ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN
SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH PRAMBANAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Grahito Hardian
09.12.4292
kepada
SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS ADMISSION AT SMK MUHAMMADIYAH PRAMBANAN
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH PRAMBANAN
Grahito Hardian Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
SMK Muhammadiyah Prambanan is one of the schools that still use manual systems to process new admissions information. Information processing activities are still using a special new admissions book, where it slows down the process of delivering information, and enlarge human error.
Based on the background of the problem, the research and preparation of this thesis study and design a new student information system is computerized by using Visual Basic 6.0 as the progamming language and interface design, as well Microsoft SQL Server 2000 as a data storage medium.
Methods of data collection through interviews, direct observation to new admissions committe SMK Muhammadiyah Prambanan and through the study of literature, then from the research and preparation of this thesis will result in an application that is able to create reports user information needs in a rapid, precise and accurate.
Keywords : information system, new admissions, smk muhammadiyah prambanan,
1. Pendahuluan
Di era teknologi komputer saat ini dan dimasa yang akan datang masyarakat selalu membutuhkan informasi. Karena informasi merupakan salah satu kebutuhan pokok yang utama bagi perkembangan dunia yang serba menggunakan teknologi komputer. Teknologi komputer merupakan salah satu teknologi yang sebagian besar mewarnai kebutuhan manusia, diantaranya adalah dunia pendidikan, kesehatan, ekonomi, tenaga kerja, politik, sosial dan budaya, industri, hiburan dan sebagainya.
Kehadiran komputer didalam suatu organisasi atau sekolah akan sangat menunjang efisiensi kinerja sehingga akan mendapatkan dampak yang positif didalam suatu aktifitas sekolah. Komputer adalah sarana yang digunakan untuk membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi yang cepat dan akurat.
Penerimaan Siswa Baru ( PSB ) merupakan suatu proses administrasi yang terjadi setiap tahun untuk mencari calon siswa yang akan melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi. Calon siswa yang dimaksud adalah siswa baru yang akan mendaftar pada jenjang SMP atau SMA/SMK negeri maupun swasta. Apabila setiap tahun nya proses pengolahan data PSB selalu dilakukan secara manual tanpa menggunakan sistem terkomputerisasi oleh pihak sekolah, tentunya akan mengalami berbagai kesulitan dalam proses penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak terkait.
SMK Muhammadiyah Prambanan sebagai salah satu UPT ( Unit Pelaksana Teknis ) di bidang pendidikan menengah umum yang secara teknis di bawah naungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Pemerintah Kabupaten Sleman. Salah satu aktivitas administrasi yang dilakukan oleh bagian tata usha sekolah adalah pengolahan data penerimaan siswa baru. Dalam mengolah data penerimaan siswa baru masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan buku penerimaan siswa baru. Hal ini menimbulkan berbagai kelemahan, antara lain :
1. Pengaturan/ pengelompokkan / pengorganisasian data tidak efesien. 2. Membutuhkan buku penerimaan siswa baru yang cukup banyak
dalam melakukan proses pengolahan informasi penerimaan siswa baru setiap tahun nya.
3. Lambat nya proses pembuatan laporan yang dibutuhkan.
Berdasarkan hal tersebut di atas maka perlu dilakukan penelitian tentang “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada SMK Muhammadiyah Prambanan ”.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Elemen dan komponen yang ada dalam sistem mencakup tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendalian, dan umpan balik. Sumber daya yang mengalir dari elemen output dan dapat menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Mengembangkan dan memahami suatu sistem alangkah baiknya jika kita dapat membeda-bedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Karakteristik sistem yaitu batasan, lingkungan, masukan, keluaran, komponen, penghubung dan penyimpanan.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya yaitu: 1. Sistem abstrak (abstrak system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik (physical system) merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.
3. Sistem tertentu (deterministic system) beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem tertutup (closed system) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar.
2.2 Konsep Sitem Informasi 2.2.1 Definisi Informasi
Informasi adalah pengumpulan data yang memberikan pengetahuan dan keterangan yang lebih berguna bagi penerima.
