BAB 2 - Tinjauan Pemrosesan Transaksi Dan ERP

2

''WMMM

Tinjauan

Pemrosesan

Transal

dan

Sistem

_Enterprise

_Resouf

Planning

•a\;vv-v;

TUJUAN

PEM�ElAJARAN

Seteiah _mempelajari bab ini, Anda harus _mampu:

1. _{Menjelaskan empat bagian} dari siklus _pengolahan data dan aktivitas utama niasing-masing bagian.

2. _Menjelaskan dokumen dan _{prosedur yang digunakan} untuk _mfngumpulkan dan mengolah data Iransaksi.

3. _Menjelaskan cara _pcnyiinpanan informasi dalarn sistem informasi berbasis _komputer. 4. Memhahas _jenis-jcnis informasi _yang disediakan SIA.

5. Membahascara _{organisari menggnnakan} sistem _enferpn'seresource _{planning (ERP)} untuk memproses transaksi dan menyediakan informasi.

Pembukaan _perdana S&S dua _{minggu lagi.} Scott _Parry dan Susan Gonzalez _bekerja lembur untukmembuat _persiapan akhir _pembukaan toko. _Sebagian besar _karyawan telah _{dipekerjakaii;} pelatihan direncanakan minggu depan.

Susan telah memesan _persediaan untuk bulan _{pertama. Tokonya} telah direnovasl kembali, _sehingga memiliki dekorasi _yang cerah dan ceria. _{Semuanya tampaknya} dalam urutan—kecuali catatan _{akuntansinya.}

Seperti banyak wirausahawan, Scott dan Susan tidak terlalu memikirk?n catatan akuntansi mereka _{seperti bagian} lain dalambisnis. _Menyadari bahwa mereka _perlu bantuan dalam akuntansi, mereka _{mempekerjakan} akuntan _penuh waktu,Ashton _Fleming. Scott dan Susan _berpikir Ashton _tepat untuk _pekerjaan tersebut karena _{pengalamannya} selama _tiga tahun di kantor akuntan _publik bersertifikasi _{Certified Public _{Accountant—CFA)} nasional. Ashton _{ingin bekerja} untuk S&Skarena iaselalu _ingin terlibatdalam _{membangun perusahaan} dari bawah.

Selama hari _pertama Ashton _bekerja, Susan _{memberikannya} faktur untuk _persediaan yang dibeli dan folder berisi dokumentasi pinjaman bank mereka, _{dengan jatuh tempo} pembayaran pertama seteiah pembukaan perdana. Ia juga membantu Ashton menyimpan dalam folder informasi terkait _{dengan pembayaran sewa, utilitas,} dan _{biaya lainnya.} Susan memberitahu Ashton bahwa ia danScott _hanya tahu sedikii _mengenai akuntansidan Ashton yang kemudian akan menjalankan akuntansi untuk S&S. Ia menambahkan bahwa satu-satunya haiyang telah mereka lakukan _sejauh iniadaiah membuka _{rekening giro} untuk S&S dan bahwa mereka telah _{menyimpan register cek yang telah diperbarui untak memonitor} arus kas mereka

OAqungStpvtM&John Sibiuni

Scott_menjelaskanbah wa staf_{penjualan dibayardengargajitetap}dan komisisertasemua

karyawan lain d e n ga n tarifp er jam. Kar ya wan diba yar setiap dua minggu, dengan tenggat

pembayaian cekmin ggu de pan n ya. Ashton bertan ya kep ada Scottmengenai pcrangkat iunak

akuntansi _{yang d i gu n a ka n p e r u s a h a a n .} Scott _menjawab bahwa ia dan Susan tidak memiliki

waklu un tu k me mi k ir k a n hal tersebut. Scottda n Susan iclah melihat _{beberapa paket populer,}

tetapi dengan cepat ni'�'nyadari bahwa mere ka tidak c u k u p tahu akuntansi un tu k me mb u a t

pilihan yangpaling baik. Scottk e mu d i a n me mb e r i taliu Ashion bahwa pckerjaan pertaman ya

scbaiknya adalah me mb eli p er a n g ka t iun a k apa pun yang ia pikir icrbaik u n tu k S&S.

Setelah Scott _pergi, Ashton me ra sa tertarik dan _juga sedikit _{gugup mengenai tanggun g}

jawabnya untukmembuatsistem informasi akuntansi (SLA)bagi S&S.Walaupnn Ashton telah

mc n g a u d i t b a n ya k peru sa haan , iatida k p c r n a h mengeiola pe mb u ku a n perusahaan dan tidak

yakinba ga ima n a me la ku ka nn ya. Jutaan pertan ya an terh nta f dikepalanya. Berikut ini adalah

beberapa pe r ta n ya a n tersebut.

1. _{Bagaimana sebaiknya saya mengatur}Catalan _{akuntansi, sehinggalaporan keuangan dapr.t}

disusun _dengan mu d a h ?

2, _{Bagaimana saya akan mengumpulkandan me n g oia h data mengenai transaksi S&S?}

3, _{Bagaimana saya me n ga tu r semua data yang akan diku mp u lka n?}

4. _{Bagaimana saya sebaiknya} mendesain SLA, _sehingga informasi _yang dibcrikan _menjadi

rehabel danakurat?

5. _{Bagaimana saya dapat} mendesain_{p r o s e d u r}untuk meniastikan bahwa _{pr osed ur-pr ose dur}

tersebut memenuhi semua _{ke wajiban pemerintah seperti pajak penjualan, pe nda patan ,}

da n _{pen ggajian?}

Pendahuluan

Babini _dibagi ke d a la m dua_{ba gian} besar. _{Bagian p er ta ma} me mb a h a s siklur._pcngolahan data

serta _{pe ra n a n n ya} d a l a m _{me n ye le n g ga r a k a n} aktivitas bisnisda n _{men yediakan} informasi _bagi

pengguna. Bagian ini menjelaskan b a g a i ma n a organisasi me n d a p a tka n da n m.emasukkan data

mengenaiaktivitas bisnis ke d a l a m sistem infor masi a ku n ta nsi _(SIA) mere ka dan _{ba ga ima n a}

p er u sa h aa n _{me n g o ia h} data d a n _{mentransformasikannya} ke dalam infor mas' _{yang berguna.}

Bagianinijuga membahasme n ge n a i konseppe n yi mp a n a ndatadasar,me nu nju kkan bagaimana

data _{d isi mp a n} untuk _penggunaan lebih _lanjut. Pada _{akhirn ya, output} informasi _yang akan

dibahas, termasuk inf or ma si _dengan cara b e r b e d a _yang diberikan _{kepada pen ggu na .}

Bagian k e d u a membahas_{me n g e n a i peranan}sistem informasi da la m_organisasi modern

dan _{me mp er ke na l ka n}

k on se p sistem enterprise resourceplanning{ERP). ERP_dapat me mb a n t u

men gin te grasika n se mu a aspe k opera si p e r u s a h a a n de n ga n SIA tradisional. Bagian ini juga

sikluspengolahandata Empat (inputdata, t)enyim|>anandata,pengolahan data,dan ou'iputinformasi) yangdilakukanpadadatauntuk menghasllkaninformasiyang berartidanrdcvan.

BagianSatu LandasanKonscpiyalSisleniinloiniasiAkunlansi

menjelaskan

keunggulan

yang

signifikan

dari

ERP

dan

juga

lantangan

signifikan

yang

harus

diselesaikan

untuk

_{mengimplementasikan}

sistem

ERP.

Pemrosesan

Transaksi;

Siklus

_Pengolahan

Data

Akuntan

dan

_pengguna

sistem

_yang

lain

memainkaji

_peranan

_penting

daiam

siklus

_pengolahan

data.

