KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN KANTOR CAMAT EMPANG
KABUPATEN SUMBAWA
PELAYANAN INFORMASI PEMBANGUNAN MELALUI
TATAKELOLA DATA POTENSI KECAMATAN BERBASIS
TEKNOLOGI INFORMASI DI KECAMATAN EMPANG
Disusun oleh :
TATA KOSTARA, S.Sos.
NDH : 14
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XV BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
INFORMASI SUDAH MENJADI KEBUTUHAN POKOK BAGI SETIAP
INDIVIDU
PEMERINTAH SEBAGAI SALAH SATU LEMBAGA YANG MEMBERIKAN
LAYANAN INFORMASI KEPADA PUBLIK HARUS DAPAT MENYAJIKAN
INFORMASI YANG BERKUALITAS YANG DAPAT DIAKSES OLEH
Layanan informasi yang akurat,
tepat waktu, relevan, dan
lengkap kepada publik
Manfaatkan
TEKNOLOGI
TEK. INFO
(wikipedia
)
teknologi apapun yang membantu
manusia dalam membuat, mengubah,
menyimpan, mengkomunikasikan
dan/atau menyebarkan ìnformasi
Manfaat : cepat,
konsisten, tepat,
kepercayaan,
meningkatkan
produktivitas,
melahirkan kreativitas
Fungsi : pul data, penampilan,
pangkalan data, cari & hantar
KOMPUTER
1.2. MASALAH
A.
Semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan
informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap
melalui media yang menggunakan teknologi informasi
berupa website.
B.
Data dan informasi di Kantor Camat Empang belum
tertata dengan baik.
C.
Sistem layanan informasi yang menggunakan teknologi
informasi dalam bentuk website belum ada di
KECAMATAN EMPANG
DIPERLUKAN INOVASI DAN SENTUHAN TEKNOLOGI ,
AGAR INFO DPT DIAKSES OLEH MASY
1.3 . AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN
Permenpan & RB
No 20 /2010
tentang
Road Map Reformasi
Birokrasi
1. Manajemen perubahan
(mind set dan
culture set)
2. Penataan Peraturan
Perundang-undangan.
3. Penataan dan Penguatan Organisasi.
4. Penataan Tata Laksana.
5. Penataan SDM Aparatur.
6. Penguatan Pengawasan.
7. Penguatan akuntabilitas kinerja..
8. Peningkatan Kualitas Pelayanan
Publik..
Sasaran Proyek Perubahan
1. Manajemen Perubahan
.
Hasil yang akan dicapai pada area ini adalah terbangunnya pola
pikir, budaya kerja dan komitmen yang tinggi dari aparatur
kecamatan dan desa selaku abdi negara dan abdi masyarakat
serta meningkatkan partisipasi masyarakat dan dunia usaha
dalam proses pembangunan.
2.
Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.
1.5 TUJUAN PROYEK PERUBAHAN
a. Tujuan Jangka Pendek (60 hari kerja) :
1. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor,
2. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan PC.
3. Terwujudnya Inventarisasi data Potensi Kecamatan
4. Terwujudnya perangkat IT berbasis
Webside
Kecamatan
5. Tersusunnya
Standart
Operating
Procedures
(SOP)
pengeloaan
Webside
potensi Kecamatan
6. Terlaksananya ujicoba perangkat IT berbasis
Webside
potensi Kecamatan
7. Terlaksananya sosialisasi
Webside
.
8. Terlaksananya pengoperasian
Website
.
9. Terlaksananya peresmian
Webside
.
10. Laporan pelaksanaan
b. Tujuan Jangka Menengah (antara 1-2) tahun adalah :
1.6 MANFAAT PROYEK PERUBAHAN
Terwujudnya sistem pelayanan informasi di Kecamatan Empang
Kabupaten Sumbawa yang berbasis IT, informasi potensi
kecamatan dapat diakses dan akan memudahkan masyarakat
untuk melihat perkembangan pembangunan dan potensi yang
ada di Kecamatan Empang
1.7 RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN
Menyiapkan secara optimal tersedianya berbagai macam
informasi pembangunan (
Update
) bagi seluruh
stakeholder
Kecamatan Empang Kabupaten Sumbawa, yang meliputi :
•
Menyiapkan Inventarisasi data Potensi pembangunan
•
Melaksanakan terbangunnya perangkat Informasi
pembangunan dalam bentuk
Website
•
Mengoperasionalisasikan
website
BAB II
DESKRIPSI RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
2.1
Output Kunci Proyek Perubahan
2.1.1 Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Pendek :
a. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor, b. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan PC.