2.2.2 Kualitas Informasi
Agar memberikan hasil yang berguna bagi penerima, maka ada beberapa karakteristik informasi yang berkualitas.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerima. Tujuan dari sistem infomasi yaitu menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian serta dalam pengambilan keputusan. Pada dasarnya sistem informasi manajemen ialah berhubungan dengan laporan di masa yang akan datang.
2.3.2 Komponen Sistem Informasi
Didalam sistem informasi berbasis komputer dalam organisasi terdiri dari komponen-komponen.
2.3.3 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi agar mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam salah satu organisasi.
2.3.4 Pengertian Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru adalah suatu sistem layanan informasi tentang data siswa baru berupa perekrutan murid baru yang akan belajar di sekolah pada tahun ajaran baru yang berhubungan dengan penerimaan siswa.
2.4 Teori Analisis 2.4.1 Teori Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) 2.5 Konsep Pemodelan Sistem
2.5.1 Flowchart Sistem
Flowchart adalah penyajian yang sistematis tentang proses dan logika dari kegiatan penanganan informasi atau penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program.
Flowchart sistem adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data. 2.5.2 Diagram Arus Data
Diagram arus data (data flow diagram) atau yang sering disebut DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk
simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.
2.6 Konsep Basis Data 2.6.1 Definisi Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi selain itu dapat diartikan juga bahwa himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. Tujuan basis data diantaranya yaitu tidak adanya redudansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, dan multiple user.
2.6.2 Database Manajemen Sistem
Kumpulan file yang saling berkaitan bersama program pengolahannya disebut sebagai DBMS. Database adalah kumpulan datanya, sedangkan program pengolahannya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data dalam database.
2.6.3 Normalisasi
Proses normalisasi adalah dalam pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji dalam beberapa kondisi.
2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic adalah salah satu bahasa pemrograman even-driven yang berasal dari basic. Even-driven yaitu program akan menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, missal tombol di klik atau meni yang dipilih. Jadi jika even tersebut dapat terdeteksi oleh sistem maka sistem akan memberikan aksi sesuai kode yang diberikan.
2.7.2 Microsoft Windows XP
Windows XP adalah jajaran sistem operasi berbasis grafis yang dibuat oleh Microsoft untuk digunakan pada komputer pribadi, yang mencakup komputer rumah dan desktop bisnis, laptop, dan pusat media (Media Center). Nama “XP” adalah kependekan dari “Experience”. Windows XP merupakan penerus Windows 2000 Professional dan Windows ME, dan merupakan versi sistem operasi Windows pertama yang berorientasi konsumen yang dibangun di atas kernel dan arsitektur Windows NT.
2.7.3 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak Retional Database Management System (RDBMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar. SQL Server 2000 juga dapat dijalankan sebagai client server.
3. Analisis dan Perancangan 3.1 Gambaran Objek Penelitian
3.1.1 Sejarah Singkat SMK Muhammadiyah Prambanan
SMK Muhammadiyah Prambanan didirikan pada tanggal 1 Januari 1967 di sebelah Selatan Panggung Sendratari Ramayana (sebelum dipugar) oleh Bapendapca Prambanan H. Marzuni Saleh, BA dan para pendiri lainnya seperti Ashari (Muntilan), Samanhudi, Ahmad, Sanusi dan Tohari, BE. SMK Muhammadiyah Prambanan pada saat itu membuka jurusan Geologi atau Pertambangan.
Kehadiran SMK Muhammadiyah Prambanan pada saat itu masih terasa asing untuk masyarakat Prambanan dan sekitarnya. Pengurus dengan penuh rasa tanggung jawab berusaha menghidupkan sekolah tersebut demi syiarnya kehidupan Muhammadiyah di Prambanan dan sekitarnya. Sekolah tetap berjalan walaupun dalam kondisi yang memprihatinkan. Kelancaran proses belajar mengajar pada waktu itu Ahmad ditunjuk sebagai penganggung jawab penyelenggaran sekolah tersebut. Pertama kalinya SMK Muhammadiyah Prambanan mempunyai 28 orang siswa.