_Contohnya,

mereka

berinteraksi

_dengan

analis

sistem

untuk

membantu

_menjawab

pertanyaan

seperti

ini;

Data

apa

yang

sebaiknya

dimasukkan

dan

disimpan

oleh

organisasi,

dan

_siapa

_yang

_sebaiknya

memiliki

akses

_{terhadap.data}

tersebut?

_Bagaimana

_sebaiknya

data

diatur,

diperbarui,

disimpan,

diakses,

dan

diambil

kembali?

_Bagaimana

_agar

_penjadwalan

dan

kebutuhan

informasi

_yang

tidak

_terduga

_dapat

_dipenuhi?

Untuk

_menjawab

pertanyaan-pertanyaan

ini

dan

pertanyaan

terkait,

konsep

pengolahan

data

yang

dijelaskan

daiam

bab

ini

harus

_dipahami.

Salah

satu

_fungsi

_penting

SIA

adalah

untuk

_memproses

transaksi

_perusahaan

secara

efektif

dan

efisien.

Daiam

sistem

manual

_(tidak

berbasis

_komputer),

data

dimasukkan

ke

daiam

_jurnal

dan

buku

besar

_yang

_disimpan

daiam

bentuk

buku.

Daiam

sistem

berbasis

komputer,

data

dimasukkan

ke

daiam

komputer

dan

disimpan

dalam/z/e

dan

database.

Operasi

yang

dilakukan

pada

data

untuk

menghasilkan

informasi

yang

penting

dan

relev�n

yang

disebut

secara

kolektif

_sebagai

siklus

_pengolahan

data

(data _{processing cycle).}

_Seperti

_yang

ditunjukkan

pada

Figur

2-1,

proses

ini

terdiri

atas

empat

tahap,

yaitu

mpwf

data,

penyimpanau

data,

pengolahan

data,

dan

output

informasi.

INPUT

DATA

Langkah

pertama

daiam

pemrosesan

input

adalah

dengan

mengambil

data

transaksi

dan

memasukkannya

ke

daiam

sistem.

Proses

pengambilan

data

biasanya

dipicu

oleh

aktivitas

bisnis.

Data

harus

_dikumpulkan

dari

_tiga

_segi

_setiap

aktivitas

bisnis.

1.

_Setiap

aktivitas

_yang

menarik.

2.

Sumber

_daya

_yang

_dipengaruhi

oleh

_setiap

aktivitas.

3.

_Orang

_yang

_{berpartisipasi}

daiam

_setiap

aktivitas.

Contohnya,

siklus

pendapatan

yang

paling

sering

melakukan

transaksi

adalah

penjualan,

baikkas

_maupun

kredit.

S&S

_mungkin

_perlu

untuk

_mengumpulkan

data

_mengenai

transaksi

penjualan

sebagai

benlcuL

•

_Waktu

dan

_tanggal

_penjualan

_terjadi

•

_Karyawan

_yang

_membuat

_penjualan

_dan

_petugas

_pemeriksaan

_yang

_memproses

penjualan

•

_Register

_pemeriksaan

_tempat

_penjualan

_diproses

•

_Barang

_yang

_terjual

•

_Kuantitas

_setiap

_barang

_yang

_terjual

•

Membuat

daftar

_harga

dan

_harga

aktual

dari

_setiap

_barang

_yang

_terjual

*

_Total

_jumlah

_penjualan

•

Instruksi

_pengiriman

iiokumensumber

'

penjualan

kredit;

nama

pelanggan,

tagihan

untuk

pelanggan

dan

alamat

Dotaimenyangdigunakanuntuk

pengiriman

m�peioi� d� Varuaksipada

sumber�-Hiirtika transaksi

teijadi.Contohi�meliputi

Sccara

historis,

sebagian

besar

bisnis

meneeunakan

dokumen

sumber

(source

pesanaripenjMlan,peanan ,...°

3 1

kemudian memindahkan data kedalam _komputer. Ketikadata dimasukkan _menggunakan

layar komputer, mereka sering kali menyimpan nama yang sama'dan format dasar sepcrti turnaround

dokumensumber kertas_{yang digantikann�.} Tabel2-1 _merupakan daftar_beberapaaktivitas _{catatandatapewsahaan} yang

siklustransaksiumumdandokumensumberatauformulir_{yangdigijnakan}untuk _{mengambil kfrnlldiandlkemSS} data _kejadian. Contoh _beberapa dokumen ini _dapat ditemukan dalam Bab 12 _hingga 16. sistemsebagai/np«r. Dokumen

' * * _{furnorounrfadadalam}

bemuk

Contohnya, pesanan pembelian, yang digunakan untuk meminta barang dagangan dari mesinyangdapatdibaca

untuk

1 J., mempemudahpemroseian

pemasok, _dltunjukkan pada Bab 13.

selanjutnyasebagaicatatan/npor.

Dokumen turnaround _{(turnarouniidocuments)} adalah_{oufpufperusahaan} untuk_pihak

Contohnyaadalahtagihanutiiitas.

ekstemal, _yangsering kali menambahkandata kedokumen, dan kemudian _{mengembalikan}

ke_{perusahaan sebagai}dokumen _input. Dokumen turnaround ada dalam bentukmesin _yang

FIGUR2-1 Siklus_PepgotahanData

I

inputData PengolahanData OutputInformasi

AknVITASBISNIS DOKUMENSUMBER

SikhisPendapatan

Mengambilpesananpeianggan Pesananpenjualan

Mengitimkan p�nan TiketpengirimanatauM/offarf/V/j

Menerima_cangtunai _{Notapengirimanuang}ataudaftar_{penqtrfmanuang}

Menyetorkanpenerimaonkas - . Sfipsetoran

Menyesualkanrekeniitgpelanggati . Memokredit

SiUasPengeluaran ;

Permlntaanbarang; . a..,-.. . Daftarperointaanpembelian

Memesanbarang \ ■ •. Pesananpembelian

WenCTina_barang/" ' _{l4»ofanpenerimaan, . ,...}

Memba� s�aiga barang ' ' ' ' Cekatautransferdanaelektronik SiUusSiimberDayaManusia

Mengppufkandata�guran�nkafy�n FofmulirW-4

MencaiatwalcWbei�� Kartuwaktu

Menotatwaktu�ngdihabiskan.padapekeijaanteftentu . Kartujamkeijaataulembarwaktu

dapatdibaca untukmempermudah pemrosesan berikutnyasebagaicatatan input. Contohnya

adalah _tagihan utilitas _yang dikirim ke _peianggan, dikembalikan bersama _pembayaran

peianggan, dan dibaca olehalat perpindai khusus ketika dikembalikan.

Aiat otomatisasi data su mbe r {source data automation) mengambil data transaksi otomatisasidata sumber

Bab2 TiniaiunPemiosesanTransaksldanSisiemEnierpfiseResourcePlanning

dalam bentuk_yangdapatdibaca mesin_padawaktu dan_{tempatasalnya. Beberapacontohnya}

JalamSukyangda�

adalahATM _{yangdigunakan}olehbank,pemindai poin penjualan {point-of-sale—?GS) yang mesinpadawaktudan tempat

J. Ill t . t . 1 . t J J- 1 J 1 J

asalnya.Contohnya,terniitwlpoln

digunakan dalam toko ritel, serta_pemmdai barcode_{yangdigunakan} dalam _{gudang. penjualandanATM.}

Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan data yang diambil

akurat dan _lengkap. Salah satu cara untuk _melakukannya adalah untuk _menggunakan

32

bukubesari:mum Bukubesaryangberisiringkasan leveldatauntuksetiapakun alctiva,kewajiban,ekuitas, pendapatan.danbeban

o�anisasi.

bidojbeur_pcmbantu

Buku_{besaryangdigunakan}untuk mencatatdatasecaradetaUuntuk akunbukubesarumumdengan banyat sub-�un terpisah.seperti piutang.persediaan.danutang usaba.

atomkontrol

Sebuahtitelyangdiberikan padaakunbukubesarumum yangmeringkastotaljumlah yar>gtercatatdalambukubesar

pembantu.Contohnya,akun kontrolpiutangdalambub besarumum_{merepreseniasikan} tot?!jumlahutangsemua pdanggan.Saldodalambuku besar _{pemb�nm piutang} mengindikasikanjumlahutang berdasaikan_{tiap-iiappelanggan} tertentu.

