BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Prosedur
2.1.1. Pengertian Prosedur
Perusahaan yang baik memiliki prosedur yang terdefinisi dengan hati-hati dalam berurusan dengan semua pekerjaan rutin. Berikut ini penulis memberikan pengertian prosedur menurut beberapa ahli.
Menurut Jerry, Arda, dan Warren dalam M. Ali (2014:151a) mendefinisikan prosedur sebagai berikut “urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya”.
Menurut George R. Tery dalam M. Ali (2014:151b) mengatakan dalam bukunya prosedur dapat diartikan sebagai “serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dari dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktivitas kantor”.
Berdasarkan pengertian menurut beberapa ahli, penulis dapat
menyimpulkan bahwa prosedur adalah “urutan atau tahapan yang dilakukan oleh satu orang atau bahkan lebih untuk melakukan aktivitas pekerjaan di kantor”.
2.1.2. Prinsip, Sistem, dan Prosedur Perkantoran
Prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan menurut limit waktu yang ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang kompeten di bidangnya.
Penyusunan berdasarkan prinsip-prinsip menurut M. Ali (2014:152) sebagai berikut:
1. Rasional
Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami sehingga pekerjaan setiap orang sesuai dengan klasifikasinya agar mudah untuk dimengerti. 2. Sistematis
Menggunakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama sampai tahap selanjutnya.
3. Bersifat Operasional
Mejelaskan teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.
2. Menggunakan Jangka Terpendek
Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang.
3. Menekankan Pada Prinsip Kerja
2.2 Gaji
2.2.1 Pengertian Gaji
Menurut M. Kadarisman (2014:315a) “Gaji adalah sebagai pembayaran dalam bentuk uang secara tunai atau berupa natura yang diperoleh karyawan atau pekerja untuk pelaksanaan pekerjaannya”.
Meurut Rivai dalam M. Kadarisman (2014:316b) mengemukakan bahwa “Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan atau pegawai sebagai konsekuensi dari statusnya sebagai seorang pegawai yang meberikan kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi”.
Meurut Ike (2008:146) “Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang karyawan”.
Menurut Suparyadi (2015:272) “Gaji adalah sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan secara tetap sebagai balas jasa atas kontribusinya kepada organisasi atau perusahaan, yaitu dengan melakukan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya”.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas, penulis menyimpulkan bahwa gaji adalah “pembayaran balas jasa yang berbentuk uang atas apa yang telah dilakukan dan dikerjakan sebagai karyawan atau pegawai sebuah perusahaan”
2.2.2 Tujuan Gaji
Merurut Soekidjo (2009:143) pemberian kompensasi dalam suatu organsasi harus diatur sedemikian rupa sehingga merupakan sistem yang baik dalam organisasi. Dengan demikian sistem yang baik ini akan dicapai tujuan-tujuan, antara lain sebagai berikut:
1. Menghargai Prestasi Kerja
Dengan pemberian kompensasi yang memadai adalah suatu penghargaan organisasi terhadap prestasi kerja para karyawannya. Selanjutnya akan mendorong perilaku-perilaku atau performance karyawan sesuai dengan yang diinginkan organisasi.
2. Menjamin Keadilan
Dengan adanya sistem kompensasi yang baik akan menjamin terjadinya keadilan diantara karyawan dalam organisasi. Masing-masing karyawan akan memperoleh imbalan yang sesuai dengan tugas, fungsi, jabatan, dan prestasi kerjanya.
3. Mempertahankan Karyawan
Dengan sistem kompensasi yang baik, para karyawan akan betah atau bertahan bekerja pada organisasi itu. Hal ini berarti mencegah keluarnya karyawan dari organisasi itu untuk mencari pekerjaan yang lebih baik.
4. Memperoleh Karyawan Yang Bermutu.
Dengan sistem kompensasi yang baik akan menarik lebih banyak calon karyawan. Dengan banyaknya pelamar atau calon karyawan akan lebih banyak mempunyai peluang untuk memilih karyawan yang berkualitas.