Tahun ketiga merupakan ujian yang sangat berat bagi para pengasuh karena mereka belum berpengalaman dan kekurangan di segala bidang, terutama jalinan dengan Kantor Wilayah Depdikbud Propinsi Jawa Tengah. Untuk itu pengelola mengadakan pendekatan ke Kanwil Depdikbud Jawa Tengah. Pendekatan yang dilakukan ternyata membawa hasil yaitu SMK Muhammadiyah Prambanan dapat mengikuti ujian melalui rayon Muntilan. Atas saran Kepala Bidang Pendidiakan Teknik Propinsi DIY maka pada tahun 1976 SMK Muhammadiyah Prambanan membuka jurusan mesin.
3.2 Analisis Sistem
Analisis dapat di identifikasi sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian atau komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang dihadapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.2.1 Mengidentifikasi masalah
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis pada SMK Muhammadiyah Prambanan, diidentifikasi bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih secara manual dan penyimpanan data tersebut cukup memakan tempat karena disimpan dalam bentuk hardcopy. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari pelayanan tidak
tercapai. Adapun permasalahan-permasalahan yang muncul pada sistem penerimaan siswa baru adalah lambat nya proses pembuatan laporan pendaftaran calon siswa, seleksi, daftar ulang, dan pembagian kelas karena petugas harus membuat laporan dengan cara mencatat di buku khusus penerimaan siswa baru.
3.3 Perancangan Sistem
3.3.1 Perancangan Sistem Secara Umum
Rancangan sistem secara umum dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran data secara umum kepada pengguna terutama pada sistem yang telah dibuat. Rancangan sistem ini mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci.
3.3.2 Rancangan Model
Rancangan model secara umum berarti suatu rancangan yang menjelaskan bentuk atau model suatu sistem yang akan dibuat. Secara umum model yang diusulkan ada dua yaitu physical model dan logical model bentuk pertama yaitu physical model yang merupakan bentuk biasanya digambarkan dengan bagan alir sistem atau tang biasa disebut dengan sistem flowchart. Bentuk physical model menunjukan kepada user bagaimana sistem ini secara fisik diterapkan sedangkan bentuk kedua logical model yang digambarkan dengan diagaram arus data (data flow diagram) model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi pada sistem informasi secara logika akan bekerja.
3.3.2.1 Sistem Flowchart
Sistem Flowchart merupakan bagian yang menujukkan apa yang dikerjakan dalam dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang dalam sistem tersebut.
Data Login Data Jurusan Data Aturan Data Calon
Siswa Data Nilai
Data Daftar Ulang Input Data Login Input Data Jurusan Input Data Aturan Input Data Calon Siswa Input Data Nilai Input Data Daftar Ulang Pengolahan Data Login Pengolahan Data Jurusan Pengolahan Data Aturan Pengolahan Data Calon Siswa Pengolahan Data Nilai Pengolahan Data Daftar Ulang Login Jurusa n Aturan Calon Siswa Data Nilai Data Daftar Ulang Pembuatan Laporan Pendaftaran Pembuatan Laporan Daftar Ulang Pembuatan Laporan Pembagian Kelas Pembuatan Laporan Seleksi Laporan
Pendaftaran Laporan Seleksi
Laporan Daftar Ulang Laporan Pembagian Kelas Data Kelas Data Pembagian Kelas Input Data Kelas Pengolahan Data Kelas Data Kelas Input Data Pembagian Kelas Pengolahan Data Pembagian Kelas Data Bagi Kelas
Gambar 3.2 Flowchart sistem yang diusulkan
3.3.2.2 Data Flow DiagramData Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada maupun sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimanapun data itu disimpan.
