BAB 4
METODOLOGI PENELITIAN MASALAH
4.1 Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Dalam menentukan model rumusan masalah perlu serangkaian hipotesis yang membantu alir pemikiran untuk mengambil keputusan akhir yang baik dan berguna untuk diterapkan di PT.Metiska Farma. Perumusan masalah dimulai dari tahap penelitian pendahuluan, pengumpulan data, pengolahan data sampai kepada pembuatan program sistem informasi yang sangat membantu untuk Divisi Produksi di PT.Metiska Farma.. Perumusan masalah ini menjadi faktor yang penting dalam memulai penelitian karena model perumusan masalah ini sesungguhnya merupakan kerangka dasar berpikir dalam menyelesaikan masalah. Kerangka dasar berpikir inilah yang senantiasa menjadi pedoman dalam menelaah dan mendefinisikan masalah sehingga dapat ditemukan jalan keluar yang terbaik. Pendahuluan merupakan tahap awal dalam metodologi penelitian ini yang dilakukan secara langsung dan ditunjang oleh studi kepustakaan.
Setelah mengidentifikasi penyebab dari masalah tersebut, maka dapat ditemukan solusinya dengan menentukan algoritma prioritas yang tepat untuk penjadwalan produksi tersebut. Tahap berikutnya adalah mengimplementasikan penjadwalan produksi yang baik itu ke dalam suatu software program sehingga meningkatkan efisiensi dan kinerja dari Divisi Produksi itu sendiri. Software program tersebut memberikan kemudahan secara tangible berupa optimalnya penjadwalan produksi dan kemudahan intangible berupa bergesernya sistem penjadwalan produksi yang semula manual menjadi IT Minded.
Diagram di bawah ini mendeskripsikan tentang langkah-langkah yang menunjang penelitian penjadwalan produksi di Divisi Produksi PT.Metiska Farma secara sistematis.
Penjelasan secara terperinci dan menyeluruh sistematika model rumusan masalah adalah:
1. Penelitian Pendahuluan dan Studi Kepustakaan
Tahap ini merupakan tahap awal untuk observasi terhadap lingkungan perusahaan. Penelitian ini juga dilakukan untuk tujuan mengamati keadaan setiap divisi secara global yang ada di PT.Metiska Farma. Penelitian ini dilakukan dengan observasi secara langsung ke setiap divisi dan bagian di PT.Metiska Farma serta melakukan wawancara dengan manajer Research and Development (R&D) tentang keadaan, kondisi dan lingkungan kerja yang ada. Penelitian pendahuluan ini ditunjang dengan studi kepustakaan berupa buku-buku literatur sebagai referensinya dan internet sebagai kamus maya.
2. Identifikasi Masalah
Setelah melakukan penelitian pendahuluan selama rentang waktu tertentu, maka dapat dimulai tahap identifikasi masalah . Masalah yang ditemukan pada PT.Metiska Farma tersebut menjadi fokus pemikiran yang utama. Pada tahap ini masalah yang dihadapi perusahaan diamati , diidentifikasi, dan ditelaah dengan baik . Umumnya masalah yang dihadapi perusahaan berkaitan dengan kegiatan operasional dan produksi. .
3. Mencari faktor penyebab timbulnya masalah
Setelah masalah yang ditemukan di PT.Metiska Farma diidentifikasi, maka tahap selanjutnya adalah mencari faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya masalah tersebut. Tahap pencarian faktor penyebab masalah ini merupakan tahap yang paling
krusial di antara tahap-tahap lainnya. Hal itu disebabkan karena jikalau keliru dalam menginterpretasikan faktor penyebab timbulnya masalah maka akan berakibat keliru juga solusi dan jalan keluar yang ditawarkan. Tahap ini dilakukan dengan melakukan brainstorming dengan beberapa pihak yaitu manajer Research and Development (R&D) dan karyawan dari divisi terkait.
