JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

(1)

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

DEPARTEMEN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

Lampiran Keputusan Menteri

Nomor : A-01.UM.02.01 TAHUN 2004 Tanggal : 18 Pebruari 2004

(2)

Kata Pengantar

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena hanya berkat Rakhmat, Hidayah dan bimbingan Nya Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I, yang telah lama kita nanti-nantikan akhirnya dapat terwujud.

Dengan terbitnya Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I Nomor : M-01.UM.02.01 Tahun 2004 tenggal 18 Februari 2004 tentang JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA R.I selain untuk memenuhi amanat yang terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip, juga diharapkan Jadwal Retensi Arsip ini dapat dijadikan pedoman kerja bagi para Pejabat dan Pegawai pengelola dan penanggung jawab tata usaha/arsip sehingga dapat meningkatkan kesadaran akan pentingnya nilai arsip, sekaligus terciptanya tertib administrasi secara lebih sempurna dilingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I.

Tentunya Jadwal Retensi Arsip ini masih jauh dari pada sempurna, namun setidaknya sudah dapat dipergunakan/dimanfaatkan sesuai kebutuhan dan tidak tertutup kemungkinan dikemudian hari masih perlu disempurnakan guna menyesuaikan perkembangan teknologi persuratan/kerasipan.

Dengan telah tersusunnya Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I diharapkan segera dapat disusul tersusunnya Jadwal Retensi Substantif, sehingga lengkap sudah sarana yang diperlukan dalam melaksanakan penyusutan arsip disemua unit kerja dijajaran Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I

Atas nama Pimpinan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I kami menyampaikan terima kasih kepada segenap anggota tim yang

bertugas menyusun Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I dan kepada semua pihak yang telah turut

berpartisipasi khususnya para pejabat dai Badan Pemeriksa Keuangan (BEPEKA), Badan Kepegawaian Negara (BKN), Arsip Nasional R.I (ANRI) dan

Departemen Keuangan R.I

(3)

DAFTAR ISI

Halaman

- Kata Pengantar... i

- Daftar Isi ... ii

- Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI ... iii

Lampiran Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI ... iv

1. JRA Fasilitatif Bidang Perencanaan ... 1-2 2. JRA Fasilitatif Bidang Kepegawaian ... 3-8 3. JRA Fasilitatif Bidang Keuangan... 9-19 4. JRA Fasilitatif Bidang Perlengkapan... 20-25 5. JRA Fasilitatif Bidang Umum ... 26-29 6. JRA Fasilitatif Bidang Pendidikan dan Latihan ... 30-31 7. Surat Persetujuan Sekretaris Jenderal BEPEKA ... 32

8. Surat Persetujuan Kepala BKN ... 33

9. Surat Persetujuan Kepala ANRI... 34

(4)

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

S A L I N A N

KEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR : A-01.UM.02.01 tahun 2004

T E N T A N G

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

Menimbang : a. bahwa dalam rangka tercapainya tertib administrasi dan terlaksananya penyusutan arsip fasilitatif di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia perlu adanya Jadwal Retensi Arsip sebagaimana diamanatkan dalam pasal 4 dan 5 Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979;

b. bahwa untuk maksud tersebut pada butir (a) di atas perlu menetapkan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor : 32 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor : 294) tentang, Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor : 51 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor : 2964) tentang Penyusutan Arsip;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 234/M Tahun 2000;

4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 165 Tahun 2000 tentang, Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen;

5. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 177 Tahun 2000 tentang, Susunan Organisasi dan Tugas Departemen;

6. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor : M-01.UM.02.01 Tahun 1980 tanggal 1 Januari 1980 tentang, PENETAPAN TATA KEARSIPAN DENGAN KARTU KENDALI DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KEHAKIMAN REPUBLIK INDONESIA;

7. Keputusan……

(5)

Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Pebruari 2004

7. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor : M-18.UM.06.05 Tahun 1996 tanggal 9 April 1996 tentang, “POLA PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN ADMINISTRASI DEPARTEMEN KEHAKIMAN REPUBLIK INDONESIA”;

8. Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : M-01.PR.07.15 Tahun 2001 tanggal 6 Pebruari 2001 tentang, “ORGANISASI DAN TATA KERJA DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA”.

Memperhatikan : 1. Persetujuan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan dengan surat Nomor : 11/S/VIII-VIII.4/01/2004 tanggal 23 Januari 2004.

2. Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara dengan Surat Nomor : K.26-30/HAL.6-7/04 tanggal 21 Januari 2004.

3. Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Surat Nomor : PK.01/070/2004 Tanggal 12 Pebruari 2004.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA TENTANG, JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA.

Pasal 1 Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan tugas/kegiatan seluruh unit kerja di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia;

2. Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

Nomor : 34 Tahun 1979, pasal 4 ayat 3 yaitu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka

waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip;

(6)

3. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip sebagaimana diatur dalam Pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor : 34 tahun 1979.

Pasal 2

(1) Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif sebagaimana tercantum dalam lampiran 1 sampai dengan 6 keputusan ini, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Keputusan ini;

(2) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana tersebut dalam ayat (1) Pasal ini dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia;

(3) Pelaksanaan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam keputusan ini dilakukan secara rutin dan dibuatkan Berita Acara;

(4) Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu simpan menurut Jadwal Retensi Arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih dalam pelaksanaannya berpedoman pada pasal 8 Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979.

