BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengawasan
2.1.1 Definisi Pengawasan
Berbagai fungsi manajemen dilaksanakan oleh para pimpinan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang ada didalam manajemen diantaranya adalah fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan.
Keempat fungsi manajemen tersebut harus dilaksanakan oleh seorang manajer secara berkesinambungan, sehingga akan mampu meujudkan berbagai tujuan organisasi atau perusahaan. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khususnya berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya.
Menurut Daft (2002:226) pengawasan adalah suatu proses pengaturan aktivitas-aktivitas organisasi secara sistematis, agar konsisten dengan ekspektasi yang terdapat dalam rencana, target, dan standart kinerja. Sementara itu, menurut Robbins (2010:182), pengawasan adalah proses mengawasi (monitoring), membandingkan (comparing), dan mengoreksi (correcting) kinerja.
2.1.2 Tujuan Pengawasan
Menurut Stoner (1996:250) tujuan pengawasan yaitu:
1. Menciptakan mutu yang lebih baik: Ketika proses yang salah ditemukan, maka proses tersebut dikoreksi untuk menghilangkan kesalahan.
2. Menciptakan siklus yang lebih cepat: Dengan adanya pengawasan, maka perusahaan mampu untuk mengetahui permintaan pelanggan, mutu, atau penyerahan yang lebih baik.
3. Menambahkan nilai: Waktu siklus yang dipercepat merupakan salah satu cara untuk mendapatkan daya saing.
4. Mempermudah delegasi dan kerja tim: Manajer menetapkan dan menyampaikan standar prestasi kerja dan kemudian membiarkan karyawan bekerja sendiri maupun tim untuk menggunakan kreativitasnya sendiri untuk memutuskan bagaimana memecahkan masalah tertentu, kemudian proses pengawasan membiarkan manajer memonitor kemajuan karyawan tanpa menghambat kreativitasnya.
Sementara itu, menurut Robbins (2010:183), alasan pentingnya pengawasan antara lain:
1. Memberikan pertautan kritis terhadap perencanaan. Artinya, jika manajer tidak melakukan pengawasan, maka mereka tidak akan mengetahui apakah tujuan dan rencana telah tercapai dan tindakan apa yang harus diambil.
3. Melindungi perusahaan dan asetnya. Pengawasan menyeluruh dan rencana cadangan dapat meminimalkan gangguan kerja.
Pencapaian tujuan perusahaan agar sesuai dengan yang diharapkan maka fungsi pengawasan harus dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan sehingga lebih bersifat mencegah dibandingkan dengan tindakan-tindakan pengawasan yang sesudah terjadinya penyimpangan. Oleh karena itu, tujuan pengawasan adalah menjaga hasil pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana, ketentuan-ketentuan dan instruksi yang telah ditetapkan benar-benar diimplementasikan, sebab pengawasan yang baik akan berpengaruh kepada tujuan perusahaan.
2.1.3 Langkah-Langkah Dalam Pengawasan
Menurut Daft (2002:229) langkah-langkah yang dilakukan selama proses pengawasan antara lain:
1. Membentuk standar kinerja: Tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan harus ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dibuat.
2. Mengukur kinerja aktual: Upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dalam standar yang telah ditetapkan semula.
3. Membandingkan kinerja dengan standar: Mengindentifikasi apakah kinerja aktual memenuhi, melampaui, atau tidak mencapai standar.
2.1.4 Metode Pengawasan
Metode pengawasan adalah teknik ataupun cara yang digunakan dalam melakukan pengawasan. Menurut Robbins (2010:185) Proses pengawasan pada dasarnya dilakukan dengan mempergunakan teknik yaitu:
1. Pengawasan Langsung
Yaitu pengawasan yang dilakukan sendiri oleh pimpinan. Dalam hal ini pimpinan langsung datang dan memeriksa kegiatan yang sedang dijalankan oleh bawahan.
Pengawasan langsung dapat berbentuk: a. Inspkesi langsung
b. Observasi ditempat (on the spot observation) c. Laporan Statistik ditempat (on the spot report) 2. Pengawasan Tidak Langsung
Pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan ini dapat berbentuk laporan tertulis maupun laporan lisan.
2.2 Komunikasi Organisasi
2.2.1 Pengertian Komunikasi Organisasi
disampaikan, komunikasi belum dilakukan. Pembicara yang tidak didengar atau penulis yang materinya tidak dibaca belum berkomunikasi. Lebih penting lagi, bagaimanapun, komunikasi melibatkan pemahaman makna. Agar komunikasi berhasil, makna harus disampaikan dan dipahami.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian atau pertukaran informasi kepada orang lain secara langsung atau menggunakan media agar orang tersebut dapat bertindak, sesuai dengan tujuan dari pemberi pesan.
