AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000

AUDIT INTERNAL

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000

KEDUDUKAN

Pengukuran, analisis, dan perbaikan merupakan aktivitas yang harus dilakukan oleh organisasi yang mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Aktivitas tersebut termuat pada pasal (klausul) 8 tentang Pengukuran, Analisis dan Perbaikan.

Pada Pasal 8.1 (Umum) dijelaskan bahwa :

Organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang dibutuhkan untuk :

a. memperlihatkan kesesuaian produk,

b. memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan

c. terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu

Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik, dan jangkauan pemakaiannya.

Sebagai upaya untuk memastikan efektivitas sistem manajemen mutu maka dilakukan penilaian (audit) secara obyektif dan berkala. Pasal 8.2.2 (Audit Internal) menjelaskan bahwa :

Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu :

a. memenuhi pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1) pada persyaratan Standar Internasional ini dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi, dan

b. ditetapkan dan dipelihara secara efektif.

Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, seperti juga hasil audit yang lalu. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan.

Seleksi Auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan sasaran dan kejujuran dari proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.

Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit serta hasil laporan dan pemeliharaan rekaman (lihat 4.2.4) harus ditentukan dalam prosedur yang terdokumentasi.

Manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi (lihat 8.5.2).

Pasal tersebut mensyaratkan bahwa organisasi harus menetapkan proses audit internal yang efektif untuk memastikan kekuatan dan kelemahan pelaksanaan sistem manajemen

Pelaksanaan audit internal dalam proses implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 tergambar pada diagram alir berikut ini :

DIAGRAM ALUR AUDIT INTERNAL

Persiapan Jadwal Audit

Pemilihan Tim audit Daftar

Auditor

Pemberitahuan auditee

Surat Pemberitahuan

Persiapan

audit Cheeklist

Penyiapan Rencana Audit

bersama auditee Rencana audit

disepakati

Pelaksanaan

audit Checklist

diselesaikan

Temuan

audit Laporan

Audit

Tindak lanjut

tindakan koreksi Perbaikan berkelanjutan Tindakan

koreksi Pertemuan pembukaan

audit

Pertemuan Tim audit

Pertemuan penutupan

Ya

Reakaman Hasil Audit Internal

PENGERTIAN DAN PERISTILAHAN

(Sumber : ISO 9000:2000)

 Audit :

Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti obyektif dan menilainya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.

 Auditor :

Orang dengan kemampuan melakukan audit

 Auditee :

Organisasi yang diaudit.

 Rekanan audit :

Organisasi atau orang yang meminta diadakannya audit.

 Tim audit :

Seorang atau lebih Auditor yang melakukan audit.

 Pakar teknis :

Orang yang menyediakan pengetahuan khusus dari atau pakar dalam bidang yang diaudit.

 Program audit :

Sejumlah (satu atau lebih) audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke tujuan tertentu.

 Bukti audit :

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

 Bukti obyektif :

Data pendukung adanya atau kebenaran sesuatu.

 Kriteria audit :

Sejumlah kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.

 Temuan audit :

Hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.

 Kesimpulan audit :

Hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.

JENIS AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU

Audit sistem manajemen mutu dibedakan dalam dua jenis yaitu berdasarkan pihak yang melakukan audit dan berdasarkan kedalaman audit.

1. Berdasarkan pihak yang melaksanakan audit a. Audit pihak pertama (Audit internal)

Audit yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi sendiri untuk tujuan internal.

Tujuan :

Memantau keefektifan penerapan sistem mutu dan merupakan alat manajemen untuk melakukan perbaikan.

Sasaran :

 Memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang ditetapkan

 Memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap permulaan)

 Mengetahui secara dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan koreksi dalam rangka persiapan audit eksternal

 Memonitor pemeliharaan dan efektivitas sistem mutu (setelah penerapan)

 Mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu b. Audit pihak kedua (Audit eksternal)

Audit yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan dengan organisasi (misalnya : pemasok, sub kontraktor)

Tujuan :

Melakukan penilaian terhadap mitra (pemasok, sub kontraktor) baru Sasaran :

 Menentukan kualifikasi mitra

 Merangsang mitra agar meningkatkan sistem mutunya

 Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap perubahan mitra

 Menjadi mediator untuk pemecahan mutu yang berkaitan dengan mitra c. Audit pihak ketiga (Audit eksternal dan independen)