4. Pengumpulan Data
Setelah selesai menentukan faktor-faktor yang menjadi penyebab timbulnya masalah di PT.Metiska Farma, maka mulai dilakukan pengumpulan data selama periode waktu tertentu. Pengumpulan data tersebut hanya difokuskan pada obat berbentuk tablet dan periode September 2005 saja. Pengumpulan data ini dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Pengumpulan data secara langsung dengan cara melakukan observasi langsung di divisi terkait yaitu Divisi Produksi PT.Metiska Farma untuk melakukan pengukuran waktu proses obat tablet di setiap mesin, mendapatkan waktu setting setiap mesin dan melihat proses produksi obat tablet itu sendiri. Selain observasi langsung, dilakukan juga wawancara dengan manajer Research and Development (R&D) dan karyawan Divisi Produksi. Sedangakan pengumpulan data secara tidak langsung dengan cara menerima data arsip dari perusahaan yang menunjang pemecahan masalah antara lain:
• Data pesanan obat tablet selama periode September 2005 • Data jumlah tablet setiap batch
• Data waktu proses
5. Pengolahan Data
Setelah melakukan pengumpulan data-data tersebut, maka dapat langsung dilakukan pengolahan data. Pengolahan data yang dimaksudkan di sini adalah mengolah data sedemikian rupa sehingga data mentah yang berasal dari perusahaan dapat berubah menjadi data yang mempunyai arti dalam pemecahan masalah. Langkah-langkah dalam pengolahan data adalah :
a. Perhitungan waktu proses produksi setiap mesin
• Sebagai langkah awal dalam perhitungan waktu proses produksi setiap mesin, maka dihitung dulu waktu proses produksi untuk mesin cetak karena mempertimbangkan adanya punch yang berpengaruh terhadap frekuensi cetak dan waktu cetak.
• Melakukan pengamatan terhadap waktu proses produksi setiap pesanan di setiap mesin pada periode September 2005.
Waktu proses produksi pesanan di setiap mesin ini merupakan waktu siklus.
• Menentukan frekuensi running mesin yang berbanding lurus dengan banyaknya pesanan.
• Menghitung waktu proses produksi di setiap mesin untuk menyelesaikan pesanan pada periode September 2005. Perhitungan waktu proses produksi di sini adalah waktu proses produksi setiap
batch dikalikan dengan frekuensi running mesin. Pada tahap ini, waktu setting setiap mesin belum diperhitungkan ke dalam waktu proses produksi.
b. Perhitungan waktu setting setiap mesin
Setiap mesin tentunya memiliki waktu setting yang berbeda untuk melakukan kegiatan produksi pesanan tersebut. Waktu setting keenam mesin ini diperoleh dengan melakukan sample 30 kali percobaan dengan menggunakan stopwatch.
Langkah-langkah untuk melakukan perhitungan waktu setting setiap mesin adalah :
• Melakukan pengamatan waktu setting sebanyak 30 kali dengan menggunakan alat pengukur waktu berupa stopwatch.
• Pengamatan waktu setting ini dilakukan juga untuk setiap mesin produksi yaitu : Mesin Homogenizer Mesin Granulator Mesin Cetak Mesin Coating Mesin Stripping
• Pengujian kecukupan data waktu setting setiap mesin tersebut dengan tingkat keyakinan 95 % dan tingkat ketelitian 5%. Tingkat keyakinan
dan tingkat ketelitian ini dipilih setelah melakukan brainstorming dengan pihak perusahaan . Kriteria yang dipakai adalah jikalau nilai kecukupan data lebih kecil dari jumlah pengamatan, maka data tersebut cukup. Jikalau keluar dari kriteria, maka harus dilakukan pengamatan kembali.
• Pengujian keseragaman data waktu setting setiap mesin tersebut dengan kriteria Batas Kendali Atas (BKA) dan Batas Kendali Bawah (BKB). Jikalau semua data berada dalam wilayah Batas Kendali Atas dan Batas Kendali Bawah, maka data tersebut dinyatakan seragam.Namun jikalau ada data yang keluar dari batas kendali maka data yang keluar tersebut harus dibuang dan dilakukan pengamatan ulang.
• Melakukan perhitungan waktu siklus rata-rata, waktu normal dan waktu baku setting setiap mesin.
Dalam perhitungan waktu normal dipertimbangkan mengenai faktor penyesuaian yang didapat dari metode obyektif.
Dalam perhitungan waktu baku dipertimbangkan mengenai faktor kelonggaran
c. Perhitungan total waktu proses produksi setiap mesin
Perhitungan total waktu proses inilah yang menjadi sumber data yang utama untuk memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan . Karena dalam penjadwalan produksi, parameter yang paling relevan dan krusial adalah waktu. Langkah-langkah untuk melakukan perhitungan waktu proses adalah:
• Mengetahui waktu proses produksi tablet per batch setelah dikalikan dengan frekuensi running mesin.
