BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan dan sebagainya. Meskipun jaman telah demikian maju yang ditandai dengan adanya perangkat atau peralatan komunikasi yang canggih, namun peranan surat dalam menjembatani hubungan komunikasi antarmanusia lewat bahasa tulisan tersebut tetap kokoh seolah tidak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang serba canggih. Hal itu dapat dibuktikan dengan masih digunakannya surat dalam dunia komunikasi saat ini.
Beberapa kelebihan surat dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengirim pesan dapat mempersiapkan dengan sebaik – baiknya dan sejelas – jelasnya. Penyampaian pesan – pesan melalui surat memungkinkan pembaca untuk membacanya berulang – ulang sehingga apa yang disampaikan dalam surat tersebut dapat dipahami. Di samping itu, penyampaian pesan dengan surat lebih ekonomis bila dibandingkan dengan penyampaian pesan melalui sarana komunikasi lainnya.
berbasis pada penggunaan internet. Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi maupun tidak resmi.
1.2 Rumusan Masalah
1) Apakah pengertian surat-menyurat itu ? 2) Apa sajakah fungsi surat ?
3) Apa sajakah jenis-jenis surat ?
4) Apa sajakah bagian-bagian surat itu ?
5) Bagaimana cara penulisan surat yang baik dan benar ?
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah sebagai berikut : 1) Mengetahui pengertian surat.
2) Mengetahui fungsi dan manfaat surat. 3) Mengetahui jenis-jenis surat.
4) Mengetahui bagian-bagian surat.
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan. Sehingga surat digunakan sebagai sarana komunikasi tertulis yang mempunyai kelebihan-kelebihan jika dibandingkan dengan alat-alat komunikasi lisan lainnya karena surat merupakan bukti nyata “ Hitam atas Putih”.
Adapun yang menjadi kelebihan surat yaitu:
1. Mengurangi kesalah-pahaman dalam berkomunikasi tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu.
2. Dapat dipergunakan sebagai bukti otentik secara hukum.
3. Dapat dibaca berulang-ulang bila belum mengetahui betul informasi yang tertulis.
4. Biaya lebih murah daripada telepon atau telegram. 5. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya.
2.2 Fungsi dan Tujuan surat
a. Sarana komunikasi
Surat dapat menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
b. Wakil atau duta
Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima baik dari seseorang maupun instansi.
c. Bahan bukti
Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya.
f. Jaminan
Surat dapat menjadi jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas (pada surat jalan).
g. Alat pengikat
Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak. h. Alat promosi
i. Alat ukur
Surat dapat dijadikan alat pengukur maju mundurnya suatu perusahaan atau kantor. Surat merupakan urat nadi suatu sendiri maupun untuk kepentingan bersama. Begitu juga dalam kegiatan surat - menyurat bertujuan untuk :
a. Menyampaikan informasi.
Surat digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain secara tertulis.
b. Menyampikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia atau juga dapat memuat informasi secara panjang lebar dibandingkan sarana komunikasi lainnya.
c. Mempercepat cara berkomunikasi.
Orang yang ingin mengirimkan informasi tidak perlu datang secara langsung.
d. Menghemat baik waktu, biaya maupun tenaga.
Biaya pembuatan serta pengiriman surat relatif jauh lebih murah dibandingkan sarana komunikasi lainnya, apalagi ditambah dengan lokasi daerah - daerah di negara kita yang terpencar - pencar dengan beribu – ribu pulau yang terdapat di dalamnya maka peranan surat sangat diperlukan dan sulit digantikan dengan sarana komunikasi lainnya meski jauh lebih canggih.
2.3 Jenis – Jenis Surat 2.3.1 Surat Resmi
A. Pengertian Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat resmi ialah surat undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota dinas, pengumuman, dan surat panggilan.
Sebenarnya surat dinas berbeda dengan surat resmi, namun karena sebagian besar surat dinas bersifat resmi maka surat dinas dinamakan surat resmi. Perbedaan antara surat dinas dan surat resmi adalah tujuan dan sifat penulisan. Surat dinas ditulis seseorang sehubungan dengan hal atau tugas kedinasan yang diberikan kepada seseorang. Penulisan surat dinas bukan atas keinginan penulisan surat, sedangkan surat resmi ditulis, baik atas keinginan penulis surat ataupun karena tugas penulis sebagai penulis surat. Di dalam surat resmi yang lebihdiutamakan ialah mengenai sifat surat itu yaitu sah atau resmi. Jadi ketiga jenis surat ini sebenarnya juga dapat disebut sebagai surat resmi.
