SYARAT DAN PERATURAN TUNTUTAN PERJALANAN

(1)

SYARAT SYARAT SYARAT SYARAT

DAN DAN DAN DAN

PERATURAN PERATURAN PERATURAN PERATURAN

TUNTUTAN TUNTUTAN TUNTUTAN TUNTUTAN PERJALANAN PERJALANAN PERJALANAN PERJALANAN

EDISI 1 2012

(2)

No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 2

KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN ... 3

2.0 SYARAT DAN PERATURAN TUNTUTAN PERJALANAN ... 4

3.0 BAHAGIAN A - TUNTUTAN PERJALANAN DALAM NEGERI... 5

4.0 BAHAGIAN B - TUNTUTAN PERJALANAN LUAR NEGARA ... 8

5.0 BAHAGIAN C - TUNTUTAN PENDAHULUAN PERJALANAN ... 10

BAHAGIAN D – PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN SEMASA MENGEMUKAKAN TUNTUTAN PERJALANAN ... 12

6.0 ELAUN PERJALANAN KENDERAAN ... 12

7.0 TAMBANG PENGANGKUTAN AWAM ... 16

8.0 KEMUDAHAN PERJALANAN DENGAN KAPAL TERBANG ... 17

9.0 BAYARAN SEWA HOTEL ... 18

10.0 ELAUN MAKAN/ELAUN HARIAN ... 22

11.0 ELAUN LOJING ... 29

12.0 LAIN-LAIN TUNTUTAN ... 32

LAMPIRAN ... 34

(3)

1.0 PENGENALAN

1. Manual ini dikeluarkan bertujuan untuk :

• memastikan tuntutan perjalanan yang dikemukakan adalah mengikut peraturan- peraturan yang telah ditetapkan.

• membantu dan membimbing pengguna merujuk kepada pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan tepat dan meningkatkan kefahaman dan pengetahuan mengenai kemudahan dan kelayakan yang disediakan semasa menjalankan tugas yang diarahkan.

• meningkatkan kecekapan dalam membuat tuntutan perjalanan dan akhirnya pematuhan kepada peraturan dapat meningkatkan kecekapan kawalan dalaman pusat tanggungjawab.

• meningkatkan kualiti dan integriti pengguna menerusi tuntutan perjalanan yang teratur dan menepati peraturan.

• membantu mengurangkan waktu semakan, mengurangkan pertanyaan dan permasalahan berkaitan tuntutan perjalanan dan mempercepatkan proses pembayaran tuntutan perjalanan.

2. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A), Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006 (Elaun Perjalanan - Lampiran B), Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010 (Sewa Hotel & Lojing - Lampiran C1) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 (Tugas Kursus - Lampiran D) diambilkira dalam penyediaan panduan ini.

3. Panduan ini dibahagikan kepada empat (4) bahagian seperti berikut:

Bahagian A : Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri;

Bahagian B : Tuntutan Perjalanan Luar Negara;

Bahagian C : Tuntutan Pendahuluan Perjalanan; dan

Bahagian D : Perkara-Perkara Yang Perlu Diberi Perhatian Semasa Mengemukakan Permohonan Tuntutan Perjalanan.

(4)

2.0 SYARAT DAN PERATURAN TUNTUTAN PERJALANAN

1. Pegawai yang menjalankan tugas rasmi atau kursus yang diluluskan oleh Universiti layak membuat tuntutan perjalanan mengikut peraturan kewangan universiti.

2. Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan ke Jabatan Bendahari selewatnya pada 10hb. bulan berikutnya sebagaimana yang ditetapkan selaras dengan Arahan Perbendaharaan 100(a).

MAKLUMAT PENTING

PENGECUALIAN kepada peraturan ini diberikan kepada tuntutan bulan Disember, dan dikehendaki dikemukakan mengikut jadual penutupan akaun akhir tahun yang dikeluarkan setiap tahun.

3. Hanya elaun-elaun mengikut kadar yang ditetapkan dan perbelanjaan sebenar yang disokong dengan resit boleh dituntut.

4. Borang tuntutan hendaklah diisi dengan lengkap dan dikemukakan bersama dengan dokumen kelulusan perjalanan dan dokumen sokongan lain seperti bil, resit atau lain- lain dokumen yang dapat mengesahkan perjalanan atau perbelanjaan.

MAKLUMAT PENTING

Dokumen sokongan hendaklah dikemukakan dengan lengkap dan kemas.

5. Tuntutan hanya dikemukakan setelah perjalanan rasmi atau kursus disempurnakan.

6. Tuntutan yang melibatkan akaun dikenakan PTJ yang sama perlulah diisi bersekali dan sebaliknya tuntutan yang melibatkan akaun yang dikenakan PTJ yang berbeza diisi berasingan.

7. Ketua pusat tanggungjawab adalah bertanggungjawab menentukan tuntutan pegawai itu adalah benar, sahih, lengkap dan tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan oleh Universiti.

(5)

3.0 BAHAGIAN A - TUNTUTAN PERJALANAN DALAM NEGERI

1. Tuntutan perjalanan dalam negeri terbahagi kepada dua kategori iaitu :

(i) Tugas rasmi - bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat tidak termasuk menghadiri kursus yang dibenarkan

(ii) Berkursus - bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau praktik, lawatan sambil belajar, seminar atau bengkel, yang bercorak latihan

(a) Kursus Pendek - bermakna sebarang kursus sepenuh masa tempohnya 3 bulan atau kurang

- Di luar kawasan ibu pejabat - Di dalam kawasan ibu pejabat

(b) Kursus Panjang - bermakna sebarang kursus sepenuh masa tempohnya melebihi 3 bulan termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am.

(c) Kursus Sambilan - Bermakna sebarang kursus yang dijalankan secara sambilan selepas waktu pejabat

2. Pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabat adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kelayakan masing-masing.

3. Ibu pejabat bermakna tempat biasa pegawai melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungannya ialah 25 km.

(6)

Contoh 3.1

Pegawai USM yang bertugas (tempat lapor diri bertugas) di Kampus Induk menjalankan tugas rasmi di Kampus Kejuruteraan. Jarak antara Kampus Kejuruteraan dengan Kampus Induk adalah melebihi 25 kilometer.

Elaun-elaun yang layak dituntut :-

• Elaun makan ATAU Elaun harian;

• Elaun lojing;

• Tuntutan perjalanan kenderaan;

• Tambang pengangkutan awam;

• Lain-lain tuntutan

o panggilan telefon rasmi/faks/pos/internet o tol

Contoh 3.2

Pegawai USM yang bertugas (tempat lapor diri bertugas) di Kampus Induk menjalankan tugas rasmi di KOMTAR. Jarak antara KOMTAR dengan Kampus Induk adalah kurang 25 kilometer.

Elaun-elaun yang layak dituntut :-

• Tuntutan perjalanan kenderaan;

• Tambang pengangkutan awam.

4. Jenis tuntutan yang boleh dituntut bagi perjalanan dalam negeri adalah (a) Tuntutan perjalanan kenderaan/tambang gantian;

(b) Tambang pengangkutan awam;

(c) Elaun makan ATAU Elaun harian;

(d) Elaun lojing;

(e) Lain-lain tuntutan (bil sewa hotel/ panggilan telefon rasmi / faks/ pos/ internet/

dobi/ tol/ tempat letak kereta/ yuran pendaftaran seminar atau persidangan/

cukai kapal terbang/ excess baggage).

