DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000

DOKUMENTASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000

Dokumen?

Media dan informasi pendukungnya

(ISO 9000:2000)

Dokumen dapat berupa:

Hard copy (hasil cetakan)

Soft copy (file elektronik)

Rekaman suara

Gambar

MENGAPA DOKUMENTASI?

Merupakan persyaratan standar ISO 9001:2000

Memberikan pedoman kerja bagi pelaksana proses

Menghasilkan bukti obyektif bahwa SMM diterapkan

Merupakan pedoman bagi auditor untuk melakukan audit SMM

MENGAPA DOKUMENTASI?

Sebagai bahan pelatihan khususnya untuk karyawan baru

Memudahkan manajemen untuk menerapkan SMM di pabrik / cabang / anak perusahaan yang mempunyai kesamaan proses

Jangan mendokumentasi hanya untuk memperoleh

sertifikat atau

hanya untuk menyenangkan auditor eksternal saja

MENGAPA DOKUMENTASI?

Dokumentasi harus tepat guna dan ada manfaatnya!

Manual Mutu

• Prosedur Kerja

• Dokumen Pendukung

• Instruksi Kerja

• Form

MANUAL MUTU

Profil Organisasi

Ruang Lingkup SMM dan Pengecualian Pengendalian Manual Mutu

Peta Proses Usaha

Kebijakan masing-masing Proses

Prosedur Terkait dengan masing-masing Proses Referensi Silang

Secara umum isi dari pedoman mutu adalah:

MANUAL MUTU

Seperti halnya sebuah buku, maka Manual Mutu sebaiknya dibagi per bagian

Hal ini bertujuan untuk memudahkan proses revisi (penambahan atau pengurangan) di satu bagian tanpa harus merubah bagian lainnya

MANUAL MUTU

DEPDIKNAS PEMBELIAN

No. Bagian : 5.0 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 25-05-06 Halaman : 1/4

CONTOH FORMAT

PROSEDUR KERJA PEMBELIAN

No. Dok : PK-PEM-01 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 25/05/06 Halaman : 1/4

INTRUKSI KERJA : PEMBELIAN

No. Dok : PK-PEM-01 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 25-05-06 Halaman : 1/4

DEPDIKNAS

DEPDIKNAS

Jenis Dokumen Identifikasi

Manual Mutu Biasanya diidentiikasi per bagian Prosedur Kerja

Instruksi Kerja Formulir

PK-PEM-01 atau WP-MAR-01

IK-PEM-01-01 atau WI-MAR-01-01 FM-PEM-01-01 atau FM-MAR-01-01 Catatan:

PK : Prosedur Mutu atau WP : Working Procedure IK : Instruksi Kerja atau WI : Work Instruction FM : Formulir atau Form

PEM/MAR : kode fungsi / unit kerja Pemasaran atau Marketing

KODE DOKUMEN

PROSEDUR KERJA

IV. Referensi

V. Penanggung jawab VI. Rincian Prosedur VII. Lampiran

Isi dari prosedur kerja:

Halaman Judul Pengesahan I.Tujuan

II.Ruang Lingkup III. Definisi

HALAMAN JUDUL

Nomor dan Judul Prosedur HALAMAN PERSETUJUAN

Persetujuan dokumen yang menerangkan siapa yang membuat, meninjau dan menyetujui.

PROSEDUR KERJA

Format Prosedur Kerja 1. TUJUAN

pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai.

2. RUANG LINGKUP

pernyataan singkat yang menerangkan kegiatan perusahaan yang dicakup dalam prosedur.

PROSEDUR KERJA

3. DEFINISI

daftar keterangan dari singkatan / terminologi / istilah khusus yang digunakan dalam prosedur.

4. REFERENSI

daftar dari dokumen lain seperti peraturan

pemerintah, standar teknis yang berhubungan dengan prosedur.

PROSEDUR KERJA

5. TANGGUNG JAWAB

Menjelaskan pejabat yang bertanggung atas penerapan prosedur.

6. RINCIAN PROSEDUR

Diagram alir 3 kolom (aktivitas, dokumen dan

penanggung jawab) dan uraian tahap dari proses yang menerangkan Siapa, Apa, Di mana, Kapan dan

menggunakan formulir apa

PROSEDUR KERJA

PROSEDUR KERJA

7. LAMPIRAN

daftar formulir atau dokumen yang digunakan dalam proses

Mendatar

Antar Fungsi

Atas ke Bawah

CONTOH DIAGRAM ALUR

HRD DIR

DEPT

Mulai

Aktifitas1

Pemeriksaan 1

Proses lain

Nama dokumen /

form

Aktifitas Dokumen Keterangan

IK-PROD-01

Dari Proses lain

CONTOH DIAGRAM ALUR

Langkah 1

Menerima Berkas Dokumen

Langkah 2

Distribusi dokumen

Langkah 3

Pemantauan dan evaluasi

Langkah 4

Pengesahan

1.1 Periksa

kelengkapan 1.2 Catat di buku

penerimaan dok 1.3 Simpan

dokumen di tempat untuk di proses

2.1 Ambil dokumen dan copy sesuai kebutuhan

2.2 buat disposisi dan instruksi proses dokumen sesuai

bagiannya 2.3 Pastikan

dokumen diterima oleh pejabat yang ditunjuk

3.1 Pantau progress dari instruksi yang diberikan 3.2 lakukan tindakan

tertentu untuk menyelesaiakan masalah yang timbul

3.3 Pastikan bukti penyelesaian telah diverifikasi sebelum

disahkan

4.1 Periksa output laporan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan 4.2 lakukan

perbaikan bila diperlukan

4.3 Sahkan dokumen dan distribusikan kepada pejabat yang terkait

CONTOH DIAGRAM ALUR

Menetapkan Rencana pelatihan

Tahunan

Meninjau dan Menyetujui

Monitor Jadwal Pelatihan

Mengirim Staf untuk

mengikuti Pelatihan

Evaluasi Pelatihan dan

catat di File Staf

HRD

Direktur

Departmen

CONTOH DIAGRAM ALUR

Identifikasi proses-proses yang ada Tentukan lingkup proses (‘Mulai’ dan

‘Selesai’)

Tentukan standar atau dokumen pendukung yang terkait proses

Tentukan masukan dan dari mana masukan (proses sebelumnya)

Tentukan keluaran dan kemana keluaran (proses selanjutnya)

Identifikasi personil yang terkait proses Tentukan titik pemeriksaan dan kriteria

MENULIS PROSES

Contoh Format Prosedur Contoh Format Prosedur

 Type 1

 Type 2

 Type 3

 Type 4

 Type 5

INSTRUKSI KERJA

Pelaksana

Kualifikasi pelaksana Alat dan Bahan

Tahapan Teknis

Keterangan kriteria

Gambar sebagai alat bantu (jika ada)

Secara umum isi intruksi kerja:

Berorientasi Proses

Menerangkan Koordinasi Mendukung Kebijakan Biasanya membutuhkan dokumen lain untuk

pelaksanaannya

PROSEDUR INSTRUKSI KERJA

Berorientasi Tugas

Berisi Instruksi / Mekanis Mendukung Proses

Biasanya cukup / tidak membutuhkan dokumen lain untuk

pelaksanaannya

PERBANDINGAN

Memberikan rencana

untuk mencapai Jaminan Mutu

Menetapkan pendekatan di tingkat Organisasi

Memberikan teknik untuk mencapai Kendali Mutu Menetapkan pendekatan di tingkat Operasional

PROSEDUR INSTRUKSI KERJA

PERBANDINGAN

DISTRIBUSI DOKUMEN

Standar mensyaratkan bahwa dokumen harus tersedia di unit kerja di mana proses berlangsung

Semua dokumen disarankan untuk didistribusi secara TERKENDALI

DOKUMEN KADALUARSA

Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kadaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja.

Semua Master Dokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) disimpan sebagai “sejarah adanya perubahan dokumen”

MEDIA DOKUMENTASI

Jika dokumen yang disusun dalam bentuk hardcopy, maka metode pengendaliannya berbeda dengan bentuk softcopy (electronic media).