BagianSatu UndasanKonseplualSistemI nformasiAkt;n(ansi

otomatisasidatasumber

alau dokumen turnaroun

d_yang didesain_denga n baikdan _iayarentri

data.Dokumen dan_laya

r yangdidesaindengan b

aik_meningkatkan akura

sidan _kelengkapan

dengan memberikan in

struksi data _{apa yang d}

ikumpuikan, mengelom

pokkan secara logis

informasi-informasi _ya

ng memiliki kedekatan,

mengguna kan kotak ch

eckout atau menu pull-down untuk memb

erikan _{op?i yang tersed}

ia, dan menggunakan

bayangan dan garis

yang sesuai untuk memi

sahkan item-item data

dengan jelas. Layar inpu tdatabiasanya berisi

daftar semua data _yang

dibutuhkan _pengguna u

ntuk dimasukkan. _Terka

danglayar-layar ini

menyerupai dokumen s

umber, dan _pengguna

mengisi layar menggun

akan cara yang sama

dengan dokumen sumb

er kertas.

Pengguna dapat meningkatkan pengendalian dengan menggunakan dokumen sumber

yang sudah diberi nomor atau dengan memiliki sistem yang secara otomatis mengurutkan

nomor untuk_setiaptransaksibaru.Penomoran _{sebelumnya menyederhanakan}verifikasisemua

IrajisaLsi _yangtelahdicatatdantidak adadokumen _yangsaiah _{penempatan. (Bayangkan,}ketika

harus mencoba untuk _{menyeimbangkan} buku cek_jika cek belum dinomori _kembali).

Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah unt u k me ya kinkan kebijakan

perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Contohnya, S&Stidak

ingin menjual barang ke pelanggan yang belum memba yar tagihannya atau menjual barang

untuk _{pengiriman sesegera mungkin yang} keluar dari stok. _{Permasalflhan-permasalahan}

ini _dicegah oleh sistem _{pemrograman dengan} melakukan _{pengecekan pada} batas kredit

pelanggan dan catatan pembayarannya, dan juga status persediaan, sebelum mtngonfirmasi

penjualan kepada pelanggan.

PENYIMPANAN DATA

Data _perusahaan adalah salah satu sumber _{daya yang paling pentLng.} Relevansi data tidak

menjamin bahwadata tersebutberguna. Agardata berfungsisebagaimana mestinya,organisasi

harus _siap dan bisa _mengakses data tersebut _dengan mudah. Oleh karena itu, akuntan _perlu

memahami _bagaimana datadiaturdan _disimpan dalam SIAdan _bagaimana data data tersebut

dapat diakses. Esensinya, akuntan harus tahu bagaimana mengelola data untuk penggunaan

perusahaan secara maksimum.

Bayangkan, seberapasulitmembaca buku teks inijikalidak diatur kedalambab,bagiaa, paragraf, dan kalimat. Sekarang,bayangkan seberapa siilitbagi S&Suntuk menemukan faktur

jika semua dokumen dimasukkan ke dalamfile cabinet secara acak. Untungnya, informasi

dalam SLA diatur _agar akses mudah dan efisien. Bab ini _{menjelaskan konsep} dan definisi

penyimpanan data dasar.

BUKU BESAR. Informasi akuntansi kumulatif _disimpan dalam buku besar umum dan buku

becar _pembantu. Buku besar umum _{{generalledger)} berisi _ringkasan level data untuk _setiap

akun aktiva, _kewajiban, ekuitas, _pendapatan, da n beban _organisasi. Buku besar _{p e mb a n t u} {subsidiaryledger)berisi datamendetail untukbeberapa akunbuku besardengan banyak

sub-akun _{terpisah. Contohnya,} buku besar memiliki akun _{piutang yang meringkas} total_jumlah

yang dipinjamkan perusahaan kepada semua pelanggannya. Buku besar pembantu piutang

memiliki catatan_terpisah untuk _{setiappelanggan,yang masing-masing} berisiinformasi detail

seperti nama, alamat, pembelian, pembayaran, saldo akun, dan batas kredit Buku besar

pembantu seringdigunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.

Akun buku besar umum _{berhubungan dengan} bukubesar _{pembantu yang}disebuta kun

Ic'ontrol {control account). Hubungan antara a kun kontrol buku besar umum dan total saldo

pada tiap-tiapakunbuku besarpembantumembantu meniagakeakuratandataSIA.Khususnya,

jumlah dari semua saldo akun buku besar pe mbantu yang harus sama dengan jumlah akun

Bab2 TinjauanPemrosesanIransaksidanSisiem[merpriseResoufce

Wanning

kontrol

buku

besar

umum

_yang

terkait.

Perbcdaan

di

antara

_keduanya

_{mengindikasikan}

te

lah

terjadi

kesalahan

pencatatan.

T£KN1K

PENGODEAN.

Data

dalam

buku

besar

disusun

secara

_logis

_menggunakan

te

knik

pengodean.

Pengodean

(coding)

adalah

penetapan

sistematis

dari

angka

atau

huruf

pada

item

untuk

_{mengkJasifikasi}

dan

_mengatur

item-item

tersebut.

•

_Denga

n

kode

ur

utan

_{sequ

ence

code),

item

_yang

diberi

nom

or

secara

b

erurutan

u

ntuk

akun

semua

item.

_Setiap

item

_yang

_hilang

_menyebabkan

_perbedaan

dalam

urutan

nume

rik.

Contohnya,

cek

yang

dinomori

sebelumnya,

faktur,

dan

pesanan

pembelian.

•

_Dengan

kode

blok

_{block

_code),

blok

_angka

_dicadangkan

untuk

_kategori

data

terte

ntu.

Contohnya,

S&S

menyimpan

angka

berikut

ini

untuk

kategori

produk

utama.

33

pengodean

Penetapansistematisdariangka atauhuruf_padaitemtintuk

m�ngklasifikasi danmennatuf item-itemtersebut. kodeurutan

Item-item_yangdiberikartnomor secaraberurutansehingga perbedaandalamkodeuruian akanmengindikasikanitemhilang yangsebaiknyadiinvestigasi. KODEPROOUK

ioOOOOO-19�99 20(W600�2�9999

3000000-3999999

4000000�999999

JEN ISP RODU K

Komporelektrik

Meslncucl Pengering

Contohnya,cekyangdinomori sebelumnya,faktur,danpesanan pembeHan.

kodeblok

6lokangkayangdicadangkan untukkategoridatatertentu,

Pengguna

dapat

mengidentifikasi

jenis

dan

niodel

item

yang

menggunakan

nomor

ko

de.

Contoh

lain

_meliputi

nomor

akun

buku

_be�ar

(diblok

berdasarkan

_jcnis

akun),

no

mor

karyawan

(diblok

berdasarkan

departemen),

dan

nomor

pelanggan

(diblok

berdasark

an

wilayah).

Kode

_grup

_(group

code),

merupakan

dua

atau

lebih

subgrup

dari

digit

yang

digun-�kan

untuk

kode

item,

_sering

kali

_digunakan

dalam

_kaitannya

_dengan

kode

blok

.

Jika

S&S

_menggunakan

_angka

kode

_produk

_tujuh

_digit,

teknik

_pengodean

_grup

_mun

gkin

diaplikasiknn

sebagai

berikut.

sehtnggaakanmembantuuntuk mengaturdata.Contohnyaadalah uaganakun.

kodegrup

Du:ataulebih_subgrupdigit yangdigunakanuntukkodeitem. Kode_grupseringkolidigunakan bersamaandengankodeblok.