5. Pengendalian Biaya.
Dengan sistem pemberian kompensasi yang baik, akan mengurangi seringnya melakukan rekruitmen, sebagai akibat dan makin seringnya karyawan yang keluar mencari pekerjaan yang lebih baik atau menguntungkan. Hal ini berarti penghematan biaya untuk rekruitmen dan seleksi calon karyawan baru.
6. Memenuhi Peraturan-peraturan
Sistem administrasi kompensasi yang baik merupakan tuntutan dari pemerintah (hukum). Suatu organisasi yang baik dituntut adanya sistem administrasi kompensasi yang baik pula.
2.2.3. Struktur Gaji
Menurut Suparyadi (2015:276) setiap organisasi atau perusahaan harus memiliki keputusan tentang struktur gaji yang akuntabel, yaitu tidak sekadar merupakan sebuah tatanan yang tidak bermakna , tetapi harus merupakan sebuah tatanan yang adil, yaitu yang didasarkan pada posisi jabatan dan pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang karyawan, dan disamping itu juga harus memenuhi beberapa prinsip dasar kompensasi dan asas penentu struktur gaji. Beberapa asas penentu gaji yaitu:
1. Asas Keputusan
Penentu besaran gaji yang diberikan kepada karyawan harus memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku di negara setempat. Kepatuhan ini sangat penting, mengingat bahwa pengaturan pemberian gaji itu dimaksudkan guna memenuhi standar kebutuhan hidup minimal karyawan. Organisasi atau
perusahaan memilik tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan karyawan agar dapat hidup sejahtera paling tidak secara minimal supaya mereka dapat memenuhi standar kinerja yang paling tidak juga secara minimal. Dengan demikian, apabila perusahaan menginginkan karyawan berkinerja melampaui standar minimal maka perusahaan dapat memberikan gaji yang lebih tinggi daripada apa yang telah ditentukan.
2. Asas Efektif dan Efesien
Pemberian gaji harus efektif, yaitu mampu menjadi motivator atau memberi semangat kepada karyawan agar berkinerja tinggi sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, sehingga dengan demikian secara akumulasi kinerja seluruh karyawan mampu memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Pemberian gaji secara efisien dimaksudkan agar pembiayaan sektor-sektor lain dapat terpenuhi dan di samping itu tidak menyebabkan seluruh biaya produksi menjadi tinggi karna apabila demikian dapat berakibat pada lemahnya daya saing perusahaan di pasar produk.
3. Asas Keadilan
Pemberian harus adil, yaitu harus relevan atau sesuai dengan posisi jabatan atau jenis pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang karyawan. Perbedaan-perbedaan dalam hal kebutuhan pengetahuan, kecakapan, keterampilan, pengalaman, risiko, dan perilaku individu yang diperlukan guna melaksanakan setiap jenis pekerjaan harus dijadikan sebagai acuan dalam menentukan macam dan besaran dari setiap komponen gaji untuk setiap pekerjaan tersebut. Pemberian gaji yang adil menjadi sangat penting karna dapat memengaruhi kinerja karyawan secara positif.
4. Asas Peningkatan Kinerja
Dalam setiap perusahaan, sistem pemberian kompensasi khususnya gaji biasanya tidak menggunakan satu struktur gaji yang sama, karena terdapat pekerjaan-pekerjaan yang dalam melakukannya lebih menekankan pada keterampilan tertentu, misalnya keterampilan melinting rokok dalam jumlah banyak, perushaan dapat menerapkan pemberian gaji dengan asas peningkatan kerja ini, yaitu bahwa pemberian gaji didasarkan pada banyak rokok yang berhasil dilinting oleh seorang karyawan.
5. Asas Kenyamanan
Karyawan akan dapat bekerja baik apabila merasakan kenyamanan dalam bekerja. Kenyamanan dalam bekerja dipengaruhi oleh adanya dukungan yang cukup atau layak dari perusahaan atau organisasi, antara lain adalah besaran gaji yang pantas dipandang dari sudut budaya organisasi. Biasanya gaji yang diterima oleh para karyawan yang bekerja di lembaga keuangan jauh lebih tinggi daripada yang diterima oleh karyawan yang bekerja di lembaga nonkeuangan. Konon gaji seorang Presiden lebih rendah daripada gaji seorang Gubernur Bank Sentral. Di samping itu, pemberian gaji pensiun dan asuransi kesehatan akan dapat memberikan kenyamanan psikologis bagi karyawan.
