Farmasi Evaluasi (Print)

(1)

LAPORAN DAN EVALUASI PROGRAM

INSTALASI FARMASI

RS BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU

JL RAYA TLEKUNG NO 1

JUNREJO - BATU

(2)

1. PENDAHULUAN

Sebagai bagian dari RS. Baptis Batu maka Instalasi Farmasi berkewajiban mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang menjadi wujud dari pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat. Kewajiban tersebut dijabarkan dengan menyiapkan, menyusun dan menyampaikan laporan dan evaluasi program secara bertulis, periodik dan melembaga.

Laporan dan evaluasi program dimaksudkan untuk mengkomunikasikan pencapaian kinerja Instalasi Farmasi dalam tahun 2013 yang dikaitkan dengan proses pencapaian tujuan dan sasaran serta menjelaskan keberhasilan dan kegagalan tingkat kinerja yang dicapainya.

Melalui pelaporan kinerja Instalasi Farmasi diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan kefarmasian sesuai dengan standar yang ada.

2. LAPORAN KEGIATAN

2.1 PERSPEKTIF KEUANGAN

No RINCIAN KEGIATAN SASARAN HASIL KEGIATAN REALISASI KETERANGAN

1.

Pelaporan jumlah pembelian perbekalan farmasi

• Nilai pembelian obat

≤ Rp. 419,586,933 /bulan,

Rp.5,035,043,200 /tahun

• Nilai pembelian alkes

< Rp 22.386.893/bulan, Rp. 268.642.720/tahun Laporan Beban Instalasi Farmasi Januari s/d Desember 2013 •Realisasi 170.96% beban Obat 2013 Rp.8.607.683.573 •Realisasi 423.05% beban Alkes 2013 Rp.1.136.485.739 2. Pelaporan pendapatan instalasi farmasi • Nilai pendapatan Obat : Rp. 7.941.846.707/ tahun • Nilai pendapatan Alkes : Rp. 295,303,575/ tahun Laporan Pendapatan Instalasi Farmasi Januari s/d Desember 2013 Realisasi 137.83% Pendapatan 2013 Rp. 10.746.101.165 3. Pencatatan dan pelaporan persentase death stock (obat yang tidak terjual dalam 3 bulan)

Rasio death stock dibanding nilai total persediaan obat ≤ 3% Perhitungan death stock 2013 Persentase death stock rata-rata tahun 2013 : 5.20% Death stok sebagian besar adalah sisa stok alkes sebelum proses standarisasi Alkes RS

(3)

4

Pelaporan nilai obat yang rusak dan telah memasuki masa kadaluwarsa

Rasio nilai obat yang rusak dan kadaluwarsa dengan nilai persediaan obat total ≤

1%

Data Obat dan Alkes Expired tahun

2013

Nilai Obat ED dan rusak

Rp.6.199.442 Nilai Alkes ED dan rusak Rp.2.685.012 Persentase dibanding persediaan 1.12% Alkes ED merupakan sisa dari buffer < 2013

2.2 PERSPEKTIF PELANGGAN

1. Laporan bulanan Instalasi Farmasi

• Jumlah resep yang

dilayani per bulan ≥ 16.185 resep

• Jumlah obat yang

dilayani ≥ 173.095 obat

• Jumlah resep yang

terlayani ≥95%

Laporan bulanan :

• Jumlah resep

yang dilayani

• Jumlah obat yang

dilayani • Jumlah resep yang terlayani Realisasi rata-rata •Jumlah resep per bulan 16.765 resep (115,46%)

•Jumlah obat per

bulan 170.187 obat (108,43%) •Jumlah resep yang terlayani 99.896% 2. Penurunan waktu tunggu obat dengan menurunkan average dispensing time

Waktu rata-rata

pelayanan obat harian :

• Racikan ≤ 40 menit • Non racikan ≤ 15 menit Pengukuran waktu tunggu obat Rata-rata waktu tunggu obat : •Racikan umum : 46.98 menit •Racikan ASKES dan JKM : 54.69 menit •Non racikan umum : 26.96 menit •Non racikan ASKES dan JKM 37.76 menit 3. Pembuatan monitor antrian pasien farmasi rawat jalan

Ada monitor antrian

Menganggarkan investasi monitor antrian

Tidak ada realisasi pembelian monitor antrian Investasi monitor dibatalkan, digantikan komputer

(4)

4.

