BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4
4.1 Analisa Sistem
Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan perancangan ssstem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk meningkatkan pelayanan yang terbaik pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari pembuatan sistem informasi manajemen arsip yang meliputi pencatatan surat masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatn surat kelaur dan pencatatan surat pengantar. Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip dibutuhkan data tentang pegawai, perusahaan, kiriman tentang kebutuhan sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi operasional manajemen arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data pegawai, perusahaan, kiriman, pencatatan surat masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatan surat keluar dan pencatatan surat pengantar.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik, harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem adalah meliputi :
1. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flow) 2. Diagram berjenjang (HIPO)
4. ERD (Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model).
4.2.1 System Flow
Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi yang akan dibuat pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
1. System Flow Autentikasi Pengguna
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses autentikasi pengguna, sebelum masuk ke dalam sistem / menu utama aplikasi manajemen arsip pegawai memasukkan npp pegawai dan password.
A u te n tik a s i U s e r (L o g in ) S ta ff A d m in is tra s i Y T B e n a r M e n a m p ilk a n lo g in sa la h M e n a m p ilk a n lo g in b e rh a s il M e n a m p ilk k a n M e n u U ta m a P e g a w a i M e n g e c e k N P P d a n P a s s w o rd In fo lo g in b e n a r In fo lo g in s a la h N P P P e g a w a i d a n P a s s w o rd M u la i M e n u U ta m a 1
2. System Flow Mengelola Master Jabatan
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mengisi form jabatan untuk mencatat semua jabatan yang ada didalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mengelola Master Jabatan
Staff Administrasi Mulai Counter id_jabatan Nama Jabatan Ubah? Perubahan data Data yang diubah Data yang diubah
Menyimpan Jabatan Y T Data yang disimpan selesai 1 Jabatan
3. System Flow Mengelola Master Pegawai
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data pegawai yang bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Bagian Administrasi mempunyai wewenang merubah status pegawai apabila sudah tidak aktif dalam perusahaan atau pensiun.
M e n g e lo la M a s te r P e g a w a i S ta ff A d m in is tra s i M u la i U b a h ? M e n y im p a n d a ta p e g a w a i p e g a w a i T 1 D a ta y a n g d iu b a h P e r u b a h a n d a ta D a ta y a n g d iu b a h Y 1 D a ta te r s im p a n s e le s a i N P P _ P e g a w a i N a m a P e g a w a i G ra d e G o lo n g a n P a s s w o r d 1 ja b a ta n
4. System Flow Mengelola Master Perusahaan
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data perusahaan yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
M e n g e lo la M a s te r P e ru s a h a a n S ta ff A d m in is tra s i M u la i U b a h ? M e n y im p a n d a ta p e ru s a h a a n T p e ru sa h a a n D a ta ya n g d iu b a h Y P e ru b a h a n d a ta D a ta y a n g d iu b a h 1 1 D a ta te rsim p a n s e le s a i N P P P e ru sa h a a n N a m a P e ru s a h a a n A la m a t K o d e P o s W ila ya h P e m b in a 1
5. System Flow Mengelola Kiriman
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data kiriman yang digunakan dalam pengiriman yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mengelola Master Kiriman
Staff Administrasi
Y
T
Data yang diubah
Data yang disimpan Menyimpan kiriman Data yang diubah Nama kiriman selesai Ubah? Perubahan data Counter id kiriman Mulai 1 kiriman
6. System Flow Mencatat Surat Masuk
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencatat Surat Masuk
Staff Administrasi Mulai Nama pegawai Tgl surat datang Tgl penyelesaian No kop surat Tanggal surat dari perihal Menyimpan Surat Masuk suratmasuk Ubah?
