analisis sistem pengendalian internal COSO atas pengadaaan obat
Klinik dan Rawat Inap Anugerah diatas terdapat beberapa keunggulan dan
kelemahan dari sistem pengendalian internal yang digunakan. Keunggulan dari
sistem pengendalian internal Klinik dan Rawat Inap Anugerah menanamkan nilai
kejujuran, kekeluargaan dan komitmen dimana nilai-nilai ini benar-benar
dilaksanakan karyawan khususnya bagian pengadaan obat sebagai dasar
melakukan aktivitasnya di Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Struktur organisasi
24
yang digunakan oleh Klinik dan Rawat Inap Anugerah dibuat seramping mungkin sesuai dengan kebutuhan. Akan tetapi, struktur organisasi yang ramping ini juga dapat menjadi kelemahan dari sistem pengendalian internal yang mengakibatnya tidak adanya pemisahan fungsi karena kurangnya karyawan termasuk bagian pengadaan obat. Fungsi-fungsi yang terkait dalam pengadaan obat adalah fungsi pemesanan, penerimaan dan pembayaran. Tidak ada pemisahan fungsi ini berpotensi menimbulkan risiko yang menyebabkan kerugian Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
Risiko yang mungkin timbul karena tidak adanya pemisahan fungsi ini
diantisipasi oleh Klinik dan Rawat Inap Anugerah dengan melakukan
pengendalian atas orang. Pengendalian atas orang ini dilakukan dengan cara
menunjuk kepala bagian obat yang bertanggung jawab atas pengadaan obat
dengan orang yang dipercaya dan berkapabilitas serta berintegritas untuk
menangani obat. Nilai kejujuran dan komitmen kepala bagian obat benar-benar
diterapkan dalam aktivitasnya terutama dalam hal pengadaan obat. Orang yang
dipercaya sebagai kepala bagian obat ini mempunyai hubungan dekat dengan
pemilik sehingga pemilik tidak khawatir ketika tidak adanya pemisahan fungsi
dari pengadaan obat demi penghematan biaya yang dikeluarkan. Kelemahan
sistem pengendalian internal Klinik dan Rawat Inap Anugerah yang lain adalah
adanya risiko yang timbul dalam pengadaan obat tidak semuanya bisa
dikendalikan oleh sistem pengendalian yang diterapkan. Beberapa diantaranya
dibiarkan begitu saja tanpa adanya pengendalian karena risiko-risiko tersebut
dianggap tidak terlalu mempengaruhi sistem pengadaan obat.
25
Pengendalian atas risiko yang berpotensi terjadi juga dapat menimbulkan risiko yang lain misalnya saja penyimpanan obat yang dilakukan oleh asisten obat yang berasal dari bagian keperawatan. Risiko yang mungkin terjadi adalah asisten obat ini tidak mengerti tentang adanya obat-obat yang diperlakukan khusus serta jenis-jenis obat khusus. Maka dari itu dibuatlah panduan untuk asisten obat yang berisikan tata cara penyimpanan obat, layout penyimpanan obat dan tempat penyimpanan obat-obat khusus dan berbahaya untuk mencegah risiko yang timbul dari obat-obat yang harus diperlakukan khusus sebagai pengendalian atas risiko tersebut. Dari pengendalian tersebut risiko masih berpotensi muncul ketika asisten obat yang sudah diberi prosedur penyimpanan salah meletakkan obat atau salah memperlakukan obat.
Dokumen-dokumen yang digunakan prosedur pengadaan obat digunakan sebagai alat komunikasi antar bagian-bagian terkait dalam pengadaan obat.
Prosedur yang jelas serta dokumen-dokumen yang terkait disimpan sebagai arsip sebagai salah satu cara untuk memudahkan monitoring atas pengadaan obat.
Monitoring kepada instalasi obat juga menjadi kelemahan sistem pengendalian
internal Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Stock opname dianggap terlalu
menghabiskan waktu sehingga kesesuaian antara catatan dengan barang yang ada
di instalasi obat meragukan.
26
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan evaluasi, dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal atas pengadaan obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, pemantauan yang minimal telah mencegah potensi risiko yang mungkin muncul, serta dapat mengendalikan informasi dan komunikasi yang penting. Namun masih terdapat beberapa kelemahan-kelemahan yang berpotensi memunculkan masalah, yaitu (1) Tidak adanya pemisahan fungsi kepala bagian obat sebagai seluruh pelaksana fungsi pengadaan obat; dan (2) Jarang dilakukannya stock opname dan pemeriksaan mendadak ke gudang obat oleh pihak yang berkepentingan dalam upaya monitoring terhadap aset.