Survey kepuasan pasien atas pelayanan instalasi Farmasi

> 80% jumlah kumulatif hasil

penilaian kepuasan dari pasien yang disurvey (dalam persen) Bekerjasama dengan humas untuk melakukan survey kepuasan pelanggan Kepuasan pelanggan farmasi rata-rata tahun 2013 : •Rawat Inap : 84.4 % •Rawat Jalan : 78.90 %

2.3 PERSPEKTIF PROSES BISNIS INTERNAL

N

o RINCIAN KEGIATAN SASARAN HASIL KEGIATAN REALISASI KETERANGAN

1.

Operasional :

a. Gaji, Lembur, THR, Insentif, Bonus Medis

Memenuhi 100% kebutuhan operasional.

Rp. 337,051,839 83% b. Iuran Pensiun Medis Rp. 26,333,020 78.55% c. Jamsostek dan JHT Rp. 9,998,477 105.52% d. Tunjangan kesehatan Rp. 49,805,342 94.45% e. Pendidikan dan Latihan Rp. 350.000 5% f. Pengadaan barang •Obat Rp. 8.607.683.573 170.96% • Alkes Rp. 1.136.485.739 423.05% •Rumah Tangga Rp. 66.691.490 146.47% • ATK Rp. 53.080.663 229.08% •Cetakan Rp. 19.891.150 140.13%

Printer (1 buah) Rp. 0 Tidak terealisasi Meja kerja (2 buah) Rp. 0 Tidak

terealisasi Pallet untuk alas infus (20

buah) Rp. 0 Terealisasi, anggaran masuk di Pemeliharaan Barcode scanner Rp. 0 Terealisasi, anggaran masuk di ATK Seperangkat blender obat Rp. 0 Tidak

terealisasi Seperangkat komputer Rp. 0

Terealisasi, anggaran masuk di ATK

(5)

Container untuk obat high

alert ( 10 unit ) Rp. 0

Tidak Terealisasi 2. Pemeliharaan umum (non

Alkes) Rp. 3.205.612 103.41% 3. Investasi Memenuhi 100% kebutuhan investasi. Rp. 0 Investasi dibatalkan 4. Tidak ada kejadian

kesalahan pemberian obat

100% tidak ada kesalahan pemberian obat Tidak tercapai 99.98% 5.

Penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dalam pengelolaan perbekalan farmasi 100% tersedia SIM di depo-depo instalasi farmasi Tersedia 100% 6. Penyusunan formularium 2013 Formularium 2013 Tersedia 100% 7. Indikator kinerja pengadaan : • Frekuensi tertundanya pembayaran oleh RS terhadap supplier 100% tidak tertunda Tidak tertunda 100% 8. Pemberlakuan e-resep Ada e-resep pasien

umum Tidak terealisasi 2.4 PERSPEKTIF PEMBELAJARAN PERTUMBUHAN

1. Survey kepuasan kerja

pegawai

Kepuasan kerja pegawai 100%

Dikerjakan oleh SDM

2. Pelatihan dan seminar

farmasi

100% Pegawai yang mengikuti pelatihan dan seminar telah terlatih Terlaksana 2 orang Asisten Apoteker dan 2 orang Apoteker mengikuti seminar 100%

Biaya seminar dari supplier obat dan alkes 3. Studi banding 100% mendapatkan informasi baru mengenai manajemen farmasi Terlaksana Studi banding ke RS

Panti Nirmala dan RS. HCOS

100%

4. In house training /

workshop kefarmasian

Peningkatan nilai post test 90% dari pretest

Tidak terlaksana Belum ada in house training kefarmasian 0% 5. Penambahan Tenaga Asisten Apoteker Tambahan tenaga 4 orang Asisten Apoteker Tidak Terlaksana 2 orang AA sebagai pengganti 2 orang AA yang mengundurkan diri 100%

(6)

