SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PADA DINAS

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PADA DINAS

LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN PROVINSI RIAU

MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING

Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan tugas Riset Teknologi Informasi pada Jurusan Sistem Informasi

Oleh : Kelompok 10

DIAN FADILLAH PUTRA

11553105317

YUDI LESMANA PUTRA

11553104711

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM

RIAU PEKANBARU

ABSTRACT

Archives is an important documents in Provincial Environment and Forestry Office Archives very helpful the organization in achieving its goals.. A variety of things related to one company's important data are in the archives. The difficulty that occurs lies in how to get the archive when it is needed. An archive management setting means how to compile a company's data from its earliest establishment to date. An archive can mean a report of any decision or rule of a company. The archive can contain financial data, employee data and other data. Thus, Archive Management can be said vital in one company. With archives we can know Record the policies or decisions of one company effectively and comprehensively. Know how many archives you have. Regulate how the mechanism of work of one company through the archive. Making a policy system more practical because it uses a variety of technological advances. Keep a history of one company well. Therefore the need is an integrated archives system

ABSTRAK

Arsip adalah dokumen penting di Arsip Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan sangat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Berbagai hal yang berkaitan dengan satu data penting perusahaan ada di arsip. Kesulitan yang terjadi terletak pada bagaimana mendapatkan arsip saat dibutuhkan. Pengaturan pengelolaan arsip berarti bagaimana mengumpulkan data perusahaan dari tempat yang paling awal sampai saat ini. Arsip bisa berarti laporan keputusan atau peraturan perusahaan. Arsip dapat berisi data keuangan, data karyawan dan data lainnya. Dengan demikian, Manajemen Arsip dapat dikatakan penting dalam satu perusahaan. Dengan arsip yang bisa kita ketahui Catat kebijakan atau keputusan satu perusahaan secara efektif dan komprehensif. Tahu berapa banyak arsip yang anda punya. Mengatur bagaimana mekanisme kerja satu perusahaan melalui arsip. Membuat sistem kebijakan lebih praktis karena menggunakan berbagai kemajuan teknologi. Jaga sejarah satu perusahaan dengan baik. Oleh karena itu dibutuhkannya sistem informasi pengarsipan.

Kata kunci: Sistem arsip, terintegrasi

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Jogiyanto (2005:1) menyatakan bahwa sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Menurut H. M Jogiyanto 1992:6) Informasi merupakan komponen-komponen yang terkait dengan yang lainnya yang bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi guna mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis dan memvisualisasikan dalam organisasi. Dari teori ini dapat disimpukan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian nyata. Informasi dapat digunakan sebagai sumber pengetahuan

Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi di dalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas surat menyurat (dewi leyla, 2014).

dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief”

Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Agar arsip tersebut dapat dipergunakan secara efektif dan efesien oleh suatu instansi, maka diperlukan adanya manajemen arsip yang baik.

Teknologi yang membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta pelaksanaan administrasi di suatu instansi menjadi efektif dan efesien. Kemajuan teknologi berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti kemajuan tersebut . Serta di sisilain, menjadi suatu tantangan bagi para pengelolaan arsip itu sendiri kembali (Annisa Nurulita, 2015).

Dalam sebuah organisasi merupakan kumpulan dari unit kerja yang

saling berhubungan dan fungsi yang sesuai dengan deskripsi kerjanya. Dalam menjalankan deskripsi kerja tersebut tercipta kegiatan-kegiatan dan

dalam menjalankan kegiatan tersebut akan terjadi transaksi yang merupakan proses administrasi. Proses itulah yang akan menciptakan arsip apapun jenisnya baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang nantinya akan diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali (ibid).

hardcopy. Pada pencarian dokumen lama sulit dan cukup memakan waktu, sebab harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu, Kesuliatan Dalam Laporan Surat masuk dan surat keluar, Hilang dan rusaknya dokumen. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada perlu dicari sistem alternatif yang dapat digunakan sebagai pengolahan data. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada perlu dicari sistem alternatif yang dapat digunakan sebagai pengolahan data. Oleh karena itu perlu diadakan pembangunan sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan keluar.

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul “ SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PADA DINAS LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN PROVINSI RIAU ”.

1.2

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu, Bagaimana membangun sistem informasi pengarsipan pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang nantinya dapat mempermudah pengarsipan.

