SOP Gudang Obat 2016

(1)

PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI

SOP

No Dokumen : /SOP/KLK I/16 No Revisi : Tgl Terbit : 2 Januari 2016 Halaman :1/1

UPT.

PUSKESMAS

KLUNGKUNG

I

Drg.I B PUTRA DWIPAYANA NIP 19750427 200312 1 005 1.Pengertian Proses kegiatan seleksi obat dan bahan medis habis pakai untuk menentukan jenis dan

jumlah obat dan bahan medis habis pakai dalam rangka pemenuhan kebutuhan obat dan bahan medis habis pakai di puskesmas

2.Tujuan 1. Mendapatkan jenis dan jumlah obat dan bahan medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan

2. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat dan bahan medis habis pakai 3. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional

3.Kebijakan

4. Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2014

2. Kementerian Kesehatan RI, Badan PPSDM Kesehatan Pusdiklat Aparatur, Pelatihan Managemen Puskesmas, 2014

3. Departemen Kesehatan RI, Ditjen Binfar dan Alkes, Dit. Bina Obat Publik dan Perbekes, Pedoman Obat Publik dan Bahan medis habis pakai, 2005

5. Prosedur Menyiapkan Dokumen LPLPO Puskesmas dan Sub Unit Pelayanan Puskesmas

6. Langkah-langkah 1. Mengumpulkan data pemakaian obat dan bahan medis habis pakai (LPLPO) sub unit bulan sebelumnya

2. Menganalisa data pemakaian obat dan bahan medis habis pakai Puskesmas dan Sub Unit bulan sebelumnya

3. Menghitung Stock Optimum per item obat

4. Menghitung perkiraan kebutuhan obat dan bahan medis habis pakai bulan berikutnya 5. Menyesuaikan kebutuhan obat dan bahan medis habis pakai bulan berikutnya dengan

sisa stock obat

Permintaan = SO – Sisa Stock SO = SK + SWK + SWT + SP Keterangan

SO : Stock Optimum SK : Stock Kerja

SWK : Stock Waktu Kosong SWT : Stock Waktu Tunggu SP : Stock Penyangga

8.Hal hal yang perlu diperhatikan

9.Unit Terkait

10.Dokumen Terkait LPLPO Puskesmas dan LPLPO Sub Unit Pelayanan 11.Rekaman Historis

perubahan No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal Mulai

PERMINTAAN

OBAT DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI

SOP

No Dokumen : /SOP/KLK I/16 No Revisi : Tgl Terbit : 2 Januari 2016 Halaman :1/1 Kumpulkan data Analisa data pemakaian Hitung Stock Optimum Hitung permintaan

(2)

UPT.

PUSKESMAS

KLUNGKUNG

I

Drg.I B PUTRA DWIPAYANA NIP 19750427 200312 1 005 1.Pengertian Proses kegiatan untuk memenuhi kebutuhan obat dan bahan medis habis pakai di Puskesmas

dan Sub Unit Pelayanan

2.Tujuan Memenuhi kebutuhan obat masing-masing unit pelayanan kesehatan di Puskesmas 3.Kebijakan

5. Prosedur Menyiapkan Dokumen LPLPO Puskesmas dan Sub Unit Pelayanan Puskesmas 6. Langkah-langkah 1. Menentukan jenis obat dan bahan medis habis pakai yang akan diadakan

2. Menentukan jumlah dari masing-masing obat dan bahan medis habis pakai yang akan diadakan

3. Mencatat pada kolom permintaan LPLPO

4. Meminta persetujuan kepada Kepala Puskesmas untuk lembar permintaan obat yang telah dibuat

5. Mengumpulkan LPLPO Puskesmas ke UPT PPK sebelum tanggal 10 setiap bulannya

8.Hal hal yang perlu

diperhatikan LPLPO Puskesmas dikumpulkan paling lambat tanggal 10 setiap bulannyaBeri keterangan Kosong pada LPLPO apabila terjadi kekosongan obat di Gudang Obat Puskesmas

9.Unit Terkait

10.Dokumen Terkait LPLPO Puskesmas dan LPLPO Sub Unit Pelayanan 11.Rekaman Historis

perubahan _No _{Yang dirubah} _{Isi Perubahan} _{Tanggal Mulai}

PENERIMAAN

SOP

UPT.