Pasal 3

Dengan berlakunya Keputusan ini, segala ketentuan yang bertentangan dengan keputusan ini dinyatakan tidak berlaku dan hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan diatur dan ditetapkan kemudian.

Pasal 4

Keputusan ini berlaku di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan diadakan perbaikan seperlunya.

Ditetapkan di : Jakarta

Pada Tanggal : 18 Februari 2004 a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA R.I

SALINAN sesuai dengan aslinya SEKRETARIS JENDERAL,

KEPALA BIRO UMUM,

ttd

SOEMOELJO P. SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

NIP. 040030616

NIP. 040011878

(7)

LAMPIRAN

KEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR : A-01-UM.02.01 tahun 2004

TENTANG :

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

2004

Lampiran 1.1

(8)

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PERENCANAAN

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10. Penyusunan Struktur Organisasi Analisis Jabatan

Penyusunan Jabatan Fungsional

Analisis beban kerja meliputi hasil pengumpulan bahan, telaahan dan hasil coba.

Pengembangan Budaya Kerja

Konsep pola pembangunan Departemen Kehakiman dan HAM beserta data pendukungnya.

Pola pembangunan Departemen Kehakiman dan HAM Konsep rencana kerja lima tahunan Departemen Kehakiman dan HAM.

Rencana kerja lima tahunan Departemen Kehakiman dan HAM

Konsep rencana kerja tahunan Departemen Kehakiman dan HAM.

1 tahun setelah tidak berlaku 1 tahun setelah tidak berlaku 1 tahun setelah tidak berlaku 1 tahun setelah tidak berlaku

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 2 tahun setelah ditetapkan

5 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun setelah ditetapkan

5 tahun setelah dilaksanakan

1 tahun setelah ditetapkan

3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun

3 tahun 3 tahun

5 tahun 3 tahun

3 tahun

Permanen Musnah Permanen

Musnah

Musnah Musnah

Permanen Musnah

Permanen

Musnah

(9)

Lampiran 1.2

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

11. Rencana kerja tahunan Departemen Kehakiman dan HAM 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Permanen 12. Penyusunan pembakuan sarana kerja meliputi hasil

pengumpulan bahan, telaahan, dan hasil konsultasi dengan instansi terkait.

1 tahun setelah tidak berlaku 3 tahun Musnah

13. Penyusunan pedoman pengukuran beban kerja meliputi hasil pengumpulan bahan, telaahan dan hasil uji coba

1 tahun setelah tidak berlaku 3 tahun Musnah

14. Sistim Informasi Manajemen 1 tahun setelah diperbaharui 3 tahun Dinilai kembali

15. Kunjungan kerja komisi DPR. 1 tahun setelah diterima 3 tahun Musnah

16. Tanggapan atas pertanyaan dan komentar yang diajukan DPR RI.

1 tahun setelah disampaikan ke DPR RI

3 tahun Dinilai kembali

17. Bahan-bahan untuk Sidang Kabinet. 1 tahun setelah Sidang Kabinet

3 tahun Dinilai kembali

a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA RI SALINAN sesuai dengan aslinya SEKRETARIS JENDERAL

KEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

NIP. 040030616 NIP. 040011878

(10)

Lampiran 2.1

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG KEPEGAWAIAN

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

1. Formasi Pegawai 1 tahun setelah tahun

anggaran

2 tahun Musnah

2. Penerimaan Pegawai : - Pengumuman - Seleksi Administrasi - Pemanggilan Peserta Test - Pelaksanaan Ujian Tertulis - Keputusan Hasil Ujian - Wawancara/Litsus - Penetapan Tahap Akhir

- Berkas lamaran yang tidak diterima

2 tahun setelah tahun anggaran

1 tahun setelah tahun anggaran

2 tahun

1 tahun

Musnah

3. Pengangkatan Pegawai :

a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS - Berkas lamaran diterima/rangkap

- Surat keterangan hasil penelitian/screening - Berkas usulan CPNS/PNS

b. SK Kolektif c. SK Perorangan

1 tahun setelah SK terbit

2 tahun setelah tahun anggaran

-

2 tahun

3 tahun -

Musnah

Musnah Masuk berkas

perorangan

Lampiran 2.2

Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAM REPUBLIK INDONESIA

(11)

Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Pebruari 2004

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

4. Pembinaan Karir Pegawai :

a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai

- Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin - Laporan Kegiatan

- STTPL

b. Proses Peninjauan Masa Kerja c. DP3

d. Proses Penetapan Angka Kredit e. Disiplin Pegawai :

- Daftar Hadir - Rekap Hadir

- Catatan Pelanggaran

1 tahun setelah SK terbit

-

1 tahun setelah SK terbit 1 tahun setelah terbit 1 tahun anggaran berjalan 1 tahun anggaran berjalan

2 tahun

- 2 tahun 3 tahun 2 tahun 2 tahun

Musnah

Berkas perorangan

Musnah Musnah Musnah Musnah

5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap

2 tahun Musnah

6. Mutasi Pegawai :

a. Alih Tugas/Diperbantukan/Dipekerjakan - Usul Persetujuan Teknis Kepala BKN b. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai)