1.3

Batasan Masalah

Dalam pembuatan laporan ini, batasan masalah yang ada adalah sebagai berikut:

1. Membuat sistem informasi arsip pada seluruh bagian di Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau.

2. Sistem yang dibangun menyediakan informasi yang berkaitan dengan arsip surat masuk dan keluar pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau.

3. Sistem ini hanya membahas mengenai pengarsipan tidak sampai keamanan sistem

Dalam laporan ini tujuan penelitian nya adalah:

1. Untuk Merancang sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan keluar pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Propinsi Riau yang ter-integrasi.

2. Sistem ini dibangun agar user dapat mengakses dan memperoleh informasi data surat dengan cepat.

3. Mengolah data pengarsipan secara terpadu.

1.5

Manfaat Penelitian

Manfaat dalam laporan ini adalah:

1. Mempermudah pencarian dan penggunaan arsip pada seluruh bagian di Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau

2. Memperlancar proses pengarsipan agar pengarsipan bisa di gunakan langsung.

3. Mengintegrasikan arsip agar mudah di olah dan dimanfaat kan bagi kantor.

4. Menjaga keamanan data arsip dari segala hal yang mengancap keamanan data kearsipan.

LANDASAN TEORI

2.1 Penelitian Terdahulu

Penelitian dilakukan oleh Sri Lestari, Ardina Desi Suasana (2016) Universitas Islam Belitar yang berjudul “Sistem Pengarsipan Dokumen dan Pegawai Menggunakan Metode Mixture Modelling Berbasis Web”. Dalam laporan ini penulisa membahas sistem yang dapat mempercepat pencarian dokumen.

2.2 Sistem Informasi Pengarsipan

Sistem Informasi Kearsipan merupakan perangkat perangkat yang saling berinteraksi dalam pengolahan data kearsipan untuk mencapai tujuan dari fungsi kearsipan, yaitu penyimpanan, penataan, pengelompokan, pengendalian dan pemeliharaan kearsipan.

2.3 Metode Pengumpulan Data

Adapun tiga teknik pengumpulan data yang biasa digunakan adalah angket, observasi dan wawancara.

2.3.1 Angket

Angket / kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang dijadikan responden untuk dijawabnya. Meskipun terlihat mudah, teknik pengumpulan data melalui angket cukup sulit dilakukan jika respondennya cukup besar dan tersebar di berbagai wilayah. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan angket menurut Uma Sekaran (dalam Sugiyono, 2007:163) terkait dengan prinsip penulisan angket, prinsip pengukuran dan penampilan fisik.

Prinsip Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :

 Isi dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk mengukur maka harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.

 Bahasa yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden. Tidak mungkin menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa Inggris pada responden yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.

 Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau terturup. Jika terbuka artinya jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan jika pernyataan tertutup maka responden hanya diminta untuk memilih jawaban yang disediakan.

2.3.2 Observasi

ini digunakan bila penelitian ditujukan untuk mempelajari perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan dilakukan pada responden yang tidak terlalu besar.

2.3.3 Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data maupun peneliti terhadap nara sumber atau sumber data.Wawancara pada penelitian sampel besar biasanya hanya dilakukan sebagai studi pendahuluan karena tidak mungkin menggunakan wawancara pada 1000 responden, sedangkan pada sampel kecil teknik wawancara dapat diterapkan sebagai teknik pengumpul data (umumnya penelitian kualitatif)

Wawancara terbagi atas wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.

1. Wawancara terstruktur artinya peneliti telah mengetahui dengan pasti apa informasi yang ingin digali dari responden sehingga daftar pertanyaannya sudah dibuat secara sistematis. Peneliti juga dapat menggunakan alat bantu tape recorder, kamera photo, dan material lain yang dapat membantu kelancaran wawancara.

2. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara bebas, yaitu peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang berisi pertanyaan yang akan diajukan secara spesifik, dan hanya memuat poin-poin penting masalah yang ingin digali dari responden.