FOSiSIDIGIT 1 - 2 3 4-5 6-7 ARTI

Uniproduk,ukuran,d d ncorak Warna

Tahunpembuatan

Fituropsional

Ada

_empat

subkode

dalam

kode

_produk,

_{masing-masing}

_dengan

maksud

_yang

berbeda.

Pengguna

dapat

menyortir,

meringkas,

dan

mengambil

informasi

menggunakan

satu

atau

lebih

subkode.

Teknik

ini

_sering

kali

_{diaplikasikan}

untuk

nomor

akun

buku

be

sar

umum.

Dengan

kode

mnemonik

{mnemonic

code),

huruf

uan

_angka

_yang

_diselingi

u

ntuk

mengidentifikasi

item.

Kode

mnemonik

berasal

dari

deskripsi

item

dan

biasanya

mud

ah

untuk

dihafaL

_Contohnya,

_Dry300W05

_dapat

_{merepresentasikan}

low

end

_(300),

_p

utih

(W),

pengering

(Dry)

yang

dibuat

olch

Sears

(05).

Pedoman

b

erikut

ini

menghasilk

an

sistem

pengodean

yang

lebih

baik.

Kode

harus:

•

konsisten

_dengan

_tujuan

_{penggunaannya.}

_yang

_mengharuskan

_pembuat

kode

menentuk

an

sistem

_yang

_diinginkan

_output

_jebelum

meniilih

kode;

•

_memungkinkan

untuk

_penambahan.

_Contohnya.

_jangan

_menggunakan

_tiga

_digit

unt

uk

kode

_karyawan

dalam

_perusahaan

_yang

_berkcmbang

_cepat

_dengan

950

_karyawan;

•

sesederhana

_mungkin

untuk

meminimalkan

_biaya,

memudahkan

_penghafalan

dan

interpretasi,

juga

memastikan

dapat

diterima

oleh

karyawan;

•

konsisten

_dengan

struktur

_organisasi

_perusahaan

dan

antardivisi

_perusahaan.

kodemnemonik

Hurufdan_{angkayangdiselingi} untuk n<engi�tif)kasi item.Kode mnemonikberasa!darideskripsi itenidanbiasanyamudahuntuk dihafal.

34

baganakun Daftjjstinuaangkayang

ditetapkanuniukner acadan

iaporanlabafugi.An gkaakun

(netnunokirtkantfansa ksidata

untukdfkodekan,dikl asifikasikan.

dandiimsukkanked alamakun

yangsesuai.Bagana kunjuga

memudahkanlapora nkeuangan

danlaporanpersiapa n.

B�ian Satu landasa nKonsepluaiSistem inlamasiMo�tansi

BAGAN AKUN . Contoh _{yang sangal} bai

k terkait _{pen godean} ini adalah _bagan a

kun _(chart

of account), _{yang merupakan} daftar _ang

ka yang dite tapkan unluk seliap akun b

uku bcsar

umum. _Angk

a-angka akun i ni memungkinkan datatransa

ksi dikodeka n, _{diklasifikasikan,} dan

dimasukkan ke dalam akun _yang sesuai. _B

agan akun ju ga mempermudah laporan p

ersiapan

dan _{laporan keuangan,} karena data _{yang di}

simpan dala m

tiap-liap akun dap at dengan mudah

diringkas unl uk presenlasi.

Namun, data yang tersimpan

dalam akun _{r ingkasan} tidakbisa _dengan m

udah dianalisis

dan _{dilaporkan dengan} lebih detail. _{Akibatnya, penting} bahwa _bagan akun berisi data _yang detail untuk memenuhi kebutuhan informasi _organisasi. Untuk _{mengilustrasikannya,} pertimbangkan akibatnya jika S&S hanya menggunakan satu akun buku besarumum untuk semua transaksi _penjualan. Ituakan mudah untuk _{menghasilkan laporan yang menunjukkan} total _{jumlah penjualan} untuk _periode waktu tertentu, _tetapi akan _sangat sulit unluk mempersiapkan laporan terpisah antara penjualan tunai dan kredit. Memang, satu-saiunya cara untuk _{menghasilkan laporan} terakhir adalah kembali _pada catatan _penjualan asli untuk mengidentifikasi sifatdari setiap transaksi penjualan. JikaS&S menggunakan akunbukubesar umum _{yang terpisah} untuk _penjualan tunai dan kredit, maka _{laporan yang menunjukkan} kedua _{jenis penjualan} tersebut akan _dapat lebih mudah disusun. Total _{penjualan juga} d?nat dengan mudah dilaporkan berdasarkan setiap jenis penjualan.

Tabel 2-2 _{menunjukkan bagan} akun Ashton _{yang dikembangkan} untuk S&S. _Setiap

KODE KODE

N NA.MAAKUN AKUN NAMAAKUN

100-199 AktivaLancar 330 Utangbungaakrual

101 Giro 360 Kewajiban lain�ain

102 Tabungan 400-499 AkunEkurtas

103 Kaskecil 400 Sahambiara

120 Piutang 410 Labaditahan

125 Cadanganpiutangtidaktertagih 500-599 Pendapatan

130 Wese!tagit] .. 501 Penjualantunai

150 Persediaan 502 Penjualankredit

160 Perlengkapan 510 Peturpenjualandanpotongan

170 Sewa_dibayardimuka 511 fotonganpenjualan

180 AsuransIdibayardimuka 520 f�ndapatan bunga

200-299 AktivaTidakUnar 530 PendapatanIain-Iain

200 Tarwh 600-799 ..iBeban

210 Gedung 500 - _HatgaPol� Penjualan

215 Akumuiasidepresiasi—Gedung � 611' ''Bebanupali

230 Peralatari ' 612 fiebankomisi'

235 Akumuiasi_{depresiasi—Peralatan} 613 &el>dnpajak9»jl

240 Perabotdanperiengkapangedung 620 Bebansewa.

245 Akumuiasidepresiasi—Furniturdan

perlengkapan(fixture) 630 Bebanasuransi

250 Akttvaiain-lain 640 Bebanp�gkapan.

300-399 Kev�jiban 650 B�n piiitanigtklaktertagih

300 Utangusaha 701 Bebandepresiasi—Gedung

310 Utanggaji 702 Bebandepresiasi—Peralatan

321 Utangpajskpengliasiiankaryawan 703;� ._n Beban deprniasi�fumitur

322 UtangpajakFICA 710- Bebanpajakpenghasiian

323 Utangpajakpengangguranfederal 900-999 MunRIngkaun

nomorakun _{panjangnya tiga digit. Digit pertama merepresentasikan kaiegori} akun utamadan

TABEL

2-2

_Sampei

_Bagan

Akun

untuk

S&S

Bab2 ImjaudnPfrnfosesanTransalsidanSistem_fnierpfiseResotifff Planning

mengindikasikanletakakun pada laporan keuanganS&S.Olehkarena ilu,seniuaaktivalanca r

diberi nomor 100-an, dan semua aktiva tidak lancardiberi nomor 200-an, dan _seterusnya. Digitkeduamerepresentasikansubakimkeuangan utan�a dalanisetiapkategori.Sekaiilag i,

akun diberikan _angka antok dicocokkan _dengan urutan _{tampilannya pada laporan keuanga}

n

(untukmengurangilikuidilas). Olehkarena itu,akun 120_{merepresentasikan piutang,}dan akun 150_{merepresentasikanpcrsediaan.}

Digitketigamenunjukkan akun khusus tempatdatatransalcsiakan dimasukkan. Contohnya ,

akun501_{merepresentasikanpenjualantunai,}danakun502_{merepresentasikanpenjualan}krediLSam a

halnya,alam 101 hin�a 103merepresentasikanberbagaiakunkasyangdigunakanolehS&S. Bagan akun dibuat sesuai dengan sifat dan tujuan organisasi. Contohnya, bagan ak un

untuk S&S _{mengindikasikan} bahwa _perusahaan adalah _{korporasi. Sebaliknya,} kemitraan aka n

memasukkanakun_penarikandanmodal_yangterpisahuntuk_setiaprekanan,besertasahambias a

danlabaditahan. Demikian_juga,karenaS&Sadalah_perusahaan ritel,ia_hanyamemilikisatu_jen is

akun_persediaanbukubesarumum. Perusahaanmanufaktur,_sebaliknya,akan memilikiakunbuku besarumum_yangterpisahuntuk bahanbaku,_barangdalam _proses{workin_{process—WIP),} dan

persediaan barangjadi.

