ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN PEGAWAI PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER. Suwarno

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN PEGAWAI PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER

Suwarno

ABSTRACT

The purpose of this study was to determine the employee payroll procedures, principles and elements of the internal control system of payroll employees at Muhammadiyah University of Jember. Methods of data collection in this study is to conduct interviews, documentation, observation and questionnaires. Data processing results of this study using a qualitative description of analysis tools is the analysis conducted through the calculation by using logic to draw logical conclusions about the data in the analysis. Based on the results of research that the network of payroll procedures in Muhammadiyah University of Jember consists of pencatan part time, part of the unit, the financial part, the ratification, and the treasurer. The principles and elements of internal control systems at Muhammadiyah University of Jember payroll already said was very adequate, the analysis is performed using a questionnaire and then spread from the calculated value of the questionnaire contained 80% -100% then categorized very adequate, and also done by comparing the facts with theories about the principles and elements of payroll internal control system, comparing the results of that at the Muhammadiyah University of Jember already meet the principles and elements of the system of internal control

Keywords: Internal Control System Payroll

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur penggajian pegawai, prinsip-

prinsip dan unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas

Muhammadiyah Jember. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu dengan

melakukan wawancara, dokumentasi, observasi dan kuisioner. Pengolahan data hasil

penelitian ini menggunakan alat analisis deskripsi kualitatif yaitu analisis yang dilakukan

melalui perhitungan dengan menggunakan logika untuk menarik kesimpulan yang logis

mengenai data-data yang di analisis. Berdasarkan dari hasil penelitian bahwa jaringan

prosedur penggajian pada Universitas Muhammadiyah Jember terdiri dari bagian pencatan

waktu, bagian unit, bagian keuangan, bagian pengesahan, dan bagian bendahara. Prinsip-

prinsip dan unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian pada Universitas Muhammadiyah Jember sudah di katakan sangat memadai, analisis tersebut dilakukan dengan menggunakan penyebaran dengan kuisioner kemudian dari hasil perhitungan kuisioner tersebut terdapat nilai 80%-100% maka di kategorikan sangat memadai, dan juga melakukan dengan membandingkan antara fakta dengan teori-teori mengenai prinsip-prinsip dan unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian, hasil dari membandingkan bahwa di Universitas Muhammadiyah Jember sudah memenuhi prinsip-prinsip dan unsur-unsur sistem pengendlian intern.

Kata kunci : sistem pengendalian intern penggajian

PENDAHULUAN

Di dalam menjalankan fungsinya sebagai lembaga pendidikan, PTS dan PTN berupaya mengembangkan pendidikan yang bertujuan untuk menghasilkan lulusan yang beretika dan bermoral tinggi. Dalam upaya pengembangan pendidikan ini, salah satu faktor yang ikut berperan serta adalah faktor kepegawaiannya. Pada umumnya pegawai disebuah perguruan tinggi terdiri dari tenaga pengajar dan tenaga administrasi. Faktor pegawai ini perlu dipertimbangkan dan diperhatikan, sehubungan dengan semakin disadari pentingnya pegawai dalam suatu usaha. Pegawai merupakan dasar untuk melaksanakan suatu usaha. Dengan melalui pegawai inilah sumberdaya lainya dapat dikelola dan dikembangkan.

Masalah gaji mungkin merupakan masalah manajemen kepegawaian yang paling kompleks dan merupakan salah satu aspek yang paling berarti, baik bagi karyawan maupun bagi perusahaan. Gaji adalah bentuk kompensasi atas prestasi karyawan yang bersifat finansial yang menimbulkan kepuasan kerja. Karyawan akan merasa puas apabila besarnya gaji yang diterimanya sesuai dengan keahlian dan jabatannya. Sehingga karyawan akan terdorong untuk semaksimal mungkin bekerja sesuai dengan kemampuannya.

Universitas Muhammadiyah Jember merupakan perguran tinggi swasta yang terbesar di

Jember dan berkembang sangat pesat. Dengan jumlah karyawan kurang lebih 200 untuk

karyawan tetap, sedangkan karyawan yang tidak tetap 3 kali lipat dari pegawai tetap termasuk

dosen. Oleh karena itu Universitas Muhammadiyah Jember di dalam memberikan pelayanan

kepada mahasiswa melibatkan dosen dan karyawan yang selalu siap untuk membantu

mahasiswa. Kinerja karyawan dan dosen dipengaruhi salah satunya faktor gaji. Universitas

Muhammadiyah Jember juga akan memberikan suatu hadiah atau imbalan pada pegawainya

dalam ketepatan jam hadir. Sistem pengendalian intern sangat diperlukan untuk

melakukan pengawasan terhadap sistem akuntansi penggajian. Universitas Muhammadiyah

Jember seharusnya memiliki sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem penggajian yang dimiliki agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Keharusan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan tindak kecurangan-kecurangan yang merugikan, serta penerapan sistem pengendalian intern secara baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan.

RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian ini adalah :

a. Bagaimanakah prosedur penggajian pegawai pada Universitas Muhamadiyah Jember?

b. Apakah sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember sudah memenuhi prinsip-prinsip sistem pengendalian intern menurut teori?

c. Apakah sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember sudah memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik?

TUJUAN PENELITIAN

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah:

a. Untuk mengetahui prosedur penggajian pegawai Universitas Muhammadiyah Jember b. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada

Universitas Muhammadiyah Jember sudah memenuhi prinsip-prinsip system pengendalian intern

c. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah jember sudah memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik

METODE PENELITIAN

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis data dokumenter berupa

data struktur organisasi, pencatatan waktu hadir, pencatatan waktu kerja, daftar gaji dan

laporan gaji pegawai. Data primer yang digunakan dalam penelitian ini berupa keterangan

dari pihak pelaksana penggajian Universitas Muhammadiyah Jember mengenai prosedur

penggajian karyawan, dan sistem pengendalian intern penggajian karyawan di Universitas

Muhammadiyah Jember.

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi dan kuesioner.

Metode observasi digunakan untuk memperoleh data tentang dokumen, catatan, prosedur, dan pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember. Metode kuesioner digunakan untuk mengetahui opini responden tentang pelaksanaan sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember, apakah sudah memadai atau belu

Pengolahan data hasil penelitian ini menggunakan alat analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis yang dilakukan melalui perhitungan dengan menggunakan logika untuk menarik kesimpulan yang logis mengenai data-data yang dianalisis. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa analisis deskriptif ini dimaksudkan untuk menguraikan atau memaparkan hasil penelitian untuk kemudian diadakan interpretasi berdasarkan landasan teori yang telah disusun

Tabel 1

Kreteria Penerapan SPI pada Penggajian Pegawai

NO Rentang Presentase Kriteria

1 2 3 4 5

0%-19%

20%-39%

40%-59%

60%-79%

80%-100%

Tidak memadai Kurang memadai Cukup memadai Memadai Sangat memadai

HASIL DAN PEMBAHASAN

Berikut ini penulisan sajikan Flowchart sistem penggajian yang dipergunakan

dalam Universitas Muhammadiyah Jember.

1. Sistem pemberian gaji untuk pegawai administrasi

Bagian keuangan Bagian pengesahan Bagian bendahara

Melakuakn evaluasi

Benar

Melakuakn otorisasi

3

³

²

Rekap DG

¹

pegawai

2

1

2

Membuat daftar gaji pegawai

Daftar gaji pegawai

Rekap DG ¹ pegawai

Membuat rekap daftar gaji

pegawi

3 2 Rekap DG

¹

pegawai

1 ₃

Menandatangani slip

Memasukkan uang ke amplop Membuat slip gaji

pegawai

Selesa

3

2. Sistem pemberian honorarium untuk dosen

Fakultas/Unit Bagian keuangan Bagian Pengesahan Bagian Bendahara

Ya

Ya Daftar

HR

Melakuakn evaluasi

Ben ar

Mendatangani daftar HR

Membuat rekap daftar HR dosen

3

Rekap

2

DHR

¹

3

2

1

2

Menghitung kehadiran dosen

mengajar

Membuat daftar honorarium dosen

Daftar HR dosen

1 3

₃

₂

R ekap DHR

¹

dosen

Melakuakn evaluasi

Bena r ²

Melakukan terotorisasi

4

Memasukk an uang ke dalam

Melakukan pembayaran HR

tiap-tiap dosen

Slip

Selesa i

3 2

DHR dosen

¹

4

N

Membuat slip HR

dosen

3. Sistem pemberian honorarium lembur pada pegawai administrasi

Bagian Kepegawaian Unit Bagian Keuangan Bagian Pengesahan Bagian Bendahara

Bendahara mengambil uang di Bank sesuai dengan jumlah yang tercantum pada HR yang telah di otorisasi

