Modul ke:
Fakultas
Program Studi
Galih Chandra Kirana, SE.,M.Ak
Sistem Penggajian
Dan
MSDM
KEWIRAUSAHAAN - 2
Aktivitas
Siklus
Penggajian
• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
Perbarui File Induk Penggajian
• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
•
Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah
memvalidasi data waktu dan kehadiran
pegawai.
•
Informasi ini datang dalam berbagai bentuk,
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
•
Apakah skema pembayaran itu ?
– Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar per jam.
– Laporan tersendiri bagi profesional
– Komisi langsung atau komisi gaji plus
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
Prosedur:
•
Departemen penggajian bertanggungjawab
validasi catatan waktu pegawai.
•
Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan
perbandingan jumlah waktu kerja dengan
waktu yang digunakan pada setiap kerja.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
•
The payroll clerk calculates batch totals and
enters them along with the time data.
•
The batch totals are recalculated by the
computer after subsequent processing steps.
•
Data transaksi penggajian dimasukkan melalui
terminal online.
•
Edit checks are performed on each time and
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
•
The payroll clerk calculates batch totals and
enters them along with the time data.
•
The batch totals are recalculated by the
computer after subsequent processing steps.
•
Data transaksi penggajian dimasukkan melalui
terminal online.
•
Edit checks are performed on each time and
Validasi Data Waktu dan Kehadiran :
Peluang
untuk menggunakan teknologi informasi
• Apakah peluang untuk menggunakan teknologi informasi Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)?
– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
– Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.
Mempersiapkan Penggajian
• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek
pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.
Mempersiapkan Penggajian
•
Prosedur:
•
Pemrosesan penggajian dilakukan dalam
departemen operasi komputer.
•
File transaksi penggajian diurut berdasarkan
nomor pegawai.
•
File data yang telah diurutkan kemudian
Mempersiapkan Penggajian
•
Semua potongan penggajian akan dijumlah
dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk
mendapatkan gaji bersih
•
Apakah jenis pemotongan penggajian?
– Potongan pajak penghasilan
– Potongan sukarela
•
Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji
Mempersiapkan Penggajian
: Peluang untuk menggunakan teknologi
informasi
•
Apakah peluang untuk menggunakan
teknologi informasi mempersiapkan
penggajian
(Aktivitas 4)?
– Menghasilkan dan menyalurkan laporan
penggajian elektronis daripada laporan kertas.
– Terminal online
Membayar Gaji
•
Aktivitas kelima adalah pembayaran yang
sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
•
Sebagian besar pegawai dibayar dengan
menggunakan cek atau dengan penyimpanan
langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi
mereka.
Membayar Gaji
•
Prosedur :
•
Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar
penggajian dikirim ke bagian hutang usaha
untuk ditinjau dan disetujui.
•
Voucher pengeluaran kemudian dibuat.
•
Voucher pengeluaran dan penggajian
Membayar Gaji
: Peluang pemakaian teknologi
informasi
•
Apakah peluang pemakaian teknologi
informasi ke pembayaran gaji
?
– Penyimpanan langsung
– Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja
Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan
perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase
tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan
•
Banyak perusahaan juga menawarkan pada
para pegawai mereka rencana kompensasi
fleksibel.
•
Banyak perusahaan menawarkan dan
memberikan kontribusi atas pilihan rencana
tabungan hari tua.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan
Lain-Lain
•
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian
membayar kewajiban pajak penghasilan dan
potongan sukarela lainnya dari setiap
pegawai.
•
Organisasi harus secara periodik membuat cek
atau menggunakan transfer dana secara
elektronis untuk membayar berbagai
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan
Lain-Lain
•
Lembaga pemerintah terkait
menspesifikasikan waktu untuk pembayaran
ini.
•
Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek
gaji pegawai untuk berbagai kompensasi,
seperti rencana tabungan gaji, harus
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian
internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar. 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
• Apakah ancaman-ancamannya?
1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi 4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat 6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi 8. Kinerja yang kurang baik
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
•
Apakah prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan?
– Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan
– Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan
– Pemindahan tugas
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
– Setoran langsung
– Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian
– Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim
– Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian
– Pengendalian akses
– Prosedur pembuatan cadangan
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
•
Fungsi ketiga SIA adalah memberikan
informasi yang berguna untuk pengambilan
keputusan.
•
Sistem penggajian harus didesain untuk
mengumpulkan dan mengintegrasikan data
biaya dengan jenis informasi lainnya agar
memungkinkan pihak manajemen membuat
jenis keputusan berikut ini :
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2 Kinerja pegawai
3 Moral pegawai
4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan
penggajian
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.
• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian
pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.
• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.
Model Data Siklus Penggajian
Keahlian
Perekrutan
(1, N) (1, 1) (1, N)Lamaran
Lamaran
Perekrutan
(1, N)Untuk
Model Data Siklus Penggajian
• Apakah hubungan antara keahlian dan perekrutan itu ?
– Satu-ke-banyak
• Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan
bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertentu.
Model Data Siklus Penggajian
•
Apakah hubungan antara kegiatan perekrutan
dan lamaran pekerjaan itu?
– Banyak-ke-banyak
•
Mengapa?
– Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan
– Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan.