PUSKESMAS

KLUNGKUNG

I

Drg.I B PUTRA DWIPAYANA NIP 19750427 200312 1 005 1.Pengertian Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang diserahkan dari unit

pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola di bawahnya

2.Tujuan Penerimaan obat bertujuan agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas

3.Kebijakan

Tentukan Jenis

Tentukan Jumlah

Catat Pada Kolom permintaan Minta Persetujuan Kapus Kumpulkan LPLPO ke Gudang Farmasi Kabupaten

(3)

5. Prosedur Menyiapkan buku penerimaan obat

6. Langkah-langkah 1. Melakukan pengecekan terhadap obat dan bahan medis habis pakai yang

diserahterimakan meliputi: nama obat, kemasan obat, jumlah dan jenis obat, bentuk sediaan obat, waktu kadaluwarsa, kondisi fisik

2. Cocokkan obat dan bahan medis habis pakai yang diserahterimakan dengan dokumen pengiriman (LPLPO)

3. Konfirmasi ke petugas pengirim barang apabila terdapat kekurangan jenis dan jumlah obat, kerusakan obat atau obat yang diterima tidak sesuai dengan dokumen (LPLPO) 4. Tanda tangan pada kolom penerima obat setelah obat yang diterima sesuai dengan

dokumen LPLPO

5. Catat obat dan perbekalan yang diterima ke dalam Buku Penerimaan Obat dan memasukkan ke masing masing kartu stock obat

diperhatikan Pengepakan obat dan bahan medis habis pakai harus sesuai dengan standar farmasi 9.Unit Terkait

10.Dokumen Terkait LPLPO Puskesmas Buku Penerimaan Obat Kartu Stock Obat 11.Rekaman Historis

PENYIMPANAN

SOP

UPT.

PUSKESMAS

KLUNGKUNG

I

Drg.I B PUTRA DWIPAYANA NIP 19750427 200312 1 005 1.Pengertian Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar

aman terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin

2.Tujuan Penyimpanan bertujuan agar obat yang tersedia di Unit Pelayanan Kesehatan terjamin mutu dan keamanannya.

3.Kebijakan

5. Prosedur 1. Obat dan bahan medis habis pakai disimpan sesuai standar kefarmasian 2. Obat disimpan dengan sistem FEFO dan FIFO

6. Langkah-langkah 1. Simpan obat di rak obat berdasarkan bentuk sediaan dan diurutkan secara alfabetis 2. Simpan obat yang membutuhkan suhu rendah(contoh: suppositoria, vaksin, serum, dll)

pada lemari es dengan suhu 2-8 C

3. Simpan Obat Narkotika dan Psikotrofika pada lemari khusus Narkotika dan Psikotrofika 4. Simpan cairan pada rak bagian bawah

5. Obat yang disimpan pada lantai harus diletakkan diatas palet

6. Pastikan obat dan bahan medis habis pakai disimpan dalam ruangan dengan suhu dibawah 25C

Cek nama obat, kemasan obat, jumlah dan jenis, dan bentuk sediaan, waktu kadaluwarsa,

kondisi fisik

Cocokkan dengan dokumen penerimaan

Tidak cocok Tidak cocok Cocok Tanda tangan Tanda tangan Konfirmasi ke petugas

Catat barang datang pada buku penerimaan

barang

Masukkan ke masing masing kartu stock

Psikotrofika dan narkotika

Suppo, vaksin, serum

Lemari Pendingin suhu_{Simpan dalam rak}Lemari narkotika_{dan psikotrofika} Urut secara alfabetis Urut berdasarkan FIFO FEFO

(4)

9.Unit Terkait

10.Dokumen Terkait LPLPO Puskesmas Buku Penerimaan Obat Kartu Stock Obat 11.Rekaman Historis

DISTRIBUSI

SOP

UPT.

