Knowledge Management Assessment dan Perancangan Prototype Knowledge Sharing
dalam sistem MCStools (Management Control System Tools) di PT. GMF Aero Asia
Rheza Athaganis Dewandharu, Naning Aranti Wessiani ST. MM, Arif Rahman ST. M.ScJurusan Teknik Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111
Email: rezz_athaganis@yahoo.com ; rheza.dewandharu@gmail.com
ABSTRAK
Penerapan sistem MCStools pada unit base maintenance merupakan improvement yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkontrol aktivitas maintenance yang terjadi di produksi, namun penerapan sistem tersebut tidak berjalan dengan maksimal dimana user pengguna sistem tersebut tidak mengimplementasikan sistem MCStools sesuai dengan yang diharapkan pihak management. Dengan melihat kondisi tersebut maka dilakukan knowledge management assessment pada level pelaksana dan managerial sebagai user pengguna sistem MCStools untuk mengetahui adanya gap yang terjadi antara user pengguna dengan pihak management dimana gap tersebut yang selama ini mempengaruhi implementasi dari sistem MCStools. Dari hasil assessment yang telah dilakukan maka diketahui kemampuan dan kebutuhan user, dengan melihat kemampuan yang telah dimiliki oleh user selama ini pada implementasi sistem Mcstools maka dilakukan perancangan prototype knowledge sharing yang bertujuan memudahkan user dalam melakukan trasfer informasi dan konsultasi tentang sistem MCStools. Kata kunci : sistem MCStools, knowledge management assessment, perancangan prototype knowledge sharing.
ABSTRACT
Applying MCStools system at base maintenance unit is a kind of improvement strategy that is used by company in order to control maintenance activity, one of production activities. However, the application of this system didn’t go well, because the user of this system didn’t implement MCStools in tune with what the management expect. Based on such condition, knowledge management assessment is done at the executor and managerial level as MCStools system user in order to determine the gap between the user with the management, in which the gap that had been affecting the implementation of the system MCStools. As the result of assessment, user’s need and ability that should be covered by management are determined. Then, to fulfill user’s need and by seeing user’s ability in implementing MCStools system, knowledge sharing prototype is build, also make user easier in transferring information and consulting about MCStools system.
key word : MCStools system, knowledge management assessment, designing prototype knowledge sharing
1. Pendahuluan
Pertumbuhan perusahaan airlines di Indonesia sangatlah pesat, berdasarkan hasil riset dari Marketing Reaserch Indonesia (MRI) yang bertajuk Konsumen dan Pasar Jasa Penerbangan Dalam Negeri untuk penerbangan domestik, pertumbuhan yang terjadi sejak tahun 2000 adalah sebesar 18%, 27%, 38%, dan sampai pada puncaknya mencapai 44% pada tahun 2003, lalu mengalami penurunan 7% pada tahun berikutnya. Dengan mempertimbangkan pengembangan di seluruh wilayah Indonesia dan persaingan harga yang terus terjadi, MRI memperkirakan dalam lima tahun
mendatang rata-rata pertumbuhan arus penumpang domestik masih bisa mencapai 15%. Arus penumpang tersebut dihitung dari 204 bandara yang tersebar dan beroperasi di seluruh Indonesia. Bandara Soekarno-Hatta adalah yang terbesar dan memiliki pangsa pasar 31%, pertumbuhan arus penumpang di bandara ini juga luar biasa, terakhir mencapai 52% pada 2003, tapi kemudian stagnan naik1%. Bandara tersibuk berikutnya adalah Juanda (Surabaya) dan Ngurah Rai (Denpasar).
Dilihat dari fenomena tersebut, pasar untuk industri airlines di Indonesia sangatlah besar, Berdasarkan data dari
INACA (Asosiasi Perusahaan Penerbangan Sipil Nasional) jumlah perusahaan airlines yang bergabung dalam INACA berjumlah 17, dan jumlah penumpang domestik yang mereka layani sebanyak 26 juta yang dilayani oleh 14 perusahaan. Pencapaian market share untuk industri penerbangan dalam negeri saat ini disajikan dalam gambar 1.1 berikut ini.
Gambar 1.1 Pencapaian Market share Industri penerbangan dalam negeri (Sumber : INACTA,
2010)
Sebagai maskapai yang telah lama berkiprah di Indonesia, Garuda Indonesia airlines memang memiliki asosiasi merek yang paling kuat. Pemilihan Garuda Indonesia airlines sebagai top of mind para penumpang dipengaruhi dari faktor kenyamanan, keamanan, pelayanan, serta ketersediaan rute. Sebaliknya Lion airlines dipilih penumpang berada di urutan kedua dikarenakan faktor harga, ketepatan waktu, dan akses dalam memperoleh tiket.