Data yang diubah
Perubahan data Perubahan data Y 1 T 1 1 Counter no agenda selesai
7. System Flow Mencatat Disposisi Surat
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro, selanjutnya mendisposisikan surat tersebut ke bagian-bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
M e n c a t a t D is p o s is i S u r a t M a s u k S t a f f A d m in is t r a s i Y T C o u n t e r id d is p o s is i D a t a y a n g d is im p a n M e n y im p a n D is p o s is i N a m a d is p o s is i s e le s a i T a m b a h ? M u la i N a m a ja b a t a n N o a g e n d a s u r a t m a s u k 1 D is p o s is i
8. System Flow Mencatat Surat Pengatar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat pengatar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
M e n ca ta t S u ra t P e n g a n ta r S ta ff A d m in istra si Y M u la i te m bu san N am a kirim an pe rihal klasifikasi bida ng N am a pegaw ai lam pira n 1 C ounter no _surat T g l su rat N pp perusaha an U b ah S urat p engantar S urat p engan tar disim p an D ata yang diubah D a ta ya ng diubah
M en yim pan su rat p engan tar
P eru bahan data 1
se le sai 1
9. System Flow Mencatat Surat Keluar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat keluar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
M e n c a ta t S u r a t K e lu a r S ta ff A d m in is tr a s i M u la i C o u n te r n o _ s u r a t N a m a p e g a w a i N p p p e r u s a h a a n N a m a k ir im a n k la s ifik a s i p e r ih a l b id a n g T g l s u r a t U b a h D a ta y a n g d iu b a h P e r u b a h a n d a ta D a ta y a n g d iu b a h Y M e n y im p a n s u r a t k e lu a r 1 S u r a t k e lu a r S u r a t k e lu a r d is im p a n s e le s a i 1 la m p ir a n te m b u s a n 1
10. System Flow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan disposisi surat masuk ke setiap bagian yaitu kabid umum dan TI, kabid keuangan, kabid pelayanan, kabid pemasaran pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencetak Laporan Disposisin Surat Masuk
Kabid Keuangan
Kabid Pemasaran
Kabid Umum Kabid
Pelayanan Staff Administrasi Mulai Disposisi Menampilakan Dispoisi Surat Masuk Surat Masuk Pegawai Disposisi Surat Masuk Kabid Umum Kabid Keuangan Kabid Pemasaran Kabid Pelayanan T T T Mencetak Laporan Laporan Disposisi Kabid Pelayanan selesai selesai Mencetak Laporan Laporan Disposisi Kabid UMUM selesai Mencetak Laporan Laporan Disposisi Kabid Pemasaran selesai Mencetak Laporan Laporan Disposisi Kabid Keuangan 1 2 3 4 Y Y Y Y 1 2 3 3
11. System Flow Mencetak Laporan Surat Pengantar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan surat pengantar yang digunakan laporan ke pimpinan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Laporan Surat Pengantar
Staff Administrasi Mencetak surat pengantar kiriman Mulai Memilih surat pengantar pegawai Menampilkan surat pengantar Menampilkan surat pengantar 1 Surat pengantar perusahaan selesai
12. System Flow Mencetak Laporan Surat Keluar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan surat keluar yang digunakan laporan ke pimpinan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencetak Laporan Surat Keluar
Staff Administrasi Memilih Surat Keluar selesai Menampilkan surat keluar pegawai Menyeleksi surat keluar Mulai Mencetak surat keluar kiriman Surat Keluar 1 perusahaan
4.2.2 Diagram Jenjang (HIPO)
Gambar 4.13 Diagram Jenjang Sistem Informasi Manajemen Arsip PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro 1 Autentikasi User 1.1 Mengecek NPP dan Password 1.2 Menampilkan login berhasil 1.3 Menampilkan login salah 1.4 Menampilkan Menu Utama
Gambar 4.14 Diagram Jenjang Autentikasi User
