Minggu 3_ANALISIS JABATAN .pptx (247Kb)

ANALISIS

JABATAN

Analisis Jabatan

A. Pengertian Analisis Jabatan

B. Manfaat Analisis Jabatan

C. Tahap-tahap Analisis Jabatan

D. Metode-metode Analisis Jabatan

E. Komponen Analisis Jabatan

 _{Sanchez & Levine (dalam Aamodt, 2007)  suatu}

• Rogelberg (2007)  proses-proses yang

 _{Noe, dkk (2003)  proses mendapatkan}

informasi secara detail tentang suatu jabatan.

 _{John Bernandian dan J. Russel  proses}

Menurut Harvey (dalam Prien dkk, 2009). Analisis jabatan sebagai kumpulan data dari:

o_{perilaku yang mengarah pada jabatan seperti tugas-tugas}

jabatan dan prosedur kerja

o_{perilaku yang mengarah pada pekerja seperti pengambilan}

keputusan, pengawasan, dan pengolahan informasi

operilaku yang berkaitan dengan mesin-mesin, bahan-bahan, dan peralatan

ometode-metode evaluasi kinerja seperti produktivitas dan tingkat kesalahan

okonteks jabatan seperti kondisi pekerjaan dan sistem kompensasi

•

Landy dan Conte (2004)



untuk

• Prien dkk (2009)  ada berbagai macam alasan

 Pilbeam dan Corbridge (2006) mengemukakan secara rinci mengenai manfaat analisis jabatan dalam proses perekrutan adalah sebagai berikut:

 Menyediakan peluang untuk menilai apakah pekerjaan mengalami perubahan

 Untuk meninjau kembali pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan kompetensi (KSAC) yang dibutuhkan

• Selain untuk perekrutan, informasi yang didapat dari

analisis jabatan menjadi dasar bagi banyak kegiatan pengelolaan sumber daya manusia (HRM), antara lain:  Menentukan hal-hal yang dibutuhkan jabatan dalam menilai

kinerja

 Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan

 Membuat perbandingan imbalan (reward) antar jabatan

 Mempertimbangkan implikasi undang-undang yang berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan, diskriminasi yang tidak adil, serta pedoman waktu kerja menambah suatu pemahaman yang umum mengenai keluhan jabatan

C. Tahap-Tahap Analisis

Jabatan (Mathis &

Jackson, 1999)

1. Perencanaan Analisis Jabatan

2. Mempersiapkan dan Mengkomunikasikan

Analisis Jabatan

3. Melaksanakan Analisis Jabatan

4. Mengembangkan Deskripsi dan

Spesifkasi Jabatan

•

Menetapkan tujuan

dari

analisis

jabatan.

• Setelah tujuan

ditetapkan, maka sangat penting mendapatkan

dukungan dari pihak manajemen atas

perusahaan

Perencanaan Analisis Jabatan

• _{Menentukan jabatan yang}

akan dianalisis

• Ditentukan siapa saja

yang akan terlibat dalam pelaksanaan analisis jabatan dan metode apa yang akan digunakan

• Menjelaskan proses

analisis jabatan yang akan dilaksanakan

• _{tujuan analisis jabatan,} • _{langkah-langkah yang}

diambil

• _{jadwal pelaksanaan}

• _{bagaimana manajer dan}

karyawan berpartisipasi

• _{siapa yang melakukan}

analisis jabatan, dan

• _{siapa yang harus}

dihubungi ketika ada

Persiapan dan Mengkomunikasikan Analisis Jabatan

Mengidentifikasi jabatan dan

metode Meninjau kembali dokumen-dokumen jabatan yang sudah ada

Mengkomunikasikan proses analisis jabatan kepada manajer dan

karyawan

• Deskripsi jabatan,

• Tiga hal yang harus diputuskan dalam melakukan

analisis jabatan (Pilbeam & Corbridge, 2006):

 Siapa yang melakukan analisis jabatan?

 Metode apa yang sesuai dalam melakukan analisis

jabatan?

 Sumber-sumber mana saja yang paling berguna

• Metode-metode yang sudah

dipilih dapat dilaksanakan. • Ketika data-data sudah terkumpul, _{maka data-data tersebut harus}

disusun berdasarkan jabatan, dan unit organisasi.