6. Asas Tujuan
Persaingan bisnis dari waktu ke waktu makin ketat. Oleh karena itu, setiap perusahaan akan terus berupaya meningkatkan kinerjanya agar tetap mampu bersaing atau bahkan memiliki keunggulan bersaing. Tingkat kemampuan bersaing yang harus diciptakn oleh perusahaan ditentukan oleh strategi perusahaan yang memiliki tujuan untuk menjadi pemimpin pasar, maka harus
memiliki keunggulan bersaing terhadap para kompetitornya. Hal ini berarti bahwa perusahaan harus memiliki kinerja yang tinggi dan salah satu cara untuk memiliki kinerja yang tinggi ini adalah dengan memberikan kompensasi yang lebih tinggi daripada gaji yang diterima oleh karyawan perusahaan pesaing.
2.2.4. Langkah-langkah Dalam Menenentukan Gaji
Menurut Ike (2008:147) arti penting gaji sebagaimana disebutkan diatas menghendaki penentuan gaji harus dilakukan dengan baik agar berfungsi sebagai alat untuk memotivasi karyawan dalam meningkatkan produktivitasnya. Salah satu aspek yang sangat penting dalam hal ini adalah jumlah gaji yang diterima pegawai harus memiliki internal equity dan external equity. Internal equity adalah jumlah yang diperoleh sesuai dengan input yang diberikan dibandingkan dengan pekerjaan yang sama dalam orgnisasi. External equity adalah jumlah yang diterima dipersepsi sesuai dengan jumlah yang diterima dibandingkan dengan yang diterima dalam pekerjaan yang sejenis diluar organisasi. Oleh karena itu, untuk mengusahakan adanya equity, dalam menentukan gaji organisasi dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Analisa Jabatan atau Tugas
Analisa jabatan sebagaimana telah dijelaskan merupakan kegiatan untuk mencari informasi tentang tugas-tugas yang dilakukan dengan persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tersebut supaya berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas, dan standar untuk kerja. Kegiatan ini perlu dilakukan sebagai landasan untuk mengevaluasi jabatan.
2. Evaluasi Jabatan atau Tugas
Jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan sebagaimana unsur yang sangat penting dalam penentuan tingkat gaji.
3. Survei Gaji dan Upah
Survei gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat gaji yang berlaku secara umum dalam organisasi-organisasi yang mempunyai jabatan yang sejenis. Ini dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam merencanakan dan menentukan gaji. Survei dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, seperti mendatangi organisasi-organisasi. Untuk mendapatkan informasi mengenai tingkat gaji yang berlaku, membuat kuisioner secara formal, dan lain-lain. Sebagai contoh, sebuah penelitian di Inggris mengatakan bahwa sebanyak 71% perusahaan yang mencari informasi mengenai tingkat gaji, 55% mencari informasi melalui surat kabar, 33% menyatakan melalui agen-agen pekerjaan, dan 22% melalui penelitian formal dengan menggunakan kuisioner.
4. Penentuan Tingkat Gaji
Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan dan melakukan survei tentang gaji yang berlaku di pasar tenaga kerja, selanjutnya adalah penentuan gaji. Misalnya, untuk penggunaan metode poin, faktor-faktor pekerjaan telah ditentukan poinnya dan jabatan-jabatan kunci telah diketahui. Harga pasarnya berdasarkan survei yang dilakukan. Selanjutnya, berdasarkan poin yang sudah ditentukan, dengan cara mempelajari informasi analisis jabatan (deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan standar untuk kerja), setiap pekerjaan ditentukan poinnya.
