SUMMARY CHAPTER 16-17
Aloysius Aryayuda Kendratama I Gusti Ngurah Rayi Bhimantara W.
Muhammad Naufal Z.R. Rayhan Baradi Yunita Orchideni Panuju
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
2016
Chapter 16: Documenting Results through Process Modeling and Workpapers
Keterampilan untuk dapat mendokumentasikan bukti audit secara baik dan efektif merupakan salah satu keterampilan yang sangat penting untuk dimiliki oleh seorang auditor eksternal mengingat dokumentasi tersebut akan menjadi alat yang akan mendukung temuan audit mereka yang pada akhirnya akan mendukung pekerjaan audit mereka. Contohnya adalah ketika auditor internal dalam kegiatan observasi dan pemeriksaannya mendapat temuan berupa kesalahan dalam data atau operasi perusahaan lalu menyampaikan hal tersebut kepada manajemen yang bertanggung jawab, mungkin saja manajemen tersebut tidak akan mengakui kesalahan tersebut kecuali disertai dengan bukti yang kuat.
Terdapat dua dimensi dalam pendokumentasian bukti audit. Pertama, setelah melaksanakan kunjungan ke lapangan, auditor perlu mendokumentasi informasi yang didapatnya mengenai bisnis dan operasi perusahaan dalam rangka untuk lebih memahami sebuah kekuatan dan kelemahan dari sebuah kontrol. Pada intinya hal tersebut akan berguna untuk mendapatkan gambaran mengenai sebuah bisnis dan operasi perusahaan yang nantinya akan berguna bagi proses audit internal.
Kedua, kita akan membahas mengenai teknik utuk mendokumentasikan pekerjaan audit internal di kertas kerja atau mendokumentasikan bukti audit. Kertas kerja kerja ini sangat penting baik itu untuk auditor internal maupun bagi keseluruhan perusahaan, karena selain sebagai bahan untuk membuat gambaran audit, kertas kerja ini juga dalam beberapa situasi dapat menjadi sebuah bukti hukum.
Untuk diketahui, audit internal memiliki peraturan yang menyatakan bahwa dokumen kertas kerja sebuah perusahaan haruslah disimpan untuk jangka waktu tujuh tahun atau lebih sejak tanggal dibuatnya. Peraturan tersebut diterbitkan oleh SEC. Hal tersebut tentunya dapat menjadi sebuah tantangan karena tentunya ada ketebatasan ruang fisik untuk menyimpan kertas kerja tersebut dan juga tentu akan sulit dan membutuhkan waktu untuk mengakses catatan lama. Pada intinya, menggambarkan, mendokumentasikan, dan menyimpan catatan kegiatan audit internal, semuanya adalah CBOK bagi audit internal
Internal Audit Documentation Requirements
Sebagian besar waktu seorang auditor internal digunakan untuk meninjau catatan, menganalisa performa berdasarkan catatan tersebut, dan mewawancarai orang dalam perusahaan dalam berbagai level untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan yang pada akhirnya semua hal tersebut dilakukan untuk satu tujuan yaitu untuk membuat kesimpulan audit dan membuat rekomendasi dari hasil audit tersebut. Namun, hal-hal tersebut akan menjadi disayangkan jika mereka tidak mendokumentasikan hasil pekerjaan mereka secara tertib. Karena dokumentasi audit sangatlah penting baik bagi audit periode yang sedang berjalan maupun untuk waktu yang akan datang. Dokumentasi audit internal contohnya adalah rencana audit, kertas kerja audit, dan rapat manajemen. Jika auditor internal hanya mengandalkan ingatannya dan tidak melakukan dokumentasi, hal tersebut dapat menibulkan kesulitan karena besar kemungkinan akan ada detail yang hilang. Selain itu, orang yang melakukan audit bisa saja berhenti atau pindah ke perusahaan lain. Maka dari itu, pendokumentasiaan sangatlah penting
Terdapat tiga aspek penting dari dokumentasi audit internal yaitu pemodelan proses, kertas kerja audit, dan manajemen dokumen. Auditor internal seringkali memulai review di area proses yang baru yang mungkin tidak ada dalam audit sebelumnya dan atau terbatas dokumentasinya dalam perusahaan. Auditor internal perlu untuk mengamati operasi, laporan dan prosedur, serta mengajukan pertanyaan untuk mengembangkan pemahaman tentang proses baru tersebut. Dokumentasi yang dihasilkan memang penting untuk memahami lingkungan pengendalian internal dan untu membuat rekomendasi dan konsultasi jika diperlukan.