2 Mengelola Data Master 2.2 Mengelola Master Pegawai 2.3 Mengelola Master Perusahaan 2.2.1 Menyimpan Data Pegawai 2.2.2 Mengubah Data Pegewai 2.3.1 Menyimpan Data Perusahaan 2.3.2 Mengubah Data Perusahaan 2.1 Mengelola Master Jabatan 2.4 Mengeloala Master Kiriman 2.4.1 Menyimpan Data Kiriman 2.4.2 Mengubah Data Kiriman 2.1.2 Mengubah Data jabatan 2.1.1 Menyimpan Data Jabatan
Gambar 4.15 Diagram Jenjang Mengelola Data Master
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip pada Jamsostek Kacab. Bojonegoro 1 Autentikasi User 2 Mengelola Master 3 Mencatat Surat Masuk 4 Mencatat Disposisi Surat Masuk 5 Mencatat Surat Pengantar 6 Mencatat Surat Keluar 7 Mencetak Laporan
Gambar 4.16 Diagram Jenjang Mencatat Surat Masuk
3
Mencatat Surat Masuk
3.2 Menyimpan Surat Masuk 3.3 Mengubah Surat Masuk 3.1 Mengkonter no agenda 4 Mencatat Disposisi Surat Masuk 4.1 Menkonter no disposisi 4.2 Menyimpan Disposisi Surat
Gambar 4.17 Diagaram JenjangMencatat Disposisi Surat Masuk
5
Mencatat Surat Keluar
5.2 Menyimpan Surat Keluar 5.3 Mengubah Surat Keluar 5.1 Mengkonter no surat keluar
Gambar 4.18 Diagram Jenjang Mencatat Surat Keluar
6 Mencatat Surat Pengantar 6.2 Menyimpan Surat Pengantar 6.3 Mengubah Surat Pengantar 6.1 Mengkonter no surat pengantar
Gambar 4.19 Diagram Jenjang Mencatat Surat Pengantar 7 Mencetak Laporan 7.1 Mencetak Laporan Disposisi Surat 7.2 Mencetak Surat Pengantar 7.3 Mencetak Surat Keluar
4.2.3 Context Diagram
Context diagram dari sistem informasi manajemen arsip menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada pencatatan arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dalam Context Diagram ini melibatkan 5 entity yaitu : administrasi, kabid umum, kabid pemasaran, kabid pelayanan dan kabid keuangan.
data surat keluar ditampilkan
menu laporan surat keluar diinput
data surat pengantar ditampilkan
menu laporan surat pengantar diinputkan
disposisi kabid pemasaran ditampilkan disposisi kabid keuangan ditampilkan
disposisi kabid pelayanan ditampilkan disposisi surat kabid umum ditampilkan
menu disposisi surat diinputkan
data surat pengantar diubah ditampilkan data surat pengantar tersimpan ditampilkan data surat keluar diubah ditampilkan
data surat keluar tersimpan ditampilkan
data surat keluar diinputkan data disposisi tersimpan ditampilkan
data disposisi diinputkan
data surat masuk tersimpan ditampilkan data surat masuk diubah ditampilkan menyimpan surat masuk
data kiriman diubah ditampilkan data kiriman tersimpan ditampilkan data kiriman diinputkan
data perusahaan diubah ditampillkan data perusahaan tersimpan ditampilkan data perusahaan diinputkan
data pegawai tersimpan ditampilkan data pegawai diubah ditampilkan
data pegawai diinputkan
data jabatan tersimpan ditampilkan data jabatan diubah ditampilkan
data jabatan diinputkan
menu utama ditampilkan info login benar ditampilkan info login salah ditampilkan
npp pegawai dan password diinputkan
0 Sistem Informasi Manajemen Arsip + administrasi kabid umum kabid pelayanan kabid keuangan kabid pemasaran administrasi administrasi administrasi 0
Sistem Informasi Manajemen Arsip
4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
menu cetak laporan surat keluar dibuka menu cetak laporan surat pengantar dibuka
menu surat pengantar dibuka
menu cetak laporan disposisi dibuka menu disposisi dibuka
menu surat keluar dibuka menu surat masuk dibuka
menu kiriman dibuka
menu perusahaan dibuka
menu pegawai dibuka
menu jabatan dibuka
data surat keluar dibaca data kiriman dibaca2 data perusahaan dibaca2 data pegawai dibaca3
[data surat keluar ditampilkan] [menu laporan surat keluar diinput]
data kiriman dibaca data perusahaan dibaca data pegawai dibaca2 data surat pengantar dibaca