Akhirnya, surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lem baga/pejabat yang bersangkutan.
B. Fungsi Surat Resmi
Secara umum surat berfungsi sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunukasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat resmi adalah sebagai berikut:
surat resmi dianggap mencerminkan kepribadian penulis. Dengan demikian menulis surat resmi harus diusahakan dengan sebaik-baiknya.
b. Surat resmi sebagai alat pengingat karena surat resmi dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. c. Surat resmi sebagai pedoman kerja, seperti surat
keputusan atau surat instruksi.
d. Surat resmi sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat-surat perjanjian.
e. Surat resmi sebagai bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis, dan administratif. C. Jenis-Jenis Surat Resmi
Jika ditinjau dari sifat keamanan isi surat, surat resmi dibedakan menjadi empat jenis, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat biasa.
a. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara. Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya. Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR atau SRHS, sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. Contoh surat dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran, dokumen dari negara tetangga.
b. Surat rahasia
dikirim dengan sampul rangkap dua. Sampul pertama (dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa. Contoh surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3).
c. Surat terbatas
Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu. Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contoh hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan dinas.
d. Surat biasa
Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. Surat ini bisa diketahui oleh pihak lain. Contoh surat biasa ialah surat undangan, surat edaran, surat tugas, dan surat pemberitahuan.
Selain itu, ditinjau dari derajat penyelesaiannya, surat dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat), surat segera, dan surat biasa. Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya.
D. Penggunaan Bahasa dalam Surat Resmi
Bahasa yang digunakan dalam surat resmi agar pesan
a. Penyusunan Kalimat
Selanjutnya kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele, tidak berbilit-bilit. Namun, tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian kalimat yang enak dibaca adalah kalimat yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca.
b. Penyusunan Paragraf
Gagasan yang dituangkan dalam surat resmi hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh pembaca surat resmi. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat yang disusun saling berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antar kalimat, seperti selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun dan oleh sebab itu, diikat dengan kata penting peranannya untuk menjadi bahan identifikasi atau petunjuk memproses surat itu. Pemakaian bentuk surat oleh setiap organisasaiatau instansi berbeda tergantung kepada kebiasaan atau peraturan instansi itu.
Bentuk-bentuk surat antara lain:
Bentuk lurus penuh semua isi surat ditulis mulai dari batas garis kiri. Untuk menunjukkan batas-batas bagian dan paragraf cukup dengan menambahkan jarak spasi. b. Bentuk Lurus (Block Style)
Bentuk lurus pada dasarnya sama bentuk lurus penuh perbedaannya hanya terletak pada penulisan tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, dan nama terang serta jabatanyang ditulis bagian kanan surat.
c. Bentuk Tekuk (Indented Style)
Bentuk tekuk semua penulisan baris surat ditulis mulai dari garis batas kiri kecuali tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan. Setiap paragraf ditulis dengan sedikit masuk dari garis batasan kiri.
d. Bentuk setengah lurus
Bentuk setengah lurus merupakan gabungan dari bentuk tekuk dan bentuk lurus. Pada bentuk ini alamat surat ditulis seperti halnya pada bentuk lurus. Untuk penulisan setiap paragraf pada bagian isi surat dilakukan seperti pada bentuk tekuk, dan bagian yang lain seperti tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan ditulis seperti yang terdapat dalam bentuk lurus dan tekuk. Bentuk setengah lurus kini dipergunakan dalamsurat-surat resmi Indonesia dengan dua variasi, yaitu:
1. Bentuk Resmi Indonesia Lama a) Tanggal surat didahului nama tempat. b) Alamat surat ditulis di sebelah kanan atas.
c) Jabatan pengirim ditulis di atas tanda tangan dan nama ditulis diantara tanda kurung.
d) Garis batas kiri surat berlaku untuk semua bagian-bagian surat.
2. Bentuk Resmi Indonesia Baru
a) Tanggal surat tanpa didahului nama tempat karena nama tempat sudah tertera pada kepala surat.
c) Jabatan pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan, nama terang ditulis tanpa diapit tanda kurung.