Ashton membuat _{jarak pada bagan} akun S&S _{yang memungkinkan penainbahan} aku

n.

Contohnya, ketika S&S memilild kelebihan kasuntuk diinvestasikan dalam pasar saham yan g

diperdagangkan, akun bukubesar umrjti yangbaru dapat dibuatdan diberi nomor 110. Ketik a

S&S membuka toko di masa _yanr akan_datang, ia akan menainbahkan _{t'ga digit} ketabel ak un

untuk _{merepresentasikan setiap} toko di dalam rantai, _sehingga S&S _dapai meiacak item-item

padasetiaptoko.

Akunbukubesar_{penibantusering}kalimemilildkodeakun_yanglebih_{panjangdiHandingka} n

akun buku besar umum. Pada S&S, setiap piuiang akan memiliki kode tujuh digit. Tiga di git

pertamaadalah 120,kodeuntuk_{piutang. Empatdigitselanjutnyamengidentifikasihingga}10.00 0

pelanggan.

JURNAL. Data transaksi _sering kali dicatat dalam _jurnal sebelum dientri ke dalam bu lcu besar.En tri_jurnal menunju kkan aku ndan_ju mlah unt uk didebi tdan dikr edit.Jum al umum {generalj ournal) di gunakan untukme ncatattra nsaksi_ya ngtidaks eringatau tidakruti n_seperti pembaya ran pinja man dan penyesuai an akhir periode dan _jurna l penutu p. Jurnal khusus {specializ edjourna l) menca tat _sejum lah besar transaksi yang ber ulang se perti pen jualan, penerima n kas,da n _pengel uaran kas .

Tabel2-3adalahcontoh_{jumalpeiijualan.}Semuainformasitransaksidicatatdalamsatu baris,

dengansetiapentridebitke piutai� dan kreditkepenju Ian.Tidakperlumenulispenjelasanp ada

setiapentri, seperti kaspada entrijurnalumum. Untuk transaksi harian yangjumlahnya besar ,

waktu akan _dapat dihemat _dengan mencatat transaksi ini _{pada jumal penjualan dibandingka} n

di_jumalumum.

KolomPost_{Refmenunjukkan} kapantransaksi_di-postingkebuku besar_yangsesuai. Dalam

sistem _manual>*bukubesai berbentukbuki; sehingga frasa"keeping thebooks"ataupembukua n

mengacu padaprosesmenyimpanbukubesar.

Figur2-2menunjukkan bagaimanacara menjurnaldan mem-posting transal'�i

penjualan.

Pertama, setiap penjualan kredit diktat dalam jurnal penjualan. Kemudian, setiapentri jurn al

penjualandi-postingkeakunpelangganyangsesuaipadabukubesarpembantu piutang (perhatikan

bahwa _{panah yang menghubungkan penjualan} sebesar $1,876,50 _dengan KDR Builders _pad

a

jumal penjualanyangdidebitsenilai$1.87630pada akunbukubesarpembantupiutang).Secar

a

periodik, totalsemua entri _{jumal penjualan 6i-posting}kebuku besar _(perhatikan bahwa_panah yang menunjukkan totaljurnal penjualan harian sebesar $15,511,00 _{di-pos/7>7�} ke dalam akun

bukubesar _Piutangdan _Penjualan Kredit).

35

jumalumum

iumalyangdigunakanuntuk mencatattransaksi_yangtidak seringataurutin,seperti pembayaranpinjsmandan penyesuaianakhirperiodedan jumalpenutup.

jumalkhusus

iumalyangdigunakanuntuk mencatat_sejumlahbesartfansaksi berulangsepertipenjualankredit, penerimaankas.pembeiian,dan pengeluarankas.

36

BagianSatu iandasan Kon�pplual SisleminlornidsiAkuniansi

FItiUR2-2 Jurnal_{Penjualan(JP)}

BUKUBESARPEMBA NTUPIUTANG Nania:K0RBuilde|7 \ Alamat6867Stornaway, No.Aiain:120 7135 Memphis,IN38119-1234

1.876,50 _Tan� DesljipsI \ PostRef Debit . b�edit SalJo . Jumlati Penjualan \ JPl 3.682,00 3.682,00 .

PENJUALAN m . 1 _Pembayaran VjPK4 3.682,00 0,00

INDIVlOU /� 15 ppn|twlan —JK-> 1.876,50 1.876,50

BUKU

BESARU

J�mPenjinlanKrec NomorAlain:S02 Tanggal DeskiLl \Post_Ref/ Debit Kredit /iildo

Oktl4 267.762,00

14 Pnyuaian 12,432,00/ 280.194,00

15 Ppnjualan\ / J P 5 • 15in,00 297.705,00 BUKUBESARU

MUM

Akvn:Pilitdn\i NomorAkun;120 Tanggal DeslmpsiX \ PostRef Debit Kredit /�Saldo

Okt14 67.285,00 14 PenjuaLn \ \ JP4 12.432,00 79727�SU-14 _PenagihSn \ _{VPK6 "�fsssioo} - 15 PenjualaiA y JP5 15.511,00 / , 73.066,00 JURNA LPENJ Hlm.S

Tanggal \ y No.Faktur AkunDidebit No.Akun PostRef Junilgh - ' OktIS _U\ Browr>_{HospitalSupply} 120-035 ' V . 798,00.■ 15 _\u GreesnshadowsHotelSuites 120-122 V 1.267,00'

15 _\\\l53 Heathro.vApartments, 120-057 V 5,967,00 ' 15 _{\ W} 1MSConstruction 120-173 V 2.3l2;5b- ' \ lA Gardenview_Apartments 120-084 V 3.290,C0 15 _\ia\ KDRBuilders TOTAL 120-135 120/502 V � 1.876.50 15.yi,00 JURNALPENJUAUN HLM.S

TANGGAL NO.FAKTUR AKUNDtDESIT NO.AKUN POSTREF JUMLAH

oirtis 151 BrownHospitafSupply 120-035 V

■

798,00

15 152 GrecnshadowsHotelSuites 120-122 V 1.267,00

V 153 HeathrowApartments 120-057 V . 5.W,00

.15 154 IMSConstruction 120-173 V 2.312,50

15 155 GardenviewApartments 120-084 �} - ,3.290,00. 156 KDKBuilders 120-135 V - 1876,50_'V

TOTAL 120/502 _15�13,00

Kredit

15.51100 Total Penjualan Okt.15

Cab2 _linjduanPemrospsanTransakalianSislemtnierpiiseResourcePlanning

JEJAK

AUDIT.

_Figur 2-2 _menunjukkan cara meinasukkan _angka referensi dan dokumen

yang memberikan jejak audit. Jejak audi

t _{{audit trail)} ?

dalah _jalur transaksi _{yang dapal}

dilelusuri melalui sistem _pengolahan data d

a ri titik asal ke _output final, atau mundur

d ari

outputfinal ke titikasal. _Jejakaudit ini _digun

akan untuk mengecek keakuratan dan validitas

bukubesar.Observasi bahwa _{referensipostingJP5} untuk kredit senilai $15,511 untuk

akun _penjualan dalajn buku besar _{yangmengacu pada} halaman 5_{jurnal penjualan. Dengan}

mengecek halaman 5 dari jurnal penjualan, me mungkinkan untuk memverifikasi bahwa

$15,511 _{merepresentasikan} total _penjualan kredit _yang dicatat _pada 15 Oktober. Sama

halnya,referensiposting untukdebit senilai$1.876,50ke akun KDR Builders_pada buku besar

pembantupiutang dan jugamengacu pada halaman 5jurnal penjualan sebagai sumber entri.