- Surat Nikah / Cerai

- Akte Kelahiran Anak c. Proses Kenaikan Gaji Berkala

d. Proses Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan

e. Proses Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/ Fungsional

1 tahun setelah SK terbit 1 tahun setelah diperbaharui

-

1 tahun setelah SK terbit 1 tahun setelah SK terbit 1 tahun setelah SK terbit

2 tahun 2 tahun

-

- - - 2 tahun

Musnah Musnah Masuk berkas

perorangan Masuk berkas

perorangan Musnah Musnah Musnah

Lampiran 2.3

(12)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

7. Administrasi Pegawai :

a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (DN&LN) b. Dokumentasi Identitas Pegawai

- Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, Bukti Diri/NIP dan TASPEN

- Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan(KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, MSI, Arsiparis, dll) - Keanggotaan Parpol/ ORMAS/LSM

- KP4/LP2P

c. Cuti Diluar Tanggungan Negara d. Cuti Lainnya

1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah identitas terbit

1 tahun setelah SK terbit 1 tahun setelah pelaksanaan

2 tahun 2 tahun

Musnah Musnah

Masuk berkas perorangan

Musnah 8. Kesejahteraan Pegawai :

- Layanan Beras/Pakaian Dinas

- Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai - Layanan Asuransi Pegawai

- Layanan Tabungan Perumahan

- Bantuan Dinas/Layanan bantuan Sosial - Layanan Olahraga dan Rekreasi

1 tahun setelah tahun anggaran

2 tahun Musnah

9. Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun 1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Musnah 10. Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun 1 tahun anggaran setelah SK

terbit

- Masuk berkas

perorangan

Lampiran 2.4

(13)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

11. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian 1 tahun setelah memperoleh keputusan yang bersifat tetap

2 tahun Musnah

12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan 1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Masuk berkas

perorangan

13. Data Kepegawaian 1 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah

14. Dokumentasi Kepegawaian 1 tahun setelah pensiun 2 tahun setelah hak

dan kewajibannya habis

Musnah kecuali Gol. Ruang IVd dan Gol. Ruang

IVe 15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil antara lain :

a. Lamaran

b. Nota Persetujuan Kepala BKN c. SK. Pengangkatan CPNS d. Hasil Pengujian Kesehatan e. SK. Pengangkatan PNS f. SK. Kenaikan Pangkat g. SK. Kenaikan Gaji Berkala

h. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan.

i. SK. Pengangkatan Dalam atau Pemberhentian dari jabatan Struktural/Fungsional.

j. SK. Perpindahan Wilayah Kerja k. SK. Perpindahan Antar Instansi l. SK. Peninjauan Masa Kerja

m. SK. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

1 tahun setelah Definitif Pensiun 2 tahun Musnah, kecuali tokoh nasional

atau pejabat Eselon I, II atau Eselon lain yang ditentukan oleh

instansi secara Individual atau pegawai Negeri setingkat Gol.

Ruang IVd dan IVe serta orang perseorangan yang

terlibat dalam kasus/peristiwa berskala nasional.

(14)

Lampiran 2.5

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

n. Berita Acara Pemeriksaan

o. SK. Hukuman Jabatan/ Hukuman Disiplin PNS p. SK. Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi lain q. SK. Penarikan Kembali dari Perbantuan

r. SK. Pemberian Uang Tunggu s. SK. Pemberhentian Sebagai PNS t. SK. Pemberhentian Sementara

u. SK. Pengangkatan/Pemberhentian sebagai Pejabat Negara v. SK. Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai

Pejabat Negara w. SK. Pernyataan Hilang

x. SK. Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang y. SK. Penggantian Nama

z. SK. Pensiun

å. Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan ä. Surat Ijin menjadi Anggota Parpol/ORMAS/LSM

ö. Surat Pencabutan Ijin Menjadi Anggota Parpol/Golkar dd. SK. Meninggal Dunia/ Hilang

ee. Surat Keterangan Mutasi Keluarga ff. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan gg. Penetapan Angka Kredit

hh. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus ii. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala gg. Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri hh. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri ll. Kartu Induk PNS

mm. Ijasah/Sertifikat

nn. SK. Penempatan/Penarikan Pegawai

ll. SK Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan di luar Instansi mm. SK. Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti di luar Tanggungan Negara

(15)

Lampiran 2.6

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

16. Berita Perorangan Pejabat Negara a. Menteri

b. Ketua, Wakil Ketua, Badan Peradilan.

c. Hakim pada Badan-Badan Peradilan

d. Pejabat Negara lainnya yang dilengkapi Keputusan Presiden dan ditetapkan sebagai Pejabat Negara.

1 tahun setelah berhenti dari jabatan

1 tahun setelah pensiun 1 tahun setelah pensiun 1 tahun setelah berhenti dari

jabatan

2 tahun

2 tahun 2 tahun 9 tahun

Permanen

Permanen Permanen Dinilai Kembali

KEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

NIP. 040030616 NIP. 040011878

(16)

Lampiran 3.1

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG KEUANGAN

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

1. RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN BELANJA NEGARA (RAPBN).

a. PENYUSUNAN RAPBN.

- Bahan/data penerimaan dan pengeluaran anggaran rutin dan pembangunan dari Lembaga Negara dan Badan Pemerintah.

- Satuan-satuan anggaran dan lampiran RAPBN

- Nota Keuangan

1 tahun setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir.

5 tahun

Musnah

b. PENYAMPAIAN RAPBN KEPADA DPR.

- Ketentuan/ Peraturan tentang Penyusunan RAPBN oleh Presiden / Pemerintah.

- Pembahasan RAPBN oleh Komisi / DPR

- Nota Jawaban DPR.