2.3.2 Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi atau biasa disebut dengan surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bias dikatakan yang tujuannya hanya untuk seseorang. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Contoh surat pribadi adalah surat izin dari orangtua untuk sekolah, surat cinta dari pasangan, surat undangan ulang tahun, surat kepada sahabat, serta masih banyak lagi.
Adapun ciri-ciri dari surat tidak resmi, yaitu : 1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim 4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis 5. Format surat bebas
Dalam pembuatan surat pribadi ada beberapa hal yang harus diperhatikan . Berikut ini adalah beberapa hal penting dalam format atau pola penulisan surat pribadi :
1. Kota dan tanggal surat
2. Nama dan alamat penerima surat 3. Salam pembuka
4. Paragraf pembuka 5. Isi surat
6. Paragraf penutup 7. Salam penutup
8. Nama dan tanda tangan pengirim surat Contoh surat pribadi adalah sebagai berikut :
Medan, 10 Februari 2016 Buat
Sahabatku Ruth tersayang di Bandung
Sahabatku Ruth yang cantik,
Ruth, minggu depan rencananya aku mau ke Bandung untuk kunjungan kerja. Jadi bias sekalian mampir ke rumah kamu. Aku uda rindu sama kamu, secara gitu uda lama gak ketemu sama kamu. Aku rindu main dan curhat bareng kamu seperti saat kuliah dulu. Tunggu aku yaa Ruth dan secepatnya aku bakal berada di rumah kamu.
Ruth, surat dari aku cukup sampai disini dulu yaa. Jangan lupa dibalas loh, aku tunggu yaa!
Dari Sahabatmu TTD
Dina Wulandari
2.3.3 Memo
Pesan singkat sering pula disebut memo. Memo merupakan kependekan dari memorandum. Jenis surat ini digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan kedinasan yang sifatnya tidak resmi, oleh seorang pejabat ke pejabat lain atau pejabat di bawahnya.
Memo dapat dibedakan memo dinas dan memo pribadi. Memo dinas bersifat resmi sedangkan memo pribadi bersifat tidak resmi. Biasanya memo ditulis untuk keperluan sebagai berikut:
1. Instruksi 2. Pengumuman 3. Pemberitahuan 4. Tugas tertentu 5. Petunjuk 6. Pesan telepon
komunikatif. Yang disampaikan dalam memo biasanya langsung kepada persoalan atau hal yang ingin disampaikan. Contoh penggunaan kalimat efektif:
“Segera mengumpulkan laporan pelaksanaan lomba selambat-lambatnya satu minggu dari sekarang. Terima kasih.”
“Segera Bapak/Ibu Guru mengumpulkan laporan pelaksanaan lomba, selambat-lambatnya ditunggu di meja saya satu minggu ke depan dari sekarang. Atas perhatiannya diucapkan banyak-banyak terima kasih”
Bagian dari memo resmi:
1. Kepala memo, terdiri atas: a. nama instansi,
b. kata “MEMO”, c. dari, dan d. kepada.
2. Isi memo, walaupun merupakan alat komunikasi informal, tetap isinya itu dalam rangka hal-hal kedinasan. 3. Kaki memo, terdiri atas:
a. tangal, bulan, dan tahun; b. tanda tangan; dan
Contoh memo resmi
Contoh memo tidak resmi
MEMO Untuk : Sarah
Dari : Dina
2.4 Perbedaan Surat Resmi, Surat Tidak Resmi dan Memo 1) Surat Resmi
Surat resmi digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi maupun organisasi. Surat resmi harusmenggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku.
Ciri-ciri surat resmi :
a. Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu
b. Ada nomor surat, lampiran dan perihal.
c. Menggunakan salam pembuka atau salam penutup yang lazim digunakan.
d. Menggunakan bahasa yang resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik.
e. Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi.
Contoh dari surat resmi adalah surat undangan, surat edaaran dan surat pemberitahuan.
2) Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi atau disebut juga surat pribadi digunakan untuk kepentingan pribadi atau surat yang tujuannya hanya untuk seseorang.
Ciri-ciri surat pribadi :
a. Tidak menggunakan kop surat b. Tidak memiliki nomor surat
c. Salam pembuka dan salam penutup bervariasi
d. Menggunakan bahasa bebas yang sesuai dari keinginan si penulis
e. Format tulisan surat bebas
3) Memo
Memo berperan sama seperti surat tetapi biasanya digunakan dalam jabatannya sendiri untuk berhubung secara resmi.
