ANALISA SISTEM PEMESANAN PADA
PERCETAKAN INDOCI. E
AdvJAKARTA PUSAT
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)
Kahfi Al Hadad (18112157)
Muchamad Yasin (18111601)
M Randi Nurul Huda (18112362)
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Infomatika Salemba 22
ii
Kuliah kerja praktik ini telah disetujui untuk di nilai pada periode : Tahun Akademik 2013/2014 di semester 5
DOSEN PENASEHAT AKADEMIK 12.5G.07
iii
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK
Kuliah kerja praktik ini telah dinilai pada tanggal...
PENILAI
( ... )
Saran-saran dari penilai :
iv
Puji shukur kami atas rahmat dan karunia ALLAH SWT sehingga kami dapat menyelesaikan lapaoran kuliah kerja prakti (KKP) yang kami beri judul sebagai berikut :
” ANALISA SISTEM PEMESANAN
PADA PERCETAKAN INDOCI. E Adv”
yang mana merupakan sharat kelulusan mata kuliah kerja praktik lapangan jurusan Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Bina Sarana Informatika.
Banyak kendala yang kami hadapi dalam penyusunan laporan ini.Namun terlepas dari itu semua, kami tidak bisa berbuat lebih tanpa bimbingan,pengarahan dan bantuan yang kami peroleh.Tidak ada kata yang lebih indah selain ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu kami :
1. Direktur Akademi Manjemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
v
4. Staf / Karyawan / Dosen di lingkungna AMIK BSI
5. Bapak Suhendra selaku Pemilik Percetakan INDOCI. E Adv
6. Para Karyawan INDOCI. E Adv
7. Kedua orang tua kami tercinta atas segala dukungannya baik secara moril, maupun sprirituil di dalam menyelesaikan Laporan KKP ini.
8. Serta semua rekan-rekan sejawat yang telah memberikan bantuanya dan pengarahanya dalam proses pembuatan Kuliah Kerja Praktek .
Demi terwujudnya laporan Kuliah Kerja Praktek ini, penulis menyadari tidak akan selesai dengan tepat waktu tanpa bantuan dari rekan semua dan penulis menyadari bahwa penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini jauh dari kata sempurna dan penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca yang budiman, agar nantinya penulis dapat memperbaiki kesalahan dimasa mendatang.
Akhir kata semoga laporan KKP ini dapat berguna bagi penulis khusunya dan tentunya bagi para pembaca sekalian umumnya,amin ya rabbal alamin.
Jakarta, 01 Desember 2013
vi
Halaman
Lembar Judul Laporan Kuliah Kerja Praktek...
i
Lemaar Persetjuan Laporan Kuliah Kerja Praktek...
ii
Lembar Penilain Laporan Kuliah Kuliah Praktek...
iii
Kata Pengantar...
iv
1.5. Sisitematika Penulisan………. 5
BAB II
LANDASAN TEORI
... 72.1 Konsep Dasar Sistem... 7
2.2 Peralatan Pendukung... 8
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN...
233.1 Umum……….. 23
3.2 Tinjauan Perusahaan……… 24
3.2.1 Sejarah Perusahaan……… 24
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi………. 26
3.3 Prosedur Sistem Berjalan……….. 30
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan………. 33
3.5 Kamus Data………..……… 36
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan……….. 40
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan………. 40
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran……… 40
3.7 Permasalahan Pokok………. 41
3.8 Pemecahan Masalah………. 42
BAB IV
PENUTUP
………..