Tidak

Tidak Ya

Ya M

Pegawai melaksanakan prensensi pada data Finger

Printer

Penarikan data secara berkala dari alat Finger Print ke

komputer

Membuat laporan atau rekap daftar

hadir

3 2

1

1

Daftar hadir

1

3

Melakukan evaluasi

Membuat Pengajuan lembur

dan honorarium

3

2

2

1 Daftar hadir

Pengajuan lembur ¹ dan honorarium

pegawai

2

2

3

2

Pengajuan lembur ¹ dan honorarium

pegawai

Menghitung gaji, HR, lembur, tunjangan transport, pegawai

tidak tetap

Melakukan evaluasi terhadap pengajuan lembur dan honorarium

Benar

1

Memnandatangani pengajuan lembur dan

honorarium pegawai

3

Melaksanaka n otorisasi

2

3 2

Melakukan evaluasi

Benar Pengajuan lembur ¹dan honorarium pegawai

3

4

3

Melakukan pembayaran tiap-tiap pegawai Menandatangani slip Memasukkan uang

ke dalam amplop

Membuat slip HR

dan lembur pegawai

Slip

Selesai

HR sudah 1

2

diotorisasi

4

N

Membandingkan Sistem Pengendalian Intern Penggajian Pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember dengan Teori-teori

1. Pegawai yang berkualitas dan dapat dipercaya

Pada Universitas Muhammadiyah Jember setiap pegawainya diberikan tanggung jawab sesuai dengan tingkat pendidikan, misalnya pada dosen minimal S1 untuk bisa mengajar di bidangnya, dan pada pegawai administrasi minimal D3 sampai S1

2. Pemisahan wewenang

Pada Universitas Muhammadiyah Jember telah terdapat struktur organisasi internal yang memadai dimana terdapat pembagian tugas yang sesuai.

3. Pengawasan

Pada Universitas Muhammadiyah Jember dilakukan pengawasan setiap bagian pencatatan kehadiran pegawai dan di akses oleh unit sehingga di lakukan evaluasi untuk mendapatkan informasi atas kehadiran pegawai

4. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan

Pada Universitas Muhammadiyah Jember mempunyai struktur organisasi internal sehingga terdapat penetapan tanggung jawab sesuai dengan bagian masing-masing, misalnya Universitas Muhammadiyah Jember akan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) maka dalam dalam penyelenggaran tersebut akan diberikan kepada Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat (LPPM)

5. Pencatatan yang seksama dengan segera

Pada Universitas Muhammadiyah Jember pencatatan transaksi dari eksternal yang mempunyai akibat ekonomis segera dicatat di dalam dokumen yang sudah disediakan, misalnya setoran dari bank mengenai bukti pembayaran dari mahasiswa

6. Penjagaan fisik

Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi. Pada Universitas Muhammadiyah Jember didalam melakukan presensi pegawai menggunakan Finger Print

7. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin

Secara periodik sistem administrasi haruslah diteli kembali oleh suatu bagian yang bebas dari

pekerjaan rutin dalam perusahaan. Pada Universitas Muhammadiyah Jember melakukan

kegiatan audit eksternal sesuai dengan kebutuhan

Unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian 1. Aspek Organisasi

a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pengeluaran kas. Pada Universitas Muhammadiyah Jember pembuatan daftar gaji dan honorarium dilaksanakan oleh bagian unit dan bagian keuangan yang terpisah oleh bagian bendahara.

b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Pada Universitas Muhammadiyah Jember fungsi pencatatan waktu hadir dilaksanakan dengan finger print 2. Aspek Sistem Otorisasi

a. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur utama.

Pada Universitas Muhammadiyah Jember setiap perubahan gaji pegawai karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga berdasarkan surat keputusan perubahan data pegawai yang diotorisasi oleh bagian pengesahan.

b. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian. Pada Universitas Muhammadiyah Jember setiap potongan atas upah, uang lembur dan uang makan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh bagian keuangan.

c. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Pada Universitas Muhammadiyah Jember kartu jam hadir diotorisasi oleh bagian unit.

d. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

Pada Universitas Muhammadiyah Jember pegawai yang melakukan lembur diotorisasi oleh bagian pengesahan.

e. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia. Pada Universitas Muhammadiyah Jember daftar gaji dan honorarium diotorisasi oleh bagian pengesahan.

f. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi. Pada Universitas Muhammadiyah Jember bukti kas keluar diotorisasi oleh bendahara

3. Prosedur Pencatatan

Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah

karyawan. Pada Universitas Muhammadiyah Jember selalu melakukan rekonsiliasi atas surat

keputusan perubahan data pegawai dengan daftar gaji dan slip bukti setoran bilyet giro dari

bank. Sehingga instansi mendapatkan keyakinan bahwa gaji benar- benar diterima oleh

karyawan yang bersangkutan.