PUSKESMAS

KLUNGKUNG

I

Drg.I B PUTRA DWIPAYANA NIP 19750427 200312 1 005 1.Pengertian Distribusi/penyaluran adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan

teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan

2.Tujuan Memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, jumlah dan waktu yang tepat serta mutu terjamin

3.Kebijakan

5. Prosedur

6. Langkah-langkah PERSIAPAN

1. Menyiapkan LPLPO sub unit

2. Menyiapkan sarana pengepakan dan pengiriman yang sesuai

3. Menentukan jumlah dan jenis obat dan bahan medis habis pakai yang diberikan ke masing masing sub unit pelayanan dengan mempertimbangkan permintaan, pemakaian rata-rata per periode, sisa stock, pola penyakit dan jumlah kunjungan masing-masing unit pelayanan

4. Catat pemberian obat dan bahan medis habis pakai dalam LPLPO sub unit dan kartu stock gudang

5. Kemas obat dan bahan medis habis pakai yang akan didistribusikan dalam wadah pengepakan yang sesuai

PENGIRIMAN

1. Mengirimkan obat dan bahan medis habis pakai langsung ke sub unit pelayanan dan diterimaoleh penanggung jawab sub unit pelayanan

2. Melakukan pengecekan bersama dengan penanggung jawab sub unit pelayanan terhadap kesesuaian obat yang diserahterimakan dengan dokumen (LPLPO sub unit) 3. Menerima obat rusak atau kadaluarsa dari sub unit

4. Memberikan copy LPLPO sub unit kepada petugas penanggung jawab sub unit pelayanan

Cek dokumen dengan obat bersama

Distribusi langsung Catat pada kartu stock gudang dan

(5)

Teliti dalam mengecek obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang diserahterimakan 9.Unit Terkait

10.Dokumen Terkait LPLPO Sub Unit Pelayanan Kartu Stock Gudang Obat 11.Rekaman Historis

PENCATATAN KARTU STOCK OBAT DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI

SOP

UPT.

PUSKESMAS

KLUNGKUNG

I

Drg.I B PUTRA DWIPAYANA NIP 19750427 200312 1 005 1.Pengertian Dokumentasi terhadap mutasi obat dan bahan medis habis pakai

2.Tujuan Untuk menyimpan informasi mutasi obat seperti: 1. Jumlah obat yang diterima

2. Jumlah obat yang keluar 3. Jumlah obat yang masih tersedia 4. Jumlah obat rusak/hilang/daluwarsa 5. Jangka waktu kekosongan obat 3.Kebijakan

4. Referensi Departemen Kesehatan RI, Ditjen Pengawasan Obat dan Makanan, Pedoman Pencatatan Pengolahan, Pelaporan Obat di Puskesmas dan Sub Unit Pelayanan Kesehatan,1994

5. Prosedur 1. Kartu stock digunakan untuk mencatat semua mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau daluwarsa)

2. Setiap kartu stock berisi catatan mutasi untuk satu jenis obat

3. Isi Kartu Stock meliputi : tanggal terjadinya mutasi, nomor dokumen mutasi, nama satuan kerja yang menerima atau mengirimkan, jumlah obat yang diterima, jumlah obat yang dikeluarkan, tanggal kadaluwarsa, sisa stock, no. batch, paraf petugas dan keterangan

4. Kartu stock diganti setiap tahun

5. Kartu stock merupakan dokumen negara yang harus disimpan dan dipelihara dengan tertib

6. Masa simpan kartu stock 5 tahun

6. Langkah-langkah 1. Letakkan kartu stock bersama obat yang bersangkutan pada lokasi penyimpanan 2. Pencatatan dilakukan secara rutin

3. Setiap terjadi mutasi obat langsung dicatat di dalam kartu stock 4. Setiap ditemukan obat rusak/daluwarsa langsung dicatat di kartu stock 5. Cek kesesuaian stock fisik dengan kartu stock secara rutin

6. Segera telusuri dokumen terkait apabila terjadi ketidaksesuaian stock fisik dengan kartu stock

diperhatikan Cek Stock Fisik setiap kali ada mutasi obat dan bahan medis habis pakaiTelusuri apabila ada ketidakcocokan 9.Unit Terkait

10.Dokumen Terkait LPLPO Sub Unit Pelayanan Mutasi Obat

Catat pada kartu stock

Nama

Penerima/Nama yang memberikan

Jumlah, Waktu ED, No Bacth, Keterangan

(6)

Kartu Stock Gudang Obat 11.Rekaman Historis

PENANGANAN OBAT DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI RUSAK ATAU

KADALUWARSA

SOP

UPT.

