BADAN
PENJAMINAN MUTU
Persiapan Perkuliahan SM Genap 2019/2020
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH
2020
Kode Dokumen : BPM/ L.EV/2020/00 No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 7 Juni 2020 Halaman : 1 dari 18
PERINGATAN
Dokumen ini adalah milik Badan penjaminan Mutu Unmuha
dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Ketua Badan Penjaminan Mutu
Alamat : Jalan Muhammadiyah, No .91, Batoh, Lueng Bata, Banda Aceh
BADAN PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH
SK. REKTOR Nomor: 009/2009 Tanggal 14 Januari 2009 Jl. Muhammadiyah No 91 Batoh Lueng Bata Banda Aceh 23245
Telp. 0651 - 31583 Fax. 0651 - 34091, 34092, E-mail
:bpm@unmuha.com, Website : www.bpm.unmuha.ac.id
LAPORAN
MONITORING DAN EVALUASI
PERSIAPAN PERKULIAHAN SEMESTER GENAP TA 2019/2020 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH
PENGESAHAN
Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh:
Ketua BPM Wakil Rektor I Rektor
Dr. Sri Suyanta, M.Ag Dr.H. Fadhlullah, S.H.,M.S Dr. Aslam Nur, M.A.
Badan Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Aceh 1441 H/ 2020 M
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Mulai tahun 2003, Pemerintah melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tingkat Tinggi memperkenalkan arah pendidikan tinggi yang baru, yang dikenal dengan sebutah Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003-2010.Arah pendidikan ini harus mengalami renovasi karena situasi yang sangat dinamis dalam kurun waktu 10 tahun terakhir, baik di Indonesia maupun di dunia internasional. Situasi ini sering dikenal dengan paradigm
shift atau perubahan paradigma yang selama beberapa dekade tidak pernah
menyentuh dunia pendidikan tinggi.
Dalam HELTS 2003-2010, isu yang cukup penting adalah bagaimana Pendidikan Tinggi di Indonesia mampu memberikan kontribusi kepada
peningkatan nation competitiveness melalui peningkatan kualitas
manajemen institusi yang menghasilkan pendidikan berkualitas bagi keunggulan bangsa. Dalam istilah HELTS 2003-2010 disebut dengan peningkatan organizational healt.Sistem manajemen yang sehat diharapkan mampu mendukung pengembangan aktivitas intelektual mahasiswa yang nantinya dapat bertanggung jawab kepada rakyat dan bangsa.
Transformasi manajemen yang diperlukan di dalam pengembangan Universitas Muhammadiyah Aceh meliputi antara lain:
1. Peninjauan kembali tentang visi dan misi institusi. Seberapa kuat visi dan misi dapat memberikan sumbangan terhadap arah utama pendidikan tinggi Indonesia dalam membangun nation compatitiveness. 2. Encouraging Institution to the Need for Self Evaluation. Salah satu
langkah awal untuk menentukan arah perbaikan serta rencana pertahapan pengembangan suatu institusi.
3. Penyusunan strategi untuk mencapai visi dan misi Universitas Muhammadiyah Aceh yang baru.
4. Usaha mewujudkan perangkat kelembagaan yang baik atau good
governance dalam rangka pencapaian rencana strategik. Good gevernance dicerminkan dari adanya jaminan akan kesehatan organisasi
(organization health) dalam tata laksana kerja pencapaian visi.
5. Managing Organization with Redefined Vision and Mission. Pada tahap ini, yang diperlukan adalah manajemen yang terpadu baik secara horizontal (antara eksekutif di tingkat tertinggi/institut sampai tingkat terendah/program studi) maupun secara vartikal (antara Kantor Pusat Administrasi dengan Program Studi).
Manajemen yang terpadu baik secara horizontal (antara eksekutif di tingkat tertinggi/institut sampai tingkat terendah program studi) maupun secara vartikal (antara Kantor Pusat Administrasi dengan Program Studi) merupakan syarat utama agar pelaksanaan operasional dan pelayanan pada mahasiswa dan masyarakat luas dapat berlangsung secara efektif dan efisien.