• Mengetahui waktu setting setiap mesin
• Total waktu proses produksi adalah waktu proses produksi ditambahkan dengan waktu setting mesin
d. Perhitungan Makespan dan Total flow Time untuk penjadwalan aktual
Melakukan perhitungan makespan dan total flowtime untuk penjadwalan yang dibuat oleh PT.Metiska Farma pada periode waktu September 2005. Makespan dan total flowtime menjadi kriteria utama yang akan dilihat dari penjadwalan actual tersebut. Pada prinsipnya penjadwalan produksi di PT.Metiska Farma dibuat tanpa menggunakan algoritma apapun.
e. Usulan Algoritma Penjadwalan di PT. Metiska Farma
Setelah melakukan perhitungan makespan dan total flowtime untuk penjadwalan aktual, maka dibuat juga usulan algoritma penjadwalan yang akan membantu Divisi Produksi di PT.Metiska Farma dalam menentukan urutan produksi pesanan yang tepat dan optimal.. Algoritma penjadwalan flowshop yang diusulkan adalah Algoritma Campbell Dudek and Smith dan Algoritma Palmer yang keduanya efektif dan efisien untuk masalah makespan dan total flowtime.
6. Analisis Data
Tahap analisis data dilakukan setelah tahap pengolahan data selesai dilakukan. Pada tahap ini dilakukan analisis secara menyeluruh mengenai algoritma penjadwalan yang sedang berjalan di PT.Metiska Farma serta analisis mengenai algoritma penjadwalan flowshop yang diusulkan yaitu Algoritma Campbell Dudek and Smith dan Algoritma Palmer untuk membantu Divisi Produksi menentukan urutan produksi pesanan. Setelah melakukan analisis secara menyeluruh maka akan dilakukan perbandingan antara algoritma yang sedang berjalan, algoritma Campbell Dudek and Smith dan algoritma Palmer dilihat dari kriteria makespan dan total flowtime yang terkecil. Algoritma yang dipilih adalah algoritma yang memiliki makespan dan total flowtime yang terkecil.
7. Analisis Sistem Informasi
Tujuan dilakukannya analisis sistem informasi adalah untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan, dan mengetahui spesifikasi dari kebutuhan pengguna sistem untuk memperbaiki sistem yang ada. Dalam kasus ini, perusahaan menerapkan sistem yang sedang berjalan secara manual, dan metode yang digunakan masih secara intuisi. Untuk sistem yang akan dibuat diusulkan menggunakan komputer sehingga proses kalkulasi untuk menghasilkan rencana jadwal dengan metode yang diusulkan dapat dilakukan secara otomatis, dan data dapat tersimpan dengan baik sebagai data historis perusahaan.
8. Perancangan Sistem Informasi a. Membuat use case diagram
Pembuatan use case diagram adalah untuk mendeskripsikan hubungan aktor atau pengguna sistem dengan sistem yang akan dibuat, sehingga dapat terlihat interaksi antara user dengan sistem melalui pemberian use case. Setiap use case yang ada menggambarkan fungsi dari sistem yang ingin dibuat, hal ini didasarkan pada kebutuhan user yang telah dijelaskan dalam sistem definisi usulan.
b. Membuat use case description
Use case description ini dibuat untuk menjelaskan setiap use case yang ada pada use case diagram secara lebih detil, formatnya dibuat dalam bentuk tabel. Setiap use case yang ada akan dijelaskan dengan sebuah use case description.
c. Membuat activity diagram
Pembuatan activity diagram adalah untuk menjelaskan use case yang bersifat lebih kompleks, sehingga dengan adanya activity diagram ini maka dapat memberikan gambaran lebih jelas mengenai use case tersebut, dimana tidak menutup kemungkinan dalam satu activity diagram melibatkan beberapa use case.
d. Membuat class diagram
Setelah gambaran sistem telah didapat dengan menggunakan use case, maka selanjutnya adalah membuat class diagram yang menggambarkan kumpulan class beserta hubungannya. Penentuan class dan event serta hubungan antara class dengan event akan dibantu dengan membuat event table. Event table ini dibuat dengan mengacu pada sistem definisi usulan. Setiap class akan disertai keterangan berupa atribut dan event (metode) dari class tersebut, dan untuk event dapat dideskripsikan lebih detil dengan menggunakan bantuan statechart diagram.
e. Membuat statechart diagram
Setelah class diagram digambarkan, maka setiap class yang telah dideskripsikan akan diwakilkan dengan sebuah statechart diagram yang dapat membantu dalam menjelaskan event yang ada pada class tersebut, sehingga dapat melihat pola tingkah laku yang valid dari semua objek didalam class.
f. Membuat sequence diagram
Pembuatan sequence diagram adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai hubungan antar objek melalui pesan, dimana sequence diagram ini menitikberatkan pada waktu terhadap pengiriman pesan, sehingga dengan diagram ini akan terlihat aliran atau urutan pesan saat menjalankan suatu use case.
g. Membuat navigation diagram
Diagram ini digunakan untuk menjelaskan hubungan antar user interface yang diperlukan. User interface yang digambarkan adalah berupa form yang perlu dalam program atau sistem yang akan dibuat.