• _{Langkah ini membuat kita dapat}

membandingkan data dari jabatan yang serupa di seluruh organisasi.

• Data-data tersebut juga harus

ditinjau kelengkapannya, dan mungkin dibutuhkan tindak lanjut berupa wawancara tambahan

Melaksanakan Analisis Jabatan

• _{Mempersiapkan}

tersebut harus ditinjau kembali oleh manajer

Mengembangkan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan

Membuat konsep deskripsi

dan spesifikasi jabatan Meninjau kembali konsep tsb dgn manajer & karyawan Mengidentifikasi saran Menyelesaikan deskripsi dan spesifikasi jabatan

• _{Mengidentifikasi}

saran-saran

yang diberikan atas konsep dari analisis jabatan

• Konsep harus

relatif lengkap dan

mengidentifikasi area yang

memerlukan klarifikasi

• Deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan tersebut harus didistribusikan oleh bagian HR ke para manajer, supervisor, dan karyawan

• _{Agar semua pihak}

• Bagian HR bertanggung

jawab untuk menjamin

deskripsi dan spesifikasi jabatan agar tetap mutahir.

• Setiap kali terjadi perubahan/

kekosongan, deskripsi dan spesifikasi jabatan harus ditinjau ulang dan direvisi sebelum melakukan seleksi karyawan

• Para manajer meninjau ulang

deskripsi jabatan setiap

melakukan penilaian kinerja

• Untuk mengetahui adanya revisi atau tidak

• Pelaksanaan analisis jabatan

harus dilakukan kembali secara berkala atau jika terjadi perubahan besar dalam organisasi

Memelihara dan Memperbaharui Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan

D. Metode-Metode Analisis

Jabatan (Cascio, 1998;

Bratton & Gold, 1999;

Prein, dkk, 2009)

1. Self-report

2. Wawancara

3. Observasi langsung

4. Telaah dokumen

1. Self-report

• Pemegang jabatan diminta untuk menulis

deskripsi jabatan mereka sendiri dengan sedikit bimbingan dan sedikit pengawasan.

• Self-report hanya sesuai untuk jabatan-jabatan

2. Wawancara

a. Wawancara Individual

 Sumber yang dapat diwawancarai adalah

pemegang jabatan, supervisi jabatan, atau orang lain yang dikenal dengan sebutan SMEs (Subject Matter Experts).

 SMEs adl indv selain pemegang jabatan yang memiliki pengetahuan mengenai jabatan yang sedang dianalisis.

b. Wawancara Kelompok

 Biasanya dengan metode kelompok terfokus (focus

group method)

 Paling baik dilaksanakan dengan latar belakang

3. Observasi Langsung

• Mengobservasi langsung pemegang jabatan dalam

melakukan pekerjaan.

• Boleh menggunakan kamera video untuk mengurangi

“audience effect”.

• Paling bermanfaat untuk jabatan-jabatan yang melibatkan

aktivitas fisik, dimana aktivitas tersebut merupakan aktivitas utama dalam melakukan pekerjaan.

4. Telaah Dokumen

• Arsip-arsip organisasi memuat berbagai macam

dokumen yang sangat bermanfaat dalam melaksanakan analisis jabatan.

• Telaah dokumen ini meliputi analisis terhadap

5. Kuesioner

• Menggunakan kuesioner analisis jabatan dapat

mengurangi beban pemegang jabatan dan SMEs dalam mengembangkan informasi yang dibutuhkan dalam analisis jabatan.

• Penggunaan kuesioner dapat bersifat pasif dan

aktif

•Pasif jika kuesioner hanya diberikan kpd reponden

utk diisi, kemudian diperiksa oleh komite, jika belum lengkap, dikembalikan lagi kpd responden yang bersangkutan

•Aktif jika digunakan langsung untuk pedoman

E. Komponen Analisis

Jabatan

1. Deskripsi mengenai aktivitas pekerjaan (Work Activity/WA)

2. Pengetahuan, keahlian, dan

kemampuan (Knowledge, Skill, and Abilities/KSA)

3. Keterangan mengenai cakupan

1.