Lebih_{lanjutlagi,perhatikan} bahwa _{jurnalpenjualan} mencatat nomorfaktur untuk _setiapentri

individu. Ini memberikan _penjelasan untuk _menempatkan dan _menguji dokumen sumber

yang sesuai untuk memverifikasi transaksi yang lerjadi dan dicatat secara akurat.

KONSEP

PENYIMPANAN

BERBASIS

KOMPUTER.

Entitas _(entity) adalah sesuatu _mengenai

yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap

entitas memilikiatribut _{(attributes),} ataukarakterislik khusus_{yang disimpan, seperti tingkat} pembayaran dan alamat.Setiapjenisentitas memilikisetatributyang sama.Contohnya. semua

karyawan memiliki nomor karyawan, tingkat pembayaran, dan alamat rumah. Nilai spesifik

untuk atribut-atribut tersebut akan berbeda. Contohnya, salah satu tingkat pembayaran

karyawan mungkin sebesar $12,00 perjam, sementara karyawan lainnya mungkin sebesar

$12,25.

Figur 2-3 menunjukkan bahwa komputer menyimpan data dalamfield. Field ini berisi

data_mengenai atributentitas _{yangmerupakan}catatan _(record). Dalam _Figur 2-3, _setiapbaris merepresentasikan recordyang berbeda, dan _setiap kolom _{merepresentasikan} atribut. _Setiap

Atribut

37

PencatatandanPostingPenjualan Halaman5 �

Nomor Nama Batas

Pelanggan Pelanggan Alamat Kredit Satdo

19283 PenisahaanX'i? P.O.Box7 30.000 24.750

3S794 PerusahaanABC 233LotusAve. 45.000 12.000

jejakaudit

jaluryangmemungkinkan uansaksiuntukditelusurimelalui sistempengolahandatadarititik asalke_outputataumundurdari outputketitikasal.Inidigunakan untukmengecekkeakuratandan validitaspostingbukubesardan untukmenelusurperubahan dalamakunbukubesarumum darisaldoawalkesaldo3khir mereka.

entitas

Sesuatumengjnaiinformasi yangdisimpandalamcatatan. Contohnyameliputikaryawan, barangpersediaan,dan pelanggan. atribut

Sifatnomofidentifikasidan karakteristikkhususdarisuatu entitasyangdisimpandaiam datatuse.Contohnyaadalah nomorkaryawan,tingkat pembayaran,nama,danaiamat. field

Porsidatacatatandlmananilai datauntukatrib"tte<tentu disimpan.Contohnya,dalam ?/>fcot/s/jeefsetiapbaris merepresentasikanpelanggan dansetiapkoiomadalahatribut untukpetanggan.Setiapseldalam

ipitod�eet adalahMd. catatan

Seperangkatfieldyangnilai datanyamerjelaskanatribut tertentudarisuatuentitas, sepertisemuadatapenggajian yangterkaitkaryawantungoal. Contohnyaadalahbarisdalam iprecdsheet.

FIGUR

2-3

Elcmen-ElemenPenyimpanan Data TigaEntitas Tlg� Catatan' Nilai Data fieWIndividu

File_piutangini_menyimpaninformasi_{mengenai tiga}entitas_terpisah:Perusahaan _XYZ,Perusahaan_ABC,dan PerusahaanQRS. Sebagai hasilnya,adatigacatatandalamfile.Limaatribut_{terpisahdigunakan}untuk_{menjelaskanmasing-masingpelanggan:}nomor_pelanggan, nama_{pelanggan,alamat,bataskredit,dansaldo.Olehkarenaitu,terdapatlimafieldterpisahdalamsetiapcatatan.Setiapfield l�risi nilai} data_{yangmenjelaskan}atributentitaskhusus(pelanggan).Contohny?,nilaidata19283adalahnomorpelangganuntukPerusahaanXYZ. 38

nilaidata

Nilaiattualyangdisimpandalani /5eW.!nimendeskripsikanalribul untuksetiapentitas.Contohnya, fieldnamapelangganakanberisi •penisahaaaXYTjikaperusahaan

adalahpelanggan. fife

Seperangkair?(ordyangswara logikabertiubungan,seperti tecofdpengyajianseiiua Icaryawan.

fHeinduk

fifepermanen/eforrfyang nienyirppandatakumulatif

tneng�nai organisasLSaat transaksiterjadi,recorddaiamfile indukakandiperbarui. Bktransaksi

fileyangberisitransaksibbnis yangterjadisdamaperiodefiskal tfftentu.filetransaksisecara konseptualsamadenganjurnal datamSIAmanual. database

Seperangkatfiledatayangsaling tefkaitdandikendalikansecara terpusat.yangdisimpandengan

s�ikii iMandansidata.Datoboie tnengonsolidasikanretardyang disimpansebelumnyadalamfile leipisatikedalampoolumumdan melayaniberbagaipenggunadan apiikasipengolahandata.

pemrosesanbatch Mengakumulaakancatatan transaksikedalam_gnjpatau tfotdiuntukmemprosespada interval_{regulerseperti}harian ataummgguan.Catatanbiasanya disortirkedatam_beberapaurutan {sepertisecaranumerikatau alfabet)sebelum peri�rosesan.

pemrosesanonline,ml-time Sistembmputeryangmengolah data_{sesegeramurigkin}setelah mendapatkandanmenyediakan informasi_{yartgdrperfaaruiuntuk} penggunasecaratepatWdktu.

fiagianSatii LandasanKcmseplualSistmInlcvmasiAkunlansi

perpotongan barisdan kolom pada Figur 2-3 adalah fielddi dalam record, konteniiya discbul nilai data _{{data value).}

Fileadalah _sekelompokrecord _{yang saling berhubungan.} Fileinduk _{{masterfile), seperti} buku besar dalam SIA manual, _menyimpan informasi kumulatif _{mengenai organisasi.} File induk _persediaan dan _{peralalan menyimpan} informasi _mengenai sumber _{daya organisasi yang} penting. Fileinduk pelanggan, pemasok, dan karyawan menyimpan informasi mengenai agen yang penting dengan siapa organisasi berinteraksi.

File induk bersifat _permanen; ada di seluruh _periode fiskal. Namun, record _file induk mungkin berubah setiap saat. Contohnya, saldo akun pelanggan akan diperbarui untuk menggambarkan bahwa transaksi penjualan dan pembayaran yang baru teiali diterima. Secara _periodik, recordbaruditambahkan atau _{dipindahkan darifile} induk, _contohnya, ketika pelanggan baru ditambahkan atau pelanggan sebelumnya dihapus.

Filetransaksi _{{transaction file)} berisi recordtransaksi bisniE _{yang terjadi} selama waktu tertentu. Hal ini _{mirip dengan} SIA manual. _Contohnya, S&S akan memiliki _file transaksi penjualan harian dan file penerimaan kas. Kedua file tersebut akan memperbarui saldo akun dalam _file induk _pelanggan. Filetransaksi tidak bersifat _permanen dan _mungkin tidak diperlukan selama periode fiskal. Namun demiki�n, file tersebut biasanya disimpan untuk periode tertentu dengan tujuan sebagai backup.