Ciri-ciri memo :
a. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau organisasi
b. Isinya ringkas, sering kali hanya satu halaman saja c. Berisikan hal-hal yang pokok-pokok saja
d. Hanya bersifat pendahuluan saja, yang akan diikuti oleh perjanjian lain yang lebih rinci
e. Berbeda dengn surat resmi karena berbentuk tidak terlalu formal
f. Memo tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat resmi
g. Memo dapat ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat.
2.5 Bagian – Bagian Surat dan Fungsinya 2.5.1 Bagian – Bagian Surat Resmi
Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya masing-masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian surat ini berguna untuk memudahkan pengguna surat dalam mengidentifiakasi pihak pengirim surat.
Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur bentuk yang berlaku secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.
Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.
Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini: 1. Nama badan/organisasi atau perusahaan 2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website 5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha
Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Identitas
Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.
Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.
3. Alat Promosi
Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.
Leher Surat
Leher surat berisi hal-hal berikut: 1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat 3. Lampiran 4. Hal/perihal 5. Sifat surat 6. Alamat tujuan
Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.
Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:
sebagai referensi bagi tugas administrasi Nomor Surat
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut
referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan petunjuk unit atau departemen asal surat
mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu memudahakan pengaturan dan pencarian bila
memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.
Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.
Alamat yang Dituju
Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut: petunjuk bagi penerima surat petunjuk bagi petugas administrasi
Badan Surat
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:
Assalamualaikum Wr. Wb., Dengan hormat,
Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka.
Isi Surat
Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.
Kaki Surat
Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:
1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan 3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan 5. Tembusan
Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.
Jabatan Penanda tangan
Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.
Singkatan (Inisial)
Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas pemerintahan, penulisan surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf.
2.5.2 Bagian – Bagian Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.
Adapun Ciri-ciri surat pribadi yang perlu kita ketahui adalah : Tidak menggunakan kop surat
Tidak ada nomor surat
Salam pembuka dan penutup bervariasi
Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis Format surat bebas
Contoh surat pribadi :
Jakarta, 25 Desember 2013 Teruntuk Azria Husna
Di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita. Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan MPK. Wah, aku kagum sekali dengan Alyssa Haula Syaqilla! Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel, kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke rumahku.
Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan Juni nanti banyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan 30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho! Sekian dulu, ya! Sampai jumpa!
Sahabatmu,
Afifah Wardah
2.6 Tata Cara Penulisan Surat
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
Adapun kriteria dan teknik menulis surat yang baik adalah sebagai berikut :
1) Menggunakan kertas surat yang baik mutunya. 2) Menggunakan ukuran kertas surat yang standar. 3) Kertas surat yang memakai kepala surat.
4) Menggunakan bentuk surat yang standar.
5) Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. 6) Menggunakan bahasa Indonesia yang lugas.
7) Menggunakan bahasa yang jelas (clear). 8) Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat. 9) Menggunakan bahasa asing dengan tepat.
10) Penggunaan singkatan yang tepat dan sudah lazim. 11) Menggunakan kata-kata yang popular yang sudah
memasyarakat.
2.6.1 Bahasa Surat
Bahasa surat yang digunakan harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Bahasa baku.
2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda.
3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa – basi, mengikuti perkembangan bahasa surat.
4. Efektif dan efisien.
5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf. Ciri paragraf yang baik:
a. mengandung kesatuan isi b. kepaduan antar kalimat
6. Bernalar.
7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal – hal yang tidak menyenangkan.
8. Taat asas.
2.6.2 EYD dalam Surat – Menyurat
Ejaan yang disempernukan dalam penulisan surat adalah sebagai berikut :
a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan 1. PT Persada Nusantara
Jalan Laksamana Yos Sudarso 101 Bandar lampung 35256
2. PT Dian Rama Putra
Jalan H. Muhammad Salim 22 Bandar Lampung 35146 b. Penulisan Nama Jabatan
Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama – nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.
Contoh:
1. Direktur Utama PT Mandiri 2. Manajer PT Nusantara
c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim
Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik.
