Dampak Lingkungan Fisik Kantor terhadap Kinerja dan Produktifitas
Karyawan
Oleh :
Ardiansyah 165211003
Program Studi D3 Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Email : ardiansyah.abs16@gmail.com
Abstrak
Pengaturan segala perabotan, mesin dan sebagainya dalam sebuah ruangan tertentu yang terbatas dapat disebut juga sebagai tata ruangan atau office layout. Pengaturan yang dilakukan ini juga tidak berputat pada hal seperti perabotan saja namun juga termasuk pengaturan faktor lain seperti suhu, kebisingan dan hal lainnya. Mengingat kegiatan pegawai yang kebanyakan waktunya dihabiskan dalam gedung kantor dan diruang kerja mereka, yang mempengaruhi keadaan mereka secara fisik yang berkaitan dengan kesehatan yang berdampak pada kinerja dan produktifitas mereka. Dalam hal ini pengaturan ruangan atau tata ruang mempengaruhi pegawai dan produktifitas mereka hal ini terasumsi dalam peryataan bahwa pegawai yang puas dengan suasana tempat kerja dan lingkungan kerja mereka cenderung akan lebih produktif dan memiliki kinerja yang baik.
Kata Kunci : Tata Ruang Kantor, Tujuan Penataan, Kepuasan Karwanan dan Kenyamanan Karyawan
Abstract
The arrangement of all furniture, machinery and so forth in a certain limited space can also be referred to as the layout or office layout. This arrangement also does not dwell on things like furniture but also includes setting other factors such as temperature, noise and other things. Given the activities of employees who spend most of their time in office buildings and their workplaces, affecting their physical health-related circumstances that affect their performance and productivity. In this case the layout or office layout affects employees and their productivity it is assumed in the statement that employees who are satisfied with the atmosphere of the workplace and their work environment tend to be more productive and have a good performance.
Key Words : Office Layout, Offic Layout Objectives, Employee Satisfaction and Employee Comfort
PENDAHULUAN Latar Belakang
Keberadaan kantor dan segala perabotan dan pengaturannya hadir dalam ruangan kerja tidak hanya mempunyai tujuan untuk
serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya” dari kutipan tersebut dapat diperoleh gambaran bahwa office layout merupakan suatu tindakan yang dilakukan untuk memperoleh kepuasan dari para pegawai. Menurut beberapa penelitian, kepuasan pegawai dalam hal lingkungan fisik dalam memperngaruhi produktifitas dan kinerja para pegawai ke arah yang lebih positif. Sedangkan Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia). [ CITATION Lit56 \l 1057 ] dari pernyataaan tersebut dapat diambil makna bahwa pengaturan ruangan ditujukan untuk memaksimalkan fungsi ruangan.
Jika ditelaah secara detail, pengaturan tata ruang atau office layout memiliki banyak sekali tujuan. Adapun beberapa tujuan tersebut antara lain :
Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja. karyawan dari meja ke meja.
Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
Mempergunakan segenap ruangan dengan baik. relasi dan tamu yang datang.
Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
Tujuan diatas menjelaskan bahwa tujuan tersebut mengarah atau menitik beratkan pada efektifitas kegiatan praktikal di kantor seperti arus komunikasi antar pegawai, pengawasan dan kegaitan lainnya atau suatu perusahaan serta penentu reputasi perusahaan atau baik buruknya perusahaan suatu perusahaan.
Dari tujuan diatas pula dapat dilihat bahwa bisa saja pengeaturan tidak ditujukan untuk membuat pegawai merasa nyaman namun hanya ditujukan agar kegiatan praktikal kantor yang lebih efektif. Perlu menjadi catatan bahwa kegiatan praktikal kantor yang efektif tidak selalu berbanding lurus dengan kepuasan pegawai. Kepuasan pegawai dalam hal ini merupakan kondisi dimana pegawai terpengaruhi secara positif oleh lingkungan fisik kantor atau tata ruangan kantor yang mempengaruhi pegawai baik kinerja dan produktifitas mereka.
Lalu seberapa jauhkah keadaan atau lingkungan fisik dapat memepengaruhi dan memberikan kepuasan kepada pegawai dan hal pada lingkungan fisik apa yang mempengaruhi produktifitas dan kinerja pegawai secara signifikan, merupakan pertanyaan yang akan di bahas di jurnal ini.