(7)

5. Permohonan tuntutan perjalanan dalam negeri hendaklah disokong dengan dokumen- dokumen yang berkaitan seperti berikut:

(a) Resit asal

• hotel

• tol

• teksi

• bil panggilan telefon rasmi/faks/pos/internet

• bil dobi

• yuran pendaftaran seminar/persidangan

• bayaran tempat letak kereta atau resit petak kereta berbayar bulanan

• monorail/LRT

• cukai kapal terbang

• excess baggage

(b) Salinan

• tiket kapal terbang

• jadual seminar/persidangan/kursus/bengkel

(8)

4.0 BAHAGIAN B - TUNTUTAN PERJALANAN LUAR NEGARA

1. Tuntutan perjalanan luar negara terbahagi kepada dua kategori iaitu :

(i) Tugas rasmi - bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat tidak termasuk menghadiri kursus yang dibenarkan.

(ii) Berkursus - bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau praktik, lawatan sambil belajar, seminar atau bengkel, yang bercorak latihan.

(a) Kursus Pendek – bermakna sebarang kursus sepenuh masa tempohnya 3 bulan atau kurang.

(b) Kursus Panjang – bermakna sebarang kursus sepenuh masa tempohnya melebihi 3 bulan termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am (tertakluk kepada peraturan yang berasingan yang ditetapkan dari semasa ke semasa)

2. Jenis tuntutan yang boleh dituntut bagi perjalanan luar negara adalah (a) Elaun makan ATAU Elaun harian;

(b) Tambang pengangkutan awam;

(c) Elaun lojing;

(d) Elaun pakaian panas;

(e) Lain-lain tuntutan (bil sewa hotel/ panggilan telefon rasmi/ faks/ pos/ internet/

dobi/ tol/ tempat letak kereta/ yuran pendaftaran seminar atau persidangan/

cukai kapal terbang/ excess baggage/ tip dan poterage/ gantirugi pertukaran wang asing).

(9)

3. Permohonan tuntutan perjalanan luar negara hendaklah disokong dengan dokumen- dokumen sokongan yang berkaitan seperti berikut:

(a) Resit asal

• Hotel

• monorail/LRT

• teksi /pengangkutan luar negara

• bil panggilan telefon rasmi/faks/pos/internet

• bil dobi

• yuran pendaftaran seminar/persidangan dan sebagainya

• bayaran paspot, visa

• cukai kapal terbang

• excess baggage (b) Salinan

• tiket kapal terbang

• jadual seminar/persidangan/kursus/bengkel

• surat kelulusan keluar negara

• salinan kelulusan penggunaan peruntukan menghadiri seminar/persidangan ke luar negara

(10)

5.0 BAHAGIAN C - TUNTUTAN PENDAHULUAN PERJALANAN

1. Pegawai boleh memohon pendahuluan perjalanan bagi tujuan bayaran sewa hotel/

lojing dan/atau elaun makan sekiranya perlu.

2. Jenis tuntutan pendahuluan yang boleh dituntut adalah:- (a) Elaun makan sahaja atau;

(b) Elaun makan dan elaun hotel atau;

(c) Elaun hotel sahaja atau;

(d) Elaun lojing sahaja atau;

(e) Elaun makan dan elaun lojing.

3. Kiraannya adalah seperti berikut:-

Perjalanan Kadar

Dalam Negeri 90% x jumlah kelayakan pendahuluan Luar Negara semua jumlah kelayakan pendahuluan

4. Pegawai yang memohon pendahuluan perjalanan hendaklah mengemukakan dokumen sokongan sebagai bukti perjalanan tersebut. Dokumen-dokumen tersebut adalah seperti berikut:

(a) Salinan surat kelulusan ke luar negara.

(b) Salinan surat rasmi aktiviti yang terlibat.

(c) Salinan surat kelulusan penggunaan peruntukan menghadiri seminar/persidangan ke luar negara.

5. Pembayaran yuran seminar/persidangan sekiranya ada perlulah dikemukakan secara berasingan bersama-sama butir maklumat seminar/persidangan tersebut.

6. Permohonan pendahuluan perjalanan hanya boleh dilakukan sekali sahaja bagi aktiviti yang sama.

(11)

7. Bagi pendahuluan yang telah diambil, tuntutan perjalanan perlulah dikemukakan kepada Ketua PTJ dengan secepat mungkin supaya sampai ke Jabatan Bendahari dalam tempoh 14 hari dari tarikh tamat perjalanan.

8. Jika wang pendahuluan tidak diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan atau sebelum bersara, wang pendahuluan tersebut akan diselesaikan melalui potongan dari gaji/ganjaran/award wang tunai pemohon.

9. Jika jumlah tuntutan perjalanan adalah kurang daripada jumlah pendahuluan, pegawai hendaklah membayar balik lebihan ini dengan serta merta selepas selesai perjalanan.

Jika tidak diselesaikan, maka potongan gaji akan dibuat selepas surat peringatan dikeluarkan kepada pegawai berkenaan.

10. Jika perjalanan tersebut ditangguhkan, wang pendahuluan itu perlulah dikembalikan dengan serta merta.

11. Pegawai tidak layak diberi sebarang pendahuluan diri selanjutnya jika beliau belum menjelaskan sepenuhnya pendahuluan terdahulu atau tertunggak.

12. Sebarang pemberian pendahuluan diri tidak boleh dianggap sebagai satu kelulusan bagi membuat perjalanan ke luar negara.

(12)

BAHAGIAN D – PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN SEMASA MENGEMUKAKAN TUNTUTAN PERJALANAN

6.0 ELAUN PERJALANAN KENDERAAN

Kadar elaun perjalanan kenderaan yang ditetapkan adalah seperti berikut (Pekeliling Perbendaharaan Bil.2/2006) :-

KADAR ELAUN PERJALANAN

KENDERAAN

KELAS A B C D E

(sen/km)

500 km pertama 70 60 50 45 40

501 - 1000 km 65 55 45 40 35

1001 - 1700 km 55 50 40 35 30 1701 km & seterusnya 50 45 35 30 25

KELAS GAJI POKOK C.C (sukatan selinder) A RM 2020.36 ke atas 1,400 & ke atas

B RM 1795.30 ke atas 1,000 & ke atas C RM 1193.54 ke atas 1,000 & ke bawah D RM 1193.54 ke bawah Tidak kurang 175 cc E RM 1193.54 ke bawah 175 ke bawah

* Gaji pokok adalah tidak termasuk elaun, hanya mengambilkira elaun memangku.

Contoh 6.1

Gaji pokok pegawai adalah sebanyak RM 2000.00 sebulan dan kenderaan yang digunakan adalah 1800 c.c. Beliau layak menuntut elaun perjalanan kenderaan mengikut kelas B iaitu 60 sen untuk 500 kilometer pertama dan kadar ini akan susut mengikut kilometer yang berikutnya.

(13)

Contoh 6.2

Gaji pokok pegawai adalah sebanyak RM 2100.00 sebulan dan kenderaan yang digunakan adalah 890 c.c (contohnya Model Kancil). Beliau hanya layak menuntut perjalanan kenderaan mengikut kelas C, iaitu 50 sen untuk 500 kilometer yang pertama dan kadar ini akan susut mengikut kilometer yang berikutnya.