Work Activity

(WA)

= Tugas-tugas yang berkaitan dalam melakukan pekerjaan. • Dalam menggambarkan aktivitas pekerjaan (WA) ada

empat hal yang harus ada secara terperinci, yaitu:

a. Kata kerja mengenai kegiatan, yang menggambarkan mengenai kegiatan yang dikerjakan dalam istilah yang dapat diamati/dipahami

b. Keluaran atau hasil dari kegiatan tersebut

c. Alat-alat atau perlengkapan lain yang digunakan

1. WA… (cont)

• Ada dua aspek dalam melakukan proses WA

yaitu:

a. Pentingnya kegiatan tersebut dilakukan dalam mencapai keberhasilan pekerjaan.

2.

Knowledge, Skill, and Abilities

(KSA)

= Kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan.

a. Knowledge (Pengetahuan)

 Pengetahuan adalah kumpulan informasi yang

terorganisir, biasanya berdasarkan kenyataan atau prosedural alami, yang jika diterapkan akan mengakibatkan keberhasilan dalam kegiatan pekerjaan

 Pengetahuan biasanya tidak ditunjukkan dalam

2. KSA.. (cont)

b. Skill (Keahlian)

 Keahlian adalah kemahiran dalam pekerjaan

manual (dengan tangan), kata-kata, ide-ide, serta benda-benda.

 Keahlian selalu dapat diamati langsung dan

2. KSA.. (cont)

c. Abilities (Kemampuan)

 Kemampuan adalah kesanggupan yang harus ada

untuk dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan, untuk menunjukkan fungsi pekerjaan dengan mengaplikasikan pengetahuan dasar dan keahlian-keahlian yang dibutuhkan secara simultan.

 Kemampuan, seperti halnya pengetahuan, tidak

3. Keterangan Mengenai Cakupan Kinerja Pekerjaan (Levels of Job Performance)

• Setelah menyusun deskripsi mengenai kegiatan

4. Karakteristik Tempat Kerja

• Tempat kerja sangat bervariasi, seperti iklim dan

F. Hasil Analisis Jabatan

1. Deskripsi Jabatan

1.

Deskripsi Jabatan (Job Description)

 _{Suatu persyaratan tertulis tentang apa yang}

2. Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

 _{Merupakan persyaratan jabatan minimal dan}

1. Deskripsi Jabatan

a. Ikhtisar Jabatan

b. Uraian Tugas

c. Bahan Kerja

d. Perangkat/Alat Kerja

e. Hasil Kerja

f. Tanggung Jawab

g. Wewenang

h. Korelasi Jabatan

i. Aktivitas Kerja (work activity)

j. Gaya Kerja (work style)

a. Ikhtisar Jabatan

• Menggambarkan sifat umum dari

jabatan, yaitu hanya mencantumkan fungsi dan kegiatan utama jabatan.

b. Uraian Tugas

• Berupa paparan atas semua tugas

jabatan secara detail. Disusun

secara berurutan. Apa yang

dikerjakan & sebutkan pula objek yg

c. Bahan Kerja

•Terdiri atas data, orang, benda yg

berwujud atau tidak berwujud yang

merupakan suatu masukan utk

diproses menjadi hasil kerja

d. Perangkat Kerja/Alat Kerja

•Sarana/peralatan yang dipergunakan

e. Hasil kerja

• Suatu produk berupa barang, jasa, &

informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas

f. Tanggung Jawab

• Merupakan tuntutan jabatan thd

kesanggupan seorang pemegang

g. Wewenang

• _{Merupakan kekuasaan pemegang jabatan utk} memilih, mengambil sikap, atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas

h. Korelasi Jabatan

i. Aktivitas Kerja

Work Activity

(41

aitem)

Aktivitas kerja yang

dibutuhkan dan yang

Work activity

1) Getting information: observasi, menerima, & sebaliknya memperoleh informasi dari semua sumber yg relevan

2) Identifying object, actions, and events

3) Monitoring processes, materials, or surroundings

4) Inspecting equipment, structures, or materials

5) Estimating the quantifiable characteristics of products, events, or information

6) Judging the qualities of objects, services, or people

8) Processing information

9) Analyzing data or information

10) Making decisions and solving problems 11) Thinking creatively

12) Updating and using relevant knowledge 13) Developing objectives and strategies 14) Scheduling work and activities