KAJIAN PUSTAKA
Adapun pengertian tata ruangan atau office layout oleh beberapa ahli adalah sebagai berikut :
Litlefield dan Patterson mengatakan“ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia). [ CITATION Lit56 \l 1057 ].
The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawannya”[ CITATION
Gie96 \l 1057 ]
Hicks and Place, “The problem of layout relates to the arrangement in the space involved so that all the equipment, supplies, procedures and personnel can function at maximum efficiency”. Masalah tata letak berhubungan dengan pengaturan di ruang yang terlibat sehingga semua peralatan, perlengkapan, prosedur dan personil dapat berfungsi dengan efisiensi maksimum. [ CITATION Pla74 \l 1057 ]
Dari beberapa pengertian tata ruang atau office layout dari beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa tata ruang atau office layout adalah segala bentuk pengaturan perlatan, perlengkapan, mesin, unit dan hal lainnya dalam ruangan kantor yang memiliki tujuan untuk memacu efisiensi kerja dan kepuasan pegawai ke titik maksimum.
Bentuk – Bentuk Ruang Kantor
Pada saat ini terdapat beberapa bentuk ruang kantor yang sering diterapkan di perusahaan - perusahaan. Bentuk – bentuk tersebut diantaranya, sebagai berikut :
a. Kantor Terbuka
Merupakan bentuk penataan ruang kantor yang menyuguhkan keadaan ruang kantor yang tanpa batas atau sekat antar pegawai sehingga dapat terjadi komunikasi secara langsung antar pegawai, pengawasan oleh semua pihal secara langsung dan juga pemakaian fasilitas bersama. Pembentukan kantor terbuka ini biasanya diterapkan pada ruangan yang cukup luas dengan jumlah pegawai yang sebanding.
Berikut beberapa gambar dari design ruang kantor terbuka :
Gambar 1. 1 Ruang Kantor Terbuka
b. Kantor Tertutup
Merupakan bentuk ruangan kantor yang terdiri dari beberapa ruangan yang meletakan masing – masing bekerja bekerja dalam satu ruangan terpisah. Pemebentukan ruangan kantor ini terjadi jika kantor memiliki banyak ruangan daripada ruangan luas atau dikarenakan sifat dari pekerjaan yang dilakoni oleh pegawainya yang bersifat rahasia atau membutuhkan ruangan masing – masing.
Adapun beberapa gambar dari design ruang kantor tertutup diantranya sebagai berikut :
c. Ruang Kantor Landscapre
Merupakan bentuk gabungan dari kedua raungan sebelumnya yaitu
ruangan terbuka dan tertutup dan mengambil keunggulan dari kedua design tersebut. Penyusunan tata letak meja disesuaikan oleh divisi atau bagian kerja yang masing – masing letak perdivisi dibedakan dan diberi batas atau sekat setinggi sekitar 1,2 – 1,5 meter.
Contoh dari bentuk kantor landascape ini adalah sebagi berikut :
Gambar 1. 5Contoh Ruang Kantor Landscape
Gambar 1. 6 Contoh Ruang Kantor Landscape
Tipe Ruangan Kantor
Ruang kantor atau office layout dapat dikatergorikan menjadi 2 tipe, yaitu sebagai berikut :
a. Process Layout
Dalam Process Layout, baik peralatan maupun karyawan disusun sesuai urutan operasi. Misalnya, bagian pengarsipan mungkin terletak di sebelah bagian pengiriman dan sebagainya. kantor yang dibutuhkan atau yang menjadi bagian dari pekerjaan karyawan atau suatu divisi tersebut digunakan. Misalnya, komuter –
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur. sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
o Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat. [ CITATION Mut73 \l 1057 ]
Prinsip Penyusunan Tata Ruang Kantor / Office Layout
Terdapat beberapa hal yang harus dipenuhi dalam penyusunan tata ruang kantor atau office layout demi tercapainya tujuan penyusunan ruang kantor. Hal tersebut adalah sebagai berikut :
Penyusunan layout harus membuat proses kegiatan praktikal kantor menempuh atau melalui jalur paling ekefetif.
Penyusunan tata ruang kantor harus membuat aliran dari kegaitan kantor berjalan lancar.
