Struktur Dan Desain Organisasi berdasarkan

(1)

STRUKTUR DAN DESAIN

ORGANISASI

Oleh :

YOPI OFIZA

Akuntansi (NR)

(2)

SASARAN PEMBELAJARAN

1. Menggambarkan enam elemen utama dalam desain organisasi

2. Mengidentifikasi faktor-faktor kontinjensi yang mendukung model mekanistik atau model organik dari desain organisasi

3. Membandingkan desain organisasi tradisional dengan desain organisasi kontemporer

(3)

Merancang Struktur Organisasi

Ini adalah proses yang penting dimana para manager merancang suatu struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan susunan tugas formal di dalam suatu organisasi. Saat manajer menciptakan atau mengubah struktur, mereka terlibat dalam desain/perancangan organisasi, proses yang melibatkan keputusan-keputusan yang mencakup enam elemen desain organisasi.

(4)

Enam Elemen Utama Dalam Desain Organisasi

1. Spesialisasi Kerja

2. Departementalisasi

3. Rantai Komando

4. Rentang Kendali

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

6. Formalisasi

(5)

1. Spesialisasi Kerja

Spesialisasi kerja adalah membagi kegiatan pekerjaan ke dalam tugas – tugas yang terpisah.

Kebanyakan manager kini memandang spesialisasi kerja sebagai mekanisme pengorganisasian yang penting karena hal ini membantu pekerja lebih efisien.

(6)

2. Departementalisasi

Setelah memutuskan tugas pekerjaan apa yang akan dikerjakan oleh siapa, kegiatan pekerjaan harus dihimpun kembali sehingga berbagai pekerjaan yang terpisah bisa dikoordinasikan dan diintegrasikan. Cara pekerjaan-pekerjaan tersebut dihimpun inilah yang disebut dengan Departementalisasi.

(7)

Departementalisasi

Salah satu tren departementalisasi yang terkenal adalah maraknya departementalisasi konsumen. Karena mendapatkan dan menjaga loyalitas pelanggan adalah kunci utama kesuksesan, pendekatan ini bekerja baik karena berfokus pada pengawasan dan tanggapan akan perubahan kebutuhan konsumen

(8)

3. Rantai Komando

Rantai Komando merupakan wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi hingga ke yang rendah, yang menegaskan siapa melapor ke siapa. Manajer perlu mempertimbangkan hal ini ketika melakukan pengorganisasian karena hal ini membantu pekerja dalam menjawab pertanyaan seperti ini “kepada siapa saya harus melapor?” dan “siapa yang harus saya hubungi ketika saya mendapat masalah?”

(9)

Rantai Komando

Untuk memahami rantai komando harus

memahami tiga konsep, antara lain :

a. Wewenang

b. Tanggung Jawab

c. Kesatuan Komando

(10)

Tiga Konsep Rantai Komando

a. Wewenang

Wewenang merujuk pada hak mutlak dalam posisi manajerial untuk memerintahkan apa yang harus dilakukan staffnya dan mengharapkan mereka melakukannya. Manajer dalam rantai komando memiliki wewenang untuk melakukan tugas koordinasi dan pengawasan tugas orang lain.

(11)

b. Tanggung Jawab

Ketika manajer menugaskan suatu pekerjaan kepada pekerja, para pekerja ini mengasumsikan suatu kewajiban untuk melakukan tugas-tugas apa pun yang diberikan. Kewajiban untuk melakukan suatu tugas disebut Tanggung Jawab.

(12)

c. Kesatuan Komando

Prinsip kesatuan komando menyatakan bahwa seseorang sebaiknya melapor kepada satu manajer saja. Tanpa adanya satu kesatuan komando, tuntutan yang saling tumpang tindih dari beberapa bos dapat memunculkan masalah.

(13)

4. Rentang Pengendalian

Banyaknya pekerja yang bisa dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer inilah yang dimaksud dengan rentang pengendalian.

Menentukan rentang pengendalian itu penting karena pada taraf yang lebih luas, hal ini menentukan jumlah tingkatan dan manajer dalam suatu organisasi tersebut nantinya

(14)

Rentang Pengendalian

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi manajer dalam mengatur jumlah pekerjanya. Faktor-faktor ini meliputi kemampuan dan kepandaian manajer dan pekerja, serta karakteristik tugas-tugas yang mereka kerjakan.

(15)

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi merupakan kadar dimana pengambilan keputusan dilangsungkan pada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi. Jika manager level atas memiliki keputusan utama dengan hanya sedikit input dari level dibawahnya, maka organisasi ini lebih bersifat Sentralistik.

(16)

Sentralisasi dan Desentralisasi

Sebaliknya, apabila lebih banyak pekerja yang memberikan input atau bahkan benar-benar mengambil keputusan, maka terjadi lebih banyak Desentralisasi dalam organisasi tersebut. Ingatlah bahwa Sentralisasi dan Desetralisasi itu relatif, tidak mutlak dengan kata lain suatu organisasi tidak pernah benar-benar tersentralisasi atau terdesentralisasi.

