KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
INSPEKTORAT JENDERAL
PEDOMAN AUDIT OPERASIONAL
PADA PERGURUAN TINGGI NEGERI
TAHUN ANGGARAN 2016
INSPEKTORAT II
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ...i
Daftar Isi ...ii
BAB I PENDAHULUAN...1
A. Latar Belakang ...1
B. Dasar Hukum ...1
C. Maksud dan Tujuan...2
D. Ruang Lingkup ...3
E. Waktu Pelaksanaan ...3
F. Sasaran dan Petugas Audit...3
G. Pembiayaan...3
H. Tugas dan Tanggung Jawab Tim...3
I. Langkah Kerja...5
BAB II PELAKSANAAN AUDIT...7
A. Program Kerja Audit ...7
B. Temuan Hasil Audit ...7
BAB III LAPORAN HASIL AUDIT...8
A. Maksud dan Tujuan Pelaporan...8
B. Mekanisme Pelaporan...8
C. Kerangka Materi Laporan...9
BAB IV PENUTUP...10 LAMPIRAN:
I. Program Kerja Audit (PKA) II. Tentatif Audit Obyektif (TAO) III. Kertas Kerja Audit (KKA) IV. Kertas Data Audit (KDA) V. Format Ikhtisar Temuan VI. Format LHA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Implementasi Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, yang menyatakan bahwa perwujudan peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang efektif harus dapat memberikan keyakinan yang memadai atas ketaatan, kehematan, efisiensi, dan efektifitas, serta akuntabilitas pencapaian tujuan penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi Pemerintah. Inspektorat Jenderal Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Itjen Kemenristekdikti) sebagai institusi APIP mempunyai fungsi untuk mengawal program-program yang ditetapkan oleh penyelenggara pendidikan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi No. 15 tahun 2015 pasal 524, Itjen Kemenristekdikti mempunyai tugas melaksanakan pengawasan intern di lingkungan Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
Memenuhi tugas tersebut, Itjen Kemenristekdikti Tahun Anggaran 2016 memprogramkan Audit Operasional Kinerja pada Perguruan Tinggi Negeri di lingkungan Kemesristekdikti
B. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah;
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/05/M.PAN/03/2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawasan Intern Pemerintah;
5. Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 15 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi; 6. DIPA Inspektorat Jenderal Kemenristekdikti Nomor SP-...
C. Maksud dan Tujuan
Maksud audit kinerja adalah untuk mengetahui sejauhmana Perguruan Tinggi Negeri dalam melaksanakan tatakelola yang mencakup empat aspek, yaitu aspek tugas pokok dan funsi, aspek keuangan, aspek sarana prasarana dan aspek sumber daya manusia.
Tujuan Audit Kinerja:
1. Menilai ketaatan/kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi;
2. Menguji Sistem Pengendalian Intern di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri;
4. Menilai bahwa dokumen terkait kinerja Perguruan Tinggi Negeri yang meliputi aspek tugas dan fungsi, aspek kepegawaian, aspek keuangan dan aspek sarana prasarana telah administrasikan dengan tertib.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup audit kinerja Perguruan Tinggi Negeri meliputi pelaksanaan tugas dan fungsi, pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan keuangan dan pengelolaan sarana prasarana Tahun Anggaran 2016.
E. Waktu Pelaksanaan
Setiap pelaksanaan audit Kinerja Perguruan Tinggi Negeri akan dilaksanakan selama 12 hari penugasan.
F. Sasaran dan Petugas Audit
Sasaran Audit Kinerja di 20 ( dua puluh) Perguruan Tinggi Negeri yaitu meliputi : 1. Sepuluh (10) Universitas.
2. Sepuluh (10) Politeknik.
Petugas audit operasional keuangan Perguruan Tinggi Negeri ini melibatkan 1 orang Inspektur dan 10 orang auditor Inspektorat II dan 25 orang anggota SPI Perguruan Tinggi Negeri.
G. Pembiayaan
Kegiatan audit kinerja Perguruan Tinggi Negeri Tahun Anggaran 2016 dibiayai dari DIPA Inspektorat Jenderal Kemenristekdikti Tahun Anggaran 2016 No……… tgl ………….
H. Tugas dan Tanggung jawab Tim Audit
Tugas dan tanggung jawab tim secara berjenjang adalah berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan No. Kep-13.00.00-125/K/1997 tentang Petunjuk Teknis Ketentuan Pelaksanaan Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya di lingkungan Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah.