2.2.2 Arah Aliran Komunikasi
Menurut Robbins (2010:88), arah aliran komunikasi terdiri dari: 1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berarti alur informasi berasal dari bawahan menuju keatasan. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh atasan cenderung disimpan dan tidak disampaikan.
3. Komunikasi ke samping (Lateral Communication)
4. Komunikasi diagonal (Diagonal Communication)
Bentuk komunikasi ini melibatkan komunikasi antara dua tingkat/level organisasi yang berbeda.
2.2.3 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi
Menurut Stoner (1996:224), faktor yang mampu mempengaruhi keefektifan komunikasi organisasi yaitu:
1. Saluran komunikasi formal
Saluran komunikasi formal mempengaruhi keefektifan komunikasi dengan dua cara. Pertama, saluran formal mencakup jarak yang selalu bertambah panjang sesuai dengan perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat arus bebas informasi antar tingkat dalam organisasi.
2. Struktur wewenang
Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi membantu menentukan siapa yang akan berkomunikasi dengan enak kepada siapa. Isi dan akurasi komunikasi juga akan dipengaruhi oleh perbedaan wewenang.
3. Spesialisasi pekerjaan
4. Kepemilikan informasi
Istilah kepemilikan informasi berarti bahwa individu mempunyai informasi yang unik dan pengetahuan mengenai pekerjaan mereka. Misalnya, seorang karyawan di ruang gelap mungkin mempunyai cara yang efisien untuk mencetak foto. Seorang kepala departemen mungkin mempunyai cara yang amat efektif untuk menangani konflik di antara karyawan. Seorang wiraniaga mungkin mengetahui siapa pembuat keputusan kunci dari pelanggan utamanya. Informasi seperti itu adalah semacam kekuasaan bagi individu yang memilikinya. Mereka dapat berfungsi dengan lebih efektif daripada rekan-rekan setingkatnya. Sebagai hasilnya, komunikasi yang terbuka sepenuhnya dalam organisasi tidak terjadi.
Selain itu, menurut Robbins (2010:82), dalam proses komunikasi terdapat berbagai hambatan yang mampu mempengaruhi informasi antara lain:
1. Penyaringan
Penyaringan adalah manipulasi informasi yang disengaja untuk membuatnya terlihat lebih baik pada penerima.
2. Emosi
Apa yang dirasakan penerima ketika menerima sebuah pesan mempengaruhi penafsirannya.
3. Informasi yang berlebih
pun, hasilnya adalah informasi yang hilang dan komunikasi yang tidak efektif.
4. Defensif
Ketika seseorang merasa terancam, ia cenderung bereaksi dengan cara yang menghambat komunikasi efektif dan mengurangi upaya untuk mencapai saling pengertian.
5. Bahasa
Bahasa sangat mempengaruhi kejelasan informasi yang diberikan kepada penerima.
6. Budaya
Perbedaan komunikasi dapat timbul dari budaya nasional seperti halnya bahasa yang berbeda.
2.3 Disiplin Kerja
2.3.1 Pengertian Disiplin Kerja
Rivai dalam Sinuraya (2007: 15), menyatakan bahwa disiplin kerja adalah suatu alat yang digunakan para manajer untuk berkomunikasi dengan karyawan agar mereka bersedia untuk merubah suatu perilaku serta sebagai upaya untuk meningkatkan kesadaran dan kesediaan seseorang menaati semua peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku.
sanggup menjalankan dan tidak mengelak untuk menerima sanksi-sanksi apabila ia melanggar tugas yang diberikan kepadannya.
Faktor yang mempengaruhi tingkat disiplin karyawan dalam suatu organisasi (Hasibuan, 2002: 213) diantaranya ialah:
1. Tujuan dan kemampuan 2. Teladan pemimpin
3. Balas jasa (gaji dan kesejahteraan) 4. Keadilan
5. Pengawasan 6. Sanksi hukum 7. Ketegasan 8. Komunikasi
Selain itu, Hasibuan (2003:198) menegaskan bahwa dalam menciptakan kedisiplinan karyawan maka adanya komunikasi yang harmonis akan sangat mempengaruhi. Komunikasi sangat penting dalam mengendalikan tindakan anggota organisasi yang tidak sesuai dengan keinginan organisasi. Untuk itu dalam rangka meningkatkan kedisiplinan kerja dapat dilakukan melalui pembentukan komunikasi kerja secara vertikal dan horizontal.