Gambar 1.2 Top of Mind Penerbangan pilihan penumpang periode Maret-Juni 2005 (Sumber :
MRI 2005)
Dengan adanya fenomena tersebut maka perawatan atau maintenance dari suatu airlines menjadi sangat penting dimana jenis – jenis perawatan yang
dilakukan adalah A-check, C-check, hingga D-check sampai dengan overhoul, tentunya pihak airlines akan sangat memperhatikan perawatan untuk pesawat-pesawat yang mereka miliki baik untuk perawatan yang sifatnya perawatan rutin (daily check, weekly check) maupun berdasarkan flight hours(letter check). Dengan melakukan perawatan dengan baik, akan memberikan kenyamanan kepada para penumpang. PT GMF Aero Asia sebagai perusahaan MRO (Maintenance, Repair, Overhaul) berusaha memberikan service secara maksimal kepada setiap customer mereka. Terdapat beberapa unit produksi di PT GMF Aero Asia yang memberikan pelayanan yang berkaitan langsung dengan proses maintenance pada pesawat, antara lain Line Maintenance, Base Maintenance, Component Maintenace, Engine Maintenance. Hal ini sesuai dengan visi dan misi PT GMF Aero Asia yaitu menjadi perusahaan MRO kelas dunia pada tahun 2012.
beberapa Improvement program yang diharapkan dapat meningkatkan peroduktifitas dan peningkatan peformansi perusahaan. Salah satu Improvement Program yang sedang diterapkan adalah MCS Tools (Management Control System) yang bertujuan untuk melakukan proses record dari aktifitas maintenance yang terjadi pada area produksi. Hal yang mendasari diterapkanya sistem MCS Tools adalah untuk mengetahui segala aktifitas maintenace mulai dari tahap persiapan, tahap eksekusi, hingga pada tahap akhir produksi, sehingga aktifitas yang telah direncanakan berdasarkan TAT (Turn Around Time) untuk satu project maintenance pesawat idealnya adalah kurang dari 90 hari dapat tercapai, sehingga tidak ada lagi project maintenance yang mengalami kemunduran waktu pengerjaanya.
Beberapa penyebab terjadinya kemunduran TAT diantaranya adalah kurang siapnya perencanaan yang dilakukan sehingga proses eksekusi maintenace menjadi terhambat, selain itu adalah sistem record dan report aktifitas yang masih minim sehingga sering terjadi gap antara perencanaan dan eksekusi, hal ini menyebabkan apa yang sudah di rencanakan
pada akhirnya tidak digunakan pada tahap eksekusi dikarenakan tidak sesuainya antara kondisi perencanaan dengan kondisi aktual. Untuk mendukung terjadinya sistem record dan report yang baik maka diperlukan sistem up date data atau kondisi aktual di area produksi yang akurat. Dalam implementasinya, untuk memenuhi sistem tersebut agar maksimal terdapat beberapa faktor yang berpengaruh di dalamnya, antara lain adalah faktor lingkungan kerja, faktor motivasi yang ada dalam setiap individu, faktor leadership, faktor budaya kerja, faktor infrastruktur, faktor sistem teknologi yang tersedia, faktor knowledge, faktor psikologis.
Dari pengelompokan tiga aspek besar dalam Knowledge Management tersebut dilakukan pengukuran Knowledge Management Assesment kepada pihak pelaksana dan managerial (level karyawan, mekanik, manager dan setingkatnya ) dan pihak management (taskforce). Diharapkan dari pengukuran tersebut dapat diketahui aspek manakah yang berpengaruh menghambat sistem MCS Tools sehingga dapat dilakukan penyusunan perbaikan berupa perancangan metode implementasi knowledge management yang diharapkan dapat menimalisir permasalahan serta dapat memperpedek waktu keterlambatan sehingga dapat sesuai dengan TAT yang direncanakan.
1.1 Rumusan masalah
Akan dilakukan eksplorasi lebih lanjut adalah gap yang muncul antara level pelaksana (karyawan dan mekanik) dan level managerial (manager dan setingkatnya) dengan pihak management terkait implementasi dari sistem MCStools dengan melakukan assessment dari sudut pandang knowledge management, yaitu ditinjau dari tiga aspek penilaian (hard, soft, abstark). Sehingga dapat diketahui knowledge yang dibutuhkan oleh level pelaksana dan level managerial sehingga dapat secara maksimal menjalankan implementasi sistem yang ada sesuai dengan harapan pihak Management
1.2 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi implementasi sistem MCS tools.
2. Mengukur tingkat kebutuhan knowledge level pelaksana dan managerial (user pengguna sistem MCstools) berdasarkan aspek abstract, soft, dan hard
3. Menyusun suatu rekomendasi perbaikan berupa perancangan prototype knowledge sharing
1.3 Manfaat
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini bagi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Diperoleh informasi tentang faktor yang mempengaruhi implementasi sistem MCS tools dari level pelaksana dan level managerial yang menyebabkan aktifitas maintenance tidak termonitor dengan baik dan menyebabkan keterlambatan TAT 2. Sebagai pertimbangan perusahaan dalam
melakukan penyusunan langkah perbaikan yang bertujuan menanggulangi gap knowledge yang terjadi anatara level managerial dan level pelaksana dengan keinginan pihak management.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian
Beberapa batasan yang ada dalam pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Penelitian ini dilakukan pada implementasi sistem MCStools pada unit Base maintenance PT GMF Aero Asia yang meliputi proses maintenance pesawat wide body di hangar 1 dan proses maintenance pesawat narrow body di hangar 3.
2. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer berupa kuesioner yang berisi pengukuran terhadap aspek knowledge yang dimiliki oleh user dan data observasi user behavior
3. Rekomendasi perbaikan yang disusun hanya sebatas perancangan prototype knowledge
management system saja belum sampai tahap implementasi secara langsung.
Sedangkan asusmsi yang ada dalam pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Tidak terjadi perubahan implementasi dan juga penambahan tools terhadap sistem MCStools
2. Tidak terjadi perubahan teori dan terminology terhadap sistem MCStools.
2 Tinjauan Pustaka
Pada bab ini akan dijelaskan tentang teori – teori yang mendasari penelitian ini, mulai dari definisi knowledge, knowledge management, metode implementasi dan juga teori – teori lainya yang menunjang penelitian ini.