1. Tugas Penanggung Jawab Tim/Pengendali Mutu (PM)
a. Menerima rencana kegiatan pengawasan, baik audit maupun lainnya. b. Menerima penugasan pengawasan.
c. Membicarakan penugasan pengawasan dengan Tim.
d. Membuat perencanaan kegiatan pengawasan baik rencana kegiatan audit maupun kegiatan pengawasan lainnya.
e. Membuat program pengawasan, baik program audit maupun program pengawasan lainnya.
f. Mengkomunikasikan program pengawasan dengan PT dan KT.
g. Menyelenggarakan diskusi/konsultasi dengan Pemberi Tugas, PT, KT dan AT. h. Melakukan supervisi atas pelaksanaan penugasan.
j. Menetapkan revisi program pengawasan dan koreksi pelaksanaan tugas pengawasan.
k. Melakukan reviu atas konsep Laporan Hasil Pengawasan.
l. Melakukan evaluasi atas realisasi antara pelaksanaan dengan program pengawasannya.
m. Menandatangani Laporan Hasil pengawasan. n. Melakukan evaluasi kinerja PT dan KT.
2. Tugas Pengendali Teknis (PT)
a. Membantu PM mempelajari dan membicarakan penugasan pengawasan. b. Membantu PM membuat anggaran waktu pengawasan.
c. Membantu PM membuat rencana pengawasan. d. Membantu PM menyusun program pengawasan.
e. Membantu PM mengkomunikasikan program pengawasan pada KT dan AT. f. Membantu PM Menyelenggarakan konsultasi/diskusi dengan pemberi tugas
KT, dan AT serta pihak lain yang terkait.
g. Mengajukan usul revisi program pengawasan karena kendala di lapangan dan melakukan koreksi atas pelaksanaannya.
h. melakukan supervisi atas pelaksanaan penugasan.
i. melakukan reviu atas realisasi pelaksanaan penugasan dengan program pengawasan yang dilakukan KT dan AT.
j. Melakukan reviu atas kertas kerja audit.
k. Melakukan reviu atas konsep laporan hasil pengawasan. l. melakukan evaluasi kinerja KT dan AT.
m. Membantu membuat profil obyek audit pada Perguruan Tinggi Negeri sebagai dasar gambaran umum dalam melaksanakan audit, dan setiap tahun dilakukan update data.
3. Tugas Ketua Tim (KT)
a. Membantu PT membuat rencana kegiatan pengawasan.
b. Membantu PT menyiapkan bahan untuk menyusun program pengawasan. c. Membantu PT mengkomunikasikan program pengawasan kepada AT. d. Memberikan penugasan harian kepada AT.
e. Melakukan supervisi pelaksanaan kegiatan AT.
f. Membantu PM/PT menyelenggarakan diskusi/konsultasi dengan pemberi tugas dan inter tim.
g. Melaksanakan kegiatan pengawasan sesuai dengan program pengawasan. h. Melakukan reviu atas realisasi dan program yang dilakukan AT.
i. Melakukan reviu atas kertas data temuan .
j. Menyusun daftar analisis tugas-tugas mingguan.
k. Menyusun kesimpulan hasil pengawasan.
l. Menyusun konsep laporan hasil audit.
m.Melakukan evaluasi kinerja AT.
4. Tugas Anggota Tim (AT)
a. Mempelajari program pengawasan.
b. Membicarakan dan menerima penugasan harian dari KT. c. Melakukan kegiatan sesuai dengan program pengawasan. d. Membuat kesimpulan hasil pengawasan.
e. Membantu KT menyusun laporan hasil audit. f. Menyusun Kertas Kerja Audit (KKA)
g. Menyusun dan mempelajari bahan ekspose disertai kertas data audit.
h.Membantu membuat profil obyek audit pada Perguruan Tinggi Negeri sebagai dasar gambaran umum dalam melaksanakan audit, dan setiap tahun dilakukan update data.
I. Langkah kerja Audit
1. Tim Audit mengumpulkan informasi dan dokumen terkait dengan Perguruan Tinggi Negeri yang akan diaudit.
2. Tim Audit melakukan Temu Awal (entre Miting).
3. Tim melakukan audit ke Perguruan Tinggi Negeri sesuai dengan surat tugas, dengan panduan Program Kerja Audit (PKA).
4. Tim Audit membuat Kertas Kerja Audit (KKA) sebagai dasar menyusun temuan berupa Kertas Data Audit (KDA) yang diperoleh dari hasil audit dokumen, cek fisik, opservasi, wawancara, dan pengisian instrumen.
5. KDA dilakukan reviu oleh Pengendali Teknis (PT)
6. KDA setelah direviu Pengendali Teknis (PT) dilakukan konfirmasi kepada pihak – pihak terkait dan Pimpinan Perguran Tinggi.