43
vii
4.2 Saran……… 43
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
SURAT KETERANGAN RISET/PKL
NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK
viii EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat penyimpanan atau mengambil data yang diperlukan
PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung
A.Simbol Data Flow Diagram
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar III.I Struktur Organisasi………2
2. Diagram III. II Diagram Konteks Sistem Berjalan………2
3. Diagram III.III Diagram NOL Sistem Berjalan………..3
x
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Selama proses riset kami mengumpulkan data data dan sebagai bukti kami lampirkan beberapa berkas yang berkaitan dengan proses penerimaan persanan CV. INDOCI. E Adv sebagai berikut :
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Perkembangan Tekhnologi Informasi dan Komunikasi di era sekarang ini semakin canggih dan modern, dan kebutuhan akan sebuah informasi semakin meluas dan bersifat komputerisasi yang bertujuan untuk mempermudah kinerja para pemakainya. Banyak Bidang kehidupan yang telah menerapkan sistem komputerisasi, seperti bidang Pendidikan, Perkantoran bahkan bidang usaha yang berskala kecil atau pun besar sudah melakukan transisi sistem yang sebelumnya menual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dengan semakin majunya TIK semua pemrosesan suatu informasi / data menjadi hal yang sangat sederhana (simple) dan tidak rumit bahkan sudah menjadi hal yang sangat biasa, semua permrosesan data di lakukan dengan menggunakan komputer sehingga dalam pelaksanaanya lebih efisien, efektif dan tentunya tepat waktu. Mereka tidak lagi menyimpan sebuah dokumen ataupun file dalam beberapa lembar kertas namun sekarang mereka menyimpan dokumen yang berisi tentang data perusahaan atau pun data yang berhubungan dengan bisnis perusahaan tersebut di dalam komputer mereka, menggunakan basis data (database) bahkan sekarang ada sebuah tekhnologi baru yang mempunyai ruang penyimpanan di atas awan yang dikenal dengan terkhnologi Cloud storage system dengan kapasitas
3
1
Semua itu tidak lepas dari peran seorang pengembang atau pun seorang programmer yang mengembangkan perangkat lunak, dengan di kembangkanya proyek- proyek baru seperti di kembangkanya Microsoft visual basic dengan konsep visual objek oriented programming dan juga proyek open source server local seperti xampp,apache2triad memudahkan pengguna atau user mengolah suatu sistem informasi yang berbasis web (web application) secara offline dengan penerapan yang sesuai dengan fungsi dan sasaran masing-masing dan tentunya juga online, serta didukung perangkat keras yang baik dan akan semakin mempermudah kinerja manusianya dimasa sekarang dan mendatang.
Berdasarkan uraian mengenai perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi serta sistem informasi tersebut, penulis tertarik untuk membahas laporan KKP mengenai
“Analisa Sistem Pemesanan Pada Percetakan INDOCI. E Adv”
Agar di kemudian hari penulis dapat mengetahui dengan jelas sasaran suatu sistem, dan juga dapat mengetahui lebih jauh tentang prosedur prosedur sistem yang terdapat di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan harapan penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat membantu tercapainya tujuan perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung.
1.2. Maksud Dan Tujuan
1
1. Agar penulis mampu menerapkan pengetahuan yang diterima, agar dapat diaplikasikan dan di sosialisasikan dalam kehidupan nyata dan sebagai bahan pertimbangan awal sebelum terjun di dunia kerja.
2. Menganalisa sistem pemesanan pada percetakan INDOCI. E Adv dan menganalisis cara pemrosesan pesanan sampai dengan hasil akhir serta mengidentifikasikan masalah masalah yang ada di dalam perusahaan tersebut. 3. Memberi solusi terbaik untuk memajukan sistem yang masih manual.
Sedangkan tujuan dari penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi Mata Kuliah Kuliah Kerja Praktik pada semester lima jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Metode penulisan merupakan langkah awal yang sangat penting dalam penyusunan laporan KKP khusunya perancangan sistem. dan penulis melakukan pengumpulan data dengan cara sebagai berikut:
1. Wawancara (Interview)
Metode ini adalah pengumpulan data dengan cara tanya jawab dengan narasumber secara langsung unutk mendapatkan kelengkapan data mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan pemesanan barang yang terdapat di CV. INDOCI. E Adv
2. Pengamatan (Observation)
5
1
yang berhubungan dengan pokok masalah yang akan diambil. dan dari hasil kegiatan pengambilan data / informasi tersebut dapat diketahui kesalahannya dan proses dari kegiatan tersebut.
3. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan tersebut di atas penulis juga melakukan Studi kepustakaan, dilakukan guna mendukung dan memperlengkap data yang di dapat berupa referensi untuk memperkuat data yang kami peroleh agar relevan dengan topik atau pokok masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan, buku tahunan, ensiklopedia, dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain.
1.4.Ruang Lingkup
Dalam penulisan Kuliah Kerja Praktek penulis membahas mengenai proses penerimaan pesanan,proses produksi barang, proses pembayaran, sampai dengan proses akhir pesanan tersebut sampai ketangan costomer.