2.3.4 Kuesioner

2.4 Metode Analisis

Menurut Korson dan John dalam Darmamawati (2002) perancangan sistem Dengan pendekatan OO adalah menggunakan permodelan sebagai titik pandang. Model awal dibangun dengan memandang masalah sebagai suatu kumpulan objek (entity) yang saling berinteraksi. Entity adalah objek nyata yang dapat dilihat secara fisik atau objek abstrak. Sebagai contoh, peternak dan produksi sebagai objek nyata, sedang berternak ayam adalah hubungan antara peternak dan produksi adalah abtrak. Bentuk relasi antar objek (entity) merupakan ineteraksi yang terjadi antar objek yang ada dalam lingkungan permasalahan. Contoh bentuk relasi entity yang sesuia dengan aturan orientasi objek dinyatakan dalam. Penggambaran hubungan antar objek dilengkapi dengan sifat hubungan dari kedua objek yang disebut kardinalitas.Kardinalitas dapat dinotasikan dengan1:1 yang artinya satu ke satu, 1:N yang artinya bersifat satu ke banyak dan N:N yang artinya banyak ke banyak. kardinalitas objek peternak dan produksi adalah 1:N artinya satu peternak dapat beternak banyak jenis ternak.

2.5Metode Perancangan

Dalam membuat sebuah Sistem terdiri dari beberapa tahap / fase yang menggambarkan sebuah kegiatan yang akan dilakukan sehingga memudahkan dalam mendefinisikan, mengembangkan, menguji, mengantarkan, mengoperasikan, dan memelihara produk perangkat lunak. Setiap fase membutuhkan informasi masukan, proses, dan produk yang terdefinisi dengan baik. Deretan fase tersebut adalah:

2. Perancangan, melakukan identifikasi terhadap komponen perangkat lunak (fungsi, arus data, penyimpanan data), hubungan antar komponen, struktur perangkat lunak (dekomposisi menjadi modul-modul dan antar muka Perangkat Lunak). Fase ini menghasilkan arsitektur rinci, terutama dalam bentuk algoritma-algoritma.

3. Implementasi, adalah terjemahan langsung arsitektur rinci ke dalam bahasa pemrograman tertentu.

4. Pengujian, terdiri dari fase pertama yaitu uji integrasi dengan melakukan pengujian terhadap semua modul dan pengantarmukaan sehingga pada level sistem dapat beroperasi dengan benar, dan fase kedua yaitu uji penerimaan dengan melakukan berbagai pengujian, mengacu kepada berbagai persyaratan yang telah ditentukan.

5. Pemeliharaan, terdiri dari fase peningkatan kemampuan, adaptasi terhadap lingkungan pemrosesan, dan melakukan berbagai koreksi atas kesalahan yang terjadi.

2.6 Metode Pengembangan

2.6.1 Waterfall

langkah logis yang pada akhirnya akan menjadi produk akhir yang siap pakai (Simarmata, 2010).

2.7 Metode Mixture Modeling

Mixture modelling (Mixture Modeling atau Mixture Model) adalah suatu metode yang memodel atau mengelompokkan data-data di dalam suatu dataset menjadi kelompok-kelompok data yang sebelumnya tidak terdifinisikan. Metode yang diulas adalah pengelompokan data yang memodel suatu distribusi statistik bercampur dengan distribusi statistik yang lain dalam bentuk mixture (penjumlahan berproporsi).

2.8 Tools yang di gunakan

a.

Xampp

XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket.Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi

b.

PHP

PHP merupakan bahasa pemrograman berbasis web yang memilik kemampuan untuk memproses data dinamis. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language artinya sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server.

MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis. Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

2.9 Profil Perusahaan

2.9.1 Sejarah Singkat

Dinas Kehutanan Provinsi Riau dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Riau Nomor 9 tahun 2008.

2.9.2 Alamat Perusahaan

Nama Tempat : Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Riau

Alamat : Jl. Jend. Sudirman, No.468, Pekanbaru, Riau – Indonesia

Telp : (0761) 21440

2.9.3 Visi dan Misi

2.9.3.1 Visi

Visi Dinas Kehutanan Provinsi Riau adalah sebagai berikut :

“Terwujudnya sumber daya hutan Provinsi Riau yang lestari untuk k esejahteraan rakyat”.

 Bahwa kelestarian hutan menjadi prinsip bagi penyelenggaraan pemba ngunan kehutanan serta pengurusan hutan, hal ini sejalan dengan prins ip-prinsip yang diacu secara global, yaitu “Sustainable Forest Develo pment”.

 Bahwa keberadaan hutan yang terjaga kelestariannya mutlak harus ada karena merupakan salah satu sistem penyangga kehidupan.