Menggunakan Kenderaan Sendiri Untuk Ke Luar Ibu Pejabat

1. Pegawai dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau keretapi bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kapal terbang atau keretapi dan tidak layak menuntut elaun perjalanan kenderaan melainkan di dalam keadaan seperti berikut :

(a) jika jarak di antara kedua-dua tempat adalah kurang dari 240 km;

(b) apabila pegawai dikehendaki juga menjalankan tugas rasminya di beberapa tempat di sepanjang perjalanan;

(c) apabila didapati mustahak dan terpaksa berkenderaan sendiri;

(d) apabila pegawai mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi.

2. Jika tempat yang dituju jaraknya melebihi 240 kilometer daripada ibu pejabat, mempunyai perkhidmatan kapal terbang atau keretapi maka pegawai layak menuntut Tambang Gantian yang bersamaan dengan tambang kapal terbang (sesuai dengan kelayakan) atau keretapi sahaja (sesuai dengan kelayakan).

3. Pegawai juga layak menuntut perkiraan kilometer dari hotel ke tempat bertugas rasmi pergi balik (tidak termasuk cukai lapangan terbang dan tambang pengangkutan dari/ke rumah/hotel/tempat penginapan dari/ke Lapangan Terbang/stesen keretapi, bayaran tempat tidur dalam keretapi serta bayaran tol).

(14)

Elaun Perjalanan Kenderaan (Tuntutan Perkiraan Kilometer) Yang Berkaitan Dengan Tugas Di Dalam Negeri

1. Perkiraan kilometer dari tempat bertolak ke tempat bertugas hendaklah bertepatan dan munasabah dengan berpandukan kepada panduan jarak perjalanan.

2. Kelayakan kenderaan adalah mengikut kelas, gaji (pokok) dan sukatan selinder kenderaan (c.c).

3. Bagi mereka yang menggunakan kenderaan Universiti atau penganjur semasa bertugas tidak layak menuntut elaun perjalanan kenderaan (tuntutan perkiraan kilometer).

4. Jika pegawai membuat perjalanan yang bermula pada akhir bulan berkenaan dan tamat pada awal bulan berikutnya, maka tuntutan perjalanan tersebut perlulah dibuat pada bulan bermulanya perjalanan tersebut

Contoh 6.3

Pegawai Kelas A membuat perjalanan dalam negeri pada 31 Mac 2010 dan pulang pada 4 April 2010.

Maka tuntutan perjalanan dalam negerinya adalah bulan Mac 2010. Perkiraan kilometer bagi tuntutan ini akan melibatkan gaji pokok bulan Mac 2010.

5. Pegawai tidak dibenarkan membuat tuntutan perjalanan iaitu Elaun Perjalanan Kenderaan, Elaun Perjalanan Motobot/ Motosangkut dan Tambang Pengangkutan Awam bagi perjalanan dari rumah ke pejabat atau sebaliknya pada setiap hari bekerja biasa.

6. Walau bagaimanapun, pegawai layak membuat tuntutan perjalanan jika diarahkan oleh Ketua PTJ untuk datang ke ibu pejabat atau ke mana-mana tempat yang diarahkan bagi menjalankan tugas rasmi selepas waktu bekerja biasanya atau pada hari rehat mingguan dan hari kelepasan am.

(15)

7. Pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara hanya layak menuntut elaun perjalanan kenderaan pergi balik dari rumah ke tempat kursus sekali sahaja.

8. Bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara, sekiranya tempat penginapan tidak disediakan atau tiada keperluan untuk bermalam, maka pegawai hanya layak menuntut elaun perjalanan kenderaan pergi balik dari rumah ke tempat kursus tidak lebih 6 hari.

Elaun Perjalanan Kenderaan (Tuntutan Perkiraan Kilometer) Yang Berkaitan Dengan Tugas Di Luar Negara

1. Pegawai yang bertolak ke Lapangan Terbang dengan menggunakan kenderaan sendiri dan kemudian menaiki kapal terbang untuk bertugas di luar negara boleh menuntut elaun perjalanan kenderaan (tuntutan perkiraan kilometer) berdasarkan kepada kadar yang sama.

(16)

7.0 TAMBANG PENGANGKUTAN AWAM

1. Pegawai yang membuat perjalanan rasmi menggunakan pengangkutan awam boleh menuntut tambang berkenaan mengikut mana yang lebih murah dan sepatutnya dinaiki dengan syarat pengangkutan tidak disediakan oleh Universiti/Penganjur.

2. Tambang boleh dituntut dengan mengemukakan resit asal untuk perjalanan berikut:

(a) Pergi balik dari rumah ke lapangan terbang/stesen keretapi/stesen bas.

(b) Pergi balik dari lapangan terbang/stesen keretapi/stesen bas ke hotel/lojing/tempat penginapan.

(c) Pergi balik dari hotel/lojing/tempat penginapan ke tempat tugas rasmi/kursus pada hari-hari urusan rasmi/kursus.

3. Kadar tambang pengangkutan awam adalah seperti berikut

Jenis Pengangkutan Awam Kadar Tambang

Teksi

Tambang lazim yang dikenakan bagi sesuatu perjalanan pergi dan

balik sekali sahaja.

Kereta Sewa Motobot

Jenis pengangkutan lain dalam kategori ini Keretapi

Gred 27 dan ke atas - Kelas 1 Gred 1-26 - Kelas 2 Kapal laut

Jenis pengangkutan lain dalam kategori ini

(17)

8.0 KEMUDAHAN PERJALANAN DENGAN KAPAL TERBANG

1. Pegawai adalah layak menggunakan perkhidmatan kapal terbang untuk menjalankan tugas rasminya jika ianya adalah lebih murah dan menjimatkan masa tertakluk kepada syarat seperti berikut :

• Semua perjalanan udara hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan syarikat- syarikat penerbangan yang diluluskan selaras dengan peraturan kewangan Universiti.

• Perjalanan udara hendaklah melalui arah perjalanan yang paling dekat.

• Kelayakan kelas penerbangan pegawai adalah seperti berikut:

Gred Kelas

Penerbangan di dalam negeri

53 dan ke atas Kelas Busines

1 hingga 52 Kelas Ekonomi

Penerbangan di luar negara Gred Utama/Khas 'A' dan ke atas Kelas Satu Gred Utama/ Khas 'B' dan 'C' Kelas Business

1 hingga 54 Kelas Ekonomi

(18)

9.0 BAYARAN SEWA HOTEL

Kelayakan Bayaran Sewa Hotel di Dalam Negeri dan Luar Negara

TUGAS RASMI KURSUS

Semenanjung Sabah/ Semenanjung Sabah/

Malaysia S'wak Malaysia S'wak

Gred Utama/Khas "A" & ke atas (NC dan TNC)

Sebenar Standard Suite Bilik Biasa

Gred utama "B" & "C"

(Profesor) Sebenar Bilik Superior Bilik Biasa

Gred 53 dan 54 Sebenar Bilik Biasa Bilik Biasa

Gred 45 - 52 180 200 145 160

Gred 41 - 44 160 170 130 140

Gred 17 - 40 ( sokongan)

140 160

80 100

Gred 33 - 40

Gred 31 - 32

Gred 27 - 30

Gred 21 - 26

130 150

Gred 17 - 20

Gred 1-16

120 140 65 80

Gred 13 -16

Gred 1-12

(19)

SEBERANG

LAUT/LUAR NEGARA

TUGAS KURSUS

RASMI

Sebenar Standard

Suite

Bilik biasa

Gred utama "B" & "C" (Profesor)

Bilik Biasa tetapi untuk

tujuan pendahuluan

dirujuk kepada lampiran A2-

pindaan

Seperti di lampiran

C

Gred 53 dan 54

Gred 45 - 52

Gred 41 - 44

Gred 33 - 40

Gred 31 - 32

Gred 27 - 30

Gred 21 - 26

Gred 17 - 20

Gred 1-16

Gred 13 -16

Gred 1-12

1. Kelayakan hotel dalam negeri adalah mengikut kelayakan pegawai seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A), Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010 – (Sewa Hotel &

Lojing - Lampiran C1) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 (Tugas Kursus - Lampiran D).