Audit yang dilakukan oleh organisasi mandiri eksternal (badan sertifikasi) Tujuan :

Menilai kesesuaian sistem organisasi dengan standar sistem yang dipersyaratkan pelanggan

Sasaran :

 Mengurangi audit yang berulang (pengganti audit oleh pihak kedua)

 Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu

 Mengetahui kesiapan untuk audit sertifikasi

2. Berdasarkan pihak yang melaksanakan audit a. Audit sistem/kecukupan/dokumentasi

Audit sistem merupakan audit untuk menentukan apakah organisasi telah memiliki sistem dalam melakukan operasinya. Audit dilakukan dengan membandingkan sistem yang ada (dokumentasi) dengan persyaratan standar tertentu untuk melihat kesesuaiannya. Pada audit ini belum melihat penerapannya di lapangan.

Fungsi manajemen yang diaudit adalah :

 Kebijakan organisasi

 Sasaran organisasi

 Program

 Rencana

 Prosedur

 Komitmen

Dokumen yang dilibatkan pada saat audit ini adalah :

 Kontrak pelanggan

 Spesifikasi yang berasal dari perusahaan ataupun pelanggan

 Spesifikasi yang berasal dari peraturan dan standar

 Standar nasional, industri, perusahaan

 Prosedur operasional perusahaan dan manual mutu b. Audit kesesuaian/pemenuhan/penerapan

Audit yang dilakukan untuk melihat apakah prosedur, instruksi kerja dan rencana diimplementasikan. Pada audit ini dokumen merupakan alat yang penting, maka sangat perlu untuk mengaudit :

 Ketersediaan dokumen pada personel yang memang membutuhkannya,

 Kelengkapan prosedur pada personel yang memang menggunakannya,

 Kecukupan dokumen untuk dapat digunakan dalam melaksanakan tugas secara efisien dan efektif.

Jenis audit ini digunakan dalam pelaksanaan audit internal yang pelaksanaannya dilakukan secara periodik dan terprogram sehingga organisasi dapat melihat keefektifan dan efisiensi sistem mutunya secara akurat. Pada audit ini bukan hanya melihat apakah prosedur di implementasikan secara efektif, tetapi juga untuk melihat apakah pelaksanaan aktivitas yang sesungguhnya tercakup pada dokumen.

TUJUAN AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU

1. Internal

 Melihat kekurangan sistem manajemen mutu

 Mengevaluasi kekurangan untuk tindakan koreksi

 Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua dan/atau pihak ketiga)

 Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu 2. Eksternal

 Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu

 Memenuhi persyaratan badan sertifikasi

 Memenuhi persyaratan pelanggan (khususnya dalam kontrak)

 Memenuhi undang-undang/badan pemerintah

STRATEGI PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

Secara umum pelaksanaan audit dapat mengacu pada tahapan sebagai berikut : A. Pernyataan Pembuka

Sebelum audit dimulai, auditor memberikan penjelasan umum kepada auditee mengenai hal-hal yang berkaitan dengan audit internal diantaranya :

1. Tujuan pelaksanaan audit

2. Metode audit yang akan digunakan 3. Ruang lingkup audit

4. Tim audit 5. Jadwal audit B. Pelaksanaan

1. Penggunaan daftar periksa (checklist)

Audit internal dilaksanakan tanpa menggunakan instrumen audit yang standar seperti halnya bentuk audit kegiatan yang lainnya. Namun sebagai bahan acuan pelaksanaan audit internal dapat disusun daftar periksa (checklist).

Pada dasarnya checklist merupakan kata-kata atau ungkapan kunci yang akan dipertanyakan pada audit internal. Tujuannya adalah untuk membantu pelaksanaan audit agar sesuai dengan rencana audit yang telah dibuat.

Checklist yang baik dapat memberikan panduan yang jelas kepada auditor tentang aspek yang diperlukan dalam melakukan audit sesuai dengan perencanaan. Manfaat dari penyusunan checklist :

a. Mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit

b. Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat

c. Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan

d. Sebagai alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan Checklist disusun mengacu pada dokumen yang digunakan sebagai rujukan yaitu standar, pedoman mutu, prosedur dan dokumen lainnya. Contoh checklist terlampir.