Selanjutnya adalah kertas kerja. Kertas kerja ini adalah dokumen yang menggambarkan pekerjaan seorang auditor internal dan memberikan dasar dan pemahaman untuk audit internal. Pada hari ini, banyak kertas kerja tidak lagi berbentuk fisik, namun telah menjadi digital. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pendokumentasian merupakan sebuah CBOK bagi auditor intenal
Process Modeling for Internal Auditors
Model proses adalah peta untuk membantu auditor internal menganalisis rangkaian aktivitas yang diamati. Namun permodelan proses tidak hanya sekedar peta yang menunjukkan bagaimana berpindah dari satu titik ke titik lainnya. Apabila kita salah jalan, peta tersebut tidak akan membantu, dan kita membutuhkan peta yang lebih detail untuk kembali ke arah yang seharusnya. Ketika seorang auditor internal pertama berkunjung ke suatu unit, ia seharusnya dapat membuat sebuah diagram sederhana dari aktivitas yang ada di unit tersebut. Dengan diagram tersebut, sang auditor dapat mengumpulkan informasi lebih detail. Tentunya, untuk memproses informasi yang lebih detail tersebut, maka memerlukan model yang lebih kompleks.
Understanding the Process Modeling Hierarchy
Terkadang, unit bisnis mengembangkan diagram proses mereka sendiri, yang mencakup aktivitas kunci dari unit bisnis. Namun, sering kali auditor internal harus memahami sendiri kegiatan operasional terlebih dahulu ketika kunjungan pertama. Dengan pemahaman ini, auditor internal akan lebih mudah berkomunikasi dengan orang-orang yang ada di unit bisnis tersebut atau pihak berkepentingan lainnya, yang telah memiliki pemahaman yang sama. Sistem: Proses terkait yang dapat jadi terhubung, dapat juga tidak.
Proses: Aktivitas terkait yang terhubung dengan logis, berfungsi untuk mengambil input, menambahkan nilai pada input tersebut, dan menghasilkan output untuk proses internal lain, atau konsumen output.
Aktivitas: Sebagian kecil dari proses yang dilakukan oleh sebuah departemen atau individu. Tugas: Langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan aktivitas tertentu.
Konsumen eksternal: Entitas selain unit pemroses yang menerima produk, jasa, atau informasi dari unit tersebut.
Konsumen internal: Orang, departemen atau proses dalam perusahaan yang menerima output dari proses lainnya.
Sebagai bagian dari memahami dan mendeskripsikan proses, auditor internal harus memahami bagaimana elemen-elemen proses ini berhubungan satu sama lain. Melakukan analisis proses dan mendokumentasikan elemen kunci memerlukan lebih banyak usaha dari. Auditor internal perlu membentuk tim dari orang yang terlibat dalam area proses dan mengecek area proses dengan detail, menetapkan hal-hal seperti kriteria input dan output, kemungkinan terjadinya error, dan mekanisme untuk memperbaiki error tersebut. Meski cukup memakan waktu, proses ini akan menguntungkan tinjauan audit internal pada saat ini, dan juga di masa yang akan datang.