2. Menginap bermaksud pegawai perlu bermalam semasa bertugas rasmi. Tuntutan sewa hotel siang hari tanpa bermalam tidak dibenarkan.

3. Jika pegawai berkongsi bilik hotel, kelayakan kadar bilik bagi penginapan hotel adalah jumlah kadar kelayakan hotel pegawai-pegawai tersebut.

4. Pegawai boleh menuntut bayaran hotel termasuk bayaran perkhidmatan dan cukai sahaja.

(20)

5. Pegawai boleh menuntut bayaran hotel sepenuhnya mengikut bil bagi mereka yang bertugas di luar negara.

6. Jika kemudahan penginapan telah disediakan, maka pegawai tidak layak menuntut sewa hotel ini.

7. Kadar Sewa Hotel bagi satu hari sebelum dan satu hari selepas kursus bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara adalah mengikut dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A).

Contoh 9.1

Pegawai menginap di sebuah hotel dengan kadar bersih RM110.00. Kadar kelayakan beliau adalah RM100.00. Beliau layak menuntut bayaran sewa hotel berjumlah RM 110.00 kerana kadar bersih tersebut termasuk bayaran perkhidmatan dan cukai.

Contoh 9.2

Pegawai mengemukakan tuntutan sewa hotel dengan kadar bersih RM200.00. kadar kelayakan beliau adalah RM160.00. Beliau layak menuntut bayaran sewa hotel sebanyak RM185.60 sahaja iaitu kelayakan hotel (RM160) + cukai 16% (RM25.60).

Baki RM 14.40 adalah ditanggung oleh pegawai terbabit.

Contoh 9.3

Pegawai menginap di sebuah hotel kadar murah yang mengenakan caj berasingan bagi setiap perkhidmatan. Kadar kelayakan beliau adalah RM100.00. Tuntutan beliau adalah seperti berikut:

Sewa hotel RM60.00 Sewa Tuala RM 5.00 Sabun & Shampoo RM 2.00 Penghawa Dingin RM10.00 TV RM 8.00

Pegawai terbabit boleh menuntut dengan syarat semua tuntutan RM 85.00 di atas adalah di dalam resit yang sama dan mestilah tidak melebihi had kelayakan pegawai.

(21)

Contoh 9.4

Pegawai mengemukakan tuntutan sewa hotel dengan kadar RM160.00 di mana RM20.00 adalah caj pentadbiran. Kadar kelayakan beliau adalah RM160.00. Beliau layak menuntut bayaran sewa hotel sebanyak RM140.00 sahaja kerana caj pentadbiran tidak termasuk di dalam kadar sewa hotel berkenaan.

Contoh 9.5

Pegawai A dan Pegawai B keluar bertugas rasmi bersama dan menginap berkongsi bilik hotel dengan kadar RM200. Pegawai berkenaan berkongsi membayar sewa hotel terbabit. Kadar kelayakan setiap pegawai adalah RM100. Bagi kes seperti ini, tertakluk kepada keputusan Ketua PTJ, pegawai boleh mengemukakan tuntutan dengan resit asal dan memperakui bahawa beliau telah membayar sebahagian daripada sewa hotel tersebut tidak melebihi kadar kelayakan beliau. Manakala seorang pegawai lagi boleh mengemukakan tuntutan sama dengan melampirkan salinan resit hotel yang telah diperakui sah.

Contoh 9.6

Pegawai yang sepatutnya mendaftar keluar pada pukul 12.00 tengah hari tetapi menangguhkan pendaftaran keluarnya sehingga 6.00 petang dengan kadar bayaran RM40.00. Pegawai ini tidak boleh menuntut bayaran tambahan sewa hotel tersebut kerana tidak menginap.

(22)

10.0 ELAUN MAKAN/ELAUN HARIAN

Kelayakan Elaun Makan di Dalam Negeri dan Luar Negara

TUGAS RASMI KURSUS

Gred Utama/Khas "A" & ke

atas (NC dan TNC) 115 165 90 120

(Profesor) 100 130 90 120

Gred 53 dan 54 85 115 70 90

Gred 45 – 52 60 80 60 80

Gred 41 – 44 45 65 45 65

40 55 40 55

Gred 33 - 40

Gred 31 - 32

Gred 27 - 30

Gred 21 - 26

Gred 17 - 20

Gred 1-16

35 50 35 50

Gred 13 -16

Gred 1-12

(23)

SEBERANG LAUT /

LUAR NEGARA

TUGAS

KURSUS

RASMI

atas (NC dan TNC) 370 300

Gred utama "B" & "C" (Profesor) 340 270

Gred 53 dan 54 320 240

Gred 45 – 52 270 200

Gred 41 – 44

Seperti lampiran A2-pindaan

Seperti di lampiran C

Gred 33 - 40

Gred 31 - 32

Gred 27 - 30

Gred 21 - 26

Gred 17 - 20

Gred 1-16

Gred 13 -16

Gred 1-12

1. Untuk membolehkan pegawai mendapatkan elaun makan, tempoh masa menjalankan tugas rasmi di luar ibupejabat hendaklah dikira selama 24 jam, bermula daripada waktu bertolak dari rumah atau ibupejabat ke tempat menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabat;

Contoh 10.1

Pegawai memulakan tugas rasmi dari rumah mulai 8 pagi 13 Mac 2011, menaiki kapal terbang jam 9 pagi dan tamat pada pukul 2 petang 14 Mac 2011. Beliau layak menuntut 1 elaun makan.

13 Mac 2011:8 pagi - 14 Mac 2011:2 petang 8 pagi ---8 pagi---2 ptg 24 jam(1 EM) 6 jam

=1 x elaun makan sahaja

(24)

2. Pegawai tidak layak menuntut elaun makan jika masa bertugas melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan.

3. Elaun makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan sepenuhnya.

4. Sekiranya sebahagian kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu. Kadar kelayakan adalah seperti berikut

Pecahan elaun makan:

sarapan pagi - 20% x Elaun Makan;

makan tengahari - 40% x Elaun Makan; dan makan malam - 40% x Elaun Makan

Contoh 10.12

Kadar elaun makan pegawai adalah RM 45.00. Makan tengahari telah disediakan oleh penganjur.

Tuntutan yang layak ialah (RM 45.00 – 40% makan tengahari = RM 27.00).

5. Bagi pegawai yang mengikuti kursus di luar negara bagi tempoh atau kurang 14 hari, secara berterusan yang dikira berdasarkan hari kursus, layak menuntut kadar kelayakan pegawai seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A2-Pindaan).

6. Kadar elaun makan bagi satu hari sebelum dan satu hari selepas kursus bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara adalah berasaskan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A).