c. Terwujudnya Inventarisasi data Potensi Kecamatan
d. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside Kecamatan
e. Tersusunnya Standart Operating Procedures (SOP) pengeloaan Webside potensi Kecamatan
f. Terlaksananya ujicoba perangkat IT berbasis Webside potensi Kecamatan
g. Terlaksananya sosialisasi Webside.
h. Terlaksananya pengoperasian Website. i. Terlaksananya peresmian Webside. j. Laporan pelaksanaan
2.1.2 Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Menengah
2.1.2 Kriteria Keberhasilan
Tersedianya berbagai macam informasi pembangunan (
Update
)
berbasis IT (melalui operasionalisasi
WEBSITE
Kecamatan) bagi
seluruh
stakeholder
Kecamatan Empang melalui :
•
Adanya Kordinasi seluruh komponen dalam :
- Membentuk Tim pelaksana Kegiatan.
- Inventarisasi Kebutuhan
Input
data
•
Perangkat
Website
potensi data pembangunan kecamatan
Empang terealisasi.
•
Perangkat
Website
potensi pembangunan kecamatan dapat
dioperasionalkan dan akses dengan seluruh
stakeholder
telah
terbangun.
•
Hasil pembuatan Website dilaporkan pada Mentor/atasan
2.2 Identifikasi Stakeholder
Sekcam, Para Kepala Seksi, Staf
dan Pihak ke III.
ASISTEN I Kepala UPT dan
2.3 Rencana Aksi Proyek Perubahan
No Aksi / Kegiatan W a k t u Output 1. Tahap Jangka Pendek 60 Hari
a. Melakukan koordinasi dengan Mentor. 7 – 11 Juli 2014
Persetujuan dan arahan mentor b. Melakukan rapat koordinasi
dengan Staf
Minggu 2 Bulan Agst 2014
SK Tim Pelaksana Kegiatan, format data potensi
c. Rapat Kordinasi dengan Tim, UPT, Desa dan stakeholder lainnya
Minggu 2 sampai 4 Agst 2014
Undangan, materi rapat, data
potensi, hasil rapat,
dokumentasi d. Membuat situs Website potensi
Kecamatan
Minggu 2 Agst - Minggu 4 Sept 2014
Informasi potensi kec, situs Website
e. Menyusun SOP Minggu 2-3 Sept 2014
Dokumen SOP
f. Melaksanakan uji coba penggunaan situs Website
Minggu 4 Sept 2014
Uji coba
situs Website g. Melaksanakan sosialisasi situs
Website potensi Kecamatan
Minggu 1 Okt 2014
Sosialisasi situs Website
h. Melaksanakan operasionalisasi situs Website potensi Kecamatan
Minggu 2 Okt 2014
Berfungsinya situs Website i. Melaksanakan peresmian situs
Website potensi Kecamatan
Minggu 3 Okt 2014
Beroperasinya situs Website
j. Pembuatan laporan hasil
pelaksanaan sistem informasi kecamatan
Minggu 3-4 Okt 2014
Laporan hasil pelaksanaan PC
2. Tahapan Jangka Menengah Tahun I & II
Tersedianya informasi kecamatan yang dibutuhkan masyarakat
2.3.2 Tata Kelola Proyek Perubahan
MENTOR
DR. H. MUHAMMAD IKHSAN, M.Pd.
(Asisten Administrasi Pemerintahan Sekretaris Daerah Kab. Sumbawa)
COACH
Ir. BAMBANG BASUKI H, MM
PROJECT LEADER TATA KOSTARA, S.Sos (Camat Empang Kab. Sumbawa)
SEKCAM KASI
MENTOR
PROJEK LEADER
COACH
- Memberikan persetujuan dan dukungan
- Mendukung mobilisasi sumber daya yg digunakan -Memberikan bimbingan dan arahan
-membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi
-Jamin terlaks PC sesuai jdwl & arahan Mentor & Coach. -Melak kom yg intensif dg stakeholder (internal/eksternal) -Melak evaluasi scr berkala dan bertahap thd PC
-Beri info & bimb kpd peserta ttg cara susun PC sampai imple-nya, terutama saat tahap lab.kepemimpinan. -Beri motivasi pd peserta melalui konsultasi langsung
maupun tidak langsung
TIM TEKNIS
-Himpun & Pul data, Buat Web, input data,koord tahapan pelak teknis PC
2.3.3 Identifikasi Potensi Masalah / Kendala
a. Keterbatasan sumberdaya manusia (SDM) staf yang memiliki
kemampuan untuk membuat dan mengolah website.