Describing and Documenting Key Processes
Deskripsi proses yang disiapkan oleh divisi audit internal harus menjadi bagian dari kertas kerja audit untuk tinjauan mana pun. Tujuannya adalah untuk mendeskripsikan alur input dan output dalam proses aktivitas ini. Proses harus dideskripsikan dengan detail dan bila perlu, dengan flowchart diagram. Berdasarkan permodelan produk lain, audit internal harus mengembangkan standar diagram yang digunakan untuk mendeskripsikan proses bisnis dan kontrol internal dari perusahaan. Standar diagram ini terdiri dari flowchart dan deskripsi singkat. Deskripsi singkat ini harus mengikuti standar yang digunakan oleh divisi audit internal dalam semua deskripsi kertas kerja auditnya, yang biasanya berbentuk catatan yang mendeskripsikan wawancara yang dilakukan auditor, serta waktu dan tanggal wawancara. Catatan ini harus ditinjau dan disetujui oleh pengawas, serta dilindungi dari segala percobaan perubahan yang tidak sah. Catatan ini merupakan bagian dari kertas kerja audit dan membutuhkan kontrol penyimpanan dokumen yang baik.
Terdapat banyak sekali standar diagram dengan pendekatan yang berbeda-beda, ada yang sangat kompleks dan sebaiknya dihindari; ada pula yang terlalu menekankan untuk mendeskripsikan semua titik keputusan dalam sebuah proses. Divisi audit internal harus mengembangkan pendekatan standar yang konsisten untukflowchart permodelan prosesnya. Dua pendekatan yang mudah digunakan dan dimengerti adalah sebagai berikut:
1 Input/Output Process Flowcharts
Proses ini cocok untuk proses yang melibatkan objek fisik, karena berfokus kepada partisipan pasif yang dikonsumsi, diproduksi, atau diubah oleh aktivitas proses. Flowchart jenis ini berbentuk peta untuk berpindah dari satu proses ke proses selanjutnya. Diagram ini
cenderung simpel, namun dapat menunjukkan bagaimana input dan output berpindah dalam suatu pekerjaan.
1. Work-flow Description Process Flowcharts
Aktivitas harus dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dan menekankan kepada bagaimana urutan proses harus berjalan dibandingkan dengan partisipan dari proses tersebut. Biasanya proses ini merupakan yang paling baik untuk memetakan aktivitas yang akan dihadapi auditor internal, karena kebanyakan audit internal melibatkan aktivitas kantoran dibandingkan dengan manufaktur atau sejenisnya.
Process Modeling and the Internal Auditor
Permodelan proses adalah alat penting bagi auditor internal untuk meninjau proses dalam perusahaan dan menyarankan area mana yang perlu diperbaiki. Apabila auditor internal berperan sebagai konsultan perusahaan, pemahaman akan alat dan teknik permodelan proses menjadi sangat penting. Auditor dapat bertemu dengan manajemen untuk menentukan area mana yang perlu diperbaiki. Mereka yang mempelajari audit internal melalui Institute of Internal Auditors mungkin kurang mendalami teknik permodelan proses, tetapi mereka yang bekerja di bidang quality assurance pasti akan lebih memahami. Setiap auditor internal harus memiliki pengetahuan minimum mengenai permodelan proses dan flowcharting.
Internal Audit Workpapers
Workpaper, atau kertas kerja adalah rekam jejak tertulis untuk mengumpulkan dokumentasi, laporan, korespondensi, serta berbagai materi sampel terkait bukti-bukti yang dikumppulkan selama aktivitas audit internal. Umumnya terdiri atas jadwal, analisis, serta berbagai kopian dokumen yang disiapkan sebagai bagian dari audit. Kertas kerja ini merupakan bukti untuk mendeskripsikan hasil dari audit internal, dan merupakan penjebatan antara prosedur audit internal dengan laporan yang dihasilkan. Kertas kerja harus dapat mendukung dan mendokumentasikan tujuan dan aktivitas audit internal, bagaimanapun bentuknya. Dalam pembuatannya, prinsip dan konsep yang digunakan lebih penting daripada formatnya.
Kertas kerja audit internal dapat memiliki signifikansi hukum, dimana terkadang hasil kertas kerja dapat dijadikan bukti pendukung pada pengadilan. Karena kepentingannya inilah, penyusunannya harus benar. Karena ketika jika penyusunannya tidak benar, isi kertas kerja ini dapat menyesatkan. Pada akhirnya, kertas kerja audit internal adalah rekam jejak terkait prinsip dari audit yang dilakukan, serta pada waktu tertentu dapat menjadi bukti tentang apa yang terjadi dan yang tidak terjadi dalam sebuah audit.