[data surat pengantar ditampilkan] [menu laporan surat pengantar diinputkan]
data pegawai dipanggil data surat masuk dipanggil
[disposisi kabid pemasaran ditampilkan] [disposisi kabid keuangan ditampilkan]
[disposisi kabid pelayanan ditampilkan]
[disposisi surat kabid umum ditampilkan] [menu disposisi surat diinputkan]
surat pengantar disimpan
[data surat pengantar diubah ditampilkan]
[data surat pengantar tersimpan ditampilkan] [data surat pengantar diinputkan] data surat keluar disimpan
data disposisi disimpan data surat masuk disimpan
[data surat keluar diubah ditampilkan]
[data surat keluar tersimpan ditampilkan]
[data surat keluar diinputkan] data kiriman disimpan
[data disposisi tersimpan ditampilkan]
[data disposisi diinputkan] [data surat masuk tersimpan ditampilkan] [data surat masuk diubah ditampilkan]
[menyimpan surat masuk]
[data kiriman diubah ditampilkan] [data kiriman tersimpan ditampilkan]
[data kiriman diinputkan] data perusahaan disimpan [data perusahaan diubah ditampillkan]
[data perusahaan tersimpan ditampilkan] [data perusahaan diinputkan]
data pegawai disimpan
[data pegawai tersimpan ditampilkan] [data pegawai diubah ditampilkan]
[data pegawai diinputkan]
data jabatan disimpan [data jabatan tersimpan ditampilkan]
[data jabatan diubah ditampilkan] [data jabatan diinputkan]
data pegawai dibaca
[menu utama ditampilkan]
[info login benar ditampilkan] [info login salah ditampilkan]
[npp pegawai dan password diinputkan] administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi kabid umum kabid pelayanan kabid keuangan kabid pemasaran administrasi administrasi administrasi administrasi 1 autentikasi user + 1 pegawai 2 mengelola master jabatan + 2 jabatan 3 mengelola master pegawai + 4 mengelola master perusahaan + 3 perusahaan 5 mengelola master kiriman + 6 mencatat surat masuk + 7
mencatat disposisi surat masuk
+
8
mencatat surat keluar
+ 4 kiriman 5 surat masuk 6 disposisi 7 surat keluar 9 mencatat surat pengantar + 8 surat pengantar 10 mencetak laporan disposisi + 5 surat masuk 1 pegawai 11 mencetak laporan surat pengantar + 8 surat pengantar 1 pegawai 3 perusahaan 4 kiriman 12 mencetak laporan surat
keluar + 1 pegawai 3 perusahaan 4 kiriman 7 surat keluar
4.2.5 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna
4.2.6 DFD Level 1 Mengelola Master Jabatan
info login benar ditampilkan2
info login salah ditampilkan2 [menu cetak laporan surat keluar dibuka]
[menu cetak laporan surat pengantar dibuka]
[menu surat pengantar dibuka] [menu disposisi dibuka]
[menu surat keluar dibuka]
[menu surat masuk dibuka]
[menu kiriman dibuka] [menu perusahaan dibuka] [menu pegawai dibuka]
[menu jabatan dibuka]
[data pegawai dibaca] [info login salah ditampilkan]
[menu utama ditampilkan] [info login benar ditampilkan] [npp pegawai dan password diinputkan]
administrasi
1 pegawai
mengelola master jabatan mengelola master pegawai
mengelola master perusahaan mengelola master kiriman
mencatat surat masuk mencatat surat keluar
mencatat disposisi surat masuk
mencetak laporan disposisi mencatat surat pengantar
mencetak laporan surat pengantar mencetak laporan surat keluar
1.1
mengecek npp dan password
1.2
menampilakan login berhasil 1.3
menampilkan login salah
data yang diubah diinput
perubahan data disimpan info simpan
[data jabatan tersimpan ditampilkan] [data jabatan diubah ditampilkan]
[menu jabatan dibuka]
[data jabatan disimpan]
[data jabatan diinputkan] administrasi 2 jabatan autentikasi user 2.1 mengcounter id jabatan 2.2 menyimpan jabatan 2.3 menampilkan perubahan data
Gambar 4.23 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna
4.2.7 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai
4.2.8 DFD Level 1 Mengelola Master Perusahaan
data yang diubah diinput2 [data pegawai tersimpan ditampilkan]
[data pegawai diinputkan]
[data pegawai disimpan] [menu pegawai dibuka]
[data pegawai diubah ditampilkan] administrasi 1 pegawai autentikasi user 3.1 menyimpan data pegawai 3.2 mengubah data pegawai
[menu perusahaan dibuka]
[data perusahaan disimpan]
data yang diubah diinputkan [data perusahaan tersimpan ditampilkan]
[data perusahaan diinputkan] administrasi 3 perusahaan autentikasi user 4.1 menyimpan data perusahaan 4.2 menubah data perusahaan
Gambar 4.25 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai
4.2.9 DFD Level 1 Mengelola Master Kiriman
4.2.10 DFD Level 1 Mencatat Surat Masuk
data kiriman yang diubah diinput [data kiriman tersimpan ditampilkan]
[menu kiriman dibuka]
[data kiriman disimpan]
[data kiriman diinputkan] administrasi 4 kiriman autentikasi user 5.1 menyimpan data kiriman 5.2 mengubah data kiriman
simpan surat masuk
input data yang diubah [data surat masuk diubah ditampilkan] [data surat masuk disimpan]
[data surat masuk tersimpan ditampilkan] [menu surat masuk dibuka]
[menyimpan surat masuk] administrasi 5 surat masuk autentikasi user 6.1 menyimpan surat masuk 6.2 mengkounter no agenda 6.3 mengubah surat masuk
Gambar 4.27 DFD Level Mengelola Master Kiriman
4.2.11 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat
4.2.12 DFD Level 1 Mencatat Surat Keluar \ disposisi diinputkan
[data disposisi tersimpan ditampilkan] [data disposisi diinputkan] [data disposisi disimpan]
[menu disposisi dibuka]
administrasi 6 disposisi autentikasi user 7.1 mengkounter id disposisi 7.2 menyimpan disposisi
data surat keluar diinputkan2
data surat keluar disimpan2 data surat keluar diubah diinputkan
[data surat keluar diubah ditampilkan]
[data surat keluar tersimpan ditampilkan] [menu surat keluar dibuka]
[data surat keluar disimpan] [data surat keluar diinputkan]
administrasi 7 surat keluar autentikasi user 8.1 mengkounter no surat 8.2 menyimpan surat keluar 8.3 mengubah surat keluar
Gambar 4.29 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat
4.2.13 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar
4.2.14 DFD Level 1 Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
data surat pengantar diinput
data surat pengantar diubah diinput
[data surat pengantar diubah ditampilkan] [data surat pengantar diinputkan]
[data surat pengantar tersimpan ditampilkan] [surat pengantar disimpan]
[menu surat pengantar dibuka]
administrasi 8 surat pengantar autentikasi user 9.1 mengkounter no surat pengantar 9.2 menyimpan surat pengantar 9.3 mengubah surat pengantar
disposisi surat diinput
[menu disposisi surat diinputkan] [disposisi surat kabid umum ditampilkan]
[disposisi kabid pelayanan ditampilkan] [disposisi kabid keuangan ditampilkan]
[disposisi kabid pemasaran ditampilkan]
[data surat masuk dipanggil] [data pegawai dipanggil][menu cetak laporan disposisi dibuka]
administrasi kabid umum kabid pelayanan kabid keuangan kabid pemasaran 5 surat masuk 1 pegawai autentikasi user 10.1 menampilakan disposisi surat masuk
10.2
mencetak laporan disposisi surat masuk
Gambar 4.31 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar
4.2.15 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar
4.2.16 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Keluar
[menu cetak laporan surat pengantar dibuka]
[data kiriman dibaca]
[data perusahaan dibaca] [data pegawai dibaca2]
[data surat pengantar dibaca]
[data surat pengantar ditampilkan] administrasi 8 surat pengantar 1 pegawai 3 perusahaan 4 kiriman autentikasi user 11.1 menampilkan surat pengantar