(25)

Contoh 10.13

Pegawai memulakan tugas kursus mulai 9 pagi 16 Mac 2011 dan tamat pada pukul 5 petang pada hari yang sama. Beliau bertolak dari rumah ke Kuala Lumpur mulai 7 petang 15 Mac 2011 dan bertolak balik dan tiba di rumah jam 10 pagi 17 Mac 2011. Beliau layak menuntut 1 Elaun makan - Kursus dan 1 Elaun harian - Rasmi. Asas perkiraan seperti berikut:

15 Mac 2011:7 petang 16 Mac 2011:9 pg 17 Mac 2011:10

pagi

7 petang ---9 pagi---9 pagi---10 pagi 14 jam(1 EH Rasmi) 24 jam(1 EM Kursus) 1 jam 1 x Elaun Harian Rasmi 1 x Elaun Makan Kursus

1 x Elaun Makan Kursus, 1 x Elaun Harian Rasmi

Kelayakan Elaun Harian Dalam Negeri Dan Luar Negara

1. Perkiraan elaun harian dalam negeri untuk pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar ibupejabat hendaklah melebihi 8 jam tetapi kurang daripada 24 jam mengikut kadar separuh dari kelayakan elaun makannya.

Contoh 10.2

Pegawai memulakan tugas rasmi mulai 8 pagi 1 Mac 2011 dan tamat pada pukul 6 petang keesokan harinya 2 Mac 2011. Beliau layak menuntut 1 elaun makan dan 1 elaun harian.

Asas perkiraan seperti berikut:

1 Mac 2011:9 pagi 2 Mac 2011:6 petang

9 pagi ---9 pagi---6 ptg 24 jam(1EM) 9 jam(1EH)

1 x Elaun Makan, 1 x Elaun Harian

(26)

2. Pegawai tidak layak menuntut elaun harian jika sekiranya sebahagian kemudahan makan disediakan.

Contoh 10.21

Dengan menggunakan contoh 10.2, andaikan makan malam beliau disediakan penganjur pada 1 Mac 2011. Asas perkiraan elaun adalah seperti berikut:

1 Mac 2011:9 pagi 2 Mac 2011:6 petang

9 pagi---9 pagi---6 ptg

Makan malam disediakan pada 1 Mac 2011

24 jam(1EM-40%) 9 jam(1EH)

1 x Elaun Makan tolak 40%, 1 x Elaun Harian

Contoh 10.22

Pegawai memulakan tugas rasmi mulai 9 pagi 15 Jan 2011 dan tamat pada pukul 6 petang 17 Jan 2011. Beliau ingin membuat tuntutan elaun makan sebanyak 40% dengan alasan beliau makan tengahari pada hari terakhir tugas rasmi beliau.

15 Mac 2011:9 pg 16 Mac 2011:9 pg 17 Mac 2011:6 petang 9 pagi ---9 pagi---9 pagi---6 ptg

Makan tengahari disediakan pada 17 Mac 2011

24 jam(1 EM) 24 jam(1EM) 9 jam

2 x Elaun Makan, Tidak layak Elaun Harian kerana sebahagian

makan telah disediakan

(27)

3. Pegawai tidak layak menuntut elaun harian jika masa bertugas melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan.

4. Kadar elaun harian bagi satu hari sebelum dan satu hari selepas kursus bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara adalah berasaskan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A).

Contoh 10.23

Pegawai bertugas rasmi di luar negara(LN) mulai 11 Dis 2011 hingga 13 Disember 2011. Sekiranya penerbangan pulang pegawai itu pada 13 Disember 2011 adalah pukul...

1. 13 Disember 2011:12 tengahari

11 Mac 2011 12 Mac 2011 13 Mac 2011 ---1 malam ---1 malam---12 tengahari 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Makan(LN)

2 x Elaun Makan(LN) sahaja

2. 13 Disember 2011:...2 petang :

11 Mac 2011 12 Mac 2011 13 Mac 2011 ---1 malam ---1 malam---2 petang 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Harian(LN)

2 x Elaun Makan(LN), 1 x Elaun Harian(LN)

(28)

3. 13 Disember 2011:9 malam

11 Mac 2011 12 Mac 2011 13 Mac 2011 ---1 malam ---1 malam---9 malam 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Makan(LN)

3 x Elaun Makan(LN)

(29)

11.0 ELAUN LOJING

Kelayakan Elaun Lojing Dalam Negeri dan Luar Negara

TUGAS RASMI KURSUS

atas (NC dan TNC) 80 85 80 85

(Profesor) 75 80 75 80

Gred 53 dan 54 70 75 70 75

Gred 45 – 52 60 70 60 70

Gred 41 – 44 55 60 55 60

45 50

35 40

Gred 33 - 40

Gred 31 - 32

Gred 27 - 30

Gred 21 - 26

40 45

Gred 17 - 20

Gred 1-16

35 40 30 35

Gred 13 -16

Gred 1-12

(30)

SEBERANG LAUT / LUAR

NEGARA

TUGAS KURSUS

RASMI

Seperti lampiran A2-

pindaan

Seperti di lampiran C

(Profesor)

Gred 53 dan 54

Gred 45 – 52

Gred 41 – 44

Gred 33 - 40

Gred 31 - 32

Gred 27 - 30

Gred 21 - 26

Gred 17 - 20

Gred 1-16

Gred 13 -16

Gred 1-12

1. Elaun lojing layak dituntut jika pegawai membuat keputusan untuk tidak menginap di hotel dengan syarat tempat menginap pegawai itu berada di dalam lingkungan kawasan bertugas rasmi.

2. Sekiranya penginapan disediakan atau ditanggung oleh penganjur maka elaun lojing tidak layak dituntut walaupun pegawai tidak menginap di bilik yang disediakan itu.

3. Perkiraan kilometer dari tempat lojing ke tempat bertugas rasmi dan sebaliknya boleh dituntut.

4. Kadar Elaun Lojing bagi satu hari sebelum dan satu hari selepas kursus bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara adalah berasaskan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A).

(31)

5. Elaun lojing hanya akan dibayar sekiranya pegawai menginap di sesuatu tempat. Jika pegawai dalam perjalanan dan berada di dalam kenderaan, maka elaun lojing tidak akan dikira.

Contoh 11.1

Pegawai bertugas rasmi selama 2 hari dan menginap di rumah saudaranya kerana rumah saudaranya itu berhampiran dengan tempat beliau bertugas rasmi. Beliau layak menuntut elaun lojing.

Contoh 11.2

Hotel hanya 1km dengan tempat tugas rasmi manakala rumah saudara 5km dari tempat tugas rasmi. Pegawai layak menuntut elaun lojing.

Contoh 11.3

Pegawai meletakkan alamat masjid di dalam tuntutan perjalanan. Pegawai layak menuntut elaun lojing dengan syarat ianya berhampiran dengan tempat beliau bertugas rasmi.

(32)

12.0 LAIN-LAIN TUNTUTAN

Lain-lain tuntutan yang layak adalah

• Tol - Bagi bayaran tol menggunakan Touch-n-Go, hendaklah dinyatakan perjalanan plaza tol keluar masuk dengan jelas. Tuntutan bayaran adalah berasaskan kepada bayaran yang telah ditetapkan oleh pihak PLUS.

• Dobi – tugas rasmi dalam negeri : bayaran dobi hanya layak dituntut bagi yang melebihi 3 malam berturut-turut

- tugas rasmi luar negara : bayaran dobi layak dituntut tanpa had

Contoh 12.1

Pegawai menjalankan tugas rasmi selama 3 hari mulai 1 hingga 3 Januari 2010.