Ruangan yang digunakan harus menjadi ruangan yang dapat dipergunakan secara optimal
Pemerhatian jarak atau space mempengaruhi kondisi ruangan kantor, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Cahaya
Gelombang pancaran yang tersebear ke seluruh ruangan dari sumber cahaya seperti lampu, mata hari dan lainnya disebut cahaya. Cahaya memiliki peran penting ruangan yang dalam hal ini adalah ruangan kantor, warna memiliki lewat rangsangan yang berasal dari warna yang merangsang atau menimbulkan kesan pada otak dan juga perasaan (emosi) manusia.
Terdapat beberapa pekerjaan yang menimbulkan kegaduhan baik yang berasal dari mesin maupun kegiatan yang dilakukan, namun disisi lain ada pula pekerjaan lain yang malah sebaliknya yaitu membutuhkan ketenangan dan juga tidak menimbulkan suara yang
keras dala pelaksanaan
pekerjaannya. Oleh karena itu dalam hal ini suara memiliki peran yang cukup besar dalam penataan ruangan kerja terlebih jika terdapat 2 divisi atau lebih yang menghasilkan polusi suara yang kontras satu sama lain.
Pengaruh Lingungan Fisik Kantor Terhadap Pegawai
1. Pengaruh Design Tempat kerja Dasar yang mempengaruhi perilaku para pegawai ditempat kerja adalah bentuk atau design fisik terpat kerja dimana mereke bekerja. Design kerja yang lebih komtemporer yaitu bentuk terbuka memeberikan sedikit privasi dalam bekerja
namun menuntut atau
menghasilkan beberapa keuntungan dengan ditukarnya privasi para pekerja dengan kelebihannya tersebut. Biaya yang rendah dan pengawasan yang dinilai dapat dilakukan maksimal terhadapap para karyawan membuat konsep ini meningkat penerapannya di perusahaan – perusahaan.
workstations placedwithin an open space; sometimes divided by panels, but also include conventional shared offices withseveral workers in an office space” (desain terbuka mengacu pada kantor dengan stasiun kerja individual yang ditempatkan dalam ruang terbuka; Kadang dibagi oleh panel, tapi juga termasuk kantor bersama konvensional dengan beberapa pekerja di ruang kantor ) Pada awal mula pengembangannya, konsep kantor terbuka ini digadang - gadang akan dapat meminimalisir biaya yang dikeluarkan karena tidak memiliki batas atau pun dinding yang harus
dibangun namun akan
meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan komunikasi pada saat kerja antar pegwai. Tidak hanya hal tersebut, menurut Brennan, Chugh, & Kline (2002) dan Zeitlin, (1969) mereka berpendapat bahwa konsep terbuka membuat ruangan kerja menjadi fleksibel, mengurangi akomodasi dari masing – masing pegawai. Juga terdapat klaim bahwa desain ruang terbuka komunikasi dan meningkatkan interaksi antar karyawan, dan sebagai hasilnya meningkat kepuasan, moral dan produktivitas karyawan. Hal ini terbukti dari beberapa bukti dari beberapa perusahaan yang telah berhasil menerapkannya dan mendapatkan hasil dan kefektifan yang diharapkan.
Namun para peneliti juga menemukan bahwa, keefektifan dari penerapan desain ini dapat kebisingan, berkuranganya privasi dan hal lainnya.
Menurut Hall (1966), “individuals have their own personal space which, when violated, lead them to feel crowded and uncomfortable” yang tadinya akan dicapai. Hal itu dapat terjadi karena terganggunya wilayah pribadi seseorang yang berlebihan atau dengan intensitas yang besar, dapat menimbulkan ketidaknyamanan yang nantinya
akan berujung pada
(1989), kebaikan pengaturan kantor penggunaan maksimal dan ekonomi. harus diperhatikan dalam pengaturan lingkungan kantor, yaitu :
Kelancaran kerja antar petugas dan karyawan.