7. Setelah KDA dikonfirmasikan dan disepakati bahwa hasil temuan tersebut benar adanya (tidak mengada – ada), selanjutnya dimintakan tanggapan dari Pimpinan Perguruan Tinggi.
8. Setelah mendapatkan tanggapan maka KDA ditandatangani oleh Ketua Tim, Pengendali Teknis dan Pimpinan Perguruan Tinggi.
9. Dibuat Berita Acara Hasil Audit yang ditandatangani oleh Penanggungjawab Audit atau Pengendali Teknis dan Pimpinan Perguruan Tinggi.
10. Tim audit melakukan temu akhir (exit Miting)
11. Berita Acara Hasil Audit dan Kertas Data Audit (KDA) satu set diserahkan Pimpinan Perguruan Tinggi yang sekaligus merupakan laporan sementara atas hasil audit.
BAB II
PELAKSANAAN AUDIT
A. Program Kerja Audit (PKA)
Program Kerja Audit merupakan langkah-langkah kerja secara berurutan yang merupakan acuan bagi Auditor dalam melaksanakan audit.
PKA dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai hal-hal yang berkaitan dengan indikasi kelemahan dalam pelaksanaan program, serta upaya deteksi atas indikasi kelemahan tersebut untuk memperoleh informasi yang akurat dan relevan dalam rangka memberikan rekomendasi untuk perbaikan.
Tujuan penyusunan PKA, adalah:
1. Untuk menyamakan persepsi para Auditor yang ditugaskan dalam melaksanakan audit Perguruan Tinggi Negeri.
2. Sebagai panduan bagi auditor yang ditugaskan, sehingga dapat melakukan audit secara sistematis, terarah, akurat serta terkoordinasi secara baik.
3. Sabagai sarana pembagian tugas kepada anggota tim audit (siapa mengerjakan apa dan berapa lama).
4. Sebagai pedoman Pengendali Teknis untuk melakukan reviu terhadap jalannya pelaksanaan audit.
B. Temuan Hasil Audit
Ketidaksesuaian antara program kegiatan dan capaian realisasi kegiatan, antara program dan realisasi kegiatan dengan visi dan misi, terhadap ketentuan yang berlaku, serta tidak terpenuhinya unsur 3 E merupakan temuan permasalahan yang harus dituangkan dalam Kertas Data Audit (KDA).
Penyajian temuan pada KDA berdasarkan urut-urutan atribut temuan dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Masalah
Adalah fakta-fakta yang ditemukan oleh Tim Audit berkenaan dengan pelaksanaan kegiatan yang diaudit. Sekaligus merupakan judul temuan yang menjelaskan mengenai pokok permasalahan yang terjadi.
2. Uraian maslah
a. Masalah yang ditemukan berdasarkan dari hasil audit dokumen/bukti - bukti atau dari hasil opservasi/cek fisik
b. Menjelaskan terhadap apa yang terjadi, bagaimana terjadinya dan berapa nilainya (kalu ada), waktu dan tempat kejadian dan siapa pelaku dan atau siapa yang bertanggung-jawab.
c. Lima (5) W + satu (1) H
3. Kriteria
Kriteria adalah kondisi seharusnya dan atau ketentuan dan peraturan yang berlaku yang memuat tujuan-tujuan agar kegiatan yang diaudit dapat dilaksanakan dan mencapai tujuan secara ekonomis, efisien, dan efektif, serta akuntabel. Dalam hal kondisi temuan audit menguraikan kelemahan dalam ketentuan atau aturan yang berlaku, Tim Audit menguraikan kriteria temuan audit atas dasar ketentuan atau aturan lain yang mempunyai hirarki lebih tinggi. Namun demikian, apabila tidak terdapat kriteria yang jelas untuk suatu kondisi yang ditemukan, maka Tim Audit dapat menyusun kriteria temuan. Kriteria temuan yang disusun oleh tim, hendaknya dibicarakan dan mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Auditan.
4. Penyebab
Penyebab adalah kelemahan sistem pengendalian manajemen (sisdalmen) yang dapat diidentifikasikan oleh Tim Audit atas kondisi yang ditemukan, yang memuat mengapa kondisi tersebut terjadi. Pengungkapan penyebab dalam satu temuan audit, Tim Audit dapat mengidentifikasikan penyebabnya lebih dari satu komponen pengendalian atau beberapa unsur pengendalian intern yang berbeda. Tim Audit hendaknya dapat menguraikan secara lebih detail penyebab yang diidentifikasikan dalam uraian hasil audit.