3. EVALUASI KEGIATAN

3.1 PERSPEKTIF KEUANGAN

No RINCIAN KEGIATAN WAKTU

EVALUASI HASIL EVALUASI REKOMENDASI TINDAK LANJUT

1. Pelaporan jumlah pembelian perbekalan farmasi Setiap bulan

• Nilai pembelian melebihi

target karena jumlah item obat di formularium 2013 meningkat

dibanding 2012

• Banyak permintaan

sisipan obat baru di tengah periode formularium

menyebabkan obat yang ada di stok tidak terpakai

Dilanjutkan • perlu monitoring daftar obat di formularium dan kepatuhan dokter terhadap formularium • Membatasi jumlah perusahaan famasi yang bekerjasama • Membuat laporan pembelian mingguan sebagai kontrol belanja obat dan alkes

Dilanjutkan 2. Pelaporan pendapatan instalasi farmasi Setiap bulan Pendapatan Instalasi farmasi memenuhi target 137,83%, dan

meningkat disbanding 2012 sebesar 141,55% meskipun belum optimal jika dibandingkan

dengan besarnya beban pembelian obat dan alkes

Dilanjutkan Perlu kroscek data lebih detil setiap bulan dengan unit terkait, termasuk SIM, untuk mendapatkan data pendapatan yang lebih valid dan real

Dilanjutkan

3.

Pencatatan dan pelaporan persentase death stock (obat yang tidak terjual dalam 3 bulan)

Setiap 3 bulan

• Nilai death stok 5.20%

tidak memenuhi target (≤ 3%) disebabkan karena perubahan pola persepan dokter, dikarenakan perubahan formularium 2012 menjadi formularium 2013

• Pengukuran death stock

tidak rutin Dilanjutkan, perlu pengukuran yang rutin agar monitoring dan evaluasi dapat diperketat Dilanjutkan 4.

Pelaporan nilai obat yang rusak dan telah memasuki masa kadaluwarsa Setiap tahun • Persentase dibanding persediaan 1.12% • Persentase tinggi

disebabkan jumlah alkes yang ED relatif besar, disebabkan kurangnya monitoring alkes di ruangan dan KO pada sistem sebelumnya Dilanjutkan, dilaporkan ke bagian Accounting untuk proses keuangan dan neraca Dilanjutkan

(7)

3.2 PERSPEKTIF PELANGGAN

1. Laporan bulanan Instalasi

Farmasi

Setiap minggu

• Jumlah resep, jumlah

obat dan rasio resep yang dilayani sudah mencapai target

• Peningkatan

persentase jumlah pelayanan resep tidak sebesar peningkatan persentase

pendapatan, sehingga perlu evaluasi

penghitungan data dan kegiatan Dilanjutkan, perlu monitoring proses perhitungan data pencapaian pelayanan resep dan jumlah obat

Dilanjutkan

2.

Penurunan waktu tunggu obat dengan menurunkan average dispensing time

Setiap bulan

• Waktu tunggu obat

mencapai target, namun tidak sesuai dengan kenyataan banyaknya komplain dari pasien

• Data tidak merata

karena kesalahan proses sampling, direkomendasikan untuk mengaplikasikan SIM dalam menentukan waktu awal dan akhir pelayanan resep

Dilanjutkan, mengaplikasikan

SIM dalam menentukan waktu

awal dan akhir pelayanan resep

Dilanjutkan

3.

Pembuatan monitor antrian pasien farmasi rawat jalan Sekali setahun • Investasi monitor dibatalkan, digantikan dengan pembelian computer untuk

komputerisasi stok dan pelayanan farmasi

• Dilakukan solusi lain

dengan membuat kartu antrian yang terpisah antara pasien umum dan ASKES/JKM

Tidak dilanjutkan Tidak dilanjutkan

4.

Survey kepuasan pasien atas pelayanan instalasi Farmasi

Setiap bulan

• Farmasi Rawat Inap

sudah memenuhi target

• Farmasi Rawat jalan

tidak memenuhi target disebabkan oleh lamanya waktu tunggu pelayanan obat. Untuk mengatasi hal ini telah dilakukan upaya penambahan tenaga AA dan modifikasi

perhitungan waktu tunggu pelayanan obat

Dilanjutkan, berkolaborasi dengan bagian

Humas

(8)

3.3 PERSPEKTIF PROSES BISNIS INTERNAL

1.

Operasional :

Des 2013

a. Gaji, Lembur, THR,

Insentif, Bonus Medis 83%

Dilanjutkan, perlu perhitungan yang lebih detail dalam membuat anggaran, termasuk perencanaan kebutuhan akreditasi Dilanjutkan

b. Iuran Pensiun Medis 78.55% c. Jamsostek dan JHT 105.52% d. Tunjangan kesehatan 94.45% e. Pendidikan dan Latihan 5% f. Pengadaan barang •Obat 170.96% • Alkes 423.05% •Rumah Tangga 146.47% • ATK 229.08% •Cetakan 140.13%

Printer (1 buah) Tidak terealisasi Meja kerja (2 buah) Tidak terealisasi Pallet untuk alas infus

(20 buah)

Terealisasi, anggaran masuk di Pemeliharaan Barcode scanner Terealisasi, anggaran

masuk di ATK Seperangkat blender obat Tidak terealisasi Seperangkat komputer Terealisasi, anggaran

masuk di ATK Container untuk obat

high alert ( 10 unit ) Tidak Terealisasi Pemeliharaan umum

(non Alkes) 103.41% Investasi : TV LG

42LK455C + bracket Investasi dibatalkan

2

Tidak ada kejadian kesalahan pemberian obat

Setiap bulan

34 laporan insiden kesalahan obat dalam setahun, telah dilakukan evaluasi bersama KKPRS dilanjutkan Bekerjasama dengan KKPRS dilanjutkan 3

Penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dalam pengelolaan perbekalan farmasi Tahun 2013 • Sudah terlaksana. • Belum terintegrasi dengan kasir

• Perlu konsolidasi untuk

merekap data dari software sesuai dengan kebutuhan laporan Melanjutkan program di TOR 2014 Melaksanakan rekomendasi di TOR 2014 4 Penyusunan formularium 2013 Tahun 2013

Sudah terlaksana, telah melakukan evaluasi kepatuhan penulisan resep terhadap formularium Membuat Formularium 2014, mengevaluasi pelaksanaan formularium 2013 bersama tim pengadaan dan PFT Membuat program penyusunan formularium 2014 di TOR 2014

(9)

5 Indikator kinerja pengadaan : • Frekuensi tertundanya pembayaran oleh RS terhadap supplier Tahun

2013 100% tidak tertunda Dilanjutkan Dilanjutkan

6 Pemberlakuan e-resep Tahun 2013

Tidak terlaksana

Adanya kendala di stok farmasi, software belum terintegrasi, dan

kesulitan dokter dalam melakukan entri

Tidak dilanjutkan Tidak dilanjutkan

3.4 PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN

1. Survey kepuasan kerja

pegawai

Tahun

2013 Dikerjakan oleh SDM Dilanjutkan DIlanjutkan

2. Pelatihan dan seminar

farmasi

Tahun 2013

Terlaksana 2 orang Asisten Apoteker

dan 2 orang Apoteker mengikuti seminar

Dilanjutkan Dilanjutkan

3. Studi banding Tahun 2013

Terlaksana Studi banding ke RS Panti Nirmala dan RS.

HCOS Dilanjutkan Dilanjutkan 4. In house training / workshop kefarmasian Tahun 2013 Tidak terlaksana Belum ada in house training kefarmasian Dilanjutkan Dilanjutkan 5. Penambahan Tenaga Asisten Apoteker Tahun 2013 Tidak Terlaksana 2 orang AA sebagai pengganti 2 orang AA yang mengundurkan diri

Dilanjutkan Dilanjutkan

4. EVALUASI PENCAPAIAN KINERJA

Lampiran laporan pelayanan Unit Kerja (di print + dilampirkan) 5. PENUTUP

Demikian laporan evaluasi kegiatan Instalasi Farmasi tahun 2013. Semoga apa yang sudah dapat kami capai dan laksanakan dengan baik dapat kami pertahankan dan kami tingkatkan untuk lebih baik lagi. Terima kasih. Tuhan memberkati

Kepala Instalasi Farmasi

Mengetahui, RS. Baptis Batu