SeperangkatfJe yang saling terkait dandikoordinasikan secara terpusat disebut dengan database. _{Contohnya, �z/e piutang mungkin} dikombinasikan _{dengan pelanggan,} analisis penjualan, dan file terkait untuk membentuk database pelanggan. Bab 4 akan membahas teknologi database.

PENGOLAHAN DATA

Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke da

lam si stem, mereka harus _diproses untuk

menjaga arus database. Empat jenis aktivitas pe

ngolah an data yang berbeda yang disebut

sebagai CRUD adalah sebagai berikut.

1. Membuat _{creating) record data baru, _seperti menambahkan data _{karyawan yang«baru} dipekerjakan ke database peiiggajian.

2. Membaca _{{reading), mengambil,} atau melihat data _yang sudah ada.

3. _{Memperbarui {updating)} data _{yang tersimpan sebelumnya. Figur} 2-4 _{menggambarkan} langkah-langkah yang dibutuhkan untuk memperbarui rccord piutang dengan transaksi penjualan. fumlah penjualan ($360) ditambahkan ke saldo akun ($1,500) untuk mendapatkan saldo saat ini ($1,860).

4. _{Menghapus {deleting) data, seperti} membersihkan_file indukvendor untuk semua vedor dalam _{perusahaan yang} tidak _lagi melakukan bisnis _{dengan perusahaan.}

Pembaruan _yang dilakukan secara _{periodik, misalnya} harian, disebut _{sebagai pemrosesan}

batch

{batch processing). Walaupun pemrosesan batch lebih murah dan lebih efisien, data menjadi terbaru dan akurat hanya beberapa waktu setelah pemrosesan. Untuk alasan tersebut, pemrosesan batch hanya digunakan untuk aplikasi, seperti penggajian, yang tidak perlu pembaruan terlalu sering dan terjadi secara alami atau diproses pada waktu yang tepat.

Sebagian besar perusahaan memperbarui data pada saat teriadinya transaksi, inidisebut sebagai pemrosesan onli/ie,

real-time

{online, real-time _processing), karena _pemrosesan ini _menjadikan informasi _{yang disim��an} selalu baru, yang kemudian akan meningkatkan pengambilan keputusan yang berguna. Sistem ini juga lebih akurat karena kesalahan input dMa'dapat diperbaiki pada saat itu juga. Ini juga memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan. Contohrxya, FedEx _{memperbarui pernyataan misinya} untuk memasukkan frasa

i

MEMPERBARUICATATAN

file

induk

'7

No;"-■ _{Aicuh kredit}dW . SaWo , SeDelu�hya'

. Saldp �

$iioq.bo'�

No-Akun BatasMit ' S�doSebelumny a

SatdoSaatIni 0123 $2,000.00 ■' $1;000,00 $1300,00

No.Akun JenisTransaksi Tgi.Transaksi No.Dokumen iml.Transaksi 0123 Penjualan 09/19/13 9876 $360,00

V

Bab2 _linjauanPemfosewnIransaksidanSislem_EmerprispResoufte_Manning 39

"Kontrol

_{positifseliap}

_paket

akan

_lerjaga

_dengan

memanfaatkan

_pciacakan

elektroniksecara

real-time

dan

sistem

_{penelusuran".}

_Dengan

sistem

FedEx,

_karyawan

dan

_pelanggan

_dapa

t

melacak

lokasi

_yang

_tepat

_pada

_setiap

_paket

dan

_{mengestiniasi}

waklu

_{kedatangannya.}

Kombinasi

dua

_pendekatan

ini

adalah

_pemrosesan

_batch,

di

mana

data

transak

si

dimasukkan

dan

diedit

saat

transaksi

_terjadi

dan

_disimpan

untuk

_pemrosesan

_berikutnya.

Pemrosesan

batch

dan

_pemrosesan

online,

real-time

_diringkas

dalam

_Figur

2-5.

OUTPUT

INFORMASI

Langkah

akhir

dalam

siklus

pengolahan

data

adalah

output

informasi.

Ketika

ditampilkan

pada

monitor,

output

mengacu

pada

"soft

copy".

Ketika

dicetak

dalam

kertas,

langkah

akhir

mengacu

pada

"hard

copy"

Informasi

biasanya

disajikan

pada

salah

satu

dari

tiga

bentuk

,

yaitu

dokumen,

laporan,

atau

respons

perlanyaan.

Dokumen

(document)

adalah

catatan

transaksi

atau

data

perusahaan

lainnya.

Beberapa,

seperti

cek

dan

faktur,

dikirimkan

kepada

pihak

eksternal.

Lainnya,

seperti

lapor

an

penerimaan

dan

daftar

permintaan

pembelian,

digunakan

secara

internal.

Dokumen

dapat

dicetak,

atau

dapat

disimpan

sebagai

gambar

elektronik

di

komputer.

Contohnya,

Toys

'R

'

Us

_menggunakan

_pertukaran

data

elektronik

untuk

berkomunikasi

_dengan

pemasoknya.

Setiap

tahun

ia

memproses

lebih

dari

setengah

juta

faktur

secara

elektronik,

hal

ini

ak

an

mengeliminasi

dokumen

kerlas

dan

mengurangi

biaya

dan

kesalahan

secara

drastis.

Hal

ini

akan

_menghasilkan

laba

_yang

lebih

besar

dan

informasi

_yang

lebih

akurat.

Laporan

{report)

digimakan

oleh

karyawan

untuk

mengendalikan

aktivitas

cpe�'asion

al

dan

oleh

_manajer

_digunakan

untuk

membuat

_kepu'.usan

dan

untuk

merumuskan

_strateg

i

bisnis.

_Pengguna

eksternal

_perlu

_laporan

untuk

_mengevaluasi

_{profitabilitas}

_perusahaan.

menilai

_kelayakan

kredit,

atau

mematuhi

_peraturan

_yang

_disyaratkan.

_Beberapa

_laporan,

seperti

laporan

keuangan

dan

analisis

penjualan,

dihasilkan

berdasarkan

basis

reguler.

Hal

lain

yang

dihasilkan

pada

basis

pengecualian

untuk

mendapatkan

perhatian

kondisi

yang

tidak

biasa.

_Contohnya,

S&S

harus

memiliki

sistem

untuk

_menghasilkan

_laporan

_yang

menentukan

dokumen

Catatantransoksiataudata perusahaanlain.Contohnya meiiptiti c�, faktur,laporan penerimaan,dandaftar permintaanpembelian.

laporan

Outputsistem,disusundengan urutan_{yangbermakna.yang} digunakanolehkaryawan untukmengendalikanaktivitas operaMonal,manajeruntuk membuat_keputusandan mendesain_strategi,daninvestor dankreditoruntukmemahami aktivitasbisnis_perusahaan.

FIGUR 2-4

Proses_{h/iemperbarul}file_Piutang DATATRANSAKSI

_i

40

BagianSatu UndasanKonseplualSisteminformasiAkutilansi

Mengeiompokkan dokumen-dokumen sumberkedalam

batch.Membuattotal pengendalian.

Masukkanbatch_pada

waktu_yangditentukan sebelumnyaatau ukuranbatch.Urutkan

filedaneditdatayang

Menyimpan datadalam sementara.

Memprosessemuabatch.

Memperbaruihieinduk lama_dengandata_transaksi. membuatfilemdukbanj.

Cetakatau_tampiikan

outputyanqdiinginkan secaraelektronik.Cetak atautampilkar.kesalahan laporan,iaporantransaksi, sesuai.

PehirosesanBatchOnline

laporantotalpengendalian.

Masukkantransaksi kedalamsistemsaat terjuditransaksi.

Simpandatadalam fi/esementara.

ProsesWesementarapada waktu_{yang tel��h} ditentukan. Perbaruiinduklama

CetaKatautampiikan 0ufp(/fyangdiinginkan secaraelektronik. dengandatairansaksi,

membuathieindukbaru.

PemrosesanReal-TimeOnline

induk

Masukkantiansaksi kedalamsistemsaat terjadi �ansaksi.