1. Data Flow Diagram (DFD) Level 0
Login Data Jurusan
Data Aturan Laporan Pendaftaran DataCalonSiswa Laporan Seleksi Data Nilai Laporan Daftar Ulang DataDaftarUlang Laporan Pembagian Kelas Data Kelas
Data Pembagian Kelas
Gambar 3.3 Data Flow Diagram ( DFD ) Level 0 TATA USAHA Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
2. Data Flow Diagram ( DFD ) Level 1 TATA USAHA Olah Data DaftarUlang Olah Data CalonSiswa Olah DataNilai Olah Data Kelas
D2 Jurusan D3 Aturan D4 CalonSiswa D5 DataNilai D6 DaftarUlang D7 Kelas
Data Nilai Data CalonSiswa Data DaftarUlang Data Aturan Data DaftarUlang Data CalonSiswa Data Kelas Data Nilai Pengolahan DataKelas 7 Pengolahan Data Jurusan 2 Pengolahan Data Calon Siswa 4 Pengolahan Data Nilai 5 Pengolahan Pembagian Kelas 8 Olah Data Jurusan Olah Data Aturan D8 PembagianKls Data Aturan Data CalonSiswa Olah Data Bagi Kelas Data PembagianKelas Data Jurusan Data CalonSiswa Pengolahan Data Aturan 3 Pengolahan DataDaftar Ulang 6 Data Kelas Data CalonSiswa Data PembagianKelas Data Jurusan Laporan Pendaftaran 9 Pembuatan Laporan Seleksi Laporan Pembagian Kelas Laporan Seleksi 8 Pembuatan Laporan Pendaftaran 10 Pembuatan Laporan Daftar Ulang 11 Pembuatan Laporan Pembagian Kelas Laporan Daftar Ulang 1 Pengolahan Data Login Data Login Olah Data Login D1 Login
Gambar 3.4 Data Flow Diagram ( DFD ) Level 1
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pengertian Implementasi Sistem
Setelah sistem selesai dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan dipilih, saatnya sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem yang baru supaya siap untuk dioperasikan. Tujuan implementasi sistem adalah untuk menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.2 Menerapkan Rencana Implementasi Sistem
Supaya kegiatan implemantasi sistem nantinya dapat bekerja sesuai dengan harapan, maka suatu rencana implementasi perlu dibuat terlebih dahulu. Rencana implementasi merupakan tahap awal kegiatan dari implementasi sistem.
4.3 Kegiatan Implementasi Sistem
Kegiatan implementasi sistem dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi. Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam tahap implementasi adalah sebagai berikut :
1. Pemrograman dan Pengetesan Program 2. Pengetesan Sistem
3. Installasi Hardware dan Software 4. Pemilihan dan Pelatihan Personil 5. Konversi Sistem
6. Pemeliharaan Sistem 7. Manual Program
4.3.1 Pemrograman dan Pengetesan Program
4.3.1.1 Pemrograman
Pemrograman merupakan kegiatan menuliskan kode program yang akan di eksekusi oleh komputer, kode program yang akan ditulis oleh progammer harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan analisis sistem nya, hasil dari desain sistem secara rinci, dalam penulisan program aplikasi ini penulis menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 dan database nya menggunakan microsoft sql server 2000.
4.3.1.2 Pengetesan Program
Tujuan pengetesan program adalah untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi kelayakan. Jika sistem yang dibuat telah memenuhi permasalahan yang diminta maka sistem dinyatakan layak dalam penggunaan nya dan jika tidak maka dilakukan pengecekan dan perbaikan terhadap bentuk kekurangan sistem tersebut. Pengetesan program ini dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dalam sistem tersebut.
4.3.2 Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Pengujian sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari
semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box testing.
4.3.3 Installasi Hardware dan Software
Instalasi hardware atau perangkat keras yang digunakan dilakukan oleh pemasar atau toko komputer saat pembelian perangkat keras, sedangkan untuk instalasi program dilakukan dengan cara:
1. Masukkan CD software ke dalam CD Room pada komputer yang akan diinstal program atau perangkat lunak.
2. Jalankan file setup psb.exe yang ada pada CD melalui menu run dengan mengetikkan „setup.exe‟ atau dari windows explorer double click file setup psb.exe
3. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi, tunggu sampai proses instalasi selesai.