Saran
Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem pengendalian internal atas pengadaan obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah, terdapat beberapa saran yang dapat digunakan untuk pengembangan dan perbaikan sistem pengendalian internal atas pengadaan obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah yaitu :
1. Melakukan perekrutan asisten bagian obat yang sesuai dengan bidangnya untuk meminimalisir risiko yang timbul karena kurangnya pengetahuan bagian keperawatan tentang penanganan obat.
2. Dengan adanya asisten bagian obat sesuai dengan bidangnya dan mengerti
tentang obat dan penanganannya, fungsi-fungsi yang ada dalam pengadaan
obat dapat dipisahkan dan diberikan kepada asisten obat.
27
3. Stock opname harusnya menjadi kegiatan yang rutin dilakukan supaya risiko kehilangan aset dapat diminimalisir. Kesesuaian catatan dengan barang yang ada di gudang harus benar-benar diperhatikan.
4. Pemeriksaan mendadak tidak hanya dilakukan kepada persediaan namun kepada seluruh aktivitas pengadaan obat untuk memastikan bahwa prosedur pengadaan obat sesuai dengan standar operasional prosedur.
Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian ini adalah tidak diperolehnya semua data
terkait standar prosedur operasional yang mendukung sistem pengendalian
internal atas pengadaan obat karena alasan kerahasiaan organisasi.
28
DAFTAR PUSTAKA
Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO). 2013 Internal Control Integrated Framework. New York: Cooper and Lybrand
Elder, Randal J., Beasley, Mark S., Jusuf, Amir Abadi, and Arens Alvin A. 2009.
“Auditing and Assurance Services : An Integrated Approach”. Pearson Education
Fitriany. 2013. “Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Persediaan Spare Parts Pada PT. United Tractors Tbk Cabang Samarinda”. Jurnal.
Universitas 17 Agustus 1945 Samarinda
Midjan, L. dan Susanto, Azhar. 2000. Sistem Informasi Akuntansi I Pendekatan Manual Metode dan Prosedur, Lembaga Informatika Akuntansi : Bandung Munawaroh. 2011. “Peranan Pengendalian Internal dalam Menunjang Efektivitas
Sistem Pemberian Kredit Usaha Kecil dan Menengah”. Jurnal Manajemen Dan Kewirausahaan, Vol.13 No. 1. STKIP PGRI Jombang
Ningrum, Pratiwi Nindya. 2013. “Analisis Atas Efisiensi dan Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Terkait Pengendalian Internal Pada STIE Widya Gama Lumajang”. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Vol. 2 No. 2.
Universitas Surabaya
Perhimpunan Klinik dan Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer Indonesia.
“Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014
Tentang Klinik”. http://pkfi.net/?p=page&action=view&pid=32. Diakses
pada tanggal 10 Juli 2015 pukul 13.11.
29
Romney, M.B, and Paul John Steinbart. 2006. Edisi 9. Accounting Information Systems. New Jersey : Prentice Hall, Inc
Sari, Maria Ratih Kurnia. 2013. “Penerapan Pengendalian Internal Persediaan : Studi Kasus pada Food and Beverage Department Grand Wahid Hotel Salatiga”. Jurnal. Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
Warren, Carl S. James M Reeve, dan Philip E Fees. 2006. Pengantar Akuntansi,
Salemba Empat : Jakarta
30
LAMPIRAN 1
Daftar Pertanyaan Komponen COSO Lingkungan Pengendalian
Integritas dan nilai etika
1. Apakah terdapat kode etik yang menjadi panduan bagi karyawan dalam bekerja? Siapa yang membuat kode etik tersebut? Apa isi dari kode etik tersebut?
Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki draft kode etik untuk karyawan dimana digunakan oleh direktur untuk menjaga kinerja karyawan agar sesuai dengan apa yang diharapkan manajemen. Kode etik ini menjadi panduan bagi karyawan dalam menjalankan tugas sehari-harinya.
2. Apakah terdapat sanksi apabila karyawan melakukan pelanggaran terhadap aturan yang ada?
Direktur juga menetapkan sanksi bagi karyawan yang tidak menjalakankan kode etik yang sudah ditetapkan mulai dari peringatan lisan, surat peringatan hanya diberikan sekali, dan apabila tidak ada perbaikan kinerja akan dilakukan pemecatan. Namun hingga saat ini Klinik dan Rawat Inap Anugerah belum pernah sampai memecat karyawannya.
3. Nilai-nilai apa saja yang ditanamkan kepada karyawan?
Klinik dan Rawat Inap Anugerah menanamkan nilai kejujuran, kekeluargaan dan komitmen kepada karyawannya dimana nilai-nilai inilah yang akan menjadi dasar karyawan dalam malaksanakan perkerjaannya.
Komitmen dalam kompetensi
1. Kriteria apa saja yang diperhatikan dalam perekrutan dan penempatan karyawan?
Kriteria dan penempatan karyawan disesuaikan antara aturan ketenagaan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 dengan kebutuhan karyawan di Klinik dan Rawat Inap Anugerah.