1.5.Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah dalam menyajikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, maka penulis melakukan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
1 BAB II LANDASAN TEORI
Menjelaskan tentang konsep dasar sistem yang akan diteliti yang terdiri dari pengertan sistem, peralatan pendukung (tools System) yang di gunakan dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktik yang berupa diagram alir data yang meliputi diagram kontek sistem berjalan, diagram nol dan diagram detail sistem berjalan dan kamus data yang terdiri dari kamus data dokumen masukan dan kamus data dokumen keluaran.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Menjelaskan tentang analisa sistem secara umum, tinjauan perusahaan yang berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi beserta fungsinya,prosedur sistem berjalan, DAD sistem berjalan,kamus data,spesifikasi sistem berjalan mulai dari dokumen masukan (input) sampai dengan dokumen keluaran (output), serta mengenai permasalahan dan pemecahanya.
BAB IV PENUTUP
7 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem sangat dibutuhkan dalam suatu oraganisasi, perusahaan atau instansi pemerintah, karena sistem sangat menunjang terhadap kinerja dan produktifitas suatu perusahaan maupun instansi, baik perusahaan yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik maka diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) yaitu adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
A. Pengertian Sistem
Adapun devinisi sistem menurut pakar / ahli dapat diuraikan sebagai berikut :
Pengertian sistem menurut Jerry Fitz Gerrald dalam Jogianto HM (1999:1)
”Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu”.
atau lebih departemen yang di terapkan untuk menjamin penangnan yang seragam dari transaksi –transakasi bisnis yang terjadi”.
Kata “Sistem” sering kali dipergunakan dalam percakapan sehari hari dan
sudah sangat familiar didalam masayarakat, dalam forum diskusi dan lain sebagainya sehingga penggunaan makta sistem menjadi komplek dan beragam, adapun pengertian sistem yang paling umum diartikan sebagai suatu komponen yang berbeda yang menjadi satu untuk alasan tertentu.
B. Karakteristik Sistem
Selain itu terdapat karakteristik sistem yang dapat mengidentifikasikan hal tersebut dapat dikatakan sebagai sebuah sistem.
Adapun karakteristik sistem meliputi : 1. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian dari sistem. 2. Lingkungan Luar (Environment)
Apapun yang berhubungan dengan apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem
9
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya
Atau dengan lingkungan luar. 4. Jalinan (Interface)
merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lainnya.
5. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem Masukkan dapat berupa maintenance input dan signal input.
6. Proses (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.
7. Keluaran (output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
8. Sasaran / Tujuan (goal)
C. Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara suatu komponen dengan komponen yang lainnya. Klasifikasi dapat di bagi menjadi lima bagian yaitu :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.
2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti. 3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
11
4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnyas istem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer. 5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).
D. Pengertian Informasi
Telah diketahui bahwa informasi meruakan hal terpenting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukan hasil dari pengolahan data yang telah diorganisasikan bagi orang yang menerimanya atau yang memakai informasi tersebut. Menurut Robert N. Antoni dalam Jogianto MH ( 1999:8 ) ” Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga memiliki arti dan manfaat bagi pemakainya di dalam mengambil keputusan”.
E. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogianto HM (1999:1)
“Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dangan laporan-laporan yang diperlukan”
a. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang di inginkan.
c. Blok Keluaran
Produk dari keluaran sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Tekhnologi
Tekhnologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, tekhnologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Tekhnologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware). e. Blok Basis Data
13
f. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperature, air, debu, human error, kecurangan-kecuranga, kegagalan-kegagalan dari sistem itu sendiri, bahkan acaman saborase seperti serangan dari peretas yang dapat membuat sistem menjadi berantakan dan bahkan dapat mengalami kerusakan. Beberapa pengendalian sistem perlu dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan bahwa hal hal maupun ancaman yang dapat merusak sistem dapat di cegah atau pun jikalau terlanjur sudah mengalami kerusakan dapat langsung di atasi.
F. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Menurut George M. Scoot dalam Jogianto HM (1999:14) “ Sistem Informasi
Manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk mebutuhan manajerial maupun kebutuhan
operasi”.Menurut Barry E. Chussing dalam Jogianto HM (1994:14) “Sistem
Informasi Manajemen adalah kumpula dari manusia dan sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perancanaan dan pengendalian aktifitas-aktifitas organisasi.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
1. Diagram Alir Data
DAD atau yang biasa kita kenal dengan DFD (data flow diagram) merupakan suatu yang menggambarkan pandangan mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran dan menganalis prosedur prosedur suatu sistem secara detai baik itu yang menggambarkan kinerja suatu yang berjalan secara manual maupun yang sudah terkomputerisasi.