5 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

Musnah

c. ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (APBN) DAN REPETA.

5 tahun Musnah

Lampiran 3.2

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAM REPUBLIK INDONESIA

(17)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

2. ANGGARAN :

a. ANGGARAN RUTIN

- Petunjuk Penyusunan DUK dan Pembahasan DIK

- PRA DUK RUTIN.

- Daftar Usulan Kegiatan (DUK) dan DURK.

- Rancangan Ulangan Ringkas Belanja Rutin menurut organisasinya (Satuan 2 A), Ulangan Ringkas Belanja Rutin menurut Program (Satuan 2 B), Ulangan Ringkas Pendapatan Rutin (Satuan 2 C), Rincian Belanja Rutin sampai dengan kegiatan dan jenis kepengeluaran per unit organisasi (Dokumen satuan 3) dan Memori Penjelasan Anggaran Rutin (Satuan 3 A).

- Konsep DIK / DRK

- DIK / DRK, dan PO termasuk Revisinya.

- Ketentuan/Peraturan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan dan pertanggungjawaban anggaran rutin.

1 tahun setelah PAN diundangkan

1 tahun setelah ketentuan/

peraturan berakhir

2 tahun

9 tahun

3 tahun

Musnah

Dinilai Kembali

Lampiran 3.3

(18)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

- Surat Keputusan Penetapan Pengelola Keuangan Rutin, Panitia Lelang, Tim/Panitia Pengawas dan Panitia Penerimaan barang.

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

5 tahun Musnah

b. ANGGARAN PEMBANGUNAN.

- Petunjuk Penyusunan DUP dan Pembahasan DIP.

- Pra DUP.

- DUP/DRPP beserta lampirannya termasuk usul revisi.

- Penyusunan Rancangan Anggaran Belanja Pembangunan beserta Data Pendukungnya.

- Petunjuk Pembahasan Konsep DIP dan Lembar Kerja (LK).

- Rancangan APBN meliputi ulasan ringkas sektor, sub sektor dan program (Satuan 2), perincian menurut proyek (Satuan 3) dan memory penjelasan anggaran pembangunan (Satuan 3A).

- Rincian Alokasi Anggaran Pembangunan.

- Konsep DIP dan LK.

- Ketentuan / Peraturan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan dan pertanggungjawaban anggaran pembangunan.

1 tahun setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran

berakhir

1 tahun setelah ketentuan / peraturan tidak berlaku.

2 tahun 2 tahun

5 tahun 2 tahun

3 tahun

Musnah Musnah

Dinilai kembali

(19)

Lampiran 3.4

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

- Persetujuan penggunaan dana pembangunan 1 tahun setelah PAN diundangkan

5 tahun Musnah

- DIP / PO termasuk Revisinya 1 tahun setelah PAN

diundangkan

9 tahun Dinilai kembali - Analisis Realisasi Anggaran Pembangunan 1 tahun setelah PAN

diundangkan

5 tahun Musnah

- Surat-surat Keputusan Penetapan Pengelola Keuangan Proyek, Panitia Lelang, Tim/Panitia Pengawas dan Panitia Penerimaan Barang.

5 tahun Musnah

3. PELAKSANAAN APBN a. PENERIMAAN

- Bukti Penerimaan Pajak 1 tahun setelah PAN

diundangkan

5 tahun Musnah

- Rekening Koran Pemerintah 1 tahun setelah PAN

diundangkan

5 tahun Dinilai kembali

- Bukti Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). 1 tahun setelah PAN diundangkan

5 tahun Dinilai kembali b. PENGELUARAN

- SPP dan Lampirannya :

SPP – UYHD

SPP – GU

SPP – DU/TU

SPP – LS

ABT RUTIN / PEMBANGUNAN

SURAT KUASA SPM

Lampiran 3.5

(20)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

- SPM Belanja Pegawai, Belanja Barang, Belanja Pemeliharaan, Belanja Perjalanan beserta lampirannya:

SPM-DU Rupiah Murni

SPM-TU Rupiah Murni

SPM-GU Rupiah Murni

SPM-LS Rupiah Murni

SPM-DU Rekening Khusus

SPM-TU Rekening Khusus

SPM-GU Rekening Khusus

SPM-LS Rekening Khusus

- P6 (DA 05,31), P7 (DA 05, 32) dan P8 (DA 05, 33) berikut lampirannya.

- Pembukuan Anggaran yaitu :

Buku Kas Umum

Buku Pembantu (Buku Kas Bank)

Buku Kepala (Buku Mata Anggaran, Buku Pajak, Buku Persekot/Panjar)

Register SPM

Register 10 Buku Tambahan

DPP (Daftar Pembukuan Penerimaan/Pengeluaran)

DHP (Daftar Himpunan Penerimaan/Pengeluaran)

Kartu Pengawasan Anggaran

Rekening Koran Bank

2 tahun Musnah

- Ketentuan yang mengatur Penyusunan Anggaran 1 tahun setelah PAN diundangkan

2 tahun Musnah

Lampiran 3.6

(21)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

- Konsep Perhitungan Anggaran (Konsep PA).

PA Pendapatan

PA Pembangunan :

• Rupiah Murni

• Bantuan Luar Negeri

Valas

Rekening Khusus

DIP Siplemen

OBRIK (DIP/DIK), BPKP dan BPK

1 tahun setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir

2 tahun Musnah

- Perhitungan Anggaran (PA) dan PAN.