Selanjutnya, Simamora (2004:612) menyatakan bahwa salah satu faktor yang mempengaruhi disiplin kerja karyawan adalah kurangnya komunikasi, untuk itu dalam rangka meningkatkan kedisiplinan kerja dapat dilakukan melalui pembentukan komunikasi kerja secara vertikal dan horizontal.
2.3.2 Pentingnya Disiplin Kerja
Disiplin kerja yang baik mencerminkan besarnya rasa tanggung jawab seseorang terhadap tugas-tugas yang diberikan padanya. Disiplin kerja yang baik akan mendorong gairah kerja dan semangat kerja, sehingga apa yang menjadi tujuan perusahaan maupun karyawan dapat dicapai. Kedisiplinan harus ditingkatkan dalam organisasi atau perusahaan, tanpa dukungan kedisiplinan karyawan yang baik akan sulit bagi perusahaan dalam mewujudkan tujuanya. Jadi, kedisiplinan adalah kunci keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan.
2.3.3 Tujuan Pembinaan Disiplin Kerja
Setiap karyawan mempunyai motif tersendiri dalam bekerja dan hampir tidak ada karyawan memiliki motif yang sama. Hal ini menimbulkan perbedaan reaksi terhadap seluruh beban kerja bagi setiap karyawan. Oleh karena tidak ada teknik dan strategi yang menjamin bahwa setiap karyawan akan memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi.
Motif utama karyawan pada saat ini mungkin akan berubah untuk hari esok. Perubahan motif dalam bekerja ini dapat terjadi kapan saja, setelah satu motif terpenuhi dengan baik sehingga motif yang lain akan menggantikanya.
Sastrohadiwiryo (2002: 231) menjelaskan, tujuan khusus pembinaan disiplin kerja karyawan adalah:
1. Agar karyawan menepati segala peraturan dan kebijakan ketenagakerjaan baik secara tertulis maupun tidak tertulis, serta melaksanakan peraturan manajemen.
2. Mampu melaksanakan dengan sebaik-baiknya serta mampu memberikan pelayanan maksimum kepada pihak tertentu yang berkepentingan dengan perusahaan sesuai dengan bidang pekerjaan yang diberikan kepadanya.
3. Mampu menggunakan dan memelihara sarana dan prasarana barang dan jasa perusahaan dengan sebaik-baiknya.
4. Mampu bertindak dan berperilaku sesuai dengan norma-norma yang berlaku dalam perusahaan.
2.3.4 Tingkat dan Sanksi Disiplin Kerja
Sasaran utama pengadaan sanksi disiplin kerja bagi para pegawai atau karyawan dalam suatu organisasi yang melanggar norma-norma organisasi adalah memperbaiki dan mendidik para karyawan yang melakukan pelanggaran disiplin.
harus setimpal dengan pelanggaran disiplin yang dilakukan karyawan sehingga secara adil dapat diterima.
Berikut adalah tingkat dan jenis disiplin kerja: 1. Sanksi disiplin berat
Sanksi disiplin berat terdiri atas:
a. Demosi jabatan yang setingkat lebih rendah dari jabatan atau pekerjaan yang diberikan sebelumnya.
b. Pembebasan dari jabatan atau pekerjaan untuk dijadikan sebagai tenaga kerja biasa bagi yang memegang jabatan.
c. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dengan hormat dengan permintaan sendiri tenaga kerja yang bersangkutan.
d. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dengan tidak hormat sebagai tenaga kerja di perusahaan.
2. Sanksi disiplin sedang:
a. Penundaan pemberian kompensasi yang sebelumnya telah dirancang sebagaimana tenaga kerja lainnya.
b. Penurunan upah sebesar satu kali upah yang biasa diberikan.
c. Penundaan program promosi bagi tenaga kerja yang bersangkutan pada jabatan yang lebih tinggi.
3. Sanksi disiplin ringan:
a. Teguran lisan kepada tenaga kerja yang bersangkutan b. Teguran tertulis
Pimpinan yang berwenang dalam pemberian sanksi terhadap pegawai yang melanggar disiplin kerja adalah manajer puncak, akan tetapi dalam praktek hal ini didelegasikan kepada manajer tenaga kerja. Manajer puncak maupun manajer tenaga kerja harus berpedoman pada peraturan perundan-undangan yang berlaku dari pemerintah. Pemberian hukuman bagi pegawai yang melanggar disiplin kerja maka harus dipertimbangkan terlebih dahulu dengan cermat, teliti dan seksama sehingga sanksi yang dijatuhkan setimpal dengan kesalahan yang dilakukan pegawai. Bagi pegawai yang melakukan kesalahan yang sama berulang kali perlu dijatuhi sanksi hukuman yang lebih berat dengan tetap berpedoman pada kebijakan pemerintah.