Simbol yang digunakan untuk membuat diagram alir data yang lazim digunakan, terdiri dari empat symbol yaitu :
a. Simbol DAD
1. Entitas/Lingkungan Luar ( external entity )
Adalah simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal dan tujuan dari data. Adapun elemen-elemen yang terbentuk di dalam Entitas bisa berbentuk badan oorganisasi, departemen, orang, ataupun lainya yang masih berhubungan dengan sistem tersebut.
2. Proses ( process )
Adalah simbol yang digunakan sebagai tempat pengolahan data atupun tranformasi dari data yang masuk sehingga dihasilkan suatu keluaran (output).
3. Arus Data ( data flow )
15
dari proses sistem yang mengalir di antara proses ( process ), Penyimpanan Data ( data store ), dan Entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah.
4. Penyimpanan Data ( data source )
Adalah simbol yang digunakan sebagai media penyimpana dari hasil yang telah diproses pada sistem.
b. Aturan Main DAD
1. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan
External Entity secara langsung.
2. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan Data Store dengan Data Store
secara langsung.
3. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan Data Store dengan External Entity
secara langsung.
4. Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.
5. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.
c. Tahapan Pembuatan DAD
Diagram yang digunakan untuk mengambarkan sumber data serta tujuan data yang akan diproses dimana penggambaran sistemnya di lakukan secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol ( OverviewDiagram )
Diagram yang menggambarkan detail dari diagram konteks, mengenai masukan dan keluaran yang diterapkan dalam diagram konteks dan sudah menunjukan bentuk penimpanan data ( data store ).
3. Diagram Detail
Diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.
2. Kamus Data ( data dictionary )
Kamus Data adalah suatu penjelasan tertulus mengenai suatu data yang berada di dalam database. Kamus data pertama kali bebentuk kamus dokumen yang tersipan dalam suatu bentuk hard copy dengan mencatat catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dalam bentuk yang dicetak. Penggunaan kamus data saat ini dengan berbasis pada computer, pada penggunaaan kamus data berbasis computer penjelasan data dimasukan ke dalam computer dengan menggunakan perintah DDL ( data devinition language ) dari sistem namajemen basis data.
17
Kamus Data dapat mencerminkan keterangan-keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya, maka data yang harus dimuat dalam kamus data adalah sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data harus dicatat di kamus data, sehingga yang membaca DAD memerlukan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu didalam aliran data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama nam ini ada. Alias perlu di tulis Karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda unutk orang atau departemen satu dengan yang lainya.
3. Bentuk Data
Bentuk dari data perlu di catat dalam kamus data, karena dapat digunakan sewaktu waktu unutk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu di catat di kamus data supaya mempermudah mencari arus data ini di DAD.
Penjelasan di gunakan unutk lebih memperjelas lagi tetang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka di bagian penjelasan ini dapat di isi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat karena unutk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan, dan kapan laporan-laporan harus di hasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangakan volume puncak menunjukan voume yang tebanyak.