2.1 Knowledge
Knowledge adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Data, informasi dan knowledeg merupakan hal yang berbeda, namun sulit sekali dipisahkan antara ketiga hal tersebut. Perbedaan antara ketiganya menurut Devenport dan Prusak (1998) adalah “Knowledge is neither data or information, though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of degree” sumber dari knowledge bisa berasal dari manapun baik melalui individu ataupun group, dari data yang ada dapat ditransfer menjadi suatu knowledge yang dapat dipahami
Gambar 2.1 The relationship of context to understanding
(sumber : Applying knowledge management, 2000) Informasi dikonfersi menjadi knowldge sesudah diproses di dalam pikiran seseorang dan knowldge menjadi informasi setelah
diatikulasikan dan dipresentasikan di dalam bentuk teks, grafik, kata, dan bentuk simbolik lainya. Alavi dan Leidner (2001).
Knowledge menurut jenisnya dapat dibagi menjadi dua, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Menurut Widayana yang dikutip oleh Dewiriana (2009), pendefinisian tacit knowledge dan explicit knowledge adalah sebagai berikut :
Tacit knowledge merupakan knowledge yang diketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara lengkap dan jelas. Tacit knowledge berada pada benak pribadi masing-masing individu dan berbentuk know why, pengalaman, maupun pemahaman.
Explicit knowledge merupakan knowledge yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Explicit knowledge bersifat know how yang dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembelajaran (reference) bagi berbagai pihak.
2.2 Knowledge Management
Knowledge management adalah sebagai proses mengelola dan meningkatkan penyimpanan knowledge secara sistematis dan aktif dalam organisasi, Laudon and laudon (1999). Menurut Maholtra (1998) menyatakan bahwa knowledge management memenuhi isu kritis dari adaptasi, bertahan hidup dan kompetensi organisasi dalam menghadapi perubahan lingkungan yang berubah tidak menentu. Pada dasarnya, knowledge management memasukkan proses –proses organisasional yang mencari kombinasi sinergis kapasitas pemrosesan data dan informasi dari teknologi informasi, dan kapasitas inovatif dari manusia.
APQC (1996), mendefinisikan knowledge management sebagai proses yang luas dari penglokasian, pentransferan, dan penggunaan informasi dan kepakaran di dalam sebuah organisasi. Menurut Sveiby (1996) menerangkan bahwa knowledge management sebagai suatu pendekatan dinamis untuk mengelola pengetahuan bisnis kritis secara optimal yang dimaksudkan untuk membangkitkan nilai dari sebuah intangible assets perusahaan.
Berdasarkan beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatau proses atau upaya yang dilakukan secara sistematis, efektif, aktif dan cerdas untuk mengelola knowledge (data, informasi maupun knowledge itu sendiri), baik yang eksplisi (form bisnis, dokumen, prosedur, laporan dll) maupun yang tacit (dalam diri manusia), dengan dukungan perangkat teknologi informasi (termasuk tool dan perangkat lunak pendukung), dan lingkungan organisasi yang baik (struktur, budaya dll), Erikson (2006)
2.2.1 Karakteristik Metode Implementasi KM
Karakterisasi metode implementasi KM ini dapat didefinisikan kedalam beberapa aturan umum mengenai karakteristik implementasi KM, yaitu :
Karakteristik Hard
Karakteristik metode implementasi KM pada aspek hard :
Secara umum implementasi KM ditekankan pada aspek teknologi dalam mengelola pengetahuan (perancangan dan pembangunan infrastruktur teknologi), The Knowledge Research Institute, Amrit Tiwana, 2000
Pengembangan infrastruktur teknologi informasi untuk memperoleh informasi, Kentucky Initiative for Knowledge Management, Knowledge Associate, Liebowitz. Ernst & Young, Holsapple and Joshi.
Pemetaan informasi, pengetahuan dan teknologi informasi, O’Dell, Amrit Tiwana (2001)
Pengelolahan data atau datawarehouse, American Management System, marquardt, van der Spek and Spijkervet.
Hubungan antar manusia dengan pengetahuan difasilitasi oleh teknologi, The Mutual Group,Skandia, Wiig.
Karakteristik Soft
Karakteristik metode implementasi KM pada aspek soft terkait dengan :
Secara umum implementasi KM ditekankan pada aspek manusia dan organisasi, baik budaya dan kepemimpinan. John M Leitch and Philip W. Rosen
Berkenaan dengan permasalahan di lingkungan bisnis perusahaan dan motivasi dan mengenali orang
Pengembangan lingkungan yang kondusif untuk melakukan sharing pengetahuan, KM European Forum.
Peningkatan pengaruh manajerial, sumberdaya dan lingkungan, Holsapple dan Joshi.
Karakteristik Abstrak
Karakteristik metode implementasi KM pada aspek pemahaman terkait dengan ; Secara umum implementasi KM ditekankan pada aspek abstrak terkait dengan pengembangan ontologi dan taksonomi pengetahuan, visi dan misi perusahaan berkenaan dengan KM
Evaluasi dan pendefinisian peran pengetahuan, Arthur Andersen Consulting, Van Heijst et al, CIBIT Netherland.
Pengembangan karakteristik pengetahuan, Buckley and carter, Centrefor International Business, University of Leeds, Weilinga et al, university of Amsterdam.