Beliau tidak boleh membuat tuntutan Dobi kerana tugas rasmi tidak melebihi 3 hari.

Contoh 12.2

Pegawai bertugas rasmi selama 5 hari mulai 10 hingga 14 Mei 2010. Beliau mengemukakan resit dobi bertarikh 15 Mei 2010. Beliau tidak layak membuat tuntutan kerana tarikh tersebut di luar tempoh tugas rasmi beliau.

• Tempat letak kereta/pas parkir bulanan

• Pos/bil panggilan telefon rasmi/internet/faks

• Bayaran yuran pendaftaran seminar/persidangan

• Bayaran paspot/visa

• Cukai kapal terbang/excess baggage

• Belanja keraian

• Bayaran Tip dan Poterage adalah 15% daripada elaun makan/elaun harian untuk tuntutan perjalanan luar negara.

• Matawang Asing

• Sejumlah 3% daripada jumlah tuntutan elaun perjalanan luar negara (tidak termasuk transaksi di Malaysia), layak dituntut sebagai gantirugi berkaitan dengan pertukaran wang asing.

(33)

• Matawang Asing hendaklah ditukar kepada matawang Malaysia semasa menyediakan tuntutan perjalanan.

• Tuntutan perbezaan tukaran wang asing hendaklah merujuk jadual FOREX yang dikeluarkan Jabatan Akauntan Negara/Bank Negara Malaysia.

• Jika pegawai membuat pertukaran matawang di bank-bank rasmi samada di Malaysia atau Luar negara, kadar pertukaran wang sebenar boleh digunakan dengan syarat resit rasmi pertukaran wang disertakan.

Pegawai tidak layak di bayar gantirugi matawang asing sebanyak 3%.

Contoh 12.3

Pegawai menjalankan tugas rasmi di Thailand selama 2 hari. Tuntutan perjalanan ke Thailand adalah

Tambang Teksi Malaysia RM 30.00

Sewa hotel 600 Baht

Tambang Teksi Thailand 200 Baht

Elaun Makan RM 45.00

Kadar pertukaran matawang asing Bank Negara Malaysia RM 1.00 = 8.8640 Baht (Berkuatkuasa 1 Januari 2003)

Tuntutan yang layak adalah

Sewa hotel (600 Baht x 8.8640)/100 = RM 53.18 Tambang Teksi Thailand (200 Baht x 8.8640)/100 = RM 17.73

Elaun Makan RM 45.00 = RM 45.00

Jumlah RM 115.91 Gantirugi matawang asing 3% x RM 115.91 = RM 3.48 RM 119.39

(34)

No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 34 Lampiran A2-Pindaan KADAR SEWA HOTEL LUAR NEGARA TUGAS RASMI

Kategori I Kategori II Kategori III Kategori IV Kategori V

400.00 440.00 480.00 520.00 560.00

Afghanistan Angola Albania Belgium Barbados

Bangladesh Argentina Algeria Bosnia-Herzegovina Dubai

Bolivia Botswana Armenia Brazil Finland

Bulgaria Ethiopia Australia Canada Hong Kong

Cambodia Ghana Austria Crotia Iran

Chile Greece Azerbaijan Dahomey Italy

Columbia Guinea Bahrain Denmark Japan

Ecuador Hungary Balarus France Macau

Fiji Indonesia Brunei Gambia Mexico

India Lesotho China Germany Oman

Kiribati Madagascar Cuba Guyana South Korea

Laos Malawi Cyprus Nigeria St. Lucia

Maldives Mali Egypt Nigeria Sweden

Mauritius Malta Georgia Saudi Arabia Trinidad & Tobago

Myanmar Morocco Gibraltar Serbia & Montenegro Turkey

Nepal Mozambique Iraq Singapore United Arab Emirates

North Korea Namibia Ireland Surinam United Kingdom

Pakistan Nauru Egypt Switzerland USA

Peru N.Zealand Jamaica Syria

Philippines Papua New Guinea Jordan Venezuela

Portugal Paraguay Kazakstan Yemen

Samoa Poland Kenya Zambia

Sri Lanka Republik Czech Kuwait

Tanzania Republik Slovak Kyrgystan

Tonga Senegal Lebanon

Tuvalu Seycelles Libya

Vietnam South Africa Luxembourg

Soloman Island Moldova

Swaziland Mongolia

Taiwan Netherland

Thailand Norway

Tunisia Qatar

Uganda Romania

Uruguay Russia

Vanuatu Spain

Zimbabwe Sudan

Tajikistan

Turkmenistan

Ukraine

Uzbekistan

(35)

Lampiran C KADAR SEWA HOTEL LUAR NEGARA KURSUS

Kategori I Kategori II Kategori III Kategori IV Kategori V

200.00 300.00 400.00 500.00 600.00

Afghanistan Angola Albania Belgium Barbados

Bangladesh Argentina Algeria Bosnia-Herzegovina Dubai

Bolivia Botswana Armenia Brazil Finland

Bulgaria Ethiopia Australia Canada Hong Kong

Cambodia Ghana Austria Crotia Iran

Chile Greece Azerbaijan Dahomey Italy

Columbia Guinea Bahrain Denmark Japan

Ecuador Hungary Balarus France Macau

Fiji Indonesia Brunei Gambia Mexico

India Lesotho China Germany Oman

Kiribati Madagascar Cuba Guyana South Korea

Laos Malawi Cyprus Nigeria St. Lucia

Maldives Mali Egypt Nigeria Sweden

Mauritius Malta Georgia Saudi Arabia Trinidad & Tobago

Myanmar Morocco Gibraltar Serbia & Montenegro Turkey

Nepal Mozambique Iraq Singapore United Arab Emirates

North Korea Namibia Ireland Surinam United Kingdom

Pakistan Nauru Egypt Switzerland USA

Peru N.Zealand Jamaica Syria

Philippines Papua New Guinea Jordan Venezuela

Portugal Paraguay Kazakstan Yemen

Samoa Poland Kenya Zambia

Sri Lanka Republik Czech Kuwait

Tanzania Republik Slovak Kyrgystan

Tonga Senegal Lebanon

Tuvalu Seycelles Libya

Vietnam South Africa Luxembourg

Soloman Island Moldova

Swaziland Mongolia

Taiwan Netherland

Thailand Norway

Tunisia Qatar

Uganda Romania

Uruguay Russia

Vanuatu Spain

Zimbabwe Sudan

Tajikistan

Turkmenistan

Ukraine

Uzbekistan

(36)

Sekian Terima Kasih

***************************

Disediakan oleh :

Unit Tuntutan Staf Seksyen Bayaran Jabatan Bendahari

Hakcipta Terpelihara

(37)

KK/BP10/656/2-1 S.K 1/2003( )

KERAJAAN MALAYSIA

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 3 TAHUN 2003

KADAR DAN SYARAT TUNTUTAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN KEPADA PEGAWAI

PERKHIDMATAN AWAM KERANA MENJALANKAN TUGAS RASMI (TIDAK TERMASUK ANGGOTA TENTERA

DAN ANGGOTA POLIS)

Putrajaya

(38)