Bukti audit direkam dalam kertas kerja audit internal harus merupakan bukti yang sufisien agar dapat mendukung asersi dan konklusi dari auditor. Objektif dari keberadaan kertas kerja adalah untuk mendokumentasikan audit yang dilaksanakan secara layak. Terdapat beberapa fungsi utama kertas kerja audit, yaitu:
1. Basis dari perencanaan audit
2. Merekam kegiatan audit yang dilaksanakan
3. Digunakan dalam kegiatan audit (terutama audit selanjutnya) 4. Deskripsi dari situasi yang memerlukan perhatian khusus 5. Mendukung konklusi audit yang spesifik
6. Sumber referensi 7. Evaluasi staff
8. Koordinasi kegiatan audit
Kertas kerja audit internal sendiri memiliki kemungkinan untuk digunakan dalam mendukung atau melawan konklusi yang didapatkan pada kegiatan audit. Departemen internal audit umumnya memiliki standar tertentu dalam menyiapkan kertas kerja secara konsisten.
a. Workpaper Standards
Standar dari kertas kerja audit menyatakan bahwa auditor internal harus dapat merekam informasi relecan untuk mendukung konklusi dan engagement result. Umumnya departemen audit akan menetapkan sendiri standar kertas kerja yang konsisten dengan
milik auditor eksternal. Namun, perlu diingat bahwa audit internal berbeda dengan audit eksternal, dimana audit internal berfokus pada kegiatan operasional sementara audit eksternal berfokus pada atestasi laporan keuangan. Namun, tetap, paling mudah adalah mengikuti format umum dari pendekatan yang digunakan oleh auditor eksternal.
Kertas kerja juga harus mengikuti standar yang konsisten serta dapat berdiri sendiri, sehingga pihak luar yang terautorisasi, seperti auditor eksternal dapat membaca melalui kertas kerja ini terkait objektif audit internal, apa saja yang dilakukan, serta isu dan temuan. Setidaknya kertas kerja itu harus meliputi hal-hal berikut:
- Relevansi objektif audit - Kondensasi detail - Kejelasan presentasi - Akurasi kertas kerja
- Penggunaan for standar, dimana harus termasuk:
Heading, yaitu salah satuya berisi judul dari total audit, serta hal-hal khusus
Enterprise
Neatness and legibility Cross-indexing
b. Format kertas Kerja
Umumnya kini sekarang penggunaan komputer dalam mengelola kertas kerja sudah lebih banyak. Form kertas kerja harus dapat berdisi sendiri. Dengan memiliki format kertas kerja yang terstandar, memungkinakan auditor untuk dapat melakukan dokumentasi langkah kerja dan keputusan audit secata lebih hati-hati.
Kertas kerja juga harus dapat mendokumentasikan masalah yang dibenarkan atau sudah dinasehati oleh auditor untuk diperbaiki. Kemudian, dalam menentukan format,
ingatlah bahwa tidak ada hal yang statis di dunia ini, sehingga untuk menghindari resiko ada baiknya kira menghindar dengan mencatat dengan baik.
c. Organisasi dokumen kertas kerja
Dengan luasnya aktivitas review dan aktivitas audit jumlahya banyak, form dan konten dari kertas kerja individu bisa sangat berbeda. Material kertas kerja diklasifikasikan berdasarkan jenis basic dan dikumpulkan bersama dalam suatu file. Beberapa jenis kertas kerja adalah:
- File permanen
Berisi data historis atau melanjutkan nature pertinent terhadap audit kini. Jumlahnya diusahakan seminimal mungkin, karena seharusnya jarang dokumen audit di masa lalu dapat digunakan kembali, karena kondisi terus berubah.
- File administratif
Kertas kerja berisi materi administrasi umum harus disatukan dengan seluruh set dari kertas kerja audit.