Ditekankan pada memperoleh pengetahuan (ekstraksi, interpretasi dan trasfer )
2.3 Knowledge Sharing
Hooff dan Ridder (2004) mendefinisikan bahwa knowledge sharing adalah proses dimana para individu saling mempertukarkan pengetahuan mereka (tacit knowledge dan eksplicit knowldege). Definisi ini mengimplikasikan bahwa setiap perilaku knowledge sharing terdiri atas bringing (donating knowledge) dan getting (collecting knowledge).
Donating knowledge yaitu perilaku mengkomunikasikan modal intelektual (intellectual capital) yang dimiliki seseorang kepada yang lainnya.
Collecting knowledge yaitu perilaku individu untuk berkonsultasi dengan
individu lainnya mengenai modal intelektual yang dimiliki.
Knowledge management syatem merupakan strategi untuk meningkatkan efektifitas dan peluang/kesempatan pengembangan komptensi (Ningky,2001). Beberapa hal yang perlu dilakukan untuk menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan diantaranya:
Menciptakan know-how dimana setiap pegawai berkesempatan dan bebas menentukan cara baru untuk menyelesaikan tugas dan berinovasi serta peluang untuk mensinergikan pengetahuan eksternal kedalam institusi.
Menangkap dan mengidentifikasi pengetahuan yang dianggap bernilai dan direpresentasikan dengan cara yang logis. Penempatan pengetahuan yang baru dalam format yang mudah diakses oleh seluruh pegawai dan pejabat.
Pengelolaan pengetahuan untuk menjamin kekinian informasi agar dapat direview untuk relevansi dan akurasinya.
Format pengetahuan yang disediakan di portal adalah format yang user friendly agar semua pegawai dapat mengakses dan mengembangkan setiap saat.
Sistem knowledge sharing yang akan dirancang, berdasarkan dari hasil knowledge management assessment yang telah dilakukan sebelumnya dimana digunakan metode pareto 80/20 untuk menentukan faktor dalam sudut pandang aspek knowledge management.
3. Metodologi Penelitian
Metodologi ini akan dijelaskan mengenai metodologi dan sistematika dari penelitian yang akan dilakukan pada tugas akhir ini. Secara umum terdapat beberapa tahap yang akan dilakukan yaitu tahap tahap identifikasi dan perumusan masalah (meliputi identifikasi permasalahan, penentuan tujuan, studi literatur, serta observasi objek penelitian), tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data (penyusunan process-based performance measurement framework dan analisa
proses), tahap analisa dan intepretasi data serta tahap kesimpulan saran.
3.1 Tahapan Awal
Tahap ini merupakan tahap awal ini berisi tentang identifikasi masalah dalam penelitian. Pada tahap ini dilakukan identifikasi terhadap kendala yang muncul pada aktifitas up-date sistem MCStools dan identifikasi behavior user dalam mengoperasikan sistem MCStools
3.1.1 Peninjauan implementasi sistem
MCStools di unit Base Maintenance Pada tahap ini dilakukan identifikasi terhadap sistem MCStools yang telah diterapkan pada unit Base Maintenance. Identifikasi dilakukan melalui aliran bisnis proses MCStools, serta melakukan identifikasi terhadap penyebab terjadinya permasalahan-permasalahan yang muncul pada implementasi sistem MCStools melalui data behavior and system audit. Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui gambaran umum mengenai penelitian yang akan dilakukan. Identifikasi ini dilakukan dengan cara observasi secara langsung pada unit Base Maintenance dan melalui brainstorming dengan pihak terkait.
3.1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Identifikasi dan perumusan masalah perlu dilakukan diawal penelitian untuk mengidentifikasi permasalahan yang akan diselesaikan pada penelitian ini. Permasalahan yang akan diteliti adalah kebutuhan knowledge pada level pelaksana dan managerial terkait implementasi sistem MCStools, sehingga dapat terimplementasi sesuai dengan harapan management.
3.1.3 Tujuan Penelitian
Tahap ini diperlukan untuk mendefinisikan target yang ingin dicapai dalam penelitian berdasarkan permasalahan yang ada. Tujuan penelitian juga diperlukan untuk dapat merencanakan langkah-langkah yang dapat diambil pada penelitian sehingga penelitian bisa lebih fokus dan dapat dijalankan dengan lancar. Adapun tujuan
penelitian telah dirumuskan dan dinyatakan pada bab pendahuluan.
3.1.4 Studi literatur dan Studi Lapangan Studi literatur diperlukan sebagai pedoman dalam menyelesaikan masalah dan mencapai tujuan penelitian. Dari hasil studi literatur diharapkan diperoleh suatu pengetahuan secara teoritis mengenai kajian dan metode-metode yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Studi dilakukan pada literatur atau materi-materi yang berkaitan dengan konsep knowledge management, dan metode implementasi knowledge management.
Sedangkan studi lapangan terhadap objek penelitian diperlukan sebagai tahapan awal untuk mengetahui dan memahami kondisi dan permasalahan yang terjadi di lapangan yang sedang dihadapi oleh pihak perusahaan yang menjadi objek penelitian ini. Studi lapangan dilakukan secara pararel dengan studi literatur dan dilakukan secara kontinu.