PA Pendapatan

PA Rutin

PA Pembangunan

9 tahun Permanen

- Dokumen Uang Muka dan Data Pendukung 1 tahun setelah PAN diundangkan

2 tahun Musnah

- Kartu Pengawasan Kredit Anggaran. 1 tahun setelah PAN diundangkan

4 tahun Musnah

- Nota Pembukuan Anggaran (SP3). 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

4 tahun Musnah

- Nota Verifikasi 1 tahun setelah tahun anggaran

berakhir

4 tahun Dinilai kembali - Penggunaan Dana Pemerintah untuk Kontribusi / Iuran dan

lain-lain pada Badan / Organisasi Internasional.

9 tahun Musnah

- Persetujuan Penggunaan / Pencairan Anggaran 1 tahun setelah PAN diundangkan

Lampiran 3.7

(22)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

- Kartu Gaji Pegawai 1 tahun setelah pegawai

berhenti/ pensiun

2 tahun Musnah

- Daftar gaji, Insentip, Lembur, Rapel, Daftar Potongan Gaji dan Slip Gaji.

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir.

9 tahun Musnah

- Laporan Keuangan (Financial Statement) antara lain :

Berita Acara Pemeriksaan Kas / Register penutupan Kas (Anggaran Rutin dan Pembangunan)

Laporan Realisasi Anggaran Rutin dan Pembangunan

LKKP/LKKR

Laporan pendapatan negara yang terdiri dari:

Penerimaan pajak

Penerimaan bukan pajak

Laporan Anggaran Bulanan / Triwulan.

Laporan Tahunan / Laporan NIHIL

1 tahun setelah PAN diundang. 2 tahun Musnah

- Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional :

LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan).

MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan)

Tindak Lanjut /Tanggapan MHP.

- Penyelesaian Tagihan Piutang Negara (DA 04.02) : Tuntutan Perbendaharaan dan Ganti Rugi (TPTGR)

Laporan Kehilangan Uang dan Barang

Berita Acara Kehilangan Uang dan Barang

SK Tanggung jawab Mutlak (SKTJM) / Surat Kesanggupan untuk mengganti ke Negara.

5 tahun setelah memperoleh kepastian hukum dan atau lunas

pembayarannya.

Lampiran 3.8

(23)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

SK Pembebanan Sementara

Surat Keberatan atas Pembebanan Sementara

SK Pembebanan Tetap (TP-TGR)

Bukti Setor ke Kas Negara

SK Penghapusan Uang dan Barang

Laporan Penyelesaian TP-TGR.

4. BANTUAN / PINJAMAN LUAR NEGERI

a. BLUE BOOK (Permohonan Pinjaman Luar Negeri). 2 tahun setelah diterbitkan 9 tahun Permanen b. Blue Book untuk Proyek yang disetujui. Selama proyek masih berjalan 2 tahun setelah

proyek selesai

Dinilai kembali c. GREY BOOK (Dokumen Kesanggupan Negara Donor untuk

membiayai).

2 tahun setelah Loan Agreement ditandatangani

9 tahun Permanen

d. Dokumen Memorandum of Understanding, dan dokumen sejenisnya.

2 tahun setelah tahun anggaran berakhir.

9 tahun Permanen

e. Dokumen LOAN AGREEMENT (NPLN), seperti :

Draft Agreement

Legal Oponion

Surat menyurat dengan tender

Dan sebagainya

2 tahun setelah proyek diserahterimakan

f. Alokasi dan Relokasi Penggunaan Dana Luar Negeri, antara lain :

Usulan Luncuran Dana

Lampiran 3.9

(24)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

g. Aplikasi Penarikan Dana BLN berikut lampirannya :

Reimbursement

Direct Payment

Special Commitucat

Special Account

9 tahun Musnah

h. Otomisasi penarikan dana (Payment Advice). 1 tahun setelah proyek diserahterimakan

9 tahun Musnah

i. Realisasi pencairan dana bantuan luar negeri, yaitu SPM beserta lampirannya antara lain :

SPP, Kontrak, Berita Acara dan Data Pendukung lainnya

j. Replenishment (permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi antara lain :

NOL (No Objection Letter)

COP (Certificafe of Performance)

Notification of Contract

WA (Withdrawall Authorisation)

SE (Statement of Expenditure)

8 tahun Musnah

k. Staff Apraisal Report 1 tahun setelah NPLN selesai 1 tahun Musnah

l. Report/laporan yang terdiri dari :

Progress Report

Mounthly Report

Quarterly Report

Laporan Pembayaran Hutang Negara

Laporan Posisi Hutang Negara

1 tahun setelah proyek diserahkan

Lampiran 3.10

(25)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

m. Completion Report/Annual Report. 1 tahun setelah PAN

diundangkan

9 tahun Permanen

n. Ketentuan/ Peraturan yang menyangkut bantuan/ pinjaman luar negeri

1 tahun setelah ketentuan tidak berlaku

5 tahun Permanen

5. ANGGARAN LAINNYA :

a. DRK (Daftar Rencana Kegiatan) 1 tahun setelah PAN

diundangkan

b. Peraturan Intern dan Extern 2 tahun setelah diperbaharui

4 tahun Permanen

c. Dokumen-dokumen Penerimaan :

- Kontrak Jasa dan Order 1 tahun setelah pekerjaan

diserahterimakan

- Permintaan Pelayanan Jasa / Service Report dan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan.