4.3.4 Pemilihan dan Pelatihan Personil
Pemilihan petugas yang telah ada menjadi prioritas pertama dibandingkan dengan merekrut petugas baru. Hal ini dilakukan mengingat beberapa pertimbangan berikut :
a. Mentransfer petugas yang ada ke posisi yang baru umumnya lebih mudah dibandingkan dengan merekrut petugas baru dari luar.
b. Petugas yang sudah bekerja sebelumnya biasa nya lebih memahami proses penerimaan siswa baru dibandingakan dengan petugas baru.
Pelatihan personil mencakup beberapa hal, diantaranya sebagai berikut:
a. Pengenalan tentang gambaran umum sistem baru yang akan diberlakukan. Pengenalan tersebut menyangkut apa saja yang baru dalam sistem tersebut, latar belakang diberlakukannya sistem yang baru, perbedaan sistem yang
baru dengan sistem yang lama, serta kelebihan dan kelemahan sistem yang baru dibandingkan dengan sistem yang lama.
b. Latihan atau simulasi untuk menjalankan prosedur-prosedur baru yang mungkin diterapkan dalam sistem yang baru, misalnya yang menyangkut alur dokumen dalam sistem, personel-personel yang terkait dalam sistem, tugas dan tanggung jawab dari masing-masing petugas disertai dengan dimulai menjalankan prosedur-prosedur secara manual.
c. Latihan mengoperasikan program untuk petugas terhadap sistem baru tersebut. Langkah ini dapat dijalankan setelah program dibuat. Latihan pengoperasian tersebut mencakup latihan bagaimana melakukan input data, melakukan proses data, membuat laporan, dan mencetak laporan.
d. Pelatihan dalam hal perawatan sistem. Disamping diperlukan seorang maintence khusus terhadap pemeliharaan program, semua pihak bagian pengelolaan data terlibat dalam pemeliharaan sistem yang baru, baik dari sisi pemeliharaan perangkat elektronik maupun menjaga arus prosedur manual yang diterapkan untuk menghindari penyimpangan yang mungkin dapat terjadi baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja.
4.3.5 Konversi Sistem
Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu 1 periode tahun pembukaan penerimaan siswa baru. Pelaksanaan konversi ini dilakukan secara parallel, artinya konversi dilakukan dengan menjalankan sistem yang baru dan sistem lama secara bersamaan untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.
Tahap konversi sistem yang lama kedalam sistem yang baru dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Konversi document dasar
Document dasar merupakan bukti proses pengolahan data sebagai input sistem penerimaan siswa baru, data ini berisi data calon siswa, data hasil proses seleksi, data daftar ulang dan sebagainya.
2. Konversi file
Semua dokumen dasar yang dibutuhkan sistem dipindahkan dari data manual ke sistem penerimaan siswa baru yang diusulkan. Konversi ini masih menggunakan cara manual, yaitu memasukkan data melalui alat input. 3. Mengoperasikan sistem
Setelah semua dokumen dasar siap digunakan dan semua data yang diperlukan sudah direkam pada file baru, sistem baru mulai dapat dioperasikan.
4.3.6 Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan sistem wajib dilakukan selama sistem masih beroperasi karena beberapa alasan. Misalnya mungkin sistem masih menyisakan masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama pengujian sistem. Serta mengantisipasi apabila ada orang jahil menerobos keamanan sistem yang bisa merugikan instansi.
Tujuan utama dari pemeliharaan sistem adalah:
a. Untuk membuat perubahan yang bisa diramalkan untuk sistem yang ada dan membetulkan kesalahan yang dibuat selama proses sistem didesain dan implementasi.
b. Untuk memelihara bagian program yang benar dan menghindari untuk memperbaiki bagian ini, justru yang akan menyebabkan error pada bagian lain yang sudah benar.
c. Untuk menghindari degradasi performa sistem. Pemeliharaan sistem yang buruk akan berakibat menurunnya jumlah produksi dan waktu tanggap dari sistem.
d. Untuk menjamin keseluruhan proses sistem infornasi berjalan dengan baik, karena kegagalan sistem bisa saja berakibat pada sekolah tersebut.