4. Praktik Yang Sehat

a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pada Universitas Muhammadiyah Jember kartu jam hadir dibandingkan dengan jam kerja dipakai untuk distribusi biaya tenaga kerja.

b. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran. Pada Universitas Muhammdiyah Jember pembuatan daftar gaji dan upah dilakukan evaluasi oleh bagian pengesahan untuk mengetahui kebenaran sebelum dilakukan pemberian gaji dan upah kepada pegawai

Penilaian Terhadap Sistem Pengendalian Intern dalam Penggajian Pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember.

Baik tidaknya pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 2. Gambaran umum penilaian sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember

No Interval Kriteria Frekwensi Persentase 1

2 3 4 5

0%-19%

20%-39%

40%-59%

60%-79%

80%-100%

Tidak memadai Kurang memadai Cukup memadai memadai

Sangat memadai

0 0 0 1 2

0.0 0.0 0.0 33,33 66,67

Total 3 100

Terlihat pada tabel diatas, sebanyak 2 (66,67%) responden menyatakan sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember sangat memadai dan 1 (33,33%) menyatakan memadai. Untuk lebih jelasnya sistem penilaian pada sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember dapat dilihat pada pembahasan dibawah ini sesuai dengan hasil kuisioner yang diberilkan kepada responden:

Dari hasil pengolahan kuisioner mencerminkan sistem pengendalian intern penggajian

pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember sudah berjalan dengan baik. Artinya sudah

ada pemisahan tugas dan tanggungjawab dalam struktur organisasinya, sistem otorisasi dan

prosedur pencatatan yang baik, dan praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi tiap unit organisasi.

KESIMPULAN & SARAN Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan mengenai sistem pengendalian intern penggajian pada Universitas Jember, maka dapat disimpulkan:

a. Universitas Muhammadiyah Jember telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada masing-masing bagian yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Jaringan prosedur sistem penggajian pegawai Universitas Muhammadiyah Jember terdiri dari prosedur pencatatan waktu/kepegawaian, unit, prosedur bagian keuangan, prosedur bagian pengesahan, prosedur bagian bendahara. Prosedur sistem penggajian yang ada di Universitas Muhammadiyah Jember sederhana. Meski jaringan prosedurnya sederhana prosedur tersebut dikatakan baik karena mudah dipahami dan dapat memperlancar proses penggajian karyawan.

b. Sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember telah memenuhi tujuh prinsip-prinsip pengendalian internal diantaranya yaitu:

pegawai yang berkualitas dan dapat dipercaya, pemisahan wewenang, pengawasan, penetapan tanggung jawab secara perseorangan, pencatatan yang seksama dengan segera, penjagaan fisik, pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin.

c. Sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember telah memenuhi unsur-unsur dengan baik yaitu dilihat dari sudah ada pemisahan tugas dan tanggungjawab dalam struktur organisasinya, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik, serta praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi tiap unit organisasi.

Saran

a. Sistem pengendalian intern penggajian pegawai pada Universitas Muhammadiyah Jember sebaiknya diteruskan dan diterapkan lagi.

b. Penelitian selanjutnya diharapkan agar menambah deskripsi teorinya, memilih bahasan

mengenai penggajian pegawai yang lebih luas sehingga benar-benar memahami sistem

pengendalian intern penggajian dan agar tidak memakai kuisioner pengendalian intern

saja, tetapi menggunakan metode-metode yang lebih bisa untuk menilai pengendalian

intern pada instansi

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, Sistem Akuntansi: penyusunan dan metode, Edisi 5, 2002, BPFE Yogyakarta

Champion Dean J, Basic Statistic For Research, second edition, 1990, Mc Milan Publiching Co. New York

Gondodiyoto, Sanyoto, Akuntansi Sistem Informasi: Pendekatan, 2007, BPFE Yogyakarta Harnanto, Sistem Akuntansi Survei dan Teknik Analisa, edisi I, 2007, BPFE Yogyakarta Hartadi, Bambang, Auditing: Suatu Pedoman Pemeriksaan akuntansi Tahap

Pendahuluan, Edisi I, 1999, BPFE Yogyakarta

Indriantoro, Nur dan Supomo, Bambang, Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen, Edisi I, 2001, BPFE Yogyakarta

---, Sistem Akuntansi, Edisi 3, 2001. BP STIE YKPN Yogyakarta

Nursita, Any, Evaluasi Sistem dan Prosedur Akuntansi Penggajian Karyawan Pada Pegawai Rumah Sakit Islam Fatimah Banyuwangi, skripsi, 2005, UNMUH Jember

Sari, Heny Puspita, Evaluasi Sistem akuntansi Penggajian Pada Pegawai (Study kasus SMK PGRI 3 Tanggul), skripsi, 2006, UNMUH Jember