(17)

Organisasi Lebih Tersentralisasi : 1. Lingkungan kerja lebih stabil

2. Manajer level bawah kurang mampu atau berpengalaman dalam membuat keputusan dibandingkan manajer level atas

3. Manajer level bawah tidak mau memberikan suara dalam pembuatan keputusan

4. Keputusan biasanya relatif minor

5. Organisasi cenderung menghadapi krisis atau beresiko atas kegagalan perusahaan

6. Organisasinya besar

7. Implementasi efektif dari strategi perusahaan bergantung pada manajer yang bersikukuh tentang apa yang sedang terjadi

(18)

Organisasi Lebih Terdesentralisasi :

1. Lingkungan kerja lebih kompleks, tidak pasti

2. Manajer level bawah mampu dan berpengalaman dalam membuat keputusan

3. Manajer level bawah ingin bersuara dalam pembuatan keputusan 4. Keputusannya signifikan

5. Kultur perusahaan terbuka untuk memungkinkan para manajer bersuara tentang apa yang sedang terjadi

6. Perusahaan tersebar secara geografis

7. Implementasi efektif dari strategi perusahaan bergantung pada manajer yang terlibat dan fleksibel dalam membuat keputusan.

(19)

6. Formalisasi

Definisi formalisasi adalah sestandar apakah pekerjaan-pekerjaan organisasi dan taraf dimana perilaku dipandu oleh beragam aturan dan prosedur. Dalam organisasi yang sangat terformalisasi, terdapat deskripsi pekerjaan yang eksplisit atau sarat dengan aturan organisasi dan secara jelas menggambarkan prosedur yang terkait dengan proses kerja.

(20)

Struktur Mekanistik dan Organik

Tidak akan ada dua (apalagi lebih) organisasi yang memiliki struktur yang identik. Suatu perusahaan dengan 30 karyawan tidak akan sama dengan perusahaan 30.000 karyawan. Bahkan, organisasi-organisasi dengan ukuran serupa pun tidak selalu memiliki struktur yang sama. Apa yang berhasil baik bagi satu organisasi belum tentu memberikan hasil serupa di organisasi lain

(21)

Dua Model Desain Organisasi

1. Organisasi Mekanistik

Merupakan struktur yang kaku dan terkontrol ketat yang dicirikan dengan spesialisasi yang tinggi, departementalisasi yang kaku, rentang pengendalian yang sempit, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sedikitnya partisipasi dalam pengambilan keputusan oleh para pekerja level bawah

(22)

Dua Model Desain Organisasi

2. Organisasi Organik

Yaitu suatu struktur yang amat adaptif dan fleksibel. Organisasi organik bisa jadi memiliki pekerjaan terspesialisasi, namun pekerjaan tersebut tidak terstandarisasi dan bisa berubah sesuai kebutuhan

(23)

Faktor-Faktor Kontinjensi

Manajer puncak biasanya berpikir keras untuk mendesain suatu struktur yang layak. Struktur yang layak ini bergantung pada empat variabel kontinjensi, yaitu :

1. Strategi 2. Ukuran 3. Teknologi

4. Tingkat Ketidakpastian lingkungan dari suatu organisasi

(24)

1. Strategi

Struktur organisasi seharusnya

memfasilitasi pencapaian sasaran

organisasi. Karena sasaran organisasi merupakan bagian penting dari strategi organisasi, sangat logislah apabila strategi dan struktur saling terkait.

(25)

2. Ukuran

Banyak terdapat bukti yang menunjukkan bahwa ukuran organisasi mempengaruhi strukturnya. Perusahaan besar biasanya yang memiliki lebih dari 2.000 karyawan cenderung untuk memiliki lebih banyak spesialisasi, departementalisasi, sentralisasi dan aturan serta regulasi daripada organisasi kecil

(26)

3. Teknologi

Setiap organisasi menggunakan sebagian bentuk teknologi untuk mengubah input kedalam output. Sebagai contoh, para pekerja di fasilitas whirlpool di manaus brasil, membuat oven microwave dan penyejuk udara melalui lini perakitan terstandarisasi

(27)

4. Ketidakpastian Lingkungan

Sebagian organisasi menghadapi lingkungan yang stabil dan sederhana dengan ketidakpastian yang rendah, sementara organisasi lainnya menghadapi lingkungan yang dinamis dan kompleks dengan banyak ketidakpastian. Manajer berusaha meminimalkan ketidakpastian lingkungan ini dengan menyesuaikan struktur organisasinya.

(28)

Desain Organisasi Yang Umum

Dalam membuat keputusan struktural,

manajer memiliki desain umum yang bisa

dipilih, yaitu :

1. Desain organisasi Tradisional

2. Desain organisasi Kontemporer

(29)

Desain Organisasi Tradisional

Ketika merancang sebuah struktur, manajer

bisa memilih salah satu dan desain-desain

organisasi

tradisional.

Struktur

ini

cenderung bersifat mekanistik.

(30)

a. Struktur Simpel

Sebagian besar perusahaan merintis kewirausahaannya dengan menggunakan struktur simpel. Yakni desain organisasi dengan departementalisasi rendah, rentang pengendalian yang luas, wewenang yang tersentralisasi pada satu orang dan sedikitnya formalisasi.