PUSKESMAS

KLUNGKUNG

I

Drg.I B PUTRA DWIPAYANA NIP 19750427 200312 1 005 1.Pengertian Identifikasi, pemisahan, pelaporan dan pemusnahan obat yang sudah tidak layak pakai atau

kadaluwarsa

2.Tujuan Menjaga mutu obat dan bahan medis habis pakai 3.Kebijakan

5. Prosedur 1. Gudang Obat Puskesmas melaporkan obat rusak dan kadaluwarsa kepada Gudang Farmasi Kabupaten

2. Pemusnahan obat dan bahan medis habis pakai yang rusak dan kawaluwarsa dilakukan oleh Gudang Farmasi Kabupaten

6. Langkah-langkah 1. Identifikasi obat yang sudah rusak atau kadaluwarsa

2. Pisahkan obat rusak atau kadaluwarsa dari penyimpanan obat lainya 3. Membuat catatan jenis dan jumlah obat yang rusak atau kadaluwarsa

4. Mengirim kembali obat yang rusak atau kadaluwarsa ke Gudang Farmasi Kabupaten disertai Berita Acara Penyerahan Obat

9.Unit Terkait

10.Dokumen Terkait Kartu Stock Gudang Obat BAP Serah Terima Barang 11.Rekaman Historis

SUPERVISI SUB UNIT PELAYANAN

SOP

No Dokumen : /SOP/KLK I/16

Identifikasi obat

Pisahkan dar penyimpanan

Catat jenis dan jumlah

Kirim Ke Gudang Farmasi Kabupaten

Buat BAP Serah Terima Barang

(7)

No Revisi : Tgl Terbit : 2 Januari 2016 Halaman :1/1

UPT.

PUSKESMAS

KLUNGKUNG

I

Drg.I B PUTRA DWIPAYANA NIP 19750427 200312 1 005 1.Pengertian Supervisi adalah proses pengamatan secara terencana oleh petugas pengelola obat

Puskesmas terhadap pelaksanaan pengelolaan obat oleh petugas sub unit pelayanan 2.Tujuan 1. Menjaga agar semua pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan sesuai dengan pedoman

yang disepakati bersama

2. Meningkatkan mutu pengelolaan dan pelayanan obat di sub unit pelayanan 3.Kebijakan

5. Prosedur Supervisi dilakukan untuk memastikan pengelolaan obat di Puskesmas Pembantu sudah sesuai dengan pedoman yang disepakati bersama

6. Langkah-langkah 1. Mengecek kelengkapan administrasi obat: a. Buku penerimaan obat

b. Buku Register Kunjungan Pasien c. Register Obat Harian

d. LPLPO sub unit

2. Mengecek ketepatan pencatatan obat

3. Mencocokan administrasi obat dengan sisa stock fisik obat 4. Mengecek kerapihan dan kebersihan penyimpanan obat 5. Menemukan permasalahan yang ada (potensial atau aktual) 6. Mencarikan solusi permasalahan

7. Berdiskusi dengan petugas Pustu

8. Melakukan intervensi tertentu apabila diperlukan 9. Membuat kesimpulan hasil supervise

10. Melaporkan hasil supervisi kepada Kepala Puskesmas

9.Unit Terkait

10.Dokumen Terkait Buku penerimaan obat

Buku Register Kunjungan Pasien Register Obat Harian

LPLPO sub unit 11.Rekaman Historis

Cek kelengkapan administrasi

Cek ketepatan pencatatan obat

Cocokkan sisa stock fisik

Cari permasalahan yang ada

Lakukan intervensi Buat kesimpulan Laporkan hasil kepada