 Bahwa kesejahteraan masyarakat harus diwujudkan, karena faktor kes ejahteran sangat berkaitan mutlak dengan eksistensi hutan. Kesejahter aan masyarakat diperoleh sebagai akibat dari keberadaan hutan yang l estari akan mendorong masyarakat yang diperoleh sabagai akibat dari keberadaan hutan yang lestari akan mendorong masyarakat untuk ikut merasa memiliki dan bertanggung jawab terhadap hutan (sense of belo nging and sense of responsibility).

2.9.3.2 Misi

Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi SKPD. Dalam rangka mencapai visi untuk kurun waktu jangka menengah, ditetapkan misi pembangunan kehutanan Provinsi Riau sebagai berikut :

1. Memantapkan Kawasan Hutan Sesuai Fungsinya.

2. Meningkatkan Rehabilitasi Hutan dan Lahan serta Perhutanan Sosi al.

3. Mengoptimalkan Perlindungan dan Konservasi Hutan.

4. Mengoptimalkan Pemanfaatan Hutan yang Berwawasan Lingkung an.

5. Menguatkan Kelembagaan dan Kewirausahaan Masyarakat Sekitar Hutan.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Proses Metodologi Penelitian Tugas Akhir

Langkah – langkah dalam pembuatan tugas akhir ini adalah : 1. Perencanaan

Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, telebih dahulu dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu sendiri. Tampa adanya perencanaan yang baik, pengembangan sistem tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap perencanaan merupakan pedoman untuk melakukan, pengembangan sistem:

a. Menentukan judul

b. Merencanakan pengumpulan data (waktu pengumpulan data) c. Menentukan data yang diperlukan

d. Mendisain alat pengumpula data (berupa form wawancara) 2. Tahap Pengumpulan Data

a. Studi Observasi

Meninjau dan melihat langsung keadaan fisik dari perusahaan dan melihat proses – proses transaksi dan penjualan.

b. Wawancara

Melakukan wawancara pada pihak yang berhubungan dengan proses – proses pengarsipan pada Dinas Lingkungan hidup dan Kehutanan Provinsi Riau

c. Studi Literatur

Pengumpulan data dengan cara melihat dan mencatat data yang ada pada dokumen serta proses – proses pengarsipan yang ada di Dinas Lingkungan hidup dan Kehutanan Provinsi Riau.

3. Tahap analisa dan perancangan

Menganalisa sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui dimana kelemahan yang ada. Analisa sistem lama yang sedang berjalan yaitu mulai dari calon pembeli melihat produk, hingga pembayaran produk. b. Analisa sistem baru

Adapun rancangan analisa sistem yang baru nantinya disini digambarkan proses ataupun sistem pengarsipan tidak lagi membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengarsipkan surat masuk maupun surat keluar.

Metode analisa sistem yang akan di gunakan adalah metode OOAD (objek oriented analisa dan desain) dengan menggunakan alat visualisasi bernama UML (Unified Modeling Language) yaitu adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem metode pengembangan software berbasis OO ( Object-Oriented), merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah karena 6 aspek harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama.

e. Perancangan

4. Tahap kesimpulan dan dokumentasi

Membuat dokumentasi hasil penelitian berupa laporan tugas akhir pembuatan dokumentasi sistem sesuai dengan format penyusunan tugas akhir yang berlaku dan membuat tata cara penggunaan sistem agar lebih mudah digunakan oleh pengguna.

Sugiyono . Metode Penelitian K u a l i t a t i f , k u a n t i t a t i f d a n R &D Penerbit Alfabeta Bandung 2016

Yasin, Verdi . 2012. “Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek”. Mitra Wacana Media:Jakarta

Sholiq. Pemodelan Sistem Informasi Beorientasi Obyek dengan UML/Sholiq.

Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta, 2006.

Shalahudin M, S.A Rosa . 2011. “Modul PembelajaranRekayasa Perangkat Lunak ”. Modula:Bandung

Sri Lestanti, “ SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN GURU DAN PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING BERBASIS WEB “ 2016 Annisa Nurulita, “ SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA

ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA” , 2015

Deddy Hidayat dkk, “ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI

PENGOLAHAN ARSIP SURAT JALAN (PESAN) PADA PT. SUBUR SENTOSA” 2014

Rizki Alfiasca Pascapraharastyan dkk, “ RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP RUMAH SAKIT BEDAH SURABAYA BERBASIS WEB “ , 2014

Annisa Nurulita, “ SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA

ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA ” , 2015