(31)

b. Struktur Fungsional

Struktur fungsional merupakan desain organisasi yang mengelompokkan keahlian pekerjaan yang serupa atau terkait. Anda bisa membayangkan struktur ini sebagai

departementalisasi fungsional yang

diterapkan pada seluruh organisasi.

(32)

c. Struktur Divisional

Struktur divisional merupakan struktur organisasi yang terdiri dari unit-unit atau divisi bisnis yang terpisah. Dalam struktur ini, setiap divisi memiliki otonom terbatas, dengan seorang manajer divisi yang memiliki wewenang atas unitnya dan bertanggung jawab atas kinerja unit tersebut.

(33)

Desain Organisasi Kontemporer

Manajer menemukan bahwa desain

tradisional sering kali tidak cocok dengan

lingkungan sekarang yang lebih dinamis

dan kompleks. Justru, organisasi harus

lebih ramping, fleksibel, dan inovatif,

dengan kata lain organisasi harus lebih

organik.

(34)

a. Struktur Tim

Struktur tim merupakan bentuk dari keseluruhan organisasi yang terdiri dari tim-tim kerja yang melakukan tugas-tugas organisasi. Dalam struktur ini, pemberdayaan pekerja sangat penting karena tidak ada wewenang manajerial dari atas kebawah.

(35)

b. Struktur Matriks dan Proyek

Selain struktur tim, desain kontemporer populer lainnya adalah struktur matriks dan proyek. Dalam struktur matriks, para spesialis/pakar dari berbagai departemen fungsional bekerja bersama dalam proyek yang dipimpin oleh seorang manajer proyek.

(36)

Struktur Matriks dan Proyek

Banyak organisasi kini menggunakan struktur proyek, dimana para pekerja senantiasa memberikan kontribusi dalam proyek-proyek. Tidak seperti struktur matriks, struktur proyek tidak memiliki departemen formal dimana para pekerja akan kembali setelah menyelesaikan satu proyek. Justru, para pekerja menyumbangkang kemampuan, keahlian dan pengalaman mereka kedalam proyek baru.

(37)

c. Organisasi tanpa batas

Desain organisasi kontemporer lainnya

adalah organisasi tanpa batas, dimana

desain

suatu

organisasi

tidak

didefinisikan atau dibatasi.

(38)

Organisasi tanpa batas

Ada dua jenis batasan : 1. Internal

Batasan horizontal yang ditanamkan oleh spesialisasi kerja dan departementalisasi serta batasan vertikal yang memisahkan pekerja berdasarkan level organisasinya.

2. Eksternal

Batasan yang memisahkan organisasi dari konsumen, pemasok, dan pemangku kepentingan

(39)

Tantangan Desain Organisasi Masa Kini

Ketika manager mencari tahu desain organisasi yang paling layak untuk mendukung dan memfasilitasi pekerja agar bisa melakukan pekerjaan mereka secara lebih efisien dan efektif. Mereka harus menghadapi berbagai tantangan. Cara mengatasi tantangan-tantangan ini antara lain adalah :

1. Menjaga agar para pekerja saling berhubung 2. Membangun Organisasi Pembelajar

3. Mengelola permasalahan struktur global

(40)

Menjaga agar para pekerja saling berhubung

Tantangan terbesar dari desain organisasi bagi manajer adalah mencari cara untuk tetap menjaga para pekerja yang tersebar dan bermobilitas tinggi agar tetap terhubung dengan organisasi.

(41)

Membangun Organisasi Pembelajar

Yaitu suatu organisasi yang telah

mengembangkan kapasitas untuk secara kontinu belajar, beradaptasi, dan berubah. Dalam organisasi pembelajar, para pekerja secara kontinu mendapatkan dan berbagi pengetahuan baru kemudian menerapkan pengetahuan tersebut dalam pengambilan keputusan atau dalam pekerjaan mereka.

(42)

Mengelola permasalahan struktur global

Ketika merancang atau mengubah struktur, para manajer harus mempertimbangkan implikasi kultural atas elemen-elemen desain organisasi tertentu . Sebagai contoh, salah satu studi menunjukkan bahwa formalisasi aturan dan mekanisme birokrasi mungkin lebih penting di negara-negara yang perekonomiannya belum maju, dan kurang penting di negara-negara dengan perekonomian maju, dimana para pekerjanya memiliki kemampuan dan pendidikan profesional yang lebih tinggi, dan bisa juga terpengaruh oleh adanya perbedaan budaya.

(43)

Pemikiran Final

Tanpa memandang desain struktur apa yang dipilih manajer untuk organisasinya, desain tersebut sebaiknya membantu pekerja mengerjakan tugasnya sebaik mungkin, seefesien dan seefektif mungkin. Struktur ini sebaiknya mendukung dan memfasilitasi anggota organisasi saat mereka mengerjakan tugas-tugas organisasi. Lagi pula, struktur tersebut menjadi sarana untuk mencari jalan keluar.

(44)

-SEKIAN-TERIMA KASIH

44