Efisiensi kerja antar petugas
dan pekerja serta
pengkondisian area kerja pekerja yang menurunkan produktifitas para karyawan. Hal tersebut terjadi karena faktor kenyamanan yang menurun yang mnyebabkan menurunnya tingkat konsentrasi pegawai sebagai contoh ketika
Beberapa studi yang dilakukan oleh Lorsch dan Abdou (1994), "menunjukkan bahwa saat sistem pendingin ruangan diperkenalkan, karyawan merasa ruang kerja mereka menjadi lebih nyaman dan produktivitas cenderung meningkat 5-15 persen karena mereka bisa berkonsentrasi pada pekerjaan
mereka. Pernyataan ini
menjelaskan bahwa ketika seorang karyawan merasa nyaman dengan lingkungan tempat kerja, hal itu bisa mengalihkan perhatian pekerjaan mereka sehingga mereka bisa berkinerja lebih baik.
tidak hanya meningkatkan laju mempengaruhi tindakan seorang karyawan. Ruang kerja yang sempit, tidak terorganisir, kotor dan berdebu juga bisa memberi tekanan kepada karyawan dan ini bisa mempengaruhi pekerjaan dan kinerja mereka.
3. Pengaruh warna pada
lingkungan kantor
Warna adalah fenomena yang terjadi karena respon terhadap rangsangan cahaya. Di tempat kerja fenomena visual ini memiliki peranan yang cukup penting, menurut Garris dan Monroe (2005) menyatakan bahwa warna tidak hanya mempengaruhi mood tapi juga kesehatan dan produktivitas. Lalu seperti yang disebutkan oleh Syahrul Nizam & Emma Marinie (2010), warna juga memengaruhi aspek psikologis penghuni suatu bangunan. Beberapa warna memberikan ketenangan, beberapa antrara produktivitas dengan warna. Namun, skema warna memang memainkan peran penting pada lingkungan kerja. Menurut Farshchi dan Fisher (1997), karakter ruang mempengaruhi emosi manusia dan tingkah laku. Dalam konfigurasi atau pengaturan ruang, warna juga berperan penting dalam mempengaruhi baik daerah besar atau kecil. Misalnya, ruangan yang panjang dan sempit bisa
dibuat agar terlihat lebih normal jika dinding akhir dilukis dengan warna hangat, dalam dan intens, sementara dinding samping dilukis dengan lebih ringan. Langit-langit rendah akan tampak kurang pekerjaan yang digeluti maka akan terjadi kenyamanan pada saat bekerja diruangan yang ditempati. Contoh warna – warna tenang untuk pekerjaan yang membuuhkan konsentrasi tinggi seperti akuntan dan lain – lain.
Dari hal tersebut jelas bahwa warna membantu dalam menciptakan perhatian. Hal ini penting bagi pekerja terutama dalam kinerja kerja. Tanpa konsentrasi dan perhatian, pekerjaan yang dilakukan akan rendah kualitas dan produktivitasnya . Oleh karena itu, pertimbangan warna untuk meningkatkan produktivitas harus dilakukan dengan bimbingan yang tepat
4. Kebisingan sebagai stres psikososial
mengidentifikasi kebisingan sebagai pemicu ambien yang berkaitan dengan kepuasan kerja dalam pekerjaan lingkungan. Tidak hanya kebisingan yang dihasilkan oleh obrolan para pegawai namun kebisingan yang dimaksud termasuk kebisingan yang dihasilkan mesin – mesin yang dioperasikan di kantor tersebut. Menurut Denyer J.C (1969) ada beberapa langkah yang bisa
diimplementasikan oleh
manajemen untuk mengurangi tingkat kebisingan di kantor seperti:
Pasang bahan penyerap suara di langit-langit, dinding dan lantai kantor.
Penyerap suara Layar 'juga bisa dipasang untuk ruang kantor yang menggunakan konsep landscape. Selain itu, penggunaan tirai tebal 'bleeps' untuk mengurangi kebisingan.
Dampak kebisingan bisa
dikurangi dengan
memasang penutup lantai seperti karpet dan sebagainya.