b. Kegiatan kedinasan maupun non dinas yang cukup banyak
memerlukan kiat untuk mensiasati waktu dalam penyelesaian
proyek perubahan.
2.3.4 Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan
Komitmen atau dukungan yang
kuat dari Asisten Administrasi
Pemerintahan
kesamaan pandangan
website
kecamatan merupakan
salah satu cara untuk memperkenalkan potensi unggulan
motivasi yang kuat dari
2.3.5 Target Capaian Kinerja
Target Jangka Pendek
1.
Terwujudnya
koordinasi dengan Mentor7. Terlaksananya sosialisasi Website potensi kecamatan
10. Terlaksananya pelaporan
9. Terlaksananya peresmian Website potensi kecamatan
8. Terlaksananya operasionalisasi Website potensi kecamatan 2. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan
3. Terwujudnya inventasisasi data potensi kecamatan
4. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside potensi Kec 5. Tersusunnya SOP Pengelolaan Website Potensi Kecamatan 6. Terlaksananya uji coba Website potensi kecamatan
Target Jangka Menengah
BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
PENGALAMAN & HASIL MEMIMPIM PC
a. Tahap Persiapan
Koordinasi dengan Mentor Penentuan judul n perkembangan PC
Hasil 100 %
b. Memimpin Implementasi
1. Rapat Staf Dukungan Staf Tim Pengelola Website
Hasil 100 %
Hasil 100 %
Hasil 100 %
4. Penyusunan SOP a. SOP Pengelolaan Website Kec Empang No.
Hasil 100 %
5. Ujicoba Website a. Memastikan website dpt dioperasionalkan,
menilai dan mengoreksi data & informasi yang dimasukan
Hasil 100 %
6. Sosialisasi Website a. Menyampaikan informasi website kpd stakeholder
b. Memanfaatkan kegiatan dinas maupun non dinas
Hasil 100 %
7. OpersionalisasiWebsite a. Untuk mengetahui laman dpt dibuka b. Diharapkan tanggapan masy
Hasil 100 %
8. Peresmian Website a. Peresmian hari Senin Tgl 13 Okt 2014 jam
20.00 Wita di Lapangan Umum Kec. Empang oleh Bupati Sumbawa
Hasil 100 % 9. Pelaporan
a. Dibuat dlam bentuk Kertas Kerja
Kendala Internal a. Sumberdaya Manusia (SDM) Staf b. Kegiatan Rutin
c. Penganggaran
KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI KENDALA
STRATEGI
MENGATASI
a. Kerjasama dg Pihak III utk membuat Website b. Pihak III melatih operator / admin dlm
mengoperasikan website
a. Mensiasati waktu
b. Pendelegasian kpd sekcam / kasi u menyelesaikan masalah
a. Meminimalisir biaya b. Blogspot domain gratis
KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI KENDALA
Kendala Eksternal a. Pengumpulan Data
b. Kegiatan Kemasyarakatan dan Kegiatan Tingkat Kabupaten
Strategi Mengatasi
a. Sistem jemput langsung
a. Mensiasati waktu
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
1. Kegiatan hrs dilakukan dengan perencanaan (planning) yang jelas, detil, matang, terukur dengan mempertimbangkan beberapa kendala/ hambatan yang akan dihadapi baik dari lingkungan internal maupun eksternal.
2. Komunikasi pemimpin (leader) dg stakeholder hrs baik Agar target dpt tercapai.
3. Seluruh tahapan yang direncanakan telah dapat dilaksanakan seluruhnya atau mencapai 100 %.
Rekomendasi
1. Pembekalan terutama yang berkaitan dengan area perubahan yang akan diambil oleh calon peserta Diklat sebagai proyek perubahan instansionalnya 2. Agar PC tidak sia-sia, tidak dimanfaatkan atau diimplementasikan lebih