2.2.5. Kriteria Pemberian Gaji
Menurut Soekidjo (2009:147-148) Kebijakan tentang pemberian kompensasi suatu organisasi terhadap karyawan bukan sesuatu yang stastis, melainkan bersifat dinamis. Hal ini berarti ketentuan pemberian kompensasi suatu organisasi dapat berubah dari waktu ke waktu. Namun demikian, agar perubahan ketentuan tersebut tidak begitu menimbulkan kegoncangan, ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan dalam penentuan kebijakan pemberian kompensasi, antara lain sebagai berikut:
1. Biaya Hidup
Kriteria biaya hidup ini sebenarnya berorientasi kepada karyawan, atau kebutuhan karyawanlah yang dipentingkan. Dengan mempergunakan kriteria biaya hidup ini dimaksudkan agar karyawan suatu organisasi dapat tetap mempunyai produktivitas yang optimal, maka mereka kompensasi sebesar biaya hidup pada saat ini. Kriteria biaya hidup untuk pemberian kompensasi ini dasarnya adalah terjadinya inflasi di masyarakat. Artinya meskipun ada inflsai yang berarti biaya hidup naik, maka kompensasi pun harus juga mengikutinya. 2. Produktivitas
Produktivitas karyawan, sudah barang tentu akan berpengaruh terhadap meningkatnya penghasilan dari organsai yang bersangkutan. Hal ini berarti biaya satuan produksi lebih rendah, dan mengakibatkan penghematan dalam keseluruhan biaya produksi. Dengan kata lain keuntungan organisasi ini para karyawan juga mempunyai andil. Maka wajarlah apabila hal ini perlu dijadikan kriteria untuk pemberian kompensasi kepada karyawan.
3. Skala Upah atau Gaji Yang Umum Berlaku
Memang sulit untuk mengambil skala pemberian kompensasi (gaji/upah) yang umum berlaku, karena bervariasi jenis organisasi, baik dilihat dari sifat maupun besar kecilnya organisasi. Organisasi pemerintahan, perusahaan milik negara, swasta, swasta besar dan kecil, dan sebagainya, mempunyai skala penggajian yang berbeda-beda. Akan tetapi secara umum organisasi yang bersangkutan dapat mengacu kepada organisasi yang sederjat dan sejenis yang sudah mempunyai skala pemberian kompensasi, sebagai kriteria pemberian kompensasi bagi karyawan.
4. Kemampuan Membayar
Semua organisasi selalu memperhitungkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk membayar upah atau kompensasi karyawannya, dikaitkan dengan biaya keseluruhan organisasi. Dari sini selalu terlihat bahwa komponen biaya yang paling besar adalah biaya untuk membayar kompensasi para karyawan. Namun demikian, biaya-biaya operasional lainnya tidak berarti diabaikan, agar organisasi itu tetap berjalan. Oleh sebab itu dalam membuat kriteria pemberian kompensasi ini, kemampuan membayar dari organisasi yang bersangkutan perlu diperhitungkan.
5. Upah atau Gaji Sebagai Alat Untuk Mempertahankan, dan Memberikan
Motivasi Kepada Karyawan.
Organisasi yang baik akan selalu menarik calon karyawannya untuk bekerja di dalamnya, serta mempertahankan karyawannya untuk betah bekerja didalamnya. Di samping itu organisasi yang baik akan memberikan motivasi kerja bagi para karyawannya. Kompensasi (upah/gaji) yang diberikan oleh organisasi kepada
karyawannya akan dapat menarik dan memepertahanakan serta memberikan motivasi kerja kepada mereka (karyawan) apabila diberikan secara tepat dan sesuai dengan jas yang diberikan.
2.2.6. Faktor-faktor Dalam Menentukan Gaji
Faktor-faktor yang menjadi tantangan dalam merencanakan dan menentukan gaji menurut Ike (2008:158), adalah:
1. Tingkat Gaji Yang Lazim
Tingkat upah dan gaji bisa sangat bergantung pada ketersediaan (supply)
tenaga kerja di pasar tenaga kerja dan permintaan tenaga kerja. Untuk tenaga-tenaga kerja yang langka, tingkat upah dan gajinya dapat jauh melebihi tingkat gaji dilihat dari kacamata evaluasi jabatan.