8. Struktur Data
19
b. Notasi Pada Kamus Data 1. Notasi Tipe Data
Digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data. Notasi umum yang digunakan antara lain :
Tabel II.I. Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi . Titik, sebagai pemecah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
2. Notasi Struktur Data
Digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Tabel II.II. Notasi Struktur Data
NOTASI KETERANGAN
= Terdiri dari
+ And ( dan )
( ) Pilihan ( boleh Ya atau Tidak ) { } Iterasi atau pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan
22 BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umun
pada percetakan tersebut dengan sistem pemesanan yang terkomputerisasi, dalam hal ini user (pengguna) dapat mengolah data pembayaran dengan komputer dan dapat mengetahui hasil transaksi dalam setiap waktu yang ditentukan berupa rekapitulasi transaksi atau lebih sering disebut laporan. Waktu yang diperlukan untuk mengolah data tersebut jauh lebih cepat dari sistem manual yang sekarang ini masih di gunakan oleh percetakan tersebut. Oleh karena itu dirasa perlu dibuat dan diterapkanya sistem tersebut, agar sistem dapat di implementasikan dan di aplikasikan untuk pemecahan masalah sistem yang masih manual pada pecetakan Indoci. E Adv.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan terhadap perusahaan secara umum untuk mendukung jalanya suatu sistem, yang siklus hidup sistemnya masih manual, supaya sistem tersebut nantinya dapat berjalan dengan baik, terencana, terarah dan sesuai dengan prosedur yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri, sedangkan secara khusus unutk menjalankan tugas-tugas perusahaan dengan lebih efektif dan efisien dan tepat waktu.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
24
Untuk memenuhi kebutuhan ekonomi mereka menciptakan suatu lapangan pekerjaan sendiri.sehingga mereka mencari alternatif termudah yaitu dengan mendirikan usahanya sendiri sesuai kemampuan yang mereka miliki lalu mereka kembangkan dengan cara menekuninya. Ide dan inisiatif ini berawal dari pemikiran pendiri CV. INDOCI. E. Adv yaitu Bpk. Suhenrdra untuk mengatasi faktor ekonomi dan untuk memenuhi segala kebutuhan periklanan. Maka mereka mendirikan suatu usaha atau lapangan pekerjaan sendiri sebagai bentuk alasan untuk mengatasi permasalahan permasalahan ekonomi dengan menciptakan suatu peluang kerja / pekerjan sendiri yaitu dengan mndirikan CV. INDOCI. E. Adv yang bergerak dibidang periklanan dan jasa serta menjual berbagai macam perlengkangkapan seperti APPI, Jas, Spanduk,Lencana, Flyer, spanduk dan lain lain.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
1. Struktur Organisasi
Bentuk struktur organisasi yang terdapat dalam percetakan INDOCI. E Adv adalah sebagai berikut :
GAMBAR III.1.
STRUKTUR ORGANISANI CV. INDOCI. E Adv Pemilik Perusahaan
(Suhendra)
26
2. Fungsi Organisasi
Dalam sebuah organisasi pasti mempunyai fungsi dan tujuan masing masing, adapun fungsi fungsi dari tiap tiap bagian dan tujuannya sebagai berikut :
a. Owner / Pemilik
Adalah puncak pimpinan tertingi dalam suatu organisasi tersebut serta memiliki kekuasaan sepenuhnya pada perusahaan yang bertujuan untuk mengatur suatu organisasi didalam dan sangat berperan penting bagi perusahaan tersebut
b. Bagian Administrasi
Administrasi memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Membuat laporan administrasi antara pelanggan dan perusahaan.
2. Menerima order dari pelanggan dan kemudian meneruskan melakukan pembukuan untuk di beriakan kepada pimpinan perusahaan.
3. Memberikan intruksi kepada desainer unutk mempersiapkan desain dan bagian produksi untuk mengerjakan pesanan.
c. Desainer
Bertugas merancang desain atau tampilan sesuai dengan permintaan pelanggan tentang barang yang di pesan.
d. Bagian Produksi
28
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Secara umum prosedur sistem yang sedang berjalan di Percetakan INDOCI .E Adv meliputi prosedur pemesanan, prosedur administrasi, prosedur produksi, prosedur laporan adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pemesanan
Pertama pemesan ataupun pelanggan melakukan pemesanan dengan 2 cara, yang pertama seorang pemesan ataupun pelanggan mendatangi langsung ke bagian administrasi untuk mengisi formulir pemesanan barang maupun memberikan desain (rancangan) kepada bagian administrasi, dan sebaliknya guna mensepakati antara kedua belah pihak tentang persetujuan pemesanan dan rancanganya beserta uang muka atau DP(down payment) dari pemesan atau pelanggan.
Yang kedua dengan menggunakan via telfon untuk melakukan pemesanan dan jika seorang pemesanan menghendaki untuk menggunakan desain (rancangan) dari perusahaan maka perusahaan mengirimkan desain / rancangnanya dengan menggunakan email yang sebelumnya sudah ada konfirmasi agar terjadi kesepakatan, dan sebaliknya.
2. Prosedur Persetujuan
produksi.Serta mengeluarkan lembar fakrur untuk di berikan kepada costumer untuk penagihan,dan untuk di arsipkan guna sebagai pembuatan laporan.
3. Prosedur Produksi
Bagian produksi menerima formulir pemesanan barang yang telah di acc dari bagian administrasi, untuk kemudian barang pesanan tersebut diproses.