15) Organizing, planning, and prioritizing work 16) Performing general physical activities

17) Handling and moving objects

20) Operating vehicles, mechanized devices, or equipment 21) drafting, laying out, and specifying technical devices,

parts, and equipment

22) Repairing and maintaining mechanical equipment 23) Repairing and maintaining electronic equipment 24) documenting/recording information

25) Interpreting the meaning of information for other

26) Communicating with supervisors, peers, or subordinates

27) Communicating with people outside the organization

28) Establishing and maintaining interpersonal

relationships

30) Selling or influencing others

31) Resolving conflicts and negotiating with others 32) Performing for or working directly with the public 33) Coordinating the work and activities of others 34) Developing and building teams

35) Training and teaching others

36) guiding, directing, and motivating subordinates 37) Coaching and developing others

38) Providing consultation and advice to others 39) Performing administrative activities

j. Gaya Bekerja

Work Style

(16 aitem)

Karakteristik personal

yang dapat

memengaruhi seberapa

baik seseorang

Work Style

6) Concern for other

7) Social orientation

8) Self-control

9) Stress tolerance

10)Adaptability/flecibility

11) Dependability

12)Attention to detail

13)Integrity

14)Independence

15)Innovation

k. Konteks Kerja

Work Context

(57

aitem)

Work Context

1) Interpersonal relationship

2) Physical work condition

1)

Interpersonal

relationship: interaksi

a) Communication: jenis &

frekuensi interaksi dg orang lain yg diperlukan

b)Role relationship: pentingnya interaksi dengan orang lain baik dalam maupun luar

organisasi

c) Responsibility for others:

tanggung jawab dalam bekerja sama dengan pekerja lain

2) Physical work condition: mengenai interaksi antara pekerja dan

lingkungan kerja

a) Work setting: deskripsi lingkungan

fsik bahwa pekerja akan menghadapinya

b) Environmental conditions: kondisi

lingkungan, spt suhu, kebisingan, cahaya, dsb

c) Job hazards: jenis kondisi berbahaya

yang dapat dialami

d) Body positioning: waktu yang

dibutuhkan pekerja akan dihabiskan

3) Structural job characteristic: interaksi antara pekerja dan karakteristik struktural dari jabatan

a) Critically of error: tingkat dimana

pekerja memiliki

dampak/konsekuensi pada produk akhir/hasil dari pekerjaan

b) Routine versus challenging work:

rutinitas pekerjaan yang menantang

c) Competition: persaingan

d) Pace and scheduling: peran

2. Spesifikasi Jabatan

a. Pendidikan dan Pelatihan

b. Pengetahuan (knowledge)

c. Keterampilan (skill)

a.Pendidikan dan

Pelatihan

•

Berupa syarat pendidikan,

pengalaman, dan pelatihan

yang

disyaratkan

dalam

b. Pengetahuan

(33

aitem)

Sejauh mana pengetahuan yang dituntut dalam suatu

1)Administration and management

2)Clerical

3)Economics and accounting:

Pengetahuan tentang prinsip-prinsip & praktik ekonomi dan akuntansi, pasar keuangan, perbankan, dan analisa mengenai laporan data keuangan

4)Sales and marketing

5)Customer and personal service

6)Personnel and human resources

7)Production and processing

10) Engineering and technology 11) Design

12) Building and construction 13) Mechanical

19) Sociology and anthropology 20) Geography

21) Medicine and dentistry 22) Therapy and counseling 23) Education and training

26) Fine arts

27) History and archeology 28) Philosophy and theology 29) Public safety and security 30) Law and government

31) Telecommunications

c. Keterampilan (35

aitem)

Keterampilan yang

1)Reading comprehension: Memahami kalimat & paragraf yang

ditulis dalam dokumen yang

berkaitan dgn pekerjaan 2)Active listening

3)Writing

4)Speaking

5)Mathematics

6)Science

8) Active learning

9) Learning strategies 10) Monitoring

11) Social perceptiveness 12) Coordination

13) Persuasion 14) Negotiation 15) Instructing

16) Service orientation

17) Complex problem solving 18) Operations analysis

19) Technology design 20) Equipment selection 21) Installation

22) Programming

23) Quality control analysis

26) Equipment maintenance 27) Troubleshooting

28) Repairing

29) Systems analysis 30) Systems evaluation

31) Judgment and decision making 32) Time management

33) Management of financial resources

d. Kemampuan

(52

aitem)

Kemampuan yang dituntut dalam suatu jabatan.