Manajer atau manajemen fasilitas harus memastikan bahwa karyawan yang
5. Pengaruh tanaman interior terhadap karyawan
KESIMPULAN
Keadaan kantor seperti desain tata ruangan, suhu dan cuaca dalam ruangan, suara dan kebisingan, penggunaan warna dan tanaman yand diletakan didalama ruangan memiliki pengaruh terhadap para pegawai yang pada akhirnya berpengaruh pada kinerja dan performa dari masing – masing pegawai dan produktifitas mereka. Pengaruh tersebut terjadi karena baik faktor fisik dan non fisik pegawai yang menjadi objek inti penelaahan pengaruh yang ditimbulkan. Terdapat dua pengaruh yang dapat di telaah untuk dapat meningkatkan kinerja dan produktifitsa sekaligus meminimalisir dampak negatif dari beberapa faktor yang telah dijelaskan. Dalam jurnal ini dijelaskan bahwa apa yang dirasakan oleh pegwai merupakan salah satu faktor pembentuk tingkat produktifias yang dihasilkan. Oleh karena itu, pengaturan tata ruang atau office layout kantor sebaiknya tidak hanya mengedepankan kelancaran kegiatan praktikal kantor saja melainkan juga menimbang mengenai kelancaran dan kenyaman dari sudut pandang orang – orang yang bekerja di dalam kantor tersebut. Dengan begitu maka akan tercipta lingkungan kerja yang tidak hanya nyaman bagi semua pihak namun juga memberikan kontribusi bagi perusahaan dengan tingkat produktifitas yang tinggi.
SARAN
Dalam hal berusaha, perusahaan pada dasarnya mencoba mengoptimalkan segala sumber daya, salah satunya biaya. Perusahaan memiliki hak untuk mengelola biaya baik meminimalisir atau pun mencoba mengefektifkannya. Namun dalam hal ini perusahaan hendaknya memperhatikan segala aspek dan pihak yang terlibat dengan cara menelaah penerapan rencana dari berbagai sudut pandang pihak - pihak yang terlibat sehingga akan terjadi lingkungna kerja
yang nyaman dan juga produktif serta berbiaya tepat guna. Karena dalam hal penataan ruangan ruangan kantor harus melibatkan pertimbangan sedemikian rupa sehingga tujuan yang dicita – citakan dari penataan ruang tersebut dapat tercapai.
Arora, S. (1980). Office Organization and Management. U.S: Vikas Publishing House PVT LTD.
Denyer, J. (1996). Office Management. London: The English Language Book Society And Mcdonald And Evans Ltd.
Gie, T. L. (1996). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: The Liberty Yogyakarta.
Littlefield, C. L., & Patterson, R. L. (1956). Modern Office Management. United State: Prentice-Hall.
Muther, R. (1973). Systematic Layout Planning. U.S: CBI Publishing Co Inc.
Place, I., Wilkinson, R. L., & Hicks, C. B. (1974). Office Management. U.S: HarperCollins Publishers.
Tonya L. smith-jackson.,& Katherine W. klein (2008), ―open-plan offices: task performance and mental workload . Journal of e‖ nvironmental Psychology, 29, 279-289.
Brennan, A., Chugh, J., & Kline, T. (2002). Traditional versus open office design: A longitudinal field study. Environment and Behavior, 34, 279–299.
Zeitlin, L.R. (1969). A comparison of employee attitudes toward the conventional office and the landscaped office. Technical report, Port of New York Authority.
Bach, F. W. (1965). The whys and wherefores of the open-plan office. Kommunikation, 1, 103–106.
Allen, T. J., & Gerstberger, P. G. (1973). A field experiment to improve c ommunications in a product engineering department: The nonterritorial office. Human Factors, 15, 488–498
Hundert, A.J., Greenfield, N. (1969). Physical space and organizational behaviour: A study of an office landscape. Proceedings of the 77th Annual Convention of the American Psychological Association (Vol. 1, pp. 601–602).
Brookes, M. J., & Kaplan, A. (1972). The office environment: Space planning and affective behavior. Human factors, 14(5), 373–391.
Evans, G. W., & Johnson, D. (2000). Stress and open-office noise. Journal of Applied Psychology, 85, 779–783.
Sundstrom, E., Town, J., Rice, R., Osborn, D., & Brill, M. (1994). Office noise, satisfaction, and performance. Environment and Behavior, 26(2), 195–222.
Hall, E. T. (1966). The hidden dimension. Garden City, NY: Doubleday.
Oldham, G. R., & Rotchford, N. L. (1983). Relationships between office characteristics and employee reactions: A study of the physical environment. Administrative Science Quarterly, 28, 542–556.
Chan, Y.-K. (1999). Density, crowding, and factors intervening in their relationship: Evidence from a hyper-dense metropolis. Social Indicators Research, 48, 103–124.
Mital, A., McGlothlin, J. D., & Faard, H. F. (1992). Noise in multiple-workstation open-plan computer rooms: measurements and annoyance. Journal of Human Ergology, 21, 69–82.