30
4. Prosedur Pembayaran
Prosedur pembayaran dilakukan dengan mengambil atau memvalidasi data dari tanda bukti pesanan barang yang di pegang oleh pelanggan dan data formulir pemesanan barang yang telah di acc sebelumnya oleh pimpinan beserta faktur yang di gunakan untuk penagihan pembayaran dari DP (down payment) sebelumnya.
5. Prosedur Pembuatan Laporan
Form Pesanan yang telah di Acc di berikan kepada administrasi untuk diproses. Dalam proses pembayaran bagain administrasi mengeluarkan dua lembar faktur (invoice). Faktur (1) Akan di arsip oleh bagian administrasi guna pembuatan laporan. Faktur (2) Diberikan kepada pemesan sebagai tanda pembayaran atau tagihan pembayaran.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu prosedur dan menunjukan arus data atau dokumen pada suatu sistem.diagram alir data juga mampu mengkoseptualisasikan bagaimana data-data berpindah didalam organisasi.pada aliran dat menekankan logika yang mendasari sistem.
Tahapan Proses pembuatan DAD. 1. Diagram Konteks
32
FPB :Formulir Pemesanan Barang LP :Laporan Pemesanan
TBP :Tanda Bukti Pemesanan
34
Arsip FPB Customer
FPB, uang muka
FPB
2.1 Persetujuan
2.0 Membuat data
Pemesanan
FPB TBP
Administrasi
FPBacc
3.5. Kamus Data
Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis secara rinci mengenai suatu data yang lebih rinci. Karena kamus data memberikan keterangan yang jelas tentang data / informasi kepada pembaca. Berikut mengenai dokumen masukan dan keluaran yang berhubungan dengan prosedur penerimaan pesanan di CV. INDOCI. E Adv
1. Kamus Data Dokumen Masukan
a. Nota Penjualan
Nama Arus Data : Formulir Pemesanan Barang
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Customer – Proses 1.0
Penjelasan : Sebagai bukti pemesanan barang
Periode : Setiap kali terjadi pemesanan
Volume : Setiap hari nya 7 lembar puncaknya 15 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
36
Keterangan :
No *Terdiri dari 4 digit*
Judul *Formulir Pemesanan CV. INDOCI. E Adv*
Alamat *Terdiri dari 20 digit*
Tanggal = Tempat + Tanggal + Bulan + Tahun
No. Telp/HP * Terdiri dari 12 digit *
Isi = No + Nama_Barang + Jumlah_Pemesanan + Uang_Muka
2. Kamus Data Dokumen Keluaran
a. Nama Arus Data : Faktur
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Proses 4.0 - Customer
Penjelasan :Perincian barang yang mencatat daftar barang dan harga
Periode : Setiap kali terjadi pemesanan
Volume : Setiap hari nya 7 lembar puncaknya 15 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + Faktur_No + Tanggal + Penerima
Keterangan :
Judul * FAKTUR *
Faktur_No * Terdiri dari 7 digit*
Tanggal =Tempat +Tanggal + Bulan + Tahun
38
Footer = Tanda_terima + Hormat_kami + Stempel_Perusahaan
b. Nama Arus Data : Kwitansi
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Administrasi - Proses 4.0 - Customer
Penjelasan : Sebagai tanda bukti pembayaran customer
Periode : Setiap kali terjadi pemesanan
Volume : Setiap hari nya 7 lembar puncaknya 15 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + No
Keterangan :
Judul * KWITANSI *
Faktur_No * Terdiri dari 8 digit*
Isi =Sudah_terima_dari + Banyaknya_Uang + Untuk_pembayaran
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksut dengan spesifikasi dokumen masukan adalah perincian dokumen yang digunakan dalam proses peneriman pesanan barang. Penggolongan dokumen itu sendiri dibagi menjadi dua antara lain dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1. Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen yang yang nantinya akan masuk dan diproses sesuai dengan isi dari dokumen itu sendiri. Berikut adalah perincian dari dokumen masukan pemesanan barang pada percetakan INDOCI. E Adv.