2. Identifikasi proses

a. Berdasarkan standar internasional, organisasi diharuskan untuk menyediakan suatu manual mutu yang berisikan, antara lain, penjelasan interaksi dari proses-proses yang ada dalam sistem manajemen mutu. Hal inilah yang menjadi langkah awal dari proses audit.

b. Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur.

c. Dari sisi akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi, dibuat dan didokumentasikan, dan lain-lain serta direncanakan dalam rangka mencapai sasaran dalam merealisasikan produk, sebagai tambahan nantinya akan ada beberapa proses yang lebih detail untuk mendukung proses-proses kritis.

d. Fokus dari audit adalah menggabungkan/memasukan elemen-elemen pendekatan proses dan 8 prinsip manajemen yang dianggap penting untuk mencapai sasaran. Hal tersebut harus dihubungkan dengan pasal (klausul) dalam standar, jika ada.

e. Auditor disarankan bekerja menggunakan langkah-langkah berikut ini untuk memahami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami bagaimana pasal-pasal standar tersebut telah ditetapkan untuk proses- proses tersebut (apakah sesuai)

Gambar 2. Alur pemahaman proses-proses dalam organisasi pada audit internal (Rudi Suardi, Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000,2001)

Tinjauan

Kebijakan Mutu

Evaluasi

Kebijakan Mutu pada setiap fungsi

Analisis

Proses kritis apa saja yg ada pada setiap unit untuk pencapaian sasaran

Identifikasi

Apakah ada proses pendukung?

Audit

Proses-proses, dokumen, pengendalian,

rekaman

3. Tugas auditor

Dalam melaksanakan audit, auditor harus : a. Meninjau kebijakan mutu

b. Mengevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level c. Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran

d. Menganalisis proses kritis (bisa berupa aktivitas-aktivitas, proses dan ukuran yang dianggap penting dalam mencapai sasaran)

e. Memfokuskan proses audit terhadap organisasi/bagian, proses, pemeriksaan, rekaman dan produk/servis

f. Mempertimbangkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut 4. Pengumpulan dan verifikasi informasi

a. Informasi yang diperoleh selama audit harus diverifikasi oleh auditor dan bisa dipertimbangkan sebagai temuan audit.

b. Sumber informasi yang dipilih dapat berbeda sesuai dengan lingkup dan kerumitan audit dan dapat mencakup yang berikut ini :

 Wawancara dengan karyawan dan orang lain;

 Pengamatan kegiatan dan lingkungan dan kondisi kerja sekelilingnya;

 Dokumen, seperti kebijakan, tujuan, rencana, prosedur, standar, instruksi, lisensi dan ijin, spesifikasi, gambar, kontrak dan lain-lain;

 Rekaman, seperti rekaman inspeksi, notulen rapat, laporan audit, rekaman program pemantauan dan hasil pengukuran.

 Ringkasan data, analisis dan indicator kinerja;

 Informasi tentang program pengambilan contoh auditee dan tentang prosedur untuk mengendalikan pengambilan contoh dan proses pengukuran;

 Laporan dari sumber lain, misalnya, umpan balik pelanggan, informasi relevan lain dari pihak luar dan peringkat pemasok;

 Data based dan situs web computer.

c. Wawancara

Wawancara adalah salah satu sarana penting untuk menghimpun informasi dan hendaknya dilakukan dengan cara yang sesuai dengan situasi dan orang yang diwawancarai. Namun, auditor hendaknya mempertimbangkan yang berikut ini :

 Wawancara hendaknya dilakukan pada orang dari tingkat dan fungsi sesuai yang melakukan kegiatan atau tugas dalam lingkupaudit;

 Wawancara hendaknya dilakukan selama jam kerja normal dan bila dapat, ditempat kerja yang normal dari orang yang diwawancarai;

 Tiap usaha hendaknya dibuat untuk menenteramkan orang yang diwawancarai sebelum dan selama wawancara;

 Alasan untuk wawancara dan pencatatan apapun hendaknya dijelaskan;

 Wawancara dapat diprakarsai dengan menanyakan orang-orang untuk menguraikan pekerjaannya;

 Pertanyaan yang mempengaruhi jawaban (misalnya pertanyaan yang menjurus) hendaknya dihindari;

 Hasil wawancara hendaknya diringkas dan ditinjau dengan orang yang diwawancarai;

 Kepada orang yang diwawancarai hendaknya disampaikan terima kasih atas ikut sertanya dan kerjasamanya.

d. Observasi (pengamatan kegiatan)

Melakukan observasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di lingkungan tempat kerja serta kondisi yang ada. Sebagai contoh :

- kesesuaian penyimpanan dan identifikasi dari bahan baku dan produk jadi

- pelaksanaan pemeriksaan dan pengujian

- pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di kelas

- penggunaan instruksi kerja oleh para personel/operator Teknik yang digunakan untuk melakukan observasi adalah : - Penelusuran kebelakang

Teknik ini dilaksanakan setelah output dihasilkan dan dilakukan penelusuran kebelakang sampai saat permulaan proses

- Inspeksi ulang.

Auditor dapat memilih suatu jenis produk yang telah diterima dan meminta salah seorang personel untuk memeriksa atau menguji ulang salah satu dari karakteristik produk tersebut. Tujuannya adalah untuk melihat apakah prosedur pengujian/pemeriksaan telah memadai dan apakah personel cukup terlatih dalam melaksanakan tugasnya.

e. Verifikasi

Teknik lain yang digunakan dalam pelaksanaan audit adalah verifikasi terhadap catatan-catatan mutu yang telah lalu untuk melihat pemeliharaan sistem mutu pada organisasi.

f. Pengambilan contoh secara acak

Untuk memperoleh data serta bukti obyektif, teknik yang digunakan adalah pengambilan contoh secara acak. Dalam hal ini, auditor harus dapat memutuskan seberapa banyak contoh yang harus diambil dan mewakili kondisi yang sesungguhnya.

g. Studi/tinjauan dokumen

Pengamatan dan penilaian terhadap ketersediaan dan kecukupan dari dokumen-dokumen yang seharusnya dimiliki organisasi dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu, seperti : kebijakan, sasaran, rencana, prosedur, instruksi, lisensi, spesifikasi, gambar, dokumen inspeksi, notula rapat, dokumen komplain pelanggan, komunikasi yang relevan dengan pihak eksternal, rekaman audit, program pemantauan dan hasil pengukuran.

h. Dalam mengumpulkan informasi diharuskan untuk mempertimbangkan interaksi antar fungsi, aktivitas dan proses.

i. Bukti-bukti audit harus diidentifikasi, didokumentasikan dan direkam.

5. Pertemuan tim audit

Setelah selesai melakukan audit, tim auditor harus melakukan pertemuan untuk membicarakan semua hasil audit. Bukti audit harus dievaluasi sesuai dengan kriteria audit untuk menentukan temuan audit.

Temuan audit digolongkan kedalam dua kategori, yaitu : 1. Kesesuaian (conformity): dipenuhinya suatu persyaratan

2. Ketidaksesuaian (nonconformity) : tidak dipenuhinya suatu persyaratan Dalam suatu audit, ketidaksesuaian bisa disebabkan oleh :

 Sistem dokumentasi tidak memadai terhadap persyaratan sistem mutu yang ada atau yang menggambarkan pelaksanaan sistem yang sebenarnya.

 Pelaksanaan atau penerapannya tidak memenuhi sistem dokumen atau persyaratan dari standar sistem yang ada.

Ketidaksesuaian yang ditemukan harus berdasarkan fakta yang ada, bukan berdasarkan pendapat pribadi auditor. Semua ketidaksesuaian harus dinilai terhadap :

 Pasal (klausul) ISO 9001:2000

 Kebijakan perusahaan, kontrak penjualan, instruksi kerja, standar produk/hasil, dan kebijakan pemerintah.

Ketidaksesuaian dikelompokan dalam dua kategori yaitu “mayor” dan

“minor” untuk menilai keseriusan atau masalah penting dalam sistem.

Ketidaksesuaian “Mayor” :

Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu, misalnya :

 Tidak adanya pemeriksaan penerimaan/pengujian bagian-bagian sub kontrak.

 Kegagalan melaksanakan pengujian terhadap produk yang ditetapkan konsumen di dalam kontrak penjualan

 Ketidaksesuaian kompetensi fasilitator dengan materi yang diajarkan

 Tidak adanya upaya tindakan koreksi terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan

 Tidak adanya bukti peninjauan modul (materi diklat) oleh pihak yang berwenang

Ketidaksesuaian “Minor” (remark) :

 Ketidaksesuaian disebut minor apabila tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu (human error).

 Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang ada.

 Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari prosedur atau instruksi kerja.

Semua ketidaksesuaian harus didukung dengan bukti objektif dan dilaporkan dengan menggunakan kata-kata yang tepat. Contoh bukti objektif yang dapat digunakan :

 Catatan, seperti risalah tinjauan manajemen, catatan pengendalian mutu, lembar pengembalian proses, dan lain-lain.

 Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standar teknis, dan lain-lain.

 Kondisi fisik peralatan, mesin, areal penyimpanan, atau komponen produk.

 Jawaban dari pihak auditee pada waktu diaudit.

 Hasil observasi auditor pada beberapa area atau aktivitas yang diaudit.

Pimpinan auditor mengumpulkan semua laporan ketidaksesuaian dan memeriksanya untuk memastikan bahwa temuan tersebut didukung oleh bukti.

Jika memungkinkan, pembuatan laporan dilakukan pada saat pertemuan ini.

Tim audit hendaknya berunding sebelum rapat penutupan untuk :

 meninjau temuan audit,dan informasi lain apapun yang dihimpun selama audit, terhadap tujuan audit;

 menyepakati kesimpulan audit, dengan memperhitungkan ketidakpastian yang melekat dalam proses audit;

 menyiapkan saran, jika ditentukan oleh tujuan audit, dan

 membahas tindak lanjut audit, jika termasuk dalam renana audit.

Gambar 3. Pandangan umum proses pengumpulan informasi sampai kesimpulan audit (Hirman Koesalamwardi, ISO 19011:2002)

6. Pernyataan penutup

Pernyataan penutup disampaikan setelah dipastikan bahwa audit telah diselesaikan sesuai dengan rencana dan hasil audit telah disusun. Hal-hal yang perlu disampaikan diantaranya adalah :

 Ucapan terima kasih kepada auditee atas fasilitas, bantuan dan kerjasama yang diberikan selama audit dilakukan.

Sumber Informasi

Pengumpulan dengan mengabil contoh sesuai

dengan verifikasi

Penilaian terhadap criteria audit

Tinjauan

Kesimpulan audit Kesimpulan audit

Bukti audit

Temuan audit

 Menjelaskan bahwa audit yang dilakukan tidak meliputi seluruh aspek sehingga ketidaksesuaian yang ditemukan hanya merupakan bagian yang terdapat pada contoh yang diambil secara acak. Sehingga memungkinkan terdapat ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat (ditemukan).

 Menjelaskan hasil temuan audit.

 Jika terdapat ketidaksesuaian, mengkonfirmasikan kepada auditee dan meminta auditee untuk melengkapinya dengan rencana tindakan koreksi yang akan diambil serta target penyelesaiannya.

 Menyimpulkan hasil audit.

 Membuka forum tanya jawab.

 Menjelaskan hal-hal yang ditanyakan oleh auditee.

 Menutup pertemuan.

7. Laporan audit internal

Pada pertemuan auditor, tim audit dapat berdiskusi dan menyiapkan laporan audit. Laporan audit internal memuat informasi tentang :

 Informasi umum tentang : sasaran audit, proses yang diaudit, nomor dokumen audit, tanggal pelaksanaan audit, nama auditor dan auditee.

 Laporan pengamatan auditor

 Usulan tindakan koreksi

 Tinjauan terhadap tindakan koreksi

 Komentar manajemen

8. Tindakan perbaikan (koreksi)

Tindakan perbaikan merupakan tindakan yang dilakukan oleh pihak yang diaudit (auditee) untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat audit. Tindakan perbaikan merupakan bagian dari kegiatan audit setelah ketidaksesuaian dari sistem teridentifikasi pada saat audit. Berkaitan dengan pelaksanaan tindakan perbaikan maka tanggungjawab dan wewenang pelaksanaan tindakan perbaikan diatur sebagai berikut :

 Tim audit :

- Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam laporan audit (ketidaksesuaian).

- Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada auditee.

- Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu pelaksanaan tindakan perbaikan.

- Mengontrol dan memonitor hasil tindakan perbaikan dan pengembalian laporan audit.

 Auditee :

- Mengerti dengan jelas mengenai ketidaksesuaian yang ditemukan oleh auditor.

- Melakukan penilaian akan pengaruh/tingkat keseriusan, serta menyiapkan sumberdaya untuk melakukan tindakan perbaikan

PRINSIP-PRINSIP YANG BERKAITAN DENGAN AUDITOR

1. Sikap etis : dasar dari profesionalisme

Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan dan kebijaksanaan perlu bagi audit.