3.2 Tahap Pengumpulan Data
Pada tahap ini dilakukan aktivitas pengumpulan data yang dilakukan dengan beberapa cara yaitu diskusi dengan pihak terkait yang memiliki kompetensi pada bidangnya,data KPI standart complience perusahaan mulai dari bulan mei hingga juli 2010, data kuisioner knowledge management assessment untuk mengukur kebutuhan knowledge user yang ditinjau dari tiga aspek knowledge management yaitu aspek hard, soft,dan abstract yang disebarkan pada level pelaksana dan managerial serta level management untuk mengetahui pencapaian dari implementasi sistem dilapangan, serta data pemetaan behavior and system audit untuk mengetahui kendala – kendala dalam proses implementasi sistem MCStools di unit base maintenance
3.3 Tahap Pengolahan Data
Tahap pengolahan data ini dilakukan dengan cara melakukan analisa terhadap pencapaian KPI standart complience pada unit base maintenance untuk mengetahui
bisnis proses manakah yang tidak tercapai, dan melakukan pemetaan permasalahan dari data behavior and system audit terhadap user pengguna sistem MCStools untuk mendapatkan kendala-kendala yang dihadapi oleh user selama menjalankan sistem MCStools, dan juga melakukan penyebaran kuisioner knowledge management assessment kepada level pelaksana dan managerial serta level management untuk mendapatkan aspek manakah yang paling mempengaruhi user dalam mengoperasikan sistem MCStools. Setelah itu dapat dilakukan perumusan metode implementasi knowledge management yang tepat sehingga dapat me-reduce tingkat resistensi yang timbul dalam proses implementasi sistem MCStools di lapangan.
3.4 Tahap Analisa dan Pembahasan
Tahap ini meliputi tahap analisa dan interpretasi dari proses pengumpulan dan hasil pengolahan data. Pada tahapan ini akan dilakukan analisa mengenai kebutuhan knowledge untuk level pelaksana dan managerial sehingga dapat mengaplikasikan sistem MCStools sesuai dengan harapan level management. Selain itu dilakukan analisa terhadap hasil pemilihan metode implementasi knowledge management yang tepat untuk me-reduce faktor kritis yang didapatkan dari penyebaran kuisioner knowledge management assessment.serta melakukan analisa terhadap prototype yang dibuat sebagai metode untuk membantu meningkatkan kebutuhan knowledge user pengguna sistem MCStools.
3.5 Tahap Kesimpulan dan Saran
Pada tahap ini peneliti melakukan penarikan kesimpulan yang berhubungan dengan tujuan penelitian yang ingin dicapai dan pemberian saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan dan peneliti lain yang ingin melakukan penelitian dengan pengembangan topik yang sama dimasa yang akan datang.
4. Pengumpulan Dan Pengolahan Data Bab ini berisikan tentang pengumpulan dan pengolahan data. Pengumpulan data yang dilakukan akan diolah dengan metode yang telah ditentukan sebelumnya. Terdapat dua jenis data yang dipaparkan dalam bab ini, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh berdasarkan catatan dan dokumentasi pihak management perusahaan, sedangkan data sekunder didapatkan dari interview, brainstorming, dengan pihak terkait, serta melakukan observasi dan penyebaran kuesioner di lapangan.
4.1 Management Control system (MCStools)
MCStools merupakan tools yang dikembangkan oleh renoir (perusahaan jasa konsultan yang digunakan oleh GMF) untuk mengelola, memonitor, serta mengendalikan kinerja maintenance pesawat, mulai dari segala sumber daya yang digunakan sampai proses maintenance itu sendiri. Sebagai control system yang menyeluruh, tools ini digunakan sejak tahap pre maintenance sampai tahap post maintenance. Tools ini terdiri dari 8 tools yang memiliki fungsi yang berbeda-beda dan harus di-update pada setiap waktu yang dibutuhkan.
Setiap unit pesawat yang mengalami perawatan di GMF akan dikontrol dengan menggunkan delapan tools yang ada dalam MCStools, yaitu planning gate, material request monitoring, tools request monitoring, TAT tracker, action log, jobcard / MDR tracking, component repair monitoring, daily PEU monitoring.
4.1.1 Planning Gate
Planning gate merupakan sebuah tool yang berisi aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dalam ketiga fase perawatan, yaitu fase pre, in dan post maintenance.
Setiap aktivitas dalam planning gate saling berkaitan satu dengan yang lain dan berurutan. Jadi jika ada suatu aktivitas yang terlambat untuk dikerjakan atau dipenuhi bisa mengakibatkan keterlambatan
aktivitas yang lain. Hal ini tentu saja akan mempengaruhi kegiatan operasional dan performa dari suatu perawatan pesawat. Setiap aktivitas yang memiliki kendala dan keterlambatan juga dicatat dalam tool ini agar segera bisa dilakukan upaya penyelesaian oleh unit terkait. Pada gambar 4.1 berikut ini adalah contoh planning gate.
Gambar 4.1 Tampilan Planning Gate 4.1.2 Material Request Monitoring (MRM)
Material request monitoring merupakan tool yang berfungsi untuk memberikan informasi kepada unit terkait (Trade and asset management, dan lain-lain) untuk melakukan pengadaan dan penyediaan material sesuai kebutuhan.