1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan

- Penagihan / Invoice, Faktur Pajak, Bukti Penerimaan Kas/

Bank beserta bukti pendukungnya antara lain : Copy Faktur Pajak, Nota Kredit Bank.

d. Dokumen-dokumen Pengeluaran :

- Bukti Pengeluaran-pengeluaran Kas/Bank untuk Belanja Barang beserta bukti-bukti pendukungnya :

Barang tidak bergerak

Barang bergerak

Barang habis pakai

SKO

Lampiran 3.11

(26)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

6. IMPLEMENTASI SISTEM AKUNTANSI PEMERINTAH (IMPLEMENTASI SAP) :

a. Manual Implementasi Sistem Akuntansi Pemerintah 1 tahun setelah ketentuan/

peraturan diperbaharui

4 tahun Musnah

b. Pedoman Implementasi SAP 1 tahun setelah ketentuan/

2 tahun Musnah

c. Petunjuk Pelaksanaan Implementasi SAP 1 tahun setelah ketentuan/

2 tahun Musnah

d. MP (Memo Penyesuaian) 1 tahun setelah PAN

diundangkan

5 tahun Musnah

e. Laporan Realisasi Bulan SAP dari KAR (Kantor Akuntansi Regional)

5 tahun Musnah

f. Laporan Realisasi Triwulan SAP dari Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan gabungan semua UAW/Unit Akuntansi Kantor Pusat Instansi (UAKPI)

5 tahun Musnah

7. PERTANGGUNG-JAWABAN KEUANGAN NEGARA

a. Undang-undang tentang Perhitungan Anggaran. 1 tahun setelah PAN diundangkan

9 tahun Dinilai kembali b. Laporan Hasil Pemeriksaan Perhitungan Anggaran Negara oleh

Badan Pemeriksa Keuangan R.I/ITJEN

9 tahun Dinilai kembali c. Persetujuan DPR tentang PAN

- Risalah Rapat, dan lain-lain

5 tahun Musnah

KEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

NIP. 040030616 NIP. 040011878

Lampiran 4.1

(27)

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PERLENGKAPAN

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

1. ANALISA KEBUTUHAN

a. Rencana Kebutuhan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/ Barang Habis Pakai

2 tahun setelah DIK/DIP yang bersangkutan dilaksanakan

1 tahun Musnah

b. Analisa Kebutuhan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/ Barang Habis Pakai

1 tahun Musnah

2. PENGADAAN

a. Pengadaan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/

Barang Habis Pakai antara lain : - Surat Permintaan Penawaran Harga - Berita Acara Pemenang

- Penunjukan Pemberian Pekerjaan/Surat Perintah Kerja (SPK)

- Berita Acara Penyerahan/Pengiriman Barang - Kontrak Kerja

2 tahun Musnah

b. Pengadaan Barang Bergerak/ Inventaris antara lain : - Surat Permintaan Penawaran Harga

- Berita Acara Pemenang

- Penunjukan Pemberian Pekerjaan/Surat Perintah Kerja (SPK)

- Berita Acara Penyerahan/Pengiriman Barang - Kontrak Kerja

3 tahun setelah dilaksanakan penghapusan terhadap barang

yang bersangkutan

2 tahun Musnah

Lampiran 4.2

(28)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

c. Pengadaan Barang Tidak Bergerak melalui :

- Pembelian 1 tahun setelah barang dipindah

tangankan/dihapus

5 tahun Vital

- Penerimaan (hibah) 1 tahun setelah barang dipindah

tangankan

2 tahun Vital

- Penukaran/ Pengalihan Hak Milik 5 tahun setelah Berita Acara tukar menukar/pengalihan hak

milik

- Penyewaan/ Peminjaman Selama dalam masa penyewaan/

peminjaman

2 tahun setelah berakhirnya masa penyewaan/peminjaman

Musnah

- Leasing/ Sewabeli Selama dalam masa

leasing/sewabeli

2 tahun setelah berakhirnya leasing/sewa beli

Dinilai kembali

- Swakelola Selama dalam masa swakelola 2 tahun setelah

berakhirnya masa swakelola

Dinilai kembali

3. PERBAIKAN DAN PEMELIHARAAN a. Barang Bergerak/Inventaris antara lain :

- Surat Permintaan perbaikan/pemeliharaan - Laporan Hasil Pemeriksaan

- Surat Perintah Pemeriksaan/Penawaran Pekerjaan kepada rekanan

- Surat Penawaran dari Rekanan

- Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Rekanan - Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan

2 tahun setelah DIK/DIP perbaikan/ pemeliharaan ybs

dilaksanakan

2 tahun

Musnah

Lampiran 4.3

(29)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

b. Barang Tidak Bergerak antara lain :

- Surat Permintaan perbaikan/pemeliharaan

- Gambar Rencana Pemeliharaan/ Rencana Kerja Bersyarat (RKS)

- Laporan Hasil Pemeriksaan

- Surat Perintah Pemeriksaan/Penawaran Pekerjaan kepada rekanan

- Surat Penawaran dari Rekanan

- Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Rekanan - Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan

2 tahun setelah DIK/DIP perbaikan/ pemeliharaan ybs

dilaksanakan

2 tahun Musnah

4. PENYIMPANAN DAN PENYALURAN

a. Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/Barang Habis Pakai meliputi :