- File prosedur audit
Merekam kegiatan sesungguhnya dari audit yang dilakukan. Umumnya merupakan yang paling banyak jumlahnya. Umumnya memiliki konten berupa: daftar prsedur audit yang telah dilaksanakan, kuesioner yang telah dilengkapi, desktripsi prosedur operasional, kegiatan review, analisa dan jadwal laporan keuangan, dokumen perusahaan, temuan, dan lain sebagainya.
Intinnya adalah, konten dari kertas kerja harus dipersiapkan secata konsisten dalam berbagai kegiatan audit.
d. Teknik persiapan kertas kerja
Salah satu kunci yang penting adalah bahwa seluruh staff internal pada audit internal harus dapat mengerti alasan dilaikukannya audit dan seberapa krusial hal tersebut dilakukan. Misalnya menggunakan Indexing dan Cross-Reference. Hal ini sangat berguna terutama dalam berusaha mencari sumber ari sebuah tulisan. Terdapat beberapa jenis tools yang dapat digunakan untuk mempermudah, misalnya tick marks,
referensi terhadap sumber saya, kemudian adapula referensi kepada sumber informasi misalkan referensi dari auditor eksternal, catatan kasar terkait kertas kerja
e. Proses dari review kertas kerja
Semua kertas kerja harus melalui proses review audit internal yang independen untuk memastikan bahwa pekerjaan yang diperlukan telah dilaksanakan dimana temuan auditor dapat dijustifikasi. Kegiatan review oeh supervisor ini juga harus didokumentasikan secara proper.
Internal Audit Document Record Management
Fungsi audit internal memiliki penahanan dokumen yang tinggi yang dapat menutupi keseluruhan produk kerja. Dengan adanya perkembangan IT, melakukan record management dapat membuat timbulnya tantangan terbaru.Auditor internal memiliki kewajiban untuk melakukan perjanjian dengan pihak pembuat secure iff-site storage untuk menjadi kunci dari audit internal digital dan dokumen kertas.
Importance of Internal Audit Documentation
Dokumentasi yang cukup sangat dibutuhkan dalam proses internal audit yang bersifat virtual. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi memungkinkan untuk bekerja lebih nyaman dibandingkan dengan pada masa lalu.
Chapter 17: Reporting Internal Audit Result
Laporan audit pada dasarnya harus dapat mencerminkan filosofis dasar pendekatan audit internal suatu perusahaan, termasuk tujuan ulasan yang mendasar, strategi pendukung dan kebijakan besar, prosedur meliputi kinerja audit, dan performa profesional dari staff audit.
Tujuan pelaporan audit pada dasarnya untuk mendeskripsikan suatu perencanaan audit terprogram dan mengkomunikasikan hasilnya, dengan menekankan identifikasi pada kelemahan kontrol internal. Laporan audit internal harus memiliki empat tujuan dasar dan komponen yakni:
1 Tujuan, timing, dan cakupan dari ulasan.
Laporan audit harus merangkum ulasan secara high-level objective, dimana ulasan diambil, dan cakupan dari internal audit.
1. Deskripsi dari penemuan
Bagian ini menjelaskan apabila ada temuan yang salah, maka perlu dijelaskan dimanakan salahnya tersebut.
2. Masukan untuk pembenaran
Tujuan dari masukan ini untuk memperbaiki kondisi observasi dan meningkatkan operas.
3. Dokumentasi rencana dan klarifikasi
Bagian ini menjelaskan dimana yang diaudit dapat secara formal mendokumentasikan penemuan internal audit dan menyatakan rencana untuk mengambil tindakan korektif sebagai respon dari temuan audit.