Oleh karena itu tool ini harus selalu di-update saat dibutuhkan agar tidak terjadi missing material yang terlewat pengadaannya. Hal ini sangat penting karena keterlambatan atau ketidaktersediaan material bisa menyebabkan suatu jobcard tidak bisa dikerjakan dan bisa mengakibatkan mundurnya TAT. Pada gambar 4.2 berikut ini merupakan tampilan dari material request monitoring (MRM)
Gambar 4.2 Tampilan material request monitoring (MRM)
4.1.3 Tools Request Monitoring (TRM)
Tool and equipt request monitoring merupakan sebuah tool yang menyajikan informasi mengenai kebutuhan tool dan
equipment untuk mengerjakan suatu jobcard/MDR. Permintaan kebutuhan akan suatu tool dan equipment perlu disusun oleh planner dan disampaikan pada unit terkait (tool store) agar tidak terjadi ketidaktersediaan akibat penggunaan tool secara bersamaan.
. Oleh karena itu kebutuhan tool maupun equipment harus disiapkan dengan baik sesuai perencanaan agar tidak menyebabkan suatu jobcard terlambat untuk dikerjakan. Pada gambar 4.3 berikut ini merupakan tampilan dari tools request monitoring (TRM)
Gambar 4.3 Tampilan tools request monitoring (TRM)
4.1.4 TAT Tracker
TAT tracker adalah sebuah tool yang berfungsi untuk mengontrol dan memberikan informasi mengenai TAT dari suatu aktivitas perawatan pesawat. Dari sini akan diketahui deviasi TAT dari suatu aktivitas perawatan pesawat per tahapan maintenance. Pada gambar 4.4 berikut ini merupakan tampilan dari TAT tracker
Gambar 4.4 Tampilan TAT tracker 4.1.5 Action Log
Action log adalah sebuah tool yang berisi tentang segala informasi berkaitan dengan permasalahan yang muncul selama proses perawatan pesawat. Tool ini dikerjakan dan diisi oleh project manager untuk membantu menjaga pencapaian TAT dan mempermudah dalam mengumpulkan informasi kendala perawatan yang terjadi
sebagai bahan untuk menyusun post project review. Pada gambar 4.5 berikut ini adalah tampilan dari TAT tracker
Gambar 4.5 Tampilan Action Log 4.1.6 Jobcard Tracking & MDR Tracking
Jobcard tracking adalah suatu tool yang memberikan informasi mengenai status jobcard dan MDR. Status jobcard dan MDR bisa dibedakan menjadi open, progress, closed, sent to shop, dan waiting test. Tool ini sangat penting untuk selalu di-update untuk mengetahui apakah status suatu jobcard dan MDR sudah selesai dikerjakan, sedang dikerjakan atau belum dikerjakan. Pada gambar 4.6 adalah tampilan untuk J/C tracking dan MDR tracking
Gambar 4.6 Tampilan J/C tracking 4.1.7 Component Repair Monitoring
Component repair monitoring merupakan tool yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai komponen yang diperbaiki di shop. Komponen yang diperbaiki ini bisa komponen kelas A (rotable) maupun komponen kelas B (repairable). Selain informasi mengenai komponen apa saja yang masuk ke shop, informasi mengenai status komponen juga bisa diketahui, Pada Gambar 4.7 adalah tampilan component repair monitoring (CRM)
Gambar 4.7 Tampilan component repair monitoring (CRM)
4.1.8 Daily PEU Monitoring
Daily PEU monitor adalah sebuah tool yang memberikan informasi mengenai workload pekerjaan per hari dan akumulasinya per project. Informasi mengenai performa kerja sampai level per hari juga bisa ditunjukkan dari tool ini. Performa kerja ini bisa dilihat per orang dalam tiap hari, per unit skill, Pada gambar 4.8 adalah tampilan daily PEU Monitoring.
Gambar 4.8 Tampilan daily PEU monitoring
4.3 Identifikasi KPI Standart Compliance Tabel 4.1 KPI Standart Compliance unit TB
Identifikasi KPI Preparation Activity Pada KPI standart compliance untuk Preparation Activity terdapat beberapa kegiatan yang didalamnya merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mendukung kegiatan maintenance pesawat, dimana kegiatan preparation ini merupakan kegiatan-kegiatan persiapan dan perencanaan terhadap proses maintenance yang akan dilakukan.
Identifikasi KPI In Execution Activity Pada KPI In Execution Activity dalam tiga bulan, mulai bulan Mei, juni, dan juli dapat dilihat pada tabel diatas, bahwa banyak key activity yang tidak dapat tercapai. Pada tahap In Execution merupakan kegiatan-kegiatan yang terjadi di produksi pada saat proses maintenance berlangsung, tidak tercapainya key activity tersebut banyak faktor yang mempengaruhi, kondisi ideal seperti apa yang direncanakan tidak selamnya dapat dijalankan pada saat proses maintenace, keadaan produksi yang
lebih dinamik membuat banyak hal ideal atau yang telah terencana harus berubah. Identifikasi KPI Post Production Activity
Pada KPI Post Production Activity dapat dilihat bahwa selama bulan Mei, Juni, atau Juli dari key activity yang menjadi pengukuran KPI, banyak yang sudah tercapai, namun masih ada yang belum bisa mencapai KPI yang ditargetkan seperti request not reuse material dimana material yang telah dilakukan pemesanan namun pada akhirnya tidak jadi digunakan oleh pihak produksi, banyak faktor yang mempengaruhi hal tersebut, dapat dikarenakan lead time pemesanan yang lama sehingga ketika material sudah tersedia tetapi TAT dari maintenance pesawat sudah melebihi batas, pada akhirnya material yang dibutuhkan tidak digunakan dan hal ini membuat pembelian material tersebut menjadi percuma.