Salah satu tuntutan dari adanya penerapan sistem manajemen terpadu ini adalah mengetahui kondisi di lapangan di tingkat Rektorat, Dekanat Program Studi dan lembaga. Oleh karena itu diperlukan kegiatan untuk
mengumpulkan informasi tentang penyelenggaraan kegiatan yang
menampilkan mutu pendidikan pada masing masing unit di lingkungan Universitas Muhammadiyah Aceh. Oleh karena itu Badan Penjaminan Mutu sebagai Badan yang bertanggung jawab atas terlaksananya Sistem Penjaminan Mutu internal (SPMI).
Pengelolaan SPMI Universitas Muhammadiyah Aceh mengacu pada model P-P-E-P-P (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) Standar Nasional Dikti. dimana semua kegiatan dilaksanakan secara bersiklus. Semua unit kerja membuat program kerja dan mekanisme pelaksanaannya yang dipantau secara berkelanjutan untuk perbaikan kegiatan berikutnya. Pada setiap kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan berdasarkan pada standar tertentu untuk mengukur kinerja atau
pencapaian tujuan serta ditetapkan pada buku manual sebagai petunjuk teknis pelaksanaan dan evaluasi peningkatan.
Pada tahap implementasi setiap unit kerja dalam melaksanakan tupoksinya harus berlandaskan: 1. Quality First: semua sikap dan prilaku harus membudayakan mutu. 2. Stakeholder in: semua sikap dan prilaku harus ditujukan pada kepuasan pengguna. 3. The next process is our stakeholder: setiap orang yang bertugas harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai penggunanya yang harus dipuaskan. 4. Speak with data: setiap orang harus melaksanakan dan mengambil keputusan berdasarkan informasi data yang faktual. 5. Upstream management: semua pengambilan keputusan dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif.
Dalam kondisi yang sangat cepat mengalami perubahan, maka setiap organisasi perlu bertindak adaptif sebagai konsekuensi atas perubahan lingkungan internal maupun eksternal yang terjadi dengan orientasi untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa.
Berbagai macam upaya yang dilakukan Universitas Muhammadiyah Aceh (Unmuha) untuk meningkatkan pelayanan dan kemudahan kepada mahasiswa dengan membangun fasilitas dan infrastrukturnya, maupun program-program kurikulumnya. Dengan menempatkan unsur kualitas pelayanan mahasiswa sebagai indikator penting, maka hal tersebut dapat meningkatkan kinerja dan daya saing Unmuha di tengah semakin gencarnya tingkat kompetisi yang terjadi saat ini.
Untuk mengantisipasi kemungkinan tersebut, Unmuha harus dapat menerapkan berbagai strategi pemasaran dan terus melakukan peningkatan di bidang kualitas layanan guna meningkatkan eksistensi organisasi. Usaha yang telah ditetapkan sebagai bagian dari strategi untuk menghadapi kompetisi seharusnya dapat diwujudkan dan dijalankan dengan baik. Misalnya dengan meningkatkan profesionalisme manajemen dosen dan
karyawan sehingga pelayanan terhadap mahasiswa menjadi lebih berkualitas dan operasional organisasi menjadi lebih efektif dan efisien. Untuk itu Unmuha perlu mengadakan analisis yang mendalam dalam melakukan evaluasi terhadap strategi pemasaran dan kualitas layanan yang dijalankan terutama terhadap sikap dan perilaku mahasiswa yang terkait dalam peningkatan kualitas pelayanan.
Dalam visi dan misi yang diemban Unmuha untuk menyelenggarakan
proses belajar dan mengajar yang profesional perlu dilakukan analisis sampai sejauh mana pelayanan yang telah diberikan Unmuha kepada mahasiswa.
Monitoring adalah proses mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang suatu kegiatan yang sedang berlangsung, sedangkan evaluasi adalah proses membandingkan, menganalisis dan memutuskan.
Bila evaluasi dilakukan bersamaan dengan monitoring maka evaluasi tersebut bersifat formatif (memastikan bahwa project yang sedang berjalan tersebut akan berhasil sesuai dengan yang diharapkan)
Hasil monev dapat persiapkan sebagai bahan evaluasi sumatif (mengambil pelajaran dari project yang sudah diselesaikan untuk dipergunakan pada program berikutnya hasil dari suatu kegiatan terhadap criteria dan tujuan yang telah ditetapkan
1.2 PERUMUSAN MASALAH
Perumusan masalah monev adalah variabel-variabel dimensi persiapan perkuliahan apakah yang perlu ditingkatkan dan dipertahankan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan Unmuha.