1. Oral Comprehension

2. Written Comprehension

3. Oral Expression

4. Written Expression

5. Fluency of Ideas

6. Originality

7. Problem Sensitivity

8. Deductive Reasoning

9. Inductive Reasoning

10. Information Ordering

11. Category Flexibility

12. Mathematical Reasoning

13. Number Facility

14. Memorization

16. Flexibility of Closure

17. Perceptual Speed

18. Spatial Orientation

19. Visualization

20. Selective Attention

21. Time Sharing

22. Arm-Hand Steadiness

23. Manual Dexterity

24. Finger Dexterity

25. Control Precision

26. Multi limb Coordination

27. Response Orientation

28. Rate Control

31. Speed of Limb Movement

32. Static Strength

33. Explosive Strength

34. Dynamic Strength

35. Trunk Strength

36. Stamina

37. Extent Ability

38. Dynamic Flexibility

39. Gross Body Coordination

40. Gross Body Equilibrium

42. Far Vision

43. Visual Color Discrimination

44. Night Vision

45. Peripheral Vision

46. Depth Perception

47. Glare Sensitivity

48. Hearing Sensitivity

49. Auditory Attention

1) Kemampuan Kognitif

a) Oral comprehension: mendengarkan & memahami

informasi melalui oral

b) Written comprehension: membaca & memahami informasi

melalui tulisan

c) Oral expression: mengkomunikasikan informasi/ide secara

oral

d) Written expression: mengkomunikasikan informasi/ide

melalui tulisan

e) Problem sensitivity: mengetahui bahwa ada sesuatu yang

f) Deductive reasoning: menghasilkan jawaban yang masuk akal

g) Inductive reasoning: menggabungkan potongan informasi utk membuat kesimpulan

h) Information ordering: mengatur informasi dalam urutan tertentu

j) Flexibility of closure: mendeteksi pola-pola (angka, objek, kata, atau suara) tersembunyi yang dpt mengganggu aktivitas

k) Spatial orientation: mengetahui lokasi dalam kaitan dengan lingkungan

l) Visualization: membayangkan bagaimana sesuatu akan terlihat/terbayang

m) Selective attention: berkonsentrasi pada tugas dalam periode ttn tanpa gangguan

2) Kemampuan Psikomotorik

a) Reaction time: merespon (dg gerakan tubuh) dg cepat ketika stimulus muncul

b) Rate control: mengatur waktu pergerakan guna mengontrol perubahan kecepatan suatu alat

c) Response orientation: merespon dg cepat antara dua/lebih gerakan dalam menanggapi dua/lebih sinyal yg berbeda

e) Manual dexterity: memindahkan tangan & lengan dg cepat, atau kedua tangan menggenggam, memanipulasi atau mengumpulkan benda

f) Finger dexterity: membuat koordinasi gerakan jari-jari dengan tepat

g) Control precision: menyesuaikan kontrol mesin atau kendaraan ke dalam posisi

h) Multi limb coordination: mengkoordinasikan dua/lebih anggota tubuh

3) Kemampuan Fisik

a) Static strength: mengerahkan kekuatan otot maskimum untuk mengangkat, mendorong, menarik, atau membawa benda

b) Trunk strength: menggunakan perut dan oto punggung bawah utk mendukung bagian tubuh secara berulang-ulang dan terus menerus

4) Kemampuan Sensorik

a) Near vision: melihat secara rinci dari jarak dekat

b) Depth perception: menilai jarak objek yang dekat maupun jauh

c) Far vision: melihat secara rinci dari kejauhan

e) Speech clarity: berbicara dg jelas shg orang lain dapat memahami

f) Speech recognition: mengidentifikasi dan memahami ucapan orang lain

g) Hearing sensitivity: mendeteksi perbedaan berbagai macam suara

i) Auditory attention: fokus pada satu sumber suara diantara banyak suara

j) Peripheral vision: melihat benda atau objek dari sisi ketika mata melihat kedepan

LAPORAN ANALISIS JABATAN