4.4 Identifikasi internal
behavior and sytem audit dilakukan oleh pihak management (task force) hal ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana penggunaan MCStools di lapangan, dan seperti apakah perilaku dari user pengguna sistem tersebut. Selain itu dilakukan pemetaan terhadap permasalahan yang mmuncul dalam implementasi sistem MCStools apakah permasalahan tersebut disebabkan oleh perilaku dari user atau disebabkan oleh sistem baik itu terkait infrastruktur atau alur proses yang menghambat implementasi MCStools. Dari hasil identifikasi internal terhadap behavior and system audit maka dapat dilihat pada chart dibawah ini bahwa permasalahan yang memiliki kontribusi yang besar adalah permasalahan behavior dimana permasalhan ini 76% memiliki kontribusi dalam implementasi MCStools sedangkan permasalhan sistem hanya 24%, untuk lebih jelasnya ditampilkan dalam gambar 4.9 dibawah ini
Gambar 4.9 Chart Internal Observation 4.5 Identifikasi eksternal
Dari identifikasi internal yang telah dilakukan, dapat dibedakan menjadi dua permasalahan yaitu permasalahan sistem dan permasalahan behavior. Identifikasi eksternal ini lebih difokuskan pada MCStools dan user sebagai pengguna tools tersebut, yang menjadi ukuran dalam identifikasi eksternal adalah ketepatan user dalam melakukan proses up-date terhadap MCStools dimana dapat dilihat seperti apakah behavior dari user dalam mengimplementasikan MCStools.
Gambar 4.10 Chart Eksternal Observation Dari gambar 4.24 diatas merupakan chart eksternal observasi dimana dari gambar diatas permasalhan behavior yang muncul pada user dimana permasalahan job description 16%, infrastruktur 11%, awareness 39%, dan coordination 34%.
4.6 Penyusunan Kuesioner Knowledge management assessment
Kuesioner knowledge management assessment yang ditinjau dari tiga sudut poandang besar knowledge management yaitu abstrak, soft, dan hard. Pengukuran ditujukkan kepada dua level responden yang berbeda yaitu level pelaksana dan
managerial dan level management, dimana faktor-faktor yang menjadi pengukuran pada kedua level tersebut sama, hal ini dikarenakan untuk melihat gap yang ada pada level pelaksana dan managerial sebagi user pengguna sistem MCStools dengan level management yaitu para expert task force sebagai penyusun dari sistem MCStools. Dimana responden dari kuesioner tersebut adalah user pengguna sistem MCStools dan pihak expert.
4.7 Hasil Gap Pemetaan Knowledge management assessment
Berikut adalah hasil gabungan dari seluruh user untuk dilakukan perbandingan dengan pihak expert (task force) dimana dari hasil gap tersebut nantinya akan menjadi masukkan untuk melakukan pembuatan prototype knowlede management system dan juga menetukan content apakah yang tepat dalam sistemrepository tersebut, berikut hasil pemetaan tersebut ditampilkan pada gambar 4.11 dan 4.12 dibawah ini
Gambar 4.11 Radar Diagram User aspek abstrak-soft
Gambar 4.12 Radar Diagram User aspek Hard Setelah didapatkan gap maka dilakukan proses pareto untuk mengetahui dari banyaknya gap yang muncul, gap manakah
yang berpotensi besar atau 80% yang nantinya akan dilakukan improvement atau digunakan sebagai acuan dalam membangun prototype knowledge sharing pada gambar 4.13 dan 4.14 merupakan pareto dari gap yang ada.
Gambar 4.89 Pareto Diagram Gap aspek abstrak – Soft
Gambar 4.90 Pareto Diagram Gap aspek Hard 4.8 Perancangan Prototype Knowledge
sharing
Perancangan Prototype knowledge sharing ini di dasari dari hasil Assessment yang dilakukan sebelumnya, dimana faktor-faktor kritis yang didapatkan dari hasil assessment tersebut yang nantinya digunakan dalam melakukan pembangunan sistem repository, baik mengenai content ataupun mengenai sistem repository itu sendiri, berikut adalah content yang harus terdapat dalam sistem, dimana content ini dihasilkan dari penilaian gap aspek abstrak dan soft.
5. Analisa Dan Intepretasi Data
Setelah dilakukan pengumpulan dan pengolahan data, dari identifikasi eksternal dan internal audit dan juga knowledge management assessment pada bab sebelumnya diperoleh hasil berupa knowledge yang dimiliki oleh user pengguna sistem MCStools serta kebutuhan user untuk mengambangkan diri dalam bertukan informasi serta agar lebih memudahkan user dalam mencari solusi atas permasalahan dan lebih memudahkan user dalam mendapatkan sosialisasi terkait sistem MCStools secara jelas
5.1 Analisa Gap Pemetaan Knowledge management assessment
Berdasarkan hasil pengukuran yang dilakukan pada user dengan menggunakan kuesioner knowledge management assessment didapatkan hasil berupa knowledge existing yang dimiliki oleh user serta sistem yang dibutuhkan oleh user sebagai media sharing informasi. Dimana setiap user memiliki tingkat pemahaman dan knowledge yang berbeda, dari gap yang muncul dari hasil pengukuran tersebut dapat diketahui sifat user serta pemahaman user pada sistem MCStools, serta dapat dilihat apakah sosialisasi yang telah dilakukan oleh pihak management (taskforce) sebagai expert telah efektif dan dapat diterima dengan baik oleh user atau sosialisasi yang telah dilakukan oleh management (taskforce) sebagai expert masih dirasa kurang oleh user.