Pemeliharaan sistem dapat dibagi menjadi dua proses, yaitu: 1. Kegiatan pemeliharaan perangkat keras
a. Melakukan perwatan minimal satu bulan sekali terhadap perangkap keras, misalnya dibersihkan dari debu
b. Pengecekan kipas dan power supply maupun kipas pendingin processor agar dapat bekerja dengan baik.
c. Pengecekan printer untuk mencetak laporan. 2. Kegiatan pemeliharaan perangkat lunak
a. Pembuatan backup data atau penyimpanan data cadangan dalam media lain seperti harddisk, CD, atau flashdisk.
b. Menginstall Anti Virus.
c. Mencatat berbagai permasalahan-permasalahan yang muncul, jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan. d. Melakukan pengecekan program, dimana bisa meminta programmer
untuk mengecek agar terhindar orang jahil yang mencoba menerobos sistem.
4.3.7 Manual Program
Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan tampilan form yang digunakan serta langkah-langkah dalam menggunakan form tersebut.
1. Form Login
Form ini digunakan untuk membatasi pengguna program, yang mana pengguna yang dapat mengakses adalah pengguna sudah mempunyai username dan password didalam database. Jika username dan password benar maka akan masuk ke menu utama. Berikut ini adalah tampilan form
login sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMK Muhammadiyah Prambanan.
Gambar 4.14 Form Login
5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan perancangan yang penulis kerjakan dan mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sistem informasi penerimaan siswa baru yang terkomputerisasi dapat menghasilkan informasi yang lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang berjalan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :
1. Sistem yang digunakan di sekolah ini masih menggunakan sistem manual yaitu melakukan pencatatan dengan menggunakan media ballpoint dan buku khusus penerimaan siswa baru, dari pencatatan data nilai seleksi, data daftar ulang dan data pembagian kelas dan pembuatan laporan, sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi dan kemungkinan terjadinya kesalahan pengolahan data cukup besar. Dengan sistem baru keterlambatan arus informasi dan kesalahan pengolahan data dapat dicegah karena pengolahan data dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas.
2. Aplikasi sistem informasi penerimaan siswa baru ini dapat digunakan untuk membantu kinerja panitia penerimaan siswa baru yang berkepentingan dalam mengolah data calon siswa baru, cukup dengan menginputkan data kemudian proses pengolahan data akan dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual.
3. Penerapan sistem yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama ini berjalan di SMK Muhammadiyah Prambanan tersebut, tetapi sistem ini dapat mendukung kinerja proses pengolahan data calon siswa baru pada SMK Muhammadiyah Prambanan tersebut menjadi lebih efisien, seperti pencarian data dan pembuatan laporan.
4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi penerimaan siswa baru ini jika digunakan di SMK Muhammadiyah Prambanan antara lain:
a. Menghemat waktu dan tenaga untuk melakukan pengolahan data penerimaan siswa baru.
b. Semua data tersimpan dan terorganisir dengan rapi. c. Dapat menyajikan informasi yang cepat dan akurat. 5.2 Saran
Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Diperlukan kedisiplinan untuk menjalankan sistem yang telah dibuat dengan
lebih teliti dalam penginputan data sehingga sistem dapat berjalan dengan baik.
2. Aplikasi sistem penerimaan siswa baru yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data calon siswa baru serta menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu proses pengambilan keputusan.
3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset.
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset.
H.M, Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset.
Windows XP diakses di http://id.wikipedia.org/wiki/Windows_XP
(
pada tanggal 30/10/2012)PC dan Peripheral.2012.Products diakses di http://www.els.co.id/ (pada tanggal 09/11/2012)