- Penyimpanan

Tanda terima/Surat Pengantar Barang/Surat Pengiriman Barang

Surat Pernyataan Harga dan Mutu

Berita Acara Serah Terima

Buku Penerimaan

Kartu Barang

Kartu Gantung di gudang

Laporan berkala

Buku Persediaan Barang

3 tahun setelah semua barang didistribusikan/ disalurkan

2 tahun Musnah

Lampiran 4.4

(30)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

- Penyaluran antara lain :

Surat Permintaan dari unit kerja

Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)

Buku Pengeluaran

Kartu Barang

Laporan Berkala

3 tahun setelah semua barang didistribusikan/disalurkan

2 tahun Musnah

b. Barang Bergerak/Inventaris - Penyimpanan Antara Lain :

Tanda Terima/Surat Pengantar Barang/Surat Pengiriman Barang

Surat Pernyataan Harga dan Mutu

Berita Acara Serah Terima

Buku Penerimaan

Kartu Barang

Kartu Gantung di gudang

Buku Persediaan Barang

Laporan berkala

5 tahun selama barang sisa/persediaan

masih ada.

Dinilai kembali

- Penyaluran antara lain :

Surat Permintaan dari unit kerja

Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)

Buku Pengeluaran

Kartu Barang

Laporan Berkala

1 tahun setelah barang dihapus

Musnah

Lampiran 4.5

(31)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

5. INVENTARISASI

Barang Tidak Bergerak dan Barang Bergerak

- Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) 3 tahun 2 tahun Musnah

- Daftar Inventaris Ruangan (DIR) 1 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah

- Daftar Inventaris Barang (DIB) 1 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah

- Kartu Inventaris Barang (KIB) 1 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah

- Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT) 3 tahun 2 tahun Musnah

- Laporan Tahunan Inventaris (LTI) 5 tahun 5 tahun Musnah

- Buku Inventaris 5 tahun - Vital

6. PENGHAPUSAN

a. Barang Bergerak/Inventaris - Nota Usulan Penghapusan

- Surat Pembentukan Panitia Penghapusan - Surat Tugas Panitia Penghapusan

- Berita Acara Penelitian/ Pemeriksaan Barang yang akan dihapus

- Surat Izin/Keputusan Penghapusan Barang - SK Panitia Lelang

- Risalah Lelang

3 tahun setelah penghapusan dilaksanakan

4 tahun Musnah

- Berita Acara dan Laporan Tindak Lanjut Penghapusan. 5 tahun setelah penghapusan dilaksanakan

5 tahun Musnah

Lampiran 4.6

(32)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

b. Barang Tidak Bergerak - Nota Usulan Penghapusan

- Surat Pembentukan Panitia Penghapusan - Surat Tugas Panitia Penghapusan

- Berita Acara Penelitian/Pemeriksaan Barang yang akan dihapus

- Surat Izin/Keputusan Penghapusan Barang - SK Panitia Lelang

- Risalah Lelang

5 tahun setelah penghapusan dilaksanakan

- Berita Acara dan Laporan Tindak Lanjut Penghapusan. 5 tahun setelah penghapusan dilaksanakan

7. BUKTI KEPEMILIKAN

a. Sertifikat Tanah 1 tahun setelah dipindah

tangankan

5 tahun Vital

b. Izin-izin :

- Izin Mendirikan Bangunan - Izin Penggunaan Bangunan - Izin Penggunaan Senjata Api

1 tahun setelah diperbaharui 5 tahun Vital

c. Surat-surat Kapal/Kendaraan Bermotor (BPKB) 1 tahun setelah dipindah tangankan

5 tahun Vital

KEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

NIP. 040030616 NIP. 040011878

Lampiran 5.1

(33)

Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004 Tanggal : 18 Februari 2004

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG UMUM

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

1. KETATAUSAHAAN

a. Surat tugas/perintah beserta lampirannya 1 tahun setelah dipertanggungjawabkan

2 tahun Musnah

b. Press Release 2 tahun 2 tahun Dinilai kembali

c. Acara pelantikan pejabat beserta lampirannya antara lain sumpah jabatan, serah terima

2 tahun 2 tahun Musnah

d. Lembar Pengantar/Surat Pengantar 2 tahun 2 tahun Musnah

e. Tembusan Lembar Disposisi 4 tahun setelah tindak lanjut 2 tahun Musnah

f. Sarana pencatatan dan pengendalian surat masuk/ke luar antara lain buku agenda, kartu kendali

g. Permintaan pengalihan media (antara lain pemikrofilman) beserta lampirannya.

h. Permintaan penggandaan beserta lampirannya 1 tahun 2 tahun Musnah

i. Pelayanan kesehatan pegawai :

• Kartu Diagnosa kesehatan Selama pegawai masih menjadi

pasien

- Musnah

• Laporan kesehatan/penggunaan obat 2 tahun 2 tahun Musnah

• Resep obat 2 tahun 2 tahun Musnah

j. Surat Undangan Dinas 1 tahun - Musnah

Lampiran 5.2

(34)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

k. Pengumuman 2 tahun - Musnah

l. Risalah/Notulen 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

m. Bukti tanda terima surat 2 tahun 2 tahun Musnah

n. Bukti peminjaman arsip 2 tahun setelah dikembalikan

-

Musnah

o. Surat keterangan identitas/surat ijin 2 tahun - Musnah

p. Surat Kuasa Pelaksanaan Tugas 2 tahun - Musnah

q. Laporan hasil pelaksanaan kegiatan 5 tahun 2 tahun Dinilai kembali

r. Tembusan Telex/Radiogram 2 tahun 2 tahun setelah

dilaksanakan

Musnah

s. Alamat Pejabat/Mantan Pejabat 1 tahun setelah diterbitkan 2 tahun setelah diperbaharui