Proses_padasaat_terjadi transaksi.Perbamihieir dengandatatransaksi.

Cetakatau_lampilkan

outputdiinginkan secaraelektronik.

kapan

pengembalian

produk

melebihi

persentase

penjuaian

tertentu.

Laporan

dapat

juga

dibuat

berdasarkan

_permintaan.

_Contohnya,

Susan

_dapat

_menghasilkan

_laporan

untuk

mengidentifikasi

tenaga

penjuaian

yang

menjua)

sebagian

besar

barang

selama

periode

promosi

tertentu.

jauh

setelah

dibutuhkan,

membuang

waktu,

uang,

dan

sumber

daya.

Contohnya,

NCR

Bab2 _Tinj�uan PemrosesanIfansateidanSsifm_Enieipfisffiesoufce_Planning

Corporation mengurangi nomorlaporan dari 1.200hingga hanya lebihdari 100.Perusahaan lainnyamenghilangkan6juta halamanlaporan, berlumpukempat kalilebihtinggidarigedung kantorpusatnyadengan41 lantai. Satudari 25 haJainanlaporan membuluhkanwakluselama lima hari untuk_{proses mempersiapkannya} dan dibiarkan tidak dibaca.

Database_{query(pertanyaan)digunakan} untuk memberikaninformasi_{yangdiperlukan} untuk _{menyelesaikan} masalahdan_{pertanyaan-pertanyaan yang}membutuhkan tindakanatau jawaban cepat. Penggunamemasukkan permintaan untukbagian informasi tertentu;bagian tersebutdiambil,ditampilkan, ataudianalisissepertiyangdiminta. Pertanyaanyangberulang sering kali dikembangkan oleh spesialis sistem informasi. Pertanyaan satu kali sering kali

dikembangkanolehpengguna. Beberapapprusahaan, sepertiWalmart, mengizinkan pemasok

mengaksesdatabasemerekauntuk membantumerekameiayanikebutuhanWalmart. Pemasok

dapat mengukur seberapa baik produk yang dijual pada setiap toko Walmart di dunia dan

memsksimalknn _{penjualan dengan menyetok} dan _{mempromosikan barang-barang yang}

terjual dengan baik.

informasi tambahan _{mengenai output} sistem akan dibahas _pada Bab 12-16.

Sistem

_Enterprise

Resource

_Planning

_(ERP)

Secara tradisional, SIA telah _nienjadi acuan _sebagai sistem _pemrosesan transaksi karena berfokus _pada data _keuangan dan tiansaksi akuntansi. _Contohnya, ketika _{penjualan terjadi>}

SIA akan mencatat entri _{jurnal yang hanya} menuniukkan _{tanggal penjualan,} debit untuk

kas _maupun untuk _piutang, dan kredit untuk _penjualan. Informasi _{nonkeuangan potensial}

yang berguna lainnya mengenai penjualan, seperti saat itu terjadi, yang secara tradisional

dikumpulkan dan diproses diiuarSlA. Konsekuensinya, banyakorganisasi mengembangkan

sisteminformasitambahan untuk_{mengumpulkan, memproses, menyimpan,}dan _melaporkan

informasi _yang tidak ada dalam SIA. _Sayangnya, keberadaan _beberapa sistem membuat

Derbagai permasalahan dan ketidakefisienan. Seringkali, data yangsama harusdiambil dan disimpan pada lebih dari satu sistem, yang tidak hanya menghasilkan kelebihan di seluruh sistem, _{tetapi juga}

n�yebabkan ketidaksesuaian jika data hanya diubah pada satu sistem

tetapi tidak di sistem lainnya. Selain itu, sulit untuk _{mengintegrasikan} data dari _berbagai sistem.

Sistem _enterprise resource _planning (ERP systeni) mengatasi

permasalahan-permasalahaninipadasaatsisteminimengintegrasikansemuaaspekdalamoperasiperusahaan dengan SIAtradisional. Sebagian besarorganisasi besardan menengah menggunakan sistem

ERP untuk _{mengoordinasikan} dan _mengelola data, _proses bisnis, dan sumber _daya mereka.

Sistem ERP _{mengumpulkan, memproses,} dan _menyimpan data dan memberikan informasi

yangdiperlukan manajer dan pihakeksteraal untukmengukur perusahaan.

Seperti yang ditunjukkan dalam Figur 2-6, sistem ERP _yang terkoordinasi _dengan

baik _menggunakan database _terpusat untuk _berbagai informasi di seluruh _proses bisnis

maupun mengoordinasikan akti��tas. Ini penting karena aktivitas yang merupakan bagian

dari saai_pmses bisnis_yangseringkali memicu _serangkaian aktivitas_yangkompieks melalui

bert)agai bagian yang berbeda dalam organisasi. Contohnya, pesanan pelanggan mungkin

perlu menjadwalkan produksi tambahan untuk memenuhi permintaan yang meningkat.

Hai ini _mungkin memicu _{pesanan pembelian} bahan baku _yang lebih_{banyak. Mungkin juga}

perluuntukmenjadwalkan lemburatau mempekerjakan tenagasementarauntukmembantu.

Sistem ERP _yang didesain _dengan baik memberikan _manajemen akses _yang baik untuk

niemperbarui informasi mengenaisemuaaktivitas iniuntukmerencanakan,mengendalikan, dan _{mengevaluasi proses}bisnis _organisasi secara lebih efektif.

41

query

SuatupermintaandattAoseuntuk

meny�iakan informasiyang dibutuhkan �una menyelesaikan permasatahanatau met�ab

pertanyaan.Informasinyaakan diambil,ditampilkan,atau dketak,dan/atau(fianaGsis sebagaimanayangdiminta.

sistem_entrepriseresource planning(EXP} Suatusistem yan�

mengintegrasikansemua aspek ak�tas organisasi— sepertiabntansi,keuangan. pcmasaran,sumberdaya manusia.manufaktur,manajemen persediaan—kedalamsatu wstem.SiJte;TiERPtermcdulasi; perusahaandapatmembefisetiap modul_yangmemenuhikebutuhan khususnvereka.ERPmemfasilitasi arusinformasiantaraberbagai hjngsibisnisperusahaandan mengeMakonwnikasldengan parapemangkukepentingan dilusr.

Sistcm ERPbersifatmodular, _{dengan setiap} modul _{menggunakan praktik} bisnis terbaik untuk _{mengotomatisasi proses} bisnis standar. Desain modular ini _memungkinkan bisnis untukmenambah atau _menghapus modul _{yang diperlukan.} Modul ERP _{biasanya mencakup} sebagai berikut.

• _{Keuangan (sistem} buku besar dan _{pelaporan)—buku} besar, piutang, utang, aktiva tetap, penganggaran, manajemen kas, dan _{persiapan laporan manajerial} dan _laporan keuangan.

• Sumber _daya manusia dan _{penggajian—sumber daya manusia, penggajian,} imbalan _kerja karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, manfaat, dan _{laporan pemerintah.}

• _Memesankekas (siklus _{pendapatan)—entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan,} penerimaan kas, _perhitungan komisi.

• _Mtmbeli untuk _{membayar (siklus pengeluaran)—pembelian, penerimaan} dan _inspeksi persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan pengeluatan kas.

• _{Manufaktur(siklus produksi)—perekayasaan, penjadwalan produksi, daftar bahan baku,} barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas, _{manajemen biaya,} dan _proses manufaktur dan _proyek.

Bab2 _TinjauanPemrosesanliansaksidanSistemtnierpusefiesowcpPiarming

• _{Manajemen proyek—penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit kinerja,}

manajemen aktivitas.

• _{Manajemen hubungan pclanggan—penjualan}dan _{pemasaran, komisi,pelayanan,} kontak

pelanggan, dan dukungan pusat panggilan.