Empat proses diatas perlu dijaga oleh auditor internal ketika membuat draf laporan audit dan memisahkan penemuan audit yang dapat menyediakan basis dari laporan audit. Setelah identifikasi proses telah dilakukan dan laporan audit dibuat, maka perlu disajikan dan dilampirkan pada manajemen. Format penyajian banyak macamnya, namun yang paling umum adalah dokumen berbasis internet atau melalui komputer, namun tidak menutup pentingnya untuk memiliki dokumen secara tercetak sehingga dapat dijadikan pegangan oleh pihak-pihak manajemen yang berwenang pula. Dalam menyiapkan penerbitan laporan audit, ada beberapa elemen yang harus ada:
1 Judul laporan dan tujuan ulasan 1. Kepada terlapor dan salinan
3. Tempat yang dikunjungi dan timing audit 4. Prosedur audit terlaksana
5. Opini auditor terkait hasil dari ulasan
Laporan audit internal mempunyai bermacam-macam pendekatan, tergantung dari tipe perusahaan, keseluruhan tipe manajemen, keahlian dari staff internal audit, dan sebagainya yang memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Internal auditor perlu memahami faktor-faktor ini agar mereka dapat memilah-milah agar dapat menentukan pelaporan yang cocok pada perusahaan sehingga dapat menarik perhatian manajer. Pendekatan alternatif dalam mengembangkan dan mengisukan laporan internal audit termasuk:
1 Laporan audit dengan cakupan “ensiklopedik”, tujuannya untuk menyediakan sumber referensi kepada pembaca laporan. Dapat berupa historical nature atau mengacu pada situasi terkini.
1. Deksripsi dari prosedur audit yang dilaksanakan 2. Penjelasan mendetail dari penemuan audit 3. Laporan yang diringkas secara berat 4. Fokus terhadap isu yang signifikan
Format laporan audit yang asli dan metode dari presetasi tiap perusahaan tentunya berbeda, namun sebagaimanapun macam formatnya, laporan audit tetap harus memiliki elemen yang telah dijelaskan diatas, dimana penemuan dan rekomendasi audit menjadi inti dari laporan audit.
Elemen dari penemuan laporan audit
Ketika mengulas, audit internal mungkin dapat menemukan pengecualian atau kelemahan kontrol internal. Pengecualian inilah yang menjadi subyek daripada penemuan laporan audit, dimana dapat menjadi dasar potensi penemuan laporan audit. Karena itu, internal auditor perlu menganalisir semua informasi sampai yang terkecil ketika mengulas. Penemuan laporan audit disajikan dalam format umum dimana pembaca laporarn dapat memahami isu audit secara mudah. Adapun penemuan laporan audit yang baik mengandung:
1 Pernyataan kondisi : untuk menarik perhatian pembaca laporan
1. Apa yang ditemukan? : penemuan harus membahas prosedur dan hasil dari prosedur
2. Kriteria Internal Audit untuk mempresentasikan penemuan : kriteria digunakan untuk menilai pernyataan suatu kondisi. Adapun kriteria-kriteria yang harus diperhatikan internal audit adalah:
Kriteria ekstrim : lebih mudah dinilai dibanding yang rata-rata
Kriteria pembanding : membandingkan dengan operasi atau aktivitas yang sejenis
Kriteria elemen : pengukuran laporan harus dapat dipecah-pecah berdasarkan aktivitas yang spesifik
Kriteria keahlian : bergantung pada ahli (experts) untuk mengevaluasi aktivitas.
3. Efek dari laporan penemuan : audit internal perlu menimbang tingkat materialitas. Penemuan tidak signifikan? Maka tidak ada penemuan sama sekali.
4. Penyebab atau alasan dari deviasi audit : Penting untuk mengidentifikasi basis pengambilan tindakan
5. Rekomendasi Internal Audit : rekomendasi dapat berupa saran simpel untuk memperbaiki sesuatu atau saran detail pengambilan tindakan korektif
Pada akhirnya, audit internal perlu sangat berhati-hati dalam melapor penemuan audit secara faktial dan akurat, karena satu kesalahan fakta dapat mempertanyakan kredibilitas keseluruhan laporan audit.