5.2 Analisa sistem Prototype Knoowledge
Sharing
Prototype knowledge sharing yang dirancang adalah untuk memenuhi kebutuhan user dalam memudahkan user untuk melakukan pencarian akan informasi serta memberikan kemudahan dalam berbagi pengetahuan serta permasalahan dan solusi yang sering terjadi dilapangan, pada sistem tersebut juga dimungkinkan adanya suatu interaksi antara pihak expert dan juga user secara online agar dapat
terjadi suatu aktivitas koordinasi atau sosialisasi tanpa harus melakukan pertemuan dalam suatu forum yang formal, sehingga pihak user merasa dekat dan selalu mendapatkan bimbingan dan arahan dari pihak expert, selain itu pada sistem ini juga dimungkinkan pihak user untuk melakukan posting pertanyaan terkait dengan permasalahan yang sering mereka hadapi dilapangan dalam implementasi sistem MCStools, dengan terjadinya saling sharing permasalahan diharapkan akan banyak solusi yang masuk sehingga dapat menjadi suatu data base atau dokumentasi untuk menyelesaikan permasalhan yang ada kedepanya.
6 Kesimpulan dan Saran 6.1 Kesimpulan
Dari hasil knowledge management assessment kesimpulan yang dapat diambil adalah ;
1. Faktor yang mempengaruhi implementasi sistem MCStools selama ini adalah disebabkan oleh faktor behavior dari user pengguna sistem yang merasa enggan dalam mengimplementasikan sistem MCStools.
2. Dari hasil pengukuran knowledge pada level pelaksana dan managerial (user pengguna sistem Mcstools) berdasarkan aspek abstract, soft, dan hard didapatkan hasil bahwa mereka memahami fungsi dan tujuan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem MCStools, namun user pengguna merasa bahwa pemahaman yang mereka dapatkan masih kurang dan pemahaman yang mereka miliki belum sama dengan apa yang diharapkan pihak management, dan juga aktifitas sharing yang ada selama ini belum terfasilitasi dengan baik, serta user membutuhkan suatu media yang dapat mereka pergunakan untuk saling berbagi informasi serta memudahkan mereka dalam berdiskusi dan berkonsultasi terkait implementasi sistem Mcstools.
3. Pembangunan prototype knowledge sharing atas dasar hasil assessment yang telah dilakukan bahwa pihak user pengguna
sistem Mcstools menginginkan adanya suatu sistem yang dapat dipergunakan untuk menyimpan berbagai macam hasil dokumentasi dan pengetahuan serta informasi tentang sistem MCStools, juga dapat mereka pergunakan sebagai media sharing atau konsultasi permasalahan Mcstools.
6.2 Saran
Adapun saran yang diberikan untuk perusahaan adalah dimana jika masih terdapat user yang merasa enggan dalam melakukan implementasi sistem MCStools setelah dilakukan pendekatan dan pengembangan oleh pihak management, maka pihak perusahaan dapat menerapkan pinalty atau sangsi kepada user tersebut dengan melakukan mutasi jabatan atau pemberhentian dari pekerjaan mereka.
Serta saran yang diberikan untuk penelitian selanjutnya adalah, hendaknya implementasi dari sistem knowledge sharing yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan dilakukan penyesuaian terlebih dahulu dan evaluasi apakah content yang ada pada sistem dapat diterima oleh para user pengguna, sehingga user dari sistem tersebut dapat terpenuhi kebutuhan yang mereka inginkan.
7. Daftar Pustaka
Devenport, Thomas. Prusak. 1998. Working knowledge. Diakses pada 12 September 2010. Dapat dilihat pada http://www.who.int/kms/resources/Working _Knowledge_book_bookreview.pdf
Alavi, Leidner. 2001. Knowledge Management Process : Creation, Storage / Retrieval, Transfer, and Application.
Auberta, Karina Astrella. 2010. Perancangan Community of Practice (CoP) untuk Level Teknisi Sebagai Sistem Implementasi Knowledge Management ( Studi kasus : PT. GMF AeroAsia) Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya. Nonaka, Ikujiro. Takeuchi. 1995 The
Knowledge-Creatingcompany. Diakses pada 12 September 2010. Dapat dilihat pada http://www.careacademy.org/learningresour ces/km_beckwith.pdf
Erikson. 2006. Perancangan Instrumen Pengukuran Kesiapan Untuk Mendukung Pemilihan Metode Implementasi Knowledge Management. Laporan Tesis Program Studi Teknik dan Manajemen Industri Bidang Khusus Rekayasa Sistem perusahaan. ITB Bandung _____. 2009. Annual Report . PT GMF Aero Asia _____. 2010. Peta Bisnis Airline di Indonesia.
Diakses pada 14 September 2010. Dapat dilihat pada http://detiker.com/sales- marketing/marketing-strategy/peta-bisnis-airline-di-indonesia.html
Ersyad, Muhammad. 2009. Perancangan Prototype Knowledge Management System Pada Program Peningkatan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya Newman, Brian. Kurt. 1996 A Framework for Characterizing Knowledge Management Methods, Practice, and Technologies. Diakses pada 14 September 2010. Dapat dilihat pada http://www.km-forum.org/KM-Characterization-Framework.pdf
Saputri, Etika Marga. 2010. Perancangan Sistem Berbagi Pengetahuan Antar Perawat Dengan Cased Based Reasoning (Studi Kasus : IRNA RSU Haji Surabaya) Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya
