Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

(1)

(2)

DOKUMENTASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008

(3)

1 MENGAPA ? …..(1)

Persyaratan klausul 4.1

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM part 1; GENERAL REQUIREMENT :

“

perusahaan harus menetapkan, mendokumentasikan,

menerapkan, memelihara sistem manajemen mutu dan

secara meningkatkan efektifitasnya dalam aturan yang

sesuai dengan sesuai persyaratan Standar Internasional

ini.”

(4)

1 MENGAPA ? …..(2)

Persyaratan klausul 4.2.1

MANAGEMENT SYSTEM

part

2;

DOCUMENTATION REQUIREMENT part 1; General

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup :

a) Pernyataan yang terdokumentasi atas kebijakan mutu dan sasaran

mutu,

b) Pedoman mutu,

c) Prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh Standar

Internasional ini,

d) Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh perusahaan untuk

memastikan perencanaan, operasi serta pengendalian yang efektif

atas proses-Prosesnya,

e) Catatan yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini (lihat

4.2.4).

(5)

PRINSIPNYA :

Write what you do !

Do what you write !

Approve and Review it !

(6)

2 UNTUK APA ? …..(1)

1. Memenuhi persyaratan standar ISO 9001: 2008;

2. Mendokumentasikan kebijakan perusahaan dan

prosedur;

3. Memberikan gambaran yang jelas mengenai

sistem

manajemen mutu perusahaan;

4. Memberikan kejelasan tugas, tanggung jawab dan

wewenang dari setiap fungsi perusahaan;

5. Memberikan bukti kepada pelanggan bahwa produk

atau jasa yang dihasilkan terjamin sesuai

(7)

6. Sebagai alat komunikasi dalam menerapkan sistem

manajemen mutu;

7. Sebagai acuan standar dalam penerapan dan

pemeliharaan sistem manajemen mutu;

8. Sebagai persiapan menghadapi audit eksternal

dalam rangka sertifikasi;

(8)

3 APA SAJA ? …….(1)

PIRAMIDA DOKUMENTASI

Pedoman

Mutu

Prosedur-Prosedur

Dokumen Pendukung

(9)

3 APA SAJA ? …….(2)

• Uraian tentang ruang lingkup SMM, temasuk rincian dan

pertimbangan

adanya

pengeluaran

(exclusion)

dari

persyaratan klausul 7

• Prosedur terdokumentasi untuk SMM atau referensinya

• Penjelasan tentang interaksi dari proses-proses dalam

SMM (Diagram proses bisnis)

(10)

3 APA SAJA ? ……(3)

2 PROSEDUR (

PROCEDURES

) :

 Uraian mengenai suatu proses (aktivitas) dan

hubungannya dengan proses lain secara kronologis,

dengan identifikasi terhadap titik-titik kritis;

(11)

3 APA SAJA ? ……(4)

3 DOKUMEN PENDUKUNG (Supporting Documents) :

3.1 Instruksi Kerja (

Work Instructions

) :

 Uraian mengenai langkah-langkah terinci dari satu aktivitas yang

termuat dalam suatu prosedur dan hanya melibatkan

satu fungsi /

personel saja;

3.2 Formulir (

Forms

) :

(12)

7.4 PEMBELIAN

PEDO MAN

MUTU

1. Ruang Lingkup

2. Tanggung Jawab

dan Wewenang

3. Aktivitas Mutu

4. Dokumen Terkait

(PROSEDUR)

PEMILIHAN

SUPPLIER

(PROSEDUR)

PEMBELIAN

1. Tujuan

2. Ruang Lingkup

3. Definisi

4. Dok. Pendukung

5. Uraian Prosedur

6. Lampiran

INSTRUKSI KERJA

EV ALUASI SUPPLIER

APPROV ED

SUPPLIER

LIST

1 ... 2 ... 3 ... 4 ...

(13)

4 PEDOMAN MUTU (

Quality Manual)

……(1)

4a Umum



Merupakan peta sistem manajemen mutu perusahaan;

 Dapat dipublikasikan internal maupun eksternal (pelanggan

maupun calon pelanggan, atau pihak yang disetujui);

 Memberikan

gambaran

umum

mengenai

kebijakan

perusahaan dalam memenuhi persyaratan standar ISO

9001 : 2008;

(14)

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual)

……(2)

4a Umum

Manfaat :

 Memberikan ruang lingkup yang jelas mengenai

tugas, tanggung jawab, dan wewenang;

 Sebagai alat promosi (

marketing tools);

(15)

4 PEDOMAN MUTU (

Quality Manual)

……(3)

4b. Struktur dan Isi



Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedomannya :

ISO 10013 ‘Pedoman Penyusunan Pedoman Mutu’;

 Secara garis besar memuat :

 Kebijakan mutu (

quality policy

);

 Uraian mengenai perusahaan;

 Uraian

mengenai

kebijakan

perusahaan

dalam

memenuhi

persyaratan Standar ISO 9001:2000,

lingkup penerapan SMM, pengeluaran (exclusion)

persyaratan, interaksi antar proses SMM

(16)

4 PEDOMAN MUTU (

Quality Manual)

……(4)

4c. Format dan

Lay Out



Sederhana (terutama dari segi bahasa) dan mudah

diubah;

 Memiliki

sistem

identifikasi

yang jelas untuk

memudahkan pengendalian (dan jika terjadi perubahan);

 Memiliki

sistem

pengendalian

terhadap

distribusi

salinan;

 Memiliki

identifikasi

halaman

untuk

menjaga

integritas Pedoman Mutu;

(17)

4 PEDOMAN MUTU (

Quality Manual)

……(5)

4c. Format dan

Lay Out

Setiap halaman memuat :

 Nama atau logo perusahaan;

 Nama atau judul dokumen;

 Nomor revisi;

 Nomor halaman;

(18)

4 PEDOMAN MUTU (

Quality Manual)

……(6)

4c. Format dan

Lay Out

Sistem peninjauan dan pengesahan (sebaiknya tidak

menyebut nama, tetapi jabatan) :

 Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;

 Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;

 Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;

 Status dokumen :

(19)

CONTOH Pedoman Mutu

PEDOMAN MUTU

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

No. Bagian : 5.0 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4

5.1 Komitmen Manajemen

Kepala Pusat mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan

memelihara sistem manajemen mutu, yaitu dengan cara :

 menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;

 menetapkan struktur perusahaan;

 menetapkan tanggung jawab dan wewenang;

 menyediakan sumber daya personel yang memadai;

 menunjuk Wakil Manajemen;

 meninjau sistem manajemen mutu secara berkala;

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(20)

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(1)

5a Umum



Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau

yang memahami proses atau aktivitas (menjaga

ownership

);

 Memperhatikan persyaratan klausul standar ISO

9001:2008;

 Memperhatikan titik-titik kritis suatu proses;

 Memperhatikan persyaratan lainnya (Peraturan

(21)

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(2)

5a Umum

Manfaat :

 Dapat dijadikan referensi bagi personel baru;

 Sebagai alat pengendalian terhadap aktivitas;

 Menjamin konsistensi pelaksanaan aktivitas;

 Sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu;

 Sebagai dasar dalam melaksanakan audit (internal

(22)



Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedoman dari

good

management practice

di dunia industri;

Secara garis besar memuat :

1.0 Tujuan

2.0 Ruang Lingkup

3.0 Definisi

4.0 Dokumen Pendukung

5.0 Uraian Prosedur

6.0 Lampiran

7.0 Riwayat Perubahan

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(3)

5b. Struktur dan Isi

(23)

1.0 Tujuan

Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini

diberlakukan dan apa yang harus dicapai.

2.0 Ruang Lingkup

Suatu pernyataan singkat yang menerangkan bagian lingkup apa

dari kegiatan perusahaan yang dicakup oleh prosedur, serta

kapan prosedur ini akan diikuti.

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(4)

(24)

3.0 Definisi

Keterangan dari singkatan / terminologi / istilah khusus yang digunakan

dalam prosedur.

4.0 Dokumen Pendukung

Suatu daftar dari dokumen lain (prosedur, instruksi kerja, Peraturan

Pemerintah, Peraturan Perusahaan, standar teknis,

manual book

, dll.)

yang harus

dibaca

dalam hubungannya dengan prosedur tersebut;

untuk menjaga agar isi prosedur tetap dalam tingkat yang dapat diatur,

khususnya bagi prosedur yang terlalu panjang atau kompleks atau di

mana dokumen yang dijadikan referensi merupakan dokumen yang

berdiri sendiri.

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(5)

(25)

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(6)

5b Struktur dan Isi

5.0 Uraian Prosedur

Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahap kejadian

yang membentuk prosedur. Langkah-langkah ini harus menunjukkan

suatu struktur urutan yang logis; dan jika perlu didukung dengan

diagram alir.

6.0 Lampiran

Daftar dari segala media yang diperlukan dalam melaksanakan

prosedur seperti diagram, formulir, dll.