Kerangka presentasi laporan audit seimbang
Apabila tujuan dari audit internal adalah untuk mengevaluasi efisiensi, ekonomi, dan keefektifan dari manajemen mana yang sudah meraih tujuannya, maka audit internal memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan kondisi yang terpenuhi maupun tidak terpenuhi yang ditemukan ketika mengaudit. Namun, audit internal perlu menyediakan tingkatan keseimbangan dalam presentasi pelaporan audit dengan cara menyortir data positif
dan negatif. Adapun beberapa teknik untuk menyediakan laporan audit yang seimbang adalah:
1 Menyediakan laporan audit dengan perspektif, memberikan signifikansi yang lebih pada bukti penemuan. Praktik ini harus serangkau dengan pengungkapan kebijakan internal audit selayaknya defisiensi.
1. Melaporkan keberhasilan auditee, dapat meningkatkan kegunaan laporan audit sebagai alat manajemen
2. Menunjukkan tindakan terencana, langkah yang jelas dan transparan akan meningkatkan kualitas laporan audit.
3. Melaporkan kondisi mitigasi, sebagai langkah opsional dalam melaksanakan tindakan korektif.
4. Melibatkan respon audit sebagai bagian dalam laporan audit, karena respon auditee untuk suatu penemuan mungkin dapat mengandung informasi yang menyediakan penyeimbang tambahan kepada suatu laporan audit
5. Meningkatkan kualitas tonal laporan audit, merupakan penggunaan dan penyampaian laporan audit dengan menggunakan bahasa yang positif dan konstruktif. Alternatif format laporan audit.
Walau sesungguhnya format laporan audit yang paling umum dan sering digunakan dalam mempresentasikan laporan kerja audit, internal audit dapat menggunakan pendekatan lain untuk mendeskripsikan hasil penemuan audit dan rekomendasi. Walaupun terkesan informal, metode pelaporan ini dinilai cukup untuk penilaian laporan interim, contohnya:
1 Laporan Oral
1. Laporan memo Interim atau informal 2. Laporan audit tipe kuisioner
3. Deskripsi reguler laporan audit
Internal Audit Reporting Cycle
Dalam Audit Internal, melakukan kegiatan auditing merupakan satu siklus besar yang terikat satu sama lain. Pada awal audit, dicari preliminary finding dan menggunakan hasil dari penemuan ini untuk melakukan audit di lapangan. Hal ini berguna untuk memastikan penemuan dari audit dan juga memastikan penemuan ini pada komponen dalam perusahaan. Komponen dalam perusahaan juga berguna dalam memberikan feedback atas penemuan auditor.
a Draft Laporan audit
Setelah melakukan audit dan melihat apa saja yang terjadi, dan diskusi dengan manajemen, maka tahap berikutnya adalah membuat draf untuk laporan audit ini. Perlu diketahui bahwa tidak semua audit wajib membuat laporan ini (misalnya pada kasus fraud). Membuat draf dapat memberikan pihak manajemen kesempatan untuk memperbaiki komponen yang diaudit dan mendapatkan opini tanpa pengecualian setelah perbaikan dilakukan. Membuat draf ini juga memberikan Cross-check pada akurasi, completeness, dan kualitas dari kegiatan audit.
Dalam memberikan draf untuk laporan audit ini dapat dilakukan pada beberapa waktu tertentu, diantaranya:
- Pada konferensi pada saat akhir masa lapangan, dikarenakan kurangnya waktu, atau waktunya cukup singkat
- Pada saat menjelang akhir masa tugas (sebelum kembali), merupakan saat yang dianggap tepat, dikarenakan tidak akan mengganggu konferensi akhir yang berjalan
- Setelah menyelesaikan tugas lapangan (sebelum melakukan konferensi akhir) Konfrensi akhir sendiri adalah pertemuan yang dilakukan oleh auditor bersama anggota manajemen pada saat masa kerja lapangan berakhir. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan persetujuan dengan pihak manajemen sebanyak-banyaknya sehingga laporan audit dapat mengindikasikan hal yang sudah dilakukan.