Musnah

t. Ucapan Terima Kasih 1 tahun - Musnah

2. KEARSIPAN

a. Sistem Persuratan dan Kearsipan Departemen Kehakiman dan HAM R.I

2 tahun setelah tidak berlaku - Vital

b. Data Kegiatan Unit-unit Kerja Pelaksana 2 tahun 3 tahun Musnah

Lampiran 5.3

(35)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

c. Usul Pemusnahan Arsip 2 tahun setelah disetujui 3 tahun Musnah

d. Persetujuan Pemusnahan Arsip 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Vital

e. Daftar Pertelaan Arsip 3 tahun setelah arsip

dipindahkan

f. Berita Acara Pemindahan Arsip dan Pemusnahan Arsip, beserta lampirannya

3 tahun setelah dilaksanakan 5 tahun Dinilai kembali

g. Berita Acara Penyerahan Arsip dan lampirannya

5 tahun setelah dilaksanakan 5 tahun Dinilai kembali

h. Persetujuan JRA 2 tahun setelah JRA diterbitkan - Vital

3.

KERUMAHTANGGAAN

a. Denah bangunan, gambar instalasi listrik, air, gas 1 tahun setelah bangunan dan instalasi di pindah tangankan

- Vital

b. Permintaan antar jemput pegawai, pemakaian kendaraan dinas beserta lampirannya.

c. Pengaturan dan pelaksanaan pengamanan kantor/gedung dan para pejabat (termasuk kegiatan latihan pengamanan) beserta lampirannya.

d. Permintaan peminjaman ruangan rapat/pertemuan/upacara 2 tahun - Musnah

Lampiran 5.4

(36)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

e. Perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan gedung kantor, pertamanan, instalasi listrik, air, alat pendingin ruangan (AC), lift, kendaraan dinas, peralatan telekomunikasi, peralatan kantor dan mesin diesel/generator serta penambahan daya berserta lampirannya.

4. KEPROTOKOLAN

a. Upacara bendera umum, peringatan hari besar nasional, hari Kehakiman beserta lampirannya

2 tahun

- Musnah

b. Dokumentasi pelantikan/penandatanganan perjanjian/rapat pimpinan dengan instansi lain berserta lampirannnya.

2 tahun 2 tahun Dinilai kembali

c. Penerimaan tamu asing dan jamuan makan beserta lampirannya 2 tahun 2 tahun Musnah

d. Pengurusan dokumen keimigrasian dan kepabeanan para pejabat yang dinas, beserta lampirannya

e. Pengurusan kunjungan kerja/dinas Pimpinan 2 tahun - Musnah

KEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

NIP. 040030616 NIP. 040011878

Lampiran 6.1

(37)

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PENDIDIKAN DAN LATIHAN PEGAWAI(DIKLAT) DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

1. Rencana/Program Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

a. Kebutuhan / Jenis Diklat b. Kurikulum / silabus Diklat c. Metode Pengajaran d. Mutu Diklat

2. Peserta Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

a. Persyaratan Calon Peserta Diklat

b. Seleksi / Penyaringan dan hasil seleksi peserta c. Penetapan Peserta

d. Panggilan Peserta e. Tugas Belajar

f. Daftar / Jadwal / Daftar Hadir Peserta g. Penilaian Peserta Diklat

3. Tenaga Pengajar / Widyaiswara 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

a. Persyaratan Tenaga Pengajar / Widyaiswara b. Pengadaan Tenaga Pengajar / Widyaiswara c. Penetapan Tenaga Pengajar / Widyaiswara

d. Daftar / Jadwal / Daftar Hadir Tenaga Pengajar / Widyaiswara e. Penilaian Tenaga Pengajar / Widyaiswara

4. Penyelenggaraan Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

a. Penyiapan Sarana / Prasarana Diklat

b. Jadwal Kegiatan Diklat / Kurikulum dan Silabus c. Penulisan Kertas Kerja

d. Tata Tertib Diklat

Lampiran 6.2

(38)

JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIF KETERANGAN

e. Kegiatan Lapangan f. Ujian

g. Daftar Hadir Peserta, dan Pengamat Ujian

h. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) 2 tahun setelah dilaksanakan - Berkas perorangan

5. Materi Bahan Pengajaran 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Diserahkan

keperpustakaan

• Buku Panduan

• Transparansi

• Studi Kasus

6. Laporan / Evaluasi Diklat

a. Laporan Kegiatan Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

b. Evaluasi Kegiatan Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

c. Hasil Evaluasi Penyelenggaraan Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan - Vital

d. Hasil Evaluasi PASCA Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

7. Seminar / Lokakarya / Temukarya

a. Penyelenggaraan Seminar / Lokakarya / Temukarya 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah b. Hasil Seminar / Lokakarya / Temukarya 2 tahun setelah dilaksanakan - Diserahkan ke

perpustakaan

8.

Kerjasama Diklat Departemen Kehakiman dan HAM RI dengan

Perguruan Tinggi / Instansi Terkait

1 tahun setelah berakhirnya kerja sama

3 tahun Permanen

KEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

NIP. 040030616 NIP. 040011878

(39)

(40)

(41)