(26)

 Mudah dipahami (

understandable);

 Dapat dilaksanakan (

actionable);

 Dapat diaudit (

auditable);

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(7)

(27)

Setiap halaman memuat :

 Nama atau logo perusahaan;

 Nama atau judul dokumen;

 Nomor revisi;

 Nomor halaman;

 Tanggal efektif berlaku (penerbitan);

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(8)

(28)

Sistem peninjauan dan pengesahan (tidak menyebut nama,

tetapi jabatan):

 Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;

 Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;

 Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;

 Status dokumen :

CONTROLLED

atau

UNCONTROLLED

;

5 PROSEDUR (

PROCEDURES

) ……(9)

(29)

CONTOH Prosedur Mutu

PROSEDUR MUTU

No. Dok: PM – SET – 4.03-2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC

Jabatan

Tanda Tangan

Dibuat oleh

Kasubag Perpustakaan

Diperiksa oleh

Kabag Peneltian & Informasi

Disetujui oleh

Sekretaris Badan Litbang

Status

(30)

CONTOH Prosedur Mutu

1.0 TUJUAN

Memberikan petunjuk dan penjelasan mengenai prosedur pelayanan permintaan nomor Klasifikasi UDC/ODC untuk artikel Jurnal/Buletin.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan peleyanan permintaan Nomor Klasifikasi UDC/ODC untuk artikel Jurnal dan Buletin Lingkup Badan Litbang.

PROSEDUR MUTU

No. Dok: PM – SET – 4 . 03 - 2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(31)

CONTOH Prosedur Mutu

3.0 DEFINISI

3.1 Pustakawan : PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan dan informasi instansi pemerintah atau unit tertentu lainnya.

3.2 No.Klasifikasi : Nomor kode buku/jurnal yang didapatkan dari sistem klasifikasi tertentu dalam sistem penyusunan koleksi perpustakaan berdasarkan subjek buku/jurnal.

3.3 UDC : Universal Decimal Classification

3.4 ODC : Oxford System of Decimal Classification for Forestry)

PROSEDUR MUTU

No. Dok: PM-SET-4.03-2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(32)

CONTOH Prosedur Mutu

4.0 DOKUMEN PENDUKUNG 4.1 Pedoman Klasifikasi UDC 4.2 Pedoman Kalsifikasi ODC 5.0 URAIAN PROSEDUR

5.1 Kepala Sub Bagian Perpustakaan menerima Nota Dinas Permintaan Nomor Klasifikasi dari Sekretariat Dewan Redaksi Jurnal/Buletin yang dilampiri dengan formulir permintaan nomor klasifikasi dan soft file keseluruhan artikel.

5.2 Kepala Sub Bagian Perpustakaan mencermati nota dinas dan menyerahkan formulir permintaan nomor klasifikasi dan disposisi proses klasifikasi kepada pustakawan.

PROSEDUR MUTU

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(33)

CONTOH Prosedur Mutu

5.3 Pustakawan melakukan klasifikasi sesuai dengan Pedoman Klasifikasi UDC dan Pedoman Klasifikasi ODC, formulir permintaan nomor klasifikasi yang telah diisi dan ditandatangani kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Perpustakaan.

5.4 Kepala Sub Bagian Perpustakaan melakukan verifikasi nomor klasifikasi yang telah dilaukan oleh Pustakawanan,

5.4.1 Apabila pemberian nomor klasifikasi tidak sesuai maka proses selanjutnya adalah point 5.5.

5.4.2 Apabila nomor klasifikasi tidak sesuai maka, Kepala Sub Bagian Perpustakaan mengembalikan formulir kepada Pustakawan untuk dilakukan proses seperti point 5.3.

PROSEDUR MUTU

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(34)

CONTOH Prosedur Mutu

5.5 Kepala Sub Bagian Perpustakaan menendatangani formulir permintaan nomor klasifikasi yang telah lengkap dan dikembalikan kepada Sekretariat Dewan Redaksi.

6.0 LAMPIRAN

6.1 Formulir Permintaan Nomor Klasifikasi UDC/ODC 7.0 RIWAYAT PERUBAHAN

7.1 Teritan Pertama

PROSEDUR MUTU

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(35)

6 INSTRUKSI KERJA (

Work Instructions

) ……(1)

6a Umum

 Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau yang

memahami proses atau aktivitas (menjaga

ownership

);

 Tidak semua Prosedur harus dibuatkan Instruksi Kerjanya,

pertimbangannya :

 Kerumitan dan kompleksitas aktivitas;

 Kualifikasi personel pelaksana;

 Sifat

aktivitas

(kritis

tidaknya

terhadap

mutu,

keselamatan, atau faktor lainnya);

(36)

6 INSTRUKSI KERJA (

Work Instructions

) ……(2)

6b Struktur dan Isi

 Tidak ada bentuk bakunya, tetapi menurut

good management

practice

di dunia industri;