Setelah selesai membuat draf dan melakukan pekerjaan lapangan, maka auditor akan mengkombinasikan kedua hal ini dan akan memberikan membuat laporan yang akan diberikan ke pihak manajemen. Pihak manajemen lalu akan melakukan masukan yang diberikan oleh auditor. Berikunya adalah proses follow-up, di mana auditor akan melihat bagaimana saran yang diberikan oleh auditor apakah dijalankan atau tidak. Follow up yang dilakukan oleh auditor ini memiliki fungsi controlling pada bagian yang sudah diaudit.
b) Laporan audit dan kertas kerja
Laporan dan hasil penemuan yang dilakukan audit internal harus disimpan, sepenting apapun dan seberapa banyak dokumen yang dihasilkan dari proses audit harus simpan tanpa pengecualian. Penyimpanan yang dilakukan ini harus dilakukan dengan rapi dan tidak dapat dengan mudah diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk audit ke depannya dapat menggunakan data dari audit sebelumnya.
Effective Internal Audit Communication opportunities
Komunikasi merupakan bagian yang penting dalam melakukan audit, ketika terdapat permasalahan dalam melakukan kegiatan audit, maka komunikasi dapat mengatasi dengan baik tanpa permasalahan yang berkepanjangan. Efek dari komunikasi yang efektif ini dapat membawa kegiatan audit pada analisis yang lebih akurat dan efisien dalam mengalokasikan waktu audit yang terbatas.
Melakukan komunikasi yang efektif dalam internal audit merupakan kunci dari audit yang sukses. Akan tetapi, selalu ada permasalahan yang muncul akibat adanya komunikasi yang kurang baik. Potensi permasalahan yang ada pada komunikasi yang kurang efektif ini diantaranya adalah:
- Tidak memperhatikan adanya perbedaan kekuasaan antara pengirim dan penerima (miasalnya supervisor dengan senior Office)
- Tidak mempedulikan adanya stres yang timbul pada salah satu pihak
- Gagal untuk secara tepat mengevaluasi kapasitas dari penerima untuk menerima dan mengerti pesan
- Memberikan pesan terlalu cepat
- Persepsi bahwa pengirim selalu memiliki tujuan lain sehingga membuat enggan - Kegagalan dalam membuat fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti, sehingga
tidak tersampaikan
- Kurang jelas dalam menyampaikan pesan
- Efek dari non-verbal yang tidak diperhatikan dan dapat menganggu
- Tidak memberikan konsiderasi pada persepsi dan perasaan penerima pesan
Dari paparan di atas, merupakan bagian dari internal auditor yang harus melihat bagaimana penerima pesan melihat, mengamati bagaimana perspektif dari auditor sendiri dapat berjalan. Komunikasi yang baik yang perlu untuk dijalankan adalah dengan mengkombinasikan dengan feedback, sehingga mengahasilkan komunikasi dua arah yang efektif. Komunikasi yang efektif dari auditor ini dapat menghasilkan ketertarikan pada pandangan orang lain, dan menilai bagaimana objective dari manajemen sendiri.
Permasalahan utama yang dihdadapi oleh auditor adalah adanya kemungkinan saran dari auditor tidak diterima. Hal ini dikarenakan perubahan itu selalu susah dan akan selalu berusaha untuk dijaga secara “status quo”. Hal ini membuat Auditor perlu mengkomunikasikan tujuan mereka dan memberikan saran tidak dengan memaksakan pihak manajemen bahwa perubahan itu perlu terjadi.
Audit report and Understanding The People in Internal Auditing
Audit Internal sejauh ini berfokus pada kepentingan semua auditor internal dengan komite audit yang ada pada satu perusahaan. Sehingga menampilkan auditor sebagai pihak yang mengharuskan perusahaan untuk tunduk dan patuh pada saran yang diberikan. Hal ini muncul dikarenakan auditor kurang mengkomunikasikan secara personal tentang kenapa mereka ada di perusahaan dan bagaimana mereka bekerja.
Tantangan dari auditor hingga saat ini adalah mengubah image mereka dari pihak yang kaku ini menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti. Auditor internal seharusnya dilihat sebagai salah satu komponen yang memebuat perusahaan tetap dapat maju dan memiliki profit yang baik sekaligus sesuai dengan hukum yang berlaku. Hal ini mungkin
dapat diubah apabila perusahaan mencoba membawa penampilan yang baru untuk perusahaan.
