ASAS KOMUNIKASI UNTUK PENGURUS
PENDAHULUAN
Penambahbaikan segala aspek dalam kehidupan adalah menjadi tuntutan dan tanggungjawab setiap insan. Keperluan kepada usaha-usaha penambahbaikan ini dalam apa jua sektor sedang menjadi semakin ketara diperbincangkan lewat dekat ini. Perkara ini diperihalkan ekspresi dan harapan rakyat yang semakin meningkat bagi mendapatkan perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan daripada mana-mana pihak dan organisasi sekalipun. Seterusnya, persaingan hebat yang dihadapi dalam pasaran antarabangsa memaksa kita menerima satu anjakan paradigm demi menyahut cabaran tesebut. Ketiga, kesedaran tentang keperluan terhadap sumber-sumber yang semakin terhad secara paling optimum.
Dalam proses menangani cabaran-cabaran tersebut, satu aspek asas yang penting tetapi sering diabai dan dipandang remeh oleh kita ialah aspek berkomunikasi iaitu proses menyampai dan menerima mesej-mesej.
Penambahbaikan kemahiran berkomunikasi tiada limitasinya. Ia bersifat dinamik dan sentiasa boleh diperbaiki melalui pembelajarandan pengalaman, bagi mencapai tahap kemahiran yang lebih tinggi.
Beberapa persoalan asas boleh membantu member gambaran asas tentang kemahiran komunikasi kita. Antaranya ialah: Adakah kita boleh menulis dengan baik dan pelbagai (susun atur ayat, penggunaan perbendaharaan kata, penggunaan perenggan, kepelbagaian jenis karangan dan tujuan)? Adakah proses mendengar kita adalah aktif tidak pasif? Adakah kita bertutur dengan jelas, tidak meleret-leret, tanpa kesilapan sebutan dan difahami oleh audien kita, tidak terlalu laju atau terlalu lambat, tidak terlalu kuat atau perlahan? Adakah kita sentiasa membuat pengkayaan pengetahuan melalui pembacaan, perbincangan dan sebagainya? Adakah kita mudah menyesuaikan diri dalam pelbagai situasi? Semua ini perlu dikuasai sebagai spek asas mengurus oleh semua pihak di samping isu-isu berkaitan kualiti dan kepengurusan.
Dutfield dan Eling (1990) apabila membincangkan tentang komunikasi organisasi berpendapat kenaikan pangkat sebagai pengurus atau penyelia akan menukar tugas seseorang daripada banyak berdiam dan membuat kerja kepada lebih banyak bercakap untuk menangani pelbagai masalah yang ditimbulkan pekerja atau masalah-masalah lain berkaitan organisasi. Pengurus biasanya perlu berkomunikasi dengan pekerja mereka baik untuk tujuan memahami pekerja, memotivasi ataupun mengarah.
Satu kajian yang pernah dijalankan dikalangan para pekerja pelbagai latar belakang mendapati 46 peratus waktu jaga diisi dengan aktiviti mendengar, 30 peratus bertutur, 16 peratus membaca dan Sembilan peratus menulis (Ralph, G. et al., 1981:6-9). Daripada pecahan peratusan yang diberi, didapati aspek mendengar palig banyak digunakan dan merupakan kemahiran komunikasi paling penting yang perlu ada pada seseorang pengurus yang baik.
Oleh yang demikian, kemahiran berkomunikasi untuk pengurus perlu mencakupi semua proses asas komunikasi antara manusia. Secara langsng, hal ini menunjukkan komunikasi yang baik diperlukan dalam semua aspek kepengurusanan.
ASPEK-ASPEK ASAS KEMAHIRAN KOMUNIKASI
Tindakan pertama yang perlu dilakukan pengurus ialah memahrkan diri dengan asas-asas lomunikasi 4+1 agar setiap individu dan menyampai dan menerima mesej dengan cara yang paling efektif. Kemahiran 4+1 tersebut ialah kemahiran mendengar, menutur,membaca, menulis dan komunikasi bukan verbal.
1) MENDENGAR
kejayaan besar sesuatu tugas bergantung kepada kesediaan setiap ahli di pelbagai peringkat tadi untuk mendengar dengan baik.
Di dalam organisasi harta dalam kehidupan kita, ramai di kalangan individu yang cukup senang mendengar apabila sumber mesej yang berpunca dari pihak atasan, tetapi suatu mesej semakin kurang diberi perhatian apabila sumber mesej adalah sama taraf ataupun dari pihak bawahan.