1. Nama Doumen : Formulir Pemesanan Barang Fungsi : Untuk pemesanan barang Sumber : Customer
Tujuan : Administrasi / Gudang Periode : Setiap kali pemesanan barang Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran 1
3.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Faktur
40
Sumber : Administrasi Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Periode : Setiap kali pemesanan barang Bentuk : Lampiran 2
2. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembelian/pemesanan barang Sumber : Administrasi
Tujuan : customer
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Periode : Setiap kali terjadi pemesanan Bentuk : Lampiran 3
3.7. Permasalahan Pokok
Sistem pemesanan pada percetakan INDOCI. E Adv umumnya telah berjalan dengan baik, untuk pengolahan desain dan sebagainya telah menggunakan computer, namun penulis merasa masih adanya kekurangan sistem yang terdapat dalam sistem tersebut, adapun kelemahanya adalah sebagai berikut :
2. Proses pembuatan laporan penjualan jasa kurang tepat waktu, sehingga menyebabkan nilai dari informasi berkurang.
3. Terkadang masih banyak data yang terlewatkan untuk ditulis karena masih menggunakan tulisan tangan.
4. Dan belum adanya sistem yang mendukung pengolahan data yang baik.
3.8. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut, ada beberapa opsi alternative pemecahan masalah di antaranya adalah :
1. Penambaan Sumber Daya Manusia (SDM) atau tenaga kerja yang berpengalaman dalam penanganan pelayanan dan pengoahan data agar pekerjaan dapat berjala dengan baik dan tepat waktu.
42 BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah diuraikan dan di susun dalam penulisan laporan KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. CV.INDOCI. E Adv merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa percetakan, yang mana perusahaan jasa ini menjual berbagai macam keperluan kantor, baliho, spanduk, baju seragam, dan lain lain.
2. Belum terpakainya sistem komputerisasi pada CV. INDOCI. E Adv yang mengakibatkan sering terjadinya kehilangan berkas maupun arsip, dan dalam pembuatan laporan khususnya sering tidak tepat waktu dan dalam penjualan jasa kurang terkontrol.
4.2. Saran
Saran yang dapat penulis sampaikan dalam hal sistem komputerisasi adalah sebagai berikut :
1. Sistem komputerisasi sangat diperlukan berdasarkan kebutuhan informasi dan pelayanan terhadap customer yang dapat memberikan informasi yang akuran dan efektif.
xiii
DAFTAR PUSTAKA
HM, Jogianto. Akt. MBA. Ph. 2001. Analisa & Desain Sistem Informasi. Edisi kedua. Cetakan kedua. Andi. Yogyakarta.
Komaruddin. 1998, Analisa dan Desain Sistem Informasi. Edisi Pertama. Surabaya.
Marlina, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.
xiv
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Biodata Pribadi :
Nama : Kahfi Al Hadad
Alamat : Sokawangi, Rt. 007/004 Ds. Sokawangi Kec. Taman Kab. Pemalang Jateng.
Tempat dan tanggal lahir : Pemalang, 04 April 1994
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
E-mail : [email protected]
Pendidikan Formal :
1. SMA Negeri 02 Pemalang Th 2009-2011
2. SMP Negeri 05 Taman Th 2006-2008
3. SDN 03 Sokawangi Th 1999-2005
Demikian daftar riwayat hiduo ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan penuh dengan tanggung jawab dalam keadaan sehat jasmani dan rohani.
Yang bersangkutan,
xv
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Biodata Pribadi :
Nama : Muchamad yasin
Alamat : Jl. Cempaka Sari III Rt.011/008 Kel. Harapan Mulya Kec. Kemayoran Jakpus.
Tempat dan tanggal lahir :Jakarta, 25 April 1993
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
E-mail : [email protected]
Pendidikan Formal :
1. SMA PGRI 12 Jakarta Th 2008-2010
2. SMP Hang Tuah 03 Jakarta Th 2006-2008 3. SDN 02 Petang Kelapa Gading Barat Th 1999-2005
Demikian daftar riwayat hiduo ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan penuh dengan tanggung jawab dalam keadaan sehat jasmani dan rohani.
Yang bersangkutan,
3 x 4
xvi
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Biodata Pribadi :
Nama : M. Randi Nurul Huda
Alamat : Jl. Kemayoran Barat Rt/Rt. 003/05 No. 12
Tempat dan tanggal lahir : Jakarta, 25 November 1992
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
E-mail : -
Pendidikan Formal :
1. SMA Kartini 1 Jakarta Pusat Th 2008-2010 2. SMP N 79 Jakarta Pusat Th 2006-2008 3. SDN Kebon Kosong 13 Pagi Th 1999-2005
Demikian daftar riwayat hiduo ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan penuh dengan tanggung jawab dalam keadaan sehat jasmani dan rohani.
Yang bersangkutan,
3 x 4