2.4 Penelitian Terdahulu
Sebagai acuan penelitian ini, digunakan beberapa penelitian yang telah dilakukan sebelumnya antara lain:
1. Masyhura (2013) tentang “Pengaruh Pengawasan Atasan dan Kompensasi Terhadap Disiplin Kerja Karyawan PT. Jamsostek (Persero) Cabang Sumatera Barat. Teknik analisis data yang digunakan yaitu analisis regresi linier berganda. Penelitian ini menyimpulkan bahwa pengawasan memiliki nilai koefisien regresi sebesar 0,408 dan angka signifikansi sebesar 0,038 yang berarti pengawasan berpengaruh positif dan signifikan terhadap disiplin kerja karyawan PT. Jamsostek (Persero) Cabang Sumatera Barat.
menyimpulkan bahwa komunikasi camat memiliki pengaruh sebesar 90,44% terhadap disiplin pegawai.
3. Siregar (2009) tentang “Pengaruh Budaya Organisasi, Kepemimpinan Situasional dan Pola Komunikasi Terhadap Disiplin Kerja dan Kinerja Karyawan Pada PT Central Proteinaprima Tbk. Teknik analisis data penelitian ini adalah structural equation model dan menyimpulkan bahwa pola komunikasi memiliki pengaruh yang signifikan terhadap disiplin kerja karyawan PT Central Proteinaprima Tbk.
2.5 Kerangka Konseptual
Disiplin kerja yang tinggi merupakan harapan setiap perusahaan kepada karyawannya. Hal ini karena menyangkut pada tujuan perusahaan. Jika karyawan memiliki disiplin kerja yang tinggi maka kinerja karyawan akan baik dan sejalan pula dengan kinerja organisasi. Menurut Sastrohadiwiryo (2002:29), disiplin kerja adalah suatu sikap menghormati, menghargai, patuh dan taat terhadap peraturan yang berlaku, baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis serta sanggup menjalankan dan tidak mengelak untuk menerima sanksi-sanksi apabila ia melanggar tugas yang diberikan kepadannya.
disiplin dalam bekerja sehingga tujuan yang direncanakan oleh perusahaan dapat tercapai. Pengawasan yang dilakukan oleh pihak manajemen apabila terlaksana dengan teratur terutama saat karyawan bekerja, memberikan perhatian, pengarahan, dan petunjuk serta memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, maka karyawan akan bersikap positif terhadap pengawasan yang dilakukan oleh pihak manajemen sehingga akan mempengaruhi perilaku karyawan seperti perilaku disiplin dalam bekerja.
Selain pengawasan, menurut Hasibuan (2003:198), dalam menciptakan kedisiplinan maka adanya komunikasi yang harmonis akan sangat mempengaruhi. Komunikasi sangat penting dalam mengendalikan tindakan anggota organisasi yang tidak sesuai dengan keinginan organisasi. Untuk itu dalam rangka meningkatkan kedisiplinan kerja dapat dilakukan melalui pembentukan komunikasi kerja secara vertikal dan horizontal. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa semakin baik komunikasi yang terjalin maka akan semakin baik pula disiplin seorang pegawai, begitu pula sebaliknya apabila komunikasi yang terjalin kurang baik akan membuat kurang disiplinnya pegawai.
bahwa salah satu faktor yang mempengaruhi disiplin kerja karyawan adalah kurangnya komunikasi, untuk itu dalam rangka meningkatkan kedisiplinan kerja dapat dilakukan melalui pembentukan komunikasi kerja secara vertikal dan horizontal.
Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat digambarkan kerangka konseptual seperti pada Gambar 2.1:
Sumber: Sastro (2002:29), Hasibuan (2002:213), Daft (2002:226), dan Simamora (2004:612)
Gambar 2.1 Kerangka Konseptual
2.6 Hipotesis Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah dan kerangka konseptual yang telah diuraikan, maka hipotesis penelitian ini adalah pengawasan dan komunikasi berpengaruh positif dan signifikan terhadap disiplin kerja karyawan pada PT. Nestle Indofood Citarasa Indonesia.
Pengawasan (X1)
Komunikasi (X2)