 Secara garis besar memuat :

 Tahapan pelaksanaan aktivitas;

 Alat yang digunakan;

 Standar atau parameter yang dirujuk;

 Metode pengukuran, pengujian, dan pemeriksaan;

 Sumber daya pendukung lainnya;

(37)

6 INSTRUKSI KERJA (

Work Instructions

) ……(3)

6c Format dan

Lay Out

Dapat berupa :



Gambar;



Diagram alir (

flow chart

);



Uraian kalimat;

(38)

CONTOH Istruksi Kerja

INSTRUKSI KERJA

No. Dok: PM – SET – 4.03-2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

PENGOLAHAN BUKU PERPUSTAKAAN R.I ARDI KUSUMA

Jabatan

Tanda Tangan

Dibuat oleh

Pustakawan

Disetujui oleh

Kasubag Perpustakaan

Status

(39)

CONTOH Instruksi Kerja

1.0 TUJUAN

Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai prosedur cara pengolahan buku di Perpustakaan R. I. Adi Kusuma.

2.0 PELAKSANA 2.1 Pustakawan

2.3 Staf Perpustakaan

INSTRUKSI KERJA

No. Dok: PM – SET – 4 . 03 – 2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(40)

CONTOH Instruksi Kerja

3.0 PERALATAN 3.1 Koputer 3.2 Mesin Fotocopy 3.3 LAN/Internet 3.4 Printer

3.5 Software Database WINISIS 4.0 BAHAN - BAHAN

4.1 ATK 4.2 Stempel

4.3 Buku Inventaris

4.5 Lembar Kerja (Worksheet)

INSTRUKSI KERJA

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(41)

CONTOH Instruksi Kerja

5.0 RINCIAN INSTRUKSI

5.1 Lakukan inventarisasi buku baru pada buku induk dengan cara mencatat judul buku dalam buku induk.

5.2 Beri nomor induk/inventaris pada setiap eksamplar buku.

5.3 Lakukan katalogisasi dengan mengisi worksheet (lembar kerja), data-data dalam worksheet adalah sebagai berikut :

- Data judul dan pernyataan tanggung jawab, terdiri dari unsur : Judul sebenarnya, Judul paralel, Keterangan judul lain atau anak judul dan Keterangan penanggung jawab.

- Data Edisi, terdiri dari unsur : Keterangan edisi, Penanggung jawab edisi dan Keterangan yang berkaitan dengan edisi.

- Data penerbitan dan distribusi, yang terdiri dari unsur : Tempat terbit, Nama penerbit dan Tahun terbit.

INSTRUKSI KERJA

No. Dok: IK – SET – 4 . 03 – 2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(42)

CONTOH Instruksi Kerja

- Data deskripsi fisik, meliputi unsur : Jumlah halaman atau jilid, Ilustrasi, Ukuran dan Keterangan bahan terlampir atau penyerta..

- Daerah seri, terdiri dari unsur : Nama seri, Pernyataan tanggungjawab seri dan seri dan nomor seri.

- Data catatan, data ini mencatat berbagai hal yang dianggap perlu oleh pustakawanan pengolah sebagai informasi tambahan bagi pengguna perpustakaan.

- Data nomor standar, daerah ini berisi tentang nomor standar yang dimiliki oleh suatu bahan pustaka, seperti ISBN (International Standar Book Number), ISSN (International Standard Serial Number) dan Sebagainya.

INSTRUKSI KERJA

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(43)

CONTOH Instruksi Kerja

5.4 Lakukan klasifikasi dengan cara mengisi kolom nomor klasifikasi pada worksheet dan pada buku yang bersangkutan.

5.5 Lakukan entry data worksheet ke dalam pangkalan data komputer berupa database WINISIS.

5.6 Lengkapi buku dengan label buku pada punggung buku berupa nomor panggil yang berisi : nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang dan dan huruf pertama judul.

5.7 Lakukan sheving (menyusun buku di rak koleksi sesuai dengan kode rak/lokasi dan nomor klasifikasi).

6.0 RIWAYAT PERUBAHAN 6.1 Terbitan Pertama

INSTRUSI KERJA

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN

BADAN LITBANG KEHUTANAN

(44)

7 FORMULIR (

Forms

)



Merupakan pendukung pelaksanaan Prosedur atau Instruksi

Kerja;



Sebagai bukti diterapkannya Prosedur atau Instruksi Kerja;



Formulir yang telah diisi disebut catatan (

records

);

APPROVED VENDOR LIST 1. PT. A 2. PT. B 3. PT. C 4. PT. D APPROVED VENDOR LIST 1. .... 2. .... 3. .... 4. ....