9. Perancangan Database untuk Sistem Informasi Penjadwalan
Perancangan database berguna untuk menentukan tabel-tabel beserta spesifikasinya yang akan digunakan didalam sistem, dimana tujuan menggunakan database adalah sebagai tempat untuk menyimpan data. Adapun beberapa tabel dalam database dapat didasarkan pada class yang ada.
10. Pembuatan Program
Setelah rancangan sistem dan database telah dibuat dan disetujui, maka pembuatan program dapat mulai dilakukan dengan didasarkan pada perancangan yang ada. Pembuatan program ini menggunakan Visual Basic 6.0. Pengetesan dan
11. Melakukan Uji Coba Program
Saat program dibuat juga dilakukan pengetesan apakah ada terjadi error, begitu pula setelah program selesai dibuat, kembali dites apakah terjadi error atau keluaran yang tidak sesuai harapan pengguna sistem, jika ada maka akan dicek kembali program yang telah dibuat.
12. Simpulan dan Saran
Setelah diketahui metode apa yang dapat diusulkan untuk memecahkan masalah yang terjadi di perusahaan dan melakukan perancangan dan pembuatan suatu program atau sistem, maka dibuat kesimpulan dari keseluruhan hasil penelitian, serta saran yang dapat diberikan kepada perusahaan yang berhubungan dengan permasalahan yang ada atau pengkajian yang dilakukan.
4.2 Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter
Pengumpulan data yang dilakukan untuk menunjang pemecahan masalah adalah daya yang valid dari perusahaan itu sendiri, dalam hal ini PT.Metiska Farma. Divisi Produksi PT.Metiska Farma memiliki data-data yang bersifat arsip ataupun data lapangan. Beberapa cara atau teknik yang dilakukan pada tahap pengumpulan data antara lain adalah :
• Melakukan observasi langsung
Observasi dilakukan pada divisi yang terkait yaitu Divisi Produksi selama periode waktu tertentu. Observasi di lantai produksi ini untuk mengumpulkan data mengenai :
Data waktu proses obat tablet per batch Alur produksi obat tablet
Kapasitas produksi setiap mesin produksi
Kapasitas produksi ini erat kaitannya dengan frekuensi running
• Melakukan wawancara
Wawancara dilakukan dengan pihak yang terkait dengan masalah yang ada di perusahaan. Pihak – pihak yang terkait itu adalah karyawan dari Divisi Produksi dan Manajer Research and Development (R&D) . Wawancara yang dilakukan ini senantiasa selalu mengacu kepada inti permasalahan yaitu seperti :
Algoritma Penjadwalan produksi yang seperti apa yang diterapkan di PT. Metiska Farma?
Apakah Divisi Produksi memperhatikan adanya waktu setting setiap mesin?
Apakah Divisi Produksi memperhatikan faktor makespan dan total flowtime dalam penjadwalannya?
• Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan sifatnya teoritis dan menunjang sebagai landasan teori dalam pengumpulan data. Studi kepustakaan menjadi penting adanya agar data yang dikumpulkan tidak menyimpang dari pemecahan masalah yang ada di PT.Metiska Farma. Studi kepustakaan bisa dilakukan dengan beberapa cara yaitu :
Literatur
Literatur adalah buku pedoman yang berisi tentang landasan teori yang menunjang pemecahan masalah .
Dewasa ini banyak sekali dijumpai literatur dengan berbagai macam topik tentang algoritma penjadwalan.
Internet
Melakukan browsing di internet akan menambah wawasan kita tentang masalah yang akan kita pecahkan sehingga pengumpulan data puntidak menyimpang dari tujuan dasarnya. Internet berperan sebagai kamus maya dan banyak sekali dijumpai topik mengenai algoritma penjadwalan flowshop dari tokoh-tokoh maupun universitas terkemuka.
Parameter yang digunakan untuk menunjang pemecahan masalah mengenai algoritma penjadwalan produksi adalah :
a. Waktu proses produksi pesanan
Waktu proses meupakan parameter utama dalam penentuan penjadwalan produksi
b. Frekuensi Running dan kapasitas produksi setiap mesin
Frekuensi running setiap mesin juga berpengaruh secara langsung dengan total waktu proses produksi tablet di setiap mesin.
c. Algoritma yang dipakai
Algoritma yang tepat akan menghasilkan urutan produksi yang tepat dan penjadwalan yang optimal