[menu laporan surat keluar diinput]
[data surat keluar dibaca] [data kiriman dibaca2] [data perusahaan dibaca2]
[data pegawai dibaca3] [data surat keluar ditampilkan]
[menu cetak laporan surat keluar dibuka]
administrasi 1 pegawai 3 perusahaan 4 kiriman 7 surat keluar autentikasi user 12.1 menyeleksi surat keluar
Gambar 4.33 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar
4.2.17 Conceptual Data Model (CDM) Relation_394 Relation_241 Relation_240 Relation_239 Relation_238 Relation_111 mencatat _surat_keluar Relation_96 mencatat _surat_pengantar mencatat _surat_masuk pegawai npp_peg awai nama_peg awai g rade g olong an status password perusahaan npp_perus ahaan nama_perusahaan alamat kodepos wilayah pembina surat_masuk id_s urat_masuk tang g al_surat_datang tang g al_penyelesaian nomor_kop_surat_masuk tang g al_surat_masuk dari perihal_surat_masuk surat_peng antar no_surat_peng antar klasifikasi_surat_peng antar tang g al_surat_peng antar perihal_surat_peng antar bidang _surat_peng antar lampiran_surat_peng antar tembusan_surat_peng antar surat_keluar no_surat_keluar klasifikasi_surat_keluar tang g al_surat_keluar perihal_surat_keluar bidang _surat_keluar lampiran_surat_keluar tembusan_surat_keluar kiriman id_kiriman nama_kiriman disposisi id_dis pos is i nama_dis pos isi
jabatan id_jabatan nama_jabatan
4.2.18 Physical Data Model (PDM) 4.2.19 Struktur Tabel
Dalam pengembangan sistem informasi manajemen arsip ini, digunakan beberapa tabel untuk menyimpan berbagai data yang penting. Tabel tersebut adalah Tabel Jabatan, Tabel Pegawai, Tabel Perusahaan, Tabel Kiriman, Tabel Surat Masuk, Tabel Disposisi, Tabel Surat Pengantar dan Tabel Surat Keluar. Berikut akan dijelaskan tentang table-tabel yang digunakan.
A. Tabel Jabatan
Primary key : Id Jabatan Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
NO_SURAT = NO_SURAT ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN ID_JABATAN = ID_JABATAN ID_JABATAN = ID_JABATAN NPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI NPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI PEGAWAI NPP_PEGAWAI VARCHAR(20) ID_JABATAN VARCHAR(10) NAMA_PEGAWAI VARCHAR(50) GRADE VARCHAR(10) GOLONGAN VARCHAR(10) PASSWORD VARCHAR(6) STATUS VARCHAR(10) PERUSAHAAN NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10) NAMA_PERUSAHAAN VARCHAR(50) ALAMAT VARCHAR(100) KODEPOS VARCHAR(6) WILAYAH VARCHAR(50) PEM BINA VARCHAR(50)
SURAT_M ASUK NO_SURAT VARCHAR(50) NPP_PEGAWAI VARCHAR(20) TANGGAL_SURAT_DATANG DATE TANGGAL_PENYELESAIAN DATE NOMOR_KOP_SURAT_MASUK VARCHAR(50) TANGGAL_SURAT DATE DARI VARCHAR(100) PERIHAL_SURAT_MASUK VARCHAR(100) SURAT_PENGANTAR NO_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50) NPP_PEGAWAI VARCHAR(20) NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10) ID_KIRIMAN VARCHAR(10) KLASIFIKASI_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(10) TANGGAL_SURAT_PENGANTAR DATE PERIHAL_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(100) BIDANG_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50) LAMPIRAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50) TEM BUSAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)
SURAT_KELUAR NO_SURAT_KELUAR VARCHAR(50) NPP_PEGAWAI VARCHAR(20) NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10) ID_KIRIMAN VARCHAR(10) KLASIFIKASI_SURAT_KELUAR VARCHAR(10) TANGGAL_SURAT_KELUAR DATE PERIHAL_SURAT_KELUAR VARCHAR(100) BIDANG_SURAT_KELUAR VARCHAR(50) LAMPIRAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(2) TEM BUSAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(50)
KIRIMAN ID_KIRIMAN VARCHAR(10) NAMA_KIRIMAN VARCHAR(50) DISPOSISI ID_DISPOSISI VARCHAR(10) NAMA_DISPOSISI VARCHAR(50) ID_JABATAN VARCHAR(10) NO_SURAT VARCHAR(50) JABATAN ID_JABATAN VARCHAR(10) NAMA_JABATAN VARCHAR(50)
Tabel 4.1 Stuktur Tabel Jabatan
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Jabatan Varchar 10
Nama Jabatan Varchar 50
B. Tabel Pegawai
Primary key : Id Pegawai Foreign key : Id Jabatan
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.2 Stuktur Tabel Pegawai
Field Tipe Panjang Keterangan
NPP Pegawai Varchar 20
Nama Pegawai Varchar 50
Grade Varchar 10 Golongan Varchar 10 Password Varchar 6 Status Varchar 10 C. Tabel Perusahaan
Primary key : Id Perusahaan Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data perusahaan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.3 Struktur Tabel Perusahaan
Field Tipe Panjang Keterangan
NPP Perusahaan Varchar 10
Nama Perusahaan Varchar 50
Alamat Varchar 100
Kode_Pos Varchar 6
Wilayah Varchar 50
D. Tabel Kiriman
Primary key : Id Kiriman Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data kiriman yang digunakan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.4 Struktur Tabel Kiriman
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Kiriman Varchar 10
Nama Kiriman Varchar 50
E. Tabel Surat Masuk
Primary key : No_Surat Foreign key : NPP_Pegawai
Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk yang masuk setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.5 Struktur Tabel Surat Masuk
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Varchar 50
Tanggal Surat Datang Date
Tanggal Penyelesaian Date
No Kop Surat Masuk Varchar 50
Tanggal Surat Date
Dari Varchar 100
Perihal Surat Masuk Varchar 100
F. Tabel Disposisi
Primary key : Id Disposisi
Foreign key : Id Jabatan, No Surat
Fungsi : Untuk menyimpan data disposisi surat masuk ke masing-masing kabid pada PT.Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Disposisi Varchar 10
Nama_Disposisi Varchar 50
G. Tabel Surat Pengantar
Primary key : No Surat Pengantar
Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman
Fungsi : Untuk menyimpan data surat pengantar yang keluar setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.7 Struktur Tabel Surat Pengantar
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Pengantar Varchar 50
Klasifikasi Surat Pengantar Varchar 20 Tanggal Surat Pengantar Date
Perihal Surat Pengantar Varchar 100
Bidang Surat Pengantar Varchar 50
Lampiran Surat Pengantar Varchar 50 Tembusan Surat Pengantar Varchar 50
H. Tabel Surat Keluar
Primary key : No Surat Keluar
Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar yang keluar
setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.8 Struktur Tabel Surat Keluar
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Keluar Varchar 50
Klasifikasi Surat Keluar Varchar 20 Tanggal Surat Keluar Date
Perihal Surat Keluar Varchar 100
Bidang Surat Keluar Varchar 50
Lampiran Surat Keluar Varchar 50
Tembusan Surat Keluar Varchar 50
4.3 Kebutuhan Sistem 4.3.1 Hardware
Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah computer dengan spesifikasi sebagai berikut :
1. Prosessor Intel Core 2 Duo minimal 2.00 Ghz 2. Memory minimal 1.00 Gb
3. Harddisk minimal 40 Gb
4.3.2 Software
Perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah sebagai berikut :
1. Microsoft.Net Framework 2.0 / 3.5 2. Microsoft SQL Server 2005 3. Windows 7 Professional
4.4 Implementasi Input Output 4.4.1 Form Autentikasi Pengguna
Form Autentikasi Pengguna ini adalah salah satu pengaman ketika akan akan masuk kedalam aplikasi, pengguna memasukkan npp pegawai dan password yang telah dimasukkan oleh Staff Administrasi
4.4.2 Form Halaman Utama
Form halama utama, didalam terdapat beberapa sub menu seperti, Master Jabatan, Master Pegawai, Master Perusahaan, Master Kiriman, Mencatat Surat Masuk, Mencatat Surat Keluar, Mencatat Surat Pengantar dan Mencetak Laporan. Implementasi dari form ini adalah sebagai berikut :
Gambar 4.37 Form Autentikasi Pengguna
4.4.3 Form Jabatan
Form Jabatan ini berfungsi untuk menambahkan data jabatan yang dimasukkan Staff administrasi. Didalam form jabatan ini, staff administrasi memasukkan nama jabatan, id jabatan dikonter secara otomatis oleh sistem. Ketika Staff Administrasi menekan tombol simpan, maka akan ditampilkan oleh sistem. 4.4.4 Form Pegawai
Form Jabatan ini berfungsi untuk manambahkan data pegawai yang bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form pegewai ini, Staff Administrasi memasukkan semua data pegawai. Apabila diketahui pegawai dalam perusahaan sudah pensiun atau tidak aktif lagi maka Staff Administrasi dapat mengubah status pengawai menjadi “Tidak Aktif” yang artinya pegawai tersebut sudah tidak bekerja lagi dalam perusahaan.
4.4.5 Form Perusahaan
Form Perusahaan ini berfungsi untuk menambahkan data perusahaan yang menajalin relasi dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form perusahaan ini, Staff Administrasi memasukkan semua data perusahaan. Apabila terjadi kesalahan dalam memasukkan data, Staff Administrasi dapat mengubah data dengan memilih data di dalam gridview kemudian mengganti data pada
textbox.
4.4.6 Form Kiriman
Form Kiriman ini berfungsi untuk menambahkan data kiriman yang digunakan sebagai sarana pengiriman PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form kiriman ini, Staff Administrasi memasukkan semua data kiriman, id kiriman akan dikonter secara otomatis oleh sistem. Apabila terjadi kesalahan dalam memasukkan data, Staff Administrasi dapat mengubah data dengan memilih data di dalam gridview kemudian mengganti data pada textbox.
4.4.7 Form Surat Masuk
Form Surat Masuk ini berfungsi untuk mencatat surat masuk yang masuk ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administrasi memasukkan nama pegawai, tanggal surat datang, kop surat, asal surat dan perihal surat. Didalam surat masuk ini, no agenda akan dikonter secara otomatis. Pada kolom disposisi, Staff Administrasi mencatat surat yang akan terdisposisi ke masing-masing bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
4.4.8 Form Surat Keluar
Form Surat Keluar ini digunakan untuk mencatat surat keluar PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administarasi memasukkan data surat keluar sesuai dengan kiriman dan klasifikasi. Tombol cari digunakan apabila dibutuhkan untuk melihat semua data perusahaan yang menjalin kerjasama.
4.4.9 Form Surat Pengantar
Form Surat Pengantar ini digunakan untuk mencatat surat pengantar PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administarasi memasukkan data surat pengantar sesuai dengan kiriman dan klasifikasi. Tombol cari digunakan apabila dibutuhkan untuk melihat semua data perusahaan yang menjalin kerjasama.
4.4.10 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan
Gambar 4.46 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan
4.4.11 Form Laporan Disposisi Kabid Pemasaran
Gambar 4.47 Form Laporan Disposisi Kebid Pemasaran
4.4.12 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan
Gambar 4.48 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan
4.4.13 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI
Gambar 4.49 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI
4.4.14 Form Laporan Surat Keluar
Gambar 4.50 Form Laporan Surat Keluar
4.4.15 Form Laporan Surat Pengantar
Gambar 4.51 Form Laporan Surat Pengantar