Contohnya :
1. a.n. : atas nama 2. d.a. : dengan alamat 3. s.d. : sampai dengan
Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik, contohnya:
2. Bpk. : Bapak
1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)
2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan) 3. Ir. Shofia: Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan) Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:
1. cm : centimeter 2. kg : kilogram
Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik. Contohnya:
1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat 2. PT : Perseroan Terbatas
Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari deret kata ditulis dengan huruf awal kapital. Contohnya:
1. Toserba : Toko Serba Ada 2. Unila : Universitas Lampung
2.6.3 Penulisan Pelengkap Surat Niaga 1. Penulisan tanggal
Unsur – unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan tahun.
Contoh: a) 15 Mei 2006 b) 11 April 2006
Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu. Antara bagian – bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua.
Contoh :
Nomor : 123
Hal : Permintaan Penangguhan Lampiran : Dua lembar
Tembusan :
1. Direktur PT Multimatra Perkasa 2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya 3. Direksi Bank Pacific
3. Penulisan salam pembuka dan salam penutup
Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh:
Salam pembuka Salam penutup
Dengan hormat, Hormat kami,
Bpk. Ridwan yang terhormat, Salam takzim, Salam penutup dibubuhi tanda tangan dan nama jelas pengirim serta jabatannya.
Contoh :
4. Penulisan Kata
a.Kata depan ke dan di ditulis terpisah dengan kata lain yang mengikutinya, sedangkan awalan ke- dan di- ditulis
serangkai dengan kata yang mengikutinya. Contoh:
ke perusahaan
2. ke- dan di- sebagai awalan ditawarkan
ditangguhkan
b. Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah Contoh:
Terima kasih Suku bunga
Gabungan kata yang dianggap sudah padu ditulis serangkai. Contoh:
wiraswasta fotokopi
c. Gabungan kata yang sudah satu unsurnya merupakan kata terikat, ditulis serangkai.
Contoh: pramuniaga purnajual pascasarjana
d. Gabungan kata yang diikuti oleh awalan atau akhiran ditulis terpisah, serangkai gabungan yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai.
Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti contoh di bawah ini:
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 1 Agustus 2006 Pukul : 14.00 – 16.00 WIB Tempat : Ruang Rapat
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat digunakan sebagai alat komunikasi dalam urusan pribadi atau kedinasan.
Berdasarkan sifatnya, jenis – jenis surat dibedakan atas 3 jenis, yaitu surat pribadi, surat resmi, dan memo.
Bagian – bagian surat pada umumnya meliputi leher surat, badan surat, dan kaki surat.
Penulisan surat memerlukan syarat-syarat penulisan yang baik, serta mengetahui fungsi,bahasa dan bagian dari surat itu sendiri.
3.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2010. Pembelajaran Menulis Surat Undangan Resmi Berdasarkan KTSP Pada Siswa Kelas VIII SMP Negeri 1 Kebakkramat Tahun Ajaran 2008/2009(https://core.ac.uk/download/files/478/12350 710.pdf) diakses 10 Februari 2016.
Anonim. 2010. Dasar Surat - Menyurat. (https://veronikacloset .files.wordpress.com/2010/07/korespondensi-bahasa-indonesia.pdf). Diakses 11 Februari 2016.
Anonim. 2013. Peningkatan Keterampilan Menulis Surat Tidak Resmi Melalui Model Kooperatif Tipe Complete Sentence pada Siswa Kelas IV semester I SD Negeri Pati Wetan 01 Tahun Pelajaran 2013/2014. (http://repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5261/ 9/T1_262012251_Lampiran.pdf). Diakses 10 Februari 2016.
Darmini.W, dkk. 2011. Pelatihan Penulisan Surat Resmi Berbahasa Indonesia di Gabungan Organisasi Wanita (GOW) Kabupaten Sukoharjo. Sukoharjo: Program Studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Fakultas Keguruan dan Ilmu PendidikanUniversitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo.
Nur, Intan. 2009. Prosedur Surat – Menyurat Sekretariat Daerah Kabupaten Sragen. Tugas akhir Program Diploma III Manajemen Administrasi, FISIP. Universitas Sebelas Maret.
Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia.
Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. http://digilib.uin-suka.ac.id/14009/1/BAB%20I,%20IV,%20
DAFTAR%20PUSTAKA.pdf
http://digilib.uin-suka.ac.id/14009/1/BAB%20I,%20IV,%20 DAFTAR%20PUSTAKA.pdf
http://psbtik.smkn1cms.net/bisnis_manajemen/
administrasi_perkantoran/menulis_surat_dinas.pdf