Perbedaan pengendalian tersebut antara lain:

Perihal hardcopy softcopy

Pengesahan Tanda tangan/cap Password

Distribusi Lebih rumit Lebih mudah

Perubahan Lebih rumit Lebih mudah

Dokumen Kadaluarsa Lebih rumit Lebih mudah

Peta Proses Usaha

Prosedur Kerja

1. Tujuan

2. Ruang Lingkup 3. Definisi

4. Dokumen Pendukung 5. Rincian Prosedur 6. Kriteria Keberhasilan 7. Catatan

Instruksi Kerja

1. Pelaksana

2. Rincian Instruksi Kerja 3. Catatan

Formulir Pedoman Mutu

1. Pendahuluan 2. Profil Perusahaan 3. Ruang Lingkup 4. Pengendalian 5. Peta Proses Usaha 6. Prosedur

7. Referensiu Silang

HUBUNGAN DOKUMEN

Proses Utama Proses Manajemen

Proses Pendukung

• Menerangkan ruang lingkup SMM

• Menerangkan prosedur dalam SMM dan interaksinya

• Menerangkan proses dan koordinasi antar fungsi untuk yang mengendalikan mutu

• Menerangkan tahapan teknis pelaksanaan aktifitas di suatu tahapan proses

Penjelasan proses lebih

rinci dan

MANUAL MUTU

PROSEDUR

INSTRUKSI KERJA



Membuat dokumen-dokumen Sistem Mutu:

MENDOKUMENTASI SISTEM MUTU

Mengendalikan dokumen dalam hal:

penerbitan (tinjauan, persetujuan, status revisi),

distribusi (terkendali, dapat diakses di tempat penggunaan) dan

perubahan (kadaluarsa, pemusnahan)



Membuat Prosedur Pengendalian Dokumen



Membuat Daftar Dokumen Induk

MENGENDALIKAN DOKUMEN

SISTEM MUTU



Membuat Daftar Dokumen Eksternal (peraturan, standard dsb)



Membuat Daftar Distribusi Dokumen



Membuat Form Usulan Perubahan Dokumen



Memelihara “Master Copy” dan 1 copy “Dokumen Kadaluarsa” untuk referensi

MENGENDALIKAN DOKUMEN

Format,

Status Revisi, Masterlist

Usulan Perubahan Dokumen

Matrik Tingkatan Pengesahan

Dokumen

Alur Pengendalian Dokumen

Kebutuhan adanya dokumen atau perubahan dokumen Kebutuhan adanya dokumen atau perubahan dokumen

Pembuatan/Revisi dokumen Pembuatan/Revisi dokumen

Distribusi Dokumen Distribusi Dokumen

Peninjauan, pengesahan

Peninjauan/

Pengesahan Peninjauan/

Pengesahan

OK NOK

Bukti Distribusi

Mengendalikan rekaman dalam hal:

metode penyimpanan masa simpan

pemusnahan



Membuat Prosedur Pengendalian Rekaman



Membuat Daftar Rekaman yang disimpan

MENYIMPAN REKAMAN HASIL

PROSES



Pemilik proses wajib menyimpan rekaman sebagai bukti obyektif SMM diterapkan



Menyediakan tempat penyimpanan rekaman

(mencegah kehilangan, kerusakan dan penurunan mutu catatan)



Memastikan rekaman harus dapat dibaca dan mudah ditemukan

MENYIMPAN REKAMAN

Alur Pengendalian Rekaman

Identifikasi RekamanIdentifikasi Rekaman

Meliputi:

•rekaman apa ?

•masa simpan ?

•Indexingnya bagaimana ?

•Tempat penyimpanan ?

•Penanggung jawab ?

Pelaksanaan AktivitasPelaksanaan Aktivitas

Rekaman

DisimpanDisimpan

DiambilDiambil

Jatuh Tempo RetensiJatuh Tempo Retensi

Tinjau

AktifAktif Pasif

(Arsip) Pasif (Arsip)