2. Penyajian yang adil : kewajiban untuk melaporkan dengan benar dan teliti.

Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan dengan benar dan teliti kegiatan audit. Hambatan berarti yang dijumpai selama audit dan pendapat berbeda yang tak terselesaikan antara tim audit dan auditee dilaporkan.

3. Ketaatan professional : penerapan kesungguhan dan penilaian dalam audit.

Auditor memberi perhatian sesuai dengan pentingnya tugas yang mereka lakukan dan kepercayaan yang diberikan oleh rekanan audit dan pihak berkepentingan lain.

Pemilikan kompetensi yang perlu adalah factor yang penting.

4. Kemandirian : dasar untuk tidak memihaknya audit dan keobjektifan kesimpulan audit.

Auditor itu mandiri dari kegiatan yang diaudit dan bebas dari pengaruh dan pertentangan pamrih. Auditor memelihara keadaan pikiran yang objektif selama proses audit untuk memastikan bahwa temuan dan kesimpulan audit akan hanya didasarkan pada bukti audit.

5. Pendekatan berdasarkan bukti : metode rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang terpercaya dan dapat dihasilkan ulang dalam proses audit yang sistematis.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. ,Trampil Mengaudit. PT. PE Internasional, Jakarta. 2002

Gaspersz, Vincent. ISO 9001:2000 And Continual Quality Improvement. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. 2002

Koesalamwardi, Hirman. ISO 19011:2002 (terjemahan). PT. PE Internasional, Jakarta.

2003

Suardi, Rudi. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000 Penerapannya Untuk Mencapai TQM. PPM, Jakarta. 2001

Warisdiono, Eko. Pasal-pasal Sakti Menuju Lembaga Bermutu ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Mutu. QA-VEDCA, Cianjur. 2002

Lampiran 1. Contoh laporan audit internal

Penerapannya Untuk Mencapai TQM. PPM, Jakarta. 2001

LAPORAN AUDIT INTERNAL

Unit Kerja : Wakasek Sarpras Nomor : 01/HA/10/2007 Prosedur terkait : POS 8.1 Pengendalian produk

tidak sesuai

IK 7.4 Pembelian

Tanggal : 31-Mei -2007

Auditor : Hari Amanto Auditee : Drs.Supendi

Pengamatan Auditor :

 Daftar suplyer belum dibuat daftar berdasarkan kualifikasi yang mengacu pada penilaian suplyer

 Verifikasi produk yang dibeli belum ditetapkan Kesaksian : Hasil pengamatan diakui

Acuan :

 Pasal 7.4.1 : Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan.

 Pasal 7.4.3 : Organisasi harus menetapkan dan menerapkan kegiatan inspeksi atau lain-lain yang diperlukan untuk memastikan produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan.

Tanda tangan auditor : Tanggal : 31-Mei 2007 Usulan tindakan koreksi :

 Akan dibuat daftar suplyer berdasarkan penilaian kualifikasi seperti pada persyaratan kontrak

 Verifikasi produk yang dibeli menggunakan form penilaian spesifikasi

 Kedua tindakan tersebut akan diselesaikan pada tanggal 8-11-2002 Tanda tangan auditee :

Tanggal : 31-Mei 2007 Tinjauan tindakan koreksi :

 Daftar suplyer telah dibuat dan verifikasi terhadap produk yang dibeli telah dilakukan melalui pencocokan dengan persyaratan spesifikasi.

Tanda tangan auditor : Tanggal : 02 Juni 2007 Komentar Manajemen :

 Penutupan disetujui dan Wakil Manajemen Mutu diminta untuk menindaklanjuti

Tanda tangan :

Tanggal : 02 Juni 2007

CONTOH

LAPORAN AUDIT INTERNAL

Unit Kerja : Nomor :

Prosedur terkait : Tanggal :

Auditor : Auditee :

Pengamatan Auditor :

Kesaksian : Hasil pengamatan diakui Acuan :

Tanda tangan auditor : Tanggal :

Usulan tindakan koreksi :

Tanda tangan auditee : Tanggal :

Tinjauan tindakan koreksi :

Tanda tangan auditor : Tanggal :

Komentar Manajemen : Kepala sekolah,