1.3 TUJUAN DAN MANFAAT MONEV
Tujuan yang diharapkan dalam monev persiapan perkuliahan ini adalah : 1. Untuk memastikan bahwa semua proses implementasi persiapan
2. Untuk mengetahui kendala kendala yang terjadi yang membutuhkan penanganan segera
3. Untuk mengetahui hasil dari semua proses persiapan perkuliahan meliputi penyerahan RPS, penyerahan SK, jurnal perkuliahan, Daftar hadir mahasiswa dan sebagainya
Tujuan yang diharapkan dalam monev persiapan perkuliahan ini adalah 1. Hasil monev merupakan data yang sangat penting untuk dijadikan
sebagai dasar perbaikan proses implementasi SPMI
2. Hasil monev digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan/ kebijakan berikutnya untuk menjamin kesinambungan implementasi SPMI
1.4 MEKANISME DAN RANCANGAN
Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka mengevaluasi persiapan prodi di lingkungan Unmuha pada persiapan perkuliahan semester genap TA 2019/2020 dan perkuliahan dalam jaringan (daring) pada tahun 2020. BPM berkunjung ke fakultas untuk melakukan monitoring dan evaluasi di setiap prodi di lingkungan Unmuha.
Setelah mendapatkan kesepakatan dan kesediaaan Auditor dan Ka. Prodi Via Fakultas, kemudian BPM melakukan rapat internal untuk rapat koordinasi dan persiapan Monev dan kemudian melaksanakan tugas-tugasnya ke prodi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Aceh. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi Universitas Muhammadiyah Aceh TA 2019/2020 ini dilaksanakan, pada pekan pertama perkuliahan Semester Genap TA 2019/2020 berlangsung.
1.5 INDIKATOR KEBERHASILAN
Indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan ini adalah didapatinya hasil tentang bagaimana persiapan perkuliahan akademik tingkat prodi di lingkungan Unmuha, berkaitan dengan sejalannya prinsip prodi terhadap visi misi Universitas.
1.6 TIM MONEV
Tim Monev terdiri dari Ketua BPM, Sekretaris BPM dan para kepala bidang auditor, terdiri 5 orang.
1.7 PRODI
Kegiatan Monev dilaksanakan secara keseluruhan untuk 13 Prodi pada waktu yang telah ditentukan dan disepakati bersama, adapun daftar prodi yang dikunjungi yaitu:
NO PRODI/ AKADEMI 1 Ilmu Hukum 2 Manajemen 3 Akuntansi 4 Sipil 5 Arsitektur
6 S1 Ilmu kesehatan Masyarakat
7 S2 Magister kesehatan masyarakat*
8 Tadris Matematika 9 Tadris Biologi 10 PAI 11 Tadris B. Inggris 12 Perbankan Syariah 13 Ilmu Psikologi
* = tidak dilakukan monev karena masih berlangsung sem. ganjil 2019/2020
1.8 RINCIAN JADWAL KEGIATAN YANG TELAH DILAKSANAKAN
No Jenis/Nama Kegiatan Waktu
1 Rapat koordinasi/Refreshment Awal Februari 2020
2 Kontak Fakultas/Prodi Awal Februari 2020
3 Pelaksanaan Monev Awal Februari 2020
4 Pelaporan Akhir Mei 2020
5 Distribusi Hasil monev Awal Juni 2020
1.9 SUSUNAN ACARA AUDIT
No J a m Kegiatan Audit
1 10.00 – 10.15 Pembukaan oleh BPM
2 10.15 – 10.30 Pemaparan profil Ka. Prodi
3 10.00 – 12.00 Monev Unit Kerja Prodi
4 12.00 – 12.15 Penyusunan temuan oleh tim Auditor
BAB II
METODOLOGI MONEV
2.1 LANDASAN HUKUM
Ketgaitan monev yang dilaksanakan Badan Penjaminan Mutu bersumber dari beberapa dokumen kebijakan tentang monitoring dan evaluasi yang telah ditetapkan di Unmuha.