2. Serikat Buruh
Serikat buruh bisa menjadi kekuatan yang sangat besar dalam suatu organisasi, yang dapat memaksa organisasi untuk memberikan upah atau gaji yang lebih besar bila dibandingkan dengan hasil evaluasi jabatan.
3. Pemerintah
Sebagaimana kita ketahui, pemerintah merupakan lembaga yang
berkepentingan dengan kesejahteraan pekerja sebagai warga negara dan juga terhadap kelangsungan hidup organisasi. Pemerintah mempunyai kekuasaan yang besar dalam mengatur kerja standar, dan tunjangan yang mau tidak mau harus dipatuhi pengusaha, dimana tarif upah minimum para pekerja bisa melebihi dari yang telah ditentukan oleh evaluasi jabatan.
4. Kebijakan dan Strategi Penggajian
Kebijakan penggajian yang digunakan oleh organisasi, seperti mengusahakan gaji diatas harga pasar dalam upaya menghadapi persaingan, akan mampu menaikkan gaji diatas rata-rata harga pasar. Kebijakan untuk selalu memerhatikan tuntutan serikat buruh diperlukan untuk mencegah terjadinya kerusuhan yang kadang-kadang menimbulkan kerugian yang sangat besar.
5. Faktor Internasional
Ketika organisasi berkembang di seluruh penjuru dunia, tantangan yang muncul dalam penggajian adalah penyesuaian dengan situasi negara yang bersangkutan. Dengan demikian, dapat terjadi perbedaan gaji pada jabatan yang sama karena berada di negara yang berbeda. Atau organisasi akan melakukan penyesuaian gaji untuk merangsang seseorang agar bersedia ditempatkan di suatu negara yang mungkin kurang diminati.
6. Nilai Yang Sebanding Dengan Pembayaran Yang Sama
Adakalanya pekerjaan dengan derajat memiliki poin yang sama, atau sebaliknya. Misalnya, nilai poin untuk pekerjaan juru rawat yang biasanya didominasi wanita dan ahli listrik yang biasanya didominasi laki-laki, memiliki tingkat poin yang berbeda di mana ahli listrik biasanya mendapatkan gaji yang lebih besar. Di lain pihak, misalnya ahli mesin yang didominasi laki-laki dan hanya ada sedikit wanita, kaum pria digaji lebih besar dari kaum wanita. Hal ini sebenernya melanggar persamaan hak.
7. Biaya dan Produktivitas
Tenaga kerja merupakan salah satu komponen biaya yang sangat berpengaruh terhadap harga pokok barang. Tingginya harga pokok dapat menurukan penjualan
dan keuntungan organsasi. Tidak mampunya orgnisasi mencapai tingkat keuntungan tertentu dapat mengakibatkan turunnya kemampuan organisasi dalam membayar pegawai dan menarik investor. Untung mengatasi tantangan ini, biasanya organisasi mencoba mendesain pekerjaan kembali, mengotomatisasi pekerjaan, dan menciptakan sistem penggajian bertingkat (two-tiersed wage). Sistem penggajian bertingkat menciptakan dua struktur gaji. Satu untuk karyawan lama dan satu untuk karyawan baru. Karyawan baru mendapatkan gaji permulaan dengan jumlah tertentu kemudian dapat meningkat ke jumlah yang lebih tinggi. Sistem ini mengakibatkan karyawan yang baru direkrut akan mendapatkan gaji yang lebih rendah dibandingkan dengan karyawan lama, meskipun sesungguhnya pekerjaan mereka sama. Cara ini memang dapat menurunkan biaya. Namun akhir-akhir ini para karyawan melalui serikat pekerja telah mempertanyakan tentang ketidak adilan sistem ini. Ada pula pendekatan lain yang dilakukan dengan sistem bonus. Gaji yang diterima relatif tetap, tetapi bila organisasi sedang dalam situasi sulit, organisasi tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar untuk pegawai karena tidak perlu memberikan bonus.