2

KANDUNGAN

Bil. Perkara Muka Surat

1. Pendahuluan 3

2. Tafsiran 3

3. Tanggungjawab Ketua Jabatan 3

4. Elaun, Kemudahan dan Bayaran Semasa Bertugas 4 Rasmi Di Dalam Negeri

5. Elaun, Kemudahan dan Bayaran Semasa Bertugas 9 Rasmi Di Luar Negeri

6. Kemudahan Perjalanan Dengan Kapal Terbang 14

7. Pendahuluan Diri 15

8. Bayaran Saguhati Persidangan 15

9. Elaun, Kemudahan dan Bayaran Kerana Hadir 16

Di Mahkamah

10. Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kerana 16 Menghadiri Istiadat Pengurniaan

11. Tambang Perjalanan Bagi Penempatan Selepas 16 Lantikan Pertama

12. Pemakaian 17

13. Tarikh Kuatkuasa 17

14. Pembatalan 17

Senarai Lampiran

A1. Jadual Perubahan/Perbandingan Bagi Pegawai Yang Memilih 18 Untuk Tidak Menerima Sistem Saraan Malaysia

A2. Kadar Elaun Makan, Panduan Sewa Hotel Dan Elaun Lojing 19

Semasa Bertugas Rasmi Di Luar Negeri

(39)

3

PENDAHULUAN

Pekeliling ini adalah bertujuan untuk menetapkan kadar dan syarat bagi seseorang pegawai menuntut elaun, kemudahan dan bayaran semasa bertugas rasmi mengikut Perintah Am Bab "B".

TAFSIRAN

2. Melainkan sesuatu itu terjelas maksudnya di dalam Pekeliling ini, tafsiran di bawah ini hendaklah diikuti:

2.1 “Gred” bermakna Gred Gaji di bawah Sistem Saraan Malaysia mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002. Pegawai yang membuat pilihan untuk tidak menerima Sistem Saraan Malaysia boleh terus mengemukakan tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran di bawah Pekeliling ini berdasarkan Gred/Kategori masing-masing di bawah Sistem Saraan Baru (SSB) atau Kumpulan Gaji masing- masing di bawah Laporan Jawatankuasa Kabinet 1976 (JKK 1976) mengikut mana yang berkenaan. Jadual perubahan/perbandingan adalah seperti di Lampiran “A1”;

2.2 "Ibu Pejabat" bermakna tempat biasa seseorang pegawai melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah:

(a) 25 km jika boleh dihubungi oleh jalanraya;

(b) 16 km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor; dan

(c) 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai;

2.3 "Pegawai" bermakna seseorang pegawai di dalam Perkhidmatan Awam Kerajaan Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri termasuk yang dilantik secara sementara atau sangkut;

2.4 "Perbendaharaan" bermakna Menteri Kewangan dan termasuk pegawai-pegawai di bawah kawalan pentadbiran atau arahannya; dan

2.5 "Tugas Rasmi" bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat selain daripada menghadiri kursus yang dibenarkan.

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

3. Untuk menentukan agar tuntutan yang dikemukakan oleh seseorang pegawai itu

teratur, munasabah dan berpatutan, Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk

(40)

4

BERTUGAS RASMI DI DALAM NEGERI

4. Seseorang pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya di dalam negeri adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti berikut:

4.1 Elaun Makan

4.1.1 seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu bertolak adalah layak menuntut Elaun Makan mengikut kadar seperti berikut:

Gred

Semenanjung Malaysia

(RM)

Sabah,Labuan dan Sarawak

(RM) Utama/Khas ‘A’dan ke atas 115.00 165.00 Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ 100.00 130.00

53 dan 54 85.00 115.00

45 hingga 52 60.00 80.00

41 hingga 44 45.00 65.00

17 hingga 40 40.00 55.00

1 hingga 16 35.00 50.00

4.1.2 Elaun Makan tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan;

4.1.3 Elaun Makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan tertakluk kepada kadar seperti berikut:

(a) sarapan pagi - 20% daripada Elaun Makan;

(b) makan tengah hari - 40% daripada Elaun Makan;

(c) makan malam - 40% daripada Elaun Makan; dan

4.1.4 sekiranya Penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut maka pegawai layak menuntut perbezaannya;

4.2 Elaun Harian

4.2.1 seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi

tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jam adalah layak menuntut Elaun

Harian mengikut kadar separuh daripada kelayakan Elaun Makannya;

(41)

5

4.3 Bayaran Sewa Hotel

4.3.1 seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya dan perlu menginap layak menuntut Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimumnya atau Elaun Lojing mengikut kadar seperti berikut:

(a) Semenanjung Malaysia

Gred

Sewa Hotel (maksimum)

(RM) Elaun Lojing (RM) Utama/Khas ‘A’ dan ke atas Sebenar (Standard Suite) 80.00

Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ Sebenar (Bilik Superior) 75.00

53 dan 54 Sebenar (Bilik Biasa) 70.00

45 hingga 52 180.00 60.00

41 hingga 44 160.00 55.00

17 hingga 40 100.00 35.00

1 hingga 16 80.00 30.00

(b) Sabah, Labuan dan Sarawak

Gred

Sewa Hotel (maksimum)

(RM) Elaun Lojing (RM) Utama/Khas ‘A’ dan ke atas Sebenar (Standard Suite) 85.00

Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ Sebenar (Bilik Superior) 80.00

53 dan 54 Sebenar (Bilik Biasa) 75.00

45 hingga 52 200.00 70.00

41 hingga 44 170.00 60.00

17 hingga 40 120.00 40.00

1 hingga 16 100.00 35.00

4.3.2 tuntutan Bayaran Sewa Hotel bagi pegawai-pegawai hendaklah berpatutan dan munasabah;

4.3.3 Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan;

4.3.4 seseorang pegawai layak menuntut bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan yang wajib ke atas sewa hotel sebagai tambahan kepada maksimum kelayakannya; dan

4.3.5 seseorang pegawai tidak layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun Lojing

jika tempat penginapan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur;

(42)

6

4.4 Elaun Gantian Tetap

4.4.1 seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 3 bulan tetapi kurang dari 6 bulan termasuk hari kelepasan am dan mingguan adalah layak menuntut Elaun Gantian Tetap mengikut kadar seperti berikut:

(a) Melibatkan Bermalam

2/3 (Elaun Makan + Elaun Lojing) x Jumlah hari bertugas rasmi;

(b) Tidak Melibatkan Bermalam

2/3 (Elaun Harian) x Jumlah hari bertugas rasmi;

4.4.2 bagi tujuan perenggan 4.4.1 di atas, jumlah hari yang sebenar pegawai itu menjalankan tugas di luar Ibu Pejabat hendaklah dikira mulai dari hari ketibaannya. Seseorang pegawai yang pulang ke Ibu Pejabatnya secara sementara selama tidak lebih dari tujuh hari dan kembali meneruskan tugas tidak akan dianggap sebagai menjalankan tugas yang baru tetapi dikira sebagai menyambung tugas asalnya; dan

4.4.3 seseorang pegawai layak menuntut mana-mana komponen Elaun Gantian Tetap sama ada Elaun Makan, Elaun Harian atau Elaun Lojing jika komponen- komponen tersebut tidak disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur;

4.5 Elaun Bantuan Gaji Drebar

4.5.1 seseorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang menggaji seorang drebar adalah layak menuntut Elaun Bantuan Gaji Drebar mengikut kadar dan syarat seperti berikut:

Gred Kadar

Khas ‘B’ (tidak termasuk Jawatan

Utama ‘B’) dan Utama/Khas ‘C’ RM300.00 sebulan

53 dan 54 RM250.00 sebulan

45 hingga 52 20 sen bagi satu km perjalanan rasmi hingga tidak melebihi RM200.00 sebulan 41 hingga 44 15 sen bagi satu km perjalanan rasmi

hingga tidak melebihi RM160.00 sebulan

4.5.2 tuntutan bulanan bagi mendapatkan Elaun Bantuan Gaji Drebar hendaklah

mengandungi pengesahan pegawai yang membuktikan ianya ada menggaji

seorang drebar;

(43)

7

4.6 Elaun Hidup Drebar

4.6.1 seseorang pegawai yang menggaji seorang drebar adalah layak menuntut Elaun Hidup Drebar semasa menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat dengan syarat drebarnya bermalam bersama, mengikut kadar seperti berikut:

(a)

Semenanjung Malaysia RM30.00 semalam (b) Sabah dan Sarawak RM40.00 semalam (c) Singapura dan Brunei Darussalam RM45.00 semalam

4.7 Elaun Perjalanan Kenderaan

4.7.1 seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar seperti berikut:

Jarak perjalanan bertugas Kelas

rasmi bagi tiap-tiap satu bulan ---

A B C D E

(sen/km)

500 kilometer pertama 60 50 40 25 20

501-1,000 km 55 45 35 25 20

1,001-1,700 km 45 40 30 20 15

1,701 km dan seterusnya 40 35 25 15 10

4.7.2 seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan;

4.7.3 seseorang pegawai dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau kereta api bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kapal terbang atau kereta api dan oleh itu tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan melainkan di dalam keadaan seperti berikut:

(a) jika jarak di antara kedua-dua tempat adalah kurang dari 240 km;

(b) apabila seseorang pegawai dikehendaki juga menjalankan tugas rasminya di beberapa tempat di sepanjang perjalanan;

(c) apabila didapati mustahak dan terpaksa bagi seseorang pegawai berkenderaan sendiri; dan

(d) apabila seseorang pegawai mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain

sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi;

(44)

8

4.7.4 bagi peruntukan (b), (c) dan (d) di atas kelulusan Ketua Jabatan hendaklah dilampirkan dengan baucar tuntutan pegawai tersebut;

4.8 Tambang Gantian

4.8.1 seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km daripada Ibu Pejabatnya dan terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau kereta api layak menuntut Tambang Gantian mengikut kadar tambang pengangkutan yang sesuai dengan kelayakannya, iaitu Tambang Gantian tersebut hendaklah bersamaan dengan tambang kapal terbang atau kereta api, mengikut mana yang berkenaan dengan syarat dinyatakan di dalam baucar tuntutan yang ia telah menggunakan kenderaannya sendiri; dan

4.8.2 seseorang pegawai yang menuntut Tambang Gantian tidak layak menuntut apa- apa tambang atau bayaran tambahan yang bersabit dengan perjalanan kapal terbang atau kereta api seperti tambang dari rumah ke lapangan terbang/stesen kereta api dan sebaliknya, tambang dari lapangan terbang/stesen kereta api ke tempat penginapan dan sebaliknya, bayaran Cukai Lapangan Terbang atau bayaran tempat tidur dalam kereta api (berth charges);

4.9 Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut

4.9.1 seseorang pegawai yang dikehendaki menggunakan motobot/motosangkut sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut mengikut kadar seperti berikut:

(a) 10 kuasa kuda (k.k) dan ke bawah 50 sen satu km (b) lebih dari 10 k.k. hingga 25 k.k. 75 sen satu km (c) lebih dari 26 k.k. 95 sen satu km

4.9.2 seseorang pegawai yang menggunakan motobot/motosangkut yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut;

4.10 Elaun Basikal

4.10.1 seseorang pegawai yang dikehendaki oleh Ketua Jabatan menggunakan basikal sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Elaun Basikal mengikut kadar seperti berikut:

(a) menggunakan basikal melebihi 10

hari bagi bulan itu RM70.00 sebulan atau 20 sen satu km mengikut mana lebih tinggi (b) menggunakan basikal selama 10 hari 20 sen satu km

(45)

9

4.10.2 seseorang pegawai yang menggunakan basikal yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Basikal;

4.11 Tambang Pengangkutan Awam

4.11.1 seseorang pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau kenderaan yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur bagi menjalankan tugas rasmi, sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya, adalah layak menuntut Tambang Pengangkutan Awam seperti berikut:

(a) Teksi/Kereta Sewa/Bas/Motobot/Jenis Pengangkutan Lain Dalam Kategori Ini

Tambang lazim yang dikenakan bagi sesuatu perjalanan tersebut dan disokong dengan resit sekiranya resit ada dikeluarkan;

(b) Kereta Api/Kapal Laut/Jenis Pengangkutan Lain Dalam Kategori Ini

Gred Kelas

27 dan ke atas Kelas Satu

1-26 Kelas Dua

4.12 Belanja Pelbagai

4.12.1 seseorang pegawai sama ada bertugas di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut:

(a) bayaran telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atas urusan rasmi;

(b) belanja dobi yang disokong dengan resit apabila pegawai menginap di luar Ibu Pejabat tidak kurang dari 3 malam;

(c) bayaran Cukai Lapangan Terbang yang disokong dengan resit;

(d) bayaran Excess Baggage untuk barang-barang rasmi yang disokong dengan resit; dan

(e) bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yang disokong dengan resit.

BERTUGAS RASMI DI LUAR NEGERI

5. Seseorang pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar negeri

adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti

(46)

10

5.1 Elaun Makan dan Elaun Harian

5.1.1 kadar Elaun Makan yang layak dituntut bagi tiap-tiap kali bermalam di luar negeri adalah seperti berikut:

Gred Kadar (RM) sehari

Utama/Khas ‘A’ dan ke atas 340.00

Utama/Khas ‘B’ dan C’ 300.00

53 dan 54 270.00

45 hingga 52 200.00

1 hingga 44 Seperti di Lampiran “A2”

5.1.2 Elaun Makan juga layak dituntut jika seseorang pegawai itu meninggalkan tempat bertugas rasmi di luar negeri pada jam 6.00 petang atau selepasnya;

5.1.3 seseorang pegawai yang meninggalkan tempat bertugas rasmi di luar negeri pada jam 1.00 tengah hari atau selepasnya tetapi sebelum jam 6.00 petang hanya layak menuntut Elaun Harian sahaja iaitu separuh daripada Elaun Makan;

5.1.4 seseorang pegawai yang sedang dalam perjalanan tetapi terpaksa menunggu penerbangan di sesuatu tempat di luar negeri yang tempohnya melebihi 6 jam adalah layak menuntut Elaun Harian;

5.1.5 seseorang pegawai tidak layak menuntut Elaun Makan atau Elaun Harian jika kemudahan makan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu tertakluk kepada kadar seperti berikut:

(a) sarapan pagi - 20% daripada Elaun Makan;

(b) makan tengah hari - 40% daripada Elaun Makan; dan (c) makan malam - 40% daripada Elaun Makan;

5.1.6 Elaun Makan tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan; dan

5.1.7 sekiranya Penganjur menyediakan kemudahan bagi menampung perbelanjaan makan tersebut dalam bentuk wang, maka pegawai layak menuntut perbezaannya;