1. Kegiatan Monev persiapan perkuliahan : SK Rektor tentang Standar Operasional Prosedur Nomor 116/UM.M/KEP/F/2017 tahun 2017, - SOP Monitoring dan Evaluasi Pembelajaran 02/SOP/UNMUHA/08
2. Rencana pembelajaran Semester (RPS) : Dokumen Standar mutu Unmuha – Standar Proses Pembelajaran
3. Rapat persiapan perkuliahan : Dokumen Standar mutu Unmuha –
Standar Pengelolaan Pembelajaran
4. Dokumen mengajar : Dokumen SOP Unmuha – SOP Perkuliahan dan
Praktikum
5. Sarana dan Prasarana : Dokumen Standar mutu Unmuha – Standar
Sarana dan prasarana Pembelajaran
2.3 WAKTU PELAKSANAAN
Kegiatan Monitoring dan evaluasi persiapan perkuliahan dilaksanakan pada tanggal 13-15 Februari 2020, dengan jadwal yang telah ditentukan dan disepakati
2.4 METODELOGI PENILAIAN
Sistem penilaian yang digunakan untuk mendapatkan indeks kinerja hasil monev pada setiap prodi adalah dengan mengklasifikasikan temuan dengan angka lalu dikalikan dengan bobot instrument lalu menyetarakan dengan persentase. Instrument perhitungan indeks kinerja pada prodi, antara lain:
1. Penyerahan Rencana Pembelajaran Semester (RPS) oleh dosen pengampu kepada Sub. Bag. Akademik
2. Legalitas dan kerapian RPS
3. Rapat koordinasi dengan dosen dalam pelaksanaan kegiatan perkuliahan
4. Distribusi SK mengajar,Jadwal mengajar dan Undangan mengajar 5. Daftar hadir mengajar dosen
6. Daftar Hadir Mahasiswa 7. Kesiapan ruang belajar
Penilaian dalam monev persiapan perkuliahan adalah dengan menetapkan bobot pada setiap instrument yang akan dimonitor, lalu di kalikan dengan jumlah yang didapati oleh prodi, terdiri dari 4 skala, bisa dikategorikan skala 4 sebagai instrument dengan nilai tertinggi, mencapai sempurna dari segi kelengkapan kerapian dan dapat menunjukkan bukti, sehingga skala yang lain lebih kecil maka semakin berkurang kesempurnaan dan kelengkapan yang dapat dicapai oleh prodi.
Gambar 1. bobot Penilaian monitoring dan Evaluasi persiapan perkuliahan
Gambar 2. Matrik Penilaian monitoring dan Evaluasi persiapan perkuliahan
No SUB BIDANG Bobot
1 25.00 2 20.00 3 RAPAT 15.00 4 10.00 5 10.00 6 5.00
7 SARANA & PRASARANA Kesiapan ruang belajar 15.00
DOKUMEN MENGAJAR
Distribusi SK mengajar, Jadwal mengajar dan Undangan mengajar
Daftar hadir mengajar dosen Daftar Hadir Mahasiswa RPS
Penyerahan Rencana Pembelajaran Semester (RPS) oleh dosen pengampu kepada Sub. Bag. Akademik Legalitas dan kerapian RPS
Rapat koordinasi dengan dosen dalam pelaksanaan kegiatan perkuliahan
BAB III
EKSEKUTIF SUMMARY
Hasil Monitoring dan Evaluasi persiapan perkuliahan pada semester genap tahun ajaran 2019/2020 berdasarkan instrument, dapat dilihat pada grafik di bawah ini:
1. Penyerahan Rencana Pembelajaran Semester (RPS) oleh dosen pengampu kepada Sub. Bag. Akademik
Temuan di lapangan tentang RPS ini sebagai berikut:
a. RPS terjilid rapi, sudah ditandatangani oleh Kaprodi tetapi perlu ditandatangani juga oleh dosen masing-masing pengampu. Praktik baiknya adalah dalam surat pernyataan kesediaan mengajar disyaratkan wajib membuat RPS
b. Dosen pengampu harus menandatangani RPS yang diserahkan ke Prodi
c. RPS semestar Genap yang sudah lengkap standar KKNI 2018/2019, sementara semestar genap RPS 2019/2020 masih dalam proses penyiapan karena menyesuaikan regulasi (template) baru
d. RPS belum dijilid sebagian belum ditandatangani
e. RPS sudah rapi tetapi belum dijilid dan sebagian belum ditandatangani oleh dosen dan pejabat yang berwenang
f. RPS yag ditunjukkan belum ditandatangani oleh dosen ybs dan oleh yang berwenang serta belum di jilid
g. RPS sudah lengkap, dibuat persemester, maka belum dijilid untuk memudahkan saat akreditasi, sudah ditandatangi oleh Kaprodi
3. Rapat koordinasi dengan dosen dalam pelaksanaan kegiatan perkuliahan
Temuan di lapangan tentang rapat koordinasi dengan dosen ini sebagai berikut:
a. Dokumentasi berupa foto sudah dimasukkan ke medsos, tapi perlu diprint untuk kelengkapan visit
b. Rapat koordinasi dilakukan dengan ketua peminatan. Rapat dengan dosen malah dilakukan setiap pekan (setiap Rabu)
4. Distribusi SK mengajar,Jadwal Mengajar dan Undangan mengajar
6. Daftar Hadir Mahasiswa
Temuan di lapangan tentang distribusi Sk, jadwal mengajar , daftar hadir dosen dan mahasiswa ini sebagai berikut:
a. Bukti distribusi ekspedisi surat mengajar dilakukan melalui WA, belum tertulis
b. Daftar hadir mahasiswa online. Praktik baiknya setiap TM dosen mengisi secara online via Siakad Unmuha
c. SK Mengajar semester genap 2019/2020 sudah selesai disiapkan tinggal menunggu tanda tangan dekan. Undangan mengajar demikian juga. Praktik baiknya adalah dilengkapi dengan surat pernyataan dosen
d. Jurnal mengajar sudah diisi oleh dosen ybs sebelum/setelah mengajar dilakukan. Hanya belum semua terisi karena masih dalam pekan pertama kuliah.
e. SK, Jadwal, undangan sudah didistribusikan tetapi belum disertai dengan tanda terima ekspedisi
f. Jadwal mengajar diisi oleh dosen ybs dan akan dijilid setelah lengkap
g. Daftar hadir mahasiswa manual lengkap sudah diisi dan ditandatangani oleh mahasiwa
h. SK, Jadwal, undangan sudah didistribusikan tetapi belum disertai dengan tanda terima ekspedisi
i. Daftar hadir mahasiswa manual lengkap sudah diisi dan ditandatangani oleh mahasiwa
j. Daftar hadir mahasiswa sebagian belum dicetak, dan yang sudah dicetak belum ditandatangani oleh mahasiswa, karena masih ada perubahan KRS
k. Daftar hadir belum dicetak karena masih menunggu perubahan KRS
l. Rapat koordinasi sebelum perkuliahan sudah dilakukan tetapi belum disertai dengan notulensi
m. Pemberitahuan Distribusi SK dan undangan mengajar disampaikan melalui medsos
Hasil Monitoring Dan Evaluasi Persiapan Perkuliahan Per Prodi Semester Genaptahun 2019/2020
Secara Keseluruhan, Indeks Kinerja hasil monitoring dan evaluasi di Lingkungan Universitas Muhammadiyah Aceh dalam hal persiapan perkuliahan pada Semester genap Tahun Ajaran 2019/2020 yaitu 366 atau 92% dari target capaian
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Seluruh prodi sudah melaksanakan persiapan perkuliahan dengan baik dan professional.
2. Indeks Kinerja hasil monitoring dan evaluasi di Lingkungan Universitas Muhammadiyah Aceh dalam hal persiapan perkuliahan pada Semester genap Tahun Ajaran 2019/2020 yaitu 366 atau 92% dari target capaian, tersisa hanya 8%.
3. Evaluasi akan dibagikan kepada seluruh Prodi semoga menjadi bahan evaluasi mendatang dalam peningkatan mutu ke depan.
5.2. Saran
1. Untuk Evaluasi mendatang, Insyaallah akan menambah instrument yang telah ada, baik itu tentang kurikulum, keselarasan antara RPS dengan kurikulum, dan menggunakan Instrumen secara online terlebih dahulu sebelum dilakukan visitasi.
Banda Aceh, 16 Zulqaidah 1441 H 7 Juli 2020 M Ketua Badan Penjaminan Mutu,