2. Apakah ada upaya dari manajemen untuk meningkatkan kualitas karyawan? Apabila ada dengan cara apa?
Dalam upaya meningkatkan kemampuan karyawan, Direktur mengikutsertakan karyawan dalam kegiatan pelatihan atau seminar yang berhubungan dengan bidangnya masing-masing.
3. Manfaat apa sajakah yang diharapkan dapat diserap oleh karyawan?
Dengan diikutsertakannya karyawan ke
dalam pelatihan tersebut diharapkan
karyawan menjadi lebih ahli dalam
bidangnya dan mengikuti perkembangan
dalam bidang kerjanya masing-masing.
31
Filosofi dan gaya operasi manajemen
1. Bagaimana filosofi yang digunakan manajemen dalam pengambilan keputusan?
Segala keputusan yang diambil oleh manajemen harus menjadikan karyawan menjadi lebih sejahtera. Karena manajemen menganggap karyawan sebagai aset utama organisasi.
2. Apakah terdapat rotasi jabatan di dalam struktur organisasi yang telah dibuat oleh manajemen?
Tidak ada rotasi jabatan antar bagian dalam struktur organisasi karena setiap bagian telah memiliki job descriptionnya masing-masing.
Wewenang dan tanggung jawab
1. Apakah tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan dijelaskan secara terperinci?
Semua pihak dalam struktur organisasi memiliki tugas dan job descriptionnya masing-masing, namun untuk bagian keperawatan, mereka dapat mengambil tugas keperawatan antar bagian. Misalnya bagian keperawatan poliklinik dapat mengerjakan tugas dari bagian keperawatan rawat inap. Bagian keperawatan juga bertugas sebagai kasir dan apotek. Karena Bagian keperawatan bertugas di kasir pencatatan pendapatan harian dilakukan juga oleh bagian keperawatan yang kemudian disetorkan kepada Kabag. Keuangan.
2. Apakah jumlah karyawan sudah memadai?
Jumlah karyawan di Klinik dan Rawat Inap Anugerah ada 22 orang. Dengan jumlah karyawan yang ada hanya ada 3 orang yang masuk dalam bagian obat. 1 orang sebagai kepala bagian obat dan 2 orang dari bagian keperawatan sebagai asisten obat. Karyawan yang dipekerjakan seminimal mungkin untuk meminimalisir biaya yang dikeluarkan.
3. Bagaimana prosedur dalam pengadaaan obat?
Permintaan obat datang dari bagian
Poliklinik dan bagian laboratorium kepada
bagian obat. Kabag. Obat mengajukan
permohonan pembelian obat kepada
Direktur. Atas persetujuan direktur,
dokumen yang telah terotorisasi menjadi
dasar untuk melakukan pemesanan kepada
distributor dan sepengetahuan kepala
bagian keuangan sebagai pemegang dana
di klinik tersebut. Pembelian dan
penerimaan obat dilakukan oleh kepala
bagian obat. Penyimpanan dapat dilakukan
oleh asisten obat dengan panduan dari
standar operasional prosedur penyimpanan
32
obat.
Struktur organisasi
1. Bagaimana struktur organisasi dari Klinik dan Rawat Inap Anugerah?
Struktur organisasi Klinik dan Rawat Inap Anugerah dapat dilihat di Gambar 2.
2. Apa dasar dalam pembuatan struktur organisasi tersebut?
Struktur organisasi ini disesuaikan dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014. Peraturan ini berisikan tata cara dan syarat dalam mendirikan sebuah klinik.
3. Apakah struktur organisasi tersebut dibuat beserta garis tanggung jawab dan wewenang yang jelas?
Di dalam struktur organisasi Klinik dan Rawat Inap Anugerah ini terdapat garis tanggung jawab dimana pusat pertanggung jawaban terdapat pada direktur dan kepala bagian.
Penaksiran Risiko 1. Masalah apa yang berisiko timbul
dari sistem pengendalian yang sudah diterapkan disini?
Risiko bawaan dari sistem pengendalian atas pengadaan obat ini datang dari obatnya sendiri. Obat-obat yang terdapat di dalam bagian obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki jenis dan kategori yang berbeda-beda. Perlakuan kepada beberapa jenis obat tidak bisa disamakan dengan obat lainnya. Sehingga apabila lalai akan mengakibatkan kerusakan obat.
Kemudian obat-obat tersebut juga memiliki tanggal kadaluarsa yang harus diperhatikan. Tanggal kadaluarsa ini harus benar-benar harus diperhatikan karena kredibilitas bagian obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah akan dipertanyakan apabila sampai memberikan obat yang sudah tidak layak konsumsi kepada pasien. Risiko bawaan yang kedua datang dari distributor obat. Distributor obat datang setiap 2 minggu sekali ke Klinik dan Rawat Inap Anugerah, namun apabila terjadi keterlambatan kedatangan distributor atau distributor sudah tidak menjual salah satu jenis obat yang dibutuhkan oleh Klinik dan Rawat Inap Anugerah dapat menimbulkan risiko kekosongan stok obat.
Risiko pengendalian juga muncul dari
sistem pengendalian internal atas
pengadaan obat. Dalam struktur organisasi
Klinik dan Rawat Inap Anugerah, bagian
obat hanya diisi oleh 1 orang kepala
bagian dan yang bertugas sebagai asisten
bagian obat adalah bagian keperawatan.
33
Kabag. Obat inilah yang menerima uang ketika permohonon restock obat, melakukan pembelian ke distributor dan menerima obat nantinya. Tidak adanya pemisahan fungsi disebabkan karena manajemen membuat struktur organisasi seramping mungkin untuk menghemat biaya yang harus dikeluarkan. Hal ini dapat menimbulkan risiko kehilangan aset karena fungsi-fungsi tersebut tidak dipisahkan. Asisten farmasi yang berasal dari bagian keperawatan juga berpotensi menimbulkan risiko karena sebenernya kefarmasian bukan bidangnya.
Aktivitas pengendalian 1. Dari masalah yang berpotensi
terjadi, tindakan apa yang dilakukan manajemen untuk meminimalisir terjadinya risiko tersebut?
Obat-obat yang sudah dipisahkan sesuai jenisnya kemudian diletakkan di raknya masing-masing yang telah diberi nomor. Obat-obat yang sudah dipisahkan menurut jenisnya di rak penyimpanan, akan disusun urut tanggal kadaluarsa dimana obat yang yang paling mendekati tanggal kadaluarsanya diletakkan paling depan. Hal ini untuk mencegah obat terlalu lama diletakkan di dalam rak penyimpanan dan rusak. Asisten bagian obat akan melakukan tugas ini dengan melihat daftar jenis obat dan nomor rak obat yang sudah disediakan oleh kepala bagian obat Klinik dan Rawat Inap Anugerah. Untuk obat seperti obat Suppostoria dan obat anti kejang, terdapat perlakuan khusus untuk menyimpan obat ini. Suhu dari tempat penyimpanan obat- obat jenis ini harus selalu terjaga agar obat jenis ini tidak rusak. Klinik dan Rawat Inap Anugerah memiliki standar operasional prosedur khusus untuk sistem penyimpanan obat, layout penyimpanan obat dan tempat penyimpanan obat-obat khusus dan berbahaya untuk mencegah risiko yang timbul dari obat-obat yang harus diperlakukan khusus.
Tidak adanya pemisahan fungsi dalam
pengadaan obat dikendalikan dengan
penunjukan kepala bagian obat oleh
34
pemilik dan direktur Klinik dan Rawat Inap Anugerah yang sudah dipercaya dan berkapabilitas untuk menangani obat.
Orang yang dipercaya sebagai kepala bagian obat ini mempunyai hubungan dekat dengan pemilik sehingga pemilik tidak khawatir ketika tidak adanya pemisahan fungsi dari pengadaan obat demi penghematan biaya yang dikeluarkan. Nilai kejujuran yang diusung serta komitmen Klinik dan Rawat Inap Anugerah untuk menyejahterakan karyawannya dianggap pemilik sebagai cara mengendalikan risiko tindakan curang yang dilakukan oleh karyawannya. Kepala bagian obat sudah menyiapkan standar operasional prosedur khusus untuk asisten farmasi dimana didalamnya berisi catatan obat yang ada di dalam bagian obat, peletakan obat dan bagaimana menangani obat yang ada di dalam bagian obat.
Informasi dan Komunikasi 1. Bagaimana alur dalam sistem
pengadaan obat?
Alur prosedur pengadaan obat dapat dilihat dalam Gambar 3.
2. Dokumen apa saja yang digunakan dalam pengadaan obat ini?
Dokumen yang terkait dengan pengadaan obat dapat dilihat pada Tabel 3.
Pemantauan 1. Bagaimana cara manejemen dalam
mengawasi sistem pengadaan obat ini?
Pemantauan terhadap pengadaan obat ini
dilakukan dengan mencocokkan dokumen
pemesanan obat dengan dokumen
pembelian. Pencocokan ini dilakukan
untuk melihat apakah obat yang diminta
oleh bagian obat sesuai dengan apa yang
dibeli kepada distributor.
35
LAMPIRAN 2
Gambar-Gambar Dokumen dan Bagian Obat Klinik dan Rawat Inap
Anugerah
36