5. Akibat
Akibat adalah dampak yang ditimbulkan karena adanya masalah sehingga tujuan yang diharapkan tidak tercapai,
6. Simpulan
Simpulan adalah merupakan ringkasan permasalahan atas kondisi yang tidak sesuai dengan aturan atau ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku dengan diikuti sebab dan akibat.
7. Rekomendasi
Rekomendasi adalah tindak lanjut yang harus dilaksanakan oleh Auditi berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang disampaikan oleh Auditor dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan dapat tercapai secara ekonomis, efisien, dan efektif dan akuntabel. (rekomendasi menghilangkan penyebab).
8. Tanggapan Auditan
diperoleh kesamaan pemahaman antara Tim Audit dengan Auditan. Apabila setelah dilakukan klarifikasi tetap tidak ada kesepahaman namun Tim Audit yakin terhadap kebenaran dari temuan dan rekomendasi, maka tetap dibuat KDA.
BAB III
LAPORAN HASIL AUDIT
A. Maksud dan Tujuan Pelaporan
Maksud dan tujuan pelaporan hasil audit adalah untuk:
1. Mengkomunikasikan hasil audit kepada pemberi tugas dan pejabat yang berwenang. 2. Mempermudah pelaksanaan tindak lanjut (tinjut) hasil audit
3. Merupakan out put sebagai pertanggungjawaban terhadap kegiatan audit yang telah dilaksanakan.
B. Mekanisme Pelaporan
Laporan hasil audit pada dasarnya diatur sebagai berikut:
1. Konsep Laporan Hasil Audit (LHA) disusun oleh Ketua Tim segera setelah pekerjaan lapangan selesai, dilengkapi dengan:
a. Tindak Lanjut (Tinjut).
b. KKA (Kertas Kerja Audit).
c. KDA ( Kertas data Audit).
d. Berita Acara Hasil Audit.
e. Ikhtisar Temuan.
2. Konsep LHA kemudian reviu/dikoreksi oleh Pengendali Teknis dengan memperhatikan:
a. Kesesuaian bentuk dan susunan LHA dengan pedoman. b. Kelengkapan dokumen pendukung LHA seperti lampiran. c. Kesesuaian Susunan LHA dengan Daftar Isi.
d. Kesesuaian materi LHA dan KDA serta Tindak Lanjut (Tinjut).
e. Kelengkapan dan kesesuaian unsur-unsur temuan dalam LHA (kondisi, kriteria, akibat, penyebab, dan rekomendasi).
f. Kesesuaian tata cara penulisan LHA dengan Pedoman Tata Persuratan /Bagian Tata Usaha, yaitu tentang.
g. Bentuk dan ukuran huruf, serta spasi, penulisan alamat dan tembusan LHA dan nomor LHA.
yang diaudit dan ditandatangani oleh (disesuaikan dengan kebijakan pimpinan) atau sesuai dengan pedoman pelaporan.
Laporan dan surat tindak lanjut ditujukan kepada: 1. Pimpinan Perguruan Tinggi yang diaudit.
2. Tembusan disampaikan kepada: Menteri (sebagai laporan), Dirjen terkait dan Sekretariat Itjen Kemenristekdikti
C. Kerangka Materi laporan
Kerangka Laporan hasil Audit disusun dalam bentuk bab (template laporan terlampir). Berikut ini adalah Kerangka Laporan yaitu:
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
BAB I: SIMPULAN DAN REKOMENDASI A. Simpulan
1. Sasaran Program Audit Kinerja 2. Informasi Keuangan
3. Temuan Hasil Audit B. Rekomendasi
BAB II: URAIAN HASIL AUDIT A. Informasi Umum
1. Dasar Audit
2. Maksud dan Tujuan Audit 3. Ruang Lingkup Audit 4. Pelaksanaan Audit
5. Data Pengenal Obyek Audit
B. Hasil Audit
1. Informasi Keuangan 2. Temuan Hasil Audit
3. Hal-hal yang perlu diperhatikan
LAMPIRAN : 1. Surat Tugas 2. KDA
3. Ikhtisar Temuan
BAB III PENUTUP
Pedoman Audit Kinerja Perguruan Tinggi Negeri Tahun Anggaran 2016 ini dilengkapi dengan lampiran yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan, yaitu Program Kerja Audit, Tentative Audit Objective (TAO), Kertas Kerja Audit, Kertas Data Audit, Format LHA, Format Kompilasi Temuan, Kodefikasi Temuan, dan Berita Acara Hasil Audit.
Demikian Pedoman Audit Kinerja Perguruan Tinggi Negeri Tahun Anggaran 2016 ini disusun, untuk dijadikan acuan bagi auditor dalam melaksanakan audit.
………., ……….. 2016